IA & Automatisation

Comment utiliser l'IA pour la gestion des connaissances

La semaine dernière, un représentant du service client a signalé un problème technique qui avait déconcerté trois membres différents de l'équipe. Or, enfouie dans un commentaire GitHub datant de quelques mois, se trouvait la documentation d'un ingénieur contenant la solution exacte.

Les connaissances existaient, la solution était là. Mais pour établir cette connexion, il fallait que quelqu'un se souvienne d'une discussion qui avait eu lieu des mois auparavant dans un contexte complètement achevé.

L'IA change la donne en traitant l'ensemble de votre écosystème de connaissances comme un réseau connecté plutôt que comme des silos isolés.

Dans cet article, nous explorerons comment utiliser l'IA pour la gestion des connaissances avec ClickUp afin de rationaliser l'ensemble du processus.

Le modèle de base de connaissances ClickUp fournit la structure dont votre équipe a besoin pour organiser efficacement la documentation, telle que les articles de connaissances, les FAQ et les ressources. Une fois votre contenu organisé dans cet outil de gestion des connaissances, vous pouvez appliquer des techniques de recherche et de récupération intelligentes basées sur l'IA.

Organisez les documents éparpillés de votre équipe grâce au modèle de base de connaissances ClickUp

Qu'est-ce que la gestion des connaissances basée sur l'IA ?

La gestion des connaissances basée sur l'IA consiste à utiliser l'IA pour organiser, classer et récupérer automatiquement les informations contenues dans votre documentation existante.

Par exemple, lorsqu'un utilisateur recherche « escalade des réclamations clients », votre système de gestion des connaissances renvoie tout ce qui est lié à ce mot-clé. Cela inclut votre organigramme d'escalade, l'étude de cas sur les clients difficiles du dernier trimestre et le fil de discussion dans lequel votre responsable de l'assistance a décrit comment discuter avec les clients mécontents.

Les systèmes d'IA reconnaissent que ces trois informations traitent du même problème sous-jacent, bien qu'elles proviennent de différents systèmes traditionnels de gestion des connaissances et utilisent des langages différents.

Grâce aux fonctionnalités de recherche et à l'apprentissage automatique à votre disposition, votre base de connaissances interne, auparavant dispersée, devient interconnectée et consultable.

🔍 Le saviez-vous ? Le traitement du langage naturel permet de détecter le sarcasme, l'ironie ou la frustration dans les requêtes des clients. Cela aide les bases de connaissances à attribuer une étiquette plus précise aux problèmes « urgents ».

Pourquoi utiliser l'IA pour la gestion des connaissances ?

L'IA dans la gestion des connaissances élimine bon nombre des points de friction courants des bases de connaissances traditionnelles :

  • *recherche sémantique : comprend l'intention derrière une requête et renvoie des résultats de recherche pertinents. Par exemple, lorsqu'une personne recherche « échéancier de projet », cela peut faire apparaître des documents portant le titre « calendrier de livraison » ou « suivi des jalons »
  • cartographie des relations : *établit automatiquement la connexion entre un rapport de bug et sa solution, ainsi que les discussions connexes et les problèmes similaires
  • Catégorisation sans maintenance : organise le contenu sans que personne n'ait à se souvenir des règles de taxonomie ou des systèmes de classement
  • Reconnaissance de formes : Identifie lorsque les équipes posent plusieurs fois les mêmes questions et fait ressortir les connaissances pertinentes
  • Intelligence de contrôle des versions : trouve les informations les plus récentes lorsque plusieurs versions existent sur différentes plateformes

🧠 Anecdote : la gestion des connaissances remonte à 5 000 ans, aux Sumériens, aux pyramides de Gizeh (2560 av. J.-C.) et même à la bibliothèque d'Alexandrie (qui comptait plus de 500 000 ouvrages manuscrits).

Flux de travail étape par étape pour utiliser l'IA dans la gestion des connaissances

ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, les documents et la communication d'équipe, le tout sur une seule plateforme, optimisée par l'automatisation et la recherche IA de nouvelle génération.

Voici un flux de travail pratique, regorgeant de conseils concrets et d'exemples réels, sur la gestion des connaissances alimentée par l'IA, avec l'aide de ClickUp.

Étape n° 1 : Auditez l'écosystème de connaissances actuel et identifiez les points faibles

Avant de pouvoir vous améliorer, vous devez comprendre l'étape actuelle des connaissances dans votre organisation :

  • Mapper les connaissances cachées : Consultez les fils de discussion, les e-mails et les notes autocollantes sur les bureaux des employés pour découvrir les véritables information pratiques
  • Demandez « Qui sait ? Où se trouve cette information ? » : Des entretiens ou des sondages rapides permettent de mettre en évidence les connaissances réellement utilisées par les gens par rapport à celles qui sont ignorées
  • identifiez les goulots d'étranglement structurels : *Recherchez les documents en double, les restrictions d'accès, les fichiers obsolètes et les longues chaînes d'approbation qui ralentissent le partage des connaissances

Comment ClickUp peut vous aider

ClickUp AI gestion des connaissances peut vous aider en mettant en évidence les doublons et en liant les fichiers associés.

Importez les connaissances existantes à partir d'autres outils grâce à la gestion des connaissances par l'IA de ClickUp AI

Le logiciel de gestion des connaissances par l'IA vous permet d'importer des documents provenant d'autres outils tiers déjà utilisés par votre équipe, tels que Google Drive, Confluence ou Notion.

Le processus est simple : vous effectuez la sélection de la source, configurez l'importateur et importez ces fichiers dans ClickUp sans perdre leur structure. Cela signifie que votre travail existant reste intact, mais qu'il fait désormais partie d'un système centralisé auquel tout le monde peut accéder.

Modèle de base de connaissances par ClickUp

Organisez les données non structurées importées et gérez vos connaissances de manière ordonnée grâce au modèle de base de connaissances ClickUp

Ensuite, construisez une structure autour de ce contenu à l'aide du modèle de base de connaissances ClickUp. Ce modèle vous offre un cadre prêt à l'emploi avec des sections consacrées à l'intégration, aux politiques, à la documentation sur les produits et aux supports de formation.

Supposons que votre équipe RH prépare des ressources pour les nouvelles recrues. Elle utilise son ancienne checklist d'intégration provenant de Google Docs et des supports de formation provenant de PowerPoint. Dans ce modèle de base de connaissances, elle peut créer des catégories telles que « Avantages sociaux », « Installation informatique » et « Programme de la première semaine » pour faciliter l'intégration.

📮 ClickUp Insight : Le travail ne devrait pas être un jeu de devinettes, mais c'est trop souvent le cas. Notre sondage sur la gestion des connaissances a révélé que les employés perdent souvent du temps à rechercher des documents internes (31 %), des bases de connaissances de l'entreprise (26 %) ou même des notes personnelles et des captures d'écran (17 %) simplement pour trouver ce dont ils ont besoin. Grâce à la recherche connectée de ClickUp, tous les fichiers, documents et discussions sont instantanément accessibles depuis votre page d'accueil, ce qui vous permet de trouver des réponses en quelques secondes, et non en quelques minutes.

💫 Résultats concrets : Les équipes peuvent gagner plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine supplémentaire de productivité chaque trimestre !

Archive de modèles : le modèle de carte du parcours client ClickUp vous aide à visualiser et à optimiser chaque étape de l'expérience client. Ce modèle de parcours client centralise les données pertinentes des équipes commerciales, marketing et d'assistance afin de garantir que les connaissances tacites restent documentées.

Étape n° 2 : fixer des objectifs et attribuer la propriété

Des objectifs clairs et une propriété claire se traduisent par moins de chaos et une adoption plus rapide. Fixez des objectifs SMART en remplaçant une vague « Améliorer la recherche » par « Réduire le temps moyen de recherche de 40 % à l'aide du balisage assisté par l'IA d'ici le deuxième trimestre »

De plus, vous devez également désigner un propriétaire technique (qui gère les intégrations) et un champion des connaissances (qui représente les besoins des utilisateurs). Cette double propriété favorise l'adoption du système.

Comment ClickUp peut vous aider

ClickUp Objectifs vous permet de définir des objectifs de haut niveau et de les décomposer en cibles plus petites et mesurables.

ClickUp Objectifs : comment utiliser l'IA pour la gestion des connaissances avec la définition d'objectifs
Définissez des objectifs ClickUp mesurables pour visualiser votre progression

Supposons que votre objectif soit d'améliorer l'efficacité de la recherche de connaissances. Dans ClickUp, vous pouvez créer un objectif avec le titre « Améliorer l'efficacité de la recherche de connaissances de 40 % au deuxième trimestre ». Sous cet objectif, définissez des cibles spécifiques telles que :

  • Mettre en place un système d'étiquetage assisté par l'IA pour 80 % des documents d'ici la fin du premier trimestre
  • Réduisez le temps moyen de recherche de 40 % grâce à l'étiquette assistée par l'IA d'ici le deuxième trimestre
  • Atteignez un taux de satisfaction des utilisateurs de 90 % grâce à la nouvelle fonction de recherche d'ici le deuxième trimestre

Chaque cible est mesurable et limitée dans le temps, conformément aux critères SMART. Attribuez ces cibles aux membres de l'équipe concernés et suivez la progression grâce aux tableaux de bord ClickUp.

🚀 Avantage ClickUp : ClickUp Docs est un environnement de travail dynamique où vous pouvez ajouter des commentaires, attribuer des tâches courantes et mettre à jour vos ressources de connaissances à tout moment.

ClickUp Docs : effectuez la maintenance de la qualité des données et collaborez avec les parties prenantes dans Document
Collaborez avec votre équipe sur des documents ClickUp Docs évolutifs afin de garantir la mise à jour des connaissances organisationnelles

Imaginons que votre équipe produit se rende compte que les clients ont des difficultés avec une étape d'installation. Au lieu d'attendre la mise à jour trimestrielle du manuel, vous vous rendez dans le document d'intégration et modifiez les étapes. Vous @mentionnez également l'équipe d'assistance afin qu'elle examine le document et le connecte directement au projet de formation.

Désormais, votre base de connaissances IA reflète la réalité.

Étape n° 3 : Identifiez et hiérarchisez les cas d'utilisation de l'IA

Concentrez-vous sur les domaines où l'IA peut avoir le plus d'impact rapidement. Voici un aperçu :

  1. *commencez par des tâches à faible risque et à fort impact, telles que l'automatisation de l'étiquette, la suggestion de documents connexes et la réponse aux questions fréquentes
  2. Testez avec du contenu essentiel, en testant l'IA sur des connaissances qui ont un impact direct sur le flux de travail
  3. Classez les cas d'utilisation à l'aide d'une matrice décisionnelle évaluant la faisabilité, l'impact et l'urgence selon les avis de différentes parties prenantes

Demandez-vous : quelles tâches sont lentes, sujettes aux erreurs ou répétitives ? Choisissez-en deux à prioriser pour bénéficier d'une assistance IA connectée.

Comment ClickUp peut vous aider

Une fois que vous avez choisi vos domaines d'intérêt, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à la plateforme, vous aide à transformer ces priorités en workflows exploitables. Son gestion de projet par l'IA analyse automatiquement votre espace de travail, suggère les prochaines étapes et crée même des tâches ou attribue des propriétaires en fonction de vos objectifs.

Supposons que vous décidiez de commencer à utiliser l'IA pour répondre aux requêtes que l'équipe pose souvent. ClickUp Brain, grâce à son accès à votre environnement de travail, peut être l'assistant IA omniprésent qui répond à ces requêtes.

En exemple, un directeur de l'équipe commerciale qui a besoin de connaître la stratégie d'approvisionnement avant un appel client peut simplement demander à ClickUp Brain et obtenir instantanément la section exacte, ce qui lui fait gagner un temps précieux.

ClickUp Brain : ajoutez-le à votre stratégie de gestion des connaissances pour obtenir des réponses contextuelles intelligentes
Requêtez ClickUp Brain depuis n'importe où dans votre environnement de travail

Essayez cette invite : Quels sont nos forfaits tarifaires pour la stratégie d'approvisionnement ?

🚀 Avantage ClickUp : les politiques changent, les processus évoluent et le contenu doit être régulièrement révisé. Configurez les automatisations ClickUp pour gérer ce cycle.

Automatisations ClickUp : utilisez les capacités de l'IA et l'apprentissage profond pour automatiser les tâches routinières.
Planifiez des révisions et des mises à jour pour garantir l'exactitude des connaissances au fil du temps grâce aux automatisations ClickUp.

Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui étiquette un document de conformité pour révision tous les six mois, l'attribue au bon propriétaire et informe l'équipe lorsque des mises à jour sont nécessaires. Le système se charge des rappels, garantissant ainsi la fiabilité de votre base de connaissances alimentée par l'IA.

Étape n° 4 : sélectionnez l'outil approprié et lancez un projet pilote

Choisir et tester correctement l'IA permet d'éviter toute frustration ultérieure. Recherchez des outils compatibles avec les API qui sont plus faciles à intégrer à votre wiki, intranet ou plateforme de collaboration existante que de partir de zéro. Ensuite, vous pouvez faire un essai avec des documents réels (anonymisés si nécessaire) pour obtenir des résultats authentiques.

Voici un petit questionnaire auquel vous pouvez répondre :

  • S'intègre-t-il à mes plateformes de connaissances existantes (par exemple, wiki, intranet) ?
  • Peut-il traiter les types de contenu que nous utilisons (document, PDF, commentaires de code, journaux de discuter) ?
  • Dans quelle mesure ses suggestions d'IA ou ses règles d'étiquette sont-elles personnalisables ?
  • Peut-il renforcer la sécurité et les contrôles d'accès pour le contenu sensible ?
  • Est-il fournisseur, prestataire, d'analyses ou de commentaires sur l'utilisation et la précision de l'IA ?
  • Est-ce facile à adopter pour les utilisateurs non techniciens ?
  • Cet outil peut-il s'adapter à l'augmentation des connaissances et à la croissance de la taille de l'équipe ?

Voici ce que Thomas Clifford, chef de produit chez TravelLocal, avait à partager :

Nous utilisons ClickUp pour toute la gestion de nos projets et tâches, ainsi que comme base de connaissances. Il a également été adopté pour le suivi et la mise à jour de notre cadre OKR et plusieurs autres cas d'utilisation, notamment les diagrammes, les formulaires de demande de congés et les flux de travail. C'est formidable de pouvoir regrouper toutes ces fonctionnalités dans un seul produit, car tout peut être très facilement interconnecté.

Nous utilisons ClickUp pour toute la gestion de nos projets et tâches, ainsi que comme base de connaissances. Il a également été adopté pour le suivi et la mise à jour de notre cadre OKR et plusieurs autres cas d'utilisation, notamment les diagrammes, les formulaires de demande de congés et les flux de travail. C'est formidable de pouvoir regrouper toutes ces fonctionnalités dans un seul produit, car tout peut être très facilement interconnecté.

Étape n° 5 : Tester, recueillir des commentaires, affiner, développer

Si vous itérez rapidement, vous apprendrez mieux. N'oubliez pas :

  • Prévoyez des boucles de rétroaction fréquentes, telles que des mini-sondages ou des visites rapides, pour obtenir des informations exploitables.
  • Incluez les cas particuliers tels que les superutilisateurs et les sceptiques afin de mettre en évidence les angles morts.
  • Procédez par micro-phases, par exemple en déployant la gestion des connaissances par service ou par fonction, afin de vous adapter rapidement et de réduire les risques.

🚀 Avantage ClickUp : l'IA fonctionne mieux lorsqu'elle est à portée de main, prête à vous aider sans que vous ayez à y penser. C'est le rôle de ClickUp Brain MAX. Considérez-le comme un assistant de bureau toujours disponible.

Imaginons que vous venez de terminer un appel pour faire le point sur un projet. Avec Brain MAX, vous n'avez pas besoin de changer d'onglet. Cliquez sur la barre flottante, dictez votre résumé, et Brain MAX transcrira votre voix, peaufinera le texte et vous permettra de le coller directement dans ClickUp Docs ou sous forme de nouvelle tâche.

Cela signifie que chaque idée, décision et élément issu de vos réunions peut être documentée dans le logiciel de gestion des connaissances avant même que vous ne quittiez votre bureau.

Capturez des idées, partagez des instructions et accomplissez vos tâches quatre fois plus rapidement grâce à la fonction Talk to Text dans ClickUp Brain MAX.
Utilisez la fonction Talk-to-Texte dans ClickUp Brain MAX pour une documentation instantanée

🤩 Étape bonus : veillez à ce que les connaissances soient exactes et faciles à trouver.

Une base de connaissances ne fonctionne que si les gens lui font confiance.

Cela signifie deux choses : le contenu doit rester à jour et la version correcte doit avoir un emplacement facile à trouver. Les documents obsolètes créent de la confusion et les outils de recherche médiocres obligent les gens à demander à leurs collègues au lieu de trouver eux-mêmes les réponses.

L'IA aide sur ces deux fronts en signalant les contenus obsolètes et en orientant les utilisateurs vers les sources les plus fiables.

Comment ClickUp peut vous aider

ClickUp AI Enterprise Search : recherchez des informations dans votre environnement de travail et dans des outils tiers.
Affichez les informations pertinentes dans l'ensemble de votre infrastructure technologique grâce à ClickUp Enterprise Search

ClickUp AI Enterprise Search prend en charge cette fonctionnalité : il effectue des recherches dans votre environnement de travail et dans les applications en connexion telles que Google Drive, Slack et Gmail. L'outil comprend le contexte de votre travail et vous dirige directement vers la section qui vous intéresse.

Ce qui rend ce système si puissant, c'est la façon dont il s'intègre dans une boucle plus large :

  • Les documents sont mis à jour en temps réel à mesure que les équipes effectuent des modifications en cours sur les politiques ou les guides.
  • ClickUp Brain garantit que ces mises à jour apparaissent sous forme de réponses rapides pendant le travail quotidien.
  • Enterprise Search garantit que la dernière version est toujours facile à trouver, même si le document original se trouve au fond d'un dossier.

Invites d'IA pour la gestion des connaissances

Voici des modèles d'invites IA éprouvés qui vous aideront à organiser, récupérer et optimiser les connaissances collectives de votre équipe. 🧑‍💻

Analyse et organisation des documents

  • *Passez en revue ces 50 rétrospectives de projet et identifiez les 10 principaux problèmes qui apparaissent dans plusieurs projets. Pour chaque problème, indiquez-moi quelles équipes l'ont rencontré et quelles solutions ont travaillé.
  • Consultez notre documentation d'intégration et comparez-la aux questions posées par les nouveaux employés en discuter au cours des six derniers mois. En quoi notre documentation ne répond-elle pas aux préoccupations réelles ?
  • Analysez nos modèles de communication avec les clients et identifiez les schémas linguistiques qui correspondent à des projets couronnés de réussite par opposition à des relations problématiques.

🚀 Avantage ClickUp : les documents dans ClickUp peuvent être transformés en wiki, vous offrant ainsi une source unique d'informations fiables, organisée et facile à utiliser. Vous pouvez créer des catégories pour les politiques, les formations ou les connaissances sur les produits, et les mettre à jour en temps réel à mesure que les choses évoluent.

ClickUp Docs : documentez tout ce qui concerne la gestion des connaissances sous forme de wikis.
Organisez vos politiques, guides et ressources à l'aide des wikis dans ClickUp

Recherche avancée d'informations

  • Recherchez toutes les décisions prises au cours de l'année écoulée concernant [fonctionnalité spécifique]. Incluez les notes de réunion, les discussions de texte, les fils de discussion par e-mail et les documents de spécification. Indiquez-moi si certaines décisions ont été ultérieurement annulées ou modifiées.
  • Lorsque les équipes mentionnent des « problèmes d'intégration » dans leurs rapports, à quels problèmes techniques spécifiques font-elles référence ? Regroupez les problèmes similaires et montrez-moi les modèles de résolution.
  • Extrayez toutes les mentions relatives aux préoccupations budgétaires, aux changements d'échéancier et aux contraintes en matière de ressources dans la documentation du projet. Montrez-moi les facteurs qui font le plus souvent dérailler nos projets.

🚀 Avantage ClickUp : les équipes perdent du temps à répondre à plusieurs reprises aux mêmes questions dans le discuter. L'agent de réponses automatiques résout ce problème en répondant directement dans vos canaux lorsque quelqu'un pose une question.

Agents Autopilot préconfigurés ClickUp : configurez des agents IA pour améliorer la productivité de votre espace de travail.
Gérez automatiquement les mises à jour courantes telles que les rapports et les FAQ grâce aux agents automatiques préconfigurés de ClickUp.

Par exemple, si un collègue tape « Qui est responsable du lancement du projet ? », l'agent automatique prédéfini ClickUp répond en quelques secondes en indiquant le nom du chef de projet et en citant le document source. Cela signifie que les gens obtiennent des réponses immédiatement et que vos experts ne sont pas obligés de répondre sans cesse aux mêmes demandes.

Synthèse et création de connaissances

  • Créez un guide de dépannage en analysant les tickets d'assistance, les rapports de bug et les discussions sur les solutions. Organisez-le par symptôme plutôt que par catégorie technique, afin que les utilisateurs non techniciens puissent le consulter facilement.
  • Élaborez une matrice décisionnelle pour la sélection des fournisseurs en extrayant les critères, les compromis et les résultats de nos processus d'approvisionnement passés et des évaluations des fournisseurs.
  • Générez un modèle d'évaluation des risques basé sur les problèmes qui ont émergé dans nos projets achevés. Incluez à la fois les risques que nous avions anticipés et ceux qui nous ont pris au dépourvu.

🌟 Bonus : les champs personnalisés et IA de ClickUp transforment la manière dont votre équipe capture et exploite les connaissances. Les champs personnalisés vous permettent de suivre les détails essentiels, tels que le type de campagne, le propriétaire de la tâche ou les commentaires des clients, directement dans votre flux de travail. Les champs IA améliorent encore cette fonctionnalité en générant automatiquement des informations et des résumés, afin que votre base de connaissances soit toujours à jour.

Par exemple, une fois que votre équipe marketing a achevé une campagne, le champ IA Résumé crée instantanément un récapitulatif clair et concis des résultats de la campagne, vous évitant ainsi d'avoir à rédiger manuellement des rapports.

Parallèlement, le champ Action Items AI analyse les détails et les commentaires de la tâche, puis génère une liste des prochaines étapes ou des suivis pour l'équipe. Grâce à l'association de l'IA et des champs personnalisés, vous vous assurez que chaque projet est documenté, exploitable et facile à consulter, ce qui permet de conserver les connaissances de votre organisation à la fois structurées et dynamiques.

Voici une vidéo qui vous en dira plus sur AI Fields :

Analyse des écarts et amélioration

  • Comparez les questions posées lors de nos réunions générales avec les sujets abordés dans notre wiki interne. Quelles lacunes dans les connaissances sont à l'origine de confusions récurrentes ?
  • Examinez les analyses rétrospectives des projets qui ont échoué et les études de cas des projets qui ont réussi. Quelles informations les équipes de réussite documentent-elles et que les équipes en difficulté négligent-elles ?
  • Suivez les processus internes qui génèrent le plus de demandes de clarification et de tickets d'assistance. Où nos procédures manquent-elles de détails ?

🧠 Anecdote : Peter Drucker est souvent considéré comme le « père du management moderne ». Il a inventé le terme « travailleur du savoir » dans les années 1960, ce qui a conduit à la formalisation du concept de gestion des connaissances.

Exploration des connaissances entre équipes

  • Identifiez les solutions développées par une équipe, mais que d'autres équipes continuent de reconstruire à partir de zéro. Où reproduisons-nous des efforts en raison du cloisonnement des connaissances ?
  • Trouvez des instances où les commentaires des clients ont conduit à des changements dans les processus internes. Comment pouvons-nous systématiser cette boucle de rétroaction ?
  • Mapper l'expertise au sein des équipes en analysant qui apporte des solutions à différents types de problèmes. Avec qui devons-nous établir une connexion pour le transfert de connaissances ?

📖 À lire également : Meilleur logiciel d'expérience client personnalisée

Suivi des performances et du retour sur investissement

  • Mesurez la réussite de la recherche de connaissances en effectuant un suivi de la fréquence à laquelle les utilisateurs trouvent des informations pertinentes dès leur première recherche, par rapport au nombre de tentatives nécessaires ou de questions posées à leurs collègues.
  • Identifiez les documents les plus fréquemment consultés et ceux qui restent inutilisés. Quels sont les caractéristiques qui distinguent les ressources de connaissances utiles ?

🔍 Le saviez-vous ? Dans les années 1990, la gestion des connaissances s'est généralisée grâce à des penseurs tels que Tom Stewart. Il a souligné que les connaissances étaient la clé du moteur de l'avantage concurrentiel. Ce visionnaire affirmait qu'investir dans le capital intellectuel créait un cycle auto-renforçant d'innovation et de valeur.

Bonnes pratiques pour l'utilisation de l'IA dans la gestion des connaissances

Voici quelques-unes des bonnes pratiques à garder à l'esprit lorsque vous envisagez d'utiliser l'IA pour la gestion des connaissances :

  • Mettez en place une gouvernance des connaissances, avec des politiques claires en matière de propriété des données, de validation du contenu et de fréquence de mise à jour.
  • Fournisseur, prestataire, mettez à disposition des utilisateurs un mécanisme simple leur permettant d'effectuer une évaluation de la qualité des réponses générées par l'IA. Cela permet d'identifier les domaines dans lesquels l'IA doit s'améliorer.
  • Demandez aux experts à la matière (SME) de réviser et vérifier périodiquement l'exactitude des réponses ou des résumés générés par l'IA pour les sujets critiques.
  • Surveillez les analyses d'utilisation pour le suivi des ressources utilisées, mises à jour ou ignorées — utilisez l'IA pour repérer les lacunes en matière de connaissances.
  • Créez un processus clair pour les cas où l'IA ne peut pas répondre à une requête. Elle doit être capable de transmettre la requête à un expert humain. La réponse de l'expert doit ensuite être utilisée pour mettre à jour la base de connaissances.
  • Assurez-vous que l'IA respecte toutes les permissions et tous les contrôles d'accès actuels de votre système de gestion des connaissances. Il est essentiel de mettre en place des protocoles stricts en matière de confidentialité et de sécurité des données.
  • Réentraînez régulièrement les modèles d'IA à mesure que de nouvelles données, de nouveaux produits ou de nouveaux processus apparaissent afin d'éviter que les informations ne deviennent obsolètes

🔍 Le saviez-vous ? Dans les années 1950, les ordinateurs étaient si récents que la NASA s'appuyait souvent sur des « ordinateurs humains ». Il s'agissait d'équipes brillantes de femmes qui calculaient manuellement les trajectoires de lancement des fusées.

Transformez votre savoir-faire en action avec ClickUp

Les connaissances ne sont utiles que lorsque les gens peuvent les trouver, leur faire confiance et les appliquer sans difficulté. Les outils de gestion des connaissances le permettent, en gardant les informations organisées, à jour et toujours à portée de main.

ClickUp rassemble tous les éléments de votre flux de travail de gestion des connaissances en un seul hub.

Vous pouvez créer une base de connaissances à l'aide de modèles prêts à l'emploi, faire évoluer les documents avec votre équipe et compter sur ClickUp Brain pour obtenir des réponses instantanées lorsque des questions se posent. Brain MAX reste à vos côtés tout au long de la journée, tandis que Enterprise Search et Automatisation garantissent l'exactitude de toutes les informations sans vous imposer une charge de travail constante.

Alors, qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous à ClickUp gratuitement dès aujourd'hui ! ✅