On pourrait penser qu'avec tous les outils disponibles (e-mails, applications de discussion, disques partagés), il serait facile de maintenir la cohésion entre les employés à distance. Mais pourtant, certaines mises à jour clés passent encore à la trappe. Les politiques RH restent lettre morte. Les alertes informatiques ne sont pas lues.
Les gens se demandent : « Où cela a-t-il été partagé ? »
Un intranet dédié à la communication interne offre à votre organisation une source unique d'informations fiables où les mises à jour sont partagées, les ressources sont faciles à trouver et tout le monde sait où chercher.
Dans cet article, nous vous expliquons à quoi ressemble un bon intranet de communication interne et comment en créer un que vos collaborateurs utiliseront réellement avec ClickUp. 🧰
Qu'est-ce qu'un intranet dédié à la communication interne ?
Un intranet dédié à la communication interne est un espace central où les employés peuvent trouver les mises à jour, les ressources et les informations importantes pour leur travail quotidien.
Pensez aux annonces de l'entreprise, aux changements de politique, aux mises à jour de l'équipe et aux liens rapides vers les outils, le tout en un seul endroit.
Contrairement à un lecteur partagé ou à un fil de discussion, un intranet de communication interne social structure le flux d'informations au sein de l'organisation, réduisant ainsi la confusion et les questions en double.
🔍 Le saviez-vous ? Les tout premiers intranets (1994-1996) étaient des sites web internes statiques, principalement utilisés pour partager des actualités et des documents de l'entreprise.
Pourquoi utiliser un intranet dédié à la communication interne ?
Un intranet de communication centralisé peut résoudre certains des problèmes les plus courants (et les plus coûteux) des organisations en pleine croissance.
Découvrez comment les solutions intranet modernes apportent une valeur ajoutée à toutes les équipes et tous les services. ⚓
Hub d'informations unifié
Lorsque les informations critiques sont dispersées dans différents dossiers, fils de discussion et chaînes d'e-mails, les employés perdent du temps à les rechercher.
Une stratégie de communication interne apporte ici une structure. Les équipes savent où chercher et ce qu'elles trouvent est toujours à jour.
📌 Exemple : Le service juridique partage tous les documents de conformité dans un espace dédié de l'intranet. Les employés savent déjà où aller lorsque le service financier a besoin du dernier contrat fournisseur ou de la dernière clause de confidentialité.
⚒️ Intégré à ClickUp : le modèle Wiki d'entreprise ClickUp crée une source unique d'informations fiables. Stockez les politiques, les documents relatifs aux projets et les guides destinés aux équipes au même endroit afin que vos équipes RH et opérationnelles puissent toujours trouver les informations exactes sans avoir à les rechercher.
Amélioration de la collaboration entre les équipes
Les différentes équipes fonctionnent souvent selon des échéanciers, des priorités et des outils différents. Un logiciel intranet aide les équipes à rester informées de ce que font les autres, ce qui réduit les obstacles et les doublons.
📌 Exemple : L'équipe produit utilise l'intranet pour partager les calendriers de publication des fonctionnalités et les limitations connues. Cela offre à l'équipe chargée de la réussite client une visibilité complète avant le déploiement, ce qui lui permet de mettre à jour les articles du centre d'aide et de préparer les messages d'assistance à l'avance.
📮 ClickUp Insight : 74 % des employés utilisent au moins deux outils pour trouver les informations dont ils ont besoin, passant des e-mails aux discussions, aux notes, aux outils de gestion de projet et à la documentation. Ces changements constants de contexte font perdre du temps et ralentissent la productivité.
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe toutes vos tâches (e-mails, discussions, documents, tâches et notes) dans un seul environnement de travail consultable, afin que tout soit exactement là où vous en avez besoin.
Amélioration de l'engagement et de l'alignement des employés
Lorsque les mises à jour internes semblent dispersées ou superficielles, les équipes se désintéressent. Un intranet cohérent et bien géré permet de maintenir l'engagement des employés en leur donnant accès à des informations contextuelles pertinentes : comment se porte l'entreprise, pourquoi certaines décisions sont prises et où ils s'inscrivent dans le processus.
📌 Exemple : Le directeur des opérations partage chaque mois un article résumant les performances de l'entreprise, les mises à jour stratégiques et les priorités en cours. Chaque article peut être commenté afin que les responsables de service puissent clarifier les prochaines étapes et que les membres de l'équipe puissent poser directement leurs questions.
⚒️ Intégré à ClickUp : le modèle de stratégie et de plan d'action pour la communication interne de ClickUp vous aide à planifier les mises à jour de la direction et les points réguliers avec les équipes. Cela facilite le partage des priorités et la collecte de commentaires tout en améliorant la culture d'entreprise.
Réduction de la surcharge d'e-mails
Le problème n'est pas l'e-mail, mais le fait de trop compter dessus pour les mises à jour de routine. Un intranet réduit les messages et les suivis répétitifs, en mettant les bonnes informations à disposition à la demande.
📌 Exemple : L'équipe chargée des installations met à jour les horaires de travail et les avis relatifs aux bâtiments directement dans le logiciel de communication interne. Les équipes peuvent consulter le planning en quelques secondes pour obtenir la dernière version.
🧠 Anecdote : Le terme « intranet » a commencé à apparaître dans des articles dès les années 1970, mais ce n'est qu'en 1994 qu'il s'est imposé, lorsque les entreprises ont commencé à créer leurs sites web internes.
Intégration et formation simplifiées
Les nouveaux employés comptent souvent sur leurs collègues pour s'orienter. Cela ralentit tout le monde. Un intranet leur offre un chemin clair pour se mettre rapidement et indépendamment à niveau.
📌 Exemple : Le hub d'intégration comprend des guides spécifiques à chaque service, des sessions de formation enregistrées, des organigrammes et des FAQ. Les nouveaux employés suivent des checklists structurées, achèvent les parcours d'apprentissage requis et savent à qui s'adresser pour quoi.
⚙️ Bonus : facilitez l'intégration en enregistrant de courtes vidéos de votre écran et de votre voix avec ClickUp Clips. C'est parfait pour présenter les flux de travail, expliquer les processus ou fournir des commentaires de manière asynchrone.
Fonctionnalités clés à rechercher dans un intranet de communication interne
Les fonctionnalités suivantes sont essentielles lorsque vous choisissez un logiciel intranet moderne adapté à vos équipes. 🧑💻
Publication d'actualités et d'annonces 📢
Chaque organisation a besoin d'un emplacement central pour publier les mises à jour, les changements de politique, les résumés de réunion et les messages du PDG. Une fonctionnalité d'annonces intégrée élimine le risque de communication dispersée sur plusieurs plateformes.
Par exemple, une équipe RH d'une entreprise peut publier une « mise à jour trimestrielle des politiques » tous les trois mois à l'aide de l'outil de publication de l'intranet. Elle peut l'épingler en haut de la page d'accueil et suivre sa visibilité par service.
À découvrir :
- Bulletins archivés pour consulter les communications passées
- Bannières ou blocs d'annonces modifiables
- Options de planification pour les annonces horaires
- Messages épinglés ou options d'épinglage pour les mises à jour urgentes
💡Conseil de pro : ClickUp Chat prend en charge les discussions d'équipe en temps réel là où se trouve votre travail. Dans chaque canal, vous pouvez créer une publication, choisir un format tel que « Annonce » ou « Mise à jour », et ajouter un titre et un message. Elle apparaît dans l'onglet Publications afin que tout le monde puisse se tenir au courant rapidement, et vous pouvez épingler les publications importantes pour qu'elles restent visibles en haut du fil.
De plus, FollowUps transforme les éléments d'action en tâches, SyncUps facilite les vérifications asynchrones, tandis que la fonctionnalité Catch Me Up alimentée par l'IA aide les coéquipiers à se mettre rapidement au courant.
🧠 Anecdote : L'intranet est né dans le sillage du World Wide Web, proposé par Tim Berners-Lee quelques années plus tôt, en 1989.
Gestion et recherche de documents 🔍
Trouver le bon fichier ne devrait jamais prendre plus de quelques secondes. Un intranet performant permet aux équipes de stocker, d'organiser et de récupérer des documents sans difficulté.
Par exemple, un responsable de la conformité peut localiser la piste d'audit de l'année dernière en tapant « audit fournisseur » dans la barre de recherche sans avoir à se souvenir du chemin d'accès au dossier.
À découvrir :
- Contrôle de version pour suivre les modifications
- Dossiers hiérarchiques et imbrication
- Étiquettes de métadonnées pour la catégorisation
- Recherche en texte intégral dans les documents et les commentaires
💡Conseil de pro : ClickUp Docs offre aux équipes un moyen flexible de créer et d'organiser des fichiers tels que des politiques, des manuels ou des notes de réunion. Vous pouvez imbriquer des pages dans un seul document, ajouter des étiquettes et les lier directement aux tâches pertinentes.
Contrôle d'accès basé sur les rôles 🎮
Tous les employés ne doivent pas nécessairement afficher tous les documents. Le contrôle d'accès garantit que le contenu sensible reste accessible uniquement aux équipes et aux personnes autorisées.
Par exemple, une équipe financière peut préparer la proposition de budget pour l'année suivante dans un document privé qui n'est visible que par les responsables du service et le directeur financier.
À découvrir :
- Gestion des accès au niveau des services
- Visibilité basée sur les rôles (administrateur, collaborateur, lecteur)
- Paramètres de permission au niveau des fichiers et des dossiers
- Partage en lecture seule ou en commentaire uniquement
💡Conseil de pro : dans ClickUp, les équipes peuvent limiter l'accès aux modèles de contrats aux seuls services juridiques et achats. Elles peuvent ajouter un accès en lecture seule aux autres équipes afin qu'elles puissent demander des modifications ou clarifier certains termes si nécessaire.
Fonctionnalités sociales 👥
L'engagement ne peut exister que lorsque les employés se sentent écoutés. Les fonctionnalités sociales d'un outil de communication d'équipe créent un espace propice à la discussion et au feedback sans avoir à passer par des applications externes.
Par exemple, après avoir publié une nouvelle politique de déplacement, l'équipe d'administrateurs peut activer les commentaires afin que les employés puissent poser des questions directement dans le fil du document.
À découvrir :
- Formulaires intégrés pour des sondages rapides
- Commentaires en ligne et réponses en fil
- Réactions par emojis ou boutons « J'aime
- Création de sondages pour obtenir un retour instantané
Imaginons que l'équipe de communication souhaite évaluer les performances d'une nouvelle disposition de l'intranet. Elle peut créer et intégrer un formulaire ClickUp rapide intitulé « Avez-vous trouvé facilement ce dont vous aviez besoin aujourd'hui ? » et recueillir des réponses anonymes en temps réel. Ces réponses sont converties en tâches ClickUp directement dans le logiciel du portail des employés.
💡Conseil de pro : ClickUp est conçu pour la collaboration en équipe. Les commentaires et les emojis permettent aux membres de l'équipe de communiquer directement dans les fichiers et les tâches, tandis que les agents IA aident à répondre aux requêtes des employés en quelques secondes.
Seequent, l'un des clients de ClickUp, a déclaré :
Le fait de regrouper la documentation des processus et la gestion des tâches de notre équipe au même endroit nous permet de gagner du temps dans nos recherches. Cela nous fournit également une source unique et fiable d'informations
Le fait de regrouper la documentation des processus et la gestion des tâches de notre équipe au même endroit nous permet de gagner du temps dans nos recherches. Cela nous fournit également une source unique et fiable d'informations
Assistance IA pour les réponses et les résumés 🤖
En moyenne, un professionnel passe plus de 30 minutes par jour à rechercher des informations liées à son travail, soit plus de 120 heures par an perdues à fouiller dans ses e-mails, les fils Slack et des fichiers éparpillés. Un assistant IA intelligent intégré à votre intranet de communication interne peut changer la donne.
Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous essayez de clarifier une politique, de préparer un message à l'échelle de l'entreprise ou d'obtenir un résumé rapide d'un long document.
💡Conseil de pro : ClickUp Brain connecte toutes les parties de votre environnement de travail (documents, tâches, commentaires et wikis) afin que vous puissiez poser une question et obtenir une réponse claire sans avoir à fouiller.
Supposons que votre équipe juridique soit en train de réviser les contrats des fournisseurs. Elle peut simplement demander : « Quelle est la dernière clause relative au stockage des données pour les fournisseurs tiers ? » ClickUp Brain affiche le document pertinent et met en évidence la dernière mise à jour. Vous pouvez également l'utiliser pour rédiger des annonces ou résumer des wikis complexes dans le logiciel de collaboration documentaire.
Analyses et indicateurs d'engagement 📊
Le suivi des interactions des utilisateurs aide les équipes internes à améliorer leurs stratégies de communication et à comprendre la fiabilité de la plateforme. Certains outils proposent des analyses intégrées, tandis que d'autres prennent en charge des flux de travail de rapports personnalisés.
Par exemple, un responsable des opérations peut vouloir savoir quelles procédures opératoires normalisées sont fréquemment consultées et lesquelles sont ignorées, tandis qu'un responsable des ressources humaines peut souhaiter évaluer l'engagement des employés.
À découvrir :
- Engagement autour du contenu par service
- Pages affichées, taux d'ouverture et suivi des clics
- Fréquence et tonalité des commentaires
- Temps passé par publication ou section
💡Conseil de pro : les tableaux de bord personnalisables de ClickUp vous permettent de créer des rapports sur mesure pour visualiser l'engagement, les affichages de contenu et bien plus encore.
Affichages personnalisés 🗂️
Pour être vraiment utile en tant que solution de communication interne, la plateforme que vous choisissez doit offrir à chaque employé un écran d'accueil personnalisé.
En regroupant toutes les informations pertinentes au même endroit et en supprimant celles qui ne le sont pas, la plateforme améliore l'efficacité et facilite son adoption.
💡Conseil de pro : ClickUp Accueil offre à chaque utilisateur une vue personnalisée de son travail.
Cet outil tout-en-un offre à chaque membre de l'environnement de travail un aperçu des tâches assignées, des documents, des annonces et des rappels. Vous pouvez également épingler des documents internes, ajouter des widgets pour les pages clés et surveiller les objectifs ou les mises à jour.
Accès mobile et notifications 📱
Les équipes ne sont plus liées à leur bureau. Le personnel sur le terrain, les télétravailleurs et les cadres ont souvent besoin d'accéder à des informations internes depuis leur téléphone.
Par exemple, un chef d'équipe peut avoir besoin de vérifier la nouvelle checklist de sécurité lors d'une visite des installations, même lorsqu'il est hors ligne.
À découvrir :
- Préférences de notification personnalisées
- Applications mobiles réactives avec accès à toutes les fonctionnalités
- Notifications push pour les nouvelles mises à jour et les nouveaux commentaires
- Accès hors ligne aux flux de travail essentiels pour la gestion des documents
💡Conseil de pro : grâce à l'application mobile ClickUp, les superviseurs peuvent consulter les changements de politique pendant leurs déplacements, laisser des commentaires à l'équipe et même approuver des tâches, le tout depuis leur appareil mobile.
Bonnes pratiques pour la conception d'un intranet dédié à la communication interne
Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lors de la conception de l'intranet de votre entreprise afin d'assurer une communication interne efficace :
- Veillez à ce que la navigation reste intuitive et conviviale : utilisez une disposition claire et cohérente avec des menus simples et une fonction de recherche, et donnez la priorité aux fonctionnalités couramment utilisées sur la page d'accueil
- Gardez le contenu pertinent et à jour : Mettez en avant les actualités de l'entreprise, les messages de la direction et les nouvelles des services. Utilisez des flux de contenu ciblés (par équipe, emplacement, rôle) plutôt qu'une approche unique, et supprimez régulièrement le contenu obsolète
- Encouragez la communication bidirectionnelle : Donnez la parole à vos employés via des blogs, des témoignages de réussite et des murs de reconnaissance, et permettez-leur d'interagir via des commentaires, des réactions et des forums
- Intégrez-le aux flux de travail quotidiens : Connectez l'intranet aux outils que vos employés utilisent déjà (applications de gestion de projet, logiciels de discussion, systèmes RH)
- Donnez la priorité à l'accessibilité et à l'inclusivité : Assurez la réactivité mobile et concevez votre site en tenant compte des normes d'accessibilité (WCAG). Proposez un contenu multilingue si votre personnel est international
- Rendez-le attrayant et humain : privilégiez les visuels, les vidéos et les infographies plutôt que les mises à jour riches en texte. Gamifiez la participation (badges, points, classements pour l'engagement) si cela correspond à la culture de votre entreprise
- Intégrez des analyses et des boucles de rétroaction : Suivez les indicateurs d'utilisation et recueillez les commentaires des employés afin d'identifier les lacunes. Répétez régulièrement plutôt que de considérer cela comme un lancement ponctuel
🧠 Anecdote : L'un des premiers logiciels intranet a été Intranet Genie, lancé en 1996, qui proposait le partage de documents et la messagerie.
Créez un hub de communication interne moderne avec ClickUp
Le travail tel que nous le connaissons aujourd'hui est dysfonctionnel. Nos projets, nos connaissances et nos communications sont dispersés dans des outils déconnectés qui nous ralentissent.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, résout ce problème en regroupant les projets, les connaissances et les discussions en un seul endroit, le tout alimenté par une IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Au cœur de cette expérience se trouve la gestion des connaissances ClickUp, qui relie la documentation, les discussions d'équipe et les connaissances organisationnelles dans votre environnement de travail.
- Centralisez toutes vos informations dispersées en important les connaissances existantes de votre équipe à partir d'autres outils tels que Notion, Confluence, Google Drive ou des feuilles de calcul
- *organisez tout dans le Hub Documents ClickUp pour que les équipes restent sur la même page. Créez des wikis structurés à l'aide de hiérarchies de pages, ajoutez du contexte avec des tableaux et des intégrations, tirez parti du contrôle des versions pour éviter toute confusion, et bien plus encore
- Assurez une traçabilité et une responsabilité complètes grâce aux commentaires assignés dans ClickUp pour les mises à jour ou les approbations, et liez chaque document aux tâches pertinentes
Et lorsque quelqu'un a besoin de trouver cette information, il n'a pas besoin de se souvenir où elle est stockée. La recherche connectée de ClickUp extrait les résultats de l'ensemble de votre environnement de travail et des outils tiers intégrés.
Vous ne souhaitez pas partir de zéro ?
Le modèle de base de connaissances ClickUp vous aide à créer une documentation structurée et facile à parcourir pour votre équipe. Il comprend des sections consacrées à l'intégration, aux procédures opératoires normalisées, aux politiques, etc. afin que vous puissiez commencer immédiatement à organiser votre base de connaissances interne. Chaque section est entièrement modifiable et relie les tâches, les étiquettes et les commentaires dans votre environnement de travail.
Des équipes telles que QubicaAMF ont gagné plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine supplémentaire de productivité chaque trimestre !
ClickUp est une plateforme intuitive qui transforme la communication interne. De l'intégration aux annonces, tout se trouve sur la même plateforme que celle que vos employés utilisent déjà.
Vous pouvez impliquer vos employés et gérer les connaissances, les discussions, les mises à jour et les tâches quotidiennes sans passer d'un outil à l'autre ni perdre le fil des décisions. Votre organisation passe ainsi du chaos et du cloisonnement des équipes à la clarté et à la collaboration.
Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅
Foire aux questions (FAQ)
Un intranet dédié à la communication interne aide les organisations à partager des actualités, des mises à jour, des politiques et des ressources dans un emplacement centralisé. Il permet aux équipes de rester informées et alignées en facilitant la recherche et l'accès aux informations importantes.
Un intranet stocke et organise les canaux de communication interne tels que les documents, les annonces et les politiques de l'entreprise afin de faciliter la consultation et de favoriser le partage des connaissances à long terme. Slack, quant à lui, se concentre sur la messagerie en temps réel et les discussions quotidiennes rapides.
Oui, ClickUp peut servir de plateforme intranet en combinant des documents, des wikis, un chat, des outils de collaboration et la gestion des tâches sur une seule plateforme. Les équipes peuvent stocker des connaissances, partager des mises à jour et communiquer sur le réseau privé, ce qui profite à leur stratégie de communication interne et renforce l'engagement des employés.
Voici quelques étapes de base pour configurer avec succès un intranet interne : Rassemblez les informations clés de l'entreprise et organisez-les clairement. Choisissez des espaces de travail numériques qui permettent aux équipes d'accéder facilement au contenu, de le mettre à jour et de le partager. Encouragez une utilisation régulière en intégrant les tâches quotidiennes et les conversations. Formez les communicateurs internes à la recherche et au partage d'informations