Vous pouvez obtenir d'excellents résultats pour vos clients, mais vos relations avec eux ne dureront pas si vous ne communiquez pas avec eux.
C'est pourquoi de plus en plus d'équipes abandonnent les flux de travail encombrés au profit de plateformes de collaboration client qui offrent visibilité, structure et communication en un seul endroit.
Au lieu de passer d'un outil à l'autre pour suivre les mises à jour, gérer les fichiers et attribuer des tâches, utilisez une plateforme de collaboration client basée sur l'IA qui vous permet de tout regrouper au même endroit.
En effet, une étude Zoom confirme que les employés qui utilisent plus de 10 applications sont confrontés à des problèmes de communication 54 % du temps et peuvent rencontrer des difficultés pour établir des rapports, contre seulement 34 % de ceux qui en utilisent moins de cinq.
Explorons quelques moyens efficaces de renforcer la collaboration et les relations avec les clients.
Qu'est-ce que la collaboration avec les clients en temps réel ?
La collaboration avec les clients est exactement ce que son nom indique : le processus par lequel une équipe et un client travaillent activement ensemble pour atteindre un objectif commun.
En règle générale, cela implique une communication cohérente, des mises à jour en temps réel et une prise de décision mutuelle tout au long du cycle de vie du projet. Mais voici quelques détails supplémentaires à prendre en compte lorsque vous souhaitez collaborer efficacement avec vos clients :
- ✅ Communiquez ouvertement et fréquemment pour partager les mises à jour, commencer à répondre aux préoccupations et répondre aux questions
- ✅ Définissez tôt des objectifs communs afin d'aligner l'équipe et le client sur les objectifs, les échéanciers et les livrables
- ✅ Créez des boucles de rétroaction pour obtenir des commentaires en temps réel sur la progression du projet, les documents ou les choix de conception
- ✅ Prenez des décisions ensemble pour vous assurer que le client est impliqué à chaque étape du projet
- ✅ Maintenez la transparence à l'aide d'outils de collaboration en temps réel pour suivre les tâches, partager des fichiers, gérer les attentes et garantir une documentation adéquate
Vous pouvez également utiliser des outils tels que ClickUp et CCH Axcess Client Collaboration pour gérer vos besoins en matière de collaboration et de communication avec vos clients.
⭐️ Modèle présenté
Le modèle de collaboration pour la réussite client de ClickUp fournit une feuille de route claire et aligne vos équipes commerciales et de service client, garantissant ainsi une expérience client exceptionnelle.
💡 Conseil de pro : Vous en avez assez de jongler entre les notes autocollantes et les feuilles de calcul éparpillées pour garder une trace des informations sur vos clients ? Comment suivre vos clients vous montre comment tout organiser en un seul endroit pour ne rien oublier.
Pourquoi la collaboration avec les clients est-elle importante ?
Voici un aperçu rapide du secteur qui souligne l'importance de la collaboration avec les clients.
Lorsque Microsoft a étendu sa plateforme de communication, Microsoft Teams, elle a d'abord collaboré avec de grands clients tels qu'Accenture et EY afin de tester le fonctionnement de ses fonctionnalités de messagerie en temps réel, de partage de fichiers et d'intégration transparente.
Ces informations ont aidé Microsoft à optimiser Microsoft Teams pour la collaboration à grande échelle et entre différents services, ce qui a conduit à une adoption plus large au sein de l'entreprise.
C'est là que réside la véritable valeur du travail en équipe. En résumé, la collaboration avec les clients permet :
- Définissez clairement vos attentes dès le départ afin de réduire toute confusion
- Encouragez le dialogue ouvert pour vous assurer que l'équipe et les clients peuvent rapidement répondre aux préoccupations
- Instaurez la confiance en impliquant vos clients dans la prise de décision et en leur donnant confiance dans l'expertise de votre entreprise
- Alignez les efforts de l'équipe sur les objectifs des clients, pour des flux de travail flexibles
- Favorisez des relations clients à long terme grâce à une communication proactive, à la résolution commune des problèmes et au respect mutuel
Comment collaborer efficacement avec les clients
Comme l'a dit un jour Jeff Bezos, fondateur d'Amazon
Nous considérons nos clients comme des invités à une fête, et nous sommes les hôtes. Notre travail consiste à améliorer légèrement l'expérience client.
Nous considérons nos clients comme des invités à une fête, et nous sommes les hôtes. Notre travail consiste à améliorer légèrement l'expérience client.
Cet état d'esprit s'applique tout aussi bien à la collaboration avec les clients. Voici quelques stratégies infaillibles pour offrir une valeur réelle au-delà des fils d'e-mails et des réunions dispersées.
1. Définissez des objectifs clairs pour vos clients
Trop souvent, les équipes s'appuient sur des contrats truffés de jargon ou sur des appels ponctuels pour définir les objectifs d'un projet. Il en résulte inévitablement une confusion, une dérive des objectifs et les redoutables discussions du type « ce n'est pas ce dont nous avions convenu » juste avant la date limite, quel que soit l'appareil utilisé.
C'est pourquoi la première étape d'une collaboration efficace avec les clients est la clarté. Définissez ce que signifie la réussite, les tâches à accomplir et les documents ou ressources nécessaires à chaque étape du projet afin de maximiser les profits.
Évitez de vous fier uniquement aux contrats pour communiquer ces informations : la présentation visuelle des jalons du projet permet à tout le monde de rester facilement aligné.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider :
Avec ClickUp Objectifs, les utilisateurs peuvent :
- Attribuez des objectifs à des tâches ou à des projets spécifiques
- Définissez des cibles claires en termes numériques, monétaires ou vrai/faux
- Regroupez plusieurs objectifs connexes dans des dossiers pour faciliter le suivi des projets
- Ajoutez des descriptions et des échéances pour fournir du contexte et assurer le suivi des responsabilités
- Partagez vos objectifs avec vos clients à l'aide de permissions personnalisées afin qu'ils voient exactement ce dont ils ont besoin, et rien de plus
Au lieu d'utiliser trop d'outils disparates ou d'échanger des e-mails à tout va, les équipes peuvent offrir aux clients un aperçu transparent de ce qui a été achevé, de ce qui est en cours et de ce qui est à venir. Si vous avez besoin d'aide pour gérer les KPI sur ClickUp, voici un guide vidéo complet :
Cependant, la collaboration sur un projet ne se résume pas à la communication, elle repose également sur le partage des responsabilités. Et lorsque les clients peuvent littéralement voir leurs objectifs suivis en temps réel, l'ensemble du flux de travail gagne en productivité.
✨ Anecdote amusante : même les abeilles utilisent la collaboration pour prendre des décisions collectives. En effet, les abeilles éclaireuses « votent » sur les emplacements potentiels de la ruche en dansant, un système d'intelligence collective étonnamment efficace.
2. Créez un hub de collaboration partagé et invitez facilement vos clients
Nous avons tous déjà vécu cette situation : un nouveau client arrive et, soudain, vous vous retrouvez à gérer un patchwork de dossiers Google Drive, de messages Slack et de fils d'e-mails juste pour partager des mises à jour et des ressources.
Mais il n'existe pas de moyen simple de suivre clairement ce qu'ils ont vu ou d'obtenir un retour en temps réel sur la progression du projet.
C'est précisément pour cette raison que la création d'un hub de collaboration client partagé est une initiative intelligente : il centralise la communication, les fichiers et les connaissances en un seul endroit.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Par exemple, avec ClickUp, au lieu de déplacer des fichiers de dossiers internes vers des dossiers externes, il suffit de mettre à jour le statut de la tâche ou d'achever les approbations internes, puis d'inviter les clients avec des permissions personnalisées.
Voici comment cela fonctionne :
- Partagez des documents, des tâches ou des vues spécifiques sans donner un accès complet à l'environnement de travail
- Contrôlez la visibilité grâce aux permissions : affichez uniquement les fichiers, les échéanciers ou les aperçus de progression
- Utilisez des liens publics pour les clients sans compte afin qu'ils puissent accéder aux feuilles de route ou aux formulaires de demande
- Activez l'affichage en lecture seule pour obtenir rapidement des commentaires sans modifier les détails des tâches
- Centralisez toutes les communications et mises à jour sur une seule plateforme
Votre équipe peut continuer à travailler en privé, et une fois que la tâche est prête ou que le livrable est finalisé, vous pouvez donner aux clients l'accès dont ils ont besoin en un seul clic.
📖 À lire également : Stratégies de fidélisation des clients pour la réussite à long terme de votre entreprise
3. Définissez la portée du projet
Les malentendus concernant les livrables proviennent souvent d'un seul problème : des attentes non documentées.
En l'absence de preuve tangible du travail effectué ou de piste d'audit, même la meilleure collaboration avec les clients peut dégénérer en accusations mutuelles. C'est là que la documentation des informations s'avère utile.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Avec ClickUp Docs, vous pouvez collaborer en temps réel avec vos clients pour rédiger et peaufiner tout, des lettres d'engagement aux documents décrivant la portée du projet, en passant par les checklists pour gérer un processus complexe de préparation fiscale.
Contrairement aux fichiers statiques dispersés sur différents disques et dans des e-mails, les documents ClickUp sont interactifs et étroitement connectés à vos flux de travail.
Voici ce qui fait que cela fonctionne :
- Modifiez ensemble en temps réel avec votre équipe et vos clients
- Étiquetez directement vos clients ou vos collègues dans le document pour attribuer des tâches et clarifier les responsabilités
- Convertissez le texte en éléments d'action afin que rien de ce qui a été discuté ne soit perdu
- Joignez des documents à des tâches ou à des projets complexes pour conserver le contexte et la communication sur une seule plateforme
- Suivez les versions des documents, accédez à l'historique et conservez un journal détaillé des modifications afin de résoudre les malentendus ultérieurement.
📮 ClickUp Insight : 22 % de nos répondants hésitent encore à utiliser l'IA au travail. La moitié d'entre eux s'inquiètent de la confidentialité des données, tandis que l'autre moitié n'est pas totalement convaincue de la précision de l'IA.
ClickUp répond directement à ces deux préoccupations, grâce à des protocoles de sécurité robustes et à des réponses IA qui incluent des sources liées et des tâches connexes. Ainsi, même les équipes les plus prudentes peuvent adopter l'IA en toute confiance, sachant que leurs données sont sécurisées et que leurs résultats sont vérifiables.
4. Utilisez les commentaires et la discussion pour encourager un dialogue ouvert
Attendre les dernières étapes d'un projet pour demander l'avis du client est une démarche risquée. À ce stade, il peut être trop tard pour corriger le tir, et les clients qui sont restés silencieux pourraient révéler des informations cruciales qui auraient été bien plus utiles plus tôt.
Mais tous les clients ne s'exprimeront pas spontanément. Vous devez donc leur donner de nombreuses occasions de donner leur avis à chaque étape du projet.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Les fonctionnalités « Assign Comments » (Attribuer des commentaires) et « ClickUp Chat » (Disc uter ) de ClickUp permettent de maintenir une communication contextuelle et exploitable :
- Laissez des commentaires en fil de discussion directement sur les tâches, ce qui facilite l'étiquetage des clients, la clarification des détails ou la demande de commentaires
- Convertissez les commentaires en éléments d'action assignés afin que rien ne soit oublié
- Utilisez ClickUp Chat pour des mises à jour et des discussions rapides et en temps réel avec votre équipe sans changer de plateforme
- Gardez les messages liés aux tâches, aux documents et aux mises à jour, afin que chaque discussion ait un contexte
- Utilisez des fonctionnalités basées sur l'IA pour résumer les fils, suggérer des réponses et créer automatiquement des tâches
💡 Conseil de pro : vous ne savez pas comment demander des commentaires de manière appropriée ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes tous passés par là. Transformez vos idées en actions grâce à notre article intitulé « Comment demander des commentaires et des avis pour améliorer vos compétences ».
5. Attribuez des tâches et assurez le suivi des livrables en toute transparence
Plus les commentaires restent enfouis dans un fil d'e-mails, plus ils risquent de perdre de leur pertinence et, pire encore, de donner à votre client l'impression que vous ne l'écoutez pas
Pour instaurer la confiance et faire avancer les projets, les commentaires des clients doivent être rapidement convertis en étapes concrètes.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
C'est là que les tâches ClickUp prennent tout leur sens. Vous pouvez transformer les commentaires des clients en éléments d'action traçables directement dans ClickUp Docs ou ClickUp Chat, les attribuer aux bons membres de l'équipe et les associer à des échéances.
Les mises à jour sur la progression sont effectuées en temps réel, et les clients peuvent afficher le statut des tâches, ajouter des commentaires ou joindre des fichiers, le tout sur une plateforme sécurisée.
ClickUp vous aide de multiples façons, dès la création des tâches, et vous aide à suivre chaque tâche.
ClickUp vous aide de multiples façons, dès la création des tâches, et vous aide à suivre chaque tâche.
6. Automatisez les validations des clients et les mises à jour de statut
L'intérêt d'utiliser un système est de ne plus dépendre du travail manuel, et la collaboration avec les clients ne fait pas exception.
Lorsque les validations des clients, notamment la facturation et les mises à jour, sont gérées manuellement, vous risquez des retards, des messages manqués et des attentes mal alignées. L'automatisation des validations élimine ces risques.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Avec les automatisations ClickUp, vous pouvez définir des déclencheurs pour informer les clients lorsque les livrables sont prêts, demander une validation ou mettre à jour automatiquement le statut des projets, afin de vous assurer que rien n'est oublié et que les délais sont respectés.
Les mises à jour de statut se font également en temps réel. Dès qu'une tâche est approuvée ou achevée, ClickUp peut la faire passer à la phase suivante, en informer l'équipe et même déclencher des tâches de suivi, vous garantissant ainsi de respecter les délais sans hésitation ni goulot d'étranglement.
💡 Conseil de pro : Vous comptez encore sur votre mémoire ou sur des dossiers désorganisés pour vous souvenir des informations sur vos clients ? Lisez Comment stocker et organiser les informations client pour faciliter l'accès et la sécurité afin de simplifier vos dossiers et de protéger vos données sensibles sans effort.
6. Enregistrez rapidement les mises à jour des clients
Il est rare de trouver quelqu'un qui apprécie réellement les réunions interminables. Et il s'avère que 70 % des réunions empêchent les employés de faire un travail utile ! Mais il existe un moyen simple de réduire ce phénomène. En réalité, la plupart des vérifications de statut peuvent être remplacées par une mise à jour concise et claire.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Au lieu d'organiser une nouvelle réunion, utilisez ClickUp Clips pour enregistrer rapidement des présentations et des mises à jour sur vos projets.
Les clients peuvent les consulter à leur convenance, ce qui réduit les allers-retours, élimine les goulots d'étranglement liés aux fuseaux horaires et les aide à rester informés sans être pris dans votre calendrier.
De plus, ClickUp transcrit même la vidéo à l'aide de l'IA, afin que les mises à jour puissent être recherchées, partagées et mises en œuvre instantanément. Vous pouvez partager ces mises à jour via d'autres outils ClickUp tels que ClickUp Docs et ClickUp Chat.
✨ Anecdote : Slack a été initialement conçu comme un outil interne pour un jeu vidéo qui a échoué. Ses créateurs ont réalisé que cet outil de collaboration était plus utile que le jeu et ont changé d'orientation.
7. Utilisez des notes alimentées par l'IA pour résumer vos réunions
Pour les réunions incontournables, les comptes rendus (CR) sont souvent relégués au second plan, voire source de confusion.
Mais la documentation des discussions est indispensable si vous souhaitez assurer le suivi des engagements. Lorsque les équipes ne parviennent pas à saisir les points clés, les éléments d'action peuvent facilement passer à la trappe et les décisions ne sont pas consignées.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Le preneur de notes IA de ClickUp vous libère de cette charge en rendant chaque réunion immédiatement exploitable :
- Transcrivez automatiquement les réunions sur Zoom, Google Meet et Teams
- Générez des résumés en temps réel et mettez en évidence les décisions clés
- Convertissez les éléments d'action en tâches ClickUp sans suivi manuel
- Enregistrez vos notes dans des documents sécurisés et consultables connectés à vos projets
- Publiez des mises à jour dans Chat pour que toute l'équipe reste alignée
Ainsi, au lieu de se demander ce qui a été dit ou qui était responsable de quoi, les clients et les membres de l'équipe repartent avec des connaissances claires et partageables, ainsi que les prochaines étapes documentées, à chaque fois.
💡 Conseil de pro : vous ne savez pas si vous devez les appeler clients ou consommateurs ? Lisez Clients et consommateurs : différences clés et exemples pour comprendre clairement qui sont vos clients et comment cela forme votre stratégie commerciale.
9. Utilisez un logiciel de collaboration client pour partager la progression des projets à l'aide de tableaux de bord
Fini les fils d'e-mails demandant « Des nouvelles de la campagne ? ». Grâce à un tableau de bord partagé, les clients n'ont plus besoin de rechercher les informations : ils peuvent voir ce qui compte, quand cela compte.
Que vous meniez des campagnes publicitaires payantes, surveilliez les performances d'un site Web ou gériez un projet en plusieurs phases, la visibilité en temps réel renforce la confiance.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de créer un aperçu personnalisé de tous les indicateurs clés de vos projets :
- Suivez le budget, les échéances, les tâches achevées et l'allocation des ressources en un seul endroit
- Visualisez les performances des publicités payantes, les analyses de sites Web ou l'engagement social à l'aide de widgets personnalisables
- Créez des affichages spécifiques à chaque client pour leur fournir ce dont ils ont besoin, sans exposer vos opérations internes
- Partagez des tableaux de bord en direct dans le cadre de votre hub de collaboration client afin que tout le monde reste informé sans envoyer un seul e-mail
- Utilisez les mises à jour en temps réel pour mettre en évidence les obstacles, la dynamique du projet ou les indicateurs clés de performance qui nécessitent une attention particulière
Grâce à un accès instantané à des informations de haut niveau, les clients se sentent responsabilisés et connectés, sans avoir à fouiller dans des fichiers ou à attendre des rapports hebdomadaires.
✨ Anecdote : dans le processus créatif de Pixar, chaque film fait l'objet de plusieurs sessions de feedback. Le studio attribue son taux de réussite quasi parfait à une collaboration ouverte (même entre les différents services).
10. Standardisez le transfert grâce à des modèles
Rien ne brise plus rapidement la confiance qu'un transfert bâclé. Une minute, votre client signe le contrat, et la minute d'après, votre équipe se démène pour répondre à des attentes qui n'ont jamais été documentées. Le problème n'est pas un problème de communication, mais un problème de processus. Et la solution est simple : utilisez un modèle de transfert standardisé.
Grâce à une structure cohérente, vous pouvez vous assurer que toutes les informations clés (objectifs, échéanciers, fichiers et demandes spéciales) sont saisies et prêtes à être mises en œuvre de manière transparente, de l'équipe commerciale à la livraison.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Vous avez besoin du modèle de collaboration pour la réussite des clients de ClickUp. Grâce à une structure cohérente, vous pouvez vous assurer que toutes les informations clés (objectifs, échéanciers, fichiers et demandes spéciales) sont saisies et prêtes à être mises en œuvre de manière transparente, de l'équipe commerciale à la livraison.
Le modèle permet aux équipes de gérer la transition entre l'équipe commerciale, l'intégration et la livraison du projet. Vous obtenez ainsi un alignement de vos équipes commerciales et de production autour d'un flux de travail partagé, ce qui favorise la transparence, la responsabilisation et une expérience client plus fluide.
Ce modèle de gestion des clients vous permet de :
- Définissez les attentes, la portée et les jalons des clients
- Incluez les fichiers essentiels tels que la lettre d'engagement ou la liste des documents demandés
- Attribuez automatiquement des tâches aux équipes chargées de l'intégration des clients ou aux chefs de projet
- Suivez la responsabilité à l'aide des mises à jour de statut et des commentaires
📖 À lire également : Conseils clients pour l'alignement client
11. Définissez automatiquement des rappels et des suivis
C'est souvent lors de cette dernière étape de la gestion des clients que les gens commettent des erreurs : le suivi.
Des suivis opportuns montrent que vous vous investissez au-delà de la livraison initiale. Ils renforcent votre engagement et vous aident à :
- Renforcez les objectifs et les échéanciers des projets
- Identifiez les problèmes avant qu'ils n'affectent la satisfaction des clients
- Renforcez la confiance et réduisez le risque de non-respect des délais ou de retards dans les contributions
Mais le faire manuellement ? C'est là que les choses se compliquent.
💜 Voici comment ClickUp peut vous aider
Avec les rappels ClickUp, vous pouvez automatiser les suivis à chaque étape, qu'il s'agisse d'un rappel pour télécharger des documents fiscaux, finaliser une déclaration d'impôts, examiner une lettre d'engagement ou approuver un jalon.
Définissez des rappels récurrents, déclenchez des notifications en fonction du statut des tâches et assurez la coordination entre vos clients et votre équipe interne sans avoir à les relancer constamment.
Les clients reçoivent des rappels en temps opportun. Votre équipe maintient son élan. Et le projet avance.
Conseils pour gérer les relations difficiles avec les clients
En fin de compte, les clients sont des êtres humains. Et parfois, le comportement humain peut être difficile à interpréter.
Cependant, avec un peu de préparation et de pratique, nous pouvons venir à bout de toutes les discussions difficiles.
Défi n° 1 : le client est mécontent, mais vous ne savez pas ce qui a déclenché son mécontentement
✅ Solution : Abordez la situation avec une curiosité sincère. Laissez-les exprimer leurs préoccupations sans les interrompre. Souvent, le simple fait d'être écouté suffit à apaiser les tensions.
Défi n° 2 : une tension tacite affecte le flux de travail
✅ Solution : Exprimez-vous avec respect. Dire quelque chose comme « Nous semblons nous éloigner de notre objectif » ouvre un espace pour une discussion honnête sans rejeter la faute sur quelqu'un.
Défi n° 3 : le client change constamment ses attentes en cours de projet
✅ Solution : Faites une pause et recommencez. Redéfinissez les limites du projet, documentez clairement son périmètre et assurez-vous que les deux parties acceptent les nouvelles conditions.
Défi n° 4 : le client attend des résultats qui dépassent le périmètre ou le budget
✅ Solution : Fixez des attentes réalistes. Expliquez clairement ce qui est réalisable et proposez des alternatives intelligentes qui restent en phase avec leurs objectifs.
Défi n° 5 : la relation est plus stressante que productive
✅ Solution : Sachez quand vous retirer. Abandonner un client qui ne correspond pas à vos attentes peut permettre à votre équipe de gagner du temps, de l'énergie et d'assurer sa réussite à long terme.
💡 Conseil de pro : Vous avez du mal à mettre tout le monde sur la même page lors de projets d'équipe ? Comment améliorer les styles de collaboration pour les équipes vous montre comment reconnaître, respecter et synchroniser différents styles de travail pour une collaboration plus fluide et plus efficace.
Optimisez votre collaboration avec vos clients grâce à ClickUp
50 % des entreprises très performantes ont plus de 60 % de leurs clients sous contrat à long terme.
Quand on y pense, une grande partie de votre chiffre d'affaires dépend de l'excellence de vos relations clients à long terme. La collaboration avec les clients n'est donc pas quelque chose à prendre à la légère.
Avec ClickUp, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour tenir cette promesse, des mises à jour en temps réel et des tableaux de bord partagés aux notes de réunion alimentées par l'IA, en passant par les suivis automatisés et les hubs de collaboration personnalisables.
C'est la seule plateforme qui réunit le service client, l'exécution des projets et l'alignement des équipes.
Inscrivez-vous dès maintenant sur ClickUp et transformez la communication avec vos clients en une réussite à long terme.