La fatigue décisionnelle s'installe rapidement lorsque votre journée est remplie d'évènements et de tâches à accomplir les uns après les autres.
Que devez-vous privilégier ? Qu'est-ce qui peut attendre ? Sans repères visuels, votre calendrier ressemble moins à un planning qu'à une liste confuse d'obligations. 😤
Lorsque tout apparaît dans une seule couleur, il est facile de passer à côté de ce qui compte vraiment. C'est là que le codage couleur entre en jeu : un aspect ludique de la gestion du Calendrier qui s'avère également incroyablement efficace.
Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser les codes couleurs dans Google Agenda afin que vos priorités soient toujours mises en évidence. 💪🏼
Et si vous recherchez un peu plus de flexibilité que ce que Google Agenda peut vous offrir, nous avons une alternative qui pourrait vous plaire encore plus. 😉
Pourquoi utiliser des codes couleur dans Google Agenda ?
Lorsque votre calendrier est rempli de réunions de travail, de tâches et de rendez-vous, tout peut facilement finir par se ressembler.
Sans une organisation claire de votre calendrier, votre emploi du temps peut devenir un enchevêtrement d'engagements, certains importants, d'autres moins, mais tous rivalisant pour attirer votre attention.
Alors, comment mettre de l'ordre dans le chaos ? Voyons pourquoi l'utilisation de codes couleurs dans Google Agenda fait toute la différence. ⚒️
Avantages du codage couleur de votre calendrier
Voici quelques-uns des principaux avantages du codage couleur dans Google Agenda :
- Organisation et hiérarchisation : attribuer des couleurs spécifiques à des catégories telles que le travail, le temps personnel ou les tâches urgentes permet de séparer visuellement les différents domaines de votre vie 🗂️
- Amélioration de la mémoire et de la mémorisation : l'utilisation systématique des mêmes codes couleurs dans Google Agenda pour les types d'évènements récurrents aide votre cerveau à associer des tâches spécifiques à des teintes spécifiques 🧠.
- Productivité et réduction du stress : les codes couleurs peuvent vous aider à gérer votre énergie en séparant visuellement les sessions de travail intense des pauses ou des tâches plus légères, établissant ainsi des limites mentales plus claires pour réduire le stress 🌈
- Clarté visuelle et traitement plus rapide : notre cerveau traite les couleurs plus rapidement que le texte. Un calendrier en ligne bien codé vous permet donc de parcourir plus facilement votre emploi du temps et de comprendre votre journée ou votre semaine en un coup d'œil 👀.
- Hiérarchisation par intensité de couleur : l'utilisation de couleurs plus foncées et plus vives pour les éléments ayant une haute priorité et de nuances plus claires pour les évènements flexibles ou moins importants permet de signaler ce qui nécessite une attention particulière en premier lieu ✅
🔍 Le saviez-vous ? Le calendrier fixe international compte 13 mois de 28 jours chacun, avec un jour supplémentaire (appelé « jour de l'année ») qui n'est attribué à aucune semaine.
Comment le code couleur contribue à la productivité et à la gestion du temps
Le code couleur favorise la concentration, la clarté des tâches et une répartition efficace du temps, autant d'éléments essentiels à la productivité.
Une étude publiée dans Frontiers in Psychology a révélé que l'utilisation structurée des couleurs réduit considérablement la charge cognitive. Les professionnels qui utilisent cette approche peuvent déterminer l'emplacement des informations et les hiérarchiser plus rapidement, ce qui rend la prise de décision plus efficace pendant les journées de travail très chargées.
En plus de la liste, le codage couleur réduit la fatigue décisionnelle et vous aide à repérer rapidement les tâches à haute priorité, ce qui favorise une meilleure gestion du temps.
De plus, l'utilisation des couleurs dans les environnements de travail a fait l'objet d'une étude systématique, qui a révélé que certaines combinaisons de couleurs peuvent avoir une influence positive sur les performances, la productivité et la créativité. Une utilisation équilibrée des couleurs chaudes et froides peut améliorer la productivité en créant des associations avec le calme et le confort.
🔍 Le saviez-vous ? Selon la loi de Parkinson, le travail prend tout le temps qui lui est consacré, ce qui signifie que si vous réservez trois heures pour une tâche, celle-ci prendra probablement trois heures. La solution ? Soyez plus précis quant au temps que les tâches devraient prendre. En fixant des paramètres plus stricts dans votre calendrier, vous resterez concentré et éviterez de trop perfectionner votre travail. Les blocs horaires codés par couleur peuvent agir comme un chronomètre. Une fois votre créneau écoulé, vous êtes terminé et vous passez à autre chose.
Comment attribuer des codes couleur à Google Agenda
Le codage couleur de votre Google Agenda est un moyen efficace d'organiser visuellement votre temps, de hiérarchiser votre travail et de séparer les différents domaines de votre vie. Voici un guide pour tirer le meilleur parti de votre Google Agenda. 🧰
1. Modifier les couleurs des évènements
Parfois, vous souhaitez mettre en évidence un évènement spécifique sans modifier la couleur par défaut de l'ensemble du calendrier. Google Agenda vous permet d'attribuer manuellement des couleurs à des évènements individuels.
Voici les étapes à suivre pour la version bureau :
Étape n° 1 : ouvrez Google Agenda dans votre navigateur Web et cliquez sur l'évènement que vous souhaitez modifier.
Étape n° 2 : Dans la fenêtre contextuelle de l'évènement, cliquez sur l'icône Modifier (crayon). Sélectionnez le cercle coloré et choisissez une nouvelle couleur dans la palette.
Étape n° 3 : enregistrez pour appliquer la modification.
💡 Conseil de pro : utilisez des couleurs vives pour les tâches ayant une haute priorité et des couleurs plus claires pour les évènements occasionnels. Par exemple, affichez les échéances importantes en rouge et les projets sociaux en bleu foncé pour les différencier facilement.
Passons maintenant à ce que vous pouvez faire sur la version mobile. 📱
Étape n° 1 : ouvrez l'application Google Agenda et appuyez sur les trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche pour ouvrir le menu.
Étape n° 2 : sélectionnez Paramètres, puis choisissez l'évènement ou le Calendrier que vous souhaitez modifier.
Étape n° 3 : appuyez sur Couleur ou Couleur de l'évènement et choisissez parmi les options disponibles.
💡 Conseil de pro : les couleurs des évènements sur mobile sont synchronisées avec celles sur ordinateur, mais si vous utilisez des couleurs personnalisées via une extension Chrome, celles-ci peuvent ne pas s'afficher correctement sur mobile. Utilisez la palette prédéfinie par Google pour garantir la cohérence entre les appareils.
2. Création de calendriers avec codes de couleur
Au lieu de modifier manuellement les couleurs des évènements en permanence, une méthode plus efficace consiste à créer plusieurs calendriers, chacun étant associé à une couleur unique. C'est idéal pour séparer le travail, la vie personnelle et les projets parallèles.
Étape n° 1 : ouvrez Google Agenda sur votre bureau et, dans la barre latérale gauche, recherchez « Autres calendriers ». Cliquez ensuite sur « Créer un nouvel calendrier ».
Étape n° 2 : entrez un nom et une brève description pour le Calendrier, puis cliquez sur Créer un Calendrier pour finaliser.
🔍 Le saviez-vous ? La théorie de la motivation temporelle (TMT) affirme que nous accordons plus d'importance aux tâches lorsque les délais approchent, ce qui explique la productivité paniquée qui caractérise la veille d'une échéance. L'astuce consiste à espacer les tâches afin que tout ne semble pas urgent en même temps. Les calendriers numériques permettent de répartir le travail de manière réaliste sur plusieurs jours ou semaines.
Étape n° 3 : passez la souris sur le calendrier nouvellement créé, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez une couleur par défaut.
💡 Conseil de pro : attribuez des libellés de couleur en fonction des thèmes :
- Rouge pour les tâches urgentes telles que les échéances, les examens et les rendez-vous médicaux
- Bleu pour les réunions et les engagements professionnels
- Vert pour les routines de santé et de remise en forme
- Jaune pour les activités sociales et les évènements ludiques
3. Définir des couleurs par défaut pour l'ensemble des calendriers
Vous n'avez pas besoin de colorier chaque évènement manuellement ; il vous suffit d'attribuer une couleur par défaut à l'ensemble du Calendrier. Ainsi, tous les évènements de ce Calendrier s'afficheront automatiquement dans la couleur attribuée.
Étape n° 1 : définissez l’emplacement de votre calendrier sous « Mes calendriers » dans le panneau de gauche.
Étape n° 2 : passez la souris sur le nom du Calendrier et cliquez sur le menu à trois points .
Étape n° 3 : choisissez une couleur dans la liste ou sélectionnez « + » pour créer une couleur personnalisée à l'aide d'un code RVB ou hexadécimal.
💡 Conseil de pro : utilisez le raccourci clavier « C » pour créer instantanément de nouveaux évènements, puis attribuez-leur des couleurs en fonction de vos catégories prédéfinies.
4. Ajouter des personnalisations avancées
Bien que Google Agenda propose de nombreuses couleurs, vous souhaiterez peut-être contrôler plus précisément votre palette de couleurs. Les extensions de navigateur vous permettent d'ajouter vos propres couleurs à l'aide de codes hexadécimaux pour une touche personnalisée.
Voici comment procéder :
Étape n° 1 : installez l'extension « More Colors for Calendrier » depuis le Chrome Web Store.
Étape n° 2 : Ouvrez Google Agenda et cliquez avec le bouton droit sur un évènement pour accéder à la palette de couleurs étendue
📖 En savoir plus : Avis sur Amie Calendrier : fonctionnalités, tarifs et avis des utilisateurs
Étape n° 3 : entrez le code hexadécimal, par exemple #FF5733, pour obtenir un orange foncé.
Étape n° 4 : cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle couleur.
✅ Essayez ceci : utilisez des outils tels que HTMLColorCodes.com pour trouver les nuances précises qui correspondent à vos préférences esthétiques ou à l'image de marque de votre entreprise.
Limites de la fonctionnalité de codage couleur de Google Agenda
Google Agenda facilite la prise en main. Cependant, il y a quelques points qui ne sont pas tout à fait au point, surtout si vous essayez de mettre en place un système plus avancé ou d’automatisation. 🧰
- Effort manuel : vous devrez attribuer vous-même les couleurs, ce qui peut s'avérer fastidieux lorsque votre Calendrier est bien rempli.
- Personnalisation limitée : il n'existe pas de fonctionnalité intégrée permettant d'attribuer automatiquement une couleur aux évènements en fonction de leur type, sauf si vous utilisez des outils tiers.
- Absence de modèles de listes de tâches : les tâches récurrentes doivent être configurées à partir de zéro à chaque fois.
- Problèmes de synchronisation : les couleurs ne sont pas toujours cohérentes d'un appareil à l'autre, ce que les utilisateurs d'Android remarqueront particulièrement.
- Pas de blocage de temps dédié : vous devez créer et ajuster vous-même les blocs.
⚡ Vous souhaitez bloquer du temps en fonction de votre emploi du temps et de votre flux de travail ? Demandez à ClickUp Brain!
ClickUp, une alternative puissante à Google Agenda
Vous en avez assez de passer sans cesse d'un calendrier à l'autre, d'une application de chat à l'autre et d'un tableau de tâches à l'autre ? ClickUp rassemble tout cela pour que votre emploi du temps vous convienne vraiment.
C'est l'application indispensable pour le travail qui combine gestion de projet, gestion des connaissances, Calendrier et chat, le tout alimenté par une IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Voyons comment cette alternative au Calendrier de Google vous offre un meilleur contrôle sur votre temps. ⏳
Planifiez automatiquement votre journée idéale
ClickUp Calendrier va au-delà de la simple création d'évènements et de rappels. Il comprend vos tâches, vos réunions et vos échéances afin d'établir un calendrier qui reflète vos priorités.
Vous n'avez pas besoin de bloquer chaque heure : le calendrier IA organise votre journée en fonction de ce qui est le plus important.
Imaginons que vous ayez un lundi chargé. ClickUp Calendar analyse votre liste de tâches et votre emploi du temps de travail à domicile, puis élabore un plan qui réserve du temps pour vous concentrer sur les tâches urgentes. Il reporte également les éléments moins urgents à plus tard dans la semaine et prévoit une brève réunion d'équipe lorsque tout le monde est disponible.
Mais ce n'est pas tout. Vous trouverez également 👇
- Des rappels de réunion intelligents qui vous alertent au moment opportun
- Planification automatique alimentée par l'IA qui réduit les biais liés à l'erreur de planification
- Liens vers des calendriers privés et publics pour faciliter le partage et la collaboration
- Défilement horizontal infini pour afficher votre emploi du temps en un coup d'œil
Et pour les synchronisations récurrentes ou les sessions de planification, vous pouvez comparer les calendriers de l'équipe afin de trouver des disponibilités communes, sans avoir à multiplier les allers-retours.
🤔 Le saviez-vous ? La théorie des chronotypes affirme que nous avons tous des rythmes énergétiques naturels : certaines personnes sont plus efficaces le matin, d'autres l'après-midi. C'est pourquoi imposer à tout le monde le même rythme de travail de 9 h à 17 h ne fonctionne jamais vraiment.
Les calendriers numériques vous offrent la flexibilité nécessaire pour travailler en fonction de votre énergie. Et le codage couleur des types de tâches facilite la planification en fonction de vos périodes de forte énergie.
En savoir plus : Comment gérer efficacement votre calendrier de direction
Ajoutez de la couleur et du contexte à vos tâches
La vue Calendrier de ClickUp regroupe vos tâches et votre flux de travail dans une seule vue. Vous pouvez passer d'une vue quotidienne à une vue hebdomadaire ou mensuelle, regrouper les entrées du calendrier par personne assignée ou par priorité, et filtrer les informations superflues.
Le véritable atout ? Le code de couleur.
La vue Calendrier de ClickUp vous permet d'attribuer des couleurs en fonction du statut des tâches, des niveaux de priorité, des étiquettes ou des champs personnalisés. Ces repères visuels transforment votre calendrier en un tableau de bord facile à consulter. Vous pouvez repérer instantanément les tâches hautement prioritaires, les éléments bloqués ou les tâches spécifiques à une équipe sans avoir à ouvrir une seule carte.
💡 Conseil de pro : toutes les combinaisons de couleurs ne sont pas faciles à lire pour tout le monde. Si vous ou vos collaborateurs êtes daltoniens, tenez compte des éléments suivants :
- Évitez d'utiliser des combinaisons rouge-vert.
- Utilisez des couleurs très contrastées, comme le bleu et le jaune, pour plus de clarté.
- Activez le mode niveaux de gris sur votre appareil pour tester la visibilité.
Et derrière chaque case du calendrier se cache une tâche.
En termes simples, les tâches ClickUp sont l'endroit où le travail réel est défini. Alors que la vue Calendrier vous aide à voir quand quelque chose se produit, les tâches ClickUp clarifient le quoi, le comment et le qui.
Vous pouvez diviser les grands projets en sous-tâches, joindre des pièces jointes, définir des dépendances et ajouter des commentaires en temps réel, le tout dans une seule carte de tâche. Chaque tâche contient tout ce dont votre équipe a besoin pour avancer dans son travail : dates d'échéance, personnes assignées, checklists, mises à jour de statut et même déclencheurs d'automatisation.
📮ClickUp Insight : Les données du sondage ClickUp sur l'efficacité des réunions suggèrent que près de la moitié de toutes les réunions (46 %) ne comptent que 1 à 3 participants.
Bien que ces petites réunions puissent être plus ciblées, elles pourraient être remplacées par des méthodes de communication plus efficaces, telles qu'une meilleure documentation, des mises à jour asynchrones enregistrées ou des solutions de gestion des connaissances.
Les commentaires assignés dans les tâches ClickUp vous permettent d'ajouter du contexte directement dans les tâches, de partager des messages audio rapides ou d'enregistrer des mises à jour vidéo avec ClickUp Clips, ce qui aide les équipes à gagner un temps précieux tout en garantissant que les discussions importantes ont toujours lieu, sans perte de temps !
💫 Résultats concrets : des équipes telles que Trinetrix ont constaté une réduction de 50 % des discussions et réunions inutiles grâce à ClickUp.
Laissez votre agenda se gérer tout seul
ClickUp Automations est conçu pour réduire la planification manuelle. Une fois configuré, il gère les tâches récurrentes, déclenche des rappels, met à jour les statuts et reprogramme même le travail inachevé.
Imaginons qu'une échéance de contenu soit repoussée en raison d'un retard dans les commentaires. ClickUp Automations peut déplacer cette tâche vers le prochain créneau disponible, alerter le propriétaire de la tâche et mettre à jour l'échéancier du projet. Vous n'aurez pas besoin d'intervenir, sauf en cas de changement majeur.
Vous pouvez également définir des libellés intelligents qui se mettent automatiquement à jour en fonction des conditions de la tâche. Par exemple, une tâche peut devenir rouge lorsqu'elle est marquée comme urgente ou passer au vert lorsqu'elle est approuvée. Ces repères visuels clarifient la gestion du Calendrier.
Connectez vos outils préférés sans changer d'onglet
ClickUp s'intègre à des outils tels que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Lorsque vous liez vos évènements de calendrier, ClickUp extrait automatiquement les détails de la réunion et les ajoute aux tâches pertinentes. Vous pouvez même rejoindre des appels directement depuis votre environnement de travail.
Par exemple, si vous avez un appel client prévu dans Google Agenda, ClickUp affiche l'évènement, ajoute le lien de connexion et vous permet de le lancer depuis votre tableau de bord, votre vue Calendrier ou votre vue Tâches.
Utilisez une liste de modèles prêts à l'emploi.
Vous avez besoin d'un modèle de calendrier mensuel prêt à l'emploi ?
Le modèle de planificateur de calendrier ClickUp vous aide à organiser les évènements récurrents et ponctuels dans plusieurs projets. Il divise le travail en tâches, suit la progression et vous aide à respecter tous les délais sans perdre de vue l'ensemble.
Ce modèle de planning comprend six vues adaptées à différents styles de planification. Utilisez la vue Résumé pour obtenir un aperçu rapide, passez à l’échéancier pour voir la durée des tâches ou planifiez votre mois dans le Planificateur mensuel.
Il existe également un tableau de progression et une vue chronologique pour visualiser votre emploi du temps. En bref, ce modèle vous permet de gérer vos projets de manière extrêmement simple et rationalisée.
Vous voulez plus de conseils pour augmenter votre productivité et atteindre vos objectifs au travail ? Lisez ceci 👇
Colorez votre calendrier avec ClickUp
Le code couleur de Google Agenda est utile, mais seulement jusqu'à un certain point. L'installation manuelle, les possibilités de personnalisation limitées et les problèmes de synchronisation des appareils peuvent rapidement vous ralentir.
Vous n'avez pas besoin d'outils distincts pour les calendriers, les tâches à faire et le blocage de temps : tout est là, et tout fonctionne ensemble.
Grâce à des outils tels que le Calendrier, les Automatisations, la vue calendrier et des modèles prêts à l'emploi, vous pouvez planifier, hiérarchiser et rester sur la bonne voie, sans tracas.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui ! ✅