Soyons réalistes : les réunions de consultation peuvent être à double tranchant. Lorsqu'elles sont bien menées, elles font avancer les projets. Mais lorsqu'elles manquent de clarté ou sont mal organisées, elles font perdre du temps et de l'énergie. 🪫
Vous êtes ici parce que vous savez qu'il existe une meilleure façon de procéder, une façon qui reflète les enjeux importants et les nuances du travail de consultation.
Les réunions de consultation ne servent pas seulement au partage d'informations : elles permettent également d'instaurer la confiance, de découvrir de nouvelles perspectives et de prendre des décisions qui ont un impact direct sur les résultats de l'entreprise.
Des appels de découverte et des entretiens avec les parties prenantes aux ateliers de recherche de solutions et aux revues de mise en œuvre, chaque réunion a un objectif unique, et votre approche doit y correspondre.
Dans cet article, nous aborderons la manière de planifier, diriger et assurer le suivi de manière à optimiser l'efficacité et à ce que tout le monde comprenne clairement la suite des événements.
Redynamisons vos sessions avec vos clients. 🔌
Que sont les réunions de consultation ?
Les réunions de consultation sont des discussions structurées au cours desquelles les consultants et les clients s'accordent sur les objectifs, identifient les problèmes, évaluent les solutions, fournissent des conseils et favorisent les résultats commerciaux. Contrairement aux réunions d'équipe internes, ces discussions portent souvent sur la prise de décisions stratégiques, la collecte d'informations opérationnelles et la gestion des parties prenantes, le tout dans un laps de temps limité.
Ce sont autant d'occasions d'influencer la direction à prendre, d'instaurer la confiance et de prouver votre valeur à chaque interaction.
Ces réunions permettent :
- Établissez dès le départ une communication claire avec vos clients .
- Fournissez des informations exploitables pour faire avancer les projets.
- Établissez une relation de confiance et renforcez la relation client-consultant.
- Assurez-vous que les objectifs et les stratégies sont alignés pour mieux gérer les attentes des clients grâce à .
- Gagnez du temps et économisez des ressources grâce à une planification efficace.
🧠 Anecdote : le mot « réunion » remonte au XIVe siècle et dérive du moyen anglais, où il signifiait « se rassembler ».
Types de réunions de consultation
Les réunions de consultation peuvent prendre différentes formes, chacune étant conçue pour atteindre des résultats spécifiques. Voici une liste des types de réunions de consultation les plus courants et comment ils peuvent vous aider à aller de l'avant. ⏩
Appels de découverte
L'appel de découverte établit les bases de toute la relation de consultation. Vous posez des questions ciblées pour découvrir les besoins évidents et cachés du client.
Par exemple, lorsque vous travaillez avec une entreprise manufacturière qui rencontre des difficultés dans la gestion de ses stocks, vous pourriez découvrir que le véritable problème provient des difficultés de prévision plutôt que de la logistique d'entreposage.
Au cours de cet appel, vous quantifiez l'impact financier de leurs défis (« Votre approche actuelle coûte environ 2,3 millions de dollars par an en surplus de stock ») et proposez des étapes spécifiques à prendre, comme une session de cartographie des processus qui apporte de la valeur ajoutée, qu'ils décident ou non de vous engager.
Entretiens avec les parties prenantes
Les entretiens avec les parties prenantes permettent d'obtenir des points de vue essentiels de la part des personnes qui influencent la réussite du projet.
Dans le cadre d'un projet de transformation numérique, vous avez une réunion individuelle avec le directeur des opérations, qui vous révèle que les précédentes implémentations ont échoué en raison de la résistance du personnel de première ligne, et non de problèmes techniques. Vous établissez une relation de confiance en reconnaissant leur expertise tout en recueillant des informations sur la dynamique organisationnelle.
Ces entretiens font souvent ressortir des informations cruciales qui ne figurent pas dans les documents officiels, telles que les processus d'approbation informels ou les règles tacites qui auront une incidence sur la conception de votre solution.
Ateliers de conception de solutions
L'atelier de conception de solutions transforme les concepts de la proposition de projet en plans concrets grâce à une création collaborative.
Lorsque vous développez un nouveau modèle de service client pour une institution financière, vous animez des exercices au cours desquels les membres de l'équipe client mappent leur parcours client idéal. L'atelier favorise l'appropriation, car les participants voient leurs idées intégrées en temps réel.
Vous consignez les décisions de manière visuelle sur des tableaux blancs numériques, en attribuant des responsabilités claires avant que les participants ne quittent la salle.
🔍 Le saviez-vous ? Même les astronautes ont besoin de réunions. Ils organisent des réunions virtuelles pour rester en contact avec le centre de contrôle pendant leur séjour dans l'espace.
Examens de mise en œuvre
Les revues de mise en œuvre permettent de résoudre les problèmes tout en maintenant la progression.
Vous examinez la progression par rapport aux jalons, identifiez les obstacles émergents et effectuez des ajustements en temps réel pour maintenir la dynamique. Des points de contrôle structurés comme ceux-ci permettent d'éviter que de petits problèmes ne se transforment en revers majeurs.
Une analyse de la mise en œuvre d'un système d'analyse des ventes au détail pourrait révéler que l'adoption du tableau de bord est inférieure de 40 % aux cibles en raison de problèmes de performance. La réunion s'oriente alors immédiatement vers la priorisation des corrections techniques, la création de solutions de rapports provisoires et l'ajustement de l'approche de formation, le tout documenté avec la propriété et des délais clairs.
Ateliers de transfert de connaissances
Les ateliers de transfert de connaissances renforcent l'autonomie des clients et garantissent la pérennité des solutions. Ces sessions structurées transforment l'expertise des consultants en capacités organisationnelles grâce à des exercices pratiques et une documentation complète.
La progression de la structure de l'atelier va de la démonstration à la pratique guidée, puis à l'exécution indépendante, avec une implication décroissante du consultant.
Dans le cadre d'un projet d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement, les membres de l'équipe mettent en pratique de nouvelles techniques de prévision des stocks à partir de leurs données réelles, tandis que les consultants fournissent des commentaires en temps réel. La documentation rend compte à la fois des processus et des principes sous-jacents, ce qui permet de s'adapter à des scénarios futurs.
💡 Conseil de pro : pour améliorer la gestion des clients, offrez une valeur constante tout au long de la mission. Contactez régulièrement vos clients afin de vous assurer qu'ils sont satisfaits et de constater la progression. Répondez rapidement à leurs préoccupations et proposez des solutions avant que les problèmes ne s'aggravent.
📮ClickUp Insight : près de 88 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage utilisent désormais des outils d'IA pour simplifier et accélérer leurs tâches personnelles. Vous souhaitez bénéficier des mêmes avantages au travail ? ClickUp est là pour vous aider ! ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, peut vous aider à améliorer votre productivité de 30 % grâce à une réduction du nombre de réunions, à des résumés rapides générés par l'IA et à des tâches automatisées.
Éléments clés d'une réunion de consultation de réussite
Une réunion de consultation réussie n'est pas le fruit du hasard. Elle nécessite une planification claire, des objectifs définis et des efforts délibérés pour que chaque minute compte.
Voici les éléments essentiels qui, selon , rendent les réunions productives et efficaces :
- Agenda clair distribué à l'avance avec des sujets spécifiques, des durées allouées et des résultats attendus pour chaque segment.
- Kit de préparation avant la réunion contenant les données pertinentes, les informations générales et les questions ciblées que les participants doivent prendre en considération.
- Sélectionnez stratégiquement les participants : invitez les décideurs et les experts en la matière, et limitez la liste des invités.
- Rôles établis pour la réunion : désigner un animateur, un chronométreur, un preneur de notes et une personne chargée de prendre les décisions avant le début de la discussion.
- Une approche structurée du problème qui définit le défi spécifique avant de passer aux solutions potentielles.
- Outils visuels collaboratifs tels que des Tableaux blancs numériques ou des documents partagés pour la capture et l'organisation d'idées en temps réel.
- Techniques de facilitation active qui équilibrent la participation, empêchent la domination des voix seniors et font ressortir des perspectives diverses.
- Les mécanismes de décision sont clairement définis à l'avance (consensus, majorité, choix du dirigeant) afin d'éviter toute ambiguïté dans les résultats.
- Conclusion axée sur l'action documentant les prochaines étapes spécifiques, les parties responsables, les délais et les critères de réussite pour la réussite.
- Documentation de suivi immédiate distribuée dans les 24 heures, reprenant les décisions, les justifications et les validations.
- Mécanisme de retour d'information pour l'amélioration continue de l'efficacité des réunions et une approche consultative
⚙️ Bonus : De nombreux consultants s'appuient sur des modèles de consultation pour intégrer leurs clients de manière gratuite et maintenir une approche professionnelle et organisée.
Comment préparer une réunion de consultation
Une réunion de consultation productive commence bien avant que vous ne vous asseyiez avec le client. Vous avez besoin d'un agenda efficace, d'un système de planification performant et d'une recherche bien organisée pour garantir que la discussion reste sur la bonne voie.
Au lieu de jongler entre plusieurs outils, ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, rassemble tout en un seul endroit.
De la structuration des agendas à la synchronisation des calendriers et à l'organisation des recherches, ClickUp Réunions simplifie l'ensemble du processus de préparation.
Voyons comment ses fonctionnalités vous aident à préparer vos réunions et à leur apporter une valeur ajoutée. 👀
Planifiez votre discussion à l'aide d'un agenda
Une réunion de consultation sans agenda est une occasion manquée.
Le modèle d'agenda ClickUp « » permet de mener des réunions de consultation efficaces en fournissant une structure claire pour organiser les discussions. Il présente les points clés tels que les objectifs, les sujets de discussion et les mesures à prendre, afin que chacun sache ce qui est attendu.
Vous pouvez glisser-déposer les réunions dans les créneaux horaires disponibles, bloquer du temps de préparation autour des sessions clés et éviter les conflits d'horaires entre plusieurs clients.
Imaginons que vous travaillez sur trois projets qui se chevauchent. Vous pouvez afficher toutes les réunions par client, par mission ou par équipe, afin d'être toujours prêt et de ne jamais être surchargé.
Le modèle comprend également un espace pour prendre des notes et consigner les décisions, ce qui vous aide à suivre la progression et à assurer facilement le suivi lors des réunions futures.
🧠 Anecdote : le terme « agenda » vient du mot latin agendum, qui signifie « choses à faire ». Au Moyen Âge, il désignait une liste d'éléments à achever lors d'un office religieux ou d'une réunion.
Visualisez vos plannings sans effort
Le calendrier ClickUp facilite la planification et le suivi des réunions de consultation sans les allers-retours habituels. Il affiche les tâches, les échéances et les réunions dans un calendrier interactif unique, ce qui facilite une meilleure gestion du temps.
Les évènements peuvent être déplacés d'un simple glisser-déposer, ce qui rend la reprogrammation rapide et sans tracas.
Vous pouvez voir tous vos rendez-vous dans une disposition visuelle, ce qui vous permet de suivre facilement les réunions prévues et d'éviter les surréservations. Par exemple, un consultant financier qui planifie une session de révision avec plusieurs chefs de service peut consulter le Calendrier pour trouver un créneau horaire approprié.
Ils peuvent consulter l'ensemble de leur planning en un coup d'œil et apporter des modifications instantanément.
Si un client reporte un appel de découverte, la modification est automatiquement synchronisée dans tous vos outils, sans qu'il soit nécessaire de mettre à jour manuellement les liens ou les échéanciers. Vous bénéficiez également d'une visibilité sur la disponibilité de votre équipe, ce qui vous permet de faire appel à des experts lorsque cela est nécessaire.
En cas de conflit, ils peuvent reporter la réunion à un moment plus opportun sans avoir à mettre à jour séparément plusieurs outils de réunion en ligne.
Synchronisez vos réunions
Les intégrations du calendrier ClickUp avec Google, Apple et Outlook garantissent que toute modification apportée dans ClickUp se reflète automatiquement dans les calendriers externes. Cela élimine le besoin de mettre à jour manuellement les plannings et évite les doubles réservations.
Par exemple, un consultant en affaires planifie une session stratégique avec un client dans ClickUp tout en gérant ses rendez-vous personnels dans Google Agenda. Si le client modifie son agenda, le logiciel de gestion des tâches synchronise instantanément la mise à jour, évitant ainsi les conflits lors de l'organisation des engagements professionnels et personnels.
L'intégration facilite la synchronisation de toutes les réunions avec les clients sans avoir à activer/désactiver des plateformes. Vous pouvez également afficher les disponibilités de votre équipe, ce qui vous permet de sélectionner un horaire qui convient à toutes les personnes concernées.
🔍 Le saviez-vous ? De nombreux employés prennent le contrôle de leur emploi du temps, 58 % d'entre eux bloquant du temps dans leur calendrier pour éviter la surcharge de réunions. Les réunions hybrides et en ligne sont plus courantes que les réunions en personne (86 % contre 83 %), mais elles présentent certains inconvénients. 72 % des travailleurs déclarent avoir perdu du temps ou commencé en retard en raison de problèmes techniques, tandis que 70 % ont des difficultés avec le son et la visibilité.
Planifiez vos réunions directement depuis ClickUp
Pour le conseil à distance, l'intégration ClickUp et Zoom d' élimine les tracas liés au passage d'une plateforme à l'autre pour configurer les appels.
Une fois que vous avez planifié la réunion dans la vue Calendrier, un lien Zoom est automatiquement généré et inclus dans l'évènement.
Vous organisez une session de conception de solution à distance ? Créez le lien Zoom directement dans ClickUp, joignez-le au document de l'agenda et partagez-le en une seule fois. Tout se trouve dans la tâche (notes, lien, agenda), ce qui permet à chacun de se présenter mieux préparé.
🧠 Anecdote amusante : certaines entreprises, comme Amazon, ont été les premières à mettre en place des réunions silencieuses, au cours desquelles les participants passent les premières minutes à lire un document détaillé en silence avant d'en discuter.
Organisez et récupérez vos notes de recherche
En tant que consultant, vous avez souvent besoin d'accéder rapidement aux informations sur vos clients, aux comptes rendus de réunions précédentes et aux documents pertinents. ClickUp Brain, un réseau neuronal IA intégré à ClickUp, agit comme un hub de connaissances centralisé, facilitant la recherche d'informations.
Vous pouvez lui poser une question et obtenir des réponses instantanées basées sur les données stockées sans avoir à rechercher dans des fichiers éparpillés.
Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'informations issues de discussions précédentes pour préparer un rendez-vous avec un client. Il vous suffit de demander : « Quels ont été les points clés de notre dernière réunion avec XYZ Corp ? » pour accéder instantanément aux notes pertinentes, ce qui vous permet de vous préparer sans perdre de temps.
L'outil d'IA d', dédié à la prise de notes lors des réunions, est également utile pour les résumés et les traductions.
Associé à ClickUp AI Notetaker, ClickUp Brain crée une synergie optimale pour les consultants : l'un capture chaque détail, tandis que l'autre facilite la récupération des informations.
L'IA Notetaker transcrit les discussions en temps réel, génère des résumés structurés et extrait les actions à mener tout en liant le tout aux tâches et documents pertinents. Les notes de réunion ne sont plus dispersées sur différentes plateformes : tout est stocké dans ClickUp, ce qui facilite le suivi.
Vous organisez une session stratégique ? L'assistant de prise de notes IA recueille les préoccupations des clients, les grandes idées et les éléments à prendre en compte, et les transforme en résumés structurés. ClickUp Brain peut transformer ces résumés en tâches complètes, sous-tâches et en un flux de travail de projet complet.
Vous n'aurez plus jamais à dire « Attendez, qu'ont-ils décidé concernant l'allocation du budget ? » : il vous suffira de demander à ClickUp Brain.
De plus, ClickUp Docs offre aux consultants un espace structuré pour stocker leurs recherches, leurs notes de réunion et leurs actions à mener. Il prend en charge la collaboration en temps réel, ce qui permet à plusieurs membres de l'équipe d'apporter leurs idées, de mettre en forme le contenu et de lier des documents directement aux tâches.
Par exemple, un consultant en ressources humaines travaillant sur une stratégie d'engagement des employés peut utiliser Docs pour organiser les résultats de sondages, les commentaires des employés et les rapports de référence.
Ils peuvent mettre en évidence les informations clés, identifier les parties prenantes concernées et s'assurer que toutes les recherches sont disponibles dans un seul document avant de présenter leurs conclusions.
🧠 Anecdote amusante : dans la Grèce antique, les réunions se tenaient souvent dans l'Agora, et il était considéré comme impoli d'interrompre quelqu'un qui parlait. Pour signaler cela, il était d'usage de lever la main.
Bonnes pratiques à suivre pendant la réunion
Une réunion de consultation est à la fois une performance, une négociation et une session de travail. Vous ne vous contentez pas de partager des informations, vous guidez la discussion, gérez la dynamique et apportez de la valeur en temps réel.
Voici comment organiser des réunions de consultation qui ressemblent moins à des points de contrôle et davantage à des tournants stratégiques. 📅
🪄 Utilisez des supports visuels pour enrichir les discussions
Lors d'une réunion, l'utilisation d'aides visuelles peut considérablement améliorer la compréhension et la mémorisation des informations. Les êtres humains traitent les images plus rapidement que le texte. L'ajout d'éléments tels que des organigrammes, des graphiques et des diagrammes peut donc faciliter la compréhension d'idées complexes.
Tableaux blancs ClickUp
Les tableaux blancs ClickUp vous permettent de mapper vos idées, de créer des organigrammes et d'organiser visuellement les priorités, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde pendant les discussions.
Vous pouvez facilement glisser-déposer des éléments, ajuster les designs et inviter d'autres personnes à contribuer instantanément.
Par exemple, planifier l'échéancier sur un Tableau blanc lors d'une réunion de lancement de produit permet de définir les jalons clés et les responsabilités. À mesure que les participants partagent leurs idées, les mises à jour apparaissent instantanément, ce qui facilite le suivi des progrès et l'ajustement des stratégies en cours de route.
🪄 Documentez les décisions et les idées clés
Il est essentiel de consigner les décisions, les éléments à prendre et les informations importantes pendant une réunion. Cela permet d'éviter les malentendus et permet aux équipes de suivre les progrès au fil du temps.
Après la réunion, disposer d'un compte rendu documenté sert également de référence pour s'assurer que l'équipe reste sur la bonne voie.
Par exemple, lorsqu'une équipe de consultants s'accorde sur une stratégie pour le trimestre suivant, le fait de documenter les points clés tels que les objectifs, les jalons et les délais permet de consolider le plan.
Le modèle de compte rendu de réunion ClickUp d' s fournit un format structuré pour consigner les discussions clés, les décisions et les prochaines étapes.
Grâce à ce modèle, vous pouvez facilement consigner tout ce qui a été discuté et attribuer des tâches de suivi afin de vous assurer que rien n'est oublié.
Cela élimine le risque de malentendus et responsabilise tout le monde. Les participants peuvent consulter à tout moment le compte rendu de la réunion , ce qui garantit l'alignement des objectifs et des responsabilités.
Les clients apprécient que les consultants bouclent la boucle avant la fin de la réunion. Ce modèle vous aide à y parvenir. ✅
🪄 Respectez les limites de temps
Lorsque les réunions s'éternisent, l'attention diminue et la fatigue s'installe. Pour éviter cela, il est essentiel d'avoir un agenda clair, d'allouer des plages horaires spécifiques à chaque sujet et de maintenir la discussion sur la bonne voie.
Par exemple, si votre réunion est prévue pour une heure, fixer des limites de temps spécifiques pour chaque section vous permet de couvrir tous les sujets sans vous précipiter ni dépasser le temps imparti.
Il est également utile de prévoir quelques minutes pour les questions finales, les clarifications ou un rapide bilan de la réunion, en particulier si vous aidez le client à développer ses compétences en matière de prise de décision, de gestion du temps ou autres.
🔍 Le saviez-vous ? Le moment où les invitations à une réunion sont envoyées peut avoir une incidence sur leur durée. Les réunions ont tendance à durer plus d'une heure lorsque les participants sont invités plus d'un mois à l'avance. En revanche, elles durent généralement entre 30 et 60 minutes lorsque l'invitation est envoyée moins d'une semaine à l'avance.
🪄 Utilisez des sondages ou des sondages rapides pour prendre des décisions
Lors d'une réunion, il est essentiel de prendre des décisions efficacement pour maintenir la dynamique. Lorsqu'une décision implique plusieurs parties prenantes ou des opinions divergentes, obtenir rapidement l'avis de chacun permet d'éviter de longs débats.
À faire, vous pouvez notamment recourir à des sondages ou des enquêtes, qui vous permettent de recueillir rapidement des avis et d'avancer en ayant une idée claire des préférences du groupe.
Par exemple, lorsque vous devez déterminer quelle campagne marketing mener, recueillir rapidement les commentaires des parties prenantes à l'aide d'un sondage permet à chacun d'exprimer son opinion de manière structurée.
Formulaires ClickUp
Les formulaires ClickUp sont un excellent outil pour simplifier ce processus. Vous pouvez créer des sondages personnalisés pour recueillir les commentaires de l'équipe sur les décisions clés, et les réponses seront automatiquement collectées et organisées.
Cela facilite l'analyse des résultats et permet de choisir la meilleure ligne de conduite, sans avoir à discuter longuement de chaque option.
💡 Conseil de pro : Améliorez vos compétences en matière de conseil et autres en pratiquant une communication claire et concise. Évitez le jargon et les explications trop complexes. Communiquez les informations de manière à ce qu'elles soient faciles à comprendre et à mettre en œuvre pour les clients.
Suivi après la réunion
Les réunions génèrent des idées, mais c'est leur mise en œuvre qui produit des résultats.
Tâches ClickUp
Les tâches ClickUp aident les équipes à passer de la discussion à l'action en attribuant les responsabilités immédiatement après les discussions. Une répartition claire des responsabilités garantit la transparence, tandis que les délais permettent de respecter le calendrier des projets.
Chaque tâche comprend des descriptions, des priorités et des pièces jointes, ce qui élimine toute confusion. La structuration efficace des tâches permet de maintenir une dynamique forte après la réunion.
Par exemple, après une réunion sur la stratégie marketing, créez une tâche pour rédiger le message de la campagne, attribuez-la à l'équipe chargée du contenu et fixez une date limite pour harmoniser les attentes.
La fonctionnalité « Assignés multiples » de ClickUp permet aux équipes de partager les responsabilités sans chevauchement. Chaque assigné reste informé, ce qui facilite la coordination.
Par exemple, lors d'une réunion de lancement de produit, attribuez simultanément la tâche « Préparer les supports de lancement » aux équipes de conception et de contenu. Les deux équipes collaborent au même endroit, ce qui réduit les malentendus.
⚙️ Bonus : utilisez des modèles de notes de réunion pour vous assurer que toutes les parties sont d'accord sur les prochaines étapes.
Priorités des tâches ClickUp
Les priorités des tâches ClickUp classent le travail en fonction de son urgence.
Le fait de classer les tâches comme urgentes, hautes, normales ou faibles priorités permet aux équipes de se concentrer en priorité sur les tâches critiques. Ce système aide à équilibrer la charge de travail et évite de manquer des échéances importantes.
Par exemple, si un client demande des modifications de dernière minute sur un rapport, marquez la tâche comme « urgente » pour la placer en tête de la liste des priorités. Les membres de l'équipe reconnaîtront immédiatement son importance et s'en occuperont en priorité.
🔍 Le saviez-vous ? Voici une excellente raison de ne pas utiliser votre caméra lors de votre prochaine réunion virtuelle : c'est écologique ! Des études montrent que le fait de désactiver votre caméra pendant une vidéoconférence peut réduire votre impact environnemental de 96 %!
ClickUp et Consult On
Les réunions de consultation doivent favoriser la progression, et non pas simplement remplir les calendriers.
Une approche structurée avec des agendas clairs, des conclusions concrètes et une collaboration rationalisée garantit que chaque discussion fait avancer le travail de manière efficace. Rester organisé fait toute la différence.
ClickUp rassemble tout en un seul endroit grâce à des modèles pour des discussions structurées, une vue calendrier pour planifier de manière transparente et des notes de réunion alimentées par l'IA pour saisir instantanément les informations clés. Grâce à la gestion des tâches, aux intégrations et aux documents collaboratifs, le suivi se fait sans effort, garantissant qu'aucun détail ne soit perdu.
Organisez des réunions qui mènent à l'action. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp! ✅