Vous est-il déjà arrivé de lancer un projet pour le voir dérailler complètement ? La dérive des objectifs en est peut-être la cause, et il s'agit d'un écueil courant dans la plupart des projets, qu'il s'agisse de développement logiciel, de marketing, de construction, de machines lourdes ou même d'initiatives du secteur public.
Mais il existe une solution. Un plan de gestion de la portée bien conçu peut vous permettre de maintenir votre projet sur la bonne voie et de réaliser des économies.
Cette checklist pratique décrit les étapes à suivre pour rédiger une déclaration de portée de projet parfaite, quel que soit le secteur d'activité.
Comprendre l'énoncé de la portée du projet
Une déclaration de portée de projet est un document officiel qui décrit les limites d'un projet et définit ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Elle permet de s'assurer que l'équipe de projet comprend ses objectifs, ses livrables et ses contraintes.
Une déclaration de portée de projet contient généralement quatre éléments clés :
- Objectifs du projet : Objectifs et résultats spécifiques que le projet vise à atteindre
- Livrables : résultats « tangibles » qui seront produits
- Éléments inclus (et exclus) dans le périmètre : tâches, activités ou composantes spécifiques du projet qui sont (ou ne sont pas) incluses dans le projet
- Contraintes : Limites ou restrictions susceptibles d'avoir une incidence sur le projet
La création d'un cahier des charges bien défini peut aider à prévenir les dérives de périmètre et à maintenir le projet sur la bonne voie. Un cahier des charges remplit les fonctions suivantes :
- Réduit les risques : en définissant clairement les limites du projet, cela permet d'atténuer les risques liés aux dérives de périmètre, aux dépassements de coûts et aux retards dans le calendrier
- Améliore l'efficacité : comme vous savez dès le départ ce qui est essentiel, vous pouvez mieux allouer les ressources et gérer votre budget
- Satisfait les parties prenantes : comme tout le monde s'accorde dès le départ sur les livrables du projet, vous pouvez minimiser les conflits et les dérives de périmètre en cours de route
- Sert de référence : en cas d'incertitudes ou de changement de membres de l'équipe, l'énoncé de la portée du projet peut constituer une source fiable d'informations.
En résumé, un cahier des charges apporte clarté, orientation et maîtrise, ce qui permet d’achever le projet dans les délais et le budget impartis.
Comment rédiger un cahier des charges de projet (avec des exemples)
Maintenant que nous avons vu ce qu’est un cahier des charges de projet et pourquoi vous en avez besoin, voyons comment vous pouvez en créer un pour une orientation plus précise du projet et une meilleure coordination de l’équipe. Nous examinerons également comment des outils de gestion de projet tels que ClickUp peuvent faciliter ce processus, en aidant les équipes à organiser les tâches, à suivre la progression et à collaborer efficacement.
Voici un bref résumé des étapes clés :
Checklist TL;DR pour la rédaction d'un cahier des charges pour un projet
- Déterminez l'objectif du projet
- Élaborer un plan des ressources
- Dressez la liste des livrables
- Identifier les contraintes du projet
- Rédigez votre cahier des charges pour le projet
- Mettre en place un processus de contrôle des changements
Voyons cela plus en détail.
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1. Déterminez le « quoi » et le « pourquoi »
Comprendre l'objectif de votre projet est essentiel pour rédiger un cahier des charges clair et convaincant (et garantir la réussite du projet). Cela implique d'identifier les objectifs du projet, les besoins de l'entreprise et les résultats escomptés.
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser à cette étape :
- Quel problème le projet vise-t-il à résoudre ?
- Quels sont les résultats ou avantages escomptés ?
- En quoi ce projet s'inscrit-il dans les objectifs généraux de l'organisation ?
Cette étape est votre étoile polaire, qui guide vos choix et vos décisions au fur et à mesure que vous élaborez votre plan de projet. Impliquez l'ensemble de votre équipe de projet (ou au moins les principales parties prenantes concernées) à cette étape. Non seulement les différents membres de l'équipe apporteront des points de vue variés à la discussion, mais en impliquant quelqu'un dès le début, celui-ci se sentira également plus investi dans le résultat du projet.
Utilisez un outil de tableau blanc virtuel pour rendre la discussion plus interactive (en particulier si vous travaillez en équipe à distance ou en mode hybride). Par exemple, le modèle de tableau blanc « Portée du projet » de ClickUp peut vous aider à réfléchir ensemble en équipe et à créer une ébauche de la portée de votre projet.
Ce modèle est un outil visuel et collaboratif conçu pour organiser et gérer tous les aspects de la portée de votre projet. Il offre un espace centralisé pour suivre les activités, les ressources, les livrables et les échéanciers du projet, garantissant ainsi que rien ne soit négligé. Il comprend des cases distinctes pour chacune des étapes de votre plan de portée de projet :
- Informations : Rassemblez toutes les données et tous les faits pertinents qui donneront la forme au projet. Cela garantit que tout le monde, y compris le chef de projet, a accès aux mêmes informations de base.
- Justification : Expliquez la raison d'être de chaque décision prise tout au long du projet. Cela permet d'aligner les membres de l'équipe sur l'objectif et l'orientation du projet.
- Portée : Définissez la portée du projet, c'est-à-dire ce qui est inclus et ce qui est exclu du projet. Cela permet de clarifier les limites et d'éviter les malentendus.
- Objectifs : Énoncez les résultats et les objectifs souhaités du projet. Cela permet de guider la progression du projet et d'en mesurer la réussite.
- Livrables : Précisez les résultats concrets que le projet produira. Ceux-ci servent de repères pour le suivi de la progression et de l'achèvement du projet.
- Exclusions : Précisez ce qui ne fait pas partie du projet afin d'éviter toute dérive des objectifs. Cette section définit les attentes concernant ce qui ne sera pas abordé ou livré.
- Hypothèses : Identifiez les hypothèses sous-jacentes et les biais potentiels ayant une incidence sur le projet. Les reconnaître permet d'anticiper les risques et de prévoir des plans d'urgence.
Cela établit une base solide pour la suite du processus de planification du projet, vous offrant ainsi plus de clarté lors de l'affectation des ressources ou de l'élaboration de votre plan de projet.
📌Exemple :
Imaginons que vous soyez une entreprise de construction chargée de rénover un immeuble de bureaux. Voici quels seraient vos « pourquoi » (objectifs) :
Améliorer l'efficacité énergétique, la fonctionnalité et l'esthétique du bâtiment afin de répondre aux besoins changeants des locataires et de réduire les coûts d'exploitation.
2. Établir un plan des ressources
Une fois que vous avez défini les objectifs de votre projet, il est temps d'évaluer les ressources nécessaires pour les atteindre. Les exigences de votre projet peuvent inclure l'identification des personnes, des équipements, des matériaux et du budget requis.
Impliquez les principales parties prenantes lors de l'élaboration de ce plan afin de vous assurer que tout le monde est entendu, en particulier si vous travaillez avec des équipes interfonctionnelles. Une autre bonne pratique consiste à prévoir des plans d'urgence. Cela peut aller de la simple prise en compte d'un employé en congé pendant la période du projet à des situations plus graves, telles que des retards dans l'obtention d'autorisations gouvernementales ou des problèmes de logistique liés aux matériaux.
De plus, en planifiant à l'avance les coûts et les ressources de votre projet, vous aurez une meilleure compréhension de ses exigences, ce qui vous aidera à respecter le budget.
À lire également : Les 20 rôles clés d'un projet et leur impact sur la réussite du projet
📌Exemple :
Pour l'exemple d'un projet de rénovation d'un immeuble de bureaux visant à améliorer son efficacité énergétique, voici ce que votre plan d'allocation des ressources devrait inclure :
- Ressources humaines : architectes, plombiers, électriciens, ouvriers du bâtiment, chefs de chantier, etc.
- Équipements et matériaux : matériel de chantier, matériaux de construction, matériel électrique, etc.
- Budget : coûts de construction, honoraires d'architectes et d'ingénieurs, coûts des matériaux, coûts de main-d'œuvre et fonds d'urgence
- Échéanciers : jalons clés, plans de transition, etc.
3. Dressez la liste des livrables
Il s'agit des résultats concrets qui seront livrés aux commanditaires et aux clients du projet à la fin de celui-ci. Ils constituent également votre référence pour évaluer la réussite du projet et vérifier s'il est en bonne voie. Voici deux éléments importants à garder à l'esprit lorsque vous déterminez les livrables de votre projet :
- S'assurer que les livrables sont réalistes et réalisables dans le cadre des contraintes du projet
- Associer chaque livrable à une échéance ou à un délai spécifique : des jalons de projet que vous pouvez utiliser pour suivre si le projet sera livré dans les délais
Définissez les tâches spécifiques incluses (dans le périmètre) et exclues (hors du périmètre) du projet à cette étape.
📌Exemple :
Voici quelques livrables dont votre immeuble de bureaux rénové et économe en énergie aurait besoin :
- Obtention des autorisations : Obtention des permis et autorisations nécessaires auprès des autorités locales (un mois)
- Amélioration de l'efficacité énergétique : éclairage, construction durable, panneaux solaires, etc. (trois mois)
- Rénovation intérieure : décoration moderne, chambres rénovées et modification de la disposition (deux mois)
- Certificat d'achèvement : obtention d'un certificat d'achèvement auprès de l'inspecteur des bâtiments (une semaine)
Le travail hors périmètre peut inclure l'ameublement des espaces, l'aménagement paysager, etc. Bien qu'il soit lié à la rénovation des bureaux, il ne fait pas partie de votre projet.
Bien qu'il s'agisse d'une liste de base, nous vous recommandons d'approfondir votre checklist de gestion de projet. Vous pouvez utiliser un outil tel que ClickUp Checklists pour créer des listes hiérarchisées, afin de vous assurer qu'aucun détail n'est négligé et qu'aucune tâche n'est oubliée.
L'avantage des checklists des tâches, c'est qu'elles sont bien plus qu'une simple liste. Vous pouvez :
- Attribuer un élément spécifique de la liste à une personne
- Utilisez les commentaires pour ajouter plus de contexte sur l'élément
- Imbriquez les éléments de la liste pour une meilleure catégorisation
Mieux encore, enregistrez ces checklists sous forme de modèles afin de les réutiliser pour vos futurs projets.
💡 Conseil de pro : Pourquoi se limiter à des checklists pour vos livrables ? Vous pouvez également créer un modèle de checklist que votre équipe pourra reproduire et utiliser pour chaque cahier des charges, ce qui permettra de rationaliser et de standardiser le processus et la structure de la définition de la portée du projet.
4. Identifier les contraintes du projet
Vous savez quels sont vos livrables. Il est temps de déterminer ce qui vous empêche de les réaliser. Il peut s'agir d'une contrainte de temps (la pression de terminer un projet dans un délai limité sans compromettre la qualité du travail), d'une contrainte budgétaire (donner au client ce dont il a besoin tout en respectant le budget alloué), ou encore d'une contrainte de ressources (trouver l'équipe adéquate pour le projet).
En identifiant ces problèmes dès le début du projet, vous pouvez élaborer des stratégies pour atténuer leur impact tout au long du cycle de vie du projet et garantir que le projet soit achevé avec succès.
📌Exemple :
Vous pourriez rencontrer certaines contraintes lorsque vous lancerez votre projet de rénovation de bureaux.
- La nécessité d'achever les travaux de rénovation en dehors des heures d'ouverture afin de perturber le moins possible les locataires
- Disponibilité limitée de main-d'œuvre qualifiée dans le secteur de la construction dans la région
- Résistance des locataires face au déménagement temporaire pendant les travaux de rénovation
- Conformité aux normes et réglementations en matière de construction écologique
5. Rédigez votre cahier des charges pour le projet
Maintenant que vous avez défini les objectifs, les ressources et les défis potentiels de votre projet, il est temps de synthétiser vos conclusions dans un cahier des charges formel. Ce document servira de feuille de route pour votre projet, en décrivant ses paramètres : livrables, échéanciers, etc.
Votre document de périmètre de projet comprendra des sections distinctes consacrées aux objectifs, aux livrables (avec des échéanciers), aux exclusions, aux hypothèses et aux contraintes. Voici quelques conseils pour rédiger votre cahier des charges :
- Utilisez un langage clair et concis pour éviter toute ambiguïté
- Définissez clairement tous les termes techniques ou acronymes qui pourraient être inconnus des parties prenantes
- Divisez le périmètre en éléments plus petits et plus faciles à gérer
Enfin, partagez le projet de cahier des charges avec les parties prenantes concernées et recueillez leurs commentaires.
Voici ce qu'un client avait à dire sur la manière dont ClickUp améliore la planification de projet :
ClickUp peut être adapté à pratiquement tous les besoins en matière de gestion de projet . Il est suffisamment sophistiqué pour gérer de grands projets interdépartementaux s'étalant sur plusieurs années, tout en étant personnalisable pour fonctionner comme une simple checklist quotidienne.
ClickUp peut être adapté à pratiquement tous les besoins en matière de gestion de projet . Il est suffisamment sophistiqué pour gérer de grands projets interdépartementaux s'étalant sur plusieurs années, tout en étant personnalisable pour fonctionner comme une simple checklist quotidienne.
Si c'est la première fois que vous rédigez un cahier des charges ou si vous souhaitez l'améliorer, le modèle de plan de gestion de la portée de ClickUp peut vous être utile.
Ce modèle de cahier des charges propose une approche structurée pour créer et gérer votre cahier des charges et comprend des sections consacrées à :
- Objectifs du projet : Définissez les objectifs du projet afin que tout le monde reste concentré sur les résultats souhaités
- Énoncé du problème : Identifiez le problème central que le projet vise à résoudre afin de justifier sa nécessité
- Tâches incluses/exclues du périmètre : Précisez quelles tâches sont incluses ou exclues afin d'éviter toute dérive du périmètre
- Livrables : Dressez la liste des résultats concrets attendus à chaque étape du projet
- Approbation : Définissez les critères d'obtention des validations des parties prenantes afin de garantir une validation formelle
Ce modèle de cahier des charges rassemble toutes les informations relatives à la portée du projet en un seul endroit, aidant ainsi les responsables à gérer efficacement les changements et garantissant que les projets respectent les délais et le budget.
De plus, les fonctionnalités de collaboration de ClickUp (commentaires, étiquettes et modifications en cours) permettent à votre équipe de travailler facilement ensemble sur le document.
📌Exemple :
Voici à quoi ressemblerait votre cahier des charges final :Titre du projet : Projet de modernisation d'un immeuble de bureaux
Objectifs du projet :
- Améliorer l'efficacité énergétique du bâtiment
- Améliorer la fonction du bâtiment pour répondre aux besoins des locataires modernes
Livrables :
- Des espaces de bureaux rénovés avec des finitions et des dispositions modernisées
- Éclairage économe en énergie amélioré
- Système de sécurité renforcé
- Rénovation des espaces communs (par exemple, hall d'entrée, toilettes)
Éléments inclus dans le périmètre :
- Réparations structurelles
- Améliorations en matière de durabilité
- Aménagement intérieur et finitions
Exclusions de la portée :
- Achats de mobilier et d'équipement
- Activités de marketing et de location
Hypothèses :
- Les permis et autorisations nécessaires seront obtenus dans les meilleurs délais
- L'intégrité structurelle du bâtiment est solide
- Un financement suffisant est disponible pour achever le projet
Contraintes :
- Délai serré de six mois
- Pénurie de main-d'œuvre qualifiée
Critères d'acceptation :
- Le bâtiment passe l'inspection et répond aux normes d'efficacité énergétique
- Le projet est achevé dans le respect du budget et de l’échéancier fixés.
📌Voici un autre exemple d'organisation d'évènement : une conférence annuelle.
Titre du projet : Conférence annuelle du secteur
Objectifs du projet :
- Organisez un évènement qui met en avant la marque et votre mission
- Créez des occasions pour les participants de se connecter et de nouer des contacts entre eux
Livrables :
- Lieu de la conférence
- Agenda de la conférence
- Liste des intervenants
- Système d'inscription et de billetterie
- Gestion d'évènements sur site
- Rapport d'évaluation post-conférence
Éléments inclus dans le périmètre :
- Sélection et réservation du lieu
- Recrutement et gestion des intervenants
- Sollicitation et gestion des parrainages
- Planification et coordination d'évènements
- Logistique sur site (par exemple, inscription, restauration, matériel audiovisuel)
Exclusions de la portée :
- Activités de marketing et de promotion après la conférence
- Événements de réseautage après la conférence
- Publication des actes de la conférence
Hypothèses :
- Un financement suffisant est disponible pour couvrir tous les coûts
- Les permis et autorisations nécessaires seront obtenus
- Du personnel en nombre suffisant sera disponible pour gérer la conférence
Contraintes :
- Budget limité
- Délai serré
- Disponibilité des lieux
Critères d'acceptation :
- Commentaires positifs des participants sur leur expérience de la conférence
- L'évènement est achevé dans le respect du budget et de l'échéancier prévus.
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6. Mettre en place un processus de contrôle des changements
Enfin, vous devez mettre en place un cadre permettant d'examiner, d'approuver ou de rejeter les modifications proposées, afin qu'elles s'alignent sur les objectifs du projet et ne compromettent pas son périmètre, son calendrier ou son budget.
Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un système de contrôle des modifications. Voici comment cela fonctionne :
- Commencez par constituer un comité (trois membres constituent un bon nombre) chargé d'examiner toutes les demandes de modification
- Définissez ensuite un processus permettant aux autres membres de l'équipe de demander une modification de la portée de votre projet
- Enfin, déterminez si le changement proposé s'inscrit dans le périmètre actuel de votre projet.
Utilisez un formulaire, tel que ClickUp Forms, pour automatiser ce processus. Les membres de l'équipe peuvent proposer des modifications et les justifier. Le comité peut ensuite les examiner et partager sa décision ainsi que ses motifs, ce qui permet de rationaliser l'ensemble du processus.
En mettant en place un processus de contrôle des changements, vous pouvez gérer efficacement les modifications apportées à votre projet, minimiser les risques et éviter des coûts inutiles.
Gardez le cap sur votre projet grâce à un cahier des charges (et à ClickUp)
Définir le périmètre des travaux est la première étape pour mettre en place votre projet en vue d'une livraison réussie et dans les délais. C'est pourquoi l'énoncé de périmètre est le meilleur allié des chefs de projet : il leur fournit une feuille de route claire qui indique ce qui doit être fait, les risques à éviter et comment y parvenir.
Parallèlement, la portée de votre projet est consignée dans un document, tandis que le projet lui-même est suivi dans votre outil de gestion de projet. Pour un flux de travail plus fluide (et plus global), vous pouvez envisager d'utiliser une solution tout-en-un comme ClickUp.
Avec ClickUp, vous pouvez rédiger votre cahier des charges, convertir les livrables en tâches concrètes et même suivre le temps passé. Il s'agit d'une solution complète pour tout gérer, du cahier des charges aux tâches en passant par les efforts d'atténuation des risques.
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