Comment créer une structure de répartition des ressources

Anthony Bourdain, chef célèbre et auteur, gérait ses cuisines selon le système de brigade. Il divisait la cuisine en postes chargés de préparer les différents éléments du repas. Chaque poste comptait des sous-chefs, des cuisiniers et des assistants, disposant chacun de leurs propres ingrédients, outils et environnements de travail.

Grâce à cette structure, explique-t-il, « les très nombreuses tâches d’une grande cuisine très animée pourraient, même en pleine effervescence de l’heure de pointe du dîner, être gérées et coordonnées par une seule personne : le chef. »

Dans le monde de l'entreprise, une hiérarchie de ce type s'appelle une structure de répartition des ressources. Qu'est-ce que c'est, vous demandez-vous ? Découvrons-le.

Comprendre la structure de répartition des ressources

Une structure de répartition des ressources (RBS) est une liste de toutes les ressources nécessaires à l'achevement d'un projet, organisées selon une hiérarchie. Ces ressources peuvent être humaines, matérielles, financières, informationnelles, voire temporelles.

Il s'agit d'un outil de gestion des ressources, généralement organisé en plusieurs niveaux, avec l'objectif du projet au sommet et différentes catégories de ressources se ramifiant à chaque étape. Il couvre toutes les ressources qui ont un coût, à l'exception de l'argent lui-même.

Mais surtout, une RBS n'est pas un élément isolé. Elle s'inscrit dans le cadre de diverses activités de planification de projet, telles que la structure de répartition du travail, la structure de répartition des risques, etc. Voici comment.

La structure de répartition du travail (WBS) est le document qui décompose le travail en petites tâches gérables. Une bonne RBS correspondra à ce document, en précisant les ressources qui seront nécessaires à chaque étape.

Par exemple, si un projet de développement logiciel est décomposé en phase de produit minimum viable (MVP), phases 1, 2, etc., la RBS établira une liste des ressources nécessaires à chaque étape. Au stade du MVP, vous pourriez avoir besoin :

Une fois le MVP achevé et le produit mis en ligne, vous pourriez avoir besoin de ressources supplémentaires, telles que :

La structure de répartition des ressources s'aligne également sur la structure de répartition des risques. Chaque étape du travail comporte des risques. Plusieurs logiciels ERP effectuent des connexions entre la structure de répartition des ressources, la structure de répartition du travail et la structure de répartition des risques pour offrir une vue d'ensemble complète.

Par exemple, à l'étape du MVP, des problèmes de performance peuvent survenir. Si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur le MVP, vous pourriez être confronté à des risques de sécurité. Si vous collectez des informations sur les utilisateurs, vous pourriez être confronté à des risques liés à la confidentialité des données.

La structure de répartition des ressources comprend les éléments nécessaires pour atténuer ces risques à chaque étape. Au cours de la phase MVP, la RBS inclura probablement des ressources supplémentaires pour l'infrastructure cloud. Lorsque le projet prendra de l'ampleur, la RBS pourrait ajouter des ingénieurs en sécurité ou des consultants à la liste.

Maintenant que nous avons présenté les bases de la structure de répartition des ressources, voyons comment elle est utilisée en gestion de projet.

Le rôle et l'importance de la RBS dans la gestion de projet

La structure de répartition des ressources est l'un des nombreux cadres utilisés par les chefs de projet pour la planification et l'exécution. Elle joue un rôle essentiel tout au long du cycle de vie du projet. Voici comment.

Allocation des ressources

Lorsque vous savez de quelles ressources vous avez besoin pour achever un projet, vous pouvez recruter, former et affecter les bonnes personnes au bon moment. La RBS sert de feuille de route pour l'affectation des ressources tout au long du projet.

Par exemple, si la RBS indique que le troisième sprint nécessite des développeurs supplémentaires, le chef de projet peut trouver des moyens de recruter et d'intégrer ces ressources bien à l'avance.

Planification

Bien que la planification soit davantage influencée par la structure de répartition du travail (WBS) que par la RBS, cette dernière joue néanmoins un rôle clé. En examinant conjointement la WBS et la RBS, les chefs de projet peuvent planifier le travail en fonction de la disponibilité des ressources.

Par exemple, si vous ne disposez que d'un seul développeur Scala, qui est occupé sur un autre projet au moment où vous avez besoin de lui, vous pouvez utiliser la RBS pour réorganiser le travail en fonction de sa disponibilité, plutôt que d'embaucher du personnel supplémentaire.

Distribution de la charge de travail

La structure de répartition des ressources identifie à l'avance les besoins du projet : combien de personnes, pour combien de temps, pendant quelle période, etc. Si la phase de développement nécessite un maximum de ressources, vous serez en mesure de recruter/intégrer des talents supplémentaires et de réaliser la distribution de la charge de travail de manière équilibrée.

Gestion des risques

En substance, une structure de répartition des ressources est une projection. Elle définit les besoins futurs en fonction des exigences actuelles. Cela permet d'atténuer plusieurs risques liés à la gestion de projet, tels que :

Une bonne RBS anticipe ces éventualités et aide à élaborer des plans d'urgence au cas où elles se produiraient.

Analyse du chemin critique

La méthode du chemin critique est une technique de gestion de projet qui identifie la plus longue séquence de tâches ayant des dépendances afin de calculer la durée minimale du projet. Une RBS fait de même pour déterminer les ressources minimales nécessaires.

Pour optimiser la planification de votre projet, la distribution de la charge de travail, la gestion des risques et bien plus encore, vous avez besoin d'une structure de répartition des ressources solide. Voici votre guide étape par étape pour en créer une.

Création d'une structure de répartition des ressources

Une RBS est une liste des ressources nécessaires à la réalisation d'un projet. Cela semble simple, n'est-ce pas ? Eh bien, cela peut s'avérer très complexe selon la nature de votre projet. Pour être rigoureux, suivez les étapes suivantes, qui sont habilement assistées par le logiciel de gestion des ressources de ClickUp.

1. Identifiez les livrables du projet

Commencez par définir clairement les objectifs du projet et les livrables correspondants. Si votre objectif est de livrer un MVP doté de x fonctionnalités dans un délai donné, mappez les tâches et sous-tâches que vous devez achever. Si une structure de répartition du travail (WBS) existe déjà, utilisez-la.

Sinon, définissez la portée du projet. Réunissez toutes les parties prenantes clés du projet pour discuter des attentes et des livrables.

Pour démarrer rapidement, essayez le modèle de Tableau blanc « Portée du projet » de ClickUp. Utilisez-le pour recueillir des informations sur les activités, les tâches et les échéances auprès des différentes parties prenantes. Résumez ces informations et organisez-les visuellement pour pouvoir vous y référer ultérieurement.

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2. Identifiez les catégories de ressources

Commencez par déterminer les principales catégories de ressources qui constitueront les branches de premier niveau de votre RBS. Il peut s'agir :

N'oubliez pas que la RBS est une hiérarchie. Divisez donc les ressources en composantes spécifiques sous chaque catégorie principale de ressources. Par exemple, les ressources humaines seraient décomposées comme suit :

Si le projet est suffisamment important, vous pouvez afficher les détails supplémentaires. Par exemple, vous pourriez avoir un responsable UX qui gère une équipe UX composée d'un concepteur d'interface utilisateur, d'un concepteur d'animation, d'un concepteur de marque, etc.

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Si vous débutez dans la planification des ressources, nous avons exactement ce qu'il vous faut. Essayez le modèle de planification des ressources ClickUp pour visualiser les tâches et les ressources en un seul endroit. Ce modèle vous permet également de suivre les heures, de gérer les sous-traitants et de surveiller les flux de travail de votre équipe.

3. Ajoutez les détails relatifs aux ressources

Entrez dans les détails. Utilisez la structure de répartition du travail (WBS) ou le cahier des charges du projet pour déterminer qui fera quoi. Assurez-vous de ne rien oublier.

Parmi les informations les plus couramment requises figurent les compétences, l'expérience, la rémunération, la disponibilité, etc. Par exemple,

Assurez-vous également de disposer des chiffres nécessaires. Déterminez le nombre d'analystes métier, de développeurs ou de testeurs dont vous avez besoin et consignez ces informations.

4. Identifiez les personnes les plus aptes à occuper le rôle

À ce stade, vous êtes prêt à passer de la planification théorique à la création de scénarios concrets. Pour chaque rôle, choisissez le bon collaborateur en fonction de sa disponibilité.

La vue « Charge de travail » de ClickUp est un excellent moyen de visualiser la disponibilité de tous les membres de l'équipe en un seul endroit. Dans cette vue, vous pouvez également voir sur quoi travaille quelqu'un à un moment donné. Ainsi, si vous avez besoin d'une ressource déjà affectée à une autre tâche, vous pouvez vous adresser au chef de projet pour qu'il la réaffecte ou la partage.

Si vous préférez un peu plus de structure, essayez le modèle ClickUp de charge de travail des employés. Ce modèle avancé facilite la planification des capacités, la visualisation du travail, la comparaison des estimations de durée avec les chiffres réels, et bien plus encore.

Simplifiez la gestion de votre charge de travail grâce au modèle ClickUp de charge de travail des employés.

5. Reliez les points

Une bonne structure de répartition des ressources est bien plus qu'une simple liste. Elle offre une vue d'ensemble de la manière dont toutes les ressources interagissent entre elles pour achever le projet. Comme nous l'avons vu précédemment, cela s'effectue de manière hiérarchique et facilite le nivellement des ressources.

Organisez donc les ressources de manière hiérarchique, en plaçant les catégories les plus générales en haut et les sous-catégories spécifiques à mesure que vous descendez dans la structure. Voici un exemple de structure de répartition des ressources :

6. Mettre en place le projet

Configurez le projet sur un outil de gestion des ressources tel que ClickUp pour éliminer tout problème. Utilisez ClickUp Tasks pour publier la structure de répartition des tâches de manière organisée. Ajoutez ensuite des ressources à chaque tâche, définissez des dates d'échéance et ajoutez des descriptions. Vous pouvez également inclure des pièces jointes ou des liens vers des fichiers externes si nécessaire.

Ne réinventez pas la roue. Utilisez le modèle d'allocation des ressources ClickUp pour suivre l'ensemble des matériaux et de la main-d'œuvre dont vous avez besoin pour votre projet. Prenez des notes détaillées sur chaque ressource, gérez leur disponibilité, visualisez la structure de l'équipe et bien plus encore grâce à ce modèle de niveau intermédiaire.

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Partagez maintenant la RBS et l'installation du projet avec les parties prenantes, notamment le client, les promoteurs, les chefs d'équipe et les membres de l'équipe. Invitez-les à signaler toute divergence dans les prévisions.

Utilisez la vue Liste de ClickUp pour voir toutes les tâches et ressources concernées. La vue Tableau de ClickUp est idéale pour organiser le travail en fonction des différentes étapes. Enfin, la vue Diagramme de Gantt de ClickUp permet de visualiser les dépendances et les échéanciers.

Si cela semble simple, c'est parce que ça l'est. Cependant, n'oubliez pas que simple ne signifie pas toujours facile. Au cours de la création d'une structure de répartition des ressources, vous pourriez rencontrer des difficultés.

Voici quelques défis auxquels les chefs de projet en gestion de projet sont régulièrement confrontés, ainsi que les étapes à suivre pour les surmonter.

Défis et solutions liés à la mise en œuvre de la RBS

Les projets peuvent devenir complexes, le périmètre peut s'étendre et les objectifs autour desquels vous avez défini le projet peuvent évoluer. Voyons ce qu'il convient de faire dans de tels cas.

1. Identification insuffisante des ressources

L'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les chefs de projet est de ne pas identifier avec précision les ressources nécessaires. Cela peut être dû à un manque de visibilité sur le projet, à une définition erronée du périmètre du travail ou à une sous-estimation des besoins.

Quoi qu'il en soit, si votre RBS ne comprend pas toutes les ressources dont vous avez besoin, vous risquez de vous retrouver confronté à des dépassements de budget et à des retards. Pour éviter cela :

2. Évolution des exigences du projet

Les projets agiles sont, par nature, adaptables au changement. La RBS que vous créez au début du projet peut s'avérer inadéquate après quelques Sprints. Bien que cela soit gênant pour la gestion des ressources, c'est également inévitable.

Pour vous adapter à cela :

Si vous utilisez un outil tel que ClickUp Docs pour cela, vous pouvez mettre en évidence les modifications et les partager avec les parties prenantes, leur permettant ainsi de les modifier en collaboration ou de laisser des commentaires. Par exemple, vous pouvez montrer les changements apportés aux coûts du projet afin que le promoteur du projet ou le responsable financier puisse les approuver.

3. Manque d'adhésion des parties prenantes

Les chefs de projet à l'étape initiale de la gestion de projet peuvent commettre l'erreur de créer la structure de répartition des ressources sans consulter leurs collègues. Malgré leurs meilleures intentions, travailler en vase clos peut entraîner par la suite des contraintes en matière de ressources.

Par exemple, un chef de projet pourrait supposer qu'un seul concepteur d'interface utilisateur suffit. Cependant, le responsable de l'expérience utilisateur pourrait ne pas disposer d'un concepteur d'interface utilisateur maîtrisant également les micro-animations, ce qui signifie qu'il a désormais besoin de deux personnes.

Pour éviter cela, obtenez l'adhésion des parties prenantes à tous les niveaux. Encouragez toutes les parties prenantes à examiner la RBS et à donner leur accord afin de garantir une utilisation optimale des ressources.

4. Des membres de l'équipe désorientés

La structure de répartition des ressources joue également le rôle de définir la structure de gestion du projet. Cela inclut les relations hiérarchiques (qui rend compte à qui), les responsabilités en matière de contrôle du travail (qui vérifie le travail de qui), etc.

Sans une hiérarchie claire et une reconnaissance active, la gestion d'équipe peut devenir chaotique. Par exemple, vous avez peut-être ajouté le développeur front-end à la hiérarchie UX, alors que ce dernier pense qu'il rend compte au responsable du développement.

Évitez ces situations grâce à la transparence. Publiez les structures de répartition des ressources et invitez tous les membres de l'équipe à les consulter. Veillez à ce qu'elles soient claires et visuelles afin que tout le monde puisse les comprendre facilement. Ouvrez les canaux de communication, au cas où quelqu'un aurait des préoccupations ou des commentaires.

Structurez vos projets et passez au niveau supérieur avec ClickUp

Aujourd'hui, les projets logiciels agiles privilégient l'autonomie et l'autogestion, ce qui signifie que le système de brigade de Bourdain pour organiser votre travail pourrait s'avérer contre-productif. Il y a pourtant une leçon plus profonde et plus fondamentale à retenir.

L'émission « Bourdain's Kitchen » montre que pour mener à bien un projet de manière efficace, cohérente et dans des situations de forte pression, il faut une répartition claire des responsabilités et du déroulement du travail d'une étape à l'autre, c'est-à-dire la structure de répartition des ressources.

Un outil de gestion de projet performant comme ClickUp peut intégrer la structure de répartition des ressources à votre processus de planification. Sans avoir à créer un nouveau document Google Docs ou une nouvelle feuille de calcul, vous pouvez utiliser ClickUp pour centraliser toute la documentation relative à votre projet en un seul endroit.

Et ce n'est pas tout : vous pouvez partager, effectuer des modifications en cours et collaborer avec les différentes parties prenantes directement depuis la plateforme. Vous pouvez également créer votre propre modèle de structure de répartition des ressources personnalisé pour une utilisation future.

Consolidez votre environnement de travail de projet. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.