Une part importante de la gestion d'une entreprise consiste à prêter attention à l'efficacité opérationnelle. De nombreuses entreprises, malgré des travailleurs qualifiés et des forfaits ambitieux, se retrouvent avec des ressources gaspillées en raison de processus inefficaces ce qui a pour effet de réduire leurs bénéfices .
Malheureusement, l'amélioration de l'efficacité est un combat commun à de nombreuses organisations. Elles déploient des efforts pour augmenter leurs recettes, mais ne parviennent pas à accroître leurs bénéfices de manière significative.
Dans la plupart des cas, le problème n'est pas dû à de mauvaises décisions stratégiques ou à une équipe de direction faible, mais aux coûts externes qui ne sont pas contrôlés depuis longtemps. Heureusement, les bonnes pratiques en matière d'efficacité opérationnelle peuvent révolutionner l'ensemble de votre entreprise
Par essence, l'efficacité opérationnelle consiste à maintenir un équilibre optimal entre les recettes générées et les ressources investies, un concept fondamental pour les entreprises de l'UE maximiser le retour sur investissement . Mais à faire pour passer de la théorie à la pratique ?
Dans ce guide, nous vous apprendrons :
- Le ratio d'efficacité opérationnelle et les concepts associés
- Les étapes pour améliorer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise
- Conseils pour suivre les performances et les indicateurs clés de performance opérationnelle
Qu'est-ce que l'efficacité opérationnelle ?
L'efficacité opérationnelle désigne l'évaluation de la relation entre les output (ce qu'elle produit) et les input (ce qu'elle investit en termes de ressources) d'une organisation. Elle reflète la capacité de l'entreprise à tirer parti de ses ressources, telles que les employés, le capital et les immobilisations, pour obtenir des revenus.
L'objectif universel d'efficacité opérationnelle pour tout propriétaire d'entreprise est d'obtenir plus de résultats avec moins d'intrants. L'idée est d'utiliser un modèle d'entreprise durable avec un équilibre optimal entre les extrants et les intrants pour augmenter le résultat net de l'entreprise.
L'efficacité opérationnelle est généralement exprimée sous la forme d'un ratio appelé ratio d'efficacité opérationnelle, calculé à l'aide de divers éléments de revenus et de dépenses. Mais d'un point de vue plus large, il s'agit de processus et de performance.
les processus d'entreprise sont les blocs de construction de vos opérations. Les rationaliser revient à les alléger, à rendre votre organisation plus légère et plus souple. la performance, quant à elle, est le miroir qui reflète votre santé opérationnelle. En mesurant et en contrôlant régulièrement les performances, vous identifiez non seulement les goulets d'étranglement, mais aussi les possibilités d'amélioration de la productivité.
L'efficacité opérationnelle n'est pas réservée aux entreprises qui produisent quelque chose - la plupart des entreprises de services professionnels se concentrent également sur l'optimisation des processus de bout en bout afin de maximiser l'acquisition et la satisfaction des clients, qui à leur tour augmentent le chiffre d'affaires total. 💸
Conseil bonus
Si vous cherchez un outil rapide pour améliorer l'efficacité opérationnelle de votre équipe, sautez sur l'application Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp . Ses affichages intégrés vous aident à micro-analyser les processus de l'ensemble de votre entreprise et à identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité et des flux de trésorerie.
ClickUp 3.0 offre une vue Équipe simplifiée permettant de visualiser la charge de travail de l'ensemble de votre équipe ou d'un individu afin d'assurer la continuité du travail
Comparaison de l'efficacité opérationnelle et de la productivité
Si vous avez saisi l'importance de la productivité et son rôle dans l'efficacité opérationnelle, il est tout aussi important de comprendre la distinction entre ces deux concepts pour gérer efficacement les activités de votre entreprise.
Ces deux notions peuvent sembler similaires, mais elles ont des implications uniques pour votre entreprise stratégie opérationnelle :
- L'efficacité opérationnelle met l'accent sur la réduction du gaspillage en éliminant les processus redondants. Il s'agit d'obtenir plus de résultats avec moins d'intrants et de privilégier la qualité à la quantité. Par exemple, passer des commandes en gros pour réduire les coûts de transport et de gestion des stocks
- La productivité, quant à elle, consiste à augmenter le volume de production à partir d'un même intrant, c'est-à-dire vos ressources actuelles. Il ne s'agit pas nécessairement de minimiserl'utilisation des ressources mais plutôt de maximiser le rendement
L'importance accordée à l'efficacité de vos opérations par rapport à la productivité dépend beaucoup de l'état de votre entreprise. Par exemple, si vous débutez, vous pouvez atteindre vos objectifs d'entreprise en étant plus productif - votre stratégie financière peut consister à faire beaucoup de travail rapidement afin de croître rapidement tout en respectant les contraintes de ressources.
En revanche, si vous dirigez une entreprise stable qui existe depuis un certain temps, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration de l'efficacité de vos opérations afin d'accroître votre résultat net. 🌱
Raisons d'améliorer l'efficacité opérationnelle
Compte tenu de la nature concurrentielle de l'environnement des entreprises d'aujourd'hui, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle n'est plus une option - c'est une nécessité. Vous devez vous assurer que chaque fonction de votre entreprise fonctionne au mieux et n'accapare pas les ressources sans grande contribution.
Mais pourquoi devriez-vous donner la priorité à l'efficacité opérationnelle ? Voici quelques raisons convaincantes :
💰 Réduction des coûts : Lorsque vos opérations sont efficaces, vous utilisez moins de ressources pour faire le même travail terminé. Cela vous permet d'économiser de l'argent
🔥 Amélioration de l'image de marque : L'efficacité opérationnelle apporte de la stabilité sur le lieu de travail et permet de constituer des équipes productives et motivées, ce qui conduit à une image positive de l'entreprise. D'après un 2024 rapports de la Harvard Business Review, les salariés sont plus attirés par les entreprises qui offrent stabilité et sécurité de l'emploi
🥰 Amélioration de la satisfaction des clients : Lorsque vous êtes efficace, vos clients obtiennent ce qu'ils veulent plus rapidement et avec moins d'erreurs. Cela attire également davantage de clients potentiels pour votre entreprise
Avantage concurrentiel : En étant efficace, vous pouvez meilleur que vos concurrents . Si vous pouvez fournir rapidement d'excellents produits ou services, vous vous démarquerez sur le marché
💸 Amélioration de la rentabilité : Tous les avantages ci-dessus vous permettent de gagner plus d'argent. En économisant sur les coûts opérationnels et en faisant plus de choses terminées, votre entreprise devient plus rentable
Mesurer l'efficacité opérationnelle : Indicateurs
Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'efficacité opérationnelle est exprimée mathématiquement sous la forme d'un ratio d'efficacité opérationnelle. Il s'agit d'une mesure à large spectre, et les équipes comptables utilisent toute une série de techniques et de formules pour la calculer.
Dans son formulaire le plus simple, vous pouvez calculer votre ratio d'efficacité opérationnelle à l'aide de la formule suivante :
(Dépenses opérationnelles + Coût des marchandises vendues/COGS*) ÷ Chiffre d'affaires total ou ventes nettes_
Ce ratio ou pourcentage vous indique quelle part de vos revenus est absorbée par les coûts opérationnels. Pour évaluer votre position, comparez ce pourcentage aux normes du secteur, à votre taux d'efficacité passé ou à toute autre référence similaire.
les coûts d'exploitation sont les suivants : *COGS = (Stock initial + achats) - Stock final
Exemple
Supposons que vous soyez propriétaire d'une entreprise qui fabrique des meubles. Pour mesurer l'efficacité opérationnelle, vous devez d'abord rassembler des données sur toutes vos dépenses d'exploitation, y compris les coûts des matériaux, de la main-d'œuvre, des services publics, de la gestion des stocks et des frais généraux. Supposons que le total de vos dépenses d'exploitation et de votre COGS pour le mois s'élève à 50 000 $.
Ensuite, vous calculerez le revenu total généré par la vente de vos produits d'ameublement au cours du même mois. Supposons que vos recettes totales pour le mois s'élèvent à 100 000 $.
Pour mesurer l'efficacité opérationnelle, vous utiliserez la formule ci-dessus et obtiendrez :
Ratio d'efficacité opérationnelle = 50 000 $ ÷ 100 000 $ ⇒ 0,5
Votre efficacité opérationnelle pour le mois est donc de 0,5 ou 50 %. Cela signifie que pour chaque dollar de revenu, vous avez dépensé 0,50 $ en frais d'exploitation. Vous pouvez ensuite comparer ce pourcentage aux références du secteur ou à vos propres cibles pour évaluer les performances de votre entreprise.
L'objectif est de maintenir ce pourcentage aussi bas que possible. S'il est trop élevé, cela peut signifier que vous dépensez trop pour le fonctionnement de l'entreprise par rapport à ce que vous gagnez.
Autres ICP opérationnels
Les responsables des opérations utilisent de nombreux autres ICP pour mesurer l'efficacité, tels que :
- La rotation des comptes clients : indique l'efficacité avec laquelle l'entreprise perçoit les revenus de ses clients
- Le ratio de rapidité : Évalue la capacité d'une entreprise à rembourser ses dettes immédiates
- Le temps de changement : Teams : temps nécessaire à une équipe pour s'adapter à un nouvel équipement ou à de nouveaux processus de fabrication
7 étapes pour augmenter l'efficacité opérationnelle
Les avantages sont multiples : une plus grande efficacité de la productivité grâce à la réduction des coûts, l'amélioration des performances de l'entreprise et l'augmentation des marges bénéficiaires d'exploitation. Mais comment parvenir à cet équilibre ?
Nous vous proposons les étapes standard (sans ordre particulier) pour vous aider ! Nous vous présenterons également certaines fonctions de ClickUp , une solution de gestion de projets et d'opérations conçue pour préserver l'efficacité des équipes. 💗
Étape 1 : Identifier les domaines d'amélioration continue à l'aide de cartes de processus
Prenez l'habitude d'examiner vos opérations à intervalles réguliers pour repérer les processus redondants et les possibilités de réduction des coûts.
Pour améliorer un processus, commencez par comprendre son travail. Analysez chaque étape à l'aide d'éléments visuels tels que les organigrammes d'activités ou diagrammes des couloirs de navigation pour voir comment vos coéquipiers interagissent avec le processus. Cet exercice révèle où le processus retarde la production ou accapare des ressources inutiles.
Vous pouvez visualiser les flux de travail de l'équipe sur Cartes mentales ClickUp . Cette fonctionnalité vous permet de concevoir un réseau de tâches interconnectées par des mouvements de glisser-déposer. Utilisez le réseau pour planifier les chemins opérationnels les plus efficaces, mettre en évidence les zones inefficaces et assurer le suivi des tâches.
Stratégisez, organisez et connectez vos idées avec les cartes mentales de ClickUp
Si vous ne voulez pas repartir de zéro, ClickUp propose des modèles pour la cartographie des processus et l'élaboration de forfaits opérationnels . Ils proposent des plans préconçus pour vous aider à décomposer vos processus en étapes et à visualiser les ajustements.
Par exemple, vous pouvez utiliser la carte Modèle de Tableau blanc pour le plan de processus ClickUp pour schématiser un processus à travers des étapes codées en couleur.
Visualiser le flux des tâches à chaque étape du projet et les classer en objectifs, activités, et éléments d'action à l'aide de ce modèle de Plan de processus
Étape 2 : Classer les problèmes découverts par catégorie
Maintenant que vous avez planifié votre processus il est temps de voir ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré. Examinez de près les parties où votre équipe fait du bon travail, atteint ses cibles et produit un travail de grande qualité. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer encore ces bons domaines pour une efficacité maximale. 💫
D'autre part, identifiez les parties qui ne fonctionnent pas bien afin de trouver des solutions ciblées. Soyez attentif à ces problèmes courants :
- Goulots d'étranglement : Il s'agit des endroits où le travail est bloqué ou s'accumule en raison de problèmes tels que la médiocrité du travaill'allocation des ressources ou des méthodes inefficaces
- Redondance : Vérifier les tâches qui sont répétées inutilement, ce qui entraîne un gaspillage de temps et de ressources
- Les silos d'information : Identifier les domaines dans lesquels la communication est défaillante, ce qui entraîne des retards et des erreurs
- Tâches manuelles : Les tâches qui sont terminées à la main et qui prennent beaucoup de temps. Vous pouvez les automatiser à l'aide de ClickUp ou d'outils similaires afin que votre équipe puisse se concentrer sur des tâches plus importantes
- Lacunes en matière de compétences : Trouvez des domaines de formation et de perfectionnement pour vos employés. Proposez-leurla possibilité d'explorer des cours certifiés ou de participer à des ateliers
Étape 3 : Gardez le cap sur vos tâches
L'une des raisons pour lesquelles les opérations deviennent désordonnées est que les tâches ne sont pas bien gérées. Lorsque les membres de l'équipe ne savent pas clairement ce qu'ils sont censés faire, ils peuvent se contenter d'improviser. Mon travail peut être satisfaisant pendant un certain temps, mais cela peut entraîner des problèmes par la suite. Certaines tâches risquent d'être oubliées, ce qui pourrait faire capoter le processus, le projet, voire l'entreprise tout entière. 🫣
Personnaliser l'affichage du Tableau ClickUp en fonction des départements
Pour maintenir l'efficacité de vos flux de travail opérationnels, utilisez Les outils de gestion des tâches ClickUp conçus pour garder toutes vos tâches organisées en un seul endroit. Vous pouvez facilement créer de nouvelles tâches et inclure Champs personnalisés pour les détails granulaires tels que les assignés, les dates d'échéance et les niveaux de priorité.
ClickUp vous permet de d'ajouter des commentaires et des instructions à chaque tâche, ce qui garantit à l'assigné une exécution sans heurts. Vous pouvez également paramétrer des des tâches récurrentes et veillez à ce qu'il n'y ait pas de retard dans votre processus de production.
Étape 4 : Renforcer la communication et la collaboration entre les services
Lorsque collaboration au sein de l'équipe au sein de départements interfonctionnels n'est pas efficace, elle peut ralentir vos processus et causer des problèmes tels que des malentendus, des retards, des délais non respectés et un travail de moindre qualité. Pour améliorer l'efficacité, il est important d'encourager une communication claire et le travail d'équipe. 👫
Avec L'affichage du chat de ClickUp grâce à la vue Chat de ClickUp, vous pouvez créer des espaces de discussion distincts pour les discussions départementales, ce qui permet à tous les acteurs des opérations d'avoir accès à des informations pertinentes. Les membres de l'équipe peuvent l'utiliser pour des questions rapides, des clarifications et des commentaires au lieu d'envoyer des e-mails.
Vous pouvez même étiqueter les membres de l'équipe pour attirer rapidement leur attention sur les obstacles et organiser les fils de discussion. De plus, vous pouvez ajouter des commentaires ou réagir avec des emojis pour rendre la collaboration plus amusante. 🗣️
Si votre équipe d'exploitation a du mal à forfaiter les tâches interdépartementales, Tableaux blancs ClickUp peuvent vous aider. Ils vous permettent, à vous et à votre équipe, de vous réunir depuis n'importe quel emplacement et de lancer des idées, d'élaborer des forfaits de capacité , normaliser les processus départementaux et discuter des goulets d'étranglement potentiels sur un canevas visuel. Vous pouvez même transformer les idées en tâches en temps réel et les lier à des documents tels que les procédures opératoires normalisées pour plus de contexte.
Personnalisez facilement vos Tableaux blancs en y ajoutant des documents, des tâches, etc
Étape 5 : Assurez la transparence de vos documents d'exploitation
L'éparpillement de la documentation est une autre raison pour laquelle les équipes souffrent d'inefficacité opérationnelle. Si vos employés passent une grande partie de leur temps à demander des informations sur la façon de faire quelque chose ou à chercher des documents d'assistance, ils gaspillent leurs compétences et vous perdez de l'argent.
C'est pourquoi les responsables de réussite mettent l'accent sur l'utilisation d'un logiciel de gestion centralisée des documents pour garder les données organisées. Si vous utilisez ClickUp, vous pouvez créer, stocker et modifier vos documents à l'aide de ClickUp Documents . Grâce à des fonctionnalités telles que Étiquettes et Recherche universelle, vos coéquipiers ne perdront plus de temps à chercher des informations liées au travail ! 🧐
Créez, modifiez et partagez vos documents en temps réel avec votre équipe grâce à ClickUp Docs
Vous et vos collègues pouvez également modifier en cours des documents en même temps, même si vous n'êtes pas au même endroit. Vous pouvez également relier vos documents à des tâches pour ajouter du contenu à ces dernières.
Dans les documents, la fonction Détection de collaboration cette fonctionnalité vous permet de savoir qui commente, modifie ou simplement regarde la même tâche que vous. Cela permet d'éviter le travail redondant, en particulier dans les équipes télétravail.
Étape 6 : Utiliser l'automatisation pour la satisfaction de l'équipe et des clients
Vous trouvez que votre équipe passe trop de temps sur des tâches qui sont répétitives et qui n'apportent pas beaucoup de valeur complémentaire ? L'automatisation de ces tâches peut s'avérer très utile pour votre organisation. Elle permet de gagner du temps, de rendre votre équipe plus heureuse, de réduire les erreurs et de garantir l'efficacité de vos opérations. ⚙️
Paramétrer des automatisations personnalisées dans ClickUp pour les tâches répétitives
Avec Automatisations ClickUp avec ClickUp Automatisations, vous avez le choix entre plus de 100 automatisations prêtes à l'emploi. Celles-ci peuvent vous aider à automatiser des tâches telles que l'attribution du travail, l'envoi d'e-mails aux clients, l'escalade d'un ticket, la définition des priorités, le fait de laisser des commentaires et la mise à jour des statuts.
Si vous ne trouvez pas l'automatisation qui vous convient, créez la vôtre. Vous pouvez choisir ce qui déclenche l'automatisation, les conditions qui doivent être réunies et les actions à entreprendre. Vous pouvez également utiliser Automatisations d'intégration pour connecter ClickUp aux autres applications que vous utilisez. Cela minimise le changement de contexte et vous permet de contrôler votre travail à partir d'une seule plateforme - c'est l'efficacité maximale !
Étape 7 : Surveiller les indicateurs clés de performance et les échéanciers et suivre les performances Tableaux de bord dans ClickUp vous permettent de remplacer facilement les rapports hebdomadaires qui encombrent la boîte de réception de votre directeur des opérations. Avec les tableaux de bord, vous pouvez créer, afficher et interagir avec tous vos indicateurs clés de performance (KPI) en un seul endroit.
Et vous n'avez pas besoin de compétences particulières pour les créer. Il vous suffit de glisser-déposer pour organiser vos cartes de tableau de bord comme vous le souhaitez, afin de suivre vos indicateurs clés de performance en temps réel. 🙌
Gérez vos projets avec la puissance de l'IA, 15+ vues personnalisées et l'automatisation des tâches avec ClickUp
Parfois, le simple fait de changer un peu de point de vue peut vous aider à repérer des problèmes dans vos opérations. C'est pourquoi ClickUp propose plus de 15 affichages différents pour regarder votre travail. Elles vous permettent de tout voir sous différents angles, y compris la vue d'ensemble et les petits détails. 👀
ClickUp's Vue diagramme Gantt vous offre un point de vue sur la maintenance de l'efficacité opérationnelle. Il vous donne un échéancier visuel de votre flux de travail - vous pouvez voir les dépendances des tâches , les durées et les échéances, le tout en un seul endroit. En plus de vous montrer où tout s'imbrique, il vous aide à repérer les problèmes et à ajuster le calendrier sur une seule page.
Affichez une vue Gantt de tous les Espaces, Projets, Listes et tâches dans le diagramme de Gantt de ClickUp
Pour utiliser cette vue, il suffit de choisir Gantt dans les options d'affichage, de lui donner un nom, d'ajouter des tâches avec des dates de début et de fin, et de suivre la progression avec des jalons et des dépendances. Vous pouvez même exporter votre diagramme de Gantt au format PDF pour le partager avec des parties prenantes externes.
Lorsqu'il s'agit de la création d'une vue Gantt vous pouvez le faire pour chacun de vos projets au niveau de l'Espace ou du Dossier pour suivre plusieurs projets à la fois.
Astuce: Si vous voulez vous donner une longueur d'avance, utilisez l'option Modèle d'efficacité opérationnelle ClickUp . Surveillez et analysez les KPI en temps réel, identifiez les goulets d'étranglement et collaborez avec les membres de l'équipe pour mettre en œuvre des améliorations ciblées et favoriser la réussite.
Améliorez votre efficacité opérationnelle avec ClickUp
Ignorer l'efficacité opérationnelle, c'est comme jeter de l'argent dans un feu brûlant. C'est le moteur qui alimente les triomphes de votre entreprise. Grâce à elle, vous pouvez transformer chaque dollar dépensé en un atout précieux et chaque employé en un moteur de productivité.
En suivant les étapes et les stratégies dont nous avons parlé, vous obtiendrez un avantage concurrentiel, et vous avez besoin d'outils tels que ClickUp pour les mettre en œuvre. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui et commencez à marcher vers vos objectifs d'entreprise à toute vapeur.💃