Comment gérer plusieurs clients [Conseils et astuces]

Être responsable de la gestion de projet implique de gérer les attentes des clients, les livrables, les budgets, les délais, les équipes de projet, etc. Les responsables de la gestion de projet réussie doivent prendre les bonnes décisions et utiliser les outils optimaux pour gérer de manière transparente tous les aspects des différentes variables en jeu.

Gérer plusieurs clients n'est pas tant une question d'agitation que de flux. Cela nécessite des systèmes structurés, une communication proactive et une gestion du temps digne d'un ninja. Ce qui change la donne ? Des priorités intelligentes, des limites claires et des outils qui font le gros du travail, afin que vous ne vous contentiez pas de suivre le rythme, mais que vous meniez la charge.

De plus, chaque projet a des exigences et des besoins différents, ce qui peut obliger le chef de projet à gérer plusieurs tâches et responsabilités à la fois.

Même si jongler avec plusieurs clients peut sembler insurmontable, nous avons quelques conseils et astuces pour vous aider à atteindre la réussite.

Quels sont les défis liés à la gestion de plusieurs clients ?

Travailler avec plusieurs clients peut sembler être un gage de réussite, et c'est le cas, mais en coulisses, cela s'apparente davantage à la gestion d'un cirque avec dix maîtres de piste qui crient tous en même temps. Voici à quoi ressemble réellement ce numéro de jonglage dans la pratique :

1. Problèmes de gestion du temps

Retour à la réalité : votre lundi matin commence par un sprint : le client A a besoin de modifications urgentes sur sa page d'accueil, le client B a un appel stratégique dans 15 minutes et le client C vient de signaler un bug qui « doit être corrigé aujourd'hui ». Vous n'avez bu qu'une gorgée de café.

Pourquoi est-ce un problème ? Chaque client attend une attention particulière. Sans un système rigoureux de gestion du temps et de planification, vous finirez par vous épuiser ou par négliger certaines tâches.

2. Problèmes de hiérarchisation des priorités

Soyons réalistes : vous recevez trois notifications Slack en une heure :

« Nous avons besoin que cette campagne soit lancée aujourd'hui. »

« Pouvez-vous examiner cette proposition dès maintenant ? »

« Juste une petite synchronisation de 15 minutes ? » Spoiler : aucune d'entre elles n'est vraiment rapide.

Pourquoi c'est compliqué : chaque client pense que son projet mérite la priorité. Choisir ce qui doit être traité en premier (et le communiquer avec diplomatie) devient un exercice quotidien périlleux.

3. Surcharge de communication

Comment cela se passe-t-il ? Un client souhaite recevoir des mises à jour via Notion. Un autre insiste pour recevoir des e-mails hebdomadaires. Un troisième ne répond qu'aux messages WhatsApp. Oh, et le client n° 4 vous a complètement ignoré, jusqu'à ce qu'il ait soudainement besoin de Tout pour hier.

Pourquoi est-ce important ? Les mises à jour génériques ne suffisent pas. Vous avez besoin d'une communication spécifique à chaque client et adaptée au canal de communication préféré, qui permette à tout le monde de rester informé sans vous submerger.

4. La lutte pour les ressources

Que se passe-t-il ? Votre meilleur designer est submergé par deux maquettes urgentes, pour deux clients, dont les délais se chevauchent. Pendant ce temps, votre développeur est à mi-chemin d'un sprint lorsqu'un autre client demande une « petite modification rapide » qui se transforme en un travail de 4 heures.

Le défi : lorsque les équipes et les outils sont partagés entre plusieurs projets, les goulots d'étranglement en matière de ressources sont inévitables, et fournir un travail de qualité devient un exercice d'équilibre entre diplomatie et délais.

5. Courbe d'apprentissage du secteur

Exemple concret : le mardi, vous êtes plongé dans l'analyse B2B SaaS. Le mercredi, vous examinez les campagnes sur les réseaux sociaux pour une marque de soins de la peau. Et le jeudi ? Vous vous documentez sur la conformité juridique pour un client du secteur des technologies financières.

Pourquoi est-ce épuisant ? Chaque secteur a son propre jargon, ses propres indicateurs clés de performance et ses propres particularités. Changer constamment de mode de pensée rend plus difficile la fourniture d'informations stratégiques sans se noyer dans les changements de contexte.

6. Le glissement de périmètre s'installe

Voici comment procéder : le client dit : « Pouvons-nous simplement ajouter une page supplémentaire ? » Ou « Cela ne devrait pas prendre plus d'une heure, n'est-ce pas ? » Multipliez cela par six clients, et voilà : la semaine de votre équipe vient d'être accaparée par un travail imprévu.

L'effet domino : le glissement de périmètre peut sembler anodin au premier abord, mais avec le temps, il grignote la capacité, perturbe les échéanciers et met à rude épreuve les relations avec les clients.

7. Les cauchemars juridiques et réglementaires

La situation est délicate : un client souhaite des analyses conformes au RGPD, un autre est soumis à la réglementation HIPAA et un troisième vous envoie un contrat de 40 pages truffé de clauses juridiques et d'indemnités.

Pourquoi est-ce risqué ? Si vous ne faites pas attention, négliger une exigence de conformité peut entraîner des poursuites judiciaires, voire la perte totale de la confiance du client.

8. Avalanche de risques liés au projet

Voici à quoi cela ressemble : un acteur clé d'un projet cesse de communiquer, un outil tombe en panne en pleine campagne et un autre client se retire soudainement d'un contrat mensuel. Tout cela dans la même semaine.

Pourquoi c'est difficile : les risques ne se présentent pas un par un. Lorsqu'ils surviennent en grappes, cela met une pression considérable sur la capacité de votre équipe à réagir et à se remettre sur pied.

9. Le burnout est bien réel

Le sentiment : vous répondez à des messages à minuit, vous passez mentalement en revue des briefs sous la douche et vous vérifiez vos tableaux de bord pendant votre « jour de congé ». Cela vous semble familier ?

Pourquoi est-ce important ? Le jonglage constant, la pression des clients et les frontières floues peuvent vous épuiser mentalement et émotionnellement, vous et votre équipe. Si le burn-out s'installe, les performances et la satisfaction des clients en pâtissent.

Maintenant que vous connaissez les défis potentiels liés à la gestion de projet, examinons les solutions possibles.

Comment gérer efficacement plusieurs clients : conseils et astuces éprouvés

La gestion de plusieurs clients devient plus facile lorsque vous planifiez bien et choisissez le bon outil pour la gestion de projet. Il existe plusieurs façons de gérer plusieurs projets, et voici quelques-unes des stratégies éprouvées.

1. Centralisez la gestion de projet

La centralisation est un excellent moyen de rester organisé lorsque vous gérez plusieurs comptes à l'aide d'une solution de gestion de projet. Elle évite la création de silos de données ou d'informations qui nuisent à l'efficacité de la gestion de projet.

De plus, les logiciels de gestion de projet offrent un aperçu unifié de tous vos projets et de leur statut sans que vous ayez à passer d'une plateforme ou d'une application à l'autre.

ClickUp pour la gestion de projet offre une vue d'ensemble de tous vos projets, suit plusieurs tâches, gère les échéances, célèbre les jalons, et bien plus encore.

Une vision globale de toutes les opérations sous-jacentes garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et stimule la productivité et l'efficacité. En même temps, elle sert de plateforme pour orchestrer une collaboration transparente afin d'atteindre plus rapidement les objectifs.

2. Suivez une routine

Lorsque vous gérez plusieurs clients, les routines ne sont pas ennuyeuses, elles constituent votre système de survie.

Avoir un rythme quotidien ou hebdomadaire vous permet de rester ancré alors que les besoins des clients, les briefs et les délais ne cessent de changer, comme dans un jeu de Whac-A-Mole. Une routine structurée vous aide à rester concentré sur les tâches importantes, et pas seulement sur celles qui sont les plus bruyantes.

Par exemple, un chef de projet indépendant travaillant avec une start-up fintech, une agence de marketing et une organisation à but non lucratif a mis en place un rythme hebdomadaire comme celui-ci :

Les matinées étaient réservées au travail stratégique approfondi (feuilles de route des clients, briefs, planification des sprints).

Les créneaux horaires de midi ont été bloqués pour les réunions et les vérifications asynchrones.

Les après-midis étaient consacrés à l'administration, aux mises à jour et à la révision des documents. De cette façon, elle était toujours présente, sans s'épuiser ni rebondir entre les fils de discussion Slack comme une balle de ping-pong humaine.

Comment y parvenir :

Établissez une routine quotidienne en fonction de vos niveaux d'énergie (vous êtes plutôt du matin ? Planifiez vos tâches exigeantes en conséquence).

Établissez un calendrier de révision mensuel pour prendre du recul et redéfinir les priorités entre les différents comptes.

Tenez compte des créneaux spécifiques à chaque client, tels que « les mardis après-midi = rattrapage avec le client B » ou « les vendredis = rapports de synthèse ».

Utilisez les tâches récurrentes pour les routines telles que les rapports hebdomadaires, les rétrospectives ou les audits de contenu : inutile de réinventer la roue chaque semaine.

Configurez des modèles de tâches pour les flux de travail répétitifs (par exemple, l'intégration d'un nouveau client, la publication d'un blog, l'envoi de factures).

Créez un tableau de bord quotidien qui affiche uniquement les tâches prévues pour cette date dans tous les projets.

Tirez parti de la combinaison Calendrier + Liste pour activer/désactiver la vue d'ensemble et la vue quotidienne, afin de ne rien manquer.

3. Définissez des attentes claires

Être doué pour gérer des projets individuels est une chose. Mais gérer les attentes des clients sur plusieurs comptes ? C'est un tout autre niveau de difficulté. Par exemple, une agence numérique qui utilise ClickUp crée un document sur les attentes des clients lié à chaque projet. Ce document décrit les livrables convenus, les dates clés et les normes de communication, afin d'éviter les surprises deux semaines après le début du projet.

Un retard dans la mise à jour du site web du client A pourrait retarder la campagne sociale du client B, surtout si votre équipe de conception est partagée pour les deux. Du coup, vous ne gérez plus seulement des échéanciers, mais aussi un effet domino que personne n'avait prévu.

Comment gérer cela :

Fixez dès le départ des objectifs et des délais réalistes. Ne promettez pas un délai d'exécution de 3 jours pour un travail qui prendra une semaine, juste pour satisfaire un client à court terme.

Faites preuve de transparence lorsque des obstacles imprévus surviennent, comme un retard dans l'intégration d'un tiers ou un goulot d'étranglement au niveau du contenu.

Utilisez les champs personnalisés de ClickUp pour suivre les engagements SLA, les jalons pour signaler les échéances importantes et les automatisations pour informer les parties prenantes en cas de changement d'échéancier. Vous pouvez même attribuer des statuts de santé au projet pour informer les clients de l'avancement des travaux, sans avoir à passer un autre appel.

4. Maintenez une séparation

Soyons réalistes : lorsque vous passez d'un client à l'autre six fois par jour, il est facile de se tromper. Vous ne voulez pas envoyer par e-mail les ressources de marque du concurrent du client D. (Oups !) À titre d'exemple, une freelance qui gérait le référencement d'un cabinet d'avocats, d'une marque de soins de la peau D2C et d'une plateforme SaaS l'a appris à ses dépens lorsqu'elle a accidentellement téléchargé un « calendrier de blog » destiné à un client dans le dossier partagé d'un autre. Cette seule erreur lui a coûté le contrat.

La solution ? Établissez des limites claires entre le travail de chaque client. Pas seulement mentalement, mais aussi dans la manière dont vos projets, vos tâches et vos communications sont structurés.

Comment éviter cela :

Utilisez des espaces ou des dossiers ClickUp distincts pour chaque compte client.

Marquez les tâches par nom de client, équipe ou type de livrable.

Affectez des chefs de projet ou des gestionnaires de compte dédiés à chaque dossier, afin qu'il y ait toujours quelqu'un qui en soit responsable.

📌 Comment ClickUp peut vous aider :

Les espaces permettent de cloisonner totalement l'univers de chaque client, qu'il s'agisse des documents, des tableaux de bord, des tâches ou des échéanciers.

Les vues privées aident les membres de l'équipe à rester concentrés uniquement sur ce dont ils ont besoin.

Grâce à des étiquettes colorées et des tableaux de bord personnalisés, vous pouvez passer d'un client à l'autre sans perdre le fil ni vous disperser.

5. Pratiquez le time blocking

Maintenant que nous parlons de limites, passons à une tactique de gestion du temps qui fonctionne réellement lorsque vous jonglez avec plusieurs clients : le blocage de temps.

Le time blocking consiste à réserver des plages horaires spécifiques et non négociables de votre journée à un seul client ou projet à la fois. C'est comme si vous disiez au reste du chaos : « Attendez, cette heure appartient au client X. »

Par exemple, une stratège de contenu gérant trois contrats (un blog sur les technologies éducatives, un travail de rédaction fantôme B2B sur LinkedIn et une refonte SEO SaaS) se retrouvait constamment à passer d'une tâche à l'autre. Elle commençait à écrire pour une marque et finissait par répondre aux messages Slack d'une autre. À midi, elle n'avait rien terminé.

Elle a donc réservé ses matinées au travail approfondi (blogs SaaS), ses après-midis à la création de contenu social, et a terminé sa journée par des tâches administratives et des vérifications auprès de ses clients. Cela a changé la donne.

Vous consacrez toute votre attention à chaque client, sans plus mélanger les tons, les stratégies ou les livrables.

Vous fixez des attentes réalistes quant au délai pour que le travail soit terminé.

Vous évitez le surmenage en sachant exactement ce que vous avez à faire et à quel moment.

Utilisez la vue Calendrier pour bloquer visuellement du temps pour vos projets clients : glissez-déposez les tâches directement dans votre journée.

Activez le suivi du temps pour voir combien de temps chaque tâche prend réellement (vous vous en féliciterez lorsque vous estimerez les délais plus tard).

Combinez les dates de début et les dates d'échéance avec les priorités des tâches pour planifier toute votre semaine en quelques clics.

Configurez des tâches récurrentes pour les vérifications régulières auprès des clients, les révisions de contenu ou les rapports hebdomadaires, afin que votre routine ne soit pas perturbée en cours de route.

6. Traitez les tâches par lots

Avez-vous déjà eu l'impression que votre cerveau était en surcharge parce que vous passiez des appels stratégiques aux briefings de contenu et à la facturation, le tout en moins d'une heure ? C'est le prix à payer pour changer de contexte. La solution : le traitement par lots.

Le traitement par lots consiste à regrouper des tâches similaires et à les achever en un seul bloc. Au lieu de passer d'une tâche à l'autre sans rapport entre elles, vous vous concentrez sur une seule tâche et vous vous y tenez, ce qui est essentiel lorsque vous gérez plusieurs clients aux besoins très différents.

Par exemple, une consultante en marketing qui gérait cinq clients réguliers a commencé à regrouper son flux de travail hebdomadaire comme suit :

Lundi matin : rapports clients (analyses, indicateurs sur les e-mails, données SEO)

Mardi après-midi : révision du contenu sur tous les comptes

Mercredi : sessions stratégiques et préparation des réunions

Vendredi : administrateur, factures et nettoyage des outils

Sa productivité ? En hausse. Son niveau de stress ? En baisse. Ses week-ends ? Vraiment gratuits.

Pourquoi cela fonctionne :

Vous réduisez la fatigue mentale en restant concentré sur une seule tâche à la fois.

Vous accélérez l'exécution puisque vous n'avez pas à vous réorienter constamment.

Vous obtenez des résultats de meilleure qualité, car votre cerveau se concentre sur le type de tâche à accomplir, sans passer d'un outil ou d'un sujet à l'autre.

Utilisez des étiquettes de tâches telles que « Rapports », « Création », « Administrateur », etc. pour classer et filtrer le travail afin de le regrouper par lots.

Créez des vues enregistrées pour chaque type de tâche, comme une « vue de rapports » qui regroupe toutes les tâches d'analyse pour l'ensemble des clients.

Configurez des modèles de journées groupées avec des tâches préchargées pour les activités récurrentes regroupées (par exemple, « File d'attente de révision du contenu du mardi »).

Utilisez les automatisations pour déclencher une checklist, une sous-tâche ou une mise à jour de statut lorsqu'une journée de traitement par lots commence.

7. Hiérarchisez les tâches

Soyons réalistes : tout semble important lorsque vous jonglez avec plusieurs projets clients. Mais traiter chaque tâche comme si elle était urgente ? C'est ainsi que les délais ne sont pas respectés et que les équipes s'épuisent. La hiérarchisation des priorités est ce qui distingue le chaos réactif de l'exécution proactive.

Lorsqu'elle est terminée, la hiérarchisation des priorités agit comme un GPS pour votre flux de travail : elle indique à votre équipe ce qu'il faut traiter en premier, ce qu'il faut reporter et ce qui peut attendre.

Par exemple, vous gérez des projets pour les clients A, D et F. Tous trois ont des demandes « urgentes » qui arrivent le même jour. Sans hiérarchisation claire des priorités, votre équipe se disperse, se précipite pour livrer les résultats et fournit un travail de qualité médiocre. Avec une matrice de priorités appropriée en place ? Vous traitez d'abord le délai légal du client D, mettez en pause la révision de la campagne du client A et tenez le client F informé avec des échéanciers réalistes.

La hiérarchisation des priorités permet à votre équipe de se concentrer sur le travail qui fait réellement avancer les choses.

Cela vous évitera d'adopter une mentalité « tout est urgent » qui nuit à la productivité.

Vous réduisez les changements de contexte, ce qui vous fait gagner plusieurs heures chaque semaine.

Les clients obtiennent la clarté qu'ils recherchent et les résultats pour lesquels ils ont payé.

Utilisez des champs personnalisés tels que Priorité (Faible/Normale/Élevée/Urgente) et Score d'impact pour trier les tâches en fonction de leur importance.

Créez une matrice des priorités à l'aide de la disposition Tableau ou Tableau blanc de ClickUp pour filtrer par urgence et importance.

Utilisez les automatisations ClickUp pour attribuer des SLA ou des rappels en fonction de la priorité des tâches.

Configurez ClickUp Brain pour résumer instantanément les tâches hebdomadaires à haute priorité par client ou par personne assignée, afin de ne plus avoir à rechercher manuellement les mises à jour.

Créez des tableaux de bord ClickUp qui affichent en un coup d'œil les tâches à haute priorité pour tous vos clients.

8. Personnalisez vos communications

Une bonne communication ne consiste pas seulement à rester informé, mais aussi à instaurer la confiance, à réduire le taux de désabonnement et à faire en sorte que les clients se sentent comme des VIP (et non comme un simple élément de votre CRM). Mais lorsque vous gérez plusieurs projets clients, copier-coller la même mise à jour Slack à chaque client ne suffit pas.

Chaque client a un style de communication différent : certains veulent des mises à jour quotidiennes, d'autres préfèrent des récapitulatifs hebdomadaires. Certains veulent des tableaux de bord de haut niveau, tandis que d'autres aiment les journaux de tâches détaillés. Votre travail ? Vous adapter à leur rythme sans noyer votre équipe sous les messages et les e-mails.

Par exemple, le client A souhaite recevoir des mises à jour par e-mail les lundis, mercredis et vendredis. Le client B préfère recevoir un message Slack hebdomadaire accompagné d'une vidéo Loom. Et le client C ? Il souhaite disposer d'un tableau de bord ClickUp qu'il peut consulter à tout moment. Si votre équipe utilise le même rythme de communication pour les trois clients, l'un d'entre eux finira forcément par se sentir ignoré ou submergé.

Une communication personnalisée permet de renforcer la confiance avec les clients.

Cela minimise les allers-retours en donnant aux parties prenantes exactement ce dont elles ont besoin.

Cela permet à votre équipe interne de rester sur la même longueur d'onde quant à la manière, le moment et le lieu de communiquer.

Cela permet de réduire les malentendus qui pourraient compromettre les échéanciers ou les attentes.

Créez des tableaux de bord spécifiques à chaque client dans ClickUp avec des mises à jour en temps réel, des diagrammes et des vues de projet.

Utilisez Docs + ClickUp Brain pour générer automatiquement des résumés et des rapports hebdomadaires adaptés à chaque client.

Automatisez les mises à jour de statut par e-mail, Slack ou notifications à l'aide de ClickUp Automatisations.

Utilisez les formulaires ClickUp pour accueillir de nouveaux clients et connaître leurs canaux et cadences de communication préférés.

Conservez des espaces ou des dossiers dédiés à chaque client, avec des fils de commentaires, des @mentions et des notes privées.

Conseil de pro : utilisez ClickUp Relationships pour relier les tâches de communication aux livrables. Ainsi, votre équipe ne manquera jamais une information lors de la mise à jour du client, et chaque message sera ancré dans son contexte.

9. Prévoyez des points réguliers

Bien sûr, vous disposez de tableaux de bord, de statuts de tâches et de fils de discussion, mais rien ne vaut un bon vieux face-à-face (ou une réunion Zoom). Les vérifications régulières permettent de percevoir les nuances : les sourcils levés, les « petites questions » dans les barres latérales et les tensions subtiles qui n'apparaissent jamais dans les fils de discussion.

Pour les chefs de projet qui jonglent avec plusieurs projets clients, les points réguliers sont un moyen de relâcher la pression. Ils permettent de maintenir le flux des discussions, de minimiser les désaccords et d'éviter que les petits problèmes ne se transforment en catastrophes.

Par exemple, votre équipe avance rapidement, mais le client est silencieux depuis une semaine. Sans rendez-vous prévu, vous ne savez pas s'il est satisfait ou frustré. Il en résulte des changements de dernière minute et une course contre la montre avant la date limite. Si vous aviez prévu un rendez-vous en milieu de semaine, la crise aurait été évitée.

Aide à la maintenance de l'alignement sur la portée, les attentes et les échéanciers de livraison.

Renforcez la confiance des clients grâce à la transparence et à un engagement constant.

Offre un espace pour soulever les obstacles, clarifier les commentaires ou redéfinir les priorités.

Renforcez la responsabilité interne en encourageant les mises à jour quotidiennes sur la progression des tâches.

Créez des tâches récurrentes pour les réunions d'équipe et les points avec les clients : comptes rendus quotidiens, synchronisations hebdomadaires, revues bihebdomadaires, etc.

Utilisez la vue Calendrier de ClickUp pour visualiser tous les rendez-vous et éviter les chevauchements entre plusieurs projets.

Utilisez ClickUp Docs pour l'agenda des réunions, puis convertissez automatiquement les points de discussion en tâches concrètes après la réunion.

Utilisez ClickUp Brain pour générer automatiquement des résumés de réunion, des éléments à prendre en compte et des rappels de suivi après chaque session.

Configurez des automatisations pour envoyer une notification aux membres de l'équipe ou aux clients avant chaque rendez-vous prévu afin d'améliorer la participation et la préparation.

Conseil de pro : attribuez des étiquettes de priorité aux tâches de suivi, telles que « 🟢 Synchronisation client » ou « 🔵 Compte rendu d'équipe », afin que votre calendrier reste clair et que votre esprit soit moins encombré.

10. Prévoyez les risques et les imprévus

Pas besoin d'une boule de cristal pour savoir que quelque chose va mal tourner. Les échéanciers changent. Les fournisseurs laissent tomber. Les clients changent d'avis en cours de route. Multipliez cela par 5 à 10 projets et vous obtenez un cocktail chaotique, à moins que vous n'ayez prévu des marges de manœuvre et des plans de sauvegarde.

La gestion des risques n'est pas seulement un « plus ». C'est votre filet de sécurité.

Par exemple, vous avez prévu le lancement d'un contenu pour le client B, mais votre freelance vous a laissé tomber à la dernière minute. Vous vous débrouillez tant bien que mal, vous faites appel à quelqu'un d'autre et vous parvenez à livrer dans les délais, mais vous avez épuisé votre budget et le moral de votre équipe. Si vous aviez identifié la dépendance vis-à-vis du freelance comme un risque, vous auriez prévu une sauvegarde.

Les risques s'accumulent lorsque plusieurs projets sont en cours : un seul retard peut créer un effet domino.

Les plans d'urgence permettent de respecter les échéanciers, de préserver la disponibilité de l'équipe et de conserver la confiance des clients.

Une équipe bien préparée réagit rapidement, au lieu de paniquer ou d'improviser.

Vous cessez d'être un pompier et commencez à être un stratège.

Créez un registre des risques liés au projet à l'aide d'un document ClickUp personnalisé, avec des sections consacrées à la probabilité, à l'impact, aux déclencheurs et aux étapes à suivre.

Utilisez des champs personnalisés tels que « Niveau de risque » et « Prêt pour les imprévus ? » pour signaler les problèmes à haute priorité dans les vues des tâches.

Configurez des tâches récurrentes pour examiner et mettre à jour les risques lors des vérifications hebdomadaires auprès des clients.

Créez un modèle de checklist pour les imprévus (retards des sous-traitants, changements de périmètre ou pannes techniques), puis dupliquez-le pour tous vos projets.

Avec ClickUp Brain, identifiez rapidement les schémas de risque chez vos clients et résumez les 5 principales menaces pour la visibilité de la direction.

11. Rationalisez et effectuez l'automatisation des processus

Soyons réalistes : jongler entre les délais des clients, les mises à jour de l'équipe et les rapports de statut ressemble déjà à un sport de contact. La dernière chose dont vous avez besoin est de gaspiller votre énergie mentale dans des tâches répétitives et subalternes qu'un flux de travail bien rodé peut prendre en charge à votre place.

C'est là que l'automatisation entre en jeu, telle une assistante opérationnelle en coulisses, qui gère discrètement les tâches fastidieuses afin que vous puissiez vous concentrer sur la stratégie globale et l'établissement de relations.

Par exemple, vous gérez cinq clients, chacun exigeant des rapports hebdomadaires. Vous rassemblez manuellement les mises à jour sur la progression des projets, vous les mettez en forme dans un document et vous les envoyez par e-mail un par un. Imaginez maintenant que vous remplaciez tout cela par un rapport automatisé qui extrait directement les données des tableaux de projet, génère un résumé et le transmet, à temps, à chaque fois. Cela vous fait gagner des heures chaque semaine. Et vos cellules cérébrales ? Elles vous en seront reconnaissantes.

Réduit les erreurs humaines liées au travail manuel répétitif

Gagnez du temps sur les tâches routinières telles que les rapports, les rappels et les suivis.

Assure la cohérence et la rapidité dans la communication avec les clients

Libère les ressources de votre équipe pour qu'elle puisse se consacrer à la réflexion créative et stratégique.

Évoluez dans la gestion des comptes sans vous épuiser

Utilisez les automatisations ClickUp pour mettre à jour automatiquement le statut des tâches, assigner des collègues et déclencher des notifications, sans aucune saisie manuelle.

Configurez les formulaires ClickUp pour recueillir les commentaires, les retours ou les demandes des clients et les acheminer automatiquement vers des tâches ou des listes.

Avec ClickUp Brain, générez des rapports à partir des données du projet et envoyez-les par e-mail ou via Docs, personnalisés pour chaque client.

Créez votre propre modèle de réussite client dans ClickUp ou commencez avec celui qui est déjà prêt à l'emploi pour standardiser l'intégration, la communication et la livraison sur tous les comptes.

Combinez les tâches récurrentes et les tableaux de bord personnalisés pour surveiller les flux de travail d’automatisation et signaler tout ce qui nécessite votre attention.

12. Prévoir les demandes de modification

Les projets restent rarement statiques : les clients changent leurs priorités, de nouveaux acteurs interviennent ou des facteurs externes exigent un changement de cap.

Et quand un changement survient ? Vous ne voulez pas que votre équipe se précipite ou que votre champ d'action devienne incontrôlable.

Au lieu de résister, adaptez-vous. Un processus solide de demande de changement garantit que chaque ajustement est intentionnel, suivi et mis en œuvre sans chaos.

Par exemple, vous êtes en train de renouveler l'image de marque du client D, et soudain, son PDG souhaite inclure une nouvelle gamme de produits. Sans processus clair de demande de modification, votre équipe, qui a déjà réalisé la moitié des conceptions finales, doit désormais faire face à des retouches, des délais non respectés et une frustration croissante.

Si cette demande avait d'abord fait l'objet d'une évaluation structurée ? Vous auriez pu ajuster les échéanciers, les ressources et les priorités sans épuiser l'équipe ni prendre personne au dépourvu.

Cela permet d'éviter les dérives et de maintenir les projets conformes aux livrables convenus.

Cela permet à votre équipe de gagner du temps, de l'énergie et de la bande passante, sans pour autant vous faire passer pour quelqu'un de rigide.

Cela permet aux clients de demander des modifications de manière transparente tout en comprenant leur impact.

Elle localise le changement afin que le pivot d'un client ne perturbe pas les autres projets.

Créez un formulaire de demande de modification qui alimente directement le tableau ClickUp du projet, en indiquant qui a fait quelle demande, pourquoi et quand.

Créez un document de suivi des modifications pour chaque client afin de conserver une trace des demandes, des approbations et des résultats.

Pour suivre les étapes des demandes, utilisez des statuts de tâche personnalisés tels que « En cours d'examen », « Approuvé » ou « Reporté ».

Avec ClickUp Brain, résumez automatiquement les journaux de modifications et obtenez des évaluations d'impact sur les échéanciers, les budgets et l'allocation des ressources.

Ajoutez l'automatisation pour signaler les demandes ayant une priorité élevée et informer instantanément les parties prenantes, afin qu'aucune mise à jour ne passe inaperçue.

13. Demandez des avis et des commentaires

Vous pensez que tout va bien simplement parce que personne ne se plaint ? Détrompez-vous.

Parfois, un client a l'impression de ne pas recevoir suffisamment d'attention. D'autres fois, il est discrètement déçu par un produit livré, mais trop poli pour le dire ouvertement. Ou pire encore, il est frustré et envisage de changer de fournisseur... sans même vous donner la possibilité de rectifier le tir.

C'est pourquoi vous n'attendez pas que les commentaires vous parviennent, vous les demandez. De manière proactive.

Par exemple, vous jonglez entre cinq clients, et le client C cesse soudainement de s'impliquer autant. Il ne répond plus aux appels et donne des réponses laconiques. Il s'avère qu'il n'était pas satisfait du dernier livrable, mais qu'il ne l'avait pas dit. Un simple « Comment avez-vous trouvé cela ? » aurait pu sauver la relation.

Pourquoi est-ce important ?

Cela montre à vos clients que vous vous souciez d'eux et que vous ne travaillez pas en pilote automatique.

Vous identifiez les points faibles et corrigez le tir avant que les petits problèmes ne s'aggravent.

Cela permet de créer une culture de transparence, de respect mutuel et d'amélioration continue.

Vous obtiendrez ainsi des informations solides pour vos témoignages, études de cas ou même pour améliorer vos produits/services.

Ajoutez des tâches de demande de commentaires à vos flux de travail post-livraison, automatisées et récurrentes après chaque jalon ou sprint.

Utilisez les formulaires dans ClickUp pour recueillir des commentaires structurés et spécifiques à chaque client, directement liés à leur dossier de projet.

Marquez les commentaires comme « positifs », « neutres » ou « nécessitant une action » à l'aide des champs personnalisés, ce qui facilite le suivi des sentiments au fil du temps.

Enregistrez les réponses dans un document centralisé intitulé « Commentaires des clients » lié au tableau de bord du projet afin de pouvoir vous y référer ultérieurement et d'assurer la responsabilité.

Avec ClickUp Brain, résumez les commentaires qualitatifs en points d'action ou en thèmes pour plusieurs clients afin de faciliter l'apprentissage à l'échelle de l'équipe.

14. Documentez tout

Lorsque vous gérez plusieurs clients, se fier à sa mémoire revient à utiliser des post-it dans un ouragan. La documentation n'est pas facultative, c'est votre arme secrète.

Des feuilles de route détaillées aux simples checklists quotidiennes, tout noter vous donne un point de référence fiable lorsque votre boîte de réception est en plein chaos. C'est ainsi que vous gardez le contrôle, évitez les situations de « il a dit, elle a dit » et apportez de la clarté à une installation complexe impliquant plusieurs clients.

Imaginons, par exemple, que vous travailliez sur deux campagnes similaires pour des clients différents, l'un dans le domaine des technologies de la santé, l'autre dans celui des technologies éducatives. Sans documentation adéquate, vous risquez d'oublier que le client A a demandé un format de contenu basé sur des données, tandis que le client B souhaitait un ton narratif. Vous vous retrouvez alors à parcourir d'anciens messages Slack pour confirmer une orientation créative, perdant ainsi du temps (et de la crédibilité) dans le processus.

Ou pire encore, un changement de périmètre a été approuvé lors d'une réunion, mais n'a pas été consigné. Deux semaines plus tard, le client remet en question les heures supplémentaires. Votre seule défense ? « Faites-moi confiance, nous en avons discuté. » Oui... pas terrible.

Pourquoi est-ce essentiel ?

Vous obtenez immédiatement des informations claires sur ce qui a été convenu, quand et pourquoi.

Vous réduisez ainsi votre dépendance à la mémoire et éliminez les retours en arrière.

Vous créez une source unique d'informations fiables pour les projets, les échéanciers, les décisions et les changements de périmètre.

Vous facilitez la collaboration au sein de l'équipe : tout le monde peut rester sur la même longueur d'onde, même si quelqu'un est malade ou hors ligne.

Utilisez Docs pour stocker les briefs de projet, les notes stratégiques et les comptes rendus de réunion avec les clients, tous consultables et liés aux tâches associées.

Joignez des documents aux tâches ou aux jalons afin que les livrables et les échéances soient toujours replacés dans leur contexte.

Transformez vos notes de réunion en éléments à mener à bien à l'aide de ClickUp AI ou ClickUp Brain, afin que tout reste traçable et réalisable.

Utilisez les champs personnalisés pour suivre les journaux de décision ou les changements de périmètre directement dans les tâches, afin qu'aucune information ne se perde dans les fils de discussion ou les messages privés.

Conseil de pro : créez un document « Journal des décisions client » dans le dossier de chaque client dans ClickUp. Après chaque changement important, ajoutez une ligne notant la décision, la date et la personne qui l'a approuvée. C'est votre dossier de reçus, mais en beaucoup plus élégant.

15. Mettez en place un apprentissage inter-clients

L'un des principaux avantages cachés de jongler entre plusieurs clients ? Vous êtes aux premières loges pour découvrir ce qui fonctionne réellement, tous secteurs, tailles d'entreprises et technologies confondus.

L'apprentissage inter-clients consiste à repérer les modèles gagnants, à extraire ce qui fonctionne dans un projet et à l'appliquer (intelligemment) à d'autres. C'est comme copier-coller la réussite, sans les problèmes de droits d'auteur.

Par exemple, vous avez mis en place un flux de travail très efficace pour un client B2B SaaS, qui a permis de réduire le taux de désabonnement de 20 %. Un mois plus tard, vous intégrez une start-up fintech et vous vous rendez compte que 80 % de ce flux de travail est toujours applicable. Vous modifiez le texte, changez certaines automatisations, et voilà : un autre lancement en douceur avec deux fois moins d'efforts.

Pourquoi cela change-t-il la donne ?

Vous réduisez votre temps de mise en route pour les nouveaux projets ou secteurs d'activité.

Vous constituez une bibliothèque de modèles éprouvés, sans avoir à réinventer la roue à chaque fois.

Vous signalez de manière proactive les risques et les goulots d'étranglement, car vous les avez déjà rencontrés auparavant.

Vous accélérez la création de valeur : les clients remarquent lorsque vous vous mettez immédiatement au travail.

Comment ClickUp peut vous aider :

Utilisez Docs + Modèles pour créer des flux de travail, des checklists ou des cadres d'intégration réutilisables, adaptés à chaque secteur d'activité ou type de client.

Créez un dossier « Apprentissages inter-clients » contenant des informations partageables, des analyses rétrospectives de projets ou des stratégies de campagne gagnantes.

Configurez des modèles de tâches pour les livrables récurrents, tels que les plans de lancement, les rapports de sprint ou les présentations QBR.

Marquez ces ressources avec des libellés pertinents (par exemple, « Intégration B2B », « Entonnoir e-commerce », « Contrat d'agence ») afin de pouvoir les adapter rapidement en cas de besoin.

Conseil de pro : tirez parti des documents alimentés par l'IA de ClickUp (ClickUp Brain) pour résumer les informations issues des mises à jour de projet ou des réunions avec les clients dans différents environnements de travail. C'est l'outil idéal pour créer une base de connaissances qui évolue avec vous.

Avantages de l'utilisation d'un système de gestion de projet pour plusieurs clients et tâches

Les outils de gestion de projet sont indispensables dans la boîte à outils de tout chef de projet. Cependant, la gestion de plusieurs clients et tâches rend indispensable le recours à une solution logicielle de gestion de projet adaptée, pour les raisons suivantes :

Centralisation des informations : les outils de gestion de projet centralisent la gestion des projets ou des clients. Il s'agit d'une plateforme unique pour tout ce qui concerne les projets, de la création à l'organisation, en passant par la gestion et la clôture. C'est une source d'information unique pour tous les membres de l'équipe.

Gestion des tâches : en matière de gestion des tâches, rien ne vaut la commodité des systèmes de gestion de projet. Créez, organisez, classez, hiérarchisez et attribuez des tâches en quelques clics.

Collaboration : un outil de gestion de projet est un hub pour le travail d'équipe. Les membres de l'équipe peuvent créer, modifier ou partager des documents, ajouter des commentaires, convertir des commentaires exploitables en listes de tâches, et bien plus encore.

Gestion des délais : les outils de gestion de projet affichent les détails du projet sous forme d'échéanciers ou de diagrammes de Gantt. Ces vues offrent une visibilité sur le calendrier du projet, les échéances à venir et les dépendances. Ces vues d'ensemble facilitent une gestion efficace du temps.

Allocation des ressources : grâce à la mise à jour en temps réel des outils de gestion de projet, vous pouvez facilement suivre les ressources et les affecter de manière proactive à certaines tâches ou certains projets afin d'en garantir la réussite.

Automatisation : la plupart des plateformes de gestion de projet modernes disposent de fonctionnalités d'automatisation pour gérer les tâches récurrentes, les rappels et les notifications afin de minimiser les efforts manuels et d'optimiser l'efficacité.

Rapports et analyses : les fonctionnalités de rapports et d'analyses des systèmes de gestion de projet aident les chefs de projet à suivre la progression des projets, à identifier les goulots d'étranglement, à mesurer les indicateurs de performance et à identifier les tendances afin de prendre des décisions plus éclairées basées sur les données.

Devenez un pro du multitâche avec ClickUp

L'art de gérer plusieurs clients est une compétence très recherchée. C'est également un avantage stratégique et un facteur de différenciation concurrentiel.

Une fois que vous maîtriserez la gestion des échéanciers, des attentes des clients et des environnements de projet variés, vous deviendrez un chef de projet chevronné. De plus, chaque faux pas devient une expérience d'apprentissage. Considérez cela comme un raccourci vers la réussite en matière de gestion de projet.

Partagez les conseils ci-dessus et renforcez vos capacités à l'aide d'un outil de gestion de projet efficace tel que ClickUp, et vous deviendrez une force imparable !

ClickUp est une plateforme tout-en-un pour les projets offrant des possibilités infinies : attribuer et hiérarchiser les tâches, créer et suivre les objectifs, tirer parti de l'automatisation, et bien plus encore. De la collaboration en équipe à la réussite des clients, ClickUp vous offre une visibilité totale et une exécution efficace. Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp: c'est gratuit pour commencer !