Les clients sont la clé de la réussite de votre entreprise.
Que vous soyez novice en matière de gestion de projets clients ou un professionnel, vous savez que la gestion de leurs comptes peut s'avérer délicate. Gérer des projets est une chose, mais gérer des clients en est une autre.
Il ne s'agit pas seulement de tâches quotidiennes, d'objectifs trimestriels et d'un titre pour un travail approfondi. Il faut maintenant ajouter à cela la résolution des conflits, la communication diplomatique et la gestion des attentes.
Certains clients formuleront des demandes dans des délais qui ne sont tout simplement pas réalistes pour votre secteur d'activité. D'autres ont une personnalité qui rend la communication plus difficile. Enfin, il y a la pression pour faire des bénéfices et atteindre les objectifs.
Avec tout cela sur les épaules, il est facile de comprendre pourquoi la gestion de projets clients est difficile. Heureusement, l'apprentissage de la gestion des clients stratégies de gestion de projet pour les clients peuvent vous faciliter la tâche et vous permettre d'être plus efficace dans votre travail, surtout si vous disposez des bonnes stratégies de gestion de projet outil de gestion de projet .
Nous verrons ici ce que signifie réellement la gestion de projet pour les clients et nous passerons en revue les quatre principales étapes. Ensuite, nous partagerons certaines de nos meilleures stratégies d'équipe de projet pour vos clients afin de vous aider à naviguer dans n'importe quelle situation. 🙌
Qu'est-ce que la gestion de projet pour les clients ?
La gestion de projet client consiste à gérer des communications avec les clients les attentes et livrables tout en supervisant le travail interne nécessaire pour atteindre les objectifs du client. Elle diffère de la gestion de projet normale dans la mesure où le travail implique une contribution continue d'un client ou un produit à livrer spécifiquement pour votre client, et non pour votre propre entreprise.
Dans le travail quotidien, il y a un certain chevauchement avec la gestion de projet normale. Les gestionnaires de projet ou les chefs d'équipe planifient et répartissent les tâches, créent des produits livrables et planifient le projet du début à la fin.
La différence avec les projets clients est que vous devrez également établir des forfaits de communication avec les clients, gérer l'évolution de la portée du projet et établir des relations avec les clients. Il s'agit en quelque sorte de gérer une équipe interne et une équipe externe de parties prenantes.
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Une grande différence dans gestion des clients est la composante communication - et c'est souvent là que les gestionnaires de projet se retrouvent dans des situations difficiles. Les clients peuvent ne pas comprendre votre secteur d'activité aussi bien que vous le faites, et ils ont également leurs propres pressions en matière de rentabilité.
Ils peuvent formuler des demandes auxquelles votre équipe ne peut répondre. D'autres fois, ils peuvent réagir de manière désobligeante aux rapports de progression ou exiger des changements qui ne sont pas réalisables. Votre travail en tant que responsable de projet client consiste à utiliser des techniques pour gérer les attentes, contrôler les discussions et assurer la réussite du client.
Les étapes de la gestion de projet client
En tant que gestionnaire de projet, vous savez tout sur les cycle de vie du projet qui se décompose généralement en quatre phases : le lancement, le forfait, l'exécution et la clôture. Ce que vous ne savez peut-être pas, c'est que chacune de ces étapes comporte des éléments uniques lorsqu'elle est appliquée aux projets des clients. Nous aborderons ici chaque étape et les éléments à garder à l'esprit.
Initiation
Il s'agit de la phase de lancement au cours de laquelle vous recueillez des informations et définissez les attentes du projet et du client. À cette étape, vous planifiez le budget, établissez les grandes lignes du calendrier du projet et définissez les produits livrables et les détails du projet. 🤔
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Ici, vous tiendrez compte des besoins du client, recueillerez des données et poserez le cadre d'un projet réussi, tant en interne qu'avec le client. Bien que cela puisse sembler facile, il est essentiel de prêter attention aux détails à cette étape.
En effet, il est facile de passer à côté d'éléments d'information essentiels qui peuvent faire dérailler un projet par la suite. Un client peut ne pas savoir comment communiquer ce qu'il veut ou ce dont il a besoin. Si vous ne travaillez pas sur ce point dès le début, vous aurez des problèmes à gérer les attentes et les produits à livrer.
Concentrez-vous sur la création d'attentes claires, les objets du projet et la portée du projet à cette étape. Rencontrez le client à plusieurs reprises, assurez-vous de bien comprendre ce qu'il veut et répétez-le clairement pour montrer que vous êtes tous sur la même page.
Planification
Il est temps de passer au forfait. Cette étape fait parfois double emploi avec l'étape d'initiation, mais elle mérite d'être mentionnée car elle nécessite une quantité de travail importante. C'est à ce stade que vous établirez le cahier des charges et le calendrier du projet, généralement à l'aide d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp . 🗺️
En tant que gestionnaire de projet, vous établirez les le forfait du projet et le décomposer en tâches gérables pour les membres de votre équipe et le client. Vous y ajouterez des dates d'échéance pour le travail du projet, établirez des jalons clairs et attribuerez le travail à chaque personne impliquée dans le projet.
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Cela s'applique également aux clients. Réfléchissez aux domaines dans lesquels les clients devront apporter leur contribution, comme les révisions et les approbations. Demandez-vous si le client doit fournir quelque chose pour que votre équipe puisse achever son travail.
Achevez les tâches de vos clients et fixez des échéanciers réalistes pour qu'ils achèvent le travail. Veillez à communiquer vos attentes et à faciliter la tâche du client pour qu'il fasse sa part du travail.
Exécution
Au cours de la phase d'exécution, votre travail passe de la planification à la gestion. Votre équipe se met au travail pour achever les tâches qui la rapprochent des résultats attendus. Votre rôle consiste désormais à suivre le calendrier pour veiller à ce que tout se déroule comme prévu. ✍️
Vous devrez intervenir au besoin pour aider les membres de l'équipe à surmonter les obstacles. En outre, vous devrez superviser les flux de travail et prendre des mesures en cas d'oubli, de retard ou de production incorrecte.
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Votre rôle de communicateur prend également toute son importance à cette étape du processus de gestion des clients. Vous devrez fournir des mises à jour régulières à votre équipe, aux différents services et au client.
En outre, vous devrez arbitrer les désaccords et aider à résoudre les conflits qui surviennent, que ce soit au sein de votre équipe ou en raison d'un problème avec le client. Cela signifie que vous devrez fournir des fournisseurs prestataires aux membres de l'équipe qui ont des discussions délicates ou intervenir pour prendre le relais en cas de problème réel.
Clôture
Vous avez fait le travail, votre équipe a achevé tous les objets et le client a reçu les produits à livrer. Mais votre travail n'est pas encore Terminé. Le moment est venu de faire un débriefing et d'examiner le projet. 🛠️
Prenez le temps de passer en revue ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré. Collaborez avec les membres de l'équipe pour archiver le travail et sauvegarder les modèles qui pourraient être utiles pour de futurs projets. Fermez toutes les tâches inutiles et mettez de l'ordre dans votre espace de travail de gestion de projet en vue du prochain projet.
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C'est également le moment d'établir une connexion avec le client et de voir si vous pouvez lui fournir d'autres travaux à l'avenir. Il se peut qu'il ait besoin d'aide pour un projet similaire ou qu'il recommande vos services professionnels à une autre organisation.
7 stratégies pour améliorer votre stratégie de gestion de projet avec les clients
Maintenant que vous connaissez la portée globale du processus de gestion de projet pour les clients, vous vous demandez probablement comment être plus efficace.
Nous avons rassemblé une poignée de stratégies à essayer dès aujourd'hui pour des projets clients plus réussis. De logiciel de gestion de projet aux conseils de communication, vous trouverez des techniques pour faire le travail terminé. 💪
1. Utiliser un logiciel de gestion de projet
La gestion de projets n'est pas simple. Selon l'ampleur du travail, vous devez jongler avec les tâches de plusieurs services, communiquer avec les clients et surveiller les calendriers des équipes. 👨🏽💻
L'utilisation d'un tableur comme Excel ne suffit pas. Il est préférable d'utiliser un outil comme Le logiciel de gestion de projet de ClickUp . Il offre des centaines de fonctionnalités, notamment l'automatisation des tâches, l'établissement de priorités et des affichages multiples pour rationaliser les flux de travail.
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Ce logiciel de gestion de projet est entièrement personnalisable, ce qui vous permet de créer un environnement de travail - ou plusieurs !- conçu pour les besoins de votre projet. Créez des tableaux de bord pour gérer la progression du projet, et créez un tableau de bord client où les clients peuvent gérer les approbations, les révisions et donner leur avis.
Les intégrations avec des outils comme Slack rendent la communication plus rapide et plus facile que jamais. Les notifications instantanées et les déclencheurs de tâches permettent de faire avancer le travail dans le pipeline et d'informer les clients et les parties prenantes lorsque les jalons sont atteints.
Les fonctions supplémentaires comprennent des cartes mentales pour le brainstorming à l'étape d'initiation et des wikis pour construire un projet d'entreprise base de connaissances pour gérer la communication avec les clients. En outre, il existe plus d'un millier de modèles pour créer des éléments tels qu'une charte de projet, un cahier des charges ou un contrat avec le client.
2. Exploiter les outils visuels pour accueillir les clients
Il est facile de se perdre dans des pages et des pages de mots. Au lieu d'informer les clients par des e-mails interminables et des déclarations formelles, donnez-leur des outils visuels pour voir la progression du projet. Les multiples affichages de ClickUp y compris les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt, permettent aux clients de visualiser le travail en cours et de voir où en sont les choses. Ils disposent d'un aperçu en temps réel du statut du projet, ce qui leur permet de prendre des nouvelles sans avoir à vous bugger en permanence.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif Gestion de projet client : GIF des différents affichages ClickUp /$$$img/
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Contrôlez l'accès en paramétrant les permissions et en limitant la vue du client aux seules tâches qu'il a besoin d'afficher. Partagez le portail client dès le début et proposez une session de formation rapide ou un webinaire pour les aider à naviguer dans l'outil s'ils ne savent pas comment.
Mieux encore, un portail client permet de l'accueil du client et le lancement d'un projet plus facilement. Ajoutez des tâches pour que le client signe son contrat et donne son avis sur les livrables proposés. Attribuez des dates d'échéance et utilisez le portail pour suivre la communication et la progression au fur et à mesure que le projet démarre.
3. Établir des forfaits de communication clairs
L'un des principaux obstacles aux projets des clients est la communication. Nous avons tous des façons différentes de communiquer, et certains d'entre nous sont plus clairs que d'autres. Pour sortir du brouhaha et aller au cœur des attentes de votre client, établissez des forfaits et des canaux de communication clairs. 🎙️
La collection ClickUp de modèles de plans de communication vous aide à gérer la fréquence, le contenu et les objets de vos discussions avec les clients. Utilisez-les pour créer des mises à jour régulières sur le projet, des stratégies de messagerie et des matrices de communication pour tenir tout le monde au courant en cas de besoin.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png Modèle de plan de communication de ClickUp /$$img/
Utilisez le modèle de plan de communication de ClickUp pour créer une feuille de route pour une communication transparente avec les équipes et les clients
Une fois que vous avez mis en place un plan de communication, automatisez les notifications dans votre plateforme de gestion de projet pour envoyer des mises à jour ou des rappels de connexion avec le client.
4. Créer un processus d'approbation simple
Un autre obstacle que rencontrent les gestionnaires de projets en contact avec les clients est le retard dans les approbations du côté du client. Qu'il s'agisse de facturer, d'envoyer des contrats de tarification ou d'obtenir l'approbation d'un projet de produit livrable, il est clé d'obtenir l'adhésion du client.
ClickUp Tableaux Blancs est votre hub visuel centralisé pour transformer de manière collaborative les idées de l'équipe en actions coordonnées
Utilisez ClickUp pour créer un tableau blanc rationalisé flux de travail de l'approbation pour demander, suivre et approuver les étapes suivantes. Entrez dans le processus visuel d'approbation Tableau blanc pour réfléchir au processus d'approbation avec les membres de l'équipe ou montrer à un client ce qui l'attend. Créez des tâches, mettez à jour les assignés et ajoutez des étiquettes pour accélérer le processus de révision.
5. Créer des objectifs réalistes, atteignables et transparents
Un moyen infaillible de faire échouer votre projet dès le départ est de fixer des objectifs qui ne sont pas réalistes, clairs ou réalisables. Les clients n'étant pas des experts en gestion de projet, ils peuvent proposer des idées qui ne fonctionneront pas dans votre secteur d'activité.
Il faut également se méfier des clients qui pensent savoir ce qu'ils veulent, mais dont les paroles ou les actions ne reflètent pas nécessairement leurs désirs. Votre tâche consiste à gérer leurs attentes en leur expliquant ce qui est faisable et ce qui ne l'est pas. Plus vous serez clair, mieux vous vous placerez sur la voie de la réussite. 👀
Utilisez un outil tel que Le modèle de réussite client de ClickUp pour vous mettre dans la tête de votre client et comprendre ses attentes. C'est un excellent moyen de montrer que vous vous souciez de l'expérience client. De plus, vous serez sur la même page ou au moins générerez des idées de discussion lorsqu'il s'agira des livrables.
Ce modèle de ClickUp vous permet de stopper net le désabonnement des clients
Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur les éléments livrables du projet et les objectifs, écrivez-les dans un outil tel que ClickUp Documents . Vous disposez ainsi d'une trace de votre discussion et pouvez gérer l'évolution de la portée du projet par rapport au forfait convenu. De plus, ces documents sont partageables, ce qui facilite la communication des changements et des objectifs directement avec votre équipe interne.
6. Visualisez les paramètres et fixez des échéances, des calendriers et des jalons clairs
Comme pour tous les projets, la clé de la réussite réside dans l'organisation et le forfait. Commencez par utiliser un outil comme ClickUp pour la gestion des tâches et d'établir des paramètres pour le projet. Utilisez les différentes vues pour vous faire une idée de la charge de travail de chaque membre de l'équipe et pour répartir les tâches selon un échéancier réaliste.
Enregistrez avec précision le temps passé sur les tâches et les projets dans ClickUp
Intégrez un outil de suivi du temps pour savoir combien de temps prend chaque tâche, et ajustez le calendrier si nécessaire. Créez des checklists pour tenir l'équipe du projet au courant du statut du projet et de ce qui est à venir.
7. Utiliser un CRM pour gérer les relations avec les clients et améliorer les rapports
Si votre travail est centré sur le client, il y a de fortes chances que vous travailliez avec plusieurs clients à la fois. Il peut être difficile de suivre leurs données, leurs communications et leurs projets si vous n'êtes pas organisé. Utiliser Le CRM de ClickUp pour contrôler la satisfaction des clients, centraliser les contacts avec les clients et constituer des bases de données pour améliorer les rapports. 📈
Stockez les contacts pour faciliter la prise de contact avec les clients à tout moment, et ajoutez des champs personnalisés pour les comptes, les projets et les styles de communication. Utiliser Modèles CRM pour gagner du temps lors de la rédaction des informations sur les clients, du suivi de leur état de santé et de l'amélioration des processus de rapports.
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Utilisez les données historiques et les indicateurs de projet de votre CRM pour améliorer la qualité de votre travail les rapports des clients . Les vues Tableau et Diagramme vous permettent de générer rapidement des ventilations visuelles du statut du projet. Prenez ensuite les indicateurs et transformez-les en une superbe présentation pour votre client.
Le CRM facilite le suivi de toutes les interactions avec les clients et des résultats de ces discussions. De plus, les indicateurs permettent à votre équipe de rédiger des rapports de statut en quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
Gérer les projets des clients avec ClickUp
La gestion de projet pour les clients peut s'avérer difficile, mais vous relèverez le défi grâce à ces stratégies de réussite. Des logiciels de gestion qui simplifient l'accueil des clients et rationalisent les flux de travail aux conseils en matière de communication, il existe des moyens faciles d'améliorer vos projets clients. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui et commencez à établir de meilleures relations avec vos clients et à gérer des projets réussis. Avec l'aide de l'automatisation du flux de travail des fonctionnalités, des tableaux de bord et des bases de données, vous avez tout ce qu'il faut pour franchir des jalons pour tous les types de clients. ✨