La gestion de projet est une tâche complexe qui nécessite des compétences, une bonne compréhension des livrables complexes et des talents de gestionnaire. Si l'on compare la gestion de projet à un navire naviguant dans des eaux tumultueuses, alors le chef de projet est le capitaine de ce navire.
Les chefs de projet doivent répondre aux attentes des clients tout en gérant les ressources et en respectant les délais. Ils définissent le déroulement du projet, anticipent et gèrent les crises, font face aux complexités et motivent l'équipe pour que le projet avance.
En bref, une journée dans la vie d'un chef de projet est une véritable aventure passionnante. Alors, continuez à lire si vous souhaitez en savoir plus sur le métier de chef de projet, une journée type dans leur vie et les défis auxquels ils sont confrontés au quotidien.
Nous partagerons également quelques conseils et astuces pratiques pour les chefs de projet en gestion de projet, ainsi qu'une liste d'outils utiles pour vous aider à maintenir le cap et à atteindre vos objectifs !
Qu'est-ce qu'un chef de projet en gestion de projet ?
Un chef de projet est un professionnel chargé de planifier, d'exécuter, de gérer et de clôturer des projets. À ce titre, il joue un rôle essentiel tout au long du cycle de vie du projet, notamment en veillant à ce que celui-ci ne s'écarte pas de son périmètre, de son budget et de son échéancier.
Rôles et responsabilités d'un chef de projet en gestion de projet
Les rôles et responsabilités d'un chef de projet peuvent varier en fonction de la nature du projet, du secteur d'activité, de la structure organisationnelle et d'autres variables similaires. Cela dit, ils sont principalement impliqués dans :
Planification de projet
Élaborez un plan de projet complet qui décrit les propositions, les tâches, les sous-tâches, les échéanciers et les ressources. Consultez les principales parties prenantes pour finaliser les détails, puis consignez-les dans un plan de projet complet comprenant la portée, les objectifs, le budget et les livrables.
Leadership d'équipe
Constituez une équipe pour mener à bien le projet. Nommez des chefs d'équipe et déléguez-leur du travail et des responsabilités. De plus, traitez les questions plus générales liées au projet et motivez l'équipe pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Communication
Assurez une communication fluide et efficace entre les membres de l'équipe, les promoteurs du projet et les autres parties prenantes. Partagez régulièrement des informations sur l'état d'avancement du projet, la progression réalisée, les jalons franchis et les contretemps rencontrés.
Gestion des risques
Identifiez les risques ou problèmes potentiels et élaborez des stratégies d'atténuation des risques pour y remédier ou les surmonter ; anticipez les changements et mettez en œuvre un plan de gestion du changement harmonieux afin de vous assurer qu'il ne provoque aucune perturbation.
Gestion du budget
Élaborez un budget détaillé pour votre projet, avec des marges et des réserves suffisantes ; adaptez les ressources au budget alloué et surveillez les dépenses afin d'éviter les dépassements ou les gaspillages.
Assurance qualité
Identifiez les indicateurs de performance ou formulez des lignes directrices pour normaliser la qualité des livrables du projet; effectuez des contrôles de qualité réguliers et systématiques pour vous assurer que les livrables du projet respectent les paramètres établis et convenus.
Gestion de l’échéancier
Élaborez un calendrier de projet au niveau du projet et des tâches ; identifiez les dépendances et le chemin critique afin d'éliminer les retards évitables. Respectez ce calendrier et coordonnez les activités afin de vous assurer que toutes les tâches sont achevées dans les délais impartis.
Implication des parties prenantes
Identifiez et engagez le dialogue avec les principales parties prenantes internes et externes ; répondez à leurs préoccupations ou honorez leurs demandes raisonnables afin d'améliorer leur niveau de satisfaction.
Résolution de problèmes
Résolvez les problèmes qui peuvent survenir au cours du cycle de vie du projet ; adoptez un état d'esprit innovant et orienté vers la résolution de problèmes afin d'identifier les stratégies susceptibles d'améliorer la valeur du projet.
Tests et évaluation
Testez le projet pour vérifier s'il répond aux normes ou spécifications prescrites ; comblez les lacunes, le cas échéant.
Documentation
Documentez chaque étape du processus de développement du projet, du début à la fin ; partagez ces fichiers, documents, checklists, notes de réunion quotidiennes sur l'avancement du projet, etc. avec les parties prenantes concernées ; préparez une étude de cas détaillée des points forts et des enseignements tirés à la fin du projet
Clôture et transfert
Assurez-vous que la clôture du projet se passe bien. Ça inclut tout transfert de connaissances ou de responsabilités quand tu remets le projet au propriétaire.
Une journée dans la vie d'un chef de projet en gestion de projet
Les rôles et responsabilités d'un chef de projet variant d'une organisation à l'autre, les activités quotidiennes diffèrent considérablement d'un chef de projet à l'autre.
Par exemple, la journée type d'un chef de projet travaillant à distance sera très différente de celle d'un chef de projet travaillant dans un bureau.
De même, un chef de projet informatique dans le secteur du développement de logiciels suivra des principes de gestion de projet différents de ceux d'un chef de projet travaillant dans l'industrie manufacturière. Il n'y a pas deux jours qui se ressemblent pour un chef de projet.
Une journée type dans la vie d'un chef de projet pendant l'étape de planification sera très différente de son quotidien pendant l'étape d'assurance qualité. La première impliquera la constitution d'une équipe, la prise de décisions stratégiques et la coordination, tandis que la seconde pourra impliquer des tests de performance minutieux et l'évaluation des livrables du projet.
Dans ce contexte, voici un aperçu d'une journée type dans la vie d'un chef de projet en gestion de projet :
Routine matinale
La première partie d'une journée dans la vie d'un chef de projet consiste principalement à établir l'agenda des activités, à organiser les tâches ou les activités, à informer l'équipe et à se tenir au courant des communications liées au projet.
Votre routine matinale comprendra donc :
- Vérifier tous les messages et e-mails que vous avez reçus en dehors des heures de travail. Lire ces communications et y donner suite : envoyer des réponses, les ajouter à l'agenda de la journée, les transmettre aux managers d'équipe ou à la direction, etc. , et hiérarchiser les éléments à mener en fonction de leur impact et de leur urgence.
- Examiner le programme, les tâches en attente et les escalades de la veille. Utiliser ces informations pour préparer ou recalibrer l'agenda de la journée. La feuille de route quotidienne des membres de l'équipe contient une liste chronologique des activités, des livrables ou des jalons attendus, et plus encore.
- Organisez des réunions d'équipe, des réunions de synchronisation et des réunions quotidiennes pour faire le point sur la progression réalisée, les obstacles rencontrés et les objectifs réalisables. Cela peut également impliquer des activités de consolidation d'équipe s'il existe des lacunes dans la cohésion de l'équipe.
- Préparez une stratégie pour la journée ou la semaine et obtenez l'adhésion des chefs d'équipe ou des membres. Communiquez toutes ces informations aux parties concernées afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde dès le début de la journée.
Ce moment de la journée est consacré à la planification, à l'organisation et à la communication. Cependant, comme c'est le matin que l'on est le plus énergique et concentré, pensez à programmer le travail exigeant une grande concentration pendant cette session.
Tâches de midi
À mesure que la journée avance vers midi, l'effervescence des activités s'estompe peu à peu. Cela ne signifie pas pour autant que tout retombe dans une accalmie l'après-midi. Ce plateau coïncide simplement avec la transition du rôle du chef de projet vers un rôle managérial, dans lequel il supervise ou orchestre toutes les activités.
Voici ce qui se passe :
- Gérez la mise en œuvre des tâches, offrez des conseils et des orientations lorsque cela est nécessaire, et participez aux activités de l'équipe.
- Assurez-vous que les tâches avancent conformément au plan d'action proposé pour la journée ; effectuez des bilans et intervenez si nécessaire pour soutenir les équipes d'assistance et répartir les ressources.
- Participer à des réunions avec les membres de l'équipe, les chefs d'équipe, les sponsors du projet, les propriétaires du projet, les fournisseurs ou d'autres parties prenantes ; communiquer les décisions clés ou les commentaires aux équipes ou aux personnes concernées.
- Ajuster la liste des tâches, les objectifs ou les jalons en fonction du statut des tâches, de la progression réalisée, des changements de priorité ou de tout autre changement ; mettre à jour la documentation telle que le tableau de suivi, le portfolio de projets ou le diagramme de Gantt, en fonction des changements ou des développements.
Pendant que vous y êtes, n'oubliez pas de prendre votre déjeuner et de faire une pause pour vous ressourcer. Profitez de ce moment pour renforcer votre bien-être mental et physique.
Routine du soir
La routine du soir s'apparente davantage à une synthèse des activités de la journée. C'est le moment où vous réfléchissez tranquillement et où vous passez en revue les forces, les faiblesses, les opportunités, les obstacles et le potentiel inexploité.
À cette étape, vous devrez principalement :
- Rendre compte du statut du projet à la direction et aux parties prenantes externes. Recueillir les commentaires, communiquer les mises à jour et confirmer les décisions, c'est-à-dire, en substance, toutes les activités de communication.
- Examinez la progression réalisée au cours de la journée et comparez les résultats obtenus aux objectifs fixés, en prenant note des défis rencontrés et des solutions mises en œuvre.
- Notez les lacunes de la journée et reportez-les au lendemain ; décrivez ces tâches ; élaborez des stratégies pour combler les lacunes ; et attribuez-leur des priorités.
- Si nécessaire, préparez les documents ou rapports de fin de journée et partagez-les avec les participants.
- Rédigez un plan pour le lendemain et partagez-le avec les équipes.
Commencez progressivement à conclure vos activités de travail afin de pouvoir vous déconnecter et maintenir un équilibre sain entre travail et vie privée. Déconnectez-vous de votre e-mail professionnel et des autres canaux de communication et concentrez-vous sur votre développement personnel ou professionnel.
Bien que nous ayons essayé de couvrir toutes les activités essentielles d'une journée dans la vie d'un chef de projet, veuillez noter que cet emploi du temps est purement indicatif et n'est pas gravé dans le marbre. Comme mentionné, le calendrier dépend du statut du projet, des exigences du secteur et des préférences personnelles. Il est donc important de rester flexible pour devenir un excellent chef de projet.
Les défis courants de la gestion de projet
Bien que la position de chef de projet soit dynamique et passionnante, elle comporte son lot de défis. Voici un aperçu rapide de certains des défis courants qui entravent une gestion de projet efficace :
Dérive des objectifs
Le glissement de périmètre est l'extension incontrôlée, non réglementée et non autorisée du périmètre d'un projet. Il peut être le résultat d'un changement soudain des exigences du projet, de contraintes budgétaires ou d'un ajustement de l'échéancier. Quoi qu'il en soit, gérer le glissement de périmètre est l'un des défis les plus difficiles pour un chef de projet, et pourtant, c'est l'un des plus inévitables, étant donné que 33 à 37 % des projets connaissent un glissement de périmètre.
Contraintes en matière de ressources
Le manque ou les limites de ressources telles que le temps, le budget ou les membres de l'équipe (talents) peuvent constituer un sérieux handicap pour répondre aux exigences du projet dans les délais souhaités.
Gérer les attentes des clients
Outre les contraintes en matière de ressources, les chefs de projet en gestion de projet doivent également trouver un équilibre entre celles-ci et les attentes des clients. Ils doivent rester suffisamment flexibles pour répondre aux demandes de modification raisonnables, mais pas trop flexibles afin d'éviter tout dépassement du périmètre initial.
Gestion du temps
Les chefs de projet doivent jouer un double rôle : ils doivent être des gestionnaires influents et des gestionnaires de temps compétents. Cependant, la gestion des ressources humaines en fonction des délais et des calendriers de projet peut s'avérer difficile, en particulier lorsque des dépendances ou des problèmes surviennent.
Communication constante
Comme vous pouvez le constater, la gestion de projet est un travail qui demande beaucoup de contacts. Elle implique une communication constante avec les parties prenantes internes et externes, et vous devez presque toujours être disponible. Toute rupture de communication peut avoir des conséquences catastrophiques.
Épuisement professionnel
Devoir mettre en œuvre des méthodologies d'amélioration continue des processus, maintenir la communication, garantir la conformité réglementaire et légale, entretenir la collaboration et donner des orientations peut être épuisant pour n'importe qui, même les meilleurs chefs de projet, et les conduire au burn-out.
Manque d'autorité
Bien qu'un chef de projet soit à la tête de toutes les opérations, les membres de l'équipe peuvent ne pas le considérer comme une autorité en raison d'une vision étroite des choses. Une telle résistance peut rendre plus difficile l'exercice de son contrôle, de son influence et de son leadership sur les membres de l'équipe.
Outils et technologies
Il peut être difficile d'adopter le bon logiciel de gestion de projet et de le promouvoir dans toute l'organisation. D'une part, plusieurs options sont disponibles sur le marché, et la validation de l'une d'entre elles peut être difficile. D'autre part, la mise en œuvre implique une formation approfondie et une familiarisation avec la plateforme, sans parler du temps d'arrêt associé à la courbe d'apprentissage.
Bonus : exemples de CV de chef de projet en gestion de projet!
Quelques conseils pour survivre à une journée en tant que chef de projet en gestion de projet
Pour survivre et prospérer en tant que chef de projet, il faut une planification efficace, une communication intentionnelle et une agilité dynamique. Outre les conseils habituels en matière de gestion de projet destinés aux managers, nous avons compilé quelques conseils quotidiens pour une gestion de projet organisée :
- Commencez votre journée avec un plan clair en tête et des priorités bien établies. Plus vous serez efficace dans cette démarche, plus votre journée sera productive, car vous vous concentrerez sur ce qui compte vraiment ou nécessite une attention immédiate.
- Prévoyez une marge suffisante pour la journée afin de pouvoir vous adapter à tout changement lié à l'évolution des priorités ou à de nouvelles informations.
- Mettez en pratique des techniques telles que le time blocking, en particulier lorsque vous effectuez un travail approfondi, afin de respecter les créneaux horaires prescrits pour une productivité maximale.
- Complétez vos compétences en gestion des tâches par une communication claire, ouverte et bidirectionnelle afin d'impliquer activement les membres de votre équipe et les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet.
- Suivez des astuces telles que la règle des deux minutes pour éviter la procrastination et traiter les problèmes dès leur apparition, avant même qu'ils ne se transforment en problèmes potentiels ou en escalades.
- Déléguez les tâches et les responsabilités en fonction des compétences, des talents, des capacités et de la charge de travail des membres de l'équipe. Donnez-leur le pouvoir et l'autorité nécessaires pour s'approprier leur tâche.
- Utilisez des modèles pour les différentes étapes de la gestion de projet, des modèles de lancement de projet aux modèles de gestion du changement, afin de gérer efficacement ces défis.
- Faites des pauses régulières tout au long de la journée. Profitez de ces moments pour vous ressourcer en vous éloignant de votre bureau et en pratiquant la pleine conscience, la méditation ou même des exercices physiques légers.
- Privilégiez les soins personnels pour gérer votre stress. Dormez suffisamment, ne sautez pas de repas et assurez la maintenance de limites saines pour équilibrer votre vie personnelle et professionnelle.
- N'hésitez pas à célébrer les jalons importants, aussi modestes soient-ils. Reconnaître les efforts et les réalisations de votre équipe permet de maintenir le moral et aide les membres de l'équipe à visualiser leurs contributions.
- Obtenez les commentaires de votre équipe et des parties prenantes à la fin de la journée afin d'assurer l'alignement entre vos objectifs et vos actions. Cela permet également de développer un état d'esprit axé sur l'apprentissage et le perfectionnement continus.
Outils et techniques utilisés par les chefs de projet pour leurs tâches quotidiennes
Compte tenu de la diversité de leurs responsabilités, les chefs de projet peuvent utiliser toute une série d'outils pour accomplir un large éventail de tâches. Ces outils et plateformes comprennent
Suivi des tâches
Pour élaborer une feuille de route pour le développement d'un projet, remplissez une liste de tâches, attribuez les tâches et notez les progrès réalisés. Tenez un journal du temps consacré à chaque tâche pour une gestion efficace du temps et une allocation efficiente des ressources.
Gestion du calendrier
Planifier les routines quotidiennes heure par heure, puis établir un calendrier pour la semaine, le mois ou l'année. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble des échéances et facilite leur gestion.
Outils de communication
Pour interagir avec les parties prenantes internes et externes. Cette communication doit se faire de manière synchrone et asynchrone.
Plateforme de collaboration et de partage de documents
Les plateformes de partage de documents, de préférence basées sur le cloud, facilitent la collaboration et le partage de fichiers entre les membres de l'équipe.
Tableaux de bord de projet
Pour obtenir une vue d'ensemble du projet et des indicateurs sous-jacents. Ces tableaux de bord doivent présenter les données de manière visuelle, sous forme de tableaux Kanban ou de diagrammes de Gantt, et être mis à jour en temps réel.
Outils de contrôle des changements
Pour suivre toutes les demandes de modification et formaliser le processus d'examen et d'approbation de ces demandes.
Sondages et commentaires
Pour recueillir les commentaires des membres de l'équipe et des autres parties prenantes clés
Un bon chef de projet utilisera toute une gamme d'outils de ce type pour rationaliser la gestion de projet. Cependant, un chef de projet exceptionnel abandonnera ces systèmes disparates et optera pour un logiciel de gestion de projet qui regroupe tous les éléments ci-dessus et bien plus encore.
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Tableaux blancs
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Faciliter la gestion de projet : un jour à la fois
Les chefs de projet qui réussissent ne naissent pas ainsi. Ils sont le résultat d'une planification minutieuse suivie d'une mise en œuvre rigoureuse.
Vous pouvez obtenir la plupart des résultats en suivant un programme organisé et structuré pour vos activités quotidiennes. Une journée dans la vie d'un chef de projet performant devrait commencer par la consultation de tous les e-mails et messages, la planification des tâches quotidiennes et des livrables, et la mise au point avec votre équipe.
Ensuite, laissez-les travailler de manière autonome et intervenez lorsque vous êtes nécessaire. Tout en restant disponible et accessible en arrière-plan pour apporter votre assistance et votre soutien, coordonnez toutes les activités principales.
À la fin de la journée, consignez les résultats, la progression et les conclusions de votre journée. Collaborez, communiquez et contrôlez dès que le besoin s'en fait sentir.
Bien sûr, rien de tout cela ne serait possible sans les bons outils. Plutôt que d'opter pour un éventail d'outils et de technologies inefficaces et coûteux, envisagez de regrouper tout ce qui existe.
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