Confluencia Vs. Teams: ¿Qué herramienta de colaboración es mejor?

La productividad lo es todo en el mundo laboral. Pero entre correos electrónicos, chats y reuniones, es difícil gestionar todo lo que el lugar de trabajo te exige.

En lugar de perder el tiempo con correos electrónicos y hojas de cálculo, opta por herramientas inteligentes de colaboración en equipo para hacer más en menos tiempo. Estas herramientas gestionan las comunicaciones, la carga de trabajo, las estrategias y mucho más de tu equipo. ⚒️

Si estás buscando una herramienta de colaboración, probablemente te hayas topado con Atlassian Confluence y Microsoft Teams. Pero, ¿cuál es la mejor opción?

No te preocupes, hemos investigado ambas plataformas para ayudarte a elegir la mejor opción.

En esta guía, compararemos Confluence con Teams, explicaremos en qué aspectos destaca cada herramienta y compartiremos una tercera opción no tan secreta que deja atrás a Confluence y Teams. 🤩

¿Qué es Confluence?

Atlassian Confluence es lo que se obtiene al combinar una herramienta de colaboración en proyectos con una plataforma de gestión del conocimiento.

La gestión del conocimiento funciona como un software wiki interno, extrayendo todo el conocimiento institucional de las bandejas de entrada de correo electrónico de su equipo y convirtiéndolo en documentación estructurada.

Por ejemplo, si Steve lleva 25 años en la empresa y se marcha, es posible que te encuentres en un aprieto, ya que él sabe mucho. Necesitas trasladar sus conocimientos a Confluence. La plataforma registra el conocimiento y lo hace compartible para que todos los miembros del equipo tengan acceso a él. 🧠

En cuanto a la colaboración, Confluence reúne a los equipos para que colaboren en cualquier cosa y en cualquier lugar. Deja comentarios, realiza menciones a miembros del equipo e incluso realiza edición conjunta en tiempo real.

Funciones de Confluence

Lo mejor de Atlassian Confluence es que sus funciones se adaptan tanto a equipos presenciales como remotos. Después de probar la plataforma, creemos que estas funciones son las más atractivas para los profesionales ocupados. 🙌

1. Gestión del conocimiento

La información aislada no es útil. Confluence organiza toda tu información en un solo lugar. Combina planes de proyectos, actualizaciones de estado y contexto informativo en un único repositorio.

En lugar de cambiar entre diferentes plataformas en busca de POE y manuales, todo está al alcance de tu mano en Confluence.

Confluence incluye una sólida base de conocimientos. Su función de búsqueda avanzada y sus rótulos facilitan enormemente la búsqueda de la información que necesitas.

Los permisos son una función que solo está disponible en los planes premium, pero te permiten establecer varios niveles de acceso para mantener la información confidencial en secreto.

Si eres gerente, consulta los análisis de Confluence para ver las tareas, la carga de trabajo y las estadísticas de la base de conocimientos de tu equipo. Si te has tomado la molestia de crear un POE, consulta tus análisis para ver si la gente realmente lo está leyendo.

La jerarquía de contenidos de Confluence también facilita la comprensión de la información del sistema, sin necesidad de formación. Dicho esto, si alguna vez te sientes atascado, inscríbete en Atlassian University.

Este recurso gratuito es perfecto tanto para administradores como para usuarios habituales. Se trata de una plataforma de aprendizaje bajo demanda que te enseñará a sacar el máximo partido a Confluence.

También hay un montón de opciones de soporte, desde foros comunitarios hasta una base de conocimientos y soporte al cliente.

2. Integraciones

Hay más de 3000 integraciones disponibles en el mercado de Atlassian, lo que hace que sea muy fácil combinar todos tus sistemas en un solo panel.

Estas son algunas de nuestras integraciones favoritas de Confluence:

Como detalle curioso, Confluence también ofrece una integración para Microsoft Teams.

3. Páginas

Las páginas de Confluence funcionan como Documentos de Google. En una página, tu equipo crea contenido y trabaja en conjunto en tiempo real. Al igual que los Documentos de Google, las páginas incluyen un historial de versiones y un control de cambios, por lo que siempre puedes volver atrás y revertir a una versión anterior si lo deseas.

Las páginas permiten comentarios típicos basados en texto, pero si quieres darle un toque más llamativo, añade algunos GIF o emojis divertidos. También puedes etiquetar a tu equipo para llamar su atención sobre determinadas áreas de la página. ✨

¿Necesitas programar una reunión? Confluence se integra con los calendarios del equipo para que puedas ver la disponibilidad de todos en un solo lugar. No incluye una función nativa de mensajería de vídeo como la aplicación Microsoft Teams, por lo que seguirás necesitando configurar tu software de vídeo para integrarlo con Confluence.

P. D.: Confluence también tiene aplicaciones móviles para iPhone y Android para colaborar sobre la marcha.

4. Pizarras blancas

La función de pizarras blancas de Confluence la hace perfecta para equipos remotos. Esta versión digital de una pizarra blanca es ideal para generar ideas y visualizar las grandes ideas de tu equipo. 💡

Las pizarras de Confluence incluyen notas adhesivas virtuales, como las pizarras tradicionales, pero también cuentan con encuestas y cronómetros. Utiliza la función de enlaces inteligentes para incrustar contenido de otras páginas o sitios web y añadir más contexto.

P. D.: Si te dedicas al desarrollo de software, las pizarras de Confluence se convierten en Jira con solo unos clics.

5. Plantillas

¿Quieres ahorrar aún más tiempo? Confluence incluye un número limitado de plantillas de página. Utiliza estas plantillas para la planificación estratégica, los planes de comunicación o incluso las campañas de goteo por correo electrónico.

Estas plantillas incluyen tablas, formato, imágenes e incluso código. Considérelas como un punto de partida útil y personalícelas según su gusto.

Los miembros de la comunidad Confluence envían plantillas, por lo que es probable que el número de plantillas aumente con el tiempo. ¡Mantén los ojos bien abiertos para ver más! 👀

Precios de Confluence

¿Qué es Teams?

Microsoft Teams es la plataforma de colaboración de Microsoft que realmente se ganó su prestigio durante la pandemia.

Teams es una herramienta de colaboración exclusivamente online, mientras que Confluence es también una plataforma de base de conocimientos. Microsoft Teams no tiene necesariamente tantas funciones como Confluence, pero sigue siendo una buena opción, especialmente si tu equipo tiene muchas reuniones.

MS Teams permite el uso compartido y la edición de archivos en tiempo real. Colabora con personas tanto dentro como fuera de tu empresa y crea canales compartidos con diferentes miembros del equipo del proyecto.

Teams funciona íntegramente en la nube, lo que te permite realizar el uso compartido de archivos y colaborar desde cualquier lugar. Incluye una función de gestión de acceso integrada en la plataforma, por lo que tienes control total sobre quién ve qué.

Lo bueno de Teams es que puedes colaborar dentro de un documento, un canal de Teams, una reunión o un chat. Solo tienes que copiar el enlace a tu documento y pegarlo donde quieras trabajar en él. Genial, ¿verdad? 🤩

Funciones de Teams

Al comparar Confluence y Teams, es importante tener en cuenta que las dos plataformas tienen fines diferentes. Las funciones de Microsoft Teams están más orientadas a la comunicación y la colaboración que a la gestión del conocimiento. Estas son nuestras funciones favoritas de Teams.

1. Reunión

A diferencia de Confluence, puedes celebrar reuniones de equipo en Teams con hasta 1000 asistentes. Al tratarse de un producto de Microsoft, tienes la libertad de mejorar las reuniones con otras herramientas de Microsoft, como PowerPoint Live o Microsoft Pizarra.

¿Cansado de tomar notas en las reuniones? Meet incluye notas de reuniones generadas por IA. Nosotros comprobamos la precisión, pero aun así se ahorra mucho tiempo.

Microsoft Teams también incluye llamadas grupales, transferencias de llamadas y buzón de voz. Esto es ideal si tu trabajo requiere chatear mucho por teléfono o si no quieres que un cliente muy hablador tenga tu número de teléfono personal. 📞

2. Chatear

¿Necesitas llamar la atención de alguien? Inicia un hilo de chat, etiquétalo y las notificaciones de Teams se encargarán del resto. Los chats también incluyen traducciones con un solo clic a 35 idiomas, mensajes de voz y respuestas sugeridas.

También nos encanta la función Microsoft Loop, que te permite colaborar en el trabajo en tiempo real dentro de un chat grupal. No es ideal para documentos muy grandes, pero es genial si necesitas que alguien revise rápidamente una tabla antes de añadirla a una presentación de PowerPoint. 📊

3. Integraciones

Microsoft denomina «apps» a sus integraciones. Con estas apps, puedes personalizar Teams añadiendo funciones de otras soluciones que ya utilizas. Esto permite adoptar la automatización en casi todos tus flujos de trabajo.

Recomendamos las aplicaciones de Teams para:

Naturalmente, Teams se integra con otros productos de Microsoft. Si ya eres un fanático de Microsoft, esta opción tiene sentido simplemente por lo bien que funcionan juntos los productos de Microsoft.

P. D.: Si prefieres Microsoft Teams, también tiene una aplicación para Confluence.

Precios de Teams

Confluence frente a Teams: comparación de funciones

En el enfrentamiento entre Confluence y Teams, ¿quién se alza con la victoria? 🏆

Como siempre, la respuesta «correcta» depende de cómo funcione tu empresa y de lo que estés buscando. A continuación te mostramos una comparación entre Confluence y Teams.

1. Colaboración

Confluence y Teams son plataformas de colaboración, pero facilitan la colaboración de diferentes maneras.

Por ejemplo, Microsoft Loop es una función muy útil para consultar pequeños detalles con tu jefe. Pero las pizarras de Confluence son muy útiles para las sesiones de brainstorming a distancia.

Una gran diferencia son las opciones de videoconferencia de Teams. Esto incorpora las videoconferencias a tu plataforma de colaboración, algo que Confluence no ofrece de forma tan directa ni eficaz.

Si tu equipo remoto se comunica principalmente por texto, elige Confluence. Pero si prefieres las videollamadas o las llamadas telefónicas, elige Teams.

Ganador: Equipos para videollamadas; Confluence para la colaboración basada en texto.

2. Plantillas

Teams ofrece algunas plantillas, pero la variedad es limitada. De hecho, no son realmente plantillas. Son más bien «ajustes guardados» que ahorran tiempo si creas grupos o equipos con frecuencia.

Confluence, por otro lado, cuenta con una biblioteca cada vez mayor de plantillas personalizables. Si las plantillas listas para usar son importantes para ti, Confluence es la mejor opción.

Ganador: Confluence

3. Integraciones

Tanto Confluence como Teams incluyen cientos de integraciones. En realidad, todo se reduce a cómo está configurada tu organización.

Si eres una empresa totalmente dedicada a Microsoft, Teams tiene más sentido porque ya funciona bien dentro del ecosistema de Microsoft.

Pero si eres un gran usuario de Jira, Confluence es una mejor opción porque se integra con los productos de Atlassian.

Ganador: Equipos si utilizas Microsoft; Confluence si utilizas Jira.

4. Gestión del conocimiento

El gran punto fuerte de Confluence es que es una herramienta combinada de gestión del conocimiento y colaboración.

Microsoft Teams simplemente no ofrece esto. Tendrías que utilizar algo como Microsoft SharePoint para obtener una base de conocimientos dentro de la suite de productos de Microsoft.

Si es importante que tu colaboración y tu base de conocimientos estén en la misma plataforma, elige Confluence.

Ganador: Confluence

Confluence frente a Microsoft Teams en Reddit

Hemos analizado en profundidad Confluence y Teams para encontrar las diferencias más destacadas entre estas plataformas.

Según Reddit, la función wiki de Teams es difícil de usar para el uso compartido de conocimientos:

«Mi departamento estaba creando un tutorial paso a paso en la Wiki de Teams (nos llevó un par de semanas) y descubrimos que la Wiki era realmente horrible. Tenía errores, borraba las fotos que subíamos, etc. »

En otra publicación de Reddit, un usuario de ambas plataformas consideró que Confluence era la mejor opción para la colaboración:

«He utilizado ambas. Confluence es mucho mejor para la colaboración».

Aunque los usuarios tienen una clara preferencia por Confluence, algunas personas expresan que su preferencia no importa porque «la política de la empresa es que todo debe estar en Teams».

Es difícil convencer a la alta dirección, o al personal de TI, para que permita el uso de diferentes plataformas. Si eres una organización de Microsoft, es posible que tengas que usar Teams, te guste o no, a menudo por motivos de licencia o seguridad. 🤷🏽

¡Compare Confluence y SharePoint!

Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Confluence y Teams.

Confluence y Teams sin duda tienen su lugar. Pero hay un problema: no centralizan la gestión de tareas en un único lugar.

Por supuesto, las aplicaciones y las integraciones pueden ayudarte a conseguirlo. Pero, ¿por qué improvisar algo cuando puedes tener un sistema que ya incluye todo lo que necesitas para ocuparte de tu empresa?

ClickUp es la solución de colaboración favorita en todo el mundo que reúne todo tu trabajo en un solo lugar. Y su funcionalidad es tan buena que hace saltar de alegría a los profesionales obsesionados con la eficiencia. 🤸

Colabora en tiempo real y sin complicaciones.

ClickUp Docs te permite crear contenido, planes de proyectos e incluso wikis para conservar el conocimiento. (¿Confluence, quién?)

Incrusta contenido, añade tablas y personaliza el formato de tu documento para crear información atractiva y útil que fomente la colaboración.

Todos los documentos de ClickUp permiten la edición en tiempo real con tu equipo. Convierte texto o comentarios en tareas con un solo clic, sin necesidad de introducir las entradas dos veces.

Chatea con tu equipo en una sola plataforma.

Con la vista Chat de ClickUp, todas tus actualizaciones, enlaces y comunicaciones se realizan en un solo lugar. Asigna tareas etiquetando a personas o incrusta vídeos, páginas u hojas de cálculo para añadir contexto a los chats. 👋

También nos encanta la función de edición avanzada para dar formato a los chats. Añade bloques de código, viñetas y tiras para que tus mensajes destaquen.

Salva la brecha entre la lluvia de ideas y lo pendiente.

Las pizarras de ClickUp facilitan la colaboración remota. Son muy visuales y totalmente personalizables, gracias a nuestra gigantesca biblioteca de plantillas de pizarras. Puedes usar una de las nuestras (no nos importa) o crear tu propia plantilla.

Utiliza las pizarras para intercambiar ideas con tu equipo, ya sea en persona o de forma remota. Convierte las ideas en tareas y asígnalas a tu equipo con un solo clic. Esta es la mejor manera de poner en práctica tus grandes planes con menos complicaciones.

Combina tareas y gestión de documentos con ClickUp.

ClickUp es mucho más que una herramienta de colaboración. La plataforma es a partes iguales un software de gestión de proyectos, una herramienta de colaboración y un repositorio de plantillas. ¡Empieza hoy mismo con el plan Free Forever!