He aquí una afirmación audaz: El trabajo actual no funciona.
Más del 60 % de nuestro tiempo se pierde mediante el uso compartido, la búsqueda y la actualización de los datos de proyecto en herramientas desconectadas entre sí. ¿El resultado? Pérdida de tiempo y menor productividad.
Sin embargo, al integrar las herramientas de gestión de proyectos con las plataformas de mensajería instantánea, puede crear un espacio de trabajo conectado que centraliza las actualizaciones, las tareas y las conversaciones.
Imagina poder obtener información actualizada sobre los cronogramas, el estado o los obstáculos de un proyecto con solo hacer una pregunta. ¡Eso sí que es comodidad!
En este artículo, exploraremos cómo integrar herramientas de gestión de proyectos con plataformas de mensajería y describiremos los pasos que hay que seguir en el proceso.
Por qué es importante integrar las herramientas de proyecto con las plataformas de mensajería
El siguiente intercambio en Reddit entre el fundador de una startup y un profesional pone de relieve las deficiencias de la gestión de proyectos moderna.
Sí, las tareas en los mensajes se pierden. Pero la cuestión es más bien cómo facilitar que eso no ocurra. Por ejemplo, recibo un iMessage con algo pendiente. ¿Cuál es tu flujo de trabajo para sacar eso de iMessages y meterlo en una aplicación?
Sí, las tareas en los mensajes se pierden. Pero la cuestión es más bien cómo facilitar que eso no ocurra. Por ejemplo, recibo un iMessage con algo pendiente. ¿Cuál es tu flujo de trabajo para sacar eso de iMessages y meterlo en una app?
Esta es la brecha cotidiana que los gestores de proyectos identifican entre las herramientas de comunicación y el software de gestión de proyectos, lo que lleva a que acciones importantes queden atrapadas en hilos de chat.
La solución a este problema es integrar su herramienta de gestión de proyectos con plataformas de mensajería, lo que resuelve tres grandes problemas:
✅ Centralice todas las comunicaciones en canales específicos, lo que facilitará el seguimiento del progreso y la coordinación.
✅ Reduzca los cambios de contexto gestionando actualizaciones, creando plan de proyecto, asignando tareas y accediendo a archivos sin salir de su plataforma de comunicación.
✅ Envía notificaciones de automatización desde tu software de gestión de proyectos a aplicaciones de mensajería para mantenerte al día de los plazos, reducir las tareas repetitivas, los obstáculos o los cambios en las tareas.
✅ Mejore la participación de las partes interesadas proporcionándoles visibilidad sobre el progreso del proyecto y gestionando las actualizaciones del proyecto directamente a través de canales familiares.
✅ Fomente la colaboración en el lugar de trabajo dando a todo el equipo acceso a actualizaciones y documentos de uso compartido en un solo lugar.
📮 ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles. Véalo en acción aquí. 👇🏼
Plataformas de mensajería comunes con las que integrarse
El chat tiene más valor del que solemos darles crédito.
Estos son espacios donde los planes cambian, las prioridades evolucionan y los objetivos de los proyectos se redefinen. Cuando estas conversaciones no se registran, se crea una desconexión entre los equipos y los líderes.
Por eso es importante integrar las plataformas de mensajería más eficaces para lograr una coordinación en tiempo real. Estas son las plataformas más comunes en las que debe centrarse:
Microsoft Teams (ideal para flujos de trabajo unificados de Microsoft 365)

Para las empresas que operan en el ecosistema de Microsoft, Teams ofrece el nivel más profundo de integración. Para integrarlo con herramientas como Proyecto para la web o Planner, solo tiene que añadirlas como una nueva pestaña directamente en un canal de Teams.
Esto convierte el canal en un auténtico hub de proyectos donde el almacenamiento de archivos (OneDrive/SharePoint), las conversaciones y la lista oficial de tareas conviven en la misma pantalla. La meta es la unidad total: nunca tendrá que salir de la interfaz de Teams para actualizar el estado de una tarea o consultar una hoja de ruta.
Las mejores funciones de Microsoft Teams
- Integración profunda con M365 para la coautoría fluida de archivos y la sincronización del calendario con Outlook.
- Funciones de seguridad y cumplimiento normativo de nivel empresarial exigidas por los sectores regulados.
- Comunicación unificada que combina chat persistente, videoconferencias y una solución de telefonía completa basada en la nube (con Teams Phone).
- Productividad impulsada por IA a través de Microsoft Copilot para resúmenes de reuniones y extracción automatizada de elementos de acción.
Límites de Microsoft Teams
- Curva de aprendizaje pronunciada debido a la compleja estructura multinivel de Teams, canales y chats para chatear.
- La aplicación puede consumir muchos recursos, lo que provoca un rendimiento más lento y un mayor uso de memoria.
- La mejor experiencia suele requerir el uso de la aplicación de escritorio, ya que la versión web puede tener funciones con límite.
- El nivel gratuito tiene límites de tiempo estrictos para las reuniones de grupo y límites de almacenamiento más bajos.
Precios de Microsoft Teams
- Disponible como parte de la suscripción a Microsoft 365.
Valoraciones y reseñas de Microsoft Teams
- G2: 4,4/5 (más de 10 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 6000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Microsoft Teams?
Con esta plataforma, puede realizar videollamadas y celebrar reuniones tanto para el trabajo como para la escuela. También le permite el uso compartido de archivos, gestionar tareas y coordinar calendarios con sus compañeros, todo ello en una sola aplicación. En mi opinión, es especialmente adecuada para programar conferencias de trabajo cuando un equipo necesita reunirse de forma remota, lo que elimina la necesidad de desplazarse a la oficina. Es especialmente útil cuando los participantes se encuentran en diferentes ubicaciones del mundo, ya que ahorra tiempo y dinero. Microsoft Teams es bastante fácil de usar y tiene un aspecto atractivo.
Con esta plataforma, puede realizar videollamadas y celebrar reuniones tanto para el trabajo como para la escuela. También le permite el uso compartido de archivos, gestionar tareas y coordinar calendarios con sus compañeros, todo ello en una sola aplicación. En mi opinión, es especialmente adecuada para programar conferencias de trabajo cuando un equipo necesita reunirse de forma remota, lo que elimina la necesidad de desplazarse a la oficina. Es especialmente útil cuando los participantes se encuentran en diferentes ubicaciones del mundo, ya que ahorra tiempo y dinero. Microsoft Teams es bastante fácil de usar y tiene un aspecto atractivo.
💡 Consejo profesional: ¿Quiere mejorar la comunicación y la colaboración de su equipo? El blog Ventajas y desventajas de Microsoft Teams analiza lo que funciona y lo que hay que tener en cuenta para ayudarle a elegir la plataforma adecuada con confianza.
2. Slack (ideal para convertir conversaciones en tareas)

Slack es muy apreciado por sus integraciones, ya que la herramienta está diseñada para ser el sistema nervioso central de todas sus aplicaciones independientes. La integración con herramientas de gestión de proyectos como Asana, ClickUp o Jira se suele dejar pendiente (terminada) a través del Directorio de aplicaciones, lo que solo requiere un par de clics.
El mejor caso de uso es convertir el chatear en acción: un miembro del equipo puede utilizar un comando de atajo o una reacción con un emoji para convertir instantáneamente un mensaje («¿Alguien puede hacer un seguimiento de la cotización del cliente?») en una tarjeta de tarea, lo que garantiza que se registre cada elemento sin salir del hilo de la conversación.
Las mejores funciones de Slack
- Canales y hilos para debates organizados y centrados en proyectos y temas.
- Extensiones de integraciones de aplicaciones con miles de aplicaciones de terceros y un robusto generador de flujo de trabajo para la automatización.
- Slack Connect permite crear canales de seguridad y dedicados para colaborar a la perfección con socios externos.
- Reuniones rápidas y Clip permiten realizar reuniones de audio espontáneas y enviar mensajes de vídeo/audio rápidos y grabables.
Límites de Slack
- El plan Free tiene un límite en el historial de mensajes a 90 días, lo que hace que las conversaciones más antiguas sean inaccesibles sin actualizar.
- El gran volumen de mensajes en los canales activos puede provocar una sobrecarga de información y distracciones.
- La calidad de las llamadas de voz y videollamada nativas a veces se considera menos sólida que la de herramientas específicas como Zoom.
Precios de Slack
- Free: 0 $ por usuario/mes
- Pro: 8,75 $ por usuario/mes
- Business+: 15 $ por usuario/mes
- Enterprise Grid: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Slack
- G2: 4,5/5 (más de 30 000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 25 000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Slack?
Slack ofrece una comunicación avanzada, moderna y colaborativa que establece una conexión (a internet) con grupos o equipos de cualquier tamaño que necesiten una plataforma de fácil acceso para chatear de forma diaria. La fácil integración fue una de las principales razones por las que elegimos Slack. Nos conectamos con Asana para coordinar la colaboración en proyectos, realizar un seguimiento del estado de las tareas y gestionar el cronograma de proyectos. El soporte al cliente provee una guía útil para implementar el software en varios dispositivos, como el ordenador de trabajo y el teléfono personal, lo que ofrece flexibilidad de acceso desde cualquier lugar. El uso diario de Slack ofrece diversas ventajas, como el intercambio preciso de noticias e información, la transferencia segura de archivos y una comunicación más rápida.
Slack ofrece una comunicación avanzada, moderna y colaborativa que conecta a grupos o equipos de cualquier tamaño que necesiten una plataforma de fácil acceso para chatear de forma diaria. La fácil integración fue una de las principales razones por las que elegimos Slack. Nos conectamos con Asana para coordinar la colaboración en proyectos, realizar un seguimiento de la completación de tareas y gestionar el cronograma de los proyectos. El soporte al cliente provee una guía útil para implementar el software en varios dispositivos, como el ordenador de trabajo y el teléfono personal, lo que ofrece flexibilidad de acceso desde cualquier lugar. El uso diario de Slack ofrece diversas ventajas, como el intercambio preciso de noticias e información, la transferencia segura de archivos y una comunicación más rápida.
📖 Lea también: Las ventajas y desventajas de Slack en el trabajo
3. Zoom Chat (ideal para tener visibilidad del estado de los proyectos entre reuniones)

Aunque Zoom es conocido por el vídeo, su función de chat está diseñada para mantener el impulso después de la reunión. La integración con las herramientas de gestión de proyectos está terminada a través del Zoom App Marketplace.
La forma más sencilla de integración es utilizar Zoom Chat como centro de notificaciones: conecta aplicaciones como Trello o Asana para que las actualizaciones de las tareas (por ejemplo, «La tarea X es completada» o «Se ha cambiado la fecha límite») aparezcan como notificaciones en tiempo real directamente en el canal de chat específico del proyecto. De este modo, el estado del proyecto mantiene su visibilidad en el lugar donde tu equipo ya está chateando.
Las mejores funciones de Zoom Chat
- Integración perfecta de reuniones para convertir instantáneamente cualquier chat en una reunión de vídeo o videollamada.
- Chatear y canales persistentes para conversaciones organizadas con capacidad de búsqueda completa y respuestas hilos.
- Integración de AI Companion para resúmenes basados en IA de largos hilos de chat y acciones automatizadas.
- Integración con Zoom Documento y Tareas, lo que permite convertir los mensajes de chat directamente en elementos de proyecto colaborativos.
Límites de Zoom Chatear
- La función de mensajería es más potente y rentable cuando se combina o se utiliza junto con otras herramientas de Zoom Workplace.
- El ecosistema de aplicaciones es menos extenso y menos maduro en comparación con las bibliotecas que ofrecen competidores como Slack y Teams.
- Todavía se percibe principalmente como una herramienta de videoconferencia, lo que lleva a menores tasas de adopción de su función para chatear.
Precios de Zoom Chatear
- Básico (gratis, gratuito/a)
- Pro: 13,33 $ por usuario/mes
- Empresa: 18,32 $ por usuario/mes
- Business Plus / Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Zoom Chat
- G2: 4,5/5 (más de 40 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 10 000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Zoom Chat para chatear?
Dentro de nuestra organización, hemos convertido Zoom Workplace en el núcleo de nuestros esfuerzos de colaboración digital. La plataforma nos permite pasar con fluidez de reuniones de vídeo a entornos de trabajo compartidos y tareas de gestión de proyectos, todo ello sin perder el contexto de nuestras conversaciones. Gracias a esta integración, ya no nos enfrentamos a la fragmentación de herramientas que antes afectaba a nuestra productividad.
Dentro de nuestra organización, hemos convertido Zoom Workplace en el núcleo de nuestros esfuerzos de colaboración digital. La plataforma nos permite pasar con fluidez de reuniones de vídeo a entornos de trabajo compartidos y tareas de gestión de proyectos, todo ello sin perder el contexto de nuestras conversaciones. Gracias a esta integración, ya no nos enfrentamos a la fragmentación de herramientas que antes afectaba a nuestra productividad.
👋🏾 ¿Quiere aprender a realizar un mejor seguimiento de las tareas? ¡Eche un vistazo a este vídeo!
4. Discord (ideal para alertas de estado sencillas e inmediatas en equipos distribuidos)

Discord es informal pero potente para la comunicación rápida, y su integración suele basarse en herramientas de automatización como Zapier o Webhooks personalizados.
Dado que no cuenta con el enorme directorio de aplicaciones nativas de Slack, la integración suele implicar el ajuste de una vía de sentido único: cuando se actualiza una tarea en su herramienta de proyecto (como ProjectManager o Trello), se envía automáticamente un sencillo mensaje de notificación a un canal específico de Discord.
Esto es perfecto para equipos descentralizados que necesitan alertas de estado ligeras e inmediatas en su plataforma de comunicación preferida.
Las mejores funciones de Discord
- Los canales de voz siempre activos permiten a los usuarios conectarse al instante para hacer trabajo en equipo o hacer preguntas rápidas.
- Historial de mensajes ilimitado en el plan gratuito, una ventaja clave sobre la competencia.
- Herramientas centradas en la comunidad que utilizan un sofisticado sistema de rol para gestionar grupos grandes y asignar permisos granulares.
- Compartir archivos multimedia de alta calidad que ofrece compatibilidad con streaming HD y uso compartido de pantalla con baja latencia.
Límites de Discord
- La falta de enfoque empresarial significa que su marca, terminología y ambiente suelen ser inadecuados para ajustes formales.
- Integraciones empresariales oficiales con límite con herramientas básicas de CRM, RR. HH. y gestión de proyectos.
- Las restricciones de tamaño de archivo son bajas en el plan Free (25 MB) y con límite incluso en los planes de pago.
- Las ofertas de seguridad y cumplimiento normativo no están al nivel de herramientas de grado empresarial como Slack y Teams.
Precios de Discord
- Free
- Nitro básico: 2,99 $ al mes.
- Nitro: 9,99 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Discord
- G2: 4,6/5 (más de 1200 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 100 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Discord?
Discord es una puerta de entrada a infinitas posibilidades. Hay literalmente miles y miles de servidores a los que puedes unirte, siendo el Programa el punto central de todo. Te garantizo que hay un servidor para cualquier cosa de la que tienes interés. Juegos, deportes, música... hay un servidor para todo. ¡Este es realmente el sucesor espiritual de la mensajería instantánea! Puedes vincular tus redes sociales. Puedes vincular tu correo electrónico. Discord ofrece compatibilidad a quienes lo necesitan Y es fácil de usar. ¡Todo esto es completamente gratis, gratuito/a! ¡No tienes que pagar nada para usar Discord!
Discord es una puerta de entrada a infinitas posibilidades. Hay literalmente miles y miles de servidores a los que puedes unirte, siendo el Programa el punto central de todo. Te garantizo que hay un servidor para cualquier cosa de la que tengas interés. Juegos, deportes, música... hay un servidor para todo. ¡Este es realmente el sucesor espiritual de la mensajería instantánea! Puedes vincular tus redes sociales. Puedes vincular tu correo electrónico. Discord ofrece compatibilidad a quienes la necesitan Y es fácil de usar. ¡Todo esto es completamente gratis, gratuito/a! ¡No tienes que pagar nada por usar Discord!
5. Google Chat (ideal para la creación de tareas contextuales dentro de Google Workspace)

La integración con Google Chat es más eficaz cuando se aprovechan las funciones de automatización disponibles en el amplio Google Workspace o se conecta a través de herramientas como Zapier. El objetivo es mantener las discusiones del proyecto vinculadas a sus documentos y tareas. Puede configurar «Espacios» (chats grupales) para proyectos específicos e invitar a «Bots» para gestionar las integraciones.
La función clave es la sincronización de datos: un bot puede actualizar automáticamente una tarea en Asana cada vez que se emite un comando en el espacio de chat, o puede publicar una notificación cuando se modifica un documento clave en Google Drive, asegurándose de que la conversación y el trabajo estén siempre conectados.
Las mejores funciones de Google Chatear
- Integración nativa con Google Workspace para una conexión instantánea con Drive, Docs y Meet.
- La experiencia unificada de Gmail permite integrar la opción de chatear directamente en la pestaña web de Gmail.
- El historial de mensajes siempre activo proporciona un historial de conversación ilimitado y con función de búsqueda sin coste adicional.
- La búsqueda y los resúmenes basados en IA utilizan Gemini AI para proporcionar resúmenes de conversación y mejorar la función de búsqueda.
Límites de Google Chat
- Su valor independiente es un límite, ya que su potencial completo depende en gran medida de que el usuario también utilice otros productos de Google Workspace.
- El ecosistema de app, aplicación, es significativamente más pequeño y menos maduro en comparación con los que ofrecen Slack y Teams.
- La interfaz suele considerarse más utilitaria y menos personalizable o atractiva visualmente que la de Slack.
- La colaboración con invitados externos debe estar terminada en un «Espacio» independiente, en lugar de en la sección principal de chat.
Precios de Google Chat para chatear
- Free
- Business Starter: 6 $ por usuario/mes
- Estándar empresarial: 12 $ por usuario/mes
- Business Plus: 18 $ por usuario/mes
Valoraciones y reseñas de Google Chat
- G2: 4,5/5 (más de 1500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 350 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Google Chat?
Una reseña de un usuario dice :
Me gusta mucho cómo todo en el entorno de trabajo de Google está conectado y es tan fácil de usar. Tener Gmail, Drive, Docs, Google Meet y Calendar, todo en una sola plataforma, hace que la colaboración sea mucho más fluida. Lo que más me gusta es que varias personas pueden hacer edición de archivos en tiempo real y todo se guarda automáticamente en la nube. También me ayuda a organizarme cuando trabajo con mi equipo.
Me gusta mucho cómo todo en el entorno de trabajo de Google está conectado y es tan fácil de usar. Tener Gmail, Drive, Docs, Google Meet y Calendar, todo en una sola plataforma, hace que la colaboración sea mucho más fluida. Lo que más me gusta es que varias personas pueden hacer edición de archivos en tiempo real y todo se guarda automáticamente en la nube. También me ayuda a organizarme cuando trabajo con mi equipo.
💡 Consejo profesional: si cambiar entre Google Chat y otras aplicaciones ralentiza a su equipo, las alternativas a Google Chat para mejorar la comunicación del equipo desglosan herramientas más rápidas e integradas que ayudan a los equipos remotos a gestionar actualizaciones, comentarios y archivos en un solo lugar.
6. RingCentral (ideal para la conexión de las llamadas del cliente y el contexto con las tareas internas)

La fortaleza de RingCentral es unificar todas las comunicaciones externas e internas (teléfono, vídeo y chat). Su meta de integración es garantizar que las comunicaciones con clientes actuales o potenciales captadas por teléfono o SMS nunca se desconecten de la gestión interna de tareas.
Conecta RingCentral a herramientas de gestión de proyectos y CRM como Jira o ClickUp para que las acciones se registren automáticamente: por ejemplo, un mensaje de voz relacionado con un proyecto puede actuar como desencadenante de una nueva tarea en Jira, o una nota tomada durante una llamada con un cliente puede registrarse como comentario en una tarea en ClickUp. De este modo, se cierra el círculo entre el diálogo externo y los elementos internos.
Las mejores funciones de RingCentral
- Verdaderas comunicaciones unificadas que combinan un completo sistema telefónico empresarial (VoIP), mensajería para equipos y reuniones de vídeo HD en una sola plataforma.
- Funciones telefónicas de corporación, incluyendo gestión avanzada de llamadas, IVR, supervisión de llamadas y análisis de empresa completo.
- Gestión integrada de tareas y notas para crear y asignar tareas directamente en los chats del equipo.
- Vídeo de alta calidad y funciones de IA como transcripción en directo, información en tiempo real y pizarra digital.
Límites de RingCentral
- El coste inicial es más elevado, ya que no existe un plan gratuito real y los planes de pago suelen tener un precio por usuario más alto.
- La interfaz de chatear suele considerarse menos pulida e intuitiva que la de las plataformas de chatear específicas, como Slack.
- El acceso por niveles a las funciones significa que las funciones empresariales esenciales, como las integraciones CRM, están estrictamente reservadas para los planes Advanced y Ultra, de mayor precio.
Precios de RingCentral
- Básico: 20 $ por usuario/mes
- Avanzado: 25 $ por usuario/mes
- Ultra: 35 $ por usuario/mes
Valoraciones y reseñas de RingCentral
- G2: 4,4/5 (más de 150 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
¿Qué opinan los usuarios reales sobre RingCentral?
El gestor de tareas me permite supervisar eficazmente los flujos de trabajo entre los diferentes departamentos y equipos. Las funciones para reuniones son justo lo que necesitamos para mantener el impulso en el ámbito empresarial. Me encanta la función de chatear, y los GIF añaden un toque divertido y desenfadado. Tener acceso a un amplio intervalo de opciones de teléfono e IVR nos permite seguir creciendo sin perder nunca una llamada. El soporte al cliente está a solo una llamada o un ticket de distancia. Siempre amables y minuciosos.
El gestor de tareas me permite supervisar eficazmente los flujos de trabajo entre los diferentes departamentos y equipos. Las funciones para reuniones son justo lo que necesitamos para mantener el impulso en el ámbito empresarial. Me encanta la función de chat, y los GIF añaden un toque divertido y desenfadado. Tener acceso a un amplio intervalo de opciones de teléfono e IVR nos permite seguir creciendo sin perder nunca una llamada. El soporte al cliente está a solo una llamada o un ticket de distancia. Siempre amables y minuciosos.
Nota: Todas las plataformas anteriores cuentan con compatibilidad con las más de 1000 integraciones de ClickUp, lo que facilita la conexión de conversaciones, reuniones y datos de proyecto en un solo lugar.
El software todo en uno de ClickUp ayuda a los equipos de proyecto a mejorar la colaboración y convierte cualquier mensaje en una tarea con una persona asignada, una fecha límite y un contexto directamente desde Slack, Microsoft Teams u otras herramientas.
Para nosotros es muy importante tener visibilidad de los proyectos de forma que se adapte a todos los estilos y preferencias de aprendizaje. ClickUp también nos ha permitido integrarnos con Slack y Gmail, lo que nos permite optimizar nuestro trabajo de una plataforma a otra.
Para nosotros es muy importante tener visibilidad de los proyectos de forma que se adapte a todos los estilos y preferencias de aprendizaje. ClickUp también nos ha permitido integrarnos con Slack y Gmail, lo que nos permite optimizar nuestro trabajo de una plataforma a otra.
📖 Lea también: Las mejores aplicaciones de mensajería todo en uno
Cómo integrar herramientas de gestión de proyectos con plataformas de mensajería
Puede conectar conversaciones con acciones y mantener la colaboración en tiempo real entre todo su equipo en solo unos pocos pasos inteligentes. A continuación, le mostramos cómo integrar una herramienta de gestión de tareas con una plataforma de mensajería sin necesidad de realizar una revisión tecnológica completa.
Paso 1: Elija la herramienta de gestión de proyectos adecuada
Antes de considerar las integraciones, el primer paso es elegir una herramienta de gestión de proyectos eficaz que ajuste a su equipo para el intento correcto a largo plazo del proyecto. Esta decisión figura la capacidad de su equipo para colaborar y adaptarse a medida que cambian las prioridades.
Según el informe Pulse of the Profession del Project Management Institute, los equipos de alto rendimiento hacen hincapié constantemente en tres aspectos: sólidas prácticas de gestión de proyectos, compromiso de la dirección y planificación ágil de los recursos 🏆.
¿Cómo se aplica esto en la práctica?
- Sus gestores de proyectos cuentan con herramientas que les permiten tomar decisiones en tiempo real con compatibilidad.
- Las partes interesadas tienen visibilidad de los datos, las actualizaciones y los riesgos del proyecto.
- Todo el equipo puede reasignar recursos o actualizar prioridades rápidamente sin perder el contexto.
Todo comienza con la elección de una herramienta que permita ese tipo de madurez. Un buen software de gestión de proyectos debe ofrecer:
✅ Comunicación en tiempo real y alertas cuando cambian los cronogramas del proyecto o se completa una tarea.
✅ La capacidad de asignar tareas, dejar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo directamente dentro de las tareas.
✅ Integraciones nativas con herramientas que tu equipo ya utiliza, como Microsoft Teams, Slack y Google Chat.
✅ Automatizaciones que reducen la necesidad de realizar seguimientos manuales y comprobaciones de estado.
¿Cómo hacerlo con ClickUp? ClickUp está diseñado teniendo en cuenta esta flexibilidad. La integración de ClickUp y Slack le permite crear tareas directamente desde un mensaje, enviar automáticamente actualizaciones del estado de las tareas a los canales de Slack y enlazar las conversaciones a la tarea concreta que se está discutiendo.

Los usuarios de Microsoft que integren ClickUp en Microsoft Teams podrán ver los detalles de las tareas, publicar actualizaciones e incluso obtener una lista de las tareas asignadas sin salir del chat. Con la integración de ClickUp en Google Chat, los equipos reciben notificaciones de los proyectos directamente en su espacio de trabajo, lo que garantiza que nunca se pierdan ninguna actualización.

👀 Dato curioso: la NASA perdió una vez un orbitador marciano valorado en 125 millones de dólares porque un equipo utilizaba el sistema imperial y otro el métrico, lo que demuestra que incluso los equipos de alto riesgo pueden fracasar si no hay coordinación en la comunicación.
Paso 2: Configurar la integración
La simplicidad de las integraciones nativas, como conectar una herramienta de gestión de proyectos con una plataforma de mensajería, es una de sus funciones más atractivas. El proceso de configuración básico sigue unos pasos universales, independientemente de las herramientas que conectes:
- Sincronizar y activar: una vez establecidos los ajustes, active la integración y la actividad comenzará a sincronizarse entre las plataformas.
- Autoriza la conexión: primero debes ir a la sección Integraciones o Tienda de aplicaciones de tu plataforma principal (por ejemplo, tu herramienta de gestión de proyectos) y hacer la selección de la plataforma de mensajería que deseas vincular.
- Conceder permisos: autorizas a las dos plataformas a compartir datos iniciando sesión en la plataforma secundaria (por ejemplo, Slack o Teams). Esto concede permiso para acciones como crear tareas o enviar notificaciones.
- Defina el alcance (selección de canales): elija los canales o entornos de trabajo específicos en los que desea que aparezcan las actualizaciones de tareas, los recordatorios o las acciones.
- Defina las acciones (asignación de funciones): usted decide qué quiere que haga la plataforma de mensajería. Por ejemplo, ¿quiere que se cree una nueva tarea cuando un mensaje contenga un emoji específico? ¿O solo quiere recibir una notificación cuando se incumpla un plazo?
Veamos los pasos en detalle con un ejemplo: Por ejemplo, si desea integrar ClickUp con Slack:
- Diríjase a la página de integraciones de ClickUp y seleccione Slack.
- Autorice el entorno de trabajo que desea conectar.
- Elija los canales de Slack en los que desea que aparezcan las actualizaciones de tareas o las acciones.
- Decida qué quiere que haga Slack (crear nuevas tareas, enviar recordatorios o mostrar actualizaciones del proyecto).
Sincronice su actividad entre las plataformas.
Una vez integrada, puede escribir /clickup new en cualquier canal de Slack para elegir qué tipo de actividades se deben sincronizar: cuando se crea una tarea, cuando se añade un comentario o cuando algo está vencido. Usted decide lo que es importante. Eso significa menos ruido, más concentración y un equipo que siempre está al tanto de todo.

Configure activadores inteligentes para automatizar las actualizaciones.
La verdadera ventaja se aprecia cuando se configuran los desencadenantes.
No es necesario enviar todas las actualizaciones al chat. En su lugar, puede elegir desencadenantes específicos, como:
- Se crea una nueva tarea en un proyecto.
- Se actualiza o se incumple una fecha límite
- Alguien añade un nuevo comentario o archivo
- Una tarea pasa a un nuevo estado (por ejemplo, «En revisión» o «Bloque»).

Estos desencadenantes ayudan a su equipo a mantenerse informado sin saturar el chat con ruido de fondo. Por instancia, en los lanzamientos de productos, solo los bloqueos urgentes o las tareas vencidas pueden activar alertas en un canal dedicado #launch.
Correlacione canales a tipos de proyecto para tener más control.
Para evitar una sobrecarga de notificaciones, puede correlacionar canales de Slack a espacios de proyecto o tipos de tareas específicos.
Una empresa puede dirigir todos los comentarios creativos a un canal específico #design-review, mientras que las actualizaciones críticas para el cliente se dirigen de forma privada a #client-x. De esta manera, cada equipo solo ve lo que es relevante.
Esta función le permite gestionar proyectos complejos, coordinar entre departamentos y mantener la comunicación del proyecto estructurada y fácil de buscar.
💡 Consejo profesional: si la falta de seguimiento de tareas integrado en Slack está ralentizando a tu equipo, echa un vistazo a los mejores competidores de Slack para encontrar herramientas que te permitan chatear, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso.
Paso 3: Personalice las notificaciones y los flujos de trabajo
Demasiadas notificaciones pueden ralentizar al equipo. En el momento en que su plataforma de mensajería se convierte en un flujo constante de avisos, la gente deja de prestar atención.
Aplique la automatización a los rituales de comunicación para obtener visibilidad en tiempo real.
Una gestión de proyectos eficaz requiere que el equipo tenga visibilidad en tiempo real sin distraerse con ruidos constantes. Debe configurar su integración para gestionar las actualizaciones rutinarias de forma automática.
Por ejemplo, al gestionar la planificación semanal de sprints, la mejor práctica universal es garantizar que los desarrolladores tengan una visión clara de los cambios de estado sin tener que cambiar de pestaña. Con ClickUp, puede configurar fácilmente la plataforma para publicar los cambios de estado de las tareas directamente en un canal de uso compartido de Slack o Teams, lo que garantiza que sus desarrolladores obtengan esa visibilidad en tiempo real de forma automática.
¿Quiere un recordatorio cada lunes por la mañana para preparar su reunión diaria? Una herramienta de gestión de proyectos sólida debería encargarse de eso. En ClickUp, solo tiene que añadir una automatización que cree una lista de control, asigne propietarios y envíe un mensaje a #sprint-planning antes de que comience la reunión.
Aquí tiene una breve explicación visual sobre cómo ClickUp facilita la automatización del flujo de trabajo:
Estas integraciones van más allá de las simples actualizaciones, también son interactivas. Las mejores herramientas le permiten impulsar el trabajo a partir de la conversación. En Slack o Teams, puede utilizar comandos sencillos como /clickup new para crear tareas, asignar propietarios o establecer fechas de vencimiento, todo ello dentro de la ventana de chat.
👀 Dato curioso: El Big Dig de Boston es un caso clásico de mala gestión del alcance de un proyecto. La autopista subterránea de la ciudad tardó 9 años más de lo previsto, costó 12 000 millones de dólares más de lo esperado y se convirtió en un caso de estudio de gestión de proyectos sobre cómo no gestionar las solicitudes de cambio.
Convierta los comentarios en trabajo estructurado.
Para los equipos creativos o las agencias, los comentarios del cliente suelen estar dispersos entre chats, correos electrónicos y llamadas. El reto universal es convertir la comunicación espontánea en una tarea estructurada y priorizada. Por instancia, muchos equipos utilizan Discord para ideas de productos impulsadas por la comunidad.
La solución consiste en capturar las conversaciones y convertirlas en trabajo estructurado.
Al conectar bots personalizados a ClickUp, puede convertir mensajes de selección de Discord en tareas estructuradas, cada una con fecha límite, contexto y prioridad. Esto ayuda a mantener a sus equipos alineados en lo que más importa.

Reúna el trabajo y el chat en un único espacio unificado.
El meta final de la integración es eliminar el cambio de contexto, es decir, la necesidad de saltar entre su aplicación de chat y su aplicación de trabajo.
Puede combinar sus tareas relacionadas con proyectos, actualizaciones del equipo y comunicaciones en una única plataforma con ClickUp Chat para chatear.
Con ClickUp Chat, puede gestionar sus tareas y comunicaciones relacionadas con el trabajo en una interfaz basada en inteligencia artificial. En lugar de saltar entre el chat y el trabajo, lo reúne todo en un solo lugar, lo que hace que la experiencia ClickUp vs Slack se parezca menos a una renuncia y más a una mejora.
Lo mejor del chat de ClickUp? Puede convertir cualquier mensaje en una tarea con un solo clic.

Imagina esto: tu equipo de producto detecta un error crítico durante un chat. Con ClickUp Chat, puedes convertir instantáneamente ese mensaje en una tarea de corrección de errores y enviar actualizaciones automáticas directamente al canal de control de calidad de tu equipo.
Esto ayuda a los probadores a mantenerse al tanto sin que nadie tenga que copiar y pegar actualizaciones entre herramientas. Es un pequeño cambio que elimina el trabajo innecesario y mantiene a todos alineados, todo en un solo entorno de trabajo.
Además, puede vincular hilos a tareas, etiquetar a miembros del equipo e incluso dejar que ClickUp Brain sugiera seguimientos, resuma conversaciones y cree automáticamente elementos de acción.

También puede organizar los chats por equipos o espacios, manteniendo las conversaciones y los documentos relacionados en un solo lugar. Si alguien hace una mención a un archivo o a un plazo incumplido en el chat, puede acceder instantáneamente a la tarea relacionada y actualizar su estado.
Configure agentes de IA para gestionar procesos recurrentes.
¿Quiere lograr aún más automatización en todos los procesos anteriores? Las herramientas de gestión de proyectos más avanzadas utilizan ahora la inteligencia artificial para avanzar en el trabajo sin intervención humana.
Los agentes de IA de ClickUp se han diseñado precisamente para gestionar esto y mucho más:
- Resuma conversaciones y documentos: obtenga al instante la esencia de hilos largos o documentos.
- Creación automática de elementos de acción: convierta las notas de reuniones o los mensajes de chat en tareas procesables con un solo clic.
- Sugerencias de seguimiento: ClickUp Brain recomienda los siguientes pasos basándose en sus conversaciones.
- Automatice los flujos de trabajo repetitivos: los agentes de IA pueden asignar tareas, actualizar estados y enviar notificaciones automáticamente.
- Responda a las preguntas del espacio de trabajo: pregunte a ClickUp Brain sobre el estado del proyecto, los plazos o incluso las buenas prácticas del entorno de trabajo de ClickUp.
📖 Lea también: Cómo utilizar Slack para la gestión de proyectos
Retos comunes y cómo superarlos
La integración de herramientas de gestión de proyectos con plataformas de mensajería empresarial, como Slack o Microsoft Teams, también puede tener algunas desventajas. Si no se abordan, estos problemas pueden ralentizar el trabajo de los equipos.
A continuación le indicamos cómo detectar los problemas.
Sobrecarga de información
Cuando cada comentario sobre una tarea, cada cambio de estado y cada finalización de proyecto actúa como desencadenante de una notificación en el canal de chat principal, el miembro medio del equipo acaba recibiendo cientos de avisos irrelevantes al día. Esto provoca fatiga por notificaciones, lo que hace que se ignoren por completo las alertas clave sobre tareas bloqueadas o plazos incumplidos.
✅ Solución: Configure notificaciones filtradas y utilice canales dedicados exclusivamente a las actualizaciones del proyecto, manteniendo la comunicación centrada y reduciendo el ruido.
Pérdida de contexto
Si se toma una decisión sobre un cambio de diseño en un mensaje directo y los archivos se comparten en un correo electrónico aparte, el gestor de proyectos pierde entre 15 y 20 minutos de tiempo de productividad tratando de reconstruir el hilo de la conversación. Esto crea silos de conocimiento y retrasa significativamente la incorporación de nuevos miembros al equipo, que no pueden encontrar fácilmente el contexto histórico.
✅ Solución: Integre los hilos de mensajería directamente con las tareas relevantes del proyecto, utilizando un software de gestión de tareas como ClickUp para enlazar las discusiones con las tareas, los archivos y los documentos.
Por instancia, Brain MAX es su compañero de escritorio con tecnología de IA que facilita la gestión y la interacción con las integraciones entre sus herramientas de gestión de proyectos y las plataformas de mensajería.
Utilice Talk-to-Text para capturar rápidamente instrucciones, solicitar actualizaciones del proyecto o redactar mensajes, y Brain MAX le proporcionará sugerencias contextuales, resumirá las actualizaciones y le ayudará a automatizar las notificaciones o los seguimientos rutinarios.
Con una profunda integración y compatibilidad con múltiples modelos de IA, Brain MAX optimiza su flujo de trabajo, mantiene a su equipo alineado y garantiza que la comunicación y el seguimiento de los proyectos se mantengan sincronizados, todo ello desde una aplicación de escritorio unificada.

Menor concentración
Los estudios demuestran que una sola notificación puede romper la concentración durante hasta 23 minutos. Cuando el trabajo creativo o de ingeniería crítico se ve constantemente interrumpido por notificaciones de chat innecesarias, la capacidad del equipo para producir un trabajo de alta calidad en bloques de tiempo concentrados se ve gravemente perjudicada, lo que da lugar a errores y retrasos.
✅ Solución: Utilice la comunicación asíncrona y programe alertas durante momentos clave, como cambios de estado o hitos del proyecto.
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Complejidad de la integración
Depender de código personalizado o de complejos flujos de trabajo de Zapier para salvar las brechas de comunicación crea «fragilidad en la integración». Cuando una plataforma actualiza su API, la conexión personalizada se rompe, lo que requiere tiempo de desarrollo para solucionarlo y deja al equipo desincronizado durante horas o días. Esto transforma la integración de un ahorro de tiempo en una desventaja.
✅ Solución: Elige una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, con más de 1000 integraciones y compatibilidad preconfigurada con Slack, Teams y Discord para evitar problemas de configuración. Descubre lo fácil que es ejecutar proyectos con ClickUp. 👇🏼
Cuestiones de seguridad
Si los permisos de acceso no se controlan estrictamente, sincronizar una tarea con un canal de chat público podría exponer nombres confidenciales de clientes, cifras presupuestarias internas o datos privados a usuarios no autorizados. Esto supone un grave riesgo de incumplimiento normativo, especialmente para sectores regulados por normativas como la HIPAA o el RGPD.
✅ Solución: aplique controles de acceso, limite los permisos y utilice apps de comunicación para equipos de confianza que den prioridad a la seguridad.
👀 Dato curioso: la rendición oficial de Japón en la Segunda Guerra Mundial no se comunicó correctamente a algunas tropas, que no recibieron el memorándum y siguieron luchando durante días. Una comunicación clara realmente salva vidas.
Falta de responsabilidad en la cuenta
Cuando un gestor de productos acepta un elemento en un hilo de chat, pero ese elemento no se convierte inmediatamente en una tarea con una persona asignada, la probabilidad de que ese trabajo se complete alguna vez puede reducirse significativamente. Esto da lugar a entregas incumplidas, ciclos de culpas y pérdida de tiempo durante las reuniones de seguimiento para intentar averiguar quién ha fallado.
✅ Solución: Asigne tareas y realice un seguimiento del progreso directamente desde los mensajes, asegurándose de que cada elemento tenga un propietario, una fecha límite y visibilidad dentro de la herramienta de gestión de proyectos.
Datos inconsistentes
Si un gestor de proyectos actualiza el estado de una tarea en ClickUp, pero la notificación que llega a Slack se retrasa o está incompleta, los miembros del equipo empiezan a actuar basándose en información obsoleta. Esto tiene como resultado que los desarrolladores trabajen en una tarea que ya es completada o que los gestores elaboren informes de que un proyecto se ha retrasado cuando en realidad el estado ya se ha corregido, lo que provoca caos interno y una mala asignación de los recursos.
✅ Solución: utilice integraciones que ofrezcan sincronizar en tiempo real entre plataformas para que los gestores de proyectos y los equipos siempre tengan acceso a información actualizada sobre los proyectos.
📖 Lea también: Las mejores integraciones de aplicaciones de Slack
Mantenga a su equipo en conexión, al estilo ClickUp.
Las herramientas desconectadas ralentizan a los equipos. Cuando sus aplicaciones de mensajería y sus herramientas de gestión de proyectos no se comunican entre sí, hay mucho en juego.
Al integrar plataformas de mensajería como Slack, Teams o Discord en sus flujos de trabajo de gestión de proyectos, proporcionará a su equipo la claridad, la rapidez y la coordinación que necesitan para avanzar más rápido.
ClickUp está diseñado para facilitar este proceso de integración. Con más de 1000 integraciones, incluido el soporte nativo para todas las principales aplicaciones de mensajería, ClickUp le permite gestionar proyectos, comunicarse con su equipo y automatizar los flujos de trabajo.
Ya sea para crear tareas desde chatear, sincronizar actualizaciones de proyectos o utilizar la IA para resumir y asignar elementos, ClickUp le ayuda a pasar de estar desorganizado a estar organizado.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
Las mejores herramientas para la integración con Slack son aquellas que ofrecen actualizaciones en tiempo real, gestión visual de tareas y funciones interactivas directamente dentro del chat. ClickUp es una opción destacada porque te permite crear y gestionar tareas sin salir de Slack. Ayuda a reducir el cambio de pestañas y mantiene a tu equipo alineado en un solo espacio de trabajo.
Con ClickUp, puede convertir cualquier mensaje en una tarea escribiendo el comando de barra inclinada /clickup new en Slack. Esto le permite asignar propietarios, establecer plazos y añadir detalles sin salir del chat. También puede hacer lo mismo en ClickUp Chat con un solo clic.
Sí, ClickUp le permite conectar varios canales de Slack o espacios de mensajería a diferentes proyectos y tipos de tareas. Puede correlacionar canales específicos con el trabajo del cliente, a las actualizaciones internas o a los equipos multifuncionales. Este método garantiza que la información adecuada llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.
La mejor plataforma es aquella que combina comunicación, tareas, documentos y metas en un solo lugar. ClickUp reúne todo, desde la planificación de proyectos hasta la mensajería en tiempo real, para que los equipos se mantengan conectados y sean productivos. También admite integraciones con Slack, Teams y Discord para adaptarse a la forma de trabajar de su equipo.

