A principios del siglo XX, un abogado llamado Reginald Heber Smith se enfrentó a un reto inusual: dirigir una clínica de asistencia jurídica con un presupuesto muy reducido.
Para llevar un registro del trabajo terminado en miles de casos, desarrolló un sistema que registraba con precisión el número de horas que cada abogado dedicaba a cada tarea.
Un siglo después, muchas agencias creativas y de marketing siguen luchando con el mismo legado heredado: un modelo que asume que cada minuto de productividad es facturable.
Sin embargo, la pregunta ahora es: ¿cuál es el coste oculto de no realizar el seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables para las agencias?
En esta entrada del blog, exploraremos cómo esa idea contable centenaria sigue afectando a sus márgenes. Como bonus, veremos las formas en que ClickUp puede brindarle soporte. 🎯
⭐ Plantilla destacada
La plantilla de control de tiempo de los consultores de ClickUp está diseñada para ayudar a los equipos de consultoría y agencias a gestionar a diario los clientes, los proyectos y los resultados. Cada minuto puede vincularse a una tarea, una reunión o un resultado, lo que ofrece una visibilidad total de lo que es facturable y lo que no.
Esta configuración elimina las conjeturas y le ayuda a realizar el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y proyectos, y cómo se relaciona con la rentabilidad general del proyecto.
Los costes ocultos de no realizar el seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables
Incluso en las agencias más ocupadas y con mayor rendimiento, no todas las horas de trabajo se traducen en ingresos.
Las llamadas de los clientes, las reuniones internas, las revisiones rápidas y las tareas administrativas se suman. Pero si no se realiza un seguimiento adecuado, erosionan silenciosamente los beneficios. Entendamos dónde aparecen los costes añadidos y por qué es importante la gestión de las hojas de horas.
Oportunidades de ingresos perdidas
Cuando no se registran las horas facturables, las agencias pierden dinero.
Piense en una agencia de diseño que trabaja en un proyecto de branding: un diseñador dedica 10 horas a finalizar las revisiones del cliente. Solo se registran seis de esas horas debido a entradas olvidadas y redondeos a la baja. A lo largo de múltiples proyectos, esta discrepancia podría costarle a la agencia miles de dólares al mes.
📮 ClickUp Insight: Mientras que el 40 % de los empleados dedica menos de una hora a la semana a tareas invisibles en el trabajo, un sorprendente 15 % pierde más de 5 horas a la semana, lo que equivale a 2,5 días al mes.
Esta pérdida de tiempo aparentemente insignificante pero invisible podría estar mermando poco a poco su productividad. ⏱️
Ponga en marcha el control de tiempo y el asistente de IA de ClickUp y descubra exactamente dónde se pierden esas horas invisibles. Identifique las ineficiencias, deje que la IA automatice las tareas repetitivas y recupere un tiempo crucial. Vea este vídeo para obtener más información sobre las hojas de horas y las aprobaciones en ClickUp. 👇🏼
Reducción de la productividad
Desdibujar la línea entre las actividades facturables y no facturables puede mermar la eficiencia del equipo.
Por ejemplo, un estratega de marketing puede dedicar parte del día a la campaña de un cliente, pero también revisar correos electrónicos internos, preparar informes y asistir a reuniones ad hoc. Sin un control preciso del tiempo, es imposible saber cuánto tiempo del día se dedicó realmente a tareas que generan ingresos.
El resultado es una duplicación de esfuerzos, una pérdida de concentración y una pérdida de tiempo al intentar recomponer flujos de trabajo fragmentados.
🧠 Dato curioso: Todo comenzó con el reloj fichador. Willard Bundy patentó el primer reloj fichador práctico en 1888, y esa capacidad mecánica de registrar las horas hizo posible la facturación moderna basada en el tiempo.
Dificultad para la previsión de los presupuestos de los proyectos
Descuidar las horas no facturables a menudo conduce a subestimar los costes de los proyectos.
Supongamos que una empresa de consultoría está licitando para conseguir un nuevo cliente. Asignan 50 horas para los entregables, pero se olvidan de tener en cuenta la planificación interna, las reuniones de estado y los controles de calidad. Cuando el proyecto se retrasa, se incumplen los plazos, se reducen los márgenes de beneficio y disminuye la satisfacción del cliente.
💡 Consejo profesional: Realice el seguimiento del coste de oportunidad junto con las horas no facturables. Si un equipo dedica 40 horas a la formación interna, calcule el equivalente en horas facturables perdidas. Esto ayuda a los responsables financieros a justificar el retorno de la inversión en formación.
Aumento de las disputas con los clientes por facturación
Las entradas de tiempo imprecisas o inexactas pueden provocar rápidamente conflictos de facturación.
Supongamos que una agencia de desarrollo web factura a un cliente 15 horas de trabajo por el rediseño de un sitio web, pero no ha registrado tareas menores como la resolución de problemas o las pruebas. El cliente cuestiona los cargos y retrasa el pago, mientras que la agencia se apresura a justificar las horas.
🔍 ¿Sabías que...? En la década de 1940, la Asociación Americana de Abogados (ABA) comenzó a promover la idea de que los abogados realizaran un seguimiento de su tiempo en incrementos de seis minutos. Esta práctica se formalizó en 1958, cuando la ABA sugirió que los abogados debían aspirar a facturar 1300 horas al año.
Asignación ineficiente de recursos
Sin datos claros, los gerentes pueden juzgar erróneamente cómo los miembros del equipo están empleando su tiempo.
Por ejemplo, un redactor publicitario sénior puede parecer infrautilizado porque no hay seguimiento de las horas que dedica a investigaciones no facturables o a la tutoría de becarios. Mientras tanto, el personal junior puede estar sobrecargado con tareas facturables. Una interpretación errónea de la capacidad como esta puede provocar agotamiento, desperdicio de talento y una ejecución desigual de los proyectos.
💡 Consejo profesional: Deje de pensar solo en horas y empiece a pensar en patrones. Si ve que los estrategas siempre registran muchas horas no facturables los lunes, se trata de un problema sistémico. Quizás se puedan consolidar las llamadas semanales para informar del estado de los proyectos o los informes automatizados puedan sustituir la mitad de la preparación.
Cómo mitigar los costes ocultos de no realizar el seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables
Clasificar las tareas, realizar un seguimiento constante del tiempo, revisar la información y ajustar los flujos de trabajo ayuda a las agencias a recuperar el control sobre la gestión del tiempo.
ClickUp te ayuda en esto. 🤩
Es el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por IA, lo que le ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
A continuación le mostramos cómo puede mitigar los costes ocultos de las horas no controladas utilizando la plataforma:
Paso n.º 1: Clasifique las tareas como facturables o no facturables.
Empiece por aclarar qué se considera facturable y qué no.
✔️ ¡Aquí tiene una lista de control de horas facturables!
- Trabajo en proyectos de clientes (diseño, código, redacción, consultoría)
- Sesiones estratégicas y planificación de los entregables para los clientes.
- Reuniones y llamadas con clientes específicas para cada proyecto.
- Revisiones y ediciones solicitadas por los clientes
- Investigación que respalda directamente un proyecto de un cliente.
- Producción de entregables (gráficos, informes, presentaciones)
- Talleres presenciales o virtuales para clientes
- Revisión y control de calidad de los materiales de los clientes.
Anótelos en una lista de referencia sencilla, para que todos estén en sintonía. A continuación, facilite su seguimiento añadiendo rótulos coherentes, como «Facturable» y «No facturable». Organice una breve sesión con su equipo para repasar ejemplos, de modo que todos apliquen los mismos estándares.
❌ Estas son las tareas no facturables:
- Trabajo administrativo (correos electrónicos, archivo, introducción de datos)
- Reuniones internas del equipo y reuniones de puesta al día diarias
- Formación o desarrollo profesional
- Marketing o desarrollo empresarial para la agencia
- Planificación interna de proyectos o documentación de procesos
- El tiempo que los empleados dedican a aprender nuevas herramientas o software.
- Evaluaciones de rendimiento o tareas relacionadas con los recursos humanos
- Gestión de oficinas o coordinación de equipos
Las tareas de ClickUp son los pilares de su flujo de trabajo. Cada una contiene múltiples componentes, incluyendo descripciones, adjuntos, etiquetas, listas de control y comentarios. De esta manera, puede etiquetar las tareas como «facturables» o «no facturables», creando un sistema coherente para su equipo y manteniendo todo el contexto en un solo lugar.
Por ejemplo, un redactor de contenidos que trabaja en el blog de un cliente crea una tarea titulada «Borrador del blog del cliente Y» y la etiqueta como «facturable». Añade una descripción con los plazos y los requisitos. A final de mes, el responsable de marketing filtra por etiquetas para clasificar las horas facturables.
Paso n.º 2: Realice el seguimiento del tiempo de forma sistemática
Ahora es el momento de animar a su equipo a registrar el tiempo cada día, en lugar de esperar hasta el final de la semana, para que las entradas sean precisas y completas.
ClickUp Control de tiempo lo hace fácil. Permite a los miembros del equipo iniciar y detener los cronómetros de las tareas desde el escritorio, el móvil o incluso un navegador a través de la extensión gratuita de Chrome.
¿Prefiere la entrada manual? No hay problema. Puede registrar el tiempo de forma retroactiva o especificar un intervalo de fechas para realizar el seguimiento de su progreso. Cada entrada se puede vincular directamente a una tarea o subtarea, de modo que cada hora está vinculada a un resultado específico. Las hojas de horas personalizables le permiten ver el tiempo registrado por día, semana, mes o cualquier otro periodo. Incluso puede añadir la duración estimada en las tarjetas de tareas para comparar más tarde las horas estimadas con las reales.
Por ejemplo, una agencia de redes sociales está trabajando en la campaña de un cliente. Un redactor pasa la mañana redactando los pies de foto para las publicaciones de Instagram del cliente. En cuanto empieza a escribir, pone en marcha el cronómetro directamente en la tarea «Pies de foto de Instagram - Cliente Z».
Pida a la IA información contextual.
ClickUp Brain es una herramienta de plataforma basada en inteligencia artificial integrada en su entorno de trabajo que conecta tareas, documentos, personas y conocimientos organizativos. Automatiza las actividades rutinarias de gestión de proyectos, como el seguimiento del progreso, las reuniones diarias, las actualizaciones y la generación de tareas, utilizando funciones de automatización asistidas por inteligencia artificial, como AI Assign y AI Prioritize, lo que permite a su equipo centrarse en el trabajo estratégico en lugar de en tareas no facturables.
Volvamos al ejemplo de nuestra agencia de redes sociales. Mientras el redactor trabaja, ClickUp Brain puede realizar un seguimiento automático del progreso de las subtareas, generar un resumen del trabajo completado y actualizar a las partes interesadas sobre las horas facturables actuales.
Más tarde, si el jefe de equipo quiere una panorámica rápida, solo tiene que preguntarle a ClickUp Brain:
- Muéstrame el total de horas facturables para [nombre del cliente] esta semana.
- ¿Qué tareas están llevando más tiempo del estimado?
- Genere un resumen del progreso de la campaña de Instagram.
ClickUp Brain también sugiere ajustes, como reasignar recursos si ciertas subtareas se están retrasando, basándose en el control de tiempo.
💡 Consejo profesional: Incorpore la IA en las auditorías de tiempo. Introduzca sus datos históricos facturables/no facturables en ClickUp Brain para detectar ineficiencias ocultas; por ejemplo, la IA podría señalar que los diseñadores sénior dedican más tiempo a las reuniones internas que los junior, lo que sugiere una mala delegación de tareas.
Paso n.º 3: Revise los informes con regularidad.
Establezca un calendario para revisar los informes de tiempo. Puede ser algo así como:
- Diariamente para comprobaciones rápidas de tareas individuales.
- Semanalmente para proyectos activos
- Mensual para tendencias generales
Compare las horas facturables con las no facturables para detectar patrones, como tareas periódicas de bajo valor o facturación insuficiente. Esté atento a los valores atípicos: tareas que llevaron mucho más tiempo del esperado o que se clasificaron incorrectamente. El uso compartido de estos hallazgos con el equipo ayuda a todos a comprender el impacto de su tiempo y mantiene alta la motivación.
Las automatizaciones de ClickUp pueden agilizar la elaboración de informes de control de tiempo. Funcionan según una lógica sencilla del tipo «si ocurre esto, haz aquello» y pueden combinar desencadenantes, acciones y condiciones para adaptarse a su flujo de trabajo.
Estos son algunos ejemplos de automatizaciones:
- Notifique a los gerentes cuando una tarea exceda las horas estimadas.
- Etiqueta automáticamente las tareas como facturables o no facturables en función del tipo de tarea.
- Envíe resúmenes semanales del seguimiento de las horas registradas a los jefes de equipo.
- Actualice los paneles cada vez que se registren o actualicen las entradas de tiempo.
Con ClickUp Brain, incluso puede crear agentes de IA personalizados utilizando lenguaje natural, como por ejemplo:
- Avísame todos los viernes si alguna tarea ha superado las horas estimadas esta semana.
- Resalte las tareas que superan en más de un 10 % la estimación.
- Envíe automáticamente un informe con el total de horas facturables por cliente.
Así es como se ve en la práctica:
💡 Consejo profesional: Utilice micropresupuestos para los no facturables. En lugar de decir «mantenga la administración por debajo del 20 %», asigne a cada proyecto un presupuesto no facturable limitado (por ejemplo, 10 horas). Esto mantiene a los equipos conscientes del alcance del proyecto y les obliga a resolver problemas de forma creativa cuando se alcanzan los límites.
Obtenga más información sobre la automatización del flujo de trabajo aquí. 👇🏼
Paso n.º 4: Ajuste los flujos de trabajo basándose en la información obtenida.
Utilice los datos para tomar decisiones más inteligentes. Céntrese en las actividades con un alto retorno de la inversión y reduzca el trabajo interno de bajo valor. Perfeccione sus estimaciones de tareas utilizando datos de tiempo reales para que los presupuestos de proyectos futuros sean más precisos.
Ajuste la asignación de recursos asignando más personal a tareas facturables de alto valor y optimice el trabajo no facturable, esencial pero que requiere mucho tiempo, mediante plantillas, automatización o externalización. Con el tiempo, estos pequeños ajustes se traducen en una mayor productividad.
Los paneles de ClickUp proporcionan una vista centralizada de su entorno de trabajo, lo que le permite visualizar y analizar datos en tiempo real. Mediante tarjetas móviles y redimensionables, puede realizar el seguimiento del progreso de las tareas, el rendimiento del equipo, los informes de tiempo e incluso integrar datos de herramientas externas.
Personalice los paneles de control con filtros y ajustes para centrarse en lo que más importa, ya sean métricas a nivel de proyecto, horas específicas de cada cliente o la productividad general del equipo.
Supongamos que una agencia de marketing gestiona varias campañas. En su panel de ClickUp, configuran varias tarjetas:
- La tarjeta de registro de horas muestra las horas facturables frente a las no facturables por miembro del equipo y proyecto.
- La tarjeta de progreso de tareas visualiza las tareas completadas frente a las pendientes para cada cliente.
- La tarjeta de carga de trabajo muestra la capacidad de cada miembro del equipo.
- La tarjeta orientada al cliente proporciona una panorámica de alto nivel del estado del proyecto, los plazos y los resultados esperados.
Bonus: ¡Una plantilla!
Como ventaja adicional, si no quieres perder tiempo configurando un flujo de trabajo personalizado, ¡aquí tienes una plantilla para autónomos que puedes utilizar! ⚡
La plantilla de control de tiempo de los consultores de ClickUp es una herramienta excelente para realizar el control de tiempo directamente dentro de las tareas, lo que significa que siempre sabrá exactamente a qué ha contribuido cada hora registrada. La plantilla de hoja de horas de los consultores incluye campos personalizados para capturar métricas clave como tarifas por hora, costes estimados y importes totales facturables.
Los campos de fórmula calculan automáticamente las horas facturables, lo que le permite comparar al instante los ingresos estimados con los reales. Esto significa que puede identificar fácilmente los proyectos con facturación insuficiente o las tareas con exceso de trabajo. Junto con múltiples opciones de visualización, como listas, tablas y paneles, puede filtrar, ordenar y visualizar el tiempo registrado en todos los proyectos, miembros del equipo y clientes.
La dispersión del trabajo es uno de los mayores obstáculos ocultos para la productividad dentro de las agencias. Los equipos creativos suelen alternar entre múltiples herramientas para los proyectos, otra para la facturación, una plataforma separada para el control de tiempo y otra más para la comunicación con los clientes. Cada cambio rompe la concentración, ralentiza el impulso y crea lagunas en las que se pierden horas, se pierden informes y se retrasan los entregables.
Cuando su flujo de trabajo está disperso en varias pestañas, no solo está perdiendo tiempo, sino que también está desperdiciando horas facturables y añadiendo fricciones a cada proyecto de cliente. Un entorno de trabajo consolidado reúne todo esto: gestión de proyectos, control de tiempo, facturación, asignación de recursos y comunicación en un único sistema integrado. Se acabó cambiar de pestaña, buscar archivos y restablecer el contexto. Su equipo se mueve más rápido, los proyectos se mantienen alineados y la agencia protege el tiempo facturable que realmente genera ingresos.
Ejemplo real de seguimiento de horas facturables
Cuando los equipos comienzan a realizar el seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables, los resultados suelen hablar por sí mismos. Los datos revelan ineficiencias, oportunidades perdidas y posibles pérdidas de beneficios.
Veamos paso a paso el flujo de trabajo que hemos comentado en la práctica.
Supongamos que StudioBright, una agencia creativa de tamaño medio, decide analizar más detenidamente en qué se invierte realmente su tiempo. A pesar de tener un volumen de trabajo constante, los márgenes de ingresos siguen reduciéndose.
Paso n.º 1: Establecer definiciones claras
Así es como el responsable de operaciones divide el trabajo:
- Facturable: Entregables al cliente, como el diseño de campañas, revisiones o llamadas al cliente.
- No facturables: reuniones internas, actividades de marketing y formación.
Crean etiquetas en su entorno de trabajo para que todas las tareas sean transparentes.
Paso n.º 2: Registra el tiempo diariamente con ClickUp.
Por ejemplo, el redactor publicitario inicia un cronómetro para «Texto publicitario - Cliente A» cuando escribe. El gestor de proyectos registra manualmente los 45 minutos dedicados a una reunión de comentarios del cliente. El AI Project Manager de ClickUp resume el total de horas por cliente y señala las tareas que superan sus duraciones estimadas.
Esto es lo que Manaswi Dwivedi, de Cedcoss Technologies Pvt. Ltd., opinó sobre el uso de ClickUp:
Su panel de control nos ayuda a representar los datos de forma significativa y también nos ahorra tiempo. También puedo crear diferentes espacios en los que trabajar con los problemas y las mejoras. Además, también se puede supervisar nuestro trabajo diario, y el control de tiempo que dedicamos a una tarea específica también ayuda a mejorar la eficiencia del trabajo.
Su panel de control nos ayuda a representar los datos de forma significativa y también nos ahorra tiempo. También puedo crear diferentes espacios en los que trabajar con los problemas y las mejoras. Además, también se puede supervisar nuestro trabajo diario, y el control de tiempo que dedicamos a una tarea específica también ayuda a mejorar la eficiencia del trabajo.
Paso n.º 3: Revise los informes con regularidad.
Al final de cada semana, el equipo revisa los datos de tiempo utilizando los paneles de ClickUp.
Han detectado una pauta: los diseñadores dedican casi 10 horas semanales a llamadas internas, lo que supone un tiempo no facturable que merma los márgenes.
El gerente ajusta una automatización de ClickUp para que todos los viernes se realice el uso compartido automático de un «Informe semanal de tiempo» en su canal de chat #Operaciones de ClickUp.
💡 Consejo profesional: Compare la eficiencia de los clientes. Compare las proporciones facturables y no facturables por cliente. Algunos clientes tardan dos horas en facturar cada hora facturable; otros, 15 minutos. Utilice esa información para dar prioridad a los clientes de alta eficiencia cuando la cartera de proyectos esté llena.
Paso n.º 4: Ajusta los flujos de trabajo basándose en la información obtenida.
Gracias a los datos, StudioBright perfecciona su flujo de trabajo:
- Las reuniones internas tienen una duración máxima de 15 minutos.
- La comunicación con los clientes se consolida en paneles de control de proyectos.
- Las tareas no facturables que requieren demasiado tiempo se automatizan o se agrupan.
Después de tres meses, los resultados son claros:
⚡ La utilización facturable aumenta en un 18 %.
💰 Los márgenes de beneficio mejoran en un 22 %.
📅 El tiempo medio de entrega de los proyectos se reduce en un 15 %.
💟 Bonificación: Brain MAX es su compañero de escritorio con tecnología de IA diseñado para ayudar a las agencias a maximizar las horas facturables y optimizar el trabajo con los clientes. Con una profunda integración entre sus herramientas de gestión de proyectos, control de tiempo y facturación, Brain MAX reúne todas sus actividades facturables en un panel de control unificado.
Puede utilizar la función de conversión de voz a texto para registrar horas, actualizar el estado de los proyectos o capturar notas de los clientes sin necesidad de usar las manos, mientras que varios modelos de IA líderes le ayudan a generar hojas de horas detalladas, resumir el progreso de los proyectos y señalar el trabajo no facturado. Brain MAX puede automatizar los recordatorios para la introducción de horas, organizar las tareas facturables y no facturables, y garantizar que se controle y contabilice cada minuto de trabajo del cliente, lo que hace que su agencia sea más eficiente, transparente y rentable.
📖 Lea también: ¿Qué es la facturación por hitos? Cómo funciona (+ ejemplos)
Una lista de control de tiempo y facturación basada en IA para agencias
Aquí tiene una tabla resumen que le ayudará a mantenerse al día con sus tareas:
| Paso | Elemento de (la) lista de control |
|---|---|
| 1. Realice la automatización de las tareas de bajo valor para que su equipo pueda seguir siendo creativo | Utilice la IA para automatizar las tareas administrativas que interrumpen el trabajo de los diseñadores, estrategas y gestores de cuentas. Esto les permite centrarse en tareas facturables de gran impacto en lugar de en un sinfín de tareas administrativas y idas y venidas. |
| 2. Identifique los costes ocultos en su proceso de entrega | Las agencias pierden rentabilidad debido a costes ocultos que pasan desapercibidos, como revisiones, revisiones internas, reuniones y trabajo no facturable. Detecte estos patrones a tiempo, ya que las horas no facturables son más importantes de lo que la mayoría de los equipos creen. |
| 3. Mejore la precisión de la facturación con el seguimiento automatizado | Habilite el control de tiempo automatizado para garantizar que los creativos registren todas las horas dedicadas al trabajo de los clientes, lo que le proporcionará una facturación precisa y un proceso de control de tiempo más fluido, algo especialmente importante para los equipos de producción que trabajan a un ritmo acelerado. |
| 4. Aumente la utilización facturable en toda la agencia | Realice un seguimiento de la tasa de utilización de su equipo, la tasa de utilización facturable y el total de horas de trabajo para comprender cómo se distribuyen entre múltiples proyectos y descubrir oportunidades para aumentar las horas facturables. |
| 5. Ofrezca a los gestores de la gestión de proyectos un control más claro de la entrega | Deje que la IA le ayude a realizar el seguimiento del progreso de los proyectos, aclarar las tareas facturables frente a las no facturables y apoyar a los gestores de proyectos en la coordinación de proyectos complejos de clientes con cronogramas ajustados y ámbitos cambiantes. |
| 6. Proteja los ingresos en los contratos de tarifa fija | Muchas agencias fijan el precio de su trabajo mediante contratos de retención o proyectos de precio fijo, lo que significa que la falta de registros de tiempo o el aumento del alcance pueden traducirse en pérdidas económicas. La IA ayuda a destacar los problemas que bloquean los ingresos directos y la salud de la entrega. |
| 7. Simplifique las operaciones dentro de los sistemas de la agencia | Utilice software de gestión de proyectos basado en IA para optimizar los procesos internos, reducir la deuda administrativa y mejorar el flujo diario, desde la planificación de recursos hasta la gestión de nóminas. |
| 8. Mejore la experiencia y la retención de los clientes | Las grandes agencias dependen de unas relaciones sólidas con los clientes. La IA ayuda a mantener la satisfacción de los clientes con entregas más predecibles, una mayor visibilidad del progreso y menos sorpresas en los cronogramas o la facturación. |
| 9. Genere facturas precisas en cuestión de minutos | La IA puede analizar el tiempo facturable, ayudar a realizar el seguimiento del trabajo facturable en todas las cuentas y ayudar a su equipo a generar facturas claras con solo unos clics, lo que reduce las fricciones tanto para la agencia como para el cliente. |
| 10. Ajuste los flujos de trabajo según varíen los tipos de proyectos | La carga de trabajo de las agencias varía en función de los contratos de servicios continuados, las campañas con muchos entregables o los proyectos de precio fijo, por lo que sus sistemas deben adaptarse a su combinación de servicios y a su capacidad en constante evolución. |
Garantice una facturación precisa con ClickUp.
El seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables gira en torno a comprender dónde se invierte la energía de su equipo, detectar la pérdida de ingresos y tomar decisiones más inteligentes sobre los proyectos.
ClickUp, el espacio de trabajo convergente con IA, lo hace posible. El seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos garantiza que todas las tareas y subtareas se registren con precisión. ClickUp Brain ayuda a automatizar las actualizaciones de progreso y a supervisar el estado de los proyectos. Las automatizaciones mantienen la coherencia de las tareas repetitivas y los informes, mientras que los paneles proporcionan una visión en tiempo real de la productividad, maximizando las horas facturables y la capacidad del equipo.
En conjunto, estas herramientas le ayudan a recuperar las horas perdidas y a optimizar los flujos de trabajo para aumentar los márgenes de beneficio.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita! ✅
Preguntas frecuentes (FAQ)
Las agencias saben exactamente cómo se emplea el tiempo en los equipos gracias al control de tiempo dedicado a los proyectos. Las horas facturables representan el trabajo para los clientes que se puede facturar, mientras que las horas no facturables cubren tareas internas, como reuniones o trabajo administrativo. Un seguimiento preciso evita la pérdida de ingresos, permite una facturación transparente y le ayuda a comprender la asignación de recursos.
ClickUp permite a los equipos realizar un seguimiento del tiempo en tiempo real con cronómetros, introducir horas manualmente o registrar el tiempo. Las entradas de tiempo se vinculan directamente a las tareas y proyectos, creando hojas de horas y resúmenes detallados. Las integraciones con otras herramientas de control de tiempo reducen los errores manuales, lo que le ofrece una vista precisa de las horas facturables y hace que la facturación sea precisa y sin esfuerzo.
No realizar el seguimiento de las horas facturables puede dar lugar a una facturación insuficiente a los clientes, pérdida de ingresos, mala gestión de los recursos y tensiones en las relaciones con los clientes. Es posible que no identifique las ineficiencias o el exceso de trabajo no facturable, lo que se traduce en márgenes de beneficio más reducidos.
El seguimiento del tiempo muestra exactamente dónde se invierte el esfuerzo, lo que le permite centrarse en tareas de alto valor y reducir el trabajo no facturable. Permite realizar una estimación precisa de los costes del proyecto, realizar una mejor distribución de la carga de trabajo e identificar los cuellos de botella.