¿Alguna vez se ha preguntado por qué algunos eventos se agotan en cuestión de minutos mientras que otros tienen dificultades para vender las entradas? El secreto reside en un plan de promoción que genere expectación y urgencia mucho antes de que se abran las puertas. Un evento increíble merece un público a la altura, pero este no lo encontrará por casualidad.
Por eso es tan importante saber cómo realizar la promoción de eventos. Así se garantiza que los asistentes potenciales que deseen participar no pierdan la oportunidad.
En este artículo, repasaremos formas ingeniosas de correr la voz y dar vida a tu evento, desde el uso compartido de los detalles correctos en línea hasta la creación de pequeños detalles que hagan que la gente se sienta invitada.
⭐ Plantilla destacada
La plantilla de promoción de eventos de ClickUp ayuda a simplificar el caos de la planificación al mantener todos los detalles en un hub fácil de gestionar. Ya sea para configurar campañas, coordinar la divulgación o realizar el seguimiento de los resultados, todo se encuentra en un único espacio.
Por qué es importante la promoción de eventos
En octubre de 2012, el paracaidista austriaco Felix Baumgartner, patrocinado por Red Bull, decidió saltar desde la estratosfera y romper la barrera del sonido en caída libre.
A primera vista, podría haber sido solo otra acrobacia de deportes extremos. Pero la forma en que Red Bull lo convirtió en un momento global de uso compartido es lo que lo hizo legendario. El evento se transmitió en vivo por YouTube, donde millones de personas comunes y corrientes sintonizaron para ver cómo se desarrollaba la historia en tiempo real.
¿Y la promoción? Red Bull generó expectación durante meses mediante el uso compartido de imágenes detrás de las cámaras, actualizaciones de prensa e impactantes imágenes como parte de la publicidad del evento en varias plataformas de redes sociales.
Más de 8 millones de personas vieron la retransmisión en directo simultáneamente, lo que supuso un récord en ese momento. Y Red Bull se convirtió en una marca que nadie podía olvidar.
El resultado es el poder de la promoción positiva de eventos. ✨
Aquí tienes otras formas sólidas en las que la promoción de eventos marca la diferencia:
✅ Crea recuerdos que la gente querrá compartir, convirtiendo tu evento en una historia que perdurará mucho más allá de la sala o la pantalla.
✅ Le ayuda a llegar a su público objetivo allí donde se encuentre, asegurándose de que las personas más interesadas se enteren a tiempo para participar.
✅ Aumenta la visibilidad de su marca, su causa o su idea, situándola en conversaciones que continúan incluso después de que el evento haya terminado.
✅ Anima a los posibles asistentes al evento a convertirse en participantes activos con contenido generado por los usuarios, lo que despierta el entusiasmo que crece gracias al boca a boca y al uso compartido en las redes sociales.
✅ Genera impulso para tu próximo evento, porque una reunión bien promocionada hace que la gente espere con interés lo que vendrá después.
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5 estrategias de promoción previas al evento para atraer el interés
Como probablemente ya sabrá, las semanas previas al evento son tan importantes como el día del evento en sí.
Las inscripciones suelen llegar tarde, y convencer a personas ocupadas para que confirmen su participación es como sacarles una muela. Y como la mayor parte de los fondos se destinan al evento en sí, los presupuestos son ajustados.
Pero hay algunas estrategias para afrontar esos retos de frente. Veamos cómo puede realizar la promoción de su evento en las semanas y días previos al gran día.
1. Analice detenidamente a quién va a invitar
Uno de los errores más comunes es dar por sentado que tu evento es «para todo el mundo». Nunca lo es. Limitar tu público objetivo te permite ahorrar dinero, afinar tus mensajes y conseguir que la gente diga que sí.
Si no sabes a quién te diriges, acabarás con un folleto insulso o una publicación genérica en LinkedIn que no tendrá ningún impacto. Eso es un esfuerzo inútil.
En su lugar, segmenta tu lista: miembros de la comunidad local, asistentes anteriores o un grupo específico como «directivos de nivel medio en el sector sanitario». Dirígete directamente a ellos con el tema de tu evento y otros detalles, y observa cómo aumenta la visibilidad de tu evento.
💡 Consejo profesional: Revise los datos anteriores de su aplicación de eventos o páginas de eventos. ¿Qué grupo se registró más rápido? ¿Cuál fue el que más faltó? Conocer los datos le ayudará a dirigirse a las personas más propensas a asistir a su próximo evento.
2. Convierte tu invitación en una historia, no en un aviso.
Esta es la realidad: nadie recuerda solo las fechas y las horas. «Viernes, 6 p. m., sala B» no animará a la gente a asistir al evento. La gente recuerda las historias: lo que aprenderán, a quién conocerán o la sensación con la que se irán.
Por supuesto, tienes que anunciar los detalles clave del evento. Pero también debes tener en cuenta los retos a los que se enfrenta tu público.
¿Tu evento les ahorra tiempo? ¿Les proporciona acceso a opiniones que normalmente no escucharían? ¿Les ayudará a evitar errores? Tu estrategia de promoción del evento debe destacar el problema que estás resolviendo para ellos.
📌 Ejemplo: Una asesora fiscal tenía dificultades para conseguir inscripciones para sus seminarios web. El asunto original era «Seminario fiscal 2024». Lo reescribió como «Deja de perder dinero: 5 errores que cometen las pequeñas empresas en la época de la declaración de la renta». De repente, la gente empezó a reenviar sus correos electrónicos y las inscripciones aumentaron.
📮 ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos dispersos para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que provoca que se pierdan decisiones y se ralentice la ejecución. Desde notas de seguimiento hasta hojas de cálculo, los detalles importantes a menudo se pierden por el camino.
Con la gestión de tareas de ClickUp, cada conversación se puede convertir en una tarea viable, lo que mantiene a su equipo rápido, centrado y sincronizado.
3. Organice sus canales con intención
Puede que la página web del evento tenga un aspecto impecable, pero solo es una pieza del rompecabezas. Si confías en un único canal, corres el riesgo de perderte a la mayor parte de tu público.
El reto es que la gente se dispersa: algunos viven en Instagram, otros abren el correo electrónico religiosamente, mientras que LinkedIn puede ser su única vía de acceso a los compradores corporativos.
La clave no es «estar en todas partes», sino utilizar cada canal para lo que mejor sabe hacer:
- Correos electrónicos para recordatorios y cuentas atrás
- Historias de Instagram para echar un vistazo entre bastidores.
- Publicaciones en LinkedIn para liderar el pensamiento
- Eventos de Facebook para confirmaciones de asistencia
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4. Incentiva la confirmación temprana
Todos los organizadores de eventos conocen la sensación de desánimo que produce ver los paneles de registro vacíos tres semanas antes de un evento. A la gente le encanta esperar hasta el último momento, pero eso causa estragos en el catering, las reservas de hotel y la confianza de los patrocinadores. La forma de evitarlo es recompensar a las personas por adelantarse.
Si no quieres rebajar los precios, ofrece exclusividad. Por ejemplo, podrías dar a los primeros inscritos acceso prioritario a talleres muy demandados, una reunión VIP o incluso un bonus que se puede descargar.
La meta es hacer que la espera se perciba como algo arriesgado.
📌 Ejemplo: Una entrenadora de bienestar que ofrecía un evento gratis prometió a los primeros 50 inscritos una guía de meditación digital. No le costó nada la distribución, pero creó urgencia. En una semana, tenía suficientes números para acercarse con confianza a los patrocinadores del evento.
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5. Aprovecha la confianza de los socios y los seguidores que la gente ya tiene
Una de las partes más difíciles de la promoción es romper la barrera del escepticismo. ¿Por qué debería la gente confiar en ti lo suficiente como para dedicarte su tiempo?
Aquí es donde los patrocinadores, socios o personas influyentes del evento pueden ayudar. Su credibilidad se contagia a su evento y su público se convierte en el suyo.
Las mejores colaboraciones no son las que se realizan con los nombres más importantes, sino con los más relevantes. Lo que importa es la coincidencia: su público debe parecerse mucho al de sus posibles asistentes.
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5 estrategias de marketing para la promoción de un evento durante su celebración
A finales del siglo XIX, Guinness abrió las puertas de su fábrica de cerveza en Dublín y dio la bienvenida a los lugareños. La gente podía ver cómo se elaboraba la cerveza e incluso tener un uso compartido de una pinta al final.
Proporcionó a los visitantes, que se convirtieron en clientes, una historia que podían llevarse a casa y compartir.
En cierto modo, este fue uno de los primeros eventos organizados por una empresa. Sin embargo, las visitas a fábricas se han vuelto bastante comunes. Por eso necesitas estrategias nuevas. Veamos un par de ellas:
1. Comparta la historia a medida que se desarrolla.
La promoción de eventos en redes sociales en tiempo real es lo que diferencia a los eventos que desaparecen al día siguiente de aquellos que permanecen en la memoria.
Publica lo más destacado a medida que ocurre. Comparte fragmentos de las intervenciones de los ponentes, las reacciones del público o un breve Clip de un anuncio clave. Esto da a los asistentes una sensación de reconocimiento y muestra a las personas que lo ven online que se están perdiendo algo significativo.
💡 Consejo profesional: Asigne un pequeño equipo de contenido que se centre por completo en las actualizaciones en tiempo real. Si depende del equipo organizador principal, la promoción siempre quedará en segundo plano con respecto a las operaciones.
2. Pon a los asistentes en el centro
La gente confía más en sus compañeros que en las publicaciones pulidas de los organizadores. Facilita a los asistentes el uso compartido de la información proporcionándoles indicaciones, imágenes y motivos para publicar.
Un fotomatón con la marca, un sorteo vinculado al uso compartido de las redes sociales o una llamada desde el escenario pueden hacer maravillas.
📌 Ejemplo: Un festival de arte local instaló murales con el hashtag único del evento pintado en ellos. Los visitantes hicieron cola para tomarse fotos y publicarlas en Instagram. Los organizadores no tuvieron que realizar una promoción activa del evento en las redes sociales, ya que los asistentes se encargaron de la mayor parte del trabajo.
3. Muestra lo que ocurre entre bastidores
A los asistentes les encanta el producto pulido, pero los ajenos al evento suelen tener una mayor conexión con el lado humano y sin pulir. Compartir destellos entre bastidores crea intimidad y autenticidad.
Muestre a un ponente calentando, una charla rápida con un voluntario o al equipo preparándose antes de que se abran las puertas.
En el caso de los eventos híbridos, así es también como se consigue que los participantes virtuales se sientan parte del ambiente, en lugar de espectadores externos que ven una retransmisión.
📌 Ejemplo: En un showcase musical híbrido, el equipo retransmitió en directo en Instagram desde el backstage diez minutos antes del primer acto. Los fans que lo seguían desde casa inundaron el chat con comentarios y muchos compraron acceso de última hora a la retransmisión en directo. Esa retransmisión espontánea generó más ventas de entradas que cualquier anuncio pagado que hubieran publicado anteriormente.
4. Crea pequeñas fases para tu público
Los eventos no solo se centran en lo que ocurre en el escenario principal. Los propios asistentes son los narradores más poderosos.
Capte sus opiniones mediante sesiones rápidas de preguntas y respuestas, grabando testimonios breves o realizando entrevistas al estilo «alfombra roja» para las redes sociales. Esto convierte a los asistentes en defensores y multiplica su oferta de contenido al instante.
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5. Mantenga activa a la audiencia en línea
Los eventos híbridos ya no son una rareza. Sin un plan de participación para los asistentes en línea, corre el riesgo de perder una gran parte de su audiencia.
Transmita en directo las sesiones clave, cree encuestas interactivas, organice concursos en sus redes sociales y publique recursos en el chat en tiempo real. Cuando los participantes remotos se sienten involucrados, permanecen más tiempo y son más propensos a inscribirse en futuros eventos.
5 maneras de triunfar en la promoción posterior al evento
Lo mejor que puede hacer después de un evento es asegurarse de tener un sistema eficaz para tomar notas y registrar las acciones pendientes a medida que se desarrollan las conversaciones, y ayudar a los representantes a realizar un seguimiento altamente personalizado lo antes posible.
Lo mejor que puede hacer después de un evento es asegurarse de tener un sistema eficaz para tomar notas y registrar las acciones pendientes a medida que se desarrollan las conversaciones, y ayudar a los representantes a realizar un seguimiento altamente personalizado lo antes posible.
Es un consejo muy válido de este usuario de Reddit. Sin embargo, solo es el principio.
El post-evento básicamente consiste en prolongar la vida útil de tu evento.
Esta es su oportunidad de profundizar las conexiones con los asistentes y convertir el impulso que ha generado en algo que impulse un impacto a largo plazo. A continuación, le mostramos cómo asegurarse de que su evento no termine cuando se cierren las puertas.
1. Actúa mientras el recuerdo aún está fresco.
Cada día que retrasas el seguimiento, el compromiso disminuye drásticamente. Los asistentes se ocupan, las bandejas de entrada siguen llenas y los detalles se desvanecen rápidamente.
Envíe un mensaje de agradecimiento en un plazo de 24 horas, destacando los momentos clave y compartiendo recursos útiles. Esto mantiene viva la energía. Si espera una semana, la chispa se habrá apagado.
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2. Crea un hub post-evento
El sitio web del evento debe convertirse en un hub de resumen.
Aquí es donde los asistentes vuelven a visitar las sesiones, los que no asistieron se ponen al día con lo que se perdieron y los posibles asistentes a su próximo evento ven la prueba del valor.
Rellénalo con grabaciones, diapositivas de presentaciones, una galería de fotos, estadísticas y citas destacadas. Haz que sea un destino que merezca el uso compartido.
3. Segmenta tu alcance
No todos los asistentes son iguales. Alguien que se quedó hasta la conferencia de clausura es muy diferente de un inscrito que nunca inició sesión.
Segmente su público y adapte su comunicación en consecuencia. Envíe a los que no asistieron una nota con lo más destacado y un mensaje del tipo «lamentamos que no haya podido asistir». Ofrezca a los asistentes más comprometidos oportunidades para dar el siguiente paso, como una demostración o la inscripción anticipada para futuros eventos.
💡 Consejo profesional: Incorpora botones para compartir en redes sociales para que los asistentes puedan publicar lo más destacado en sus propias redes con un solo clic.
4. Reutiliza tu contenido
Ya ha terminado lo más difícil: crear sesiones, imágenes y conversaciones excelentes. Ahora ponga ese contenido a trabajar.
Convierta los vídeos de las conferencias magistrales en entradas de blog, las sesiones paralelas en podcasts y los momentos más destacados del evento en carruseles de LinkedIn. La reutilización hace que el marketing de su evento se extienda mucho más allá de una sola fecha.
📌 Ejemplo: imagina que una agencia de diseño recopila los momentos más destacados de 30 segundos de su conferencia y los publica semanalmente en Instagram. La campaña por goteo prolongó el interés durante casi tres meses y atrajo nuevas inscripciones a su lista de correo.
5. Mantenga las conversaciones activas
Tu evento es una oportunidad para crear una comunidad. La promoción posterior al evento funciona mejor cuando se ofrece a las personas un espacio para seguir conectadas.
Crea un grupo en LinkedIn o Slack, realiza el uso compartido de recursos adicionales o realiza una rápida sesión de preguntas y respuestas con tus ponentes. Cuando los asistentes se sienten parte de una conversación continua, es mucho más probable que asistan a tus futuros eventos.
💡 Consejo profesional: Pregunta a los asistentes qué les gustaría ver a continuación. Es una forma de fomentar la participación y, al mismo tiempo, realizar una investigación gratuita sobre el público.
Cómo ClickUp ofrece compatibilidad con los flujos de trabajo de promoción de eventos
A estas alturas, ya se habrá dado cuenta de que organizar un evento implica cientos de pequeños detalles. Para no perder de vista todo lo pendiente, necesita una plataforma que lo reúna todo.
Ahí es donde entra en juego ClickUp, la aplicación para el trabajo diario.
Mantén todos los detalles bajo seguimiento con la gestión de tareas de ClickUp.
Imagina lo siguiente: estás planificando un evento híbrido con talleres, ponentes principales y una gran sesión de networking. En ClickUp, puedes crear una carpeta específica para el evento y dividirla en listas como «Redes sociales», «Relaciones con la prensa» y «Gestión de ponentes».
Crea tareas como «Diseñar tira teaser para Instagram», «Enviar paquete informativo de la conferencia» o «Publicar anuncio de venta de entradas» utilizando las tareas de ClickUp.
Cada tarea pasa por estados personalizados de ClickUp, como «Pendiente», «En curso», «Necesita revisión» y «Programado», por lo que la gestión de proyectos de eventos se vuelve fácilmente rastreable.
📌 Ejemplo: Piensa en una agencia de eventos que se encarga de un festival gastronómico en toda la ciudad. Podrían organizar sus tareas por canales: una lista para las publicaciones en redes sociales, otra para las relaciones con la prensa y otra para la coordinación con los proveedores. De este modo, evitarían errores como publicar dos veces la misma imagen en Instagram y olvidarse por completo de programar el envío masivo de correos electrónicos.
🌟 Consejo extra: ¿Tienes que hacer demasiadas cosas a la vez? ¡Libérate las manos con ClickUp Brain MAX! Utiliza Talk to Text para preguntar, dictar y dar comandos a tu trabajo con la voz, sin necesidad de usar las manos y desde cualquier lugar.
Centralice sus activos con ClickUp Docs.
Cada evento conlleva una avalancha de documentos: biografías de los ponentes, logotipos de los patrocinadores, comunicados de prensa y borradores de textos para redes sociales. En lugar de perderlos en interminables hilos de correo electrónico, puedes guardarlo todo en ClickUp Docs.
Puede mantener un documento con el marco de mensajes de su evento para que todos los tuits, carteles o publicaciones de LinkedIn sean coherentes. Otro documento puede contener preguntas frecuentes y plantillas de divulgación para su equipo, enlazadas directamente a las tareas pertinentes.
📌 Ejemplo: imagina una organización sin ánimo de lucro que organiza una gala benéfica. Podría utilizar Docs para almacenar los datos de los patrocinadores, las directrices de marca y las instrucciones para los voluntarios en un solo lugar. De este modo, los voluntarios no tendrían que estar preguntando constantemente: «¿Puedes volver a enviar ese PDF?», y los organizadores podrían dedicar más tiempo a la promoción.
Ahorre tiempo con la automatización.
Los plazos se mueven rápido en el marketing de eventos. En lugar de darles un empujoncito a tus compañeros de equipo, deja que las automatizaciones de ClickUp se encarguen de los traspasos por ti.
Puede establecer reglas como: «Cuando el diseño termine un gráfico social, cambie la tarea a Listo para revisión y notifique al responsable de marketing». O bien: «Cuando una tarea se etiquete como "campaña de correo electrónico", asígnela automáticamente al redactor».
💡 Consejo profesional: La promoción de eventos nunca se detiene, y ClickUp Brain se mantiene al día. ¿Necesitas redactar un correo electrónico de recordatorio para las inscripciones tardías, un pie de foto en LinkedIn para anunciar a un nuevo ponente o una nota de agradecimiento para los asistentes? Solo tienes que pedirlo y ClickUp Brain generará opciones pulidas y acordes con la marca en cuestión de segundos.
Los equipos de eventos que utilizan ClickUp Brain también pueden resumir las reuniones de planificación, extraer elementos de acción de sus documentos e incluso responder a preguntas rápidas como «¿Cuándo es la fecha límite para los entregables de los patrocinadores?» o «¿Dónde está la versión final del programa del evento?».
Los equipos de marketing afirman ahorrar entre 3 y 5 horas a la semana en tareas repetitivas como redactar, resumir y buscar respuestas. Ese es tiempo que puedes dedicar a crear una historia más sólida para tu evento.
Así es como ClickUp Automatizaciones y ClickUp Brain se combinan para hacerte la vida más fácil:
Céntrate en la ejecución con las plantillas de ClickUp.
La plantilla de promoción de eventos de ClickUp elimina el estrés de la planificación al reunir todos los elementos en un único espacio organizado. En lugar de lidiar con notas y plazos dispersos, puede correlacionar metas, cronogramas y campañas con claridad.
🌻Por eso le encantará esta plantilla:
- Establece metas medibles que se ajusten al propósito de tu evento.
- Cree un cronograma de promoción claro con tareas y plazos.
- Coordina las redes sociales, las relaciones con la prensa y las campañas de influencers en un solo lugar.
- Realice un seguimiento de los resultados y perfeccione su estrategia de promoción de eventos para futuros eventos.
Bonificación: Aquí tienes un vídeo que explica cómo simplificar la planificación de grandes eventos con ClickUp.
Retos comunes en la promoción de eventos y cómo superarlos
La promoción de eventos a menudo te pone trabas de formas inesperadas. Estos son algunos de los retos que hemos visto una y otra vez, junto con formas ingeniosas de superarlos:
🚩 Reto: los límites de presupuesto restringen el alcance de sus esfuerzos de promoción.
✅ Solución:
- Céntrate en los canales que ofrecen el mayor retorno de la inversión.
- Reutilice un contenido en múltiples formatos.
- Apóyese en asociaciones o patrocinadores para la promoción conjunta y así sacar el máximo partido a cada dólar.
🚩 Reto: No hay tiempo suficiente para planear campañas antes de que se acerque la fecha del evento.
✅ Solución:
- Trabaje hacia atrás desde la fecha de su evento para crear un cronograma.
- Creación por lotes de materiales de promoción
- Utilice herramientas de automatización para recordatorios, seguimientos y programación en redes sociales.
🚩 Reto: Equipos pequeños o personal con límites en el número de personas para gestionar múltiples variables.
✅ Solución:
- Identifique los roles más importantes y delegue los que no sean esenciales.
- Prepara un grupo de voluntarios o autónomos externos como copia de seguridad para cubrir las ausencias de última hora.
🚩 Reto: Dificultad para realizar el seguimiento del impacto real de su estrategia de promoción de eventos.
✅ Solución:
- Establece metas claras y medibles antes de lanzar tu plan de eventos.
- Vaya más allá de las métricas vanidosas midiendo datos significativos, como las fuentes de inscripción al evento, el tráfico de referencia, la participación en las redes sociales y las respuestas a las encuestas posteriores al evento.
🚩 Reto: Las promociones corren el riesgo de parecer demasiado agresivas o exageradas, lo que reduce la confianza de su público objetivo.
✅ Solución:
- Mantenga la transparencia en los mensajes y céntrese en los asistentes.
- Comparte auténticas imágenes detrás de las cámaras.
- Asegúrate de que todas las promesas realizadas en tu campaña de marketing se ajusten a la experiencia real del evento.
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Sin contratiempos de última hora, solo ClickUp.
Cuando pienses en cómo promocionar un evento, recuerda que la magia surge cuando tu plan de promoción es tan intencionado como el propio evento.
Se trata de establecer una conexión con las personas adecuadas, en el momento adecuado, de una manera genuina y memorable. Los mejores eventos no solo llenan los asientos, sino que suscitan conversaciones, crean comunidades y hacen que la gente esté deseando que llegue tu próxima gran idea.
Ya sea que planifique eventos presenciales, virtuales o híbridos, la promoción requiere tanto creatividad como coordinación. Son los correos electrónicos, las publicaciones, las sesiones de brainstorming nocturnas y los detalles finales del evento los que hacen que el gran día sea perfecto para sus asistentes.
Y aunque el trabajo entre bastidores no siempre es glamuroso, convierte una reunión ordinaria en un recuerdo que la gente lleva consigo.
Aquí es donde ClickUp brilla discretamente. ✨
No solo te permite organizar tus tareas pendientes, sino que te ofrece un espacio donde conviven la visión general y los pequeños detalles.
¿Está listo para que todos hablen de sus próximos eventos? Comience a planificar, manténgase organizado y deje que ClickUp se encargue del caos, para que usted pueda concentrarse en crear experiencias que perduren.
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