Los formularios manuales pueden parecer inofensivos hasta que empiezan a consumir horas, ralentizar las decisiones e introducir errores evitables en sus procesos. Detrás de cada solicitud de permiso, ticket de cliente o formulario de comentarios se esconde un proceso repetitivo que espera ser optimizado.
La solución no es crear más formularios, sino invertir tiempo y dinero en formularios más inteligentes.
En esta entrada del blog, explicaremos cómo automatizar formularios con IA para crear flujos de trabajo que piensen, dirijan y respondan de forma independiente. Y sí, lo hemos terminado utilizando ClickUp, ¡el primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo !
¡Empecemos! ✅
¿Por qué automatizar formularios con IA?
El procesamiento manual de formularios ralentiza todo, ya sea la incorporación de nuevos empleados, las aprobaciones o las solicitudes de los clientes. La automatización mediante IA cambia esto al encargarse del trabajo rutinario entre bastidores.
Esto es lo que le ofrece:
- Reducción del esfuerzo manual: automatice el rellenado de formularios, la introducción de datos, la validación y el enrutamiento para ahorrar horas de trabajo a su personal.
- Aceleración de los tiempos de respuesta: procese y analice formularios en minutos en lugar de días.
- Mayor precisión de los datos: detecte los errores de forma temprana con las comprobaciones lógicas y de validación integradas.
- Experiencia de usuario mejorada: personalice y adapte los formularios a su público objetivo y reduzca las fricciones durante la cumplimentación.
- Operaciones escalables: gestione el creciente volumen de formularios sin aumentar la plantilla.
- Reducción de los costes operativos: reduzca el papeleo, minimice las repeticiones y reduzca al mínimo los retrasos.
👀 ¿Sabías que más del 80 % de los datos empresariales están atrapados en documentos no estructurados (incluidos los formularios)? La automatización de formularios basada en IA, a través del procesamiento inteligente de documentos (IDP), libera esos datos y convierte las facturas, los contratos y los formularios fiscales en información estructurada que tus sistemas pueden utilizar.
Casos de uso comunes para la automatización de formularios basada en IA
Piense en todos los formularios con los que trabaja su equipo: solicitudes de permisos, reclamaciones de gastos, listas de control para la incorporación de nuevos empleados, formularios de admisión de clientes o encuestas de opinión. Ahora imagine que esos formularios se organizan al instante, validan los datos introducidos, se envían a las personas adecuadas para su tramitación y actualizan los registros enlazados.
Ese es el poder de la automatización mediante IA. Veamos dónde tiene mayor impacto. 📈
- Procesamiento de préstamos y facturas: Extrae y verifica datos financieros de formularios para agilizar las aprobaciones, los pagos y las auditorías.
- KYC y verificación de identidad: utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático para escanear ID y rellenar automáticamente los datos de los clientes en los sistemas de cumplimiento normativo.
- Selección de currículos y incorporación: empareja a los candidatos con los roles, genera automáticamente los documentos de contratación y completa los flujos de trabajo de las nuevas contrataciones.
- Bajas, nóminas y evaluaciones de rendimiento: realiza el seguimiento de los saldos, señala las inconsistencias y gestiona los ciclos de revisión con una intervención mínima.
- Gestión de contratos y documentos legales: redacta borradores automáticamente, realiza el seguimiento de las revisiones y garantiza el cumplimiento normativo sin necesidad de realizar un seguimiento manual.
- Recepción y enrutamiento del servicio de atención al cliente: captura solicitudes, asigna tickets y envía actualizaciones de automatización en tiempo real.
Funciones clave que debe buscar en las herramientas de automatización de formularios con IA
No todas las herramientas de formularios de IA son iguales. Algunas solo recopilan datos; otras impulsan la toma de decisiones.
Para optimizar realmente sus flujos de trabajo, las herramientas deben ir más allá de la creación de formularios y ofrecer compatibilidad directa con la ejecución, la claridad y la automatización a gran escala. Debe:
- Elija una lógica condicional dinámica: seleccione herramientas con rutas de preguntas adaptables que respondan a las entradas del usuario, lo que reducirá la longitud del formulario y aumentará las tasas de finalización.
- Priorice las integraciones fluidas: opte por plataformas que se conecten sin esfuerzo con su CRM, HRIS o sistemas de soporte para eliminar las transferencias manuales de datos y mantener los flujos de trabajo unificados.
- Busque análisis y paneles en tiempo real: elija rellenadores de formularios que ofrezcan visibilidad instantánea de los envíos, los puntos de abandono y las tendencias para una optimización continua.
- Solicite campos y asignaciones personalizados: asegúrese de que la herramienta tenga compatibilidad con campos personalizados, como la prioridad o el tipo de solicitud, para que los datos fluyan directamente a sus flujos de trabajo con todo el contexto.
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Cómo automatizar formularios con IA
Aquí tienes una guía paso a paso que te muestra cómo automatizar formularios con IA. Encontrarás ejemplos prácticos y comprenderás cómo ClickUp te ayuda en cada fase al reunir tus formularios, tareas, documentos, chats y procesos en una potente aplicación.
Paso n.º 1: Defina el problema que está tratando de resolver.
Antes de pasar a las herramientas, aclare en qué aspectos los formularios le ralentizan.
¿Se acumulan los formularios de comentarios de los clientes sin que se les dé seguimiento? ¿O es el departamento de RR. HH. el que procesa manualmente todas las solicitudes de permisos?
Identifique los puntos clave de debilidad, como los retrasos, el tiempo dedicado a la entrada manual de datos o los registros de datos incoherentes.
Paso n.º 2: Elija su paquete de automatización de formularios
Si busca una solución fiable, ClickUp cubre tanto la creación de formularios como lo que ocurre después.
Su potente plataforma de productividad incluye un software de creación de formularios integrado que conecta tus tareas, documentos, metas y flujos de trabajo en un solo lugar. Está diseñada para ayudar a los equipos a gestionar proyectos, realizar automatizaciones y colaborar de forma eficiente, sin los problemas de cambio de contexto causados por la proliferación de tareas.
ClickUp Forms le permite crear formularios profesionales sin necesidad de escribir código directamente en su entorno de trabajo de ClickUp. Esto significa que puede recopilar solicitudes, comentarios u otros tipos de datos e integrarlos perfectamente en su proceso de gestión de proyectos.
💡 Consejo profesional: utilice la lógica condicional en ClickUp Forms para adaptar las preguntas en función de las respuestas del usuario. De esta forma, un solo formulario puede gestionar varios tipos de solicitudes, como vacaciones, problemas informáticos o comentarios, sin abrumar al usuario con campos irrelevantes.
A continuación, le mostramos cómo puede crear su proceso de admisión para cualquier departamento utilizando ClickUp Formularios:
Paso n.º 3: Crear y configurar el formulario
Aquí es donde diseñas el formulario para capturar lo que necesitas. Estas son algunas buenas prácticas:
- Pida solo lo necesario. Redacte formularios breves y utilice campos condicionales para mostrar preguntas basadas en respuestas anteriores.
- Cree varios tipos de campos que se adapten a sus datos (por ejemplo, selectores de fecha para cronogramas, campos desplegables para selecciones).
- Agrupa las preguntas relacionadas para evitar confusiones y repeticiones.
A continuación, le mostramos cómo puede hacerlo en ClickUp:
- Abra la lista donde desea que se realicen los envíos.
- Añada una vista de formulario haciendo clic en el botón + Vista, seleccionando Formulario y asignándole un nombre.
- Arrastre y suelte Campos personalizados de ClickUp para añadir texto, menús desplegables, casillas de selección, adjuntos y mucho más al formulario.
- Haga clic en el botón Añadir pregunta en la parte inferior para incluir nuevos campos.
- Aplique lógica condicional para adaptar la experiencia del formulario a diferentes escenarios.
- Personalice su formulario actualizando sus colores, el texto de los botones y añadiendo su logotipo para mantener la imagen de marca.
💡 Consejo profesional: Una vez creado el formulario, no olvide ajustar la forma en que se gestionan las respuestas:
- Elija dónde se crean las tareas: asegúrese de que los envíos de formularios lleguen a la lista correcta de ClickUp.
- Redireccionamiento tras el envío: envía a los usuarios a un mensaje de confirmación personalizado o a una URL específica.
- Personalice el botón de envío: adapte el tono de su formulario con rótulos de botón personalizados como Enviar solicitud o Enviar comentarios.
Paso n.º 4: Entrene a la IA para que le ayude a ser más inteligente.
Antes de publicar, tómese un momento para mejorar su formulario con información basada en IA. ClickUp Brain, el asistente de IA contextual de ClickUp, le ayuda a crear formularios más inteligentes y a prepararse para lo que viene a continuación mediante el análisis de datos históricos y la optimización de su configuración. Úselo como copiloto para dar forma a sus formularios con contexto real.
¿El resultado? Formularios más inteligentes, datos más limpios y un flujo de trabajo que ya está pensando en el futuro antes de que llegue la primera respuesta. Con ClickUp Brain, puedes:
- Aproveche los comentarios de los usuarios para comprender qué preguntas debe hacer.
- Realice análisis de opiniones sobre envíos o encuestas anteriores para comprender mejor a su público.
- Genere nuevas preguntas para formularios o encuestas utilizando indicaciones en lenguaje natural.
Esto hace que sus formularios sean más reflexivos, específicos y útiles incluso antes de recopilar una nueva respuesta.
🚀 Pruebe indicaciones como:
- Resuma las quejas más comunes de tickets anteriores para que pueda añadir opciones relevantes al formulario.
- Cree preguntas para formularios de incorporación basadas en las preguntas frecuentes de los nuevos empleados de los últimos 3 meses.
- Lista de los problemas recurrentes de los informes de incidencias para rellenar previamente las categorías de causas raíz en el formulario.
Paso n.º 5: Realice la automatización de lo que ocurre a continuación
Antes de que sus formularios se publiquen, utilice la IA y las automatizaciones para actuar sobre los datos recopilados. Configure desencadenantes y reglas para asignar tareas, notificar a las personas adecuadas, actualizar campos o mover elementos a través de su flujo de trabajo.
Y con ClickUp Automatizaciones, es aún más fácil crear estos flujos de trabajo sin necesidad de escribir código. Solo tienes que elegir el desencadenante, configurar la acción y dejar que ClickUp se encargue del resto.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Vaya a la lista donde aparecen las tareas del formulario y haga clic en el botón Automatizar en la parte superior de la lista. Se abrirá el centro de automatizaciones para esa lista.
- Haga clic en + Añadir automatización o Crear automatización.
- Seleccione «Cuando se crea la tarea» como desencadenante. Esto garantiza que cada nuevo envío de formulario inicie la automatización.
- Utilice condiciones (como el tipo de solicitud o la urgencia) para adaptar las acciones en función de las respuestas del formulario.
- Añada acciones para optimizar su flujo de trabajo:
- Asigne tareas basadas en los datos introducidos en los formularios.
- Actualice el estado o las etiquetas para realizar el seguimiento y establecer prioridades.
- Envía notificaciones a través de ClickUp, correo electrónico o Slack.
- Aplique plantillas como plantillas de formularios de comentarios con subtareas, listas de control o campos personalizados.
- Mueva o copie tareas a la lista o carpeta correcta automáticamente.
- Pruebe con el envío de un formulario de muestra para confirmar que todo funciona correctamente.
💡 Consejo profesional: Añada observadores en ClickUp de forma dinámica en función de lo que se envíe. Si se selecciona un nombre de cliente específico o la tarea se etiqueta con un equipo, utilice la automatización para incluir a las partes interesadas adecuadas sin tener que etiquetarlas manualmente cada vez.
Vea este vídeo para conocer nuestros consejos sobre cómo crear automatizaciones de ClickUp utilizando comandos de lenguaje natural:
Paso n.º 6: Prueba, publica y comparte tu formulario.
Una vez terminado todo esto, deberías:
- Previsualice su formulario: compruebe el flujo de usuarios, pruebe la lógica condicional y asegúrese de que las automatizaciones se activan correctamente.
- Publique su formulario: una vez finalizado, publíquelo con un solo clic.
- Comparte la URL del formulario: distribúyelo por correo electrónico, chat o incrústalo en tu sitio web. Recuerda que cada envío crea instantáneamente una tarea en la lista que hayas elegido en ClickUp.
Paso n.º 7: Realice el seguimiento, analice y mejore
Después del lanzamiento, mantenga su automatización funcionando con una optimización continua. Esto es lo que le sugerimos:
- Utilice las vistas Lista, Calendario o Tablero para ver las respuestas registradas.
- Aproveche los paneles de ClickUp para visualizar las tendencias en los envíos.
- Pide a ClickUp Brain que resuma los problemas recurrentes o analice la opinión de las respuestas.
- Ajuste los campos de los formularios, la lógica o las reglas de automatización en función del rendimiento.
💡 Consejo profesional: utilice los agentes de IA de ClickUp para clasificar automáticamente los formularios enviados. Cuando llega un nuevo formulario de admisión, su agente puede analizar las respuestas, categorizar la solicitud, asignarla al equipo adecuado y establecer la prioridad o las fechas límite al instante. Es como tener un coordinador siempre disponible, que mantiene organizados los flujos de trabajo de admisión y agiliza los tiempos de respuesta.
Las mejores herramientas para automatizar el rellenado de formularios con IA
Si está evaluando herramientas de automatización de formularios basadas en IA, aquí tiene algunas plataformas que puede tener en cuenta:
1. Creador de formularios con IA de SafetyCulture
Si alguna vez ha deseado poder simplemente «pedir» a sus formularios que se crearan solos, esto es para usted. El generador de formularios con IA de SafetyCulture convierte rápidas indicaciones de texto en formularios listos para la inspección, perfectos para comprobaciones de seguridad, auditorías o evaluaciones de calidad. Incluso puede adjuntar archivos multimedia, como fotos y vídeos, para enriquecer el contexto.
Mejores funciones
- Arrastrar y soltar / creador de plantillas para inspecciones, listas de control y formularios, incluyendo adjuntos multimedia (fotos, etc.) para los trabajadores de campo.
- Flujos de trabajo orientados al cumplimiento normativo y a las operaciones: asigne tareas a partir de los resultados de los formularios, integre otros sistemas y supervise los seguimientos.
- Compatibilidad con dispositivos móviles (captura de datos sin conexión y sincronización posterior) y paneles de control en tiempo real con datos de formularios e inspecciones de todos los equipos.
Limitaciones
- Algunos usuarios informan de una flexibilidad/personalización limitada para diseños de formularios muy personalizados o lógicas de ramificación complejas.
Precios
- Precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,6/5 (más de 150 valoraciones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 240 valoraciones)
2. Tally
Tally crea un formulario totalmente condicional basado en las metas proporcionadas en lenguaje sencillo. Es una sólida alternativa a SurveyMonkey y Google Forms, y además garantiza un cifrado conforme al RGPD, lo que lo hace ideal para entornos sensibles a la privacidad.
Mejores funciones
- Cree formularios y envíos ilimitados en el nivel gratuito (dentro de un uso razonable).
- Utilice lógica avanzada de formularios, cálculos, canalización de respuestas y campos ocultos para crear formularios personalizados.
- Su editor funciona como un documento de texto: solo tienes que escribir para añadir bloques/preguntas y utilizar atajos para realizar las tareas pendientes.
Limitaciones
- Aunque Tally es extremadamente potente para formularios estándar, puede que sus funciones para flujos de trabajo empresariales complejos (por ejemplo, ramificaciones avanzadas, automatización de varios pasos) sean menos completas en comparación con las principales plataformas de formularios empresariales.
Precios
- Free
- Pro: 29 $ al mes
- Empresa: 89 $ al mes
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,8/5 (más de 50 valoraciones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
3. Intellistack (antes Formstack IA)
Intellistack (la evolución renombrada de Formstack) ofrece la creación de formularios con IA sin código, la generación de documentos y la automatización de flujos de trabajo para equipos de empresas. La plataforma hace hincapié en los flujos de trabajo completos, desde la creación de formularios hasta la generación de documentos y la ejecución de flujos de trabajo, lo que la hace atractiva para casos de uso de back-office con gran volumen de datos, como finanzas, recursos humanos y seguros.
Mejores funciones
- Introduce una indicación para generar un formulario en lugar de añadir manualmente cada campo.
- Obtenga compatibilidad para la ejecución de documentos a gran escala en flujos de trabajo.
Limitaciones
- Algunos usuarios informan de una curva de aprendizaje más pronunciada para las funciones más avanzadas de automatización/flujo de trabajo.
Precios
- Formularios: desde 99 $ al mes.
- Suite: desde 250 $ al mes.
- Enterprise: precios personalizados
Reseñas de G2 y Capterra
- G2: 4,3/5 (más de 450 opiniones)
- Capterra: 4,0/5 (más de 110 opiniones)
📖 Lea también: Cómo crear un formulario en Excel
Por qué ClickUp destaca entre las herramientas de creación de formularios con IA
En lugar de ser una herramienta más en su conjunto, ClickUp se convierte en el conjunto. Obtiene un sistema único y conectado que crece con su flujo de trabajo.
Esto es lo que la diferencia de otras herramientas de automatización de formularios con IA:
👉🏻 Gestión unificada del conocimiento: cree wikis internos, POEEs y documentos colaborativos junto con sus formularios y tareas con ClickUp Docs. Haga una lluvia de ideas o planifique procesos de forma visual con ClickUp Pizarras, todo en la misma plataforma.
👉🏻 Paneles y elaboración de informes personalizados: visualice al instante las respuestas de los formularios con los paneles personalizables de ClickUp. Combine los datos de los formularios con métricas de proyectos, gráficos de carga de trabajo y mucho más, lo que le proporcionará una vista de 360° de sus operaciones.
👉🏻 Permisos y seguridad avanzados: controle quién puede ver, editar o enviar formularios. Establezca permisos detallados para flujos de trabajo confidenciales, garantizando el cumplimiento normativo y la privacidad de los datos en todos los equipos.
📮 ClickUp Insight: El 30 % de los trabajadores cree que la automatización podría ahorrarles entre 1 y 2 horas a la semana, mientras que el 19 % estima que podría liberar entre 3 y 5 horas para realizar un trabajo profundo y concentrado.
Incluso esos pequeños ahorros de tiempo se acumulan: solo dos horas recuperadas a la semana equivalen a más de 100 horas al año, tiempo que podría dedicarse a la creatividad, el pensamiento estratégico o el crecimiento personal. 💯
Con los agentes de IA y ClickUp Brain de ClickUp, puede automatizar flujos de trabajo, generar actualizaciones de proyectos y transformar las notas de sus reuniones en pasos prácticos, todo ello dentro de la misma plataforma. No necesita herramientas ni integraciones adicionales: ClickUp le ofrece todo lo que necesita para automatizar y optimizar su jornada laboral en un solo lugar.
💫 Resultados reales: RevPartners redujo un 50 % sus costes de SaaS al consolidar tres herramientas en ClickUp, obteniendo una plataforma unificada con funciones más avanzadas, una colaboración más estrecha y una única fuente de información más fácil de gestionar y escalar.
⚙️ Bonificación: Prueba la plantilla de formulario de comentarios de ClickUp para recopilar y actuar en función de las opiniones de los usuarios, compañeros de equipo o clientes. Es útil para recopilar sugerencias, informes de incidencias o reseñas y mantener todo organizado.
Formularios tan inteligentes que podrían pedir días libres
Los formularios no tienen por qué quedarse en las bandejas de entrada ni perderse en hojas de cálculo. Con la IA, pueden realizar tareas complejas y mantener el ritmo de trabajo sin necesidad de comprobaciones constantes. Eso se traduce en menos retrasos, menos errores y más tiempo dedicado al trabajo real.
ClickUp reúne todo este ciclo en una única plataforma conectada.
Puede crear formularios que generen tareas, las asignen al instante y actualicen los campos en función de las respuestas. ClickUp Brain le ayuda a perfeccionar sus formularios utilizando datos reales, de modo que cada pregunta tenga un propósito y cada flujo de trabajo se mantenga en el buen camino.