Las investigaciones muestran que el trabajador del conocimiento típico se conecta con seis personas al día solo para realizar su trabajo, y cada una de esas interacciones genera más documentación que gestionar.
Pero aquí está la clave: aprender a automatizar la documentación con IA es más sencillo de lo que cree. Con herramientas como ClickUp (y las estrategias adecuadas), puede convertir esas horas de escritura manual en minutos de automatización inteligente.
¡Empecemos! 💪🏼
Por qué es importante la automatización de la documentación
¿Cansado de escribir lo mismo una y otra vez? Lo entendemos. La documentación manual de proyectos es lo peor.
- Te quita mucho tiempo ⏳
- Es repetitivo 📋
- Y es muy fácil estropearlo todo ❌
Ahora imagínese lo siguiente:
- Las actualizaciones se realizan automáticamente
- Los datos necesarios se sincronizan al instante entre todas las herramientas
- Todos estarán siempre en la misma página
Eso es automatización para usted. Captura información en tiempo real, mantiene la coherencia y le libera para realizar el trabajo estratégico pendiente que requiere agudeza mental, a diferencia de los procesos manuales tradicionales que aumentan el riesgo de error humano y ralentizan a los equipos.
¿Qué son las herramientas de documentación con IA?
Las herramientas de documentación con IA son programas que crean y organizan automáticamente tus documentos de empresa utilizando IA.
Estas herramientas de IA utilizan tecnologías como el procesamiento del lenguaje natural, la visión artificial, el reconocimiento óptico de caracteres y el aprendizaje automático para identificar y organizar con precisión la información relevante a partir de datos no estructurados y documentos escaneados.
En lugar de introducir los datos manualmente, pueden extraerlos de múltiples fuentes, como correos electrónicos, documentos de proyectos o tickets de clientes. Tus videollamadas, tu sistema de gestión de proyectos o las comunicaciones de tu equipo se alimentan de la IA.
A continuación, la herramienta de asistencia para la redacción analiza la información, identifica los puntos clave y genera documentación adaptada a su formato preferido.
Cómo automatizar la documentación con IA
Entonces, ¿cómo lograr la automatización de la documentación con IA?
Veámoslo paso a paso con ClickUp, la aplicación integral para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por IA, que le ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Seguiremos un ejemplo: su equipo de producto acaba de lanzar una nueva función y usted desea documentar el lanzamiento, actualizarlo a medida que evoluciona y compartirlo con otros equipos.
A continuación te explicamos exactamente cómo automatizar la gestión del ciclo de vida de los documentos. 💁
Paso n.º 1: Establece una estructura clara antes de empezar a escribir
Comience por planear el tipo de documentación de procesos que su equipo necesita para el lanzamiento.
Para una nueva función, estos son algunos tipos de documentos comunes:
- Descripción general del producto
- Notas de la versión
- Resumen de control de calidad y pruebas
- Problemas conocidos y solución de problemas
- Seguimiento de los comentarios de los clientes personalizados
- Manuales de usuario de usuario
- Procedimientos operativos estándar
Crea un documento ClickUp para la función y divídelo en páginas anidadas para cada una de estas secciones. De este modo, el documento será fácil de navegar y actualizar a medida que se añada más información. Puedes vincular el documento a la función ClickUp tarea para que siempre esté conectado al trabajo.
Estos documentos formarán parte de una estructura más amplia de archivos y carpetas organizados dentro del hub de documentos, lo que permitirá a su equipo consultarlos siempre que sea necesario.
📖 Lea también: Los mejores analizadores de PDF para automatizar las actividades de procesamiento de documentos
Paso n.º 2: Redacta el contenido del lanzamiento basándote en datos reales de las tareas
Una vez que el documento esté listo, es hora de empezar a rellenarlo. Escribir todo manualmente ralentiza al equipo, especialmente cuando los detalles clave ya existen dentro de las tareas.
Acceda a su página de notas de lanzamiento y utilice ClickUp Brain, el asistente integrado basado en IA, para generar el primer borrador. Escriba «/» y seleccione Escribir con IA, o utilice el icono de IA y proporcione una indicación como: «Redacta una nota de lanzamiento utilizando los detalles de la tarea enlazada».
También puede recurrir a la amplia biblioteca de plantillas de redacción de contenido de la plataforma para estructurar rápidamente sus notas de lanzamiento, correcciones de errores o documentación de funciones.
ClickUp Brain analiza la tarea, el registro de cambios, las notas de desarrollo y los comentarios internos, y crea un resumen claro. Puede revisarlo, realizar edición e insertarlo en la página sin cambiar de herramienta para automatizar el flujo de trabajo.
clickUp Brain MAX es tu IA optimizada para escritorio, diseñada para el dictadoSi trabajas con manuales largos, audios de reuniones o actualizaciones de documentos por lotes, utiliza ClickUp Brain MAX, la versión de Brain optimizada para escritorio. Su función más destacada es Talk-to-Text*: dicta o sube grabaciones a tu escritorio y Brain MAX las convertirá en documentos estructurados y listos para buscar (títulos, resúmenes con viñetas y tareas sugeridas).
Ventajas inmediatas:
- Dicta las notas de la reunión o sube grabaciones de pantalla → borrador instantáneo con marcas de tiempo
- Procesa transcripciones largas de forma masiva sin perder el formato ni el contexto
- Obtenga resúmenes listos para revisar y sugerencias de tareas que puede incluir en el documento de lanzamiento
Paso n.º 3: mantén la documentación vinculada al trabajo activo
Los documentos son más útiles cuando están conectados con lo que tu equipo está haciendo realmente. Vincular tu documento a las tareas garantiza que siempre refleje el progreso y el contexto reales.
En ClickUp, puede crear relaciones entre documentos y tareas. Para esta función, vincule el documento de lanzamiento a la tarea principal y a cualquier subtarea para desarrollo, control de calidad y comentarios. Estos enlaces de tareas aparecen en la barra lateral, lo que permite a su equipo cambiar entre la documentación y las acciones pendientes con un solo clic.
Supongamos que su equipo de soporte observa un aumento en el número de tickets relacionados. Pueden abrir el documento, consultar la sección de resolución de problemas y vincular las nuevas tareas de soporte directamente a él. Esto mejora la calidad de los documentos y permite ofrecer un mejor servicio al cliente.
💡 Consejo profesional: utilice análisis (o pregunte a su software de IA) para identificar los documentos que tienen mucho tráfico pero poca interacción. Estos son los mejores candidatos para aclaraciones, medios más ricos o mejoras de diseño.
Paso n.º 4: activa las actualizaciones automáticamente cuando las tareas avancen
Una vez que su tarea principal esté marcada como completada, es posible que desee actualizar la nota de lanzamiento, notificar a otros equipos o crear una lista de control de seguimiento. Puede automatizar todo eso.
Utilice las automatizaciones de ClickUp para actuar como desencadenantes de acciones de documentación basadas en el estado de las tareas, eliminando así los procesos manuales redundantes.
Por ejemplo:
- Cuando una tarea pasa a «Terminada»
- Activa la IA para resumir la tarea
- Inserte el resumen en la página de notas de la versión
- Notifica al canal de compatibilidad que el documento se ha actualizado
Ahora, cuando su desarrollador termine la tarea, puede confiar en que su solución de procesamiento de documentos automatizada se actualizará por sí sola y notificará a todas las partes interesadas.
📮 Información de ClickUp: 1 de cada 4 empleados utiliza cuatro o más herramientas solo para crear contexto en el trabajo. Un detalle clave puede estar oculto en un correo electrónico, ampliado en un hilo de Slack y documentado en una herramienta independiente, lo que obliga a los equipos a perder tiempo buscando información en lugar de realizar su trabajo.
ClickUp converge todo su flujo de trabajo en una plataforma unificada. Con funciones como ClickUp Email Project Management, ClickUp Chat, ClickUp Docs y ClickUp Brain, todo permanece conectado, sincronizado y accesible al instante. Diga adiós al «trabajo sobre el trabajo» y recupere su tiempo de productividad.
💫 Resultados reales: Los equipos pueden recuperar más de 5 horas cada semana utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas al año por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
Paso n.º 5: Obtenga información de tareas relacionadas automáticamente
Una vez que la función esté disponible, aparecerán nuevas tareas, como comentarios de clientes, errores y solicitudes internas. Su IA para documentación debería reflejar esto sin necesidad de reescribir manualmente.
Utilice los campos de IA en la vista Lista de ClickUp para generar automáticamente resúmenes, registros de comentarios o los siguientes pasos para cada tarea relacionada. A continuación, introduzca esos resultados en una nueva sección de su documento, como «Información posterior al lanzamiento» o «Comentarios destacados de los clientes».
Por ejemplo, si su equipo de soporte registra cinco tareas de comentarios, puede configurar un campo de IA para resumir cada una de ellas y pegar esos resúmenes directamente en el documento.
📖 Lea también: Plantillas y formatos SOP (procedimientos operativos estándar) gratis, gratuitos/as
Paso n.º 6: Revisa y actualiza la documentación sin tener que empezar desde cero
Los documentos que no se revisan se quedan obsoletos rápidamente, así que establece ciclos de revisión periódicos para que tu equipo pueda perfeccionar el contenido a medida que las cosas evolucionan.
Configure tareas periódicas en ClickUp para dejar un recordatorio a su equipo de que revise el documento de lanzamiento una vez al mes. Cuando llegue el momento, utilice ClickUp Brain dentro del documento para reescribir secciones antiguas, resumir páginas largas o limpiar frases obsoletas.
Por ejemplo, cuando su equipo lance un parche o una actualización menor, resalte la sección antigua en el documento y dé la indicación a Brain de que la reescriba utilizando los nuevos datos de la tarea. Obtendrá un contenido limpio y actualizado en cuestión de segundos.
💡 Consejo profesional: Aplica el marco de la «pirámide de documentación». Estructura tus conocimientos en capas:
- Capa 1: Respuestas rápidas (preguntas frecuentes, frases cortas)
- Capa 2: Instrucciones y POEEs
- Capa 3: Contexto profundo (libros blancos, fundamentos)
La IA puede navegar mejor por todos los datos cuando estos están claramente estructurados y con formato coherente.
El mejor software de IA para la automatización de documentos
Existen varias herramientas que pueden ayudarte a automatizar diferentes partes del proceso de documentación. Algunas se centran en la creación de contenido, mientras que otras vinculan la documentación al trabajo del proyecto.
Para los equipos que buscan crear documentación estructurada y escalable, aquí hay algunas opciones. 📋
1. Grammarly
Grammarly te ayuda a pulir tu escritura mientras haces trabajo, sugiriendo mejoras en el tono, la gramática y la claridad para que los documentos complejos sean claros y fáciles de seguir. Ya sea que estés redactando especificaciones de productos, propuestas o correo electrónico, Grammarly garantiza que tu mensaje suene profesional y coherente en herramientas como Documentos de Google, Slack y Gmail.
Las mejores funciones de Grammarly
- Detecta problemas gramaticales, ortográficos y de puntuación en tiempo real
- Ajusta el tono según el contexto: formal, amistoso o seguro
- Sugiere reescrituras de frases para mayor claridad y concisión
- Trabaja en navegadores, correo electrónico y aplicaciones de colaboración
*límites de Grammarly
- En ocasiones, puede corregir en exceso la redacción creativa o de conversación
- Requiere conexión (a internet) para disfrutar de todas las funciones
Precios de GrammarlyGratisPremium: 30 $ al mesEmpresas: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de GrammarlyG2: 4,7/5 (más de 11 000 reseñas)Capterra: 4,7/5 (más de 7000 reseñas)
2. Zapier
Zapier conecta tus aplicaciones para automatizar tareas entre diferentes herramientas. Puedes configurarlo para notificar a tus compañeros de equipo cuando se actualice el contenido, trasladar los datos introducidos en formularios a la documentación, activar acciones de seguimiento y, incluso, acceder al historial de versiones de los documentos.
Las mejores funciones de Zapier
- Se integra con más de 6000 apps, entre ellas ClickUp, Slack y Hojas de cálculo de Google
- Flujos de trabajo de varios pasos («Zaps») para una automatización compleja
- Lógica condicional para enrutamiento avanzado
- Configuración sin código con plantillas prediseñadas
límites de Zapier*
- Las automatizaciones complejas pueden resultar costosas a gran escala
- Retrasos ocasionales en el proceso de sincronizar grandes conjuntos de datos
Precios de ZapierFreeStarter: 29,99 $/mesProfessional: 73,50 $/mesTeam: 103,50 $/mesCompany: Precio personalizado
Valoraciones y reseñas de ZapierG2: 4,5/5 (más de 1800 reseñas)Capterra: 4,7/5 (más de 2600 reseñas)
3. Speechify
Speechify te ayuda a escuchar contenido escrito o a convertir tu propio discurso en texto editable. Es perfecto para tomar notas, hacer lluvias de ideas o esbozar ideas sobre la marcha. Con las opciones de voz impulsadas por IA, puedes leer o dictar documentos de forma natural en la web y en el móvil.
Las mejores funciones de Speechify
- Convierte texto en voz con voces de IA que suenan naturales
- Transcribe notas habladas en texto editable
- El trabajo funciona en navegadores, teléfonos y archivos PDF
- Velocidades de reproducción y estilos de voz ajustables
Límites de Speechify
- Las voces avanzadas y la precisión de la transcripción requieren un plan de pago
- Funcionalidad offline con límite en algunos dispositivos
Precios de Speechify GratisPremium: 11,58 $ al mes (facturado anualmente)Acceso a audiolibros: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de SpeechifyG2: 4,6/5 (más de 150 reseñas)Capterra: 4,7/5 (más de 80 reseñas)
4. ClickUp
ClickUp lleva tu proceso de documentación al mismo espacio que tu trabajo real. Conecta el contenido con las tareas, los cronogramas y los equipos para que tus documentos sigan siendo relevantes y útiles.
Estas son otras funciones de automatización de documentación disponibles en ClickUp:
- Visualice su proceso: planifique el flujo de su documentación, conecte ideas con tareas y convierta las lluvias de ideas en documentos estructurados con ClickUp Whiteboards
- Supervise el progreso: Configure tarjetas personalizadas en tiempo real en los paneles de ClickUp que realicen un seguimiento de las actualizaciones de documentos, las revisiones vencidas y la carga de trabajo del equipo
- Planifique el trabajo sin esfuerzo: Asigne plazos para redactar, revisar y publicar documentos sin salir de su flujo de trabajo con ClickUp. Asignar comentarios
- Divida las tareas utilizando listas de control: Delegue secciones específicas de un documento a diferentes compañeros de equipo y realice un seguimiento de su completada a través de las subtareas en ClickUp
- mantenga las conversaciones centradas: *Haga uso compartido de actualizaciones en tiempo real y resuelva los obstáculos sin cambiar de contexto con ClickUp Chat para la colaboración en equipo
- Encuentre contenido al instante: Busque en tareas, documentos y comentarios para mejorar rápidamente la extracción de datos con ClickUp Connected Search
*límites de ClickUp
- Curva de aprendizaje pronunciada para los usuarios novatos debido a sus amplias funciones
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUpG2: 4,7/5 (más de 10 000 reseñas)Capterra: 4,6/5 (más de 4000 reseñas)
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de lluvia de ideas, gestión de tareas, planificación de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar un seguimiento e informar fácilmente, y, basándonos en las reuniones rápidas diarias sobre el progreso, la planificación futura resultó sencilla.
ClickUp tiene mucho que ofrecer en un solo lugar, como gestión de proyectos, opciones de lluvia de ideas, gestión de tareas, plan de proyectos, gestión de documentación, etc. Sin duda, nos ha facilitado la vida, ya que es fácil de usar, la interfaz de usuario está bien diseñada y la colaboración dentro del equipo y con otros equipos es más sencilla. Pudimos gestionar mejor el trabajo, realizar un seguimiento e informar fácilmente, y, basándonos en las reuniones rápidas diarias sobre el progreso, la planificación futura resultó sencilla.
Buenas prácticas para la documentación automatizada
A continuación, le mostramos algunas técnicas para automatizar la documentación. 👀
- Convierta el conocimiento tácito en activos buscables: Capture la experiencia tácita documentando automáticamente los fundamentos de las decisiones, las soluciones alternativas y las lecciones aprendidas de los análisis posteriores a los proyectos
- Cree flujos de trabajo de gestión de documentación predictivos: utilice la IA para identificar qué procesos son más propensos a necesitar actualizaciones en función de los patrones estacionales, los cambios en el equipo o las fases de crecimiento del negocio, y luego márquelos de forma proactiva para su revisión
- Configure materiales de formación dinámicos: Cree documentación que se adapte a diferentes estilos de aprendizaje y niveles de experiencia, ajustando automáticamente la complejidad y los ejemplos en función del rol y los antecedentes del lector
- Implemente la documentación automatizada de información sobre los clientes: Transforme los comentarios de los clientes, los tickets de asistencia y las conversaciones de equipo de ventas en inteligencia empresarial útil
💡 Consejo profesional: Marque o edite los datos confidenciales antes de publicar documentos públicos o de uso compartido con la moderación de contenido basada en IA para cumplir con la normativa (por ejemplo, información de identificación personal, credenciales de seguridad). Esto resulta especialmente útil para las bases de conocimientos orientadas al cliente.
Ponga sus documentos en piloto automático con ClickUp
La documentación manual ralentiza a los equipos, introduce errores y resta concentración al trabajo de alto impacto. Cuando todos los procesos, decisiones y actualizaciones fluyen a través de un sistema centralizado, la colaboración mejora y la ejecución se acelera.
ClickUp combina documentos estructurados, asistencia instantánea mediante IA y potentes automatizaciones en una interfaz unificada y fácil de usar. Los equipos crean documentación viva, consultable, procesable y constantemente actualizada que evoluciona con su trabajo.
¿A qué esperas? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp gratis, gratuito / a! ✅