Sir Francis Bacon dijo en 1597: « El conocimiento es poder». Más de 400 años después, esto sigue siendo más cierto que nunca.
Tomemos como ejemplo las cookies, no las que llenan tu cocina con olor a mantequilla, sino las que normalmente aceptas en todos los sitios web sin leer los términos.
Las cookies realizan el seguimiento de tus datos, analizan tu comportamiento y recuerdan tus preferencias. Y no solo en los sitios web. Netflix predice lo que vas a ver a continuación. Google prácticamente lee tu mente con solo dos o tres palabras. ¿El denominador común? Los datos.
Las empresas están obsesionadas con los datos, y la IA se nutre de ellos. Cuando los datos están estructurados, indexados y son accesibles, se convierten en algo aún más valioso: conocimiento.
Por eso, hoy en día, las empresas se apresuran a implementar sistemas de gestión del conocimiento basados en IA, ya que tener acceso instantáneo a la información adecuada supone un cambio revolucionario.
Entonces, ¿cómo elegir las bases de conocimiento que mejor se adaptan a tu empresa? Analicemos las principales opciones basadas en IA comparando Guru y Glean y determinando cuál es la mejor para tu empresa.
🌻 Bonus: ¡También te presentaremos la mejor alternativa a Glean y Guru: ClickUp! Y explicaremos cómo las capacidades de gestión del conocimiento de ClickUp cubren todas las carencias que dejan estas dos herramientas.
⏰ Resumen de 60 segundos
¿Buscas la herramienta de conocimiento basada en IA perfecta? Aquí tienes un breve resumen que te ayudará a decidir entre Glean y Guru:
- Guru organiza información verificada en tarjetas de conocimiento, lo que garantiza que los equipos tengan a su alcance conocimientos precisos y actualizados.
- Glean es una herramienta de búsqueda empresarial basada en IA que escanea correos electrónicos, mensajes de Slack y documentos para ofrecer respuestas instantáneas sin necesidad de realizar la creación de contenido manualmente.
- Guru supera a Glean gracias a su conocimiento estructurado y verificado, lo que lo hace ideal para equipos que gestionan documentación a nivel de toda la empresa y prefieren la precisión.
- Glean supera a Guru con su búsqueda en tiempo real basada en IA, que extrae información de más de 100 aplicaciones empresariales, lo que lo convierte en la mejor opción para el descubrimiento de datos en toda la corporación.
- Guru ofrece precios transparentes por usuario, a partir de 10 $ al mes, mientras que Glean sigue un modelo de precios de corporación que varía según el tamaño de la empresa y el volumen de datos.
- ClickUp combina gestión del conocimiento basada en IA, automatización y búsqueda en un solo entorno de trabajo, lo que elimina la necesidad de utilizar múltiples herramientas.
- La búsqueda conectada de ClickUp recupera datos instantáneos de Google Drive, Slack y Salesforce, lo que reduce el tiempo perdido en la búsqueda de información.
¿Qué es Guru?
GetGuru (o Guru) es una plataforma de conocimiento basada en IA que conecta aplicaciones, documentos y chats para proporcionar respuestas instantáneas. Básicamente, actúa como un hub de conocimiento centralizado y una única fuente de información veraz para las organizaciones.
Guru facilita la búsqueda rápida de tarjetas de conocimiento de calidad, es muy fácil de usar, permite actualizar fácilmente la información existente, crear nuevas tarjetas sin problemas y ofrece excelentes capacidades de SEO dentro de nuestra organización.
Guru facilita la búsqueda rápida de tarjetas de conocimiento de calidad, es muy fácil de usar, permite actualizar fácilmente la información existente, crear nuevas tarjetas sin problemas y ofrece excelentes capacidades de SEO dentro de nuestra organización.
Esto es lo que Guru te ofrece:
- Almacena el conocimiento de la empresa en un solo lugar para que los usuarios puedan acceder rápidamente a políticas, procedimientos y documentos importantes.
- Funciona como un hub de autoservicio, reduciendo las preguntas repetitivas al poner a disposición al instante la información relevante.
- Utiliza búsquedas basadas en IA y extensiones de navegador para proporcionar respuestas rápidas sin cambiar de aplicación.
- Organiza el contenido con tarjetas de conocimiento, lo que facilita la búsqueda de información y mantiene los datos estructurados.
- Se integra con herramientas populares para que los equipos puedan acceder a la información que necesitan sin interrumpir su flujo de trabajo.
Funciones de Guru
Guru elimina la frustración del seguimiento de la información de la empresa. En lugar de perder tiempo revisando correos electrónicos antiguos o haciendo la misma pregunta por décima vez, los equipos pueden obtener información relevante al instante. Así es como funciona:
Función n.º 1: respuestas basadas en IA cuando las necesitas.
¿Alguna vez ha tenido la sensación de saber que la respuesta existe en algún lugar, pero encontrarla le parece una búsqueda del tesoro imposible? Guru soluciona ese problema. Solo tiene que escribir una pregunta y le mostrará respuestas verificadas de toda la base de conocimientos de su empresa.
Función n.º 2: funciona con las herramientas que los equipos ya utilizan.
Nadie quiere saltar de una aplicación a otra solo para encontrar una respuesta sencilla. Guru se integra con Slack, Microsoft Teams, Google Workspace y otras herramientas populares, por lo que los empleados no tienen que abandonar su flujo de trabajo para buscar lo que necesitan.
💡 Consejo profesional: la IA ya te está liberando del trabajo rutinario, detectando tendencias antes que tú y ayudándote a trabajar de forma más inteligente, en lugar de más dura. Aquí tienes una guía sobre cómo utilizar la IA para mejorar la productividad.
Función n.º 3: tarjetas de conocimiento que mantienen la información en un tamaño reducido y actualizada.
Los documentos extensos tienden a ignorarse. Guru desglosa la información en tarjetas de conocimiento, de modo que los empleados obtienen respuestas rápidas y estructuradas en lugar de tener que abrir un archivo enorme.
🍪 Bonificación: estas tarjetas se actualizan automáticamente, por lo que todo el mundo está siempre en la misma página, literalmente.
Función n.º 4: respuestas que aparecen incluso antes de que las pidas.
¿Alguna vez ha rellenado un formulario o leído un proceso y ha deseado que las instrucciones aparecieran por arte de magia? Eso es precisamente lo que hace Guru.
Reconoce lo que hay en tu pantalla y te ofrece información relevante automáticamente, sin necesidad de buscarla.
Función n.º 5: Información sobre lo que la gente busca realmente.
Esta es una de las mejores funciones de Guru: ayuda a los equipos a descubrir lo que falta. Las analíticas integradas muestran lo que más buscan las personas, las preguntas que se repiten y dónde podría ser necesario actualizar la base de conocimientos.
En lugar de adivinar qué información necesitan los empleados, las empresas obtienen datos reales sobre lo que funciona y lo que no.
Precios de Guru
Guru ofrece planes de precios flexibles que se adaptan a empresas de todos los tamaños:
- Versión de prueba gratuita
- Todo en uno: 15 $ al mes por usuario.
- Enterprise: Precios personalizados
📮 Información de ClickUp: Casi la mitad de su plantilla se pierde información importante.
Según un estudio de ClickUp, alrededor del 42 % de los trabajadores del conocimiento utilizan el correo electrónico para comunicarse con su equipo, pero esto tiene sus desventajas. Dado que los correos electrónicos solo llegan a determinados compañeros de equipo, la información crítica queda aislada, lo que ralentiza la colaboración y la toma de decisiones. Para aumentar la visibilidad y optimizar el trabajo en equipo, utiliza una plataforma de trabajo todo en uno como ClickUp, que transforma los correos electrónicos en tareas prácticas en cuestión de segundos.
¿Qué es Glean?
Glean es una plataforma de IA para el trabajo que ayuda a las empresas a encontrar, crear y automatizar tareas conectándose a los datos de la empresa y comprendiéndolos, y ofreciendo búsqueda, agentes y asistentes basados en IA.
Según las reseñas de Gartner, Glean funciona por estas razones:
- Encuentra información relevante al instante, sin importar dónde esté almacenada.
- Da prioridad a las respuestas directas en lugar de limitarse a mostrar resultados de búsqueda.
- Ofrece integraciones perfectas con las aplicaciones de la empresa.
- Ayuda a los empleados a acceder al conocimiento de toda la empresa.
Diseñado originalmente para agregar enlaces y documentos de diversas aplicaciones, los usuarios de Glean comparten constantemente funciones que mejoran la gestión interna del conocimiento.
Estos son algunos de los casos de uso:
- Mantiene a los empleados al día con una página de inicio personalizada, que muestra los documentos recientes, las próximas reuniones y el contenido de tendencia de la empresa.
- Utiliza un sistema de verificación avanzado para garantizar que la información sea precisa, evitando respuestas obsoletas o engañosas.
- Presenta aplicaciones basadas en IA que permiten a los expertos en la materia (SME) crear y mantener una base de conocimientos, lo que garantiza el acceso ininterrumpido a información fiable.
- Ofrece búsqueda de personas, lo que facilita la búsqueda de compañeros de trabajo, cadenas jerárquicas y detalles sobre la antigüedad en la empresa para obtener rápidamente información sobre la organización.
Funciones de Glean
En lugar de limitarse a mostrar una lista de resultados de búsqueda, Glean proporciona información contextual. Además, estas son algunas de las funciones de Glean que te pueden resultar útiles:
Función n.º 1: respuestas basadas en IA que van directas al grano.
Nadie tiene tiempo para abrir 15 pestañas para encontrar una respuesta. El sistema basado en IA de Glean extrae al instante la información relevante, ya sea que se encuentre en un documento de Google, una conversación de Slack o un ticket de Jira.
⚡️Archivo de plantillas: Plantillas de IA para ahorrar tiempo y mejorar la productividad
Función n.º 2: colecciones inteligentes para organizar el conocimiento de la empresa.
En lugar de documentos dispersos y enlaces perdidos, Glean permite a los equipos crear colecciones estructuradas de datos importantes, lo que facilita el seguimiento de los proyectos.
Función n.º 3: enlaces Go para acceder al instante a las páginas que usas más seguido.
La función Go Links de Glean permite a los empleados crear URL cortas para los recursos de la empresa que visitan con frecuencia. En lugar de buscar un documento oculto, escribe un Go Link personalizado (como «go/performance-reviews») en tu navegador, que te llevará directamente a lo que estás buscando.
💡 Consejo profesional: un sistema de gestión del conocimiento deficiente genera costosas ineficiencias; explore las mejores alternativas a Glean para salvar las brechas de información.
Función n.º 4: sistema de verificación para mantener la precisión del conocimiento
Una base de conocimientos solo es útil si los datos son correctos. El sistema de verificación de Glean garantiza que los documentos y respuestas importantes se mantengan actualizados.
Función n.º 5: Búsqueda de personas para encontrar expertos en la empresa
¿Necesitas saber quién está a cargo de un proyecto? La función de búsqueda de personas de Glean ayuda a los empleados a buscar a sus compañeros por nombre, flujo de trabajo, departamento o experiencia. El uso de la IA en el lugar de trabajo facilita la búsqueda de la persona adecuada a la que preguntar, en lugar de tener que adivinar quién podría tener la respuesta.
Precios de Glean
- Precios personalizados
¡Echa un vistazo a estas alternativas a Glean!
Guru y Glean: comparación de funciones
Guru y Glean tienen como objetivo resolver el mismo problema: ayudar a los equipos a encontrar información rápidamente y mostrarles cómo trabajar más rápido, pero lo hacen de manera diferente.
A continuación, desglosamos las funciones clave para ver en qué destaca cada herramienta.
Función n.º 1: búsqueda y respuestas basadas en IA
Glean ofrece un potente motor de búsqueda basado en IA que extrae información de correos electrónicos, Slack, documentos y otras herramientas de la empresa para ofrecer respuestas directas en lugar de resultados de búsqueda. Utiliza el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para comprender las consultas y proporcionar información contextual.
Aunque aprovecha las capacidades de la IA, Guru se centra más en las tarjetas de conocimiento. Los empleados deben crear y verificar la información antes de que la IA pueda mostrarla, lo que garantiza la precisión, pero añade un paso adicional al proceso.
🏆 Ganador: Glean lidera la clasificación en este aspecto.
📖 Lea también: Cómo la IA conectada elimina los silos para ahorrar tiempo y dedicarlo al trabajo real
Función n.º 2: Organización y precisión del conocimiento
Guru destaca en la gestión del conocimiento al estructurar la información en bases de conocimiento con flujos de trabajo de verificación. Esto garantiza que los empleados siempre tengan acceso a datos precisos y actualizados.
Glean es más bien un agregador, que extrae información de fuentes existentes sin sistemas de verificación estrictos, lo que significa que, en ocasiones, puede aparecer información desactualizada o incorrecta.
🏆 Ganador: Guru por su gestión del conocimiento y sus estructuras.
Función n.º 3: Integraciones y compatibilidad con flujos de trabajo
Glean se integra con más de 100 herramientas empresariales, entre las que se incluyen Google Workspace, Slack, Microsoft 365 y Jira, lo que lo convierte en la opción ideal para las empresas que buscan una experiencia de integración perfecta.
Guru también ofrece extensiones para navegadores e integraciones con Slack y Microsoft Teams. Sin embargo, se centra en incorporar conocimientos verificados en los flujos de trabajo, en lugar de limitarse a agregar información de diferentes herramientas.
🏆 Ganador: Glean triunfa sobre Guru en integraciones y compatibilidad de flujos de trabajo.
Función n.º 4: Incorporación y facilidad de uso
La interfaz de Glean, similar a la de Google, hace que la búsqueda sea intuitiva. Los nuevos usuarios solo tienen que escribir una consulta y encontrarán la información sin necesidad de configuración. También ofrece una página de inicio personalizada con documentos recientes, próximas reuniones y temas de actualidad, lo que ayuda a los nuevos empleados a ponerse al día más rápidamente.
Aunque es fácil de usar, Guru requiere la participación activa de los equipos para crear, verificar y mantener el contenido. Es posible que los nuevos usuarios necesiten más orientación sobre las tarjetas de conocimiento y los flujos de trabajo antes de poder sacar el máximo partido al sistema.
🏆 Ganador: Glean
Función n.º 5: Búsqueda de personas e identificación de expertos
Glean incluye una eficaz función de búsqueda de personas que permite a los empleados buscar a sus compañeros por nombre, experiencia, ubicación o estructura jerárquica. Esto ayuda a los equipos a encontrar rápidamente a la persona adecuada para responder a sus preguntas, en lugar de tener que buscar en la documentación.
Guru se centra en el conocimiento documentado más que en el descubrimiento de personas. Aunque permite a los equipos almacenar conocimientos verificados, no tiene las mismas capacidades de búsqueda organizativa que ofrece Glean.
🏆 Ganador: Glean
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Guru vs. Glean en Reddit
Reddit, el eterno campo de pruebas para las opiniones sobre software, tiene mucho que decir sobre Guru y Glean.
En r/equipo de ventas, Guru tiene algunos fans muy entusiastas.
Un arquitecto de seguridad en Reddit lo elogió por su documentación estructurada con control de permisos:
Nuestra empresa utiliza getguru.com y es fantástico. Puedes crear colecciones y controlar los permisos para poder guardar allí información confidencial, como los precios de los contratos, y mantenerla solo para el departamento de TI.
Nuestra empresa utiliza getguru.com y es fantástico. Puedes crear colecciones y controlar los permisos para poder guardar allí información confidencial, como los precios de los contratos, y mantenerla solo para el departamento de TI.
Sin embargo, no todas las reseñas fueron elogiosas. Un usuario de Reddit se quejó de su complicada estructura de precios:
Getguru tiene tantas funciones innecesarias que no solo son innecesarias, sino que también resultan confusas.
Getguru tiene tantas funciones innecesarias que no solo son innecesarias, sino que también resultan confusas.
Por su parte, los usuarios de Glean parecen un poco más seguros de su elección de herramienta. Un administrador de Slack destacó su eficiencia en las búsquedas:
Utilizamos Glean para indexar nuestra base de conocimientos y los documentos de la empresa, y luego utilizamos el bot de Glean para buscar elementos en Slack. Funciona a la perfección y Glean es una empresa con la que da gusto trabajar.
Utilizamos Glean para indexar nuestra base de conocimientos y los documentos de la empresa, y luego utilizamos el bot de Glean para buscar elementos en Slack. Funciona a la perfección y Glean es una empresa con la que da gusto trabajar.
Sin embargo, un usuario de Reddit destacó posibles problemas de privacidad y preocupaciones sobre el entrenamiento de la IA:
No di mi consentimiento para que esta empresa tomara y utilizara mis conferencias, y desde luego no consiento que mi trabajo se utilice para entrenar a la IA.
No di mi consentimiento para que esta empresa tomara y utilizara mis conferencias, y desde luego no consiento que mi trabajo se utilice para entrenar a la IA.
Para las corporaciones que buscan una búsqueda basada en IA, Glean destaca por su velocidad y profundidad. Sin embargo, para aquellas que prefieren el control local, puede que no sea la mejor opción.
Reunión con ClickUp: la mejor alternativa a Guru y Glean.
Si Guru y Glean se combinarán para crear una herramienta con todas sus ventajas, sería ClickUp. ClickUp combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y la búsqueda basada en IA en una sola herramienta, lo que la convierte en la solución definitiva para los equipos que se ven desbordados por la información dispersa.
Analicémoslo.
Ventaja n.º 1 de ClickUp: ClickUp Brain
ClickUp Brain es el asistente de conocimiento basado en IA que no solo captura respuestas, sino que entiende tu trabajo. Mientras que Glean tiene problemas para encontrar resultados de búsqueda clave y Guru depende de la curación manual, ClickUp Brain conecta tareas, documentos, personas y proyectos en tiempo real.
Esto significa que con Brain obtienes:
- ✅ Respuestas instantáneas: pregúntale cualquier cosa a ClickUp Brain y te mostrará los resultados más relevantes de tareas, documentos, comentarios y aplicaciones conectadas.
- ✅ Resúmenes de proyectos y actualizaciones automáticas: obtenga actualizaciones de estado, reuniones diarias e informes de progreso automáticos sin mover un dedo.
- ✅ Contenido generado por IA: utiliza la herramienta de creación de contenido con IA de ClickUp para redactar correos electrónicos, crear resúmenes de proyectos y generar actualizaciones de tareas en cuestión de segundos.
👉 Por qué ClickUp supera a Guru y Glean: Guru depende de la introducción manual de datos, y Glean a menudo omite datos críticos. ClickUp Brain sabe lo que estás buscando, incluso antes que tú.
Ventaja n.º 2 de ClickUp: búsqueda conectada de ClickUp
Ahora, hablemos de la búsqueda conectada de ClickUp, el software de búsqueda de corporación definitivo que facilita la búsqueda de conocimientos de la corporación.
A diferencia de Glean, que a veces no muestra la información más relevante, ClickUp ofrece un motor de búsqueda unificado e inteligente que se conecta con todas tus aplicaciones de trabajo.
Así es como:
- Búsqueda unificada en todas las herramientas: Google Drive, GitHub, Figma, Salesforce... lo que sea, ClickUp lo busca.
- Contexto en tiempo real: ClickUp crea un índice no solo de los archivos, sino también de las conversaciones relacionadas con ellos, lo que permite a los usuarios buscar resultados que incluyen debates importantes.
- Acceso al centro de comandos: encuentra cualquier cosa con solo pulsar una tecla, ya sea en ClickUp o en una herramienta conectada.
👉 Por qué ClickUp supera a Guru y Glean: Guru requiere etiquetado manual, y la IA de Glean es impredecible. ClickUp centraliza el conocimiento automáticamente y garantiza que los mejores resultados aparezcan primero.
Ventaja n.º 3 de ClickUp: gestión del conocimiento de ClickUp
La gestión del conocimiento de ClickUp te permite documentar, realizar el uso compartido y gestionar el conocimiento de la empresa sin los límites de Guru o Glean.
He aquí por qué la gestión del conocimiento de ClickUp destaca para los equipos:
- Wikis basadas en IA: convierte cualquier documento en una wiki estructurada y fácil de navegar.
- Control de versiones y permisos: realiza el seguimiento de cada edición y controla el acceso con precisión.
- Colaboración fluida: trabaja en tiempo real con comentarios del equipo, enlaces a tareas y asistencia para la redacción basada en IA.
👉 Por qué ClickUp supera a Guru y Glean: la wiki de Guru necesita actualizaciones manuales frecuentes y Glean carece de herramientas sólidas de colaboración con IA. ClickUp integra tanto la curación del conocimiento como el trabajo en equipo en una experiencia fluida.
Ventaja n.º 4 de ClickUp: automatizaciones y documentos de ClickUp.
Además, puedes automatizar completamente tareas repetitivas como asignar tickets, actualizar estados y desencadenar notificaciones utilizando la automatización de flujos de trabajo con IA con ClickUp Automations.
📌 Ejemplo: los equipos de RR. HH. pueden configurar una automatización que asigne instantáneamente las revisiones de las actualizaciones de las políticas a los jefes de departamento cada vez que se cargue un nuevo documento de cumplimiento.
Del mismo modo, los equipos de soporte al cliente pueden automatizar la escalada de tickets basándose en el análisis del sentimiento, lo que garantiza que los problemas urgentes se prioricen sin intervención humana.
Y dado que la gestión del conocimiento depende de un buen software de colaboración documental, puedes confiar en ClickUp Docs para hacer mucho más que tomar notas: funciona como un entorno de trabajo dinámico.
Los equipos de marketing pueden utilizar Docs para colaborar en estrategias de campaña con asignaciones de tareas integradas, lo que garantiza que los proyectos sigan su curso sin necesidad de cambiar de herramienta.
Además, los gestores de productos pueden convertir la documentación de las funciones en hojas de ruta interactivas enlazando historias de usuarios, comentarios y maquetas de diseño, lo que permite conectar a la perfección la planificación y la ejecución.
📖 Lea también: Cómo utilizar la IA para la documentación
Los gurús necesitan seguidores: ClickUp forma líderes.
¿Lo mejor de incorporarse a ClickUp? Pronto solo necesitarás tener abierta una pestaña para realizar el seguimiento de los proyectos, encontrar respuestas y realizar la automatización de operaciones, sin tener que cambiar de aplicación.
Al menos, así es como funcionó para el director de producto de TravelLocal, Thomas Clifford, quien afirmó:
Utilizamos ClickUp para toda la gestión de proyectos y tareas, así como para nuestra base de conocimientos. También lo hemos adoptado para supervisar y actualizar nuestro marco OKR y otros casos de uso, como diagramas de flujo, formularios de solicitud de vacaciones y flujos de trabajo. Es fantástico poder gestionar todo esto con un solo producto, ya que todo se puede interrelacionar muy fácilmente.
Utilizamos ClickUp para toda la gestión de proyectos y tareas, así como para nuestra base de conocimientos. También lo hemos adoptado para supervisar y actualizar nuestro marco OKR y otros casos de uso, como diagramas de flujo, formularios de solicitud de vacaciones y flujos de trabajo. Es fantástico poder gestionar todo esto con un solo producto, ya que todo se puede interrelacionar muy fácilmente.
Con búsqueda basada en IA, flujos de trabajo automatizados, documentos integrados, integraciones perfectas y herramientas de gestión de proyectos, todo bajo un mismo techo, ClickUp es el único centro de trabajo que necesitarás.
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