Enciendes tu ordenador portátil o de sobremesa por la mañana y enseguida te ves inundado de mensajes y tareas, cada uno de los cuales exige que lo resuelvas primero.
Si esta situación le genera ansiedad o le resulta demasiado familiar, no está solo.
El 71 % de los líderes organizativos afirman sentir una presión constante por parte de los ejecutivos para aumentar la productividad.
Por eso necesitas asignarte tareas pendientes. No se trata solo de cosas pendientes, sino de pasos claramente definidos diseñados para hacer avanzar tus proyectos. Al desglosar las metas en una lista de prioridades estructurada, podrás mantener la concentración y llevar a cabo tus tareas.
Hemos recopilado 11 plantillas gratuitas de tareas pendientes para ayudarte a ti y a tu equipo a priorizar las tareas y aumentar la productividad.
¿Qué son las plantillas de tareas pendientes?
Las plantillas de tareas son formatos prediseñados para documentar, asignar y realizar el seguimiento de las tareas o los pasos a seguir de forma coherente y organizada.
Se pueden utilizar para diversos fines, desde crear una simple lista de tareas pendientes hasta un complejo plan de proyecto. Estas plantillas suelen incluir campos como la descripción de la tarea, la persona asignada, la prioridad, la fecha límite, el estado y cualquier nota o contexto relevante.
Con estas plantillas, puedes facilitar la gestión de tareas al proporcionar una estructura estandarizada, lo que facilita la delegación de responsabilidades, el seguimiento del progreso y la garantía de la rendición de cuentas.
Están disponibles en varios formatos, como, por ejemplo, una aplicación de lista de tareas pendientes conectada a un software de gestión de proyectos.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de elementos de tareas pendientes?
Una buena plantilla de tareas pendientes debe hacer algo más que organizar las tareas. Puede utilizarla para que su flujo de trabajo sea más fluido y eficiente.
Estas son las cinco funciones clave que debe buscar en una plantilla gratuita de tareas pendientes para asegurarse de mantener el rumbo y alcanzar sus metas:
- Desglose claro de tareas: una plantilla de calidad proporciona espacio para desglosar las tareas en pasos específicos y viables. Las tareas vagas como «Trabajar en el informe» se sustituyen por acciones concretas como «Recopilar datos para el informe de ventas del cuarto trimestre».
- Secciones de prioridad: No todas las tareas tienen la misma prioridad, y las buenas plantillas de listas pendientes reflejan eso. Con secciones designadas para cada nivel de prioridad, puedes identificar fácilmente qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden esperar.
- Seguimiento de plazos: los plazos son fundamentales para la rendición de cuentas, y las plantillas de gestión de tareas con campos de fecha límite integrados le ayudan a gestionar los cronogramas sin esfuerzo.
- Seguimiento del progreso: las plantillas que incluyen indicadores de estado facilitan el seguimiento de su progreso, lo que le mantiene motivado con una panorámica clara de lo que se ha logrado.
- Campos de colaboración en equipo: para proyectos en equipo, busca plantillas con campos para asignar tareas, añadir comentarios o realizar el seguimiento de los colaboradores. De este modo, te asegurarás de que nadie se quede fuera de onda.
Sin embargo, no basta con saber cómo se elabora una buena plantilla de tareas pendientes. Una rápida búsqueda en Google te ofrecerá un montón de opciones, así que, ¿cómo elegir la mejor para ti?
Es muy sencillo: solo tienes que echar un vistazo a la lista que aparece a continuación, donde hemos seleccionado 11 de las mejores plantillas para diversos requisitos.
11 plantillas de elementos de tareas pendientes
¿No sería fantástico disponer de una única plataforma que reuniera todo lo que necesitas para el trabajo en un solo lugar: documentos, tareas, chat, integraciones e incluso plantillas prediseñadas? Eso es precisamente lo que ofrece ClickUp.
Con más de 1000 plantillas para cualquier caso de uso y sector, no tendrás que empezar desde cero, lo que elimina las conjeturas a la hora de organizar tus tareas.
Brandon Fitch, director de desarrollo de productos de Flyin' Miata y satisfecho usuario de ClickUp, explica la utilidad de ClickUp tal y como es:
Básicamente, utilizamos ClickUp como una elegante lista de tareas pendientes. Es especialmente útil para procesos de varios pasos que realizamos repetidamente y en los que participan varias personas diferentes. Creamos una plantilla para ese proceso, lo que nos ayuda a asegurarnos de que no se nos escape nada y facilita la comunicación (automática) entre las personas cuando pueden realizar sus tareas.
Básicamente, utilizamos ClickUp como una elegante lista de tareas pendientes. Es especialmente útil para procesos de varios pasos que realizamos repetidamente y en los que participan varias personas diferentes. Creamos una plantilla para ese proceso, lo que nos ayuda a asegurarnos de que no se nos escape nada y facilita la comunicación (automática) entre las personas cuando pueden realizar sus tareas.
Examinemos una por una nuestras 11 plantillas de elementos de tareas pendientes más recomendadas para usted.
1. Plantilla de plan de acción de ClickUp
La plantilla de plan de acción de ClickUp optimiza el flujo de trabajo y hace que el establecimiento de metas sea más factible. Es una herramienta personalizable que ayuda a los usuarios a organizar tareas, establecer metas claras y realizar el seguimiento del progreso hacia las metas.
Al proporcionar un marco estructurado, esta plantilla facilita la gestión eficiente de las tareas, garantizando que se tengan en cuenta todos los pasos y se cumplan los plazos.
La utilidad de esta plantilla se maximiza cuando la utiliza para:
- Simplifique sus tareas en acciones manejables.
- Añade notas adhesivas entre fases para anotar ideas, notas o planes. Estas notas se pueden convertir fácilmente en tareas de ClickUp.
- Incruste los documentos de ClickUp en las pizarras de ClickUp y viceversa para permitir la colaboración en tiempo real, las actualizaciones y el fácil acceso a los detalles del proyecto.
Ideal para: gerentes que desean elaborar un plan de acción para cada trimestre.
💡 Consejo profesional: Reserva entre 10 y 15 minutos al día para revisar y actualizar tus elementos pendientes, asegurándote de que se ajustan a los cambios en las prioridades o los plazos.
2. Plantilla de planificación de proyectos de ClickUp
Planificar un proyecto puede resultar abrumador, pero la plantilla «Planificar un proyecto» de ClickUp simplifica el proceso para los gestores de proyectos y los equipos.
La estructura de la plantilla facilita el ajuste eficiente de tareas, ya que permite a los usuarios dividir los proyectos en tareas manejables, asignar responsabilidades, establecer plazos y supervisar el progreso.
¿Se pregunta cómo esta potente plantilla le ayuda a mejorar su flujo de trabajo? Aquí tiene algunas formas:
- Obtenga una visión general del progreso de su proyecto con un tablero de estado intuitivo.
- Realice un seguimiento de todas las tareas y su estado en una lista de tareas organizada.
- Organice las tareas en cuatro estados personalizables (Completada, Atascada, Pendiente, En curso) para mantener una visibilidad clara del progreso del proyecto.
Ideal para: gestores de proyectos que desean realizar el seguimiento del progreso de los proyectos en un solo lugar.
3. Plantilla básica de lista de tareas pendientes de ClickUp
La plantilla básica de lista de tareas pendientes de ClickUp es tu herramienta imprescindible para organizar y realizar el seguimiento de las tareas diarias en un único lugar cómodo.
Tanto si gestionas tareas personales como responsabilidades profesionales, esta plantilla te ayuda a mantenerte al día con tus prioridades. Así es como funciona:
- Visualice y gestione sin esfuerzo sus tareas diarias para mejorar su productividad.
- Utilice tres vistas intuitivas (vista Documento, vista Tablero y vista Lista) para visualizar sus elementos de acción en el formato que mejor se adapte a sus necesidades.
- Accede a dos estados personalizados codificados por colores, «Pendiente» y «Completado», para realizar el seguimiento del progreso de tus tareas a medida que las vas completando.
Ideal para: Jefes de equipo que desean realizar el seguimiento de las tareas relacionadas con los proyectos mediante herramientas de colaboración.
4. Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp
Cuando necesites realizar los mismos elementos día tras día, la plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp será tu mejor aliada. Es perfecta para gestionar tus rutinas diarias, crear hábitos y mantenerte al día con tus metas.
¿Lo mejor de todo? Puedes utilizar esta plantilla tanto en tu vida profesional como en tu vida personal. Ya sea para practicar a diario con el fin de aprender una nueva habilidad o para establecer un recordatorio para esa actualización diaria para tu jefe, la plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp te tiene cubierto.
Utilice esta plantilla para:
- Crea tareas para cada meta que quieras alcanzar en un día.
- Asigna plazos y establece cronogramas para cada tarea para mantener la concentración y la productividad.
- Destaca y concéntrate primero en las tareas más importantes para garantizar la eficiencia.
Ideal para: Profesionales que desean gestionar listas de tareas pendientes y recordatorios personales sin cambiar de plataforma.
Lea también: Las 10 mejores aplicaciones de listas de control diarias para mantener la productividad
5. Plantilla de lista de tareas pendientes del calendario de ClickUp
Diseñada para profesionales y equipos, la plantilla de lista de tareas pendientes del calendario de ClickUp ofrece una visión clara de su programación semanal, quincenal o mensual, lo que le ayuda a mantenerse organizado y centrado en lo que más importa.
Con esta plantilla, realiza el seguimiento de tus horas de trabajo y asegúrate de que vas por el buen camino para alcanzar tus metas a corto, medio y largo plazo.
Utilice esta plantilla para definir sus prioridades, así como para:
- Realice el seguimiento de las próximas reuniones y asegúrese de que las tareas previas a las reuniones estén completadas a tiempo.
- Organiza las tareas por miembro del equipo para fomentar la responsabilidad y la claridad.
- Accede a las instrucciones de inicio rápido para sacar el máximo partido a la plantilla desde el primer momento.
Ideal para: gerentes que desean visualizar las tareas del equipo para días, semanas y meses en una vista de calendario.
🧠 Dato curioso: El concepto de «listas de tareas pendientes» se remonta al antiguo Egipto, donde los trabajadores utilizaban listas jeroglíficas para realizar el seguimiento de sus responsabilidades diarias.
6. Plantilla de lista de tareas pendientes de ClickUp Work
¿Necesitas una forma sencilla y eficaz de organizar tus tareas semanales? ¡No busques más, la plantilla de lista de tareas pendientes de ClickUp es lo que necesitas!
Con esta plantilla, ya no tendrá que preocuparse por perder las reuniones semanales con los miembros del equipo o por olvidarse de enviar las actualizaciones semanales a las partes interesadas.
Desarrolladores de software, especialistas en marketing, ejecutivos de recursos humanos, comerciales... Todos pueden encontrar algún uso para esta plantilla, que le permite:
- Planifica visualmente tus tareas para la semana y asegúrate de que nada se te escape.
- Obtenga una vista general de su carga de trabajo mensual, lo que le ayudará a mantenerse al día.
- Prioriza y realiza el seguimiento del progreso de todas tus tareas en una única y práctica ubicación.
Ideal para: Ejecutivos de equipo que desean planificar tareas semanales y mensuales y colaborar con los miembros del equipo desde la misma perspectiva.
7. Plantilla de lista de actividades de ClickUp
Una lista de actividades es la columna vertebral de una gestión de proyectos eficaz. En ella se describen todas las tareas necesarias para completar un proyecto y sirve de base para la planificación, la programación y el seguimiento del progreso.
La plantilla de lista de actividades de ClickUp ofrece una forma sencilla de crear una lista de actividades, recopilando toda la información que necesitas para el seguimiento en un solo lugar sin esfuerzo. Con esta plantilla, puedes:
- Clasifique las tareas en grupos lógicos para mejorar la visibilidad.
- Configura notificaciones para recibir actualizaciones sobre el progreso de las tareas.
- Programa reuniones periódicas para debatir el progreso, abordar problemas y tomar decisiones informadas.
Ideal para: gestores de proyectos que desean realizar el seguimiento de sus cargas de trabajo diarias.
8. La plantilla de gestión de tareas de ClickUp
La gestión eficiente de tareas es la piedra angular de los equipos productivos, y la plantilla de gestión de tareas de ClickUp te ayuda a conseguirlo.
Diseñada para todos los miembros del equipo, proyectos y flujos de trabajo, esta plantilla versátil mantiene claras tus prioridades y tu trabajo bien encaminado. Ninguna tarea o acción es demasiado difícil de seguir, e incluso puedes:
- Utilice la vista Lista para dividir las tareas en listas detalladas y personalizadas para una organización precisa.
- Planifica y prioriza visualmente con la vista Tablero, aprovechando la configuración clásica del tablero Kanban.
- Gestiona eficazmente la carga de trabajo del equipo utilizando la vista Equipo para garantizar una asignación inteligente de tareas.
- Programa tareas de forma dinámica con la vista de Calendario, que incluye la función de arrastrar y soltar para facilitar los ajustes.
Ideal para: gestores de proyectos que desean realizar el seguimiento de sus cargas de trabajo diarias.
9. La plantilla «Getting Things Done» de ClickUp
La metodología Getting Things Done (GTD) es un marco de trabajo fiable para mejorar la productividad mediante la organización de las tareas en acciones manejables.
La plantilla «Getting Things Done» de ClickUp da vida a este proceso y te anima a integrarlo en tu flujo de trabajo diario.
Utilice esta plantilla para estructurar mejor sus entregables diarios. Identifique los elementos a priorizar, asigne responsabilidades o delegue cuando sea necesario, establezca plazos claros y ¡ponga manos a la obra!
Además, utilice esta plantilla para:
- Obtenga una panorámica clara de todas las tareas en una lista, ordenadas por contexto, fecha límite o nivel de esfuerzo.
- Gestiona los flujos de trabajo de forma visual con un diseño estilo Kanban, en el que las tareas se agrupan por estado, prioridad o fecha límite.
- Colabora sin esfuerzo fijando documentos GTD predefinidos para crear POE, registrar notas de reuniones o realizar un uso compartido de ideas.
Ideal para: Gerentes de empresas que desean terminar sus tareas de forma organizada.
💡 Consejo profesional: Cuando utilices plantillas de tareas pendientes, asigna duraciones realistas a cada tarea. Sobreestimarlas o subestimarlas puede alterar tu flujo de trabajo.
10. Plantilla de planificador diario de ClickUp
La plantilla ClickUp Daily Planner actúa como una agenda virtual, ayudándote a organizarte, crear hábitos y disponer de más tiempo para lo que más importa.
¿Quién necesita una agenda física o listas de tareas largas y complicadas cuando se dispone de esta plantilla fácil de usar? Aprovecha las increíbles funciones de esta plantilla para:
- Establece tareas periódicas para crear hábitos duraderos y asigna fechas límite específicas para planificar mejor.
- Utiliza diferentes vistas (vista Tabla, vista Lista y vista de guía de inicio) para obtener una panorámica personalizada de tus hábitos y metas.
- Mantén tus tareas organizadas con dos estados sencillos, «Abierto» y «Completada», para seguir el progreso de un vistazo.
Ideal para: Profesionales que desean programar sus actividades diarias en un sencillo planificador virtual.
11. Plantilla de pizarra para la matriz de prioridades de acciones de ClickUp
La plantilla de pizarra ClickUp Action Priority Matrix ayuda a los equipos a evaluar decisiones, priorizar tareas y alinear esfuerzos para alcanzar el éxito.
Esta plantilla ofrece una forma clara y visual de determinar qué acciones son más importantes para usted en función de los resultados deseados. Puede utilizar esta plantilla para, fácilmente:
- Evalúa las prioridades basándote en el alto impacto frente al bajo impacto y el alto esfuerzo frente al bajo esfuerzo.
- Utiliza notas adhesivas para planificar tareas en cuatro categorías: logros rápidos (alto impacto, bajo esfuerzo), grandes proyectos (alto impacto, alto esfuerzo), tareas complementarias (bajo impacto, bajo esfuerzo) y tareas ingratas (bajo impacto, alto esfuerzo).
- Convierte las notas adhesivas en tareas realizables y asígnalas a los miembros del equipo directamente desde la pizarra.
- Da vida a tus ideas con una interfaz táctil que te permite esbozar, dibujar y visualizar conceptos con gestos intuitivos.
Ideal para: Profesionales que desean visualizar las prioridades de los proyectos y delegar tareas en función del impacto y el esfuerzo.
Domina las tareas sin esfuerzo con ClickUp.
Las plantillas de tareas pendientes son un elemento revolucionario para cualquiera que desee simplificar su flujo de trabajo y mantenerse al día con sus tareas. Las 11 plantillas de ClickUp que hemos cubierto simplifican la planificación al proporcionar todo lo necesario para organizar eventos, citas y tareas en un solo lugar.
Los calendarios visuales, las listas de tareas pendientes y las tareas periódicas te garantizan que no te perderás ni un solo plazo. Las notificaciones automáticas te mantienen constantemente informado, para que siempre vayas un paso por delante.
¿Lo mejor de todo? Estas plantillas son gratuitas y están totalmente conectadas a ClickUp, un software de gestión de tareas que combina tus documentos, tareas, conversaciones, herramientas de colaboración y aplicaciones favoritas en una plataforma integrada.
Esta plataforma única te libera de tener que utilizar múltiples herramientas o plataformas, por lo que puedes centrarte en lo que realmente importa. ¡Regístrate en ClickUp y nota la diferencia cada día!