Cómo llevar a cabo una autopsia de proyecto con éxito [Pasos, beneficios y errores a evitar]

Completar un proyecto es una gran sensación Tu equipo y tú habéis trabajado muy duro y habéis conseguido los resultados esperados.

Ha llegado el momento de suspirar de alivio. 😮‍💨 Pero espera, aún queda un trabajo: el post-mortem del proyecto.

Sin una autoevaluación, se pierde la oportunidad de entender lo que salió mal e incluso lo que salió bien. ¿Tuvo el equipo retrasos en las tareas? ¿Hubo excesos presupuestarios o escasez de recursos?

Si no indaga ahora en los problemas subyacentes, es probable que vuelva a tropezar con ellos en su próximo proyecto.

Entonces, ¿cómo realizar una autopsia eficaz? No se preocupe, en este artículo se lo explicamos todo. Antes de entrar en los pasos, veamos qué es una autopsia y cuáles son sus ventajas.

⏰ Resumen de 60 segundos

• Una autopsia es una retrospectiva de un proyecto que permite revisar los procesos, intentos correctos y fracasos del proyecto para poder mejorar en el futuro
• Ayuda a identificar áreas de mejora e impulsar la eficiencia del equipo
• Todas las partes interesadas clave, incluidos los gestores de proyectos, los desarrolladores y el personal de control de calidad, deben participar en las autoevaluaciones del proyecto
• Empiece por recabar opiniones sinceras del equipo mediante encuestas o entrevistas y analice los datos para identificar patrones
• A continuación, documente las conclusiones de la autopsia del proyecto en un informe exhaustivo, compártalo con las partes interesadas y aplique elementos de acción para futuros proyectos

Comprender la autopsia de un proyecto

Para muchas empresas, el ciclo de vida de la gestión de proyectos termina con el logro de hitos y la obtención de resultados.

Pero el problema es el siguiente: muchos equipos se saltan un paso importante: evaluar los retos y los logros del proyecto. Una revisión post mortem te ayuda a identificar áreas de mejora para subir el listón en tu próximo proyecto.

¿Qué es la autopsia de un proyecto?

Piense en la autoevaluación de un proyecto como en una reunión del equipo después de un gran evento, en la que se reúne a las partes interesadas clave para reflexionar sobre la trayectoria del proyecto.

Del mismo modo que en diciembre te sientas con tu diario para reflexionar sobre los altibajos de todo el año, un reunión post-mortem permite celebrar los logros del proyecto y aprender de los errores.

Ofrece la oportunidad de intercambiar ideas y documentar las buenas prácticas que pueden ayudarle en sus próximos proyectos y mejorar los resultados futuros.

Ventajas de realizar una autopsia del proyecto

A estudio sobre un proyecto informático post-mortem revela que "el análisis post-mortem no es una práctica generalizada en el proceso de gestión de proyectos de TI"

Puede que piense que las autoevaluaciones no son más que otra tarea de su ya repleta lista de tareas pendientes, sobre todo cuando tiene nuevos proyectos entre manos.

Pero llevarlos a cabo merece la pena. He aquí algunas ventajas:

1. Detectar errores y aprender de ellos

Todos los proyectos, por muy correctos que sean, tienen baches en el camino. Las autoevaluaciones te ofrecen un tiempo dedicado a reflexionar sobre qué salió mal y por qué. Cuando se dedica tiempo a revisar los errores, ya sea el incumplimiento de los plazos, los fallos de comunicación o los obstáculos inesperados, se extraen valiosas enseñanzas.

Las autoevaluaciones permiten a los gestores de proyectos, los equipos y las organizaciones evaluar las experiencias pasadas y aprender de ellas.

Susanne Madsen, autora de El poder del liderazgo en proyectos.

La clave está en hacer las preguntas adecuadas:

• ¿Qué podríamos haber hecho de otra manera?
• ¿Qué sistemas o procesos nos fallaron?
• ¿Qué estrategias, herramientas o procesos funcionaron eficazmente?

💡Consejo profesional: Utiliza herramientas como plantillas de lecciones aprendidas para analizar y documentar los logros y contratiempos del proyecto. Este tipo de introspección puede convertir los errores en oportunidades para reforzar el equipo y los procesos, haciendo que los proyectos futuros sean más fluidos y tengan más éxito.

2. Mejorar la eficacia del equipo

Un equipo de proyecto puede trabajar con mayor rapidez y eficacia porque ha analizado dónde y cómo reducir el tiempo para evitar retrasos en la entrega del proyecto. Puede identificar cuellos de botella, ineficiencias y procesos que ralentizaban al equipo.

Supongamos que un proyecto ha tardado más de lo previsto debido a retrasos en la aprobación. En la autopsia, podría analizar por qué las aprobaciones tardaron tanto: tal vez el proceso era demasiado complicado o los miembros del equipo del proyecto no tenían claro lo que se necesitaba. A partir de ahí, puede simplificar el proceso de aprobación para futuros proyectos, ahorrando tiempo y evitando retrasos similares.

un equipo dirigido por Colin Eden, catedrático de Strathclyde, llevó a cabo las siguientes investigaciones post-mortems en un intervalo de proyectos complejos (ferroviarios, aeroespaciales y de ingeniería civil) durante más de 9 años. Esto les ayudó a establecer la historia de causalidad en un proyecto, comprender los efectos del comportamiento dinámico de múltiples partes interesadas y ajustar sistemas y bucles de retroalimentación para evitar retrasos e interrupciones.

3. Aumentar la moral del equipo

Las autopsias son algo más que identificar errores y analizar sus causas profundas. Reconocen y celebran los esfuerzos del equipo y ayudan a sus miembros a reconocer sus defectos en un entorno de apoyo y sin prejuicios.

Esto hace que la reunión no se parezca tanto a un "juego de acusaciones" como a una valiosa experiencia de aprendizaje.

Por ejemplo, si su equipo ha conseguido cumplir los plazos a pesar de la envergadura del proyecto, dedique tiempo a reconocer ese logro. Destacar las pequeñas victorias, como la resolución creativa de problemas o el logro de un hito clave, refuerza la cultura del agradecimiento.

Cuando los miembros del equipo se sienten reconocidos, es más probable que sigan comprometidos y motivados, lo que garantiza una mejor colaboración en futuros proyectos.

Más información: 5 Ejemplos reales de gestión de proyectos para tu equipo

4. Promover la mejora continua

Las autoevaluaciones de proyectos son una revisión sistemática de los resultados de los proyectos para identificar los puntos débiles y las áreas en las que se pueden ajustar los procesos para obtener mejores resultados en el futuro.

Supongamos que detecta que las frecuentes interrupciones de la comunicación provocan retrasos en la entrega ejecución del proyecto y el incumplimiento de los plazos. Discuta estos retos en la reunión post-mortem para establecer canales y directrices de comunicación.

🧠 ¿Lo sabías? Raymond Sheen presidente de Product and Process Innovation Inc, destaca una incidencia en la que están implicados Chris, un solucionador de problemas reactivo, y Pat, un planificador proactivo.

Pat lanzó el proyecto a tiempo previniendo problemas, mientras que Chris lo retrasó reaccionando a los problemas. Sin un análisis post mortem, la empresa pasó por alto el enfoque proactivo de Pat y la dejó marchar durante la reducción de personal. Esto pone de relieve la importancia del análisis post mortem para reconocer la proactividad en la resolución de problemas.

Ahora que ya conoce las ventajas del análisis post-mortem de un proyecto, echemos un vistazo rápido a los participantes en este tipo de reuniones.

¿Quién debe participar en una autopsia de proyecto?

En las autoevaluaciones de proyectos suelen participar todas las partes interesadas clave, como directores de proyecto, miembros del equipo, proveedores, clientes, expertos en la materia y responsables técnicos. He aquí por qué son necesarias:

• Líderes o gestores de proyectos para organizar la reunión, debatir los cronogramas y las metas, y realizarevaluación del proyecto para identificar lo que funcionó y lo que no
• Desarrolladores para compartir las ideas técnicas y los obstáculos encontrados durante el proyecto
• Directores de producto para debatir los requisitos de los usuarios, las tendencias del mercado y las necesidades de los clientes
• Personal de control de calidad para poner de relieve los problemas relacionados con las pruebas y el control de calidad
• Los clientes, para que aporten sus valiosos comentarios sobre los resultados del proyecto
• Equipo de soporte para recoger las opiniones de los usuarios e identificar problemas de compatibilidad

Además, puede implicar en la reunión a miembros indirectos del personal para reunir diversas perspectivas y compartir valiosos puntos de vista sobre los procesos estándar del proyecto.

¿Cómo llevar a cabo una autoevaluación del proyecto con éxito?

Las autoevaluaciones más impactantes están bien estructuradas y se centran en resultados procesables

Establecer un proceso post-mortem claro no tiene por qué ser abrumador: se trata de ajustar la fase para debates sinceros y mejoras del proceso.

Antes de nada, hay que ajustar los siguientes puntos agenda de la reunión .

Puede ser "Comparar los objetivos del proyecto con los resultados reales" o "Evaluar los cuellos de botella del flujo de trabajo y proponer estrategias de optimización" La agenda de su reunión post mortem también puede ser la revisión completa del proyecto, desde el plan hasta la ejecución. A continuación, siga estos pasos:

Paso 1: Programar la reunión e invitar a las partes interesadas clave

¿Listo el orden del día de la reunión y la lista de participantes?

Perfecto Ahora, selecciona un momento para la reunión post-mortem poco después de que el proyecto se haya completado para que los detalles estén frescos.

Programe la reunión y comparta su calendario públicamente para que todo el mundo esté al tanto de las actualizaciones de la reunión en tiempo real. Crea reuniones post-mortem recurrentes y establece recordatorios para no perderte ninguna.

Con Calendario ClickUp con ClickUp Calendar, puede compartir su calendario públicamente o ver los calendarios de los miembros de su equipo para encontrar un hueco adecuado para una reunión. También le permite crear recordatorios de eventos para no perderse las reuniones posteriores.

Programe reuniones post-mortem, comparta de forma segura con los participantes, establezca recordatorios y mucho más con ClickUp Calendar

Una vez programada la reunión, envíe invitaciones a todos los participantes junto con la agenda de la reunión. Reuniones de ClickUp puede ayudarle a gestionar agendas de reuniones, establecer elementos de acción, crear listas de control y mucho más. En lugar de contratar a un asistente humano para las reuniones, puede tomar notas, documentar detalles y editar y organizar las notas de la reunión utilizando IA. de forma sencilla

💡Consejo profesional: ¿Tienes reuniones post mortem consecutivas? Haz un seguimiento detallado de cada una de ellas con la función Plantilla de seguimiento de reuniones de ClickUp -Prepárese para la próxima reunión, realice un seguimiento de los elementos de acción y mantenga a todo el mundo en la misma página.

Paso 2: Preparar el cronograma del proyecto y las métricas clave

Después de programar la reunión, es hora de preparar la autopsia.

Elabore un cronograma detallado del proyecto y haga una lista de las métricas de rendimiento esenciales que hay que seguir. Esto proporcionará contexto para el debate de la reunión, ya que los participantes podrán acceder rápidamente a detalles cruciales como los hitos del proyecto, los plazos y los entregables.

Defina las métricas que desea evaluar. He aquí algunas métricas del proyecto de las que puede hacer un seguimiento:

• Consecución de metas: ¿Se cumplieron todos los objetivos del proyecto?
• Puntualidad: ¿Se cumplieron los hitos y los plazos?
• Utilización de recursos: ¿Se asignaron los recursos eficazmente?
• Cumplimiento del presupuesto: ¿Se ajustó el proyecto al presupuesto?

Para facilitar las cosas, utilice

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/63565/plantillas-post-mortem/ plantillas post-mortem de proyectos /%href/

. Estas plantillas pueden ahorrarle tiempo ayudándole a ajustar encuestas post-mortem, realizar análisis de causa raíz, revisar sprints, recoger opiniones y gestionar todo el proyecto post-mortem.

Por ejemplo, la plantilla Plantilla post mortem del proyecto ClickUp facilita la recopilación de opiniones de todas las partes interesadas. Le ayudará a aprender de sus errores, detectar áreas de mejora y planificar su próximo proyecto con mayor eficacia.

Descargar esta plantilla

Plantilla post mortem de proyectos de ClickUp

Con esta plantilla podrá:

• Analizar los éxitos, fracasos y tendencias del proyecto
• Captar las lecciones clave
• Documentar problemas y puntos de vista en un formato estructurado
• Supervisar el progreso y mejorar continuamente

Por ejemplo, la vista Formulario de entrada de la plantilla ayuda a recopilar los comentarios de las partes interesadas. La vista Tareas pendientes permite hacer un seguimiento de las tareas pendientes, y con la vista Estado se puede seguir el progreso del proyecto. También ofrece estados personalizados como Investigación, Nueva entrada, Resuelto y Sin resolver para ayudarle a seguir el estado de cada tarea.

Paso 3: Recabar la opinión del equipo mediante encuestas o entrevistas

El siguiente paso consiste en enviar encuestas a todos los participantes y entrevistarlos para recabar su opinión sobre el proyecto y los procesos.

🌟 Haga preguntas de sí o no para determinar si se siguieron los planes del proyecto. Por ejemplo:

• ¿Se mantuvo el equipo dentro del presupuesto?
• Cumplió el equipo las fechas pendientes?
• Alcanzó el equipo las métricas de éxito predefinidas?

🌟 Añade preguntas abiertas a la encuesta o hazlas durante la entrevista para recabar opiniones diversas de los miembros del equipo. Por ejemplo:

• ¿Disponía el equipo de tiempo suficiente para completar el proyecto?
• Cuáles fueron los principales retos a los que se enfrentaron durante el proyecto y cómo repercutieron en el trabajo?
• ¿Qué aspectos del proyecto fueron bien y cuáles no?
• ¿Qué tareas sufrieron más retrasos y por qué?
• ¿Fueron eficaces la comunicación y la colaboración entre los equipos?
• ¿Qué riesgos surgieron durante el proyecto y cómo se gestionaron?

🌟 Además, puede incluir preguntas subjetivas para recabar respuestas sobre las experiencias de los miembros del equipo. Por ejemplo:

• ¿Cómo fue tu experiencia de trabajo con los miembros del equipo y el cliente?
• Qué fue lo que más te gustó del proyecto?
• Cuál fue el aspecto más desafiante del proyecto?

Estas encuestas le ayudarán a identificar patrones comunes y obstáculos que deben abordarse durante la reunión.

Cree encuestas detalladas con Formularios ClickUp y capture los datos que necesita. Incluye múltiples tipos de campo que le permiten registrar datos cuantitativos y cualitativos, desde texto largo hasta contactos y valoraciones.

cree encuestas detalladas en cuestión de minutos con los formularios de ClickUp

Paso 4: Facilite un debate abierto y honesto

Una vez que reciba las respuestas de la encuesta, estará todo listo para la reunión.

El día de la reunión, fomente conversaciones sinceras sin desviarse del orden del día de la reunión. Asegúrese de que los participantes comparten sus opiniones sin ningún tipo de reparo.

Qué Pendiente:

🙌 Crear un entorno seguro, libre de críticas, para fomentar la confianza entre las partes interesadas y animarlas a compartir perspectivas sin vacilar

🙌 Empezar con lo que ha ido bien para establecer un tono positivo y hacer que los participantes se sientan cómodos para compartir comentarios constructivos más adelante

🙌 Emplear la escucha activa, responder con atención y respetar las opiniones de los demás

🙌 Céntrate en los procesos en lugar de en las personas. Por ejemplo, di: "Debemos mejorar nuestras estrategias de cronograma" en lugar de "X y Z causaron los retrasos"

recuerda a los participantes que la meta es aprender y mejorar, no criticar ni señalar con el dedo

🙌 Aborda pocos temas importantes en una reunión para no abrumar a los participantes

🙌 Conceda tiempo suficiente a cada tema de debate para que los participantes puedan contribuir

Puede utilizar Documentos de ClickUp para ddocumentar las conclusiones de las reuniones post-mortem del proyecto o anotar las normas de las reuniones post-mortem. Edite fácilmente el documento con los miembros de su equipo en tiempo real y compártalo con los demás.

También puede Asignar comentarios y elementos de acción al tiempo que se garantiza el control de acceso.

Pruebe ClickUp Docs

ClickUp Docs: cómo exportar Jira a Excel

Chat ClickUp puede facilitar las discusiones post-mortem del proyecto centralizando toda la comunicación relacionada con el proyecto. Puede revisar los resultados y retos del proyecto en detalle y sincronizar las tareas y documentos del proyecto.

¿Y lo mejor? Podrás actuar de forma inmediata convirtiendo los mensajes importantes en tareas.

También te permite crear canales separados para cada proyecto para evitar confusiones y llevar a cabo la autopsia del proyecto de forma eficiente. Esto significa que no hay que cambiar de pestaña para revisar los éxitos o fracasos del proyecto.

comunícate, enlaza conversaciones a tareas y documentos y obtén hilos resumidos por IA con ClickUp Chat_

Paso 5: Analizar los datos para identificar patrones y lecciones aprendidas

Supongamos que ha realizado una encuesta a su equipo y ha entrevistado a clientes y proveedores para conocer su experiencia en el proyecto. El siguiente paso es analizar todas las respuestas y los debates de las reuniones para identificar problemas recurrentes e intentos correctos. Para empezar, recopile los datos pertinentes para obtener una imagen clara del proyecto.

Analice sistemáticamente los datos para identificar las áreas que requieren su atención. Esto podría incluir:

• 📊 Métricas: Cumplimiento del presupuesto, cronogramas, utilización de recursos y calidad de la entrega
• 📝 Feedback: Encuestas o formularios de opinión de las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes
• 🎯 Revisión de hitos: Una visión general de los logros clave y de las áreas en las que los objetivos se quedaron cortos

Por ejemplo, si varios miembros del equipo, clientes y proveedores comentan retrasos en la recepción de las últimas actualizaciones del proyecto, podría indicar la necesidad de un plan más sólido que detalle la frecuencia y los canales de comunicación. Esto ayudará a evitar interrupciones en la comunicación y retrasos en los próximos proyectos.

Utilice sistemas personalizables Paneles de ClickUp para visualizar datos mediante gráficos circulares y de barras fáciles de entender, gráficos, barras de progreso, etc.

Pruebe los paneles de ClickUp

Panel de ClickUp: Cómo utilizar Smartsheet para la gestión de proyectos

Con ClickUp Dashboards, usted puede:

• Analizar los presupuestos de los proyectos en tiempo real
• Evaluar el rendimiento de los equipos
• Identificar las causas de los cuellos de botella en los proyectos
• Obtener información práctica para la toma de decisiones

Paso 6: Documentar las conclusiones en un informe exhaustivo

Recopilar todas las conclusiones del análisis y empezar a elaborar un informe exhaustivo que incluya:

⚠️ Desafíos: Problemas específicos, sus causas e impacto

🏆 Ganancias: Estrategias de éxito que merece la pena repetir

🚧 Riesgos: Obstáculos potenciales para futuros proyectos

📝 Lecciones clave: Lecciones aprendidas y puntos de vista procesables

🚀 Mejoras: Recomendaciones claras y prácticas para los próximos pasos

Para ahorrar tiempo y esfuerzo, utilice paneles de (elaboración de) informes para presentar los resultados de forma fácil de entender. Podrá

• Visualizar los datos con gráficos, diagramas y cronogramas
• Personalizar vistas con colores y diseños de marca para mayor profesionalidad
• Seguir y exportar los registros de tiempo para planificar mejor los recursos

Además, puede utilizar plantillas de informes posteriores a la acción para realizar fácilmente el análisis post mortem del proyecto y documentar las conclusiones de la reunión.

Dato curioso: El Google Glass proyecto se puso a prueba en 2012 y lanzó una campaña de recomendación para llegar a un público más amplio en 2013. Sin embargo, sus ventas se detuvieron en 2015 porque Google se centró en las funciones de gama alta del producto, pero pasó por alto la comunicación de sus beneficios al público.

La autopsia del proyecto ayudó al equipo a comprender la importancia de presentar claramente las ventajas del producto al público objetivo y de escuchar las necesidades y opiniones de los usuarios.

Paso 7: Compartir el informe y aplicar recomendaciones prácticas

Por último, comparta el informe post mortem con todas las partes interesadas del proyecto. Una vez que haya planificado las mejoras, delegue tareas para poner en práctica los cambios en el proceso del proyecto y haga un seguimiento de sus cronogramas con la siguiente herramienta Plantilla de Cronograma de Gantt de ClickUp .

Además, a partir del siguiente proyecto, puede utilizar informes sobre el estado del proyecto para ofrecer a las partes interesadas clave una visión general del estado actual del proyecto. Esto le ayudará a mantener a todo el mundo informado sobre el progreso y a identificar y abordar posibles problemas de forma proactiva.

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Errores post-mortem de proyectos que debe evitar

Seguir los pasos anteriores no es suficiente para llevar a cabo una reunión post-mortem de un proyecto con éxito. Debe evitar cometer estos errores para que la reunión post mortem sea todo un éxito 👇

No realizar la reunión inmediatamente

El tiempo lo es todo en las reuniones post-mortem de un proyecto. Si no organizas la reunión en cuanto termina el proyecto, los participantes pueden olvidar detalles, perder interés o estar ocupados con otro proyecto.

✅ Solución: Incluya la reunión post-mortem en el plan del proyecto. Dé a su equipo un breve descanso después de la fecha límite, pero no deje pasar semanas. Celebra la reunión pocos días después de que finalice el proyecto, mientras la experiencia sigue fresca en la mente de los interesados.

No tener en cuenta a las partes interesadas externas

Si se excluyen las opiniones de partes interesadas externas, como clientes, proveedores y usuarios, no se obtendrá una imagen completa de los intentos correctos y los fracasos del proyecto. Por ejemplo, es importante saber si una app cumple los requisitos de los usuarios después de la entrega del software.

✅ Solución: Realice una autopsia de 360 grados incluyendo a las partes interesadas externas. Esto le dará una visión más amplia de los aspectos positivos y negativos del proyecto.

Consejo profesional: Plantilla del plan de acción para la retroalimentación de ClickUp puede ayudarle a recopilar los comentarios de los clientes, priorizar las áreas de mejora, crear un plan de acción y actuar en consecuencia con prontitud.

No ajustar un orden del día claro para la reunión

Sin un orden del día claro, las reuniones pueden descarrilarse. Además, si los participantes no saben qué esperar, podrían desanimarse y no acudir a la reunión.

✅ Solución: Ajuste y comparta el orden del día de la reunión para asegurarse de que el objetivo de la misma está claro. Lista los temas de discusión para evitar desviarse del tema y establece normas básicas para evitar conversaciones negativas y juegos de culpas.

Evitar la preparación de la reunión

Si no estás preparado para la reunión con los documentos adecuados, lo más probable es que vaya mal. Los participantes no tendrán claros los detalles del proyecto, lo que provocará más conflictos que resoluciones.

✅ Solución: Prepare los documentos adecuados antes de la reunión: agenda, cuestionario y otros documentos de compatibilidad, como presupuestos de proyectos, cronogramas, planes de recursos y comentarios de los clientes. Tenerlos listos hará que la reunión sea más fructífera.

Garantizar futuras victorias con la autoevaluación de proyectos

Las autoevaluaciones son recapitulaciones de proyectos que ayudan a reimaginar los procesos, teniendo en cuenta los comentarios de las partes interesadas en el proyecto. ¿El resultado? Un enfoque más eficaz de los proyectos futuros.

La clave es contar con el software adecuado que le ayude a llevar a cabo con éxito una reunión post-mortem.

La solución de gestión de proyectos de ClickUp ofrece una amplia matriz de funciones que le ayudarán a organizar una reunión post-mortem con éxito. Puede utilizar la vista Formulario para realizar encuestas, paneles para la elaboración de informes, documentos para documentar los hallazgos, chat integrado para una comunicación clara y montones de plantillas para realizar el seguimiento y la gestión de todo, desde los KPI y los comentarios hasta cualquier aspecto de la reunión.

Entonces, ¿por qué esperar? Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp para descubrir más funciones 🏃‍➡️