En noviembre de 2021, Portugal fue noticia al prohibir a los jefes ponerse en contacto con sus empleados fuera del horario de trabajo. Francia cuenta con su propia versión de esta ley, el «derecho a la desconexión», desde 2016.
Por desgracia, no todos estamos protegidos contra los mensajes de trabajo fuera del horario laboral. Pero aquí está la buena noticia: si utilizas la mensajería instantánea en el trabajo con Slack, puedes establecer algunos límites para lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal pausando las notificaciones.
También puede respetar el tiempo de sus compañeros programando mensajes para que se envíen a horas específicas. Puede que su jornada laboral esté empezando, pero sus compañeros de todo el mundo estén terminando la suya. O tal vez usted sea más productivo por la noche, mientras que otros ya están profundamente dormidos. Quizás le interese programar mensajes recurrentes.
En todos estos casos, programar tus mensajes de Slack para que lleguen en el momento adecuado te garantiza que no molestarás a nadie fuera de su horario laboral.
Slack es una de las herramientas de comunicación más utilizadas para la colaboración en tiempo real. Veamos cómo puede programar mensajes en Slack y transformar la herramienta de una fuente de interrupciones constantes en un poderoso activo para la comunicación del equipo.
Cómo programar mensajes en Slack
Programar mensajes en Slack es tan sencillo como escribir uno. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Abre tu conversación.
Dirígete a la conversación o al canal de Slack donde quieras programar tu mensaje. Redacta tu mensaje como lo harías normalmente.
Paso 2: Acceda a la opción de programación.
Una vez que tu mensaje esté listo, busca la flecha desplegable junto al icono del avión de papel o el botón de enviar. Al hacer clic en ella, aparecerá la opción de programar el mensaje para más tarde.
Paso 3: Establece la hora
Después de realizar la selección de la opción de programación, aparecerá un menú emergente con varias franjas horarias. Aquí puedes decidir exactamente cuándo quieres que se envíe tu mensaje.
Puede seleccionar la hora recomendada (si le conviene) o elegir «Hora personalizada», lo que le permite especificar una hora diferente para enviar su mensaje.
Paso 4: Personaliza la fecha y la hora
Ahora, realiza la selección de la fecha y la hora exactas en las que quieres que se envíe tu mensaje. Esta flexibilidad te permite planificar el envío de mensajes en función de tu flujo de trabajo o de las zonas horarias de tu equipo.
Una vez que hayas establecido la hora, haz clic en el botón «Programar mensaje». ¡Enhorabuena, tu mensaje ya está en cola para más tarde! Y has utilizado un ingenioso truco de Slack para aumentar la productividad.
Pero eso no es todo.
¿Sabías que puedes editar, reprogramar o cancelar tus mensajes programados antes de que se envíen? Tanto la aplicación de escritorio como tu dispositivo móvil te permiten hacerlo.
Paso 5: Vista de mensajes programados
Después de programar, verás una indicación para ver tus mensajes programados en Slack. Al hacer clic en ella, accederás a la sección Programados dentro de Slack.
También puede acceder a esta sección directamente desde el panel rápido situado a la izquierda de su entorno de trabajo de Slack. Solo aparecerá una vez que tenga un mensaje en la cola.
Paso 6: Edición de tu mensaje
Si desea realizar cambios, simplemente coloque el cursor sobre el mensaje programado y haga clic en el icono del lápiz situado a la derecha, que representa la edición. Esto le permite modificar el contenido del campo del mensaje antes de que se envíe.
Paso 7: Ajusta la hora programada
Si necesita cambiar la hora de su mensaje, haga clic en el icono del reloj situado junto al icono de edición. Esto le permitirá modificar la fecha y la hora, asegurándose de que su mensaje llegue exactamente cuando usted lo desee.
Paso 8: Cancelar o eliminar el mensaje programado
¿Ya no estás seguro del mensaje o del momento adecuado? ¡No te preocupes!
Puede cancelar o eliminar el mensaje programado haciendo clic en las opciones correspondientes. Esto le permite tener un control total sobre la gestión de proyectos en Slack.
Paso 9: Observe cómo se activa
Por último, cuando llegue la hora programada, tu mensaje aparecerá automáticamente en el canal designado como cualquier otro mensaje normal de Slack. Es así de sencillo. También puedes programar mensajes recurrentes de esta manera.
Sin embargo, recuerda que no puedes enviar mensajes programados para responder a un hilo o conversación en curso.
Uso de los bots de Slack para la automatización de la comunicación
Aunque la función nativa de envío programado de Slack es una forma de automatizar la comunicación, también puede recurrir a los bots de Slack para hacer lo mismo.
Un bot de Slack es un programa o herramienta de automatización que interactúa con los usuarios dentro de un entorno de trabajo de Slack.
Los bots se pueden programar para enviar un mensaje de Slack en momentos específicos, de forma muy similar a la función de programación nativa, pero normalmente se utilizan para tareas más complejas, como gestionar flujos de trabajo, responder a las entradas de los usuarios o integrarse con otras herramientas y plataformas, como ClickUp, GitHub, GoogleDocs y otras, para proporcionar actualizaciones fluidas sobre el trabajo que se realiza fuera de Slack.
Estas son algunas de las formas más comunes de utilizar los bots de Slack para programar mensajes, recordatorios y actualizaciones:
- Mensajes de bienvenida automatizados para los nuevos empleados: un bot de Slack puede presentar a los nuevos empleados los canales relevantes y proporcionarles recursos esenciales para su incorporación.
- Indicaciones diarias de puesta al día: un bot puede enviar automáticamente recordatorios a los miembros del equipo para que envíen sus actualizaciones diarias a una hora específica cada día.
- Actualizaciones y resúmenes de tareas: un bot puede publicar automáticamente actualizaciones del estado de las tareas, lo que garantiza que los miembros del equipo estén alineados sobre quién está trabajando en qué y en qué punto se encuentra cada tarea.
- Notificaciones de tareas pendientes: integrado con herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, un bot puede notificar a los usuarios cuando se acercan las fechas límite o las tareas están completadas.
- Recordatorios para reuniones o eventos: los bots pueden recordar a los equipos las próximas reuniones o fechas límite, lo que garantiza que nadie se pierda momentos importantes.
Estos mensajes y respuestas automatizados liberan tiempo a los miembros del equipo y garantizan que la comunicación sea rápida, relevante y eficiente.
Limitaciones del uso de bots de Slack para la comunicación
Los bots de Slack son una forma excelente de realizar la automatización de tareas, enviar recordatorios y responder consultas dentro de un canal. Es como tener un asistente útil disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Sin embargo, a pesar de estas ventajas, hay algunos límites que vale la pena tener en cuenta.
Comprender estos retos puede ayudarte a valorar si Slack es la opción adecuada para tu equipo o si otras herramientas de comunicación asíncrona podrían ser más adecuadas.
1. Los bots pueden distraer la atención.
Aunque los bots de Slack ofrecen respuestas rápidas y automatizadas, también pueden generar mucho ruido. Si bien es útil obtener respuestas instantáneas a las preguntas, el flujo constante de notificaciones de los bots, desde actualizaciones hasta menciones del equipo, puede interrumpir tu concentración.
Esto puede abrumar fácilmente a los empleados, lo que dificulta concentrarse en tareas importantes con el ruido de fondo adicional.
2. Los bots de Slack tienen un precio elevado
La mayor desventaja de Slack es el coste, especialmente cuando se añaden bots.
El precio de Slack comienza en 7,25 $ por usuario para el plan Pro. Esto no parece demasiado alto hasta que su equipo comienza a crecer y, de repente, se encuentra con una factura mucho más alta cada mes.
Cuantos más usuarios añadas, más caro resultará. Algunos equipos quizá deban plantearse si las alternativas a Slack con funciones similares o mejores podrían ser una opción más rentable.
3. Los bots necesitan un mantenimiento regular
Al igual que cualquier otro bot, los bots de Slack no son perfectos desde el primer momento. Dependen de los datos y los comandos que tú les proporcionas.
Si la información no está actualizada, es posible que tu bot tenga dificultades para ofrecer respuestas útiles. Esto significa que, para que tu bot siga funcionando de manera eficiente, deberás actualizarlo con regularidad. A medida que tu equipo crezca y los canales de Slack se amplíen, el mantenimiento de estos bots podría resultar una tarea pesada.
4. Los bots pueden llenar el espacio de almacenamiento
Un problema menos conocido es la cantidad de espacio de almacenamiento que ofrece Slack, que no es mucho. A medida que tu bot ayude a automatizar tareas y enviar archivos, contribuirá a los límites de datos de Slack.
Una vez alcanzados esos límites, Slack comenzará a eliminar los archivos y mensajes más antiguos. Esto puede suponer un problema si tus bots generan muchos datos o si utilizas Slack para almacenar el historial de comunicaciones o documentos importantes.
5. La creatividad no es el punto fuerte de los bots.
Por último, por mucho que los bots puedan ayudar con las tareas cotidianas, les falta un elemento crucial: la creatividad.
Los bots son excelentes para responder a comandos preestablecidos, pero no son muy útiles para resolver problemas complejos o pensar de forma creativa.
En situaciones que exigen innovación o pensamiento crítico, necesitarás el toque humano para abordar el problema.
Puede superar algunas de estas limitaciones combinando Slack con una plataforma integral de gestión de proyectos basada en inteligencia artificial, como ClickUp.
Mejora la comunicación del equipo con ClickUp y Slack
Tanto Slack como ClickUp ofrecen herramientas para la colaboración en equipo, pero si comparas ClickUp y Slack, cada uno destaca en diferentes áreas. Sin embargo, al combinar sus puntos fuertes, se convierten en el dúo definitivo para el trabajo en equipo, lo que hace que la colaboración sea más fluida que nunca.
Así es como la integración de Slack con ClickUp puede simplificar tu flujo de trabajo:
1. Mantén Slack sincronizado con ClickUp para una gestión de proyectos fluida.
Al integrar ClickUp con Slack, estás transformando Slack en algo más que una simple herramienta de comunicación.
La integración de ClickUp con Slack te permite convertir rápidamente los mensajes de Slack en tareas en ClickUp. Incluso puedes crear tareas directamente desde cualquier mensaje escribiendo /ClickUp new y enviándolas directamente a tu panel de control de gestión de proyectos.
Esto mantiene las conversaciones organizadas y le ayuda a recibir notificaciones en tiempo real en Slack sobre actualizaciones de estado, comentarios o el progreso de los proyectos.
2. Manténgase conectado con chats en tiempo real
ClickUp Chat redefine la colaboración en equipo al unificar las conversaciones y el trabajo en una plataforma integrada, a diferencia de Slack, donde los chats y las tareas permanecen desconectados. Con ClickUp Chat, las discusiones se desarrollan junto con los proyectos, las tareas y los documentos, lo que crea una única fuente de información y elimina los cambios de contexto.
Con las funciones basadas en IA de Chat, puedes:
- Crea tareas directamente desde los mensajes.
- Establezca relaciones para enlazarse al contexto adecuado en todo momento.
- Genera resúmenes en tiempo real y ponte al día con las conversaciones sin tener que leer cada mensaje individualmente.
Además, la función FollowUps garantiza que los mensajes clave y los elementos pendientes nunca se pierdan en la conversación, ya que clasifica la información importante para facilitar su seguimiento.
Del mismo modo, la función SyncUps permite realizar videollamadas y llamadas de audio en directo directamente en tu entorno de trabajo, creando automáticamente elementos y resúmenes a partir de las conversaciones.
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico iban y venían, lo que provocaba un agujero negro en el que los elementos quedaban ocultos y desatendidos. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las acciones pendientes, chatear y colaborar dentro de las tareas.
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico iban y venían, lo que provocaba un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las acciones pendientes, chatear y colaborar dentro de las tareas.
3. Gestiona tareas sin esfuerzo con comentarios asignados
Una de las funciones más potentes de la plataforma es ClickUp Assign Comments. Esta función le permite asignar tareas específicas a los miembros del equipo directamente dentro de una conversación utilizando ClickUp @mentions.
Imagina que tienes una actualización importante durante un chat: en lugar de arriesgarte a olvidarla, puedes convertir ese comentario al instante en una tarea para la persona responsable. Esto es ideal para evitar que se pierdan detalles importantes.
💡Consejo profesional: Seguir las normas de etiqueta adecuadas de Slack, como utilizar líneas de asunto claras y limitar las @menciones, garantiza una comunicación más fluida entre el equipo y reduce las distracciones innecesarias.
4. Comunícate visualmente con ClickUp Clips
Si eres de los que aprenden mejor de forma visual, ClickUp Clips se convertirá en tu herramienta favorita. Te permite capturar y compartir grabaciones de pantalla directamente desde ClickUp.
Por ejemplo, si un equipo de TI necesita seguir un proceso de resolución de problemas, puede registrarlo paso a paso, asegurándose de que todos los miembros del equipo puedan acceder a esta guía cuando lo necesiten.
5. Automatice las respuestas y programe mensajes para mayor eficiencia.
Las funciones de automatización de ClickUp se extienden a la mensajería, lo que le permite configurar respuestas automáticas y programar mensajes cuando sea necesario.
Esto resulta especialmente útil para enviar recordatorios, actualizaciones o notificaciones importantes sin necesidad de estar presente para pulsar «enviar».
Por la automatización de la comunicación, puede asegurarse de que las actualizaciones importantes se envíen a las personas adecuadas en el momento perfecto sin perder detalle.
6. Empieza fácilmente con plantillas ya preparadas.
Slack y ClickUp son, en esencia, herramientas para simplificar la comunicación.
Para ayudarte a empezar sin sentirte abrumado, ClickUp te ofrece una plantilla de mensaje instantáneo.
La plantilla de mensajes instantáneos de ClickUp te permite crear proyectos dedicados a temas específicos, invitar a los miembros adecuados del equipo y buscar mensajes rápidamente. Está diseñada para que puedas empezar a trabajar rápidamente y organizar tus conversaciones desde el primer día.
Con funciones para archivar conversaciones antiguas y configurar notificaciones para las actualizaciones, gestionar la comunicación resulta mucho más fácil.
Con esta plantilla, tu equipo podrá:
- Mantén todos los mensajes organizados en un solo lugar.
- Prioriza las conversaciones más importantes.
- Asegúrate de que no se pierda ningún mensaje importante.
- Colabora de forma más eficiente sin chatear desordenadamente.
💡Consejo profesional: el uso de plantillas de planes de comunicación puede ayudarte a definir objetivos de comunicación internos y externos claros, lo que facilita la colaboración.
Envía mensajes como un profesional con ClickUp.
La forma en que nos comunicamos es fundamental para fomentar un entorno de trabajo positivo y mejorar la retención de los empleados. Un estudio reciente reveló que solo el 9 % de los empleados cree que la comunicación en su lugar de trabajo es precisa, abierta y oportuna. Pero esto no tiene por qué ser tu realidad.
Al utilizar la integración de Slack con ClickUp, puede salvar las brechas de comunicación y asegurarse de que su equipo reciba actualizaciones oportunas y relevantes. La comunicación pasa de ser aislada a transparente, y su equipo puede centrarse en aportar lo mejor de sí mismo a cada proyecto.
¿Lo mejor de todo? Con ClickUp, todo lo que necesitas para trabajar (mensajes, tareas, vistas, paneles y mucho más) se consolida en un solo lugar. Las conversaciones en tiempo real de la plataforma, la capacidad de transformar mensajes directos en tareas detalladas y las opciones para visualizar los debates la convierten en una herramienta de gestión de proyectos muy completa.
Pruebe ClickUp gratis hoy mismo y aproveche un nuevo nivel de eficiencia.