¿Alguna vez ha iniciado un proyecto y ha visto cómo se desviaba enormemente de su curso? La culpa podría ser de los cambios en el alcance, un error habitual en la mayoría de los proyectos, desde el desarrollo de software y el marketing hasta la construcción, la maquinaria pesada e incluso las iniciativas del sector público.
Pero hay una solución. Un plan de gestión del alcance bien elaborado puede mantener su proyecto por el buen camino y ahorrarle dinero.
Esta práctica lista de control describe los pasos para crear la declaración del alcance del proyecto perfecta para cualquier sector.
Comprender la declaración del alcance del proyecto
Una declaración del alcance del proyecto es un documento formal que describe los límites del proyecto y define lo que se incluye y lo que no. Garantiza que el equipo del proyecto comprenda sus metas, resultados y limitaciones.
Una declaración del alcance del proyecto suele contener cuatro elementos clave:
- Objetivos del proyecto: metas y resultados específicos que el proyecto pretende alcanzar.
- Entregables: resultados «tangibles» que se producirán.
- Inclusiones (y exclusiones) del alcance: Tareas, actividades o componentes específicos del proyecto que están (y no están) incluidos en el proyecto.
- Restricciones: Limitaciones o restricciones que pueden afectar al proyecto.
Crear una declaración del alcance del proyecto bien definida puede ayudar a evitar desviaciones y mantener el proyecto por el buen camino. Una declaración del alcance del proyecto tiene los siguientes objetivos:
- Reduce los riesgos: al definir claramente los límites del proyecto, ayuda a mitigar los riesgos asociados con los cambios en el alcance, los sobrecostos y los retrasos en el calendario.
- Mejora la eficiencia: como sabe lo que es crucial desde el principio, puede asignar los recursos y gestionar mejor su presupuesto.
- Mantiene satisfechas a las partes interesadas: como todos acuerdan desde el principio los resultados del proyecto, se pueden minimizar los conflictos y los cambios en el alcance a lo largo del proceso.
- Sirve como punto de referencia: cuando surgen incertidumbres o cambian los miembros del equipo, la declaración del alcance del proyecto puede ser una fuente fiable de información.
En resumen, una declaración del alcance del proyecto proporciona claridad, orientación y control, lo que permite completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Cómo redactar una declaración del alcance del proyecto (con ejemplos)
Ahora que ya sabemos qué es una declaración del alcance del proyecto y por qué es necesaria, veamos cómo se puede crear una para orientar el proyecto con mayor precisión y mejorar la coordinación del equipo. También examinaremos cómo las herramientas de gestión de proyectos, como ClickUp, pueden facilitar el proceso, ayudando a los equipos a organizar las tareas, realizar el seguimiento del progreso y colaborar de manera eficiente.
A continuación, se ofrece un breve resumen de los pasos clave:
Lista de control TL;DR para crear una declaración del alcance del proyecto
- Determinar el propósito del proyecto
- Elabore un plan de recursos.
- Realice una lista de los resultados esperados.
- Identifique las limitaciones del proyecto.
- Redacte su declaración del alcance del proyecto.
- Implemente un proceso de control de cambios.
Ahora, exploremos esto en detalle.
1. Averigüe el «qué» y el «por qué».
Comprender el propósito de su proyecto es fundamental para crear una declaración de alcance clara y convincente (y para el éxito del proyecto). Esto implica identificar los objetivos del proyecto, las necesidades empresariales y los resultados deseados.
Estas son algunas preguntas que puede plantearse durante esta fase:
- ¿Qué problema resuelve el proyecto?
- ¿Cuáles son los resultados o beneficios deseados?
- ¿Cómo se alinea este proyecto con las metas generales de la organización?
Este paso es tu estrella polar, que guía tus elecciones y decisiones a medida que das forma a tu plan de proyecto. Involucra a todo tu equipo de proyecto (o al menos a las partes interesadas clave del proyecto) durante esta fase. Los diferentes miembros del equipo no solo aportarán perspectivas diversas al debate, sino que, al involucrarlos desde el principio, también se sentirán más comprometidos con el resultado del proyecto.
Utilice una herramienta de pizarra virtual para que el debate sea más interactivo (especialmente si se trata de un equipo remoto o híbrido). Por ejemplo, la plantilla de pizarra para el alcance del proyecto de ClickUp puede ayudarle a realizar una lluvia de ideas en equipo y crear un borrador del alcance de su proyecto.
La plantilla es una herramienta visual y colaborativa diseñada para organizar y gestionar todos los aspectos del alcance de su proyecto. Proporciona un espacio centralizado para realizar el seguimiento de las actividades, los recursos, los entregables y los cronogramas del proyecto, lo que garantiza que no se pase nada por alto. Incluye casillas separadas para cada uno de los pasos del plan de alcance del proyecto:
- Información: Reúna todos los datos y hechos relevantes que darán forma al proyecto. Esto garantiza que todos, incluido el director del proyecto, tengan acceso a la misma información básica.
- Justificación: Explique los motivos que hay detrás de cada decisión tomada a lo largo del proyecto. Esto ayuda a alinear a los miembros del equipo con el propósito y la dirección del proyecto.
- Alcance: Defina el alcance del proyecto: lo que se incluye y lo que se excluye del proyecto. Esto garantiza la claridad de los límites y evita malentendidos.
- Objetivos: Indique los resultados y metas deseados del proyecto. Esto ayuda a guiar el progreso del proyecto y a medir su éxito.
- Entregables: especifique los resultados tangibles que producirá el proyecto. Estos servirán como puntos de referencia para realizar el seguimiento del progreso y la finalización.
- Exclusiones: describa lo que no forma parte del proyecto para evitar desviaciones del alcance. En esta sección se establecen las expectativas sobre lo que no se abordará ni se entregará.
- Supuestos: Identifique los supuestos subyacentes y los posibles sesgos que afectan al proyecto. Reconocerlos ayuda a anticipar los riesgos y a planificar las contingencias.
Esto sienta una base sólida para el resto del proceso de planificación del proyecto, lo que le proporciona mayor claridad a la hora de asignar recursos o esbozar su plan de proyecto.
📌Ejemplo:
Supongamos que usted es una empresa constructora que necesita renovar un edificio de oficinas. Estos serían sus «porqués» (objetivos):
Mejorar la eficiencia energética, la funcionalidad y la estética del edificio para satisfacer las necesidades cambiantes de los inquilinos y reducir los costes operativos.
2. Elabore un plan de recursos
Una vez que haya definido los objetivos de su proyecto, es el momento de evaluar los recursos necesarios para alcanzarlos. Los requisitos de su proyecto pueden incluir la identificación de las personas, los equipos, los materiales y el presupuesto necesarios.
Involucre a las partes interesadas clave al elaborar este plan para garantizar que se escuche a todos, especialmente si trabaja con equipos multifuncionales. Otra buena práctica es planificar para imprevistos. Esto puede ser tan simple como tener en cuenta a un empleado que está de vacaciones durante el periodo del proyecto o algo más grave, como retrasos en la aprobación gubernamental o la logística de los materiales.
Además, al planificar los costes y los recursos del proyecto por adelantado, comprenderá mejor sus requisitos, lo que le ayudará a mantenerlo dentro del presupuesto.
📌Ejemplo:
En el ejemplo de la renovación de un edificio de oficinas para que sea energéticamente eficiente, esto es lo que incluiría su plan de asignación de recursos:
- Recursos humanos: arquitectos, fontaneros, electricistas, trabajadores de la construcción, jefes de obra, etc.
- Equipos y materiales: equipos de construcción, materiales de construcción, suministros eléctricos, etc.
- Presupuesto: coste de la construcción, honorarios de arquitectos e ingenieros, coste de los materiales, costes de mano de obra y fondo de emergencia.
- Cronogramas: hitos clave, planes de turnos y mucho más.
3. Prepare una lista de los resultados esperados.
Estos son los resultados concretos que se entregarán a los patrocinadores y clientes del proyecto al final del mismo. También son su punto de referencia para medir el éxito del proyecto y si va por buen camino. Hay dos cosas importantes que debe tener en cuenta a la hora de determinar los resultados del proyecto:
- Asegurarse de que los resultados sean realistas y alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto.
- Asociar cada entrega con una fecha límite o un plazo específico: hitos del proyecto que puede utilizar para realizar el seguimiento y comprobar si el proyecto se entregará a tiempo.
Defina las tareas específicas incluidas (dentro del alcance) y excluidas (fuera del alcance) del proyecto en esta fase.
📌Ejemplo:
Estos son algunos de los resultados que necesitaría su edificio de oficinas renovado y energéticamente eficiente:
- Aprobación de permisos: Obtención de los permisos y aprobaciones necesarios de las autoridades locales (un mes).
- Mejora de la eficiencia energética: iluminación, construcción sostenible, paneles solares, etc. (tres meses).
- Interiores renovados: decoración moderna, habitaciones mejoradas y cambios en el diseño (dos meses).
- Certificado de finalización: Obtención del certificado de finalización del inspector de obras (una semana).
El trabajo fuera del alcance puede incluir el amueblamiento del espacio de la oficina, el paisajismo y otros aspectos similares que, aunque están relacionados con la renovación de la oficina, no forman parte de su proyecto.
Aunque se trata de una lista básica, le sugerimos que profundice en su lista de control de gestión de proyectos. Puede utilizar una herramienta como ClickUp Checklists para crear listas jerárquicas, lo que garantiza que no se pase por alto ningún detalle y que ninguna tarea se quede sin realizar.
Lo mejor de las listas de control de tareas es que son más que una simple lista. Usted puede:
- Asigne un elemento concreto de la lista a alguien.
- Utilice los comentarios para añadir más contexto sobre el elemento.
- Anida los elementos de la lista para una mejor categorización.
Y lo mejor de todo: guarde las listas de control como plantillas para reutilizarlas en futuros proyectos.
💡 Consejo profesional: ¿Por qué limitarse a las listas de control para sus entregables? También puede crear una plantilla de lista de control que su equipo pueda duplicar y utilizar para cada declaración del alcance del proyecto, lo que agiliza y estandariza el proceso y la estructura del alcance del proyecto.
4. Identifique las limitaciones del proyecto
Ya sabe cuáles son sus entregables. Es hora de averiguar qué le impide conseguirlos. Puede tratarse de una restricción de tiempo (la presión de terminar un proyecto en un plazo limitado sin que ello afecte a la calidad del trabajo), una restricción presupuestaria (dar al cliente lo que necesita, pero dentro del presupuesto asignado) o incluso una restricción de recursos (encontrar el equipo adecuado para el trabajo).
Al identificar estos problemas en una fase temprana del proyecto, podrá desarrollar estrategias para mitigar su impacto durante el ciclo de vida del proyecto y garantizar que se complete con éxito.
📌Ejemplo:
Es posible que se encuentre con algunas limitaciones al iniciar su proyecto de renovación de la oficina.
- La necesidad de completar la renovación fuera del horario laboral para minimizar las molestias a los inquilinos.
- Disponibilidad limitada de trabajadores de la construcción cualificados en la zona.
- Resistencia de los inquilinos a la reubicación temporal durante las renovaciones.
- Cumplimiento de las normas y regulaciones de construcción ecológica.
5. Redacte su declaración del alcance del proyecto.
Ahora que ha establecido las metas, los recursos y los posibles retos de su proyecto, es el momento de consolidar sus conclusiones en una declaración formal del alcance del proyecto. Este documento servirá como hoja de ruta para su proyecto, en la que se describirán los parámetros del mismo: entregables, cronogramas y mucho más.
El documento del alcance del proyecto incluirá secciones separadas para objetivos, entregables (con cronogramas), exclusiones, suposiciones y restricciones. A continuación, le ofrecemos algunos consejos para redactar su declaración del alcance:
- Utilice un lenguaje claro y conciso para evitar ambigüedades.
- Defina claramente cualquier término técnico o acrónimo que pueda resultar desconocido para las partes interesadas.
- Divida el alcance en componentes más pequeños y manejables.
Por último, usa el borrador de la declaración del alcance con las partes interesadas pertinentes y recaba sus comentarios.
Esto es lo que un cliente dijo sobre cómo ClickUp mejora la planificación de proyectos:
ClickUp se puede adaptar a casi cualquier necesidad de gestión de proyectos . Es lo suficientemente técnico como para gestionar grandes proyectos interdepartamentales anuales, pero también se puede personalizar para funcionar como una simple lista de control diaria.
ClickUp se puede adaptar a casi cualquier necesidad de gestión de proyectos . Es lo suficientemente técnico como para gestionar grandes proyectos interdepartamentales anuales, pero también se puede personalizar para funcionar como una simple lista de control diaria.
Si es la primera vez que crea una declaración del alcance o desea mejorarla, la plantilla del plan de gestión del alcance de ClickUp puede resultarle útil.
Esta plantilla de alcance del proyecto proporciona un enfoque estructurado para crear y gestionar su declaración de alcance e incluye secciones para:
- Metas del proyecto: defina las metas del proyecto para que todos se centren en los resultados deseados.
- Descripción del problema: Identifique el problema principal que abordará el proyecto para justificar su necesidad.
- Tareas incluidas/excluidas del alcance: aclare qué tareas se incluyen o se excluyen para evitar desviaciones del alcance.
- Entregables: Prepare una lista de los resultados tangibles que se esperan en cada fase del proyecto.
- Aprobación: ajuste los criterios para obtener la aprobación de las partes interesadas y garantizar la validación formal.
Esta plantilla de alcance del proyecto organiza toda la información relacionada con el alcance en un solo lugar, lo que ayuda a los gestores a gestionar los cambios de forma eficiente y garantiza que los proyectos se mantengan dentro del plazo y del presupuesto previstos.
Además, las funciones de colaboración de ClickUp (comentarios, etiquetas y edición en tiempo real) facilitan el trabajo conjunto de su equipo en el documento.
📌Ejemplo:
Así es como quedaría la declaración final del alcance del proyecto: Título del proyecto: Proyecto de modernización del edificio de oficinas.
Objetivos del proyecto:
- Mejorar la eficiencia energética del edificio.
- Mejorar la funcionalidad del edificio para satisfacer las necesidades de los inquilinos modernos.
Entregables:
- Espacios de oficina renovados con acabados y diseños actualizados.
- Iluminación mejorada y energéticamente eficiente.
- Sistema de seguridad mejorado
- Áreas comunes renovadas (por ejemplo, vestíbulo, baños).
Inclusiones del alcance:
- Reparaciones estructurales
- Mejoras en materia de sostenibilidad
- Diseño interior y acabados
Exclusiones del alcance:
- Adquisición de mobiliario y equipamiento
- Actividades de marketing y arrendamiento
Supuestos:
- Los permisos y aprobaciones necesarios se obtendrán sin demora.
- La integridad estructural del edificio es sólida.
- Se dispone de la financiación adecuada para completar el proyecto.
Restricciones:
- Plazo ajustado de seis meses.
- Falta de mano de obra cualificada
Criterios de aceptación:
- El edificio supera la inspección y cumple con las normas de eficiencia energética.
- El proyecto está completado dentro del presupuesto y el cronograma especificados.
📌Aquí hay otro ejemplo de organización de un evento: una conferencia anual.
Título del proyecto: Conferencia anual del sector
Objetivos del proyecto:
- Organice un evento que promueva la marca y su declaración de misión.
- Cree oportunidades para que los asistentes establezcan conexiones y establezcan contactos entre ellos.
Entregables:
- Lugar de la conferencia
- Agenda de la conferencia
- LineUp de ponentes
- Sistema de registro y venta de entradas
- Gestión de eventos in situ
- Informe de evaluación posterior a la conferencia.
Inclusiones del alcance:
- Selección y reserva del lugar
- Contratación y gestión de ponentes
- Solicitud y gestión de patrocinios
- Planificación y coordinación de eventos
- Logística in situ (por ejemplo, inscripción, comida y bebida, equipo audiovisual).
Exclusiones del alcance:
- Actividades continuas de marketing y promoción tras la conferencia.
- Eventos de networking posteriores a la conferencia
- Publicación de las actas de la conferencia.
Supuestos:
- Se dispone de financiación adecuada para cubrir todos los costes.
- Se obtendrán los permisos y aprobaciones necesarios.
- Se dispondrá de personal suficiente para gestionar la conferencia.
Restricciones:
- Presupuesto limitado
- Plazo ajustado
- Disponibilidad del lugar
Criterios de aceptación:
- Comentarios positivos de los asistentes sobre la experiencia de la conferencia.
- El evento está completado dentro del presupuesto y el cronograma especificados.
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6. Implemente un proceso de control de cambios.
Por último, debe crear un marco para revisar, aprobar o rechazar los cambios propuestos, de modo que se ajusten a los objetivos del proyecto y no comprometan su alcance, calendario o presupuesto.
Puede hacerlo creando un sistema de control de cambios. Así es como funciona:
- En primer lugar, cree un comité (tres es un buen número) que revise todas las solicitudes de cambio.
- A continuación, establezca un proceso mediante el cual otros miembros del equipo puedan solicitar una modificación del alcance de su proyecto.
- Por último, analice si el cambio propuesto encajaría en el alcance actual de su proyecto.
Utilice un formulario, como ClickUp Forms, para automatizar este proceso. Los miembros del equipo pueden proponer el cambio y justificarlo. A continuación, el comité puede revisarlo y compartir su decisión y sus motivos, agilizando así todo el proceso.
Al implementar un proceso de control de cambios, puede gestionar eficazmente los cambios en su proyecto, minimizar los riesgos y evitar costes innecesarios.
Mantenga su proyecto por el buen camino con una declaración del alcance (y ClickUp).
Definir el alcance del trabajo es el primer paso para configurar su proyecto con el fin de garantizar su entrega satisfactoria y puntual. Esto convierte a la declaración del alcance en la mejor aliada de los gestores de proyectos, ya que les proporciona una hoja de ruta clara que les indica lo que hay que hacer, los riesgos que deben evitarse y cómo hacerlo.
Al mismo tiempo, el alcance de tu proyecto se plasma en un documento, mientras que el proyecto real se sigue en tu herramienta de gestión de tareas. Para un flujo de trabajo más fluido (y holístico), puedes considerar el uso de una solución todo en uno como ClickUp.
Con ClickUp, puede redactar la declaración del alcance del proyecto, convertir los entregables en tareas viables e incluso realizar el seguimiento del tiempo. Se trata de una solución integral para gestionar todo, desde las declaraciones del alcance del proyecto hasta las tareas y los esfuerzos de mitigación de riesgos.
Regístrese en ClickUp de forma gratuita y compruebe cómo simplifica la gestión de proyectos y la ejecución del alcance del proyecto.