¿Alguna vez ha empezado un proyecto y ha visto cómo se desviaba de su curso? Eso es el desvío del alcance, un escollo habitual en la mayoría de los proyectos, desde el desarrollo de software y el marketing hasta la construcción, la maquinaria pesada e incluso las iniciativas del sector público.
McKinsey descubrió que sólo uno de cada 200 proyectos de TI cumplía los tres criterios de intento correcto del proyecto (presupuesto, calendario y beneficios).
Pero hay una solución. Un plan de gestión de proyectos bien elaborado puede mantener su proyecto en el buen camino y ahorrar dinero.
¿Quiere evitar las costosas consecuencias de los retrasos en los proyectos y ampliación del alcance ? Esta práctica lista de control describe los pasos necesarios para crear la declaración de alcance del proyecto perfecta para cualquier sector.
Comprender el alcance de un proyecto
La declaración del alcance de un proyecto es un documento formal que describe los límites de un proyecto y define lo que está incluido y lo que no. Garantiza que el equipo del proyecto comprende sus metas, entregables y limitaciones.
Una declaración del alcance del proyecto suele contener cuatro elementos clave:
- Objetivos del proyecto: Metas y resultados específicos que el proyecto pretende alcanzar
- **Resultados tangibles que se obtendrán
- **Inclusiones (y exclusiones): tareas, actividades o componentes específicos del proyecto que se incluyen (o no) en el mismo
- **Restricciones: limitaciones o restricciones que pueden afectar al proyecto
La elaboración de una declaración del alcance del proyecto bien definida puede ayudar a evitar que el proyecto se desborde y a mantener el rumbo del proyecto. Una declaración del alcance del proyecto sirve para estos fines:
- Reduce los riesgos: Al definir claramente los límites del proyecto, ayuda a mitigar los riesgos asociados con la ampliación del alcance, los sobrecostes y los retrasos en los plazos
- Aumenta la eficacia: Al saber desde el principio lo que es crucial, se pueden asignar recursos y gestionar mejor el presupuesto
- Mantiene satisfechas a las partes interesadas: Como todo el mundo está de acuerdo de antemano con los resultados del proyecto, se pueden minimizar los conflictos y la ampliación del alcance en el futuro
- **Sirve como punto de referencia: cuando surgen dudas o cambian los miembros del equipo, la declaración del alcance del proyecto puede ser una fuente fiable de la verdad
En resumen, una declaración del alcance del proyecto aporta claridad, dirección y control, lo que permite completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Cómo redactar una declaración sobre el alcance de un proyecto (con ejemplos)
Ahora que hemos visto qué es una declaración de alcance del proyecto y por qué necesita una, vamos a ver cómo puede crear una para una dirección más precisa del proyecto y una mejor alineación del equipo. También examinaremos cómo las herramientas de gestión de proyectos como ClickUp puede dar compatibilidad al proceso, ayudando a los equipos a organizar tareas, realizar un seguimiento del progreso y colaborar de forma eficaz.
He aquí un rápido resumen de los pasos clave:
Lista de control para crear una declaración del alcance del proyecto
- Determinar el objetivo del proyecto
- Elabore un plan de recursos
- Lista de entregables
- Identifique las limitaciones del proyecto
- Redacte la declaración del alcance del proyecto
- Implantar un proceso de control de cambios
Analicemos esto en detalle.
**Lea también lista de control de 9 puntos de la gestión de proyectos para directivos
1. Averigüe sus "qués" y "porqués
Comprender el propósito de su proyecto es fundamental para crear una declaración de alcance clara y convincente (y el intento correcto). Esto implica identificar los objetivos del proyecto, las necesidades de la empresa y los resultados deseados.
He aquí algunas preguntas que puede hacerse durante esta fase:
- ¿Qué problema resuelve el proyecto?
- ¿Cuáles son los resultados o beneficios deseados?
- ¿Cómo se alinea este proyecto con las metas generales de la organización?
Este paso es su estrella polar, que orienta sus elecciones y decisiones a medida que va dando figura al plan del proyecto. Durante esta fase, reúna a todo el equipo del proyecto (o, al menos, a las principales partes interesadas). Los distintos miembros del equipo no sólo aportarán diversas perspectivas al debate, sino que, además, al implicar a alguien desde el principio, se sentirá más involucrado en el resultado del proyecto.
Utilice una herramienta de pizarra virtual para que el debate sea más interactivo (sobre todo si se trata de un equipo remoto o híbrido). Por ejemplo Plantilla de pizarra de alcance del proyecto de ClickUp puede ayudarle a intercambiar ideas en equipo y crear un borrador del alcance de su proyecto.
Haga una lluvia de ideas sobre el alcance de su proyecto con la plantilla de pizarra ClickUp para el alcance del proyecto
Esta plantilla es una herramienta visual y colaborativa diseñada para organizar y gestionar todos los aspectos del alcance de su proyecto. Proporciona un espacio centralizado para el seguimiento de las actividades, recursos, entregables y cronogramas del proyecto, garantizando que nada se pase por alto. Incluye recuadros separados para cada uno de los pasos del plan de alcance del proyecto:
- Información: Reúna todos los datos y hechos relevantes que darán figura al proyecto. Esto garantiza que todo el mundo, incluido el gestor del proyecto, tenga acceso a la misma información básica
- Justificación: Explicar los fundamentos de cada decisión tomada a lo largo del proyecto. Esto ayuda a alinear a los miembros del equipo con el propósito y la dirección del proyecto
- Alcance: Definir el alcance del proyecto: qué se incluye y qué se excluye del proyecto. Esto garantiza la claridad de los límites y evita malentendidos
- Objetivos: Establecer los resultados y metas deseados del proyecto. Esto ayuda a guiar el progreso del proyecto y a medir su intento correcto
- Objetivos: Especificar los productos o resultados tangibles que producirá el proyecto. Sirven de referencia para el seguimiento del progreso y la finalización
- **ExclusionesDescriba lo que no forma parte del proyecto para evitar que el proyecto se desborde. En esta sección se ajustan las expectativas sobre lo que no se abordará o entregará
- Supuestos: Identifique los supuestos subyacentes y los posibles sesgos que afectan al proyecto. Reconocerlos ayuda a anticipar riesgos y planificar contingencias
Esto establece una base sólida para el resto de la proceso de planificación del proyecto el proceso de planificación del proyecto le ayudará a asignar recursos o a esbozar el plan del proyecto con mayor claridad.
📌Ejemplo:
Supongamos que eres una empresa de construcción que necesita renovar un edificio de oficinas. Estos serían sus "porqués" (objetivos):
**_Mejorar la eficiencia energética, la funcionalidad y la estética del edificio para satisfacer las necesidades cambiantes de los inquilinos y reducir los costes de explotación
2. Hacer un plan de recursos
Una vez definidos los objetivos del proyecto, es hora de evaluar los recursos necesarios para alcanzarlos. Su requisitos del proyecto pueden incluir la identificación de las personas, el equipo, los materiales y el presupuesto necesarios.
Involucre a las partes interesadas clave en la elaboración de este plan para asegurarse de que todo el mundo es escuchado, sobre todo si trabaja con equipos interfuncionales. Otra buena práctica es planificar los imprevistos. Puede tratarse de algo tan sencillo como tener en cuenta las vacaciones de un empleado durante el periodo del proyecto, o de algo más grave, como retrasos en la aprobación gubernamental o en la logística de los materiales.
Además, si planifica los costes y recursos del proyecto por adelantado, tendrá una idea más clara de sus requisitos, lo que le ayudará a mantenerlo dentro del presupuesto.
Lea también: 20 roles clave del proyecto y su impacto en el intento correcto del proyecto 📌Ejemplo:
Para el ejemplo de renovación de un edificio de oficinas para que sea energéticamente eficiente, esto es lo que incluiría su plan de asignación de recursos:
- Recursos humanos: Arquitectos, fontaneros, electricistas, obreros de la construcción, jefes de obra, etc
- Equipos y materiales: Equipos de construcción, materiales de construcción, suministros eléctricos, etc
- Presupuesto: Coste de la construcción, honorarios de arquitectos e ingenieros, coste de los materiales, costes de mano de obra y fondo de emergencia
- Cronogramas: Hitos clave, planes de turnos, etc
3. Lista de entregables
Son los resultados concretos que se entregarán a los patrocinadores y clientes del proyecto al final del mismo. También son el punto de referencia para medir el intento correcto del proyecto y si va por buen camino. A la hora de determinar los resultados del proyecto, hay que tener en cuenta dos cosas importantes:
- Asegurarse de que los entregables son realistas y alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto
- Asociar cada entregable a un plazo o marco temporal específico: hitos del proyecto que puede utilizar para controlar si el proyecto se entregará a tiempo
Definir las tareas específicas incluidas (dentro del alcance) y excluidas (fuera del alcance) del proyecto en esta fase.
📌Ejemplo:
Estos son algunos entregables que necesitaría su edificio de oficinas renovado y energéticamente eficiente:
- Aprobación de permisos: Obtener los permisos y aprobaciones necesarios de las autoridades locales (un mes)
- Mejora de la eficiencia energética: Iluminación, construcción sostenible, paneles solares, etc. (tres meses)
- Interiores actualizados: Decoración moderna, mejora de las habitaciones y cambios en el diseño (dos meses)
- Certificado de finalización: Obtener un certificado de finalización del inspector de obras (una semana)
Entre los trabajos fuera del alcance del proyecto se incluyen el amueblamiento del espacio de oficinas, la jardinería, etc. Aunque están relacionados con la renovación de las oficinas, no forman parte del proyecto.
Aunque se trata de una lista básica, te sugerimos que profundices en la lista de control de gestión de proyectos. Puede utilizar una herramienta como Listas de control de ClickUp para crear listas jerárquicas que garanticen que no queda piedra sin remover y que ninguna tarea se queda en el tintero.
Documente sus entregables con las listas de control de ClickUp
Lo mejor de listas de control de tareas es que son más que una simple lista. Puede:
- Asignar un elemento concreto de la lista a alguien
- Usar comentarios para añadir más contexto sobre el elemento
- Anidar elementos de la lista para clasificarlos mejor
Y lo mejor de todo, guardar listas de control como plantillas para reutilizarlas en futuros proyectos.
💡 Consejo profesional: ¿Por qué limitarse a las listas de control para sus entregables? También puede crear una plantilla de lista de control que su equipo puede duplicar y utilizar para cada declaración de alcance del proyecto, simplificando y estandarizando el proceso alcance del proyecto proceso y estructura.
4. Identificar las limitaciones del proyecto
Ya sabe cuáles son sus entregables. Es hora de averiguar qué te bloquea para conseguirlos. Puede tratarse de una limitación temporal (presión para terminar un proyecto en un plazo limitado sin que afecte a la calidad del trabajo), una limitación presupuestaria (dar al cliente lo que necesita pero dentro del presupuesto asignado) o incluso una limitación de recursos (encontrar el equipo adecuado para el trabajo).
Identificar estos problemas en una fase temprana del proyecto permite desarrollar estrategias para mitigar su impacto durante el ciclo de vida del proyecto y garantizar que se complete con éxito.
📌Ejemplo:
Es posible que se encuentre con algunas limitaciones al iniciar el proyecto de renovación de su oficina.
- Necesidad de completar la renovación en horas no laborables para minimizar las molestias a los inquilinos
- Disponibilidad limitada de obreros cualificados en la zona
- Resistencia de los inquilinos al traslado temporal durante las reformas
- Cumplimiento de las normas y reglamentos de construcción ecológica
5. Redacte la declaración de alcance de su proyecto
Una vez definidas las metas, los recursos y los posibles retos del proyecto, es hora de consolidar los resultados en una declaración formal del alcance del proyecto. Este documento le servirá de hoja de ruta para su proyecto, esbozando los parámetros del mismo: resultados, cronogramas y demás.
El documento de alcance del proyecto incluirá secciones separadas para objetivos, entregables (con cronogramas), exclusiones, exclusiones de supuestos y limitaciones. He aquí algunos consejos para redactar su declaración de alcance:
- Utilice un lenguaje claro y conciso para evitar ambigüedades
- Defina claramente los términos técnicos o acrónimos que puedan resultar desconocidos para las partes interesadas
- Divida el alcance en componentes más pequeños y manejables
Por último, comparta el borrador del alcance con las partes interesadas y recabe sus comentarios.
Este es el comentario de un cliente sobre cómo ClickUp mejora la planificación de proyectos:
ClickUp puede adaptarse a casi cualquier necesidad de gestión de proyectos _. Es lo suficientemente técnico como para gestionar grandes proyectos interdepartamentales anuales, pero personalizable para funcionar como una simple lista de control diaria
Kaylee Hatch, Directora de Marca, Inicio Care Pulso
Si es la primera vez que crea una declaración de alcance o desea mejorarla, la herramienta Plantilla del plan de gestión del alcance de ClickUp puede ser útil.
Sólo tiene que rellenar la plantilla del plan de gestión de proyectos de ClickUp para obtener un alcance del proyecto ordenado y estandarizado
Este plantilla de alcance del proyecto proporciona un enfoque estructurado para crear y gestionar su declaración de alcance e incluye secciones para:
- Metas del proyecto: Definir los objetivos del proyecto para que todos se centren en los resultados deseados
- Enunciado del problema: Identificar el problema principal que abordará el proyecto para justificar su necesidad
- Tareas incluidas/excluidas: Aclarar qué tareas están incluidas o excluidas para evitar la ampliación del alcance del proyecto
- Resultados: Lista de los resultados tangibles previstos en cada fase del proyecto
- Aprobación: Establezca los criterios para obtener la aprobación de las partes interesadas a fin de garantizar la validación formal
Esta plantilla de alcance del proyecto organiza toda la información relacionada con el alcance en un solo lugar, lo que ayuda a los gestores a gestionar los cambios con eficacia y garantiza que los proyectos se mantengan dentro del plazo y el presupuesto previstos.
Más, Funciones de colaboración de ClickUp -comentarios, etiquetas y edición en tiempo real- facilitan que su equipo trabaje conjuntamente en el documento.
Comuníquese en equipo de forma asíncrona y en contexto con las funciones de colaboración de ClickUp
📌Ejemplo:
Así es como quedaría la declaración final del alcance del proyecto:
Título del proyecto: Proyecto de modernización del edificio de oficinas
**Objetivos del proyecto
- Mejorar la eficiencia energética del edificio
- Mejorar la función del edificio para satisfacer las necesidades de los inquilinos modernos
Objetivos:
- Espacios de oficinas renovados con acabados y diseños actualizados
- Mejora de la eficiencia energética de la iluminación
- Sistema de seguridad mejorado
- Zonas comunes actualizadas (vestíbulo, aseos, etc.)
**Incluye
- Reparaciones estructurales
- Mejoras de sostenibilidad
- Diseño interior y acabados
**Exclusiones del ámbito de aplicación
- Adquisición de mobiliario y equipos
- Actividades de marketing y leasing
**Supuestos
- Los permisos y autorizaciones necesarios se obtendrán con prontitud
- La integridad estructural del edificio es sólida
- Se dispone de fondos suficientes para completar el proyecto
**Restricciones
- Plazo ajustado de seis meses
- Falta de mano de obra cualificada
Criterios de aceptación:
- El edificio pasa la inspección y cumple las normas de eficiencia energética
- El proyecto se completa dentro del presupuesto y cronograma especificados
📌He aquí otro ejemplo de organización de un evento: una conferencia anual.
Título del proyecto: Conferencia anual del sector
Objetivos del proyecto:
- Organizar un evento que promueva la marca y su declaración de objetivos
- Crear oportunidades para que los asistentes se conecten y se relacionen entre sí
Objetivos:
- Lugar de la conferencia
- Agenda de la conferencia
- Programa de ponentes
- Sistema de inscripción y venta de entradas
- Gestión del evento in situ
- Informe de evaluación posterior a la conferencia
**Incluye
- Selección y reserva del lugar de celebración
- Contratación y gestión de ponentes
- Solicitud y gestión de patrocinios
- Planificación y coordinación del evento
- Logística in situ (por ejemplo, registro, comida y bebida, equipos audiovisuales)
**Exclusiones del ámbito de aplicación
- Actividades de marketing y promoción posteriores a la conferencia
- Eventos de creación de redes posteriores a la conferencia
- Publicación de las actas de la conferencia
**Supuestos
- Se dispone de financiación suficiente para cubrir todos los costes
- Se obtendrán los permisos y aprobaciones necesarios
- Se dispondrá de personal suficiente para gestionar la conferencia
**Restricciones
- Presupuesto limitado
- Plazos ajustados
- Disponibilidad del lugar
Criterios de aceptación:
- Opinión positiva de los asistentes sobre la experiencia de la conferencia
- El evento se completa dentro del presupuesto y cronograma especificados
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6. Implantar un proceso de control de cambios
Por último, debe crear un marco para revisar, aprobar o rechazar los cambios propuestos, de modo que se ajusten a los objetivos del proyecto y no comprometan su alcance, calendario o presupuesto.
Para ello, puede crear un sistema de control de cambios. A continuación le explicamos cómo funciona:
- En primer lugar, cree un comité (tres es un buen número) que revise todas las solicitudes de cambio
- A continuación, establece un proceso mediante el cual otros miembros del equipo puedan solicitar una modificación del alcance del proyecto
- Por último, analiza si el cambio propuesto encaja en el alcance existente del proyecto
Utilice un formulario como el siguiente Formularios ClickUp -para automatizar este proceso. Los miembros del equipo pueden proponer el cambio y justificarlo. A continuación, el comité puede revisarlo y compartir su decisión y razones, agilizando todo el proceso.
Estandarice su proceso de control de cambios con los Formularios ClickUp
Al implantar un proceso de control de cambios, puede gestionar eficazmente los cambios en su proyecto, minimizar los riesgos y evitar costes innecesarios.
Mantenga el proyecto en marcha con una declaración de alcance (y ClickUp)
Definir el alcance del trabajo es el primer paso en el ajuste de un proyecto para que se entregue a tiempo y con éxito. Por ello, la declaración del alcance es el mejor amigo de los gestores de proyectos, ya que les proporciona una hoja de ruta clara que indica lo que hay que hacer, los riesgos que hay que evitar y cómo hacerlo.
Al mismo tiempo, el alcance del proyecto se mantiene en un documento, mientras que el proyecto real es objeto de seguimiento en la herramienta de gestión de tareas. Para un flujo de trabajo más fluido (y holístico), puede considerar el uso de una solución todo en uno como ClickUp.
Con ClickUp, puede redactar la declaración del alcance de su proyecto, convertir los entregables en tareas procesables e incluso realizar un seguimiento del tiempo. Se trata de una solución integral para gestionar todo tipo de tareas, desde la declaración del alcance del proyecto hasta los esfuerzos por mitigar los riesgos. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp y vea cómo simplifica la gestión de proyectos y su ejecución.