¿Alguna vez ha iniciado un proyecto solo para ver cómo se desvía totalmente de su rumbo? La desviación del alcance podría ser la culpable, y es un escollo habitual en la mayoría de los proyectos, desde el desarrollo de software y el marketing hasta la construcción, la maquinaria pesada e incluso las iniciativas del sector público.
Pero hay una solución. Un plan de gestión del alcance bien elaborado puede mantener tu proyecto por el buen camino y ahorrarte dinero.
Esta práctica lista de control describe los pasos para crear la declaración del alcance del proyecto perfecta para cualquier sector.
Comprender la declaración del alcance del proyecto
Una declaración del alcance del proyecto es un documento formal que describe los límites del proyecto y define lo que se incluye y lo que no. Garantiza que el equipo del proyecto comprenda sus metas, entregables y restricciones.
Una declaración del alcance del proyecto suele contener cuatro elementos clave:
- Objetivos del proyecto: Metas y resultados específicos que el proyecto pretende alcanzar
- Entregables: Resultados «tangibles» que se producirán
- Inclusiones (y exclusiones) del alcance: Tareas, actividades o componentes específicos del proyecto que están (y no están) incluidos en el proyecto
- Restricciones: Limitaciones o restricciones que pueden afectar al proyecto
Crear una declaración del alcance del proyecto bien definida puede ayudar a evitar desviaciones del alcance y a mantener el proyecto por el buen camino. Una declaración del alcance del proyecto tiene las siguientes funciones:
- Reduce los riesgos: al definir claramente los límites del proyecto, ayuda a mitigar los riesgos asociados a la desviación del alcance, los sobrecostes y los retrasos en el calendario.
- Mejora la eficiencia: al saber qué es lo esencial desde el principio, puedes asignar los recursos y gestionar tu presupuesto de forma más eficaz
- Mantiene satisfechas a las partes interesadas: dado que todos están de acuerdo desde el principio con los resultados del proyecto, puedes minimizar los conflictos y las desviaciones del alcance a lo largo del proceso.
- Sirve como punto de referencia: cuando surgen incertidumbres o cambian los miembros del equipo, la declaración del alcance del proyecto puede ser una fuente fiable de información.
En resumen, una declaración del alcance del proyecto aporta claridad, orientación y control, lo que permite completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Cómo redactar una declaración del alcance del proyecto (con ejemplos)
Ahora que ya hemos visto qué es una declaración del alcance del proyecto y por qué la necesitas, veamos cómo puedes crear una para lograr una dirección más precisa del proyecto y una mejor coordinación del equipo. También analizaremos cómo las herramientas de gestión de proyectos, como ClickUp, pueden facilitar el proceso, ayudando a los equipos a organizar tareas, realizar el seguimiento del progreso y colaborar de manera eficiente.
A continuación, te ofrecemos un breve resumen de los pasos clave:
Lista de control resumida para crear una declaración del alcance del proyecto
- Determina el objetivo del proyecto
- Elabora un plan de recursos
- Lista de los entregables
- Identifica las limitaciones del proyecto
- Redacta la declaración del alcance de tu proyecto
- Implemente un proceso de control de cambios
Ahora, veamos esto en detalle.
1. Aclara tus «qué» y «por qué»
Comprender el propósito de su proyecto es fundamental para crear una declaración de alcance clara y convincente (y para el éxito del proyecto). Esto implica identificar los objetivos del proyecto, las necesidades de la empresa y los resultados deseados.
Estas son algunas preguntas que puedes plantearte durante esta fase:
- ¿Qué problema resuelve el proyecto?
- ¿Cuáles son los resultados o beneficios deseados?
- ¿Cómo se alinea este proyecto con las metas generales de la organización?
Este paso es tu estrella polar, que orienta tus elecciones y decisiones a medida que das forma al plan del proyecto. Involucra a todo el equipo del proyecto (o al menos a las partes interesadas clave) durante esta fase. Los diferentes miembros del equipo no solo aportarán perspectivas diversas al debate, sino que, al involucrarlos desde el principio, también se sentirán más comprometidos con el resultado del proyecto.
Utiliza una herramienta de pizarra virtual para que el debate sea más interactivo (especialmente si se trata de un equipo remoto o híbrido). Por ejemplo, la plantilla de pizarra de alcance del proyecto de ClickUp puede ayudarte a hacer una lluvia de ideas en equipo y a crear un borrador del alcance de tu proyecto.
La plantilla es una herramienta visual y colaborativa diseñada para organizar y gestionar todos los aspectos del alcance de su proyecto. Ofrece un espacio centralizado para realizar el seguimiento de las actividades, los recursos, los entregables y los cronogramas del proyecto, garantizando que no se pase nada por alto. Incluye casillas separadas para cada uno de los pasos de su plan de alcance del proyecto:
- Información: Recopila todos los datos y hechos relevantes que darán forma al proyecto. Esto garantiza que todos, incluido el director del proyecto, tengan acceso a la misma información básica.
- Justificación: Explica los motivos que sustentan cada decisión tomada a lo largo del proyecto. Esto ayuda a alinear a los miembros del equipo con el propósito y la dirección del proyecto.
- Alcance: Define el alcance del proyecto: qué se incluye y qué se excluye del mismo. Esto garantiza la claridad de los límites y evita malentendidos.
- Objetivos: Establezca los resultados y metas deseados del proyecto. Esto ayuda a orientar el progreso del proyecto y a medir su éxito.
- Entregables: Especifique los resultados tangibles que producirá el proyecto. Estos sirven como puntos de referencia para el seguimiento del progreso y la finalización.
- Exclusiones: Describa lo que no forma parte del proyecto para evitar desviaciones del alcance. Esta sección establece las expectativas sobre lo que no se abordará ni se entregará.
- Supuestos: Identifique los supuestos subyacentes y los posibles sesgos que puedan afectar al proyecto. Reconocerlos ayuda a anticipar riesgos y a planear contingencias.
Esto sienta una base sólida para el resto del proceso de planificación del proyecto, lo que te aporta mayor claridad a la hora de asignar recursos o esbozar el plan del proyecto.
📌Ejemplo:
Supongamos que eres una empresa constructora que necesita renovar un edificio de oficinas. Estos serían tus «porqués» (objetivos):
Mejorar la eficiencia energética, la funcionalidad y la estética del edificio para satisfacer las necesidades cambiantes de los inquilinos y reducir los costes operativos.
2. Elabora un plan de recursos
Una vez que hayas definido los objetivos de tu proyecto, es el momento de evaluar los recursos necesarios para alcanzarlos. Los requisitos de tu proyecto pueden incluir la identificación del personal, el equipo, los materiales y el presupuesto necesarios.
Involucre a las partes interesadas clave al elaborar este plan para garantizar que se escuche a todo el mundo, especialmente si trabaja con equipos multifuncionales. Otra buena práctica es planificar para imprevistos. Esto podría ser tan sencillo como tener en cuenta que un empleado esté de vacaciones durante el periodo del proyecto o algo más grave, como retrasos en la aprobación gubernamental o en la logística de los materiales.
Además, al planear los costes y los recursos del proyecto desde el principio, comprenderás mejor sus requisitos, lo que te ayudará a mantenerlo dentro del presupuesto.
📌Ejemplo:
Tomando como ejemplo la renovación de un edificio de oficinas para que sea energéticamente eficiente, esto es lo que incluiría su plan de asignación de recursos:
- Recursos humanos: arquitectos, fontaneros, electricistas, obreros de la construcción, jefes de obra, etc.
- Equipos y materiales: Maquinaria de construcción, materiales de construcción, suministros eléctricos, etc.
- Presupuesto: Costes de construcción, honorarios de arquitectos e ingenieros, costes de materiales, costes de mano de obra y fondo de emergencia
- Cronogramas: hitos clave, planes de turnos y mucho más
3. Haz una lista de los entregables
Estos son los resultados concretos que se entregarán a los patrocinadores y clientes del proyecto al final del mismo. También son tu punto de referencia para medir el éxito del proyecto y si va por buen camino. Dos aspectos importantes que debes tener en cuenta a la hora de determinar los entregables de tu proyecto son:
- Asegurarse de que los entregables sean realistas y alcanzables dentro de las limitaciones del proyecto
- Asociar cada entrega a una fecha límite o plazo específico: hitos del proyecto que puedes utilizar para realizar el seguimiento del tiempo y comprobar si el proyecto se entregará a tiempo
Defina las tareas específicas incluidas (dentro del alcance) y excluidas (fuera del alcance) del proyecto en esta fase.
📌Ejemplo:
Estos son algunos de los resultados que necesitaría su edificio de oficinas renovado y energéticamente eficiente:
- Aprobación de permisos: Obtención de los permisos y autorizaciones necesarios de las autoridades locales (un mes)
- Mejora de la eficiencia energética: Iluminación, construcción sostenible, paneles solares, etc. (tres meses)
- Interiores renovados: decoración moderna, habitaciones renovadas y cambios en el diseño (dos meses)
- Certificado de finalización: Obtener un certificado de finalización del inspector de obras (una semana)
El trabajo fuera del alcance puede incluir el amueblamiento del espacio de oficinas, el paisajismo y similares; aunque están relacionados con la renovación de la oficina, no forman parte de tu proyecto.
Aunque se trata de una lista básica, te recomendamos que profundices en tu lista de control de gestión de proyectos. Puedes utilizar una herramienta como ClickUp Checklists para crear listas jerárquicas, asegurándote de que no se pase por alto ningún detalle y de que ninguna tarea se quede sin hacer.
Lo mejor de las listas de control de tareas es que son más que una simple lista. Puedes:
- Asigna un elemento concreto de la lista a alguien
- Utiliza los comentarios para añadir más contexto sobre el elemento
- Anida los elementos de la lista para una mejor categorización
Y lo mejor de todo: guarda las listas de control como plantillas para reutilizarlas en futuros proyectos.
💡 Consejo profesional: ¿Por qué limitarte a las listas de control para tus entregables? También puedes crear una plantilla de lista de control que tu equipo pueda duplicar y utilizar para cada declaración del alcance del proyecto, lo que agilizará y estandarizará el proceso y la estructura del alcance del proyecto.
4. Identificar las limitaciones del proyecto
Ya sabes cuáles son tus entregables. Es hora de averiguar qué te impide conseguirlos. Puede tratarse de una limitación de tiempo (la presión de terminar un proyecto en un plazo limitado sin que la calidad del trabajo se vea afectada), una limitación presupuestaria (dar al cliente lo que necesita, pero sin salirse del presupuesto asignado) o incluso una limitación de recursos (encontrar el equipo adecuado para el trabajo).
Al identificar estos problemas en una fase temprana del proyecto, puedes desarrollar estrategias para mitigar su impacto durante el ciclo de vida del proyecto y garantizar que se complete con éxito.
📌Ejemplo:
Es posible que te encuentres con algunas limitaciones al iniciar tu proyecto de renovación de la oficina.
- La necesidad de completar la reforma fuera del horario comercial para minimizar las molestias a los inquilinos
- Escasez de trabajadores cualificados en el sector de la construcción en la zona
- Resistencia de los inquilinos a la reubicación temporal durante las reformas
- Cumplimiento de las normas y regulaciones de construcción sostenible
5. Redacta la declaración del alcance del proyecto
Ahora que ha establecido las metas, los recursos y los posibles retos de su proyecto, es el momento de consolidar sus conclusiones en una declaración formal del alcance del proyecto. Este documento servirá como hoja de ruta para su proyecto, en la que se describirán los parámetros del mismo: entregables, cronogramas y mucho más.
El documento del alcance de tu proyecto incluirá secciones separadas para objetivos, entregables (con cronogramas), exclusiones, supuestos y restricciones. A continuación te ofrecemos algunos consejos para redactar tu declaración de alcance:
- Utilice un lenguaje claro y conciso para evitar ambigüedades
- Defina claramente cualquier término técnico o acrónimo que pueda resultar desconocido para las partes interesadas
- Divide el alcance en componentes más pequeños y manejables
Por último, usa el borrador de la declaración del alcance con las partes interesadas pertinentes y recaba sus comentarios.
Esto es lo que un cliente opinó sobre cómo ClickUp mejora la planificación de proyectos:
ClickUp se puede adaptar a casi cualquier necesidad de gestión de proyectos . Es lo suficientemente técnico como para gestionar grandes proyectos interdepartamentales de un año a otro, pero también personalizable para funcionar como una sencilla lista de control diaria.
ClickUp se puede adaptar a casi cualquier necesidad de gestión de proyectos . Es lo suficientemente técnico como para gestionar grandes proyectos interdepartamentales de un año a otro, pero también personalizable para funcionar como una sencilla lista de control diaria.
Si es la primera vez que elaboras una declaración de alcance o quieres mejorarla, la plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp puede resultarte útil.
Esta plantilla de alcance del proyecto ofrece un enfoque estructurado para crear y gestionar tu declaración de alcance e incluye secciones para:
- Metas del proyecto: Define las metas del proyecto para que todos se centren en los resultados deseados.
- Planteamiento del problema: Identifica el problema central que abordará el proyecto para justificar su necesidad
- Tareas incluidas/excluidas del alcance: Aclara qué tareas están incluidas o excluidas para evitar desviaciones del alcance
- Entregables: Lista de los resultados tangibles esperados en cada fase del proyecto
- Aprobación: Realice los ajustes necesarios para obtener la aprobación de las partes interesadas y garantizar así la validación formal.
Esta plantilla de alcance del proyecto organiza toda la información relacionada con el alcance en un solo lugar, lo que ayuda a los gestores a gestionar los cambios de manera eficiente y garantiza que los proyectos se mantengan dentro de los plazos y del presupuesto.
Además, las funciones de colaboración de ClickUp —comentarios, etiquetas y edición en tiempo real— facilitan que tu equipo trabaje conjuntamente en el documento.
📌Ejemplo:
Así es como quedaría la declaración final del alcance del proyecto:Título del proyecto: Proyecto de modernización del edificio de oficinas
Objetivos del proyecto:
- Mejorar la eficiencia energética del edificio
- Mejorar la funcionalidad del edificio para satisfacer las necesidades de los inquilinos actuales
Entregables:
- Espacios de oficina renovados con acabados y diseños actualizados
- Iluminación mejorada y energéticamente eficiente
- Sistema de seguridad mejorado
- Zonas comunes renovadas (p. ej., vestíbulo, aseos)
Incluidos en el alcance:
- Reparaciones estructurales
- Mejoras en materia de sostenibilidad
- Diseño de interiores y acabados
Exclusiones del alcance:
- Adquisición de mobiliario y equipamiento
- Actividades de marketing y arrendamiento
Supuestos:
- Los permisos y autorizaciones necesarios se obtendrán sin demora
- La integridad estructural del edificio es sólida
- Se dispone de la financiación adecuada para completar el proyecto
Restricciones:
- Plazo ajustado de seis meses
- Falta de mano de obra cualificada
Criterios de aceptación:
- El edificio supera la inspección y cumple con las normas de eficiencia energética
- El proyecto está completado dentro del presupuesto y el cronograma especificados.
📌Aquí tienes otro ejemplo de organización de un evento: una conferencia anual.
Título del proyecto: Conferencia anual del sector
Objetivos del proyecto:
- Organiza un evento que promueva la marca y tu declaración de misión
- Crea oportunidades para que los asistentes se conecten y establezcan contactos entre ellos
Entregables:
- Lugar de la conferencia
- Agenda de la conferencia
- LineUp de ponentes
- Sistema de registro y venta de entradas
- Gestión de eventos in situ
- Informe de evaluación posterior a la conferencia
Incluidos en el alcance:
- Selección y reserva del lugar
- Contratación y gestión de ponentes
- Solicitud y gestión de patrocinios
- Planificación y coordinación de eventos
- Logística in situ (por ejemplo, inscripción, comida y bebida, equipo audiovisual)
Exclusiones del alcance:
- Actividades continuadas de marketing y promoción tras la conferencia
- Eventos de networking posteriores a la conferencia
- Publicación de las actas de la conferencia
Supuestos:
- Se dispone de la financiación adecuada para cubrir todos los costes
- Se obtendrán los permisos y autorizaciones necesarios
- Se dispondrá de personal suficiente para gestionar la conferencia
Restricciones:
- Presupuesto limitado
- Plazo ajustado
- Disponibilidad del lugar
Criterios de aceptación:
- Comentarios positivos de los asistentes sobre la experiencia de la conferencia
- El evento se completa dentro del presupuesto y el cronograma especificados.
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6. Implementar un proceso de control de cambios
Por último, debe crear un marco para revisar, aprobar o rechazar los cambios propuestos, de modo que se ajusten a los objetivos del proyecto y no comprometan su alcance, calendario o presupuesto.
Puedes hacerlo creando un sistema de control de cambios. Así es como funciona:
- En primer lugar, crea un comité (tres es un buen número) que revise todas las solicitudes de cambio
- A continuación, establece un proceso mediante el cual los demás miembros del equipo puedan solicitar una modificación del alcance de tu proyecto.
- Por último, analiza si el cambio propuesto encajaría en el alcance actual de tu proyecto.
Utiliza un formulario, como ClickUp Forms, para automatizar este proceso. Los miembros del equipo pueden proponer el cambio y justificarlo. A continuación, el comité puede revisarlo y comunicar su decisión y los motivos, agilizando así todo el proceso.
Al implementar un proceso de control de cambios, podrá gestionar eficazmente los cambios en su proyecto, minimizar los riesgos y evitar costes innecesarios.
Mantén tu proyecto por el buen camino con una declaración del alcance (y ClickUp)
Definir el alcance del trabajo es el primer paso para preparar tu proyecto de cara a una ejecución satisfactoria y puntual. Esto convierte a la declaración de alcance en la mejor aliada de los gestores de proyectos, ya que les proporciona una hoja de ruta clara que indica qué hay que hacer, qué riesgos deben evitarse y cómo hacerlo.
Al mismo tiempo, el alcance de tu proyecto se plasma en un documento, mientras que el proyecto real se sigue en tu herramienta de gestión de proyectos. Para un flujo de trabajo más fluido (y holístico), puedes plantearte utilizar una solución todo en uno como ClickUp.
Con ClickUp, puedes redactar la declaración del alcance de tu proyecto, convertir los entregables en tareas ejecutables e incluso realizar el seguimiento del tiempo. Se trata de una solución integral para gestionar todo, desde las declaraciones del alcance del proyecto hasta las tareas y los esfuerzos de mitigación de riesgos.
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