¿Alguna vez has sentido que el flujo de trabajo de tu equipo podría ser más claro? ¿Se te pasan por alto tareas a pesar de las interminables listas de tareas pendientes y los controles?
Entonces es hora de probar un tablero Kanban en Jira.
Tanto si ya utilizas esta herramienta como si tienes planificado hacerlo, no te preocupes.
Esta entrada del blog te mostrará cómo crear un tablero Kanban en Jira y asegurarte de que lo utilizas en todo su potencial.
También te presentaremos una herramienta adicional para la organización de proyectos que es 100 % personalizable, escalable y fácil de usar.
Cómo crear un tablero Kanban en Jira
En su forma más simple, el tablero Kanban actúa como un centro de comandos digital para tus proyectos.
Las columnas representan las fases del trabajo (como Backlog, Pendiente y Terminada), y las tareas (o problemas) se mueven en tiempo real, lo que permite comprender claramente en qué punto se encuentra cada una.
¿Y Jira?
Se trata de un popular software de gestión de proyectos Kanban disponible en el mercado, que ha demostrado repetidamente su utilidad para visualizar de forma eficiente los procesos de los proyectos, equilibrar las prioridades y evitar cuellos de botella.
Los tableros Kanban son componentes de los proyectos de Jira. Por lo tanto, para crear un tablero, primero debes crear un proyecto.
Empecemos por ahí.
Paso 1: Inicia sesión en tu cuenta de Jira en tu navegador. Si aún no tienes una cuenta, regístrate y crea una. En tu página de Inicio, haz clic en «Proyectos» en la barra de menú superior y selecciona «Crear proyecto» en el menú desplegable.
Paso 2: De entre las numerosas «Plantillas de proyecto» que ves en tu pantalla, ve a «Desarrollo de software» y realiza la selección de «Kanban».
Paso 3: La siguiente ventana te ofrecerá una breve panorámica de Kanban. El objetivo es ayudarte a decidir si este enfoque es adecuado para ti. Si lo es, haz clic en «Usar plantilla».
Paso 4: Decide si crear un «proyecto gestionado por el equipo» u optar por un proyecto «gestionado por la empresa».
La opción «gestionado por el equipo» es ideal para equipos más pequeños y autónomos, mientras que la opción «gestionado por la empresa» ofrece una gobernanza más estructurada.
En este ejemplo, vamos a seguir la primera opción. «Selecciona un proyecto gestionado por el equipo».
Paso 5: Ahora, añade los detalles del proyecto, como el nombre, el acceso y la clave.
Elige si deseas mantener el proyecto privado, compartirlo con un miembro seleccionado del equipo o abrirlo para su visualización, edición y colaboración. Para este ejemplo, elegiremos «Privado».
La clave es el prefijo descriptivo que se usa para definir tu proyecto. Aunque Jira crea automáticamente una «clave» una vez que defines el nombre del proyecto, puedes cambiarla manualmente. También puedes editar los detalles del proyecto en cualquier momento en los ajustes del proyecto.
Paso 6: Haz clic en «Siguiente» y, ¡listo!, ya has creado con éxito un proyecto Kanban, incluido un tablero Kanban en Jira.
Paso 7: Para personalizar el tablero, empieza por cambiar el nombre de los títulos de las columnas. Por ejemplo, pulsa sobre el título «Pendiente» y actualiza el texto según sea necesario. Una vez terminado esto, haz clic en la «marca de verificación» para guardar los cambios.
Sigue los pasos también para otras columnas.
Paso 8: Utiliza el icono (+) situado en la parte derecha para añadir más columnas. Puedes reorganizar fácilmente las columnas arrastrándolas y soltándolas en el orden que prefieras.
Del mismo modo, basta con hacer clic en el icono de tres puntos (...) para eliminar una columna y pulsar «Eliminar».
Paso 9: A continuación, rellena tu tablero Kanban con tareas (o problemas) relevantes para tu proyecto en columnas. Para este ejemplo, hemos terminado lo siguiente.
Paso 10: A continuación, haz clic en el icono de tres puntos (...) situado junto a cualquier columna y selecciona «Establecer límite de columna».
Esto abrirá una ventana emergente que te permitirá controlar el número de tareas en curso a la vez. Establece el límite de trabajo en curso (WIP).
Los límites de trabajo en curso (WIP) evitan que los miembros del equipo asuman demasiadas tareas a la vez.
Sigue los mismos pasos para las columnas restantes.
Paso 11: Añade información detallada para cada tarea que hayas creado. Al hacer clic en una tarea, se abrirá una ventana emergente en la que podrás completar varios campos, como «Persona asignada», «Rótulos» y «Equipo».
Paso 12: A continuación, ve al icono de tres puntos (...) y realiza la selección «Configurar tablero» para gestionar los ajustes del tablero.
Paso 13: En «Tablero», en el menú lateral, selecciona «Filtros personalizados» para crear filtros reutilizables que te permitan buscar problemas en tu tablero, backlog y cronograma.
En el ejemplo, añadamos un filtro por todos los problemas de tipo «Tarea» utilizando JQL «Type = Task» y haciendo clic en «Siguiente».
Con esto, la configuración básica está terminada.
Paso 14: Sin embargo, si optas por crear un proyecto «gestionado por la empresa», puedes organizar aún más tus tareas configurando carriles, que agruparán las tareas según criterios específicos, como la persona asignada, la prioridad o el tipo de tarea.
Para añadir un carril, ve a «Configuración del tablero», navega hasta la sección «Carriles» y define los criterios según los cuales deseas agrupar las tareas.
Limitaciones de la creación de un tablero Kanban en Jira
Aunque Jira es excelente en muchos aspectos, se diseñó pensando en los equipos de desarrollo de software.
En comparación con otras alternativas a Jira que también se adaptan a departamentos como RR. HH., contabilidad y marketing, los tableros Kanban de Jira pueden resultar limitantes para los equipos no técnicos.
He aquí por qué Jira puede no ser la mejor opción para crear tableros Kanban.
1. Sin imposición estricta de límites de WIP
Los límites de trabajo en curso (WIP) son fundamentales para mantener el flujo en un tablero Kanban, pero Jira no los aplica.
Incluso si estableces límites, solo te da una advertencia cuando se supera el límite, lo que permite a los miembros del equipo mover tareas a columnas sobrecargadas. Esta falta de control estricto significa que debes asegurarte manualmente de que todos respeten los límites de WIP.
2. La personalización del flujo de trabajo es una tarea complicada
Si el flujo de trabajo de tu equipo incluye fases personalizadas que van más allá de las opciones preestablecidas de Jira, es probable que dediques mucho tiempo a configurar las transiciones. Esto puede ralentizar el proceso de configuración y limitar tu flexibilidad cuando necesitas adaptarte rápidamente.
3. Sobrecarga de permisos para equipos grandes
La estructura de permisos de Jira puede ser bastante compleja.
Si gestionas un equipo grande, configurar quién puede ver, editar o cambiar tareas no siempre es intuitivo. Es posible que mantener roles de permisos precisos se convierta en una tarea administrativa continua, lo cual no es un problema en muchas otras opciones de software de tableros Kanban gratuitos.
4. Las métricas Kanban no son lo suficientemente detalladas
Aunque Jira ofrece informes Kanban básicos, a menudo se quedan cortos cuando se necesitan datos más detallados, por ejemplo, si se quiere analizar la duración del ciclo de un subconjunto específico de tareas. Jira no podrá ofrecerte ese nivel de detalle en las métricas Kanban .
Tendrías que exportar los datos manualmente o pagar por plugins, lo que puede resultar frustrante si tu meta es mantener un proceso ágil.
5. Dependencia de complementos para funciones avanzadas
Si quieres optimizar tu tablero Kanban más allá de lo básico (por ejemplo, con filtros avanzados, programación de recursos o carriles según criterios personalizados), las capacidades nativas de Jira son limitadas. Para sacarle el máximo partido, necesitarás complementos de terceros como Jira Align, Structure for Jira o Atlassian Analytics, que a menudo conllevan costes adicionales.
Crear tableros Kanban con ClickUp
Quizás te preguntes: si tuvieras que elegir entre Jira y ClickUp, ¿cuál elegirías?
Ya conoces las áreas en las que Jira se queda corto, pero ¿en qué destaca ClickUp?
| Funciones | Jira (de pago) | ClickUp (gratis) |
| Hojas de ruta y diagramas de Gantt para varios equipos | No | Sí |
| Tareas y subtareas en varias listas | No | Sí |
| Documentos colaborativos, pizarras y tareas | No | Sí |
| Gestión de la capacidad y la carga de trabajo | No | Sí |
| Etiquetas y campos personalizados para organizar las vistas de sprint y backlog. | No | Sí |
| Posibilidad de cambiar y personalizar las vistas en cualquier momento. | No | Sí |
| Aplicaciones nativas que sustituyen a los costosos complementos | No | Sí |
| Estructuras flexibles de flujo de trabajo, estado y transición | No | Sí |
| Metas y OKR | No | Sí |
| Visibilidad en tiempo real | No | Sí |
| Experiencia de usuario agradable | No | Sí |
Entonces, ¿deberías cambiar de Jira a ClickUp?
Ahora, como ves arriba, con las soluciones de gestión de proyectos de ClickUp, tendrás la capacidad de gestionar incluso los proyectos más complejos sin esfuerzo. Podrás dividir las tareas en pasos claros y manejables y colaborar de forma eficaz, todo ello mientras mantienes a todo el mundo alineado de principio a fin.
Puedes utilizar ClickUp para crear tableros Kanban intuitivos que te permiten personalizar y realizar el seguimiento de todos los aspectos de tus tareas.
Por ejemplo, puedes crear columnas para fases como «Pendiente», «En curso», «Revisar» y «Completada», y mezclarlas o reordenarlas con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.
Adapta estas fases a los procesos específicos de tu equipo, tanto si estás realizando sprints como si estás lanzando un nuevo producto.
Para simplificar la gestión de tareas, utiliza los Campos personalizados para filtrar y ordenar las tareas según métricas críticas como el estado, la persona asignada, la prioridad o la fecha límite. Incluso puedes añadir, ocultar o reorganizar las tarjetas de tareas para mantener la flexibilidad a medida que cambian las prioridades.
Con la barra de acciones en lote de ClickUp, puedes realizar múltiples actualizaciones con solo unos clics. ¿Necesitas marcar varias tareas como «bloqueadas» o «en espera de otros»? ¿O tal vez necesitas copiar un conjunto de tareas y asignarlas a diferentes miembros del equipo?
Con las acciones masivas, puedes hacer todo esto y mucho más, ahorrando tiempo y esfuerzo.
💡Consejo profesional: utiliza ClickUp Brain para generar planes de proyecto, crear subtareas y obtener actualizaciones del proyecto en tiempo real. También puede ayudar a la colaboración en equipo al generar automáticamente reuniones diarias y resumir comentarios.
Para evitar que el trabajo se acumule, establece límites de trabajo en curso (WIP) para cada fase de tu tablero Kanban. Esta función ayuda a garantizar que nadie de tu equipo se vea abrumado con demasiadas tareas a la vez, lo que permite que los proyectos avancen sin problemas.
Por ejemplo, si un desarrollador tiene que esperar a que se implemente una función antes de comenzar su siguiente tarea, los límites de WIP pueden ayudar a reducir el tiempo de inactividad.
Codificar las columnas con colores según la prioridad o el tipo de proyecto puede hacer que tu tablero sea funcional y estéticamente atractivo. También puedes fijar imágenes de portada a tus tarjetas de tareas.
Si gestionas varios tableros, utiliza la vista «Todo» para obtener una visión general centralizada de todas las tareas de los diferentes tableros sin tener que buscar en largos hilos de correos electrónicos o listas de tareas.
Mira nuestro vídeo sobre las buenas prácticas para la vista Tablero en ClickUp y aprende a crear el tablero Kanban perfecto para tu equipo.
Otra cosa: con la integración de Jira en ClickUp, optimizar el seguimiento de incidencias, la creación de tareas y las hojas de ruta ágiles resulta muy fácil.
Con Make, puedes configurar la sincronización bidireccional entre las plataformas. Por ejemplo, cuando se crea una nueva incidencia en Jira con una etiqueta específica, ClickUp generará automáticamente una tarea correspondiente. Esto garantiza que tus equipos se mantengan alineados y puedan colaborar en tiempo real en ambas plataformas.
Más información: Para obtener más información sobre los dos programas, consulta nuestro artículo sobre ClickUp vs. Jira.
Si crear tableros desde cero no es lo tuyo, puedes aprovechar muchas de las plantillas de tableros Kanban que ofrece la plataforma.
Una de estas opciones es la sencilla plantilla Kanban de ClickUp.
Ya sea que estés gestionando campañas de marketing, ciclos de desarrollo de productos, edición de blogs o diseño de gráficos, puedes realizar el seguimiento de cada fase de tu proyecto utilizando estados personalizados y vistas personalizadas.
¿Necesitas priorizar el trabajo de forma más eficaz? Utiliza etiquetas y rótulos de prioridad como «Listo para revisión», «Comentarios del cliente» o «Aprobación final» para resaltar las tareas más importantes.
Esto garantiza que los elementos de alta prioridad reciban la atención que necesitan, mientras que las actualizaciones en tiempo real de ClickUp permiten a tu equipo estar al tanto de todo sin necesidad de realizar comprobaciones constantes.
Con esta plantilla, podrás:
- Mueve automáticamente las tareas hacia adelante cuando se cumplan determinadas condiciones (por ejemplo, cuando una tarea se marque como «Revisada») mediante ClickUp Automatizaciones.
- Ve al instante en qué se está realizando el trabajo, qué es lo siguiente y dónde pueden estar los cuellos de botella.
- Configura alertas y notificaciones para mantenerte informado sobre el progreso de las tareas clave.
La plantilla también incluye recursos adicionales y ejemplos de tableros Kanban para ayudarte a crear listas de control para tareas más pequeñas y explorar integraciones recomendadas, lo que garantiza una transición fluida a la vista Tablero en ClickUp.
Realiza el seguimiento de tus proyectos con una eficiencia óptima utilizando ClickUp.
Un tablero Kanban en Jira puede ser lo que necesitas para recuperar el control y trabajar de forma más inteligente. Pero a medida que tus proyectos aumentan en tamaño y complejidad y tu equipo crece, necesitas algo personalizable con múltiples vistas, que permita dependencias entre tareas y se integre perfectamente con la pila tecnológica en la que ya confías.
Ahí es donde entra en juego ClickUp.
No necesitas plugins adicionales ni soluciones alternativas, ya que cuenta con la funcionalidad integrada para adaptarse a tus procesos. Además, con una amplia gama de plantillas listas para usar, podrás ponerte manos a la obra de inmediato. Así que regístrate en ClickUp de forma gratuita y empieza a disfrutar de sus ventajas desde hoy mismo.