Como nuevo gestor de productos, una de las primeras cosas con las que te encontrarás es la sopa de letras de los documentos: BRD, PRD, SRD, y la lista continúa.
Puede parecer que hay que lidiar con un sinfín de acrónimos solo para empezar.
Dos de los más importantes que deberá dominar desde el principio son el documento de requisitos empresariales (BRD) y el documento de requisitos de producto (PRD).
Estos documentos pueden parecer similares, pero tienen fines muy diferentes, y confundirlos puede causar serios problemas más adelante.
Entonces, ¿cómo se distinguen y, lo que es más importante, cuándo se debe utilizar cada uno? Analicémoslo. 📋
¿Qué es un documento de requisitos de la empresa (BRD)?
Un documento de requisitos empresariales (BRD) es un informe formal que describe los objetivos, metas y necesidades empresariales de alto nivel. Explica el qué y el por qué de un proyecto o la funcionalidad de un producto.
Un BRD sirve como guía de referencia para garantizar que los analistas de negocios, los gerentes de producto y los gerentes de gestión de proyectos estén en sintonía con respecto a las metas de la empresa.
Considérelo como una declaración de intenciones. Establecer las métricas empresariales aclarará el impacto de su proyecto y le ayudará a priorizar lo que más importa. También alineará a su equipo y lo mantendrá avanzando en la misma dirección.
Veamos los componentes clave del documento. 👇
- Resumen ejecutivo: un resumen de todo el documento en el que se describen los requisitos del proyecto.
- Objetivos del proyecto/función: Una descripción de las metas (o los objetivos) del proyecto, los objetivos y los resultados.
- Alcance del proyecto y requisitos empresariales: una definición del alcance del trabajo para mantenerse dentro de los límites establecidos.
- Partes interesadas: Identificación de las partes interesadas clave del proyecto con roles y responsabilidades específicas.
- Cronograma: un cronograma detallado del proyecto, que incluye las diferentes fases del mismo.
- Presupuesto que incluye un análisis de coste-beneficio: un presupuesto específico con los costes asociados al proyecto y los beneficios esperados. Un análisis de coste-beneficio ayuda a justificar el retorno de la inversión (ROI) del proyecto.
- Restricciones: Cualquier límite del proyecto que pueda surgir y los recursos necesarios para superarlo.
Aquí tiene una práctica plantilla de BRD que le ayudará a definir las necesidades de su proyecto en muy poco tiempo.
Plantilla ClickUp Business Requirements Document (Documento de requisitos empresariales).
La plantilla del documento de requisitos empresariales de ClickUp proporciona un marco sólido para esbozar la solución empresarial de su proyecto. Define claramente las metas y los resultados del proyecto, lo que garantiza la coordinación de todos los miembros del equipo.
Con esta plantilla, puede crear fácilmente especificaciones detalladas para que los requisitos de su proyecto sean transparentes y fáciles de seguir.
Probar su solución es otro paso fundamental en el que destaca esta plantilla. Puede documentar los casos de prueba directamente, lo que facilita su consulta durante la fase de pruebas. De este modo, puede validar todos los requisitos frente a situaciones reales antes de la implementación.
¿Qué es un documento de requisitos del producto (PRD)?
Un documento de requisitos del producto (PRD) es un plano del producto que define su propósito, funciones, funcionalidad y comportamiento. Es una guía para los equipos comerciales, técnicos y de desarrollo que trabajan en el producto, que le ayuda a abordar los riesgos desde el principio.
Como gestor de productos, usted es responsable de elaborar el PRD. Entonces, ¿qué incluye exactamente? Analicémoslo. ⚒️
- Descripción del producto: ofrece una panorámica del producto y de cómo encaja en un mercado más amplio o en la visión de la empresa.
- Objetivo: Detalla por qué se está desarrollando el producto y los problemas empresariales específicos que pretende resolver.
- Público objetivo: identifica a los usuarios finales para comprender sus puntos débiles y expectativas, lo que a menudo incluye datos demográficos y comportamientos de los usuarios potenciales.
- Características clave: destaca las funciones y características básicas del producto, con un desglose de cada función para mayor claridad.
- Diseño de la interfaz de usuario: se centra en el aspecto y la sensación del producto, detallando cómo interactuarán los usuarios con él.
- Especificaciones técnicas: Cubre los detalles técnicos para el equipo de ingeniería, incluyendo la arquitectura de software, el almacenamiento de datos, las necesidades de rendimiento y los marcos de trabajo.
El PRD es un documento vivo que se actualiza constantemente a medida que avanza el progreso del ciclo de vida del producto.
Un PRD bien elaborado traduce las metas empresariales de alto nivel en pasos detallados y viables, centrándose en las necesidades de los usuarios y las especificaciones técnicas.
El documento también destaca si el producto satisface las necesidades y expectativas de los clientes. Al centrarse en la perspectiva del usuario y concretar los detalles técnicos, un PRD ayuda a los equipos a crear productos funcionales e impactantes. Esto genera mejores resultados tanto para la empresa como para los usuarios finales.
¿Es hora de redactar su PRD? Esta plantilla le ayudará a hacerlo de forma rápida y eficaz, dejando todo terminado.
Plantilla de documento de requisitos del producto ClickUp
La plantilla de documento de requisitos del producto de ClickUp proporciona un formato estructurado para definir todos los aspectos de su producto, desde su finalidad hasta sus funciones principales y requisitos técnicos.
Sirve como punto central para la colaboración entre los equipos de producto, diseño e ingeniería. Esta plantilla garantizará la coordinación y la comunicación eficaz a lo largo de todo el ciclo de desarrollo del producto.
Es una referencia imprescindible para mantener a todos sincronizados y simplificar la toma de decisiones.
🌟 Lea también: Documentos de requisitos del producto: guía experta
Nos dimos cuenta de que nos faltaba una forma eficaz de realizar el seguimiento de las tareas y que no teníamos una vista clara de lo que estaba haciendo el equipo de producto, así que empezamos a buscar una nueva plataforma. Entonces encontramos ClickUp. La plataforma era la combinación perfecta: ni demasiado técnica y confusa, ni demasiado básica. Nos daba la flexibilidad necesaria para crear, mover y organizar equipos y proyectos a nuestra manera.
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PRD frente a BRD: diferencias clave
PRD y BRD: ¿cuál es la diferencia real? Estos dos documentos son clave y abordan diferentes partes del proyecto.
Veamos cómo cada uno de ellos desempeña un rol único. 📊
1. Finalidad
Un PRD se centra en cómo la funcionalidad y las funciones del producto pueden satisfacer las necesidades de la empresa. Se centra en cómo obtener resultados.
💡Ejemplo: El producto es una aplicación de banca móvil con funciones como visualización del saldo de la cuenta, transferencias de fondos y autenticación multifactorial, tanto para iOS como para Android.
🔎 Enfoque: Las funciones y características de la aplicación móvil deben diseñarse y crearse para cumplir con la meta empresarial.
Un BRD define las necesidades o problemas empresariales de alto nivel que abordará un proyecto o producto. Se centra en lo que la empresa pretende conseguir.
💡 Ejemplo: La empresa necesita una forma más cómoda para que los clientes gestionen sus finanzas con el fin de aumentar la retención en un 15 % y reducir las visitas a las sucursales en un 30 % durante el próximo año.
🔎 Enfoque: La meta empresarial es mejorar la comodidad y la retención de los clientes.
2. Público
Un PRD está orientado a:
- Equipos de desarrollo: ingenieros, diseñadores, técnicos.
- Equipos de control de calidad
- Gerentes de producto
Un BRD se refiere a:
- Partes interesadas de la empresa
- Alta dirección
- Equipos de marketing
- Clientes externos
3. Alcance
Un PRD tiene un alcance limitado y se centra en las funciones y capacidades específicas del producto. Se centra en los detalles: cómo funcionará exactamente el producto, los requisitos técnicos, los casos extremos y las historias de los usuarios.
💡Ejemplo: Un PRD para una aplicación móvil podría incluir detalles como el inicio de sesión mediante huella dactilar, el diseño del panel principal y los mecanismos de gestión de errores.
Por otro lado, un BRD abarca el panorama general, centrándose en las metas y estrategias empresariales generales. No se adentra en los detalles de cómo se construirán las cosas.
💡Ejemplo: Un BRD podría esbozar objetivos como «aumentar la participación de los clientes» o «proporcionar un acceso rápido a los servicios bancarios». También aborda las necesidades del mercado y el retorno de la inversión previsto.
4. Objetivos principales
Un PRD proporciona directrices claras y prácticas para que el equipo de desarrollo cree un producto. Sirve de puente entre los requisitos empresariales y la ejecución técnica, asegurando que el producto haga lo que la empresa se propuso lograr.
Por su parte, la meta del BRD es poner a todos de acuerdo en las necesidades empresariales y crear una visión compartida del proyecto. Ayuda a aclarar por qué se lleva a cabo el proyecto y garantiza que todos comprendan su propósito.
Cuándo utilizar BRD y PRD
¿No está seguro de si necesita un BRD o un PRD en este momento?
A continuación, te explicamos cuándo utilizar cada uno. 📂
Casos de uso de BRD
Un BRD se suele crear al inicio de un proyecto. Garantiza la coordinación entre las partes interesadas, minimiza la ambigüedad y ayuda a identificar posibles riesgos. También es fundamental para garantizar la aceptación de los ejecutivos y la aprobación del presupuesto.
Estos son los casos en los que le conviene redactar un BRD:
- Planificación de proyectos y establecimiento de la dirección estratégica: utilice un BRD para esbozar las necesidades y los objetivos del proyecto, asegurándose de que todos estén en sintonía y evitando costosos retrasos derivados de cambios en el alcance.
- Creación y sustitución de aplicaciones: Reúna todos los requisitos empresariales necesarios para crear una nueva aplicación o sustituir una antigua en este documento.
- Respuesta a solicitudes de propuestas (RFP): Redacte un BRD para responder a las RFP de nuevos proyectos, detallando las necesidades y expectativas de las empresas.
- Definición de las necesidades empresariales: si una empresa está en expansión, un BRD ayuda a definir y documentar las necesidades empresariales necesarias.
- Resolución de problemas empresariales: un BRD ayuda a detallar los problemas de la empresa y los resultados deseados.
- Priorizar las necesidades del mercado: ¿Entrar en un nuevo mercado? Un BRD identifica las oportunidades clave y las alinea con las metas de la empresa.
¿Sabías que? Otros tipos de documentos empresariales, como el documento de requisitos funcionales (FRD) y el documento de requisitos de mercado (MRD), son utilizados por los departamentos de ingeniería y marketing, respectivamente. Un documento de requisitos de software (SRD) define las funciones y los estándares de rendimiento del software. A menudo, también describe las funciones y los detalles que debe tener el producto para satisfacer las necesidades de las partes interesadas internas y externas.
Casos de uso de PRD
Un PRD entra en juego a lo largo del ciclo de vida del desarrollo del producto. Comienza definiendo el producto y sus requisitos y continúa garantizando que el producto se fabrique según lo previsto.
A continuación se presentan algunos casos de uso de un PRD:
- Traducir las necesidades empresariales en funciones del producto: El documento describe cómo funcionará un producto y hace una lista de sus funciones.
- Proporcionar requisitos claros: El PRD define los detalles técnicos para que los desarrolladores sepan exactamente lo que hay que construir.
- Definición de historias de usuario: Redactar un PRD con historias de usuario es esencial para aclarar los requisitos y centrarse en las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, «Como usuario, quiero filtrar los datos por intervalo de fechas».
- Garantizar que el producto cumpla las metas empresariales: Alinea la funcionalidad del producto con las metas empresariales generales, como diseñar un chatbot en vivo o añadir preguntas frecuentes para reducir las consultas de soporte al cliente.
- Coordinación de equipos multifuncionales: un PRD conecta a los equipos de diseño, control de calidad e ingeniería para armonizar sus esfuerzos.
- Gestión de casos extremos y manejo de errores: El documento especifica cómo manejar los casos extremos y los errores, garantizando una experiencia de usuario fluida y una gestión eficaz de los errores.
Buenas prácticas para crear BRD y PRD
Para elaborar correctamente un BRD y un PRD, es necesario seguir una serie de buenas prácticas consolidadas.
El software de gestión de productos de ClickUp puede ayudarte a implementar estas prácticas sin esfuerzo y mantener todo bajo control. Descubre cómo. 🎯
Consejos para redactar un BRD
Crear un BRD puede parecer una tarea titánica, pero resulta mucho más manejable si lo desglosa en objetivos claros y prioriza el trabajo en función de su cronograma.
Siga estos consejos y estará en el buen camino para redactar un BRD sólido.
Consejo 1. Aprenda de proyectos anteriores que hayan tenido éxito
Empiece por repasar los proyectos exitosos de su organización. Estos ejemplos contienen lecciones valiosas para elaborar su nuevo BRD.
Presta atención a:
- Qué funcionó bien y qué no
- Retos que surgieron en el camino
- Dependencias que afectaron a su proyecto
- Métodos de obtención que ayudaron a recopilar requisitos precisos.
Utilice esta información para dar forma a su nuevo BRD y asegurarse de que va por buen camino. Reflexionar sobre experiencias pasadas puede ayudarle a evitar errores comunes y mejorar su enfoque. Además, el uso de software de gestión de documentos para recopilar, organizar y revisar su investigación puede agilizar el proceso y mejorar la calidad general de su documento.
Consejo 2. Capture sus requisitos
Es clave recopilar y comprender las necesidades de las partes interesadas, desde las metas generales hasta los detalles técnicos.
Estos son algunos métodos de obtención de información comunes que puede utilizar:
- Lluvia de ideas
- Análisis de documentos
- Grupos focales
- Análisis de interfaces
- Entrevistas
- Observaciones
- Creación de prototipos
- Encuestas y cuestionarios
Asegúrese de capturar todo de forma clara y concisa: estos requisitos guiarán el resto de su proyecto. Otro consejo para hacerlo de manera eficiente es crear un documento compartido para todas las partes interesadas.
ClickUp Docs es tu herramienta de referencia para recopilar y organizar los requisitos de tu equipo.
Permite una colaboración fluida al permitir a las partes interesadas realizar la edición de documentos en tiempo real dentro de un entorno de trabajo unificado.
Consejo 3. Utilice un lenguaje claro y sin jerga.
Los BRD suelen ser largos y detallados, lo que puede dificultar su seguimiento por parte de su equipo.
Para facilitar las cosas, utilice un lenguaje claro y sencillo en todo el documento. Mantenga sus explicaciones concisas y fáciles de entender para garantizar que todo el mundo comprenda los puntos clave.
Además, incluye un glosario al final con los términos técnicos inevitables. Esto te ahorrará tiempo y evitará malentendidos más adelante.
Consejo 4. Añada elementos visuales y revisiones por pares
Los diagramas, gráficos y otras ayudas visuales rompen la monotonía de los documentos con mucho texto y ayudan a transmitir mejor sus ideas. Son más fáciles de entender para las personas y hacen que el contenido sea más atractivo.
Con las funciones de formato de texto enriquecido de Docs, puedes clasificar fácilmente el contenido en diferentes secciones, lo que facilita el seguimiento de todo, desde las actas de las reuniones hasta las investigaciones cruciales, a lo largo de las distintas fases del proyecto.
Además, puede incluir tablas, listas de control, columnas, tiras, listas de tareas y otros elementos multimedia, como imágenes, vídeos, iconos y emojis.
Una vez que haya terminado de redactar el BRD, pida a sus compañeros que lo revisen y validen. Recibir comentarios de sus colegas puede ayudarle a detectar cualquier laguna o incoherencia que se le haya podido pasar por alto.
Este paso es crucial, ya que le permite abordar cualquier problema antes de que se convierta en uno más adelante. Realizar ajustes durante la fase de revisión es mucho más eficiente que intentar solucionar problemas a mitad del proyecto, cuando podrían interrumpir el progreso y causar retrasos.
Nuestros ingenieros y gestores de productos se veían abrumados por las actualizaciones manuales de estado entre Jira y otras herramientas. Con ClickUp, hemos recuperado horas de tiempo perdido en tareas duplicadas. Y lo que es aún mejor, hemos acelerado los lanzamientos de productos al mejorar el traspaso de trabajo entre control de calidad, redacción técnica y marketing.
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Las plantillas PRD son una excelente manera de empezar. Sin embargo, redactar un documento detallado con toneladas de especificaciones e investigaciones puede resultar abrumador.
Hemos simplificado el proceso para usted. A continuación, le ofrecemos algunos consejos sobre cómo redactar un PRD.
Consejo 1. Investiga, investiga e investiga
Si desea crear un producto excepcional, debe comprender a fondo el problema que resuelve. Y eso comienza con la investigación.
A continuación le explicamos cómo:
- Conozca a sus clientes: profundice en sus necesidades y en los problemas a los que se enfrentan. ¿Por qué es importante para ellos? ¿Cuál es el impacto o el coste de no resolverlo?
- Analice a sus competidores: Explore cómo sus competidores están resolviendo el mismo problema. ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? Y lo que es más importante, ¿cómo puede ofrecer una solución mejor?
- Consulte a sus equipos de marketing, equipos de ventas y técnicos: es posible que sus equipos internos tengan nuevas perspectivas sobre el problema que le ayuden a mejorar las funciones del producto.
- Evalúa las capacidades de tu equipo: Averigua si tu equipo de producto puede manejar el problema y con qué herramientas y tecnologías se sienten cómodos.
- Estudie las tecnologías disponibles: Busque soluciones que le ayuden a abordar el problema. ¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes?
Consejo 2. Defina el propósito y los principios
Este paso le resultará fácil una vez que haya investigado todo lo que necesita saber.
Empiece por elaborar una propuesta de valor clara que explique cómo su producto satisface una necesidad específica. Sea breve, como si se tratara de un discurso de ascensor que puede pronunciar en menos de un minuto.
A continuación, define los principios rectores de tu producto. Estos principios ayudarán a guiar a tu equipo a lo largo del proceso de desarrollo del producto.
💡 Ejemplo: Si está creando un dispositivo médico, los principios serían:
- Seguridad
- Fiabilidad
- Facilidad de uso
Estos principios reforzarán su propuesta de valor y guiarán a su equipo a lo largo del proceso de desarrollo.
Consejo 3. Identifique los perfiles de usuario, las metas y las tareas.
Debe tener claro para quién está creando el producto.
Para obtener una imagen clara de los usuarios de su producto, comience por:
- Creación de perfiles de usuario: Defina sus usuarios objetivo creando perfiles de usuario detallados. Puede empezar indicando el sexo, la edad, el sector, la función laboral y otros datos demográficos del usuario objetivo. Sería útil que incluyera los hábitos, actitudes, necesidades y deseos que puedan tener y que influyan en el producto.
- Identificar las metas de los usuarios: Comprenda la meta principal de sus usuarios al utilizar el producto. ¿Qué pretenden conseguir? ¿Qué obstáculos se interponen en su camino?
- Recopilación de tareas de los usuarios: colabore con su equipo para esbozar las tareas que ayudarán a los usuarios a alcanzar sus metas. Fomente el pensamiento creativo en este ejercicio.
Consejo 4. Especifique las funciones del producto
Una vez que su equipo comience a completar la mayor parte de su PRD, deberá empezar a describir las funciones detalladas de su producto. Tenga en cuenta las limitaciones que pueden imponerse al diseño del producto y evalúe cualquier suposición realizada al definir los requisitos.
Tenga en cuenta que la funcionalidad de cada producto se incluye en los requisitos funcionales, que destacan lo que el producto debe ser capaz de hacer.
Las limitaciones como el rendimiento, la seguridad y la usabilidad se incluirán en los requisitos no funcionales.
Para simplificar este proceso, ClickUp Brain, un asistente basado en IA dentro de la plataforma ClickUp, optimiza su proceso de documentación.
Puede introducir todos los detalles esenciales, como las metas del producto, las funciones, el público objetivo y las limitaciones. Basándose en esta información, la IA generará un PRD para usted.
ClickUp Brain también proporciona resúmenes e información en tiempo real a partir de las tareas y documentos existentes en el entorno de trabajo de ClickUp. Esto ayuda a su equipo a consultar la información relevante sin tener que buscar manualmente en múltiples documentos.
👀 Bonus: Considere la posibilidad de utilizar herramientas sin código para los gestores de productos. Ofrecen una forma eficaz de gestionar las hojas de ruta de los productos, gestionar los comentarios de los clientes y priorizar la experiencia del usuario.
Redacte excelentes BRD y PRD con ClickUp
Los documentos de requisitos empresariales y de producto son fundamentales para dirigir sus proyectos hacia el éxito. Ayudan a alinear a su equipo al abordar todas las metas empresariales y las especificaciones del producto.
ClickUp, una herramienta de gestión de proyectos todo en uno, puede llevar las cosas a un nivel superior al centralizar su flujo de trabajo y su comunicación. Con su potente documentación y sus funciones basadas en inteligencia artificial, ClickUp mejora la colaboración, reduce los malentendidos, evita desviaciones del alcance y aumenta la productividad.
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