Hace unos meses, una organizadora de eventos corporativos compartió cómo gestionó una vez una conferencia para 500 personas con poco más que hojas de cálculo codificadas por color, post-its y una bandeja de entrada sin fondo.
Ella dijo: «He envejecido cinco años en tres días».
Si alguna vez ha organizado una fiesta de lanzamiento, una reunión interna fuera de la oficina o una cumbre de clientes, sabrá que el caos que hay detrás no siempre se corresponde con las pulidas fotos que se publican en Internet.
Ahí es donde el software adecuado para la planificación de eventos puede marcar la diferencia. Piense en la programación, el seguimiento de los invitados, la coordinación de los proveedores, los presupuestos, los planos de planta... sin tener que abrir 47 pestañas.
En este blog, exploraremos las mejores herramientas de software para la planificación de eventos que realmente le facilitarán la vida. ⚒️
¿Qué debe buscar en un software de planificación de eventos?
Un software de gestión de eventos fiable debería ayudarle a:
- Coordina tareas y equipos a través de paneles de control centralizados y colaboración en tiempo real.
- Automatice los flujos de trabajo repetitivos, como registros, recordatorios y seguimientos, para reducir el esfuerzo manual.
- Personalice los formularios de inscripción, los tipos de entradas y la imagen de marca para ofrecer una experiencia personalizada a los asistentes.
- Integre a la perfección con CRM para la gestión de eventos, plataformas de marketing y pasarelas de pago para mantener las operaciones sincronizadas.
- Planifique visualmente utilizando diseños de arrastrar y soltar y vistas Gantt para los cronogramas de los eventos y la asignación de espacios.
- Atraiga a los asistentes con funciones como herramientas para establecer contactos, encuestas en directo, preguntas y respuestas y chat durante la sesión.
- Mida el éxito mediante análisis en tiempo real, seguimiento del retorno de la inversión y paneles de control para la captación de clientes potenciales.
- Adáptese sin esfuerzo a formatos virtuales, híbridos y presenciales sin comprometer la calidad.
- Proteja los datos confidenciales con funciones de seguridad y cumplimiento normativo como GDPR, SOC 2 y SSO.
- Apoye a su equipo sobre la marcha con aplicaciones móviles, opciones multilingües y soporte al cliente 24/7.
👀 ¿Sabías que...? Antes de la pandemia de 2020, el sector de los eventos tenía un valor aproximado de 800 000 millones de dólares; ahora está experimentando un fuerte repunte, con un proyecto de crecimiento del 6,4 % anual, impulsado en gran medida por la integración tecnológica para satisfacer las necesidades de los asistentes de la próxima generación.
📮 Información de ClickUp: El 48 % de los encuestados afirma que completar 10 tareas pequeñas es más satisfactorio que hacer progreso en una sola tarea grande. ¿Esa descarga de dopamina? Se siente real (casi). Perseguir pequeñas victorias durante todo el día parece tener productividad a simple vista, pero en realidad es una forma encubierta de procrastinar. Trabajar con intención es el antídoto en este caso. Deje que el calendario de ClickUp programe automáticamente bloques protegidos para el trabajo profundo, sin dejar de dejar espacio para las victorias rápidas. Puede configurar las automatizaciones para clasificar automáticamente las tareas en las categorías preferidas. Por ejemplo, «tareas 10x» para sus proyectos de alto impacto, además de «victorias diarias» o «victorias semanales» para aquellas tareas esenciales o de administrador que mantienen el trabajo en marcha.
Software de plan de evento de un vistazo
A continuación, le ofrecemos un breve resumen del mejor software para la planificacion de eventos:
| Herramienta | Ideal para | Mejores funciones | Precios |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gestión de proyectos de eventos complejos en un entorno de trabajo unificado Tamaño del equipo: Desde particulares hasta corporaciones | Tareas, Calendario, documentos, pizarras, automatización, ClickUp Brain. | Gratis para siempre; planes Enterprise disponibles. |
| Trello | Seguimiento visual de las tareas del evento con sencillos tableros Kanban. Tamaño del equipo: planificadores individuales, equipos pequeños. | Tableros y tarjetas, automatizaciones de Butler, Power-Ups (Calendario), listas de control sencillas. | plan Free; De pago desde 6 $/usuario/mes |
| Asana | Coordinación de equipos de eventos y plazos con flujos de trabajo estructurados Tamaño del equipo: equipos pequeños a grandes | Proyectos, automatización de reglas, cronogramas, comentarios sobre tareas, Asana AI. | Plan Free; De pago desde 13,49 $/usuario/mes |
| Monday. com | Organización de eventos a gran escala con plantillas personalizables Tamaño del equipo: Mediano a grande | Tableros, paneles de control, formularios con marca, control de tiempo, automatización. | Plan Free; De pago a partir de 12 $/usuario/mes |
| Basecamp | Mantenga a los equipos pequeños y a los clientes alineados con comunicaciones sencillas Tamaño del equipo: equipos pequeños, agencias | Tablones de anuncios, tareas pendientes, calendarios, almacenamiento de archivos, acceso de clientes. | Plus: 15 $/usuario/mes; Pro Unlimited: 299 $/mes (anual) |
| Eventbrite | Promoción de eventos a gran escala y venta de entradas Tamaño del equipo: organizadores, comercializadores, recintos | Páginas de registro, venta de entradas, aplicación de registro in situ, análisis. | Precios personalizados; tarifas por entrada. |
| Ticket Tailor | Venta de entradas autogestionada y de bajo coste para organizadores independientes Tamaño del equipo: organizaciones pequeñas, promotores DIY | Páginas de marca blanca, eventos ilimitados, registro móvil, integraciones. | Gratis; opciones de pago por venta desde 0,30 $ por entrada. |
| Brown Paper Tickets | Venta de entradas justa y centrada en la comunidad Tamaño del equipo: Organizaciones sin ánimo de lucro, organizaciones comunitarias | Tarifas bajas, opciones de donación, entradas para imprimir en casa/móvil, taquilla. | Gratis para eventos gratuitos; tarifas reducidas para eventos de pago. |
| Eventzilla | Inscripción flexible para eventos virtuales, híbridos y presenciales Tamaño del equipo: Pequeñas empresas, formadores | Páginas de marca, formularios condicionales, registro en quioscos, certificados. | Gratis; plan de pago desde 1,50 $ por registro. |
| RegFox | Registro totalmente personalizable con lógica de precios avanzada Tamaño del equipo: Planificadores profesionales, asociaciones | Formularios de arrastrar y soltar, lógica condicional, planes de pago, exenciones. | Precios personalizados |
| vFairs | Eventos virtuales e híbridos inmersivos con entornos interactivos Tamaño del equipo: Empresas, grandes conferencias | Vestíbulos virtuales, salas de exposiciones en 3D, captura de clientes potenciales, herramientas de networking. | Precios personalizados |
| RingCentral Eventi | Organización de eventos virtuales y networking todo en uno Tamaño del equipo: equipos de marketing, productores de eventos virtuales | Recintos con múltiples pistas, stands de exposición, preguntas y respuestas/encuestas, captación de clientes potenciales de patrocinadores. | Gratis; plan de pago desde 99 $ al mes. |
| Airmeet | Eventos impulsados por la comunidad con potentes funciones de networking Tamaño del equipo: Asociaciones, empresas | Redes de contactos rápidas, salones, invitaciones a la fase, sesiones bajo demanda. | La versión Premium cuesta a partir de 199 $ al mes; personalizada para eventos grandes. |
| InEvent | Gestión de eventos virtuales e híbridos de nivel de corporación Tamaño del equipo: Empresas globales, eventos regulados | Transmisión nativa, insignias NFC, logística de viajes, análisis avanzados. | Evento único: 6000 $; Anual: desde 9000 $ |
| Zoom Eventi | Conferencias y seminarios web escalables con tecnología ZoomTamaño del equipo: Equipos de formación, comunicaciones internas, educadores | Hubs de evento, registro de marca, áreas de exposición, compatibilidad híbrida. | Plans desde 99 $ a 149 $ por cada 100 asistentes al mes. |
| Cvent | Gestión integral de eventos y logística para corporaciones Tamaño del equipo: Corporaciones, equipos de reuniones estratégicas | Búsqueda de sedes, gestión de patrocinadores, elaboración de informes completos, sincronizar con CRM. | Precios personalizados |
| Bizzabo | Marketing de evento basado en datos y participación de los asistentes Tamaño del equipo: Grandes conferencias, especialistas en marketing | Emparejamiento mediante IA, app móvil para eventos, captura de clientes potenciales, análisis. | Event Experience OS 499 $/usuario/mes; niveles personalizados |
| Whova | Participación de los asistentes y planificación de la agenda adaptadas a dispositivos móviles Tamaño del equipo: eventos comunitarios, organizaciones sin ánimo de lucro, universidades | Creador de agendas, feed de eventos, networking, registro in situ. | Precios personalizados |
| Planning Pod | Planificación de eventos y recintos con herramientas de colaboración integradas Tamaño del equipo: recintos, planificadores, empresas de catering | Planos de planta, CRM, portales de clientes, facturación, Zapier. | Precios personalizados |
| Social Tables | Diagramar diseños de eventos y gestionar planos de distribución de asientos en recintos Tamaño del equipo: recintos, hoteles, empresas de catering | Planos en 2D/3D, colaboración en tiempo real, para sincronizar la lista de invitados. | (versión de) prueba gratis; Pro 199 $/usuario/mes; Premium personalizado |
Las mejores herramientas de software para la planificación de eventos de evento
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
A continuación, le ofrecemos un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
Este es el mejor software de gestión de proyectos para eventos:
Herramientas de plan y colaboración
ClickUp (ideal para gestionar proyectos de evento complejos en un espacio de trabajo unificado)
El software de gestión de eventos de ClickUp es una plataforma todo en uno que ayuda a los equipos a planear, ejecutar y realizar un seguimiento de cada detalle de un evento. Reúne la gestión de tareas, los cronogramas, la comunicación, la elaboración de presupuestos y la documentación en un espacio de trabajo personalizable.
Las tareas de ClickUp son los bloques fundamentales del flujo de trabajo de su evento, ya que le permiten organizar, asignar y realizar un seguimiento de cada detalle con claridad. Piense en ellas como elementos digitales que se pueden asignar a diferentes personas de su equipo.
Puede empezar dividiendo su evento en categorías principales, como la logística del lugar, la coordinación de los ponentes, el marketing y la participación de los asistentes.
Para cada categoría, cree tareas específicas de ClickUp y asígnelas:
- Propietarios (responsables)
- Plazos
- Prioridades (por ejemplo, alta, media, baja)
- Dependencias (lo pendiente antes de que empiece otra cosa).
Por ejemplo, cuando reserve a un ponente principal, puede crear una tarea con el título «Reservar ponente principal» y, a continuación, añadir las siguientes subtareas:
- Póngase en contacto con posibles ponentes.
- Revise y finalice el contrato.
- Reserve viajes y alojamiento
Cada subtarea puede tener su propia persona asignada y fecha límite, lo que le ayudará a mantenerse alineado con su calendario de producción.
Una vez ajustadas tus tareas, puedes programarlas y visualizarlas fácilmente con el calendario de ClickUp. Se sincroniza con Google Calendar, Outlook o Apple Calendar para ofrecerte una vista unificada de todo el cronograma de tu evento. Tanto si estás correlacionando el desarrollo del evento, programando ensayos o coordinando reuniones con patrocinadores, el calendario te ayuda a estar al tanto de todos los detalles.
Úselo para gestionar una hoja de ruta del «día del evento» con sesiones programadas, o para correlacionar los plazos de las campañas por correo electrónico, los entregables de los patrocinadores y las confirmaciones de los lugares. También puede utilizar el interruptor entre las vistas diaria, semanal y mensual para ampliar o reducir la imagen, dependiendo de en qué fase del proceso de planeo se encuentre.
A medida que planifica los cronogramas y los resultados, también necesitará un lugar para desarrollar y compartir el contenido del evento. ClickUp Docs ofrece a su equipo un lugar compartido para crear y colaborar en documentos clave del evento, sin caos de versiones. Puede utilizar Docs para redactar resúmenes del evento, guiones para el maestro de ceremonias, biografías de los ponentes, directrices de patrocinio o preguntas frecuentes de los asistentes.
Por ejemplo, su equipo podría editar un libro maestro de eventos con secciones para los detalles del lugar, listas de control y contactos de emergencia, todo ello fácilmente enlazado a las tareas de gestión de eventos relacionadas o puesto a disposición en uso compartido con socios externos.
Sin embargo, antes de que esos documentos tomen figura, a menudo se necesita espacio para intercambiar ideas y organizarlas. Ahí es donde entran en juego las pizarras de ClickUp. Son ideales para la planificación en fase inicial, ya que le ayudan a esbozar visualmente planos, correlacionar temas para eventos o crear embudos de contenido, antes de convertir esos conceptos en tareas estructuradas o documentos formales.
Supongamos que está correlacionando el recorrido de un asistente desde el momento de la inscripción hasta la encuesta posterior al evento: puede arrastrar y soltar ideas, conectarlas con flechas, asignarlas como tareas y convertir todo en un flujo de trabajo viable con un solo clic. Son especialmente útiles cuando se colabora entre equipos o proveedores en tiempo real.
Las pizarras son perfectas para hacer lluvias de ideas sobre la distribución de los asientos, diagramas de flujo de campañas o para correlacionar sesiones. Dado que los documentos se pueden vincular a las tareas y las pizarras son totalmente interactivas, todo permanece con conexión y es fácil de navegar.
ClickUp Brain, el asistente de IA de la plataforma, añade otra capa de apoyo al ayudar a los equipos a planear (plan) más rápido y escribir de forma más inteligente. Puede utilizarlo para generar descripciones de eventos, automatizar correos electrónicos de seguimiento, resumir notas de reuniones o incluso sugerir prioridades de tareas.
Esta herramienta de IA para la gestión de eventos es especialmente útil para eventos con mucho contenido en los que el tiempo y la comunicación son clave, como la divulgación de los ponentes, los textos para las redes sociales o los borradores de material de prensa.
¿Y si no quieres empezar desde cero? Recurre a las plantillas de ClickUp.
La plantilla de gestión de eventos de ClickUp es un espacio de trabajo centralizado creado para simplificar la compleja planificación de eventos. Encontrará listas de tareas predefinidas para la logística, la selección del lugar, la elaboración del presupuesto, el marketing y el seguimiento posterior al evento, cada una con estados, plazos y personas asignadas personalizables.
Un calendario integrado y un gráfico (diagrama de) Gantt le ofrecen una visión general de su cronograma, mientras que documentos mantiene todo, desde contratos hasta biografías de ponentes, fácilmente accesible en un solo lugar. Incluye funciones específicamente diseñadas para la colaboración: comentarios en tiempo real, uso compartido de archivos y listas de control integradas.
Las mejores funciones de ClickUp
- Automatice las tareas repetitivas: reduzca el esfuerzo manual, como mover tareas cuando cambia su estado o enviar recordatorios antes de las fechas límite, con ClickUp Automatización.
- Obtenga ayuda con la programación: establezca recordatorios, tareas periódicas y plazos para actividades clave, como las reuniones semanales con los proveedores o el envío del recuento final de asistentes.
- Realice un seguimiento de las listas de invitados: utilice los Campos personalizados de ClickUp para gestionar las confirmaciones de asistencia, las preferencias alimentarias o el estado de registro, y filtre, ordene o agrupe a los asistentes según cualquier criterio.
- Seguimiento del progreso: Realice un seguimiento del uso del presupuesto, el progreso de las tareas, la carga de trabajo del equipo y las métricas posteriores al evento en una vista centralizada con los paneles de ClickUp.
ClickUp: Límites
- Curva de aprendizaje pronunciada debido a su personalización extensiva.
Precios de ClickUp
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre ClickUp?
Esta reseña de G2 lo resume todo:
ClickUp ofrece un entorno de trabajo altamente personalizable que ayuda a nuestro equipo a gestionar tareas, proyectos y cronogramas, todo en un solo lugar. La posibilidad de cambiar entre diferentes vistas (lista, tablero, Gantt, etc.) facilita la adaptación de la experiencia al flujo de trabajo de cada miembro del equipo. Las automatizaciones, las tareas recurrentes y las integraciones con otras herramientas como Slack y Google Drive son especialmente útiles para mantener todo sincronizado y eficiente.
ClickUp ofrece un entorno de trabajo altamente personalizable que ayuda a nuestro equipo a gestionar tareas, proyectos y cronogramas, todo en un solo lugar. La posibilidad de cambiar entre diferentes vistas (lista, tablero, Gantt, etc.) facilita la adaptación de la experiencia al flujo de trabajo de cada miembro del equipo. Las automatizaciones, las tareas recurrentes y las integraciones con otras herramientas como Slack y Google Drive son especialmente útiles para mantener todo sincronizado y eficiente.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp Forms para preguntar a los asistentes qué quieren aprender y quiénes son los ponentes que más les interesan. A continuación, aproveche las automatizaciones para asignar las respuestas a los moderadores, figura los temas de debate en directo y priorizar el contenido posterior al evento en función del interés real de los asistentes.
2. Trello (ideal para realizar un seguimiento visual de las tareas del evento con sencillos tableros Kanban)
Trello es un software de gestión de eventos que funciona como un tablero visual para planificar su flujo de trabajo: sencillo, claro y muy fácil de manejar. Cree tableros para cada evento, divídalos en fases (como la preparación previa al evento, la logística en directo y el resumen posterior al evento) y utilice tarjetas para realizar un seguimiento de todas las tareas, desde la edición de la lista de invitados hasta el seguimiento de los proveedores.
Aunque no permite la elaboración de informes detallados ni gestionar dependencias complejas, Trello es ideal para organizadores independientes, equipos pequeños y profesionales del marketing que buscan un espacio de trabajo limpio que no les entorpezca.
Las mejores funciones de Trello
- Automatice los flujos de tareas con Butler: configure reglas, actives acciones con botones personalizados y programe tareas periódicas, como registros o recordatorios.
- Utilice listas de control para la planificación de eventos para dividir las tareas importantes, como los cronogramas del día del evento, en subtareas de tamaño menor y fáciles de seguir, con barras de progreso.
- Amplíe su entorno de trabajo con Power-Ups como la vista de calendario, Google Drive, Slack y Jira para sincronizar todo en un solo lugar.
- Aprovecha Atlassian Intelligence (IA) para generar ideas sobre el desarrollo del evento, resumir notas de tarjetas o convertir las ideas en elementos más rápidamente.
Límites de Trello
- Las funciones avanzadas, como la vista Gantt, necesitan actualizaciones o mejoras.
- Carece de funciones nativas para determinados marcos de gestión de proyectos, lo que lo hace menos eficaz para proyectos complejos o de nivel de corporación.
Precios de Trello
- Gratis, gratuito/a para 10 usuarios.
- Estándar: 6 $ al mes por usuario
- Premium: 12,50 $ al mes por usuario.
- Corporación: 17,50 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 23 500 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Trello?
Así es como un usuario describió su experiencia:
Aunque Trello cuenta con un número de funciones, en ocasiones estas quedan relegadas a un segundo plano frente a otras aplicaciones de gestión de proyectos en el seguimiento de proyectos de alto nivel. La frecuencia de uso disminuye cuando se necesitan funciones de alto nivel, ya que no es compatible de forma nativa con todo tipo de metodologías de proyecto. Además, algunas integraciones podrían ser más elegantes, lo que afecta a la facilidad general de integración en algunos flujos de trabajo.
Aunque Trello cuenta con un número de funciones, en ocasiones estas quedan relegadas a un segundo plano frente a otras aplicaciones de gestión de proyectos en el seguimiento de proyectos de alto nivel. La frecuencia de uso disminuye cuando se necesitan funciones de alto nivel, ya que no ofrece la compatibilidad nativa con todo tipo de metodologías de proyecto. Además, algunas integraciones podrían ser más elegantes, lo que afecta a la facilidad general de integración en algunos flujos de trabajo.
💡 Consejo profesional: utilice las etiquetas de Trello para realizar un seguimiento de las fases del evento, como «Previo al evento», «En directo» y «Posterior al evento», y combínelas con la automatización de Butler para mover automáticamente las tarjetas, enviar recordatorios o asignar tareas a medida que se acercan las fechas límite. De este modo, mantendrá su cronograma ajustado y su equipo sincronizado.
3. Asana (ideal para coordinar equipos de evento y plazos con flujo de trabajo estructurado)
Asana ayuda a los equipos de evento a mantenerse organizados sin tener que intercambiar mensajes constantemente. Puede asignar responsabilidades para todo, desde la coordinación de proveedores hasta las tareas de redes sociales, realizar un seguimiento del cronograma y crear flujos de trabajo adaptados al funcionamiento de su equipo.
Ofrece la estructura justa para que los eventos se desarrollen sin problemas, sin ralentizar el proceso de plan con demasiadas capas. Puede que no sea llamativo, pero Asana es sólido. Y cuando se gestionan presupuestos, confirmaciones de asistencia, calendarios y aprobaciones internas al mismo tiempo, la fiabilidad es importante.
Las mejores funciones de Asana
- Automatice tareas repetitivas como la gestión de recintos y los registros con reglas personalizadas para reducir el trabajo manual.
- Utilice Asana IA para establecer prioridades, optimizar los pasos rutinarios de plan y obtener rápidamente una visión clara de lo que requiere atención.
- Mantenga las conversaciones en contexto con comentarios sobre tareas, adjuntos y etiquetado de equipos para que nada se pierda en los hilos de correo electrónico.
Límites de Asana
- No permite establecer intervalos de tiempo para las tareas.
- Las herramientas de automatización integradas suelen quedarse cortas a la hora de gestionar flujos de trabajo complejos o satisfacer las necesidades específicas de los equipos.
Precios de Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mes por usuario.
- Avanzado: 30,49 $ al mes por usuario.
- Corporación: Precios personalizados
- Enterprise+: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Asana
- G2: 4,4/5 (más de 11 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 13 400 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Asana?
Directamente de una reseña de Capterra:
Asana es ideal para la gestión de proyectos, especialmente cuando se trabaja en equipo. Me gustaron las carteras porque me permitían supervisar varios proyectos al mismo tiempo. La sensación general de Asana es muy ordenada y organizada, y eso siempre es una prioridad para mí. Me gustaría que se pudiera acceder a algunos recursos de la plataforma sin tener que pagar por ellos, pero lo entiendo. Una cosa que no me gustó fue que, cuando estaba fuera de casa y utilizaba Asana en mi teléfono, nunca podía copiar tareas a otro proyecto.
Asana es ideal para la gestión de proyectos, especialmente cuando se trabaja en equipo. Me gustaron las carteras porque me permitían supervisar varios proyectos al mismo tiempo. La sensación general de Asana es muy ordenada y organizada, y eso siempre es una prioridad para mí. Me gustaría que se pudiera acceder a algunos recursos de la plataforma sin tener que pagar por ellos, pero lo entiendo. Una cosa que no me gustó fue que, cuando estaba fuera de casa y utilizaba Asana en mi teléfono, nunca podía copiar tareas a otro proyecto.
🧠 Dato curioso: El nombre «Asana» proviene de la palabra sánscrita que designa una postura de yoga, lo que refleja la visión de los fundadores de crear un software que fomente la concentración, el flujo y la claridad en el trabajo moderno.
¿Quiere un calendario de eventos que realmente funcione? Utilice este vídeo para crear su calendario, planear los hitos de venta de entradas, los plazos de los proveedores, los periodos de configuración y desmontaje y los ensayos; detectar errores comunes, como reservas duplicadas y propiedades poco claras; y indicar a los equipos las herramientas y plantillas que pueden utilizar para que el evento se desarrolle según lo previsto.
4. Monday.com (ideal para organizar eventos a gran escala con plantillas personalizables)
Monday.com es un espacio de trabajo flexible que le ofrece una vista clara de todo lo que ocurre en el flujo de trabajo de gestión de proyectos de eventos. Sus plantillas específicas para eventos incluyen todo, desde el seguimiento del presupuesto y la recepción de confirmaciones de asistencia hasta los comentarios posteriores al evento, todo ello respaldado por formularios dinámicos que introducen los datos automáticamente en sus tableros.
Puede configurar paneles visuales, completados con widgets de cronograma, gráfico y carga de trabajo, para supervisar el uso de los recursos y detectar fallos en tiempo real, todo ello sin salir de la plataforma. Añada automatizaciones para hacer aleatorias las alertas, sincronizar las acciones entre equipos y actuar como desencadenante de resúmenes posteriores al evento, y obtendrá un sistema diseñado para ir más allá de las listas de control estáticas. Es intuitivo para configuraciones más sencillas, pero para aprovechar todo su potencial, como las integraciones multitablón, las configuraciones avanzadas de panel o las plantillas inteligentes, puede ser necesario explorar un poco.
Las mejores funciones de Monday.com
- Recopile confirmaciones de asistencia, solicitudes o comentarios a través de formularios con su marca que se introducen automáticamente en sus tableros, lo que resulta ideal para gestionar la lista de invitados o la admisión de proveedores.
- Utilice el control de tiempo integrado para controlar cuánto tiempo llevan las tareas para la elaboración de informes internos o la facturación a socios externos.
- Mantenga todo organizado con una configuración por capas: entornos de trabajo, tableros, tareas y subelementos para estructurar cada parte de su evento.
Límites de Monday.com
- Es fácil crear demasiados tableros, lo que puede generar desorden y dificultar la organización.
- Algunas automatizaciones requieren soluciones complejas dentro de Monday.com.
Precios de Monday.com
- Free
- Básico: 12 $ al mes por usuario.
- Estándar: 14 $ al mes por usuario.
- Pro: 24 $ al mes por usuario.
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Monday.com
- G2: 4,7/5 (más de 13 500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 5000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Monday.com?
Un crítico de G2 hizo uso compartido de esta opinión:
Los correos electrónicos y las actividades podrían mejorarse, ya que a veces pueden sufrir retrasos. Sin embargo, el equipo de soporte ha sido rápido a la hora de buscar soluciones. Para aprovechar al máximo todas las funciones desarrolladas, se requiere un paquete (y un coste) de mayor nivel. Algunas de las automatizaciones requieren soluciones laboriosas, aunque el uso de integraciones como Make.com o Zapier puede ayudar a superar fácilmente este problema.
Los correos electrónicos y las actividades podrían mejorarse, ya que a veces pueden sufrir retrasos. Sin embargo, el equipo de soporte ha sido rápido a la hora de buscar soluciones. Para aprovechar al máximo todas las funciones desarrolladas, se requiere un paquete (y un coste) de mayor nivel. Algunas de las automatizaciones requieren soluciones laboriosas, aunque el uso de integraciones como Make.com o Zapier puede ayudar a superar fácilmente este problema.
5. Basecamp (ideal para mantener a los equipos de eventos pequeños y a los clientes coordinados en un solo lugar).
Basecamp destaca por situar la comunicación en el centro de la planificación de eventos. A diferencia de otras herramientas que acumulan infinitas funciones, Basecamp mantiene la sencillez: un único espacio para mensajes, tareas, calendarios y archivos, de modo que su equipo, sus clientes y sus proveedores permanezcan coordinados sin necesidad de una guía de instrucciones.
Para los planificadores que valoran la simplicidad y la comunicación clara, Basecamp ofrece una configuración sencilla que funciona. Tanto si coordina equipos, clientes o proveedores, le ayuda a eliminar el desorden y a mantener a todos en la misma página.
Las mejores funciones de Basecamp
- Configure hubs de comunicación centrales para gestionar todos los flujos de trabajo de los eventos en un solo lugar.
- Utilice tableros específicos para cada proyecto en lugar de largos hilos de correo electrónico y confuso chat grupal.
- Almacene todos sus archivos, calendarios y notas en documentos de proyecto organizados.
Límites de Basecamp
- Aunque gestiona bien las funciones básicas, se queda corto en cuanto a funciones avanzadas como la programación de publicaciones y los flujos de trabajo de marketing más profundos.
Precios de Basecamp
- Además: 15 $ al mes por usuario.
- Pro Unlimited: 299 $ al mes (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de Basecamp
- G2: 4,1/5 (más de 5320 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 14 480 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Basecamp?
Un breve fragmento de un usuario real:
Ofrece opciones de integración de límite con otras herramientas, especialmente aquellas con las que yo mismo trabajo en marketing digital, como las plataformas de redes sociales. Aunque cubre bien los aspectos básicos, carece de algunas funciones avanzadas y de conexiones fluidas con aplicaciones externas, lo que puede ser un inconveniente para los equipos que necesitan realizar más actividades aquí, como programar publicaciones, etc.
Ofrece opciones de integración con otras herramientas que tienen un límite, especialmente aquellas con las que yo mismo trabajo en marketing digital, como las plataformas de redes sociales. Aunque cubre bien los aspectos básicos, carece de algunas funciones avanzadas y de conexiones fluidas con aplicaciones externas, lo que puede ser un inconveniente para los equipos que necesitan realizar más actividades aquí, como programar publicaciones, etc.
Plataformas de registro y venta de entradas
6. Eventbrite (ideal para la promoción de eventos a gran escala y la venta de entradas)
Eventbrite combina la logística y el marketing de eventos en un panel unificado. Configure páginas de registro, incorpore la compra de entradas y lance campañas de correo electrónico o anuncios en redes sociales, todo desde una sola plataforma. Los análisis en tiempo real realizan un seguimiento del rendimiento de las fuentes y las conversiones de los asistentes, lo que le ayuda a optimizar el gasto publicitario.
In situ, la aplicación móvil Organizer se encarga del registro sin contacto y de la venta de productos en el lugar del evento. Los fondos se transfieren rápidamente después del evento. La integración con CRM y herramientas de análisis permite sincronizar automáticamente los datos de marketing y las listas de asistentes, lo que facilita la segmentación y el seguimiento.
Las mejores funciones de Eventbrite
- Gestión de las solicitudes de servicio, las incidencias, los problemas y los cambios utilizando flujos de trabajo ITSM predefinidos.
- Automatice la asignación y aprobación de entradas con potentes reglas de automatización sin código o con poco código.
- Colabora entre equipos utilizando una base de conocimientos integrada de Confluence, Opsgenie para alertas de guardia y integraciones de Slack o Microsoft Teams.
Límites de Eventbrite
- La plataforma ofrece herramientas básicas, pero carece de flexibilidad para comunicaciones totalmente personalizadas con la marca.
- Las funciones de análisis y (elaboración de) informes no son muy sólidas.
Precios de Eventbrite
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Eventbrite
- G2: 4,4/5 (más de 870 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 5680 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Eventbrite?
Según un crítico de Capterra:
Nos llevó varios eventos investigar cómo utilizar Eventbrite correctamente y configurar nuestros ajustes de forma adecuada. ¡Sin duda, recomendamos ver los vídeos de formación y aprender a utilizar la plataforma en lugar de aprender a base de prueba y error! ¡Esto le ahorrará tiempo y dinero!
Nos llevó varios eventos investigar cómo utilizar Eventbrite correctamente y hacer que nuestros ajustes estén correctos. ¡Sin duda, recomendamos ver los vídeos de formación y aprender a utilizar la plataforma en lugar de aprender a base de prueba y error! ¡Esto le ahorrará tiempo y dinero!
7. Ticket Tailor (ideal para la venta de entradas de bajo coste y autogestionada para organizadores independientes)
Ticket Tailor ofrece un sistema de venta de entradas de pago por uso diseñado para pequeñas operaciones. Puede crear páginas de eventos con su marca o integrar el proceso de pago directamente en su propio sitio web, con liquidación de pagos en el mismo día a través de Stripe, PayPal, Square, Apple Pay o Google Pay. La plataforma cuenta con una función de generador de políticas de privacidad y campos de suscripción que cumplen con el RGPD.
Regístrese en el lugar del evento, en línea o sin conexión, utilizando su aplicación móvil, con sincronización en tiempo real entre los dispositivos del personal. También dispone de correos electrónicos masivos integrados y configuraciones de códigos de descuento/cupones. La integración con Mailchimp, Zapier y herramientas CRM facilita una comunicación optimizada.
Las mejores funciones de Ticket Tailor
- Utilice un dominio personalizado y páginas de eventos de Marca blanca para mantener su marca en primer plano.
- Lista eventos y tipos de entradas ilimitados sin restricciones en cuanto al número de eventos o entradas.
- Gestión de listas de eventos públicos o privados protegiéndolos con contraseña u ocultándolos de las búsquedas públicas.
Límites de Ticket Tailor
- No se admiten reembolsos parciales en reservas de grupo.
- Carece de potentes funciones de búsqueda integradas o de listas de eventos seleccionados.
Precios de Ticket Tailor
- Free
- Pago por adelantado: desde 0,30 $.
- Paga según vendas: 0,85 $.
Valoraciones y reseñas de Ticket Tailor
- G2: 4,9/5 (más de 190 opiniones)
- Capterra: 4,9/5 (más de 490 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Ticket Tailor?
Directamente de una reseña de G2:
Creo que al principio el sistema de créditos era un poco confuso y, aunque entiendo que significa que se recibe una mayor cantidad de dinero al comprar créditos al por mayor, estaría bien poder eliminar o reducir las tasas de reserva de una forma más económica. Todavía no lo entiendo del todo, pero como sistema es más sencillo y transparente que otros sitios de venta de entradas, y sigue siendo asequible, ¡así que lo seguiré utilizando en el futuro!
Creo que al principio el sistema de créditos era un poco confuso y, aunque entiendo que significa que se recibe una mayor cantidad de dinero al comprar créditos al por mayor, estaría bien poder eliminar o reducir las tarifas de reserva de una forma más económica. Todavía no lo entiendo del todo, pero como sistema es más sencillo y transparente que otros sitios de venta de entradas, y sigue siendo asequible, ¡así que lo seguiré utilizando en el futuro!
8. Brown Paper Tickets (la mejor opción para la venta de entradas con precios transparentes y comercio justo)
Brown Paper Tickets ofrece un sistema de venta de entradas transparente y de bajo coste, diseñado pensando en la comunidad. Es totalmente gratis, gratuito/a para eventos gratis, y las tarifas de las entradas de pago son mínimas. Puede crear páginas de eventos con contenido multimedia, recaudar donaciones junto con la venta de entradas y ofrecer a los asistentes opciones flexibles de entradas: para imprimir en casa, para el móvil o por correo postal.
Sobre el terreno, las herramientas integradas de taquilla y escaneo gestionan la venta de entradas sin necesidad de hardware adicional. Con soporte multilingüe y un servicio de atención al cliente receptivo por correo electrónico, es una opción sólida para organizaciones sin ánimo de lucro y organizadores centrados en la comunidad que gestionan públicos diversos.
Las mejores funciones de Brown Paper Tickets
- Crea páginas de evento personalizables con contenido multimedia y descripciones detalladas para atraer a los asistentes.
- Venda múltiples tipos de entradas, incluyendo entradas generales, asientos reservados y abonos de temporada para formatos de eventos versátiles.
- Gestione el registro y el check-in de los asistentes con (elaboración de) informes en tiempo real y listas de asistentes exportables.
Límites de Brown Paper Tickets
- Las organizaciones no pueden ver ni analizar el historial de un comprador a lo largo del tiempo, lo que constituye un límite a las oportunidades de interacción personalizada.
Precios de Brown Paper Tickets
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Brown Paper Tickets
- G2: 4,0/5 (más de 30 opiniones)
- Capterra: 3,7//5 (más de 30 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Brown Paper Tickets?
Un usuario compartió este comentario:
Me gusta mucho el modelo de «comercio justo» que encarna Brown Paper Tickets. Al dedicarme al trabajo comunitario, me gusta buscar herramientas y software equitativos para mis proyectos... La interfaz del sitio web de BPT podría mejorarse. Tiene un aspecto anticuado que puede no resultar atractivo para todos los usuarios.
Me gusta mucho el modelo de «comercio justo» que encarna Brown Paper Tickets. Al dedicarme al trabajo comunitario, me gusta buscar herramientas y software equitativos para mis proyectos... La interfaz del sitio web de BPT podría mejorarse. Tiene un aspecto anticuado que puede no resultar atractivo para todos los usuarios.
9. Eventzilla (la mejor opción para el registro flexible de eventos en formatos virtuales, híbridos y presenciales)
Eventzilla es una herramienta sencilla para pequeñas empresas que organizan seminarios web, talleres o eventos locales. Le permite crear páginas de eventos con su marca sin necesidad de código, configurar formularios de inscripción flexibles con lógica condicional y gestionar entradas gratuitas y de pago.
Las remesas en tiempo real le ayudan a realizar un seguimiento de los pagos entrantes, y la plataforma ofrece compatibilidad con eventos virtuales a través de su complemento Joinlive. También puede emitir certificados digitales automáticamente, lo que resulta especialmente útil para sesiones de formación o eventos educativos. In situ, el software para eventos virtuales ofrece una aplicación móvil y una opción de registro en quioscos para gestionar a los asistentes.
Las mejores funciones de Eventzilla
- Automatice las listas de espera y las aprobaciones para gestionar de forma eficiente los eventos exclusivos o con gran demanda.
- Organice y gestione seminarios web o eventos virtuales directamente en Eventzilla utilizando el complemento virtual Joinlive.
- Problema y envíe por correo electrónico certificados a los asistentes, ponentes o participantes de forma automática.
Límites de Eventzilla
- No cuenta con una hoja de ruta de desarrollo que indique las funciones futuras y un cronograma indicativo.
- Algunas integraciones de terceros no son tan fluidas o intuitivas como cabría esperar, lo que puede afectar a la eficiencia del flujo de trabajo.
Precios de Eventzilla
- Free
- Básico: 1,50 $ por inscripción.
- Pro: 1,50 $ + 1,9 % por inscripción
- Además: 1,50 $ + 2,9 % por inscripción.
- Unlimited: 4999 $ al año
Valoraciones y reseñas de Eventzilla
- G2: 4,4/5 (más de 150 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 390 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Eventzilla?
Aquí tiene una perspectiva de primera mano:
Lo que más me gusta de Eventzilla es lo fácil que es crear un evento desde cero... Un aspecto que se podría mejorar es la integración con algunas plataformas externas, ya que algunas de ellas no funcionan tan bien como esperaba. También he observado que algunas funciones avanzadas solo están disponibles en los planes de nivel superior, lo que puede suponer un límite para eventos con presupuestos ajustados. Dicho esto, la plataforma sigue cumpliendo sus promesas fundamentales.
Lo que más me gusta de Eventzilla es lo fácil que es crear un evento desde cero... Un aspecto que se podría mejorar es la integración con algunas plataformas externas, ya que algunas de ellas no funcionan tan bien como esperaba. También he observado que algunas funciones avanzadas solo están disponibles en los planes de nivel superior, lo que puede suponer un límite para eventos con presupuestos ajustados. Dicho esto, la plataforma sigue cumpliendo sus promesas fundamentales.
10. RegFox (ideal para el registro de eventos totalmente personalizable con una potente automatización)
RegFox ofrece un control minucioso sobre el registro, los precios y la recopilación de datos de los asistentes, funciones que aprecian los organizadores de eventos profesionales. Su generador de registros cuenta con compatibilidad con la personalización mediante arrastrar y soltar, la lógica condicional y estructuras de precios avanzadas, como pagos a plazos o códigos de descuento.
Permite recopilar exenciones y firmas personalizadas, automatiza las confirmaciones y los recordatorios, y ofrece compatibilidad con inscripciones de grupos o equipos. Incorpora integraciones con CRM, plataformas de correo electrónico y pasarelas de pago. Su verdadero valor reside en su asequibilidad y personalización sin sacrificar la función ni la seguridad, lo que lo hace ideal para los organizadores que gestionan múltiples eventos.
Las mejores funciones de RegFox
- Cree formularios de registro totalmente personalizables con campos de arrastrar y soltar, lógica condicional y personalización de marca.
- Configure precios complejos, descuentos, códigos de acceso y planes de pago para entradas y complementos.
- Gestione el registro, la impresión de insignias y el equipo de ventas in situ con herramientas móviles.
Límites de RegFox
- Los usuarios se quejan de la falta de funciones avanzadas de documentación.
Precios de RegFox
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de RegFox
- G2: 4,8/5 (más de 500 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 140 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre RegFox?
Vea lo que opinó este crítico:
La personalización es una buena opción, pero también tiene sus inconvenientes. Crear plantillas para nuestra organización con el fin de garantizar que todos los programas tengan los mismos requisitos básicos parece ser un reto, ya que cada departamento utiliza la plataforma de forma ligeramente diferente. Para mí, es imprescindible incluir una sección de preguntas y respuestas durante el proceso de inscripción, para no tener que hacer seguimiento a esa información más tarde mediante correos electrónicos o encuestas.
La personalización es una buena opción, pero también tiene sus inconvenientes. Crear plantillas para nuestra organización con el fin de garantizar que todos los programas tengan los mismos requisitos básicos parece ser un reto, ya que cada departamento utiliza la plataforma de forma ligeramente diferente. Para mí, es imprescindible incluir una sección de preguntas y respuestas durante el proceso de inscripción, para no tener que hacer el seguimiento de esa información más tarde mediante correos electrónicos o encuestas.
Plataformas para eventos virtuais e híbridos
11. vFairs (ideal para eventos virtuales e híbridos inmersivos con entornos interactivos)
vFairs es una opción sólida para equipos corporativos que organizan conferencias virtuales o híbridas. Ofrece funciones interactivas, como vestíbulos virtuales, salas de exposiciones en 3D y elementos gamificados, para mantener el interés de los asistentes. La captura de clientes potenciales integrada mediante el escaneo de códigos QR y las fáciles exportaciones de CRM lo hacen especialmente útil para eventos centrados en el B2B.
Los organizadores tienen un control total sobre la programación de las sesiones y los cronogramas de los ponentes, gracias a las herramientas de personalización detallada de la agenda. El networking está integrado en la experiencia, con directorios de asistentes, funciones de emparejamiento y chat en vivo que fomentan las conexiones genuinas.
Las mejores funciones de vFairs
- Diseñe vestíbulos y salas de exposiciones virtuales inmersivos para crear experiencias virtuales atractivas.
- Permita la creación de redes en tiempo real con chat de vídeo o de texto 1:1, emparejamiento y directorios de asistentes.
- Captura y califica clientes potenciales con la aplicación vFairs Lead Capture, que permite escanear códigos QR o tarjetas de visita y exportar datos a CRM.
Límites de vFairs
- Algunos usuarios consideran que los informes esenciales no están disponibles de forma predeterminada, por defecto, y deben ser personalizados.
Precios de vFairs
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de vFairs
- G2: 4,7/5 (más de 1700 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 580 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre vFairs?
Aquí tiene una perspectiva de primera mano:
Aunque vFairs ofrece funciones sin conexión, lo cual es una gran ventaja para nuestros eventos en cruceros, estas funciones tienen un límite en comparación con todas las funciones disponibles en línea. Por ejemplo, es posible que las actualizaciones en tiempo real o los elementos interactivos no funcionen tan bien sin una conexión estable. Dicho esto, su equipo siempre está dispuesto a ayudarnos a optimizar la experiencia en función de nuestro entorno, y han hecho un esfuerzo evidente por mejorar la usabilidad sin conexión con el tiempo.
Aunque vFairs ofrece funciones sin conexión, lo cual es una gran ventaja para nuestros eventos en cruceros, estas funciones tienen un límite en comparación con todas las funciones disponibles en línea. Por ejemplo, es posible que las actualizaciones en tiempo real o los elementos interactivos no funcionen tan bien sin una conexión estable. Dicho esto, su equipo siempre está dispuesto a ayudarnos a optimizar la experiencia en función de nuestro entorno, y han hecho un esfuerzo evidente por mejorar la usabilidad sin conexión con el tiempo.
12. RingCentral Events (antes Hopins) (La mejor opción para la organización de eventos virtuales y la creación de redes todo en uno)
RingCentral Events es ideal para los profesionales del marketing que organizan experiencias virtuales de marca o lanzamientos de productos. Ofrece un diseño de eventos personalizable que incluye recepción, fase, sesiones, networking y exposición. Funciones como preguntas y respuestas del público, encuestas y reacciones con emojis fomentan la interacción.
Gestiona bien la programación de varios días y múltiples vías, y cuenta con compatibilidad robusta con stands de patrocinadores con captura de clientes potenciales. Las funciones in situ, como el modo quiosco y la impresión de insignias, permiten un uso híbrido. Sus integraciones con más de 40 herramientas de marketing de eventos (Mailchimp, HubSpot, Marketo) admiten el seguimiento integral de clientes potenciales y campañas.
Las mejores funciones de RingCentral Eventos
- Cree espacios virtuales inmersivos con áreas personalizables de Recepción, Fase, Sesiones, Networking, Exposición y Repetición para ofrecer experiencias completas en los eventos.
- Simplifique la logística de eventos presenciales e híbridos con la gestión de planos de planta, áreas de registro, modo quiosco para el auto registro, impresión de insignias y control de acceso.
- Organice eventos ilimitados por licencia con precios transparentes y escalonados, sin cargos por exceso de uso, para una presupuestación predecible.
Límites de RingCentral Eventos
- La integración de Streamyard para la transmisión en directo es confusa y está mal integrada.
- La plataforma exige a los ponentes que transmitan desde el backstage, lo que añade una complejidad innecesaria en comparación con configuraciones más sencillas basadas en sesiones.
Precios de RingCentral Eventos
- Free
- Evento Pro: 99 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Eventos Pro+: 199 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
- Eventos Enterprise: 299 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de RingCentral Events
- G2: 4,5/5 (más de 900 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 330 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre RingCentral Eventos?
Extraído directamente de una reseña de Capterra:
Nos gustó la forma en que se hizo el ajuste del escenario para el vídeo, con zonas entre bastidores donde podíamos preparar a los invitados, etc. Nos gustó que no hiciera falta explicar mucho a los ponentes cómo utilizarlo... Fue difícil probar la función entre bastidores con un solo ordenador/inicio de sesión, pero fue fácil comprobarlo con varios usuarios.
Nos gustó la forma en que se hizo el ajuste del escenario para el vídeo, con zonas entre bastidores donde podíamos preparar a los invitados, etc. Nos gustó que no hiciera falta explicar mucho a los ponentes cómo utilizarlo... Fue difícil probar la función entre bastidores con un solo ordenador/inicio de sesión, pero fue fácil comprobarlo con varios usuarios.
13. Airmeet (ideal para eventos impulsados por la comunidad con interacciones virtuales atractivas)
Airmeet está diseñado para gestionar eventos a gran escala, lo que lo convierte en una opción ideal para asociaciones, corporaciones y organizaciones que organizan grandes conferencias o sesiones de formación. Sus destacadas funciones de networking, que incluyen speed networking y salones, permiten la interacción y la participación en tiempo real entre grandes grupos.
Es compatible con un intervalo de formatos de eventos: en directo, pregrabados, bajo demanda y talleres interactivos. Los expositores pueden organizar demostraciones y gestionar stands virtuales, mientras que la elaboración de informes de eventos unificados facilita el seguimiento de la participación en configuraciones híbridas. Con accesibilidad integrada y formatos de sesión flexibles, es ideal para cumbres anuales, conferencias multitema y eventos de formación a gran escala.
Las mejores funciones de Airmeet
- Organice eventos a gran escala para hasta 100 000 participantes con una sólida infraestructura en la nube y transmisión en HD.
- Aproveche la función Invitar al escenario para llevar a los asistentes a la fase como ponentes, fomentando así contenidos impulsados por el público.
- Intercambie tarjetas de visita digitales y conéctese al instante para seguir estableciendo contactos después del evento.
Límites de Airmeet
- No es muy compatible con dispositivos móviles, con una función limitada en teléfonos inteligentes y tabletas.
- Los participantes que utilizan la app no pueden participar plenamente en emparejamientos 1:1 (por ejemplo, ocupando una mesa), lo que establece un límite en la interactividad.
Precios de Airmeet
- Seminarios web premium: desde 199 $ al mes.
- Eventos: Precios personalizados
- Eventos gestionados: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Airmeet
- G2: 4,6/5 (más de 740 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 180 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Airmeet?
Esto es lo que opinó un crítico de G2:
Airmeet es muy fácil de usar, incluso si es la primera vez que organizas un evento. La configuración es sencilla y hay muchas funciones para hacer que los eventos sean más atractivos, como salas de descanso y encuestas en directo... Se necesita un poco de tiempo para explorar todas las funciones, lo que al principio puede resultar abrumador. Algunas conexiones con otras herramientas requieren una configuración adicional y el precio puede no ser ideal para equipos más pequeños. Además, los problemas ocasionales de conectividad pueden resultar frustrantes durante los eventos más grandes.
Airmeet es muy fácil de usar, incluso si es la primera vez que organizas un evento. La configuración es sencilla y hay muchas funciones para hacer que los eventos sean más atractivos, como salas de descanso y encuestas en directo... Se necesita un poco de tiempo para explorar todas las funciones, lo que al principio puede resultar abrumador. Algunas conexiones con otras herramientas requieren una configuración adicional y el precio puede no ser ideal para equipos más pequeños. Además, los ocasionales problemas de conectividad pueden resultar frustrantes durante eventos más grandes.
14. InEvent (el mejor para la gestión de eventos virtuales e híbridos a nivel de corporación)
InEvent está diseñado para equipos de corporación que gestionan eventos a gran escala o altamente regulados. Destaca por funciones como una sólida transmisión nativa, edición de vídeo en tiempo real y compatibilidad con un gran número de presentadores. Las herramientas de registro van más allá de lo básico, ya que ofrecen compatibilidad con insignias NFC y cumplimiento de normas como el RGPD, SOC 2 e HIPAA.
Lo que lo distingue es su capacidad para gestionar la logística de viajes y alojamiento, una función poco común en este espacio. Con análisis profundos, amplio acceso a API y asistencia multilingüe las 24 horas del día, los 7 días de la semana, InEvent es una opción sólida para equipos globales que necesitan fiabilidad, flexibilidad y control.
Las mejores funciones de InEvent
- Gestione la logística de los viajes de incentivo, incluida la información sobre vuelos y alojamiento, lo que lo hace ideal para eventos complejos en múltiples ubicaciones.
- Organice transmisiones en directo nativas de alta calidad y sin retrasos con edición de vídeo en tiempo real y transmisión RTMP a múltiples canales sociales.
- Permita registros sin contacto mediante el registro con NFC y el escaneo de insignias.
Límites de InEvent
- Carece de una gran compatibilidad con otras plataformas, lo que supone un límite para las integraciones.
- La integración con herramientas como Salesforce puede ser menos sencilla y, a menudo, requiere la asistencia directa del equipo de InEvent.
Precios de InEvent
- Evento único: 6000 $
- Suscripción anual: 9000 $
- V&H Advanced: Precios personalizados
- V&H Full: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de InEvent
- G2: 4,5/5 (más de 140 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 30 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre InEvent?
Vea lo que opinó este crítico:
Fácil de usar. Interfaz de administrador intuitiva. Y funciones: está repleto de funciones para cualquier tipo de evento que se nos ocurra... Tiene tantas funciones que tuvimos que recibir formación, lo que nos llevó a contar con una persona dedicada a gestionar las funciones más avanzadas.
Fácil de usar. Interfaz de administrador intuitiva. Y funciones: está repleto de funciones para cualquier tipo de evento que se nos ocurra... Tiene tantas funciones que tuvimos que recibir formación, lo que nos llevó a contar con una persona dedicada a gestionar las funciones más avanzadas.
15. ZoomEvents (ideal para conferencias virtuales y seminarios web escalables con tecnología Zoom)
Zoom Events amplía la conocida experiencia de Zoom, lo que lo convierte en una opción práctica para equipos internos, proveedores de formación o cualquier persona que dirija programas de aprendizaje de varias sesiones. El software para seminarios web ofrece hubs de evento personalizables, páginas de registro con la marca y un control detallado del acceso de los asistentes, lo que resulta ideal para mantener todo organizado y seguro.
Las áreas de exposición integradas y las herramientas de networking ayudan a los participantes a conectar de forma significativa, mientras que las integraciones con plataformas de CRM y marketing simplifican el seguimiento. Con compatibilidad para eventos híbridos, métricas de participación en directo y funciones de accesibilidad como subtítulos en directo e interpretación de idiomas, Zoom Events es especialmente eficaz cuando la coherencia es clave.
Las mejores funciones de ZoomEvents
- Cree eventos de varias sesiones y varios días con hubs de eventos personalizables y páginas de registro con su marca.
- Ofrezca capacidades para eventos híbridos, lo que permite la participación simultánea en persona y virtual con una gestión unificada de los asistentes.
- Garantice la seguridad y la privacidad con cifrado de nivel empresarial y cumplimiento de las principales normas.
Límites de ZoomEvents
- Las frecuentes actualizaciones de software aparecen en momentos inoportunos, interrumpiendo las reuniones programadas.
- El panel de administrador puede resultar difícil de navegar, especialmente para los usuarios acostumbrados a las reuniones estándar de Zoom.
Precios de ZoomEvents
- Plan Zoom Sesiones: 99,00 $ al mes por cada 100 asistentes.
- Plan Zoom Event: 149,00 $ al mes por cada 100 asistentes.
Valoraciones y reseñas de ZoomEvents
- G2: 4,5/5 (más de 360 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 6000 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Zoom Events?
Directamente de una reseña de G2:
Los eventos y seminarios web de Zoom pueden dar soporte y gestionar una gran cantidad de público en tiempo real. También cuenta con la función de salas de descanso para dividir a un público numeroso en grupos más pequeños. Es ideal para sesiones de lluvia de ideas y mapas mentales... Los eventos y seminarios web de Zoom tienen margen de mejora en cuanto a las medidas de seguridad. Los servicios de soporte al cliente también deben mejorarse para resolver diversos problemas a los que se enfrentan el público y el anfitrión del evento.
Los eventos y seminarios web de Zoom pueden dar soporte y gestionar una gran cantidad de público en tiempo real. También cuenta con la función de salas de descanso para dividir a un público numeroso en grupos más pequeños. Es ideal para sesiones de lluvia de ideas y mapas mentales... Los eventos y seminarios web de Zoom tienen margen de mejora en cuanto a las medidas de seguridad. Los servicios de soporte al cliente también deben mejorarse para resolver diversos problemas a los que se enfrentan el público y el anfitrión del evento.
📖 Lea también: Cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas
Paquetes de gestión de eventos de evento
16. Cvent (el mejor para la gestión integral de eventos de corporación y la logística)
Cvent es una opción sólida para los gestores de eventos que necesitan coordinar eventos con una logística compleja. Sus herramientas de búsqueda de sedes ayudan a optimizar las solicitudes de propuestas y la negociación de contratos. La plataforma también ofrece una gestión integral del registro, los check-in, la elaboración de presupuestos y el procesamiento de pago.
Los análisis en tiempo real, la compatibilidad con aplicaciones nativas, la gestión de patrocinadores y las integraciones CRM (Salesforce, Eloqua, Marketo) ayudan a vincular los eventos directamente con los flujos de trabajo empresariales. Cvent admite formatos presenciales e híbridos, con herramientas detalladas de seguimiento de asistentes, gamificación y recopilación de comentarios.
Las mejores funciones de Cvent
- Busque lugares utilizando una red integrada de proveedores y una guía de destinos, lo que agiliza la selección de lugares y la gestión de contratos.
- Supervise los presupuestos de los eventos, realice un seguimiento de los gastos y genere informes financieros y de asistencia personalizados para la gestión estratégica de las reuniones.
- Gestione expositores, patrocinadores y citas con herramientas específicas para la configuración de stands y la captación de clientes potenciales.
Límites de Cvent
- La plataforma puede resultar prohibitivamente cara y excesivamente compleja para eventos u organizaciones más pequeños.
- Es difícil obtener métricas de participación en un formato presentable, lo que dificulta el uso compartido de información significativa con los compañeros de trabajo.
Precios de Cvent
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Cvent
- G2: 4,3/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 970 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Cvent?
Aquí tienes una perspectiva de primera mano:
La plataforma Cvent Event Management es una solución integral. Puedo hacer todo lo que necesito, desde la búsqueda de proveedores y la elaboración de presupuestos hasta el registro y la experiencia de los asistentes... Cvent tiende a adquirir otras plataformas en lugar de desarrollarlas internamente, lo que puede provocar fallos y errores.
La plataforma Cvent Event Management es una solución integral. Puedo hacer todo lo que necesito, desde la búsqueda de proveedores y la elaboración de presupuestos hasta el registro y la experiencia de los asistentes... Cvent tiende a adquirir otras plataformas en lugar de desarrollarlas internamente, lo que puede provocar fallos y errores.
17. Bizzabo (ideal para el marketing de evento basado en datos y la participación de los asistentes)
Bizzabo es una herramienta ideal para los organizadores de grandes conferencias que necesitan controlar las agendas de las sesiones, los perfiles de los ponentes y la participación de los asistentes. Esta solución de gestión de eventos ofrece compatibilidad con eventos virtuales e híbridos, con stands de patrocinadores y captura de clientes potenciales.
Su sistema de emparejamiento basado en IA y sus salas interactivas mejoran la interacción entre los asistentes. Los flujos de registro personalizados, las herramientas de diseño de arrastrar y soltar y las integraciones CRM (Salesforce, HubSpot) permiten una gestión integral del ciclo de vida del evento. Los análisis en tiempo real ayudan a cuantificar el retorno de la inversión y el compromiso, lo que lo convierte en una herramienta completa para reuniones profesionales a gran escala.
Las mejores funciones de Bizzabo
- Atraiga a los asistentes con salas de networking interactivas, reuniones de vídeo individuales, chats grupales y emparejamientos basados en IA.
- Proporcione una aplicación móvil unificada para eventos con agendas personalizadas, encuestas en directo, preguntas y respuestas y notificaciones push.
- Ofrezca compatibilidad personalizada, incorporación y formación a los organizadores de evento y a las partes interesadas.
Límites de Bizzabo
- Los moderadores deben abrir dos ventanas separadas cuando utilizan la «Vista definitiva», lo que reduce la facilidad de uso durante las sesiones.
Precios de Bizzabo
- Event Experience OS: 499 $/usuario al mes (facturado anualmente)
- Klik SmartBadge: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Bizzabo
- G2: 4,3/5 (más de 360 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 160 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Bizzabo?
Directamente de una reseña de G2:
Plataforma de gestión de eventos muy completa, con muchas opciones de personalización para adaptarse a todo tipo de empresas y eventos. Plataforma de seminarios web intuitiva, lo que facilita la incorporación de ponentes externos... La gran cantidad de opciones de personalización puede resultar abrumadora y difícil de aprender, y se necesita mucha formación para dominarla. Sería bueno que hubiera una opción «lista para usar» para seminarios web puntuales o eventos sencillos que ayudara con esto.
Plataforma de gestión de eventos muy completa, con muchas opciones de personalización para adaptarse a todo tipo de empresas y eventos. Plataforma de seminarios web intuitiva, lo que facilita la incorporación de ponentes externos... La gran cantidad de opciones de personalización puede resultar abrumadora y difícil de aprender, y se necesita mucha formación para dominarla. Sería bueno que hubiera una opción «lista para usar» para seminarios web puntuales o eventos sencillos que ayudara con esto.
18. Whova (ideal para la participación en eventos y la plan de agendas desde dispositivos móviles)
Whova es ideal para eventos centrados en la comunidad, como cumbres locales, talleres universitarios o foros sin ánimo de lucro. Sus herramientas para crear agendas y gestionar ponentes son fáciles de usar. El feed de eventos y los tableros comunitarios crean oportunidades informales para establecer contactos, mientras que la gamificación y las encuestas mantienen el interés de los asistentes.
Los organizadores también pueden gestionar los registros, las insignias y la venta de entradas in situ. Whova destaca por su capacidad para involucrar a los asistentes, ya que ofrece una combinación de herramientas móviles y basadas en la web para una experiencia híbrida. Ofrece compatibilidad con la visibilidad de los patrocinadores a través de tiras y stands digitales.
Las mejores funciones de Whova
- Atraiga a los asistentes mediante encuestas en directo, encuestas, gamificación y un feed dinámico del evento para interactuar en tiempo real.
- Facilite el networking con perfiles de asistentes, mensajería, reuniones virtuales y tableros comunitarios.
- Integre herramientas de promoción en redes sociales y de participación de los asistentes directamente desde la plataforma.
Límites de Whova
- Los usuarios informan de dificultades para exportar las listas de asistentes, lo que requiere copiar y pegar manualmente para la elaboración de informes.
- La configuración inicial requiere un esfuerzo manual. Introducir toda su información en la aplicación puede llevar mucho tiempo, especialmente para los usuarios que participan por primera vez en una conferencia.
Precios de Whova
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Whova
- G2: 4,8/5 (más de 1700 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (más de 2300 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Whova?
Una reseña lo expresa así:
Fácil de usar. Puede tener su calendario de eventos al alcance de la mano. Sin él, habría estado perdido. Me gusta que sea fácil de usar como usuario en cualquier dispositivo que utilizaba en cada momento. Ya sea mi móvil, mi ordenador portátil o mi tableta... Las reglas del concurso son ambiguas. Algunos abusaban de las reglas. Sé que todos somos adultos, pero algunos no actuaban como tales en lo que respecta al concurso.
Fácil de usar. Puede tener su calendario de eventos al alcance de la mano. Sin él, habría estado perdido. Me gusta que sea fácil de usar como usuario en cualquier dispositivo que utilizaba en cada momento. Ya sea mi móvil, mi ordenador portátil o mi tableta... Las reglas del concurso son ambiguas. Algunos abusaban de las reglas. Sé que todos somos adultos, pero algunos no actuaban como tales en lo que respecta al concurso.
19. Planning Pod (ideal para la plan de eventos y recintos con herramientas de colaboración en tiempo real)
Planning Pod reúne presupuestos, cronogramas, listas de tareas, planos de planta, inscripciones, registros, portales de clientes, propuestas, contratos, facturación y comunicación entre equipos. Su diseñador visual de arrastrar y soltar facilita la creación de diseños precisos y a escala de los recintos y el diseño de los asientos sin necesidad de cambiar de herramienta.
El CRM integrado ayuda a realizar el seguimiento de los clientes potenciales y las interacciones con los clientes, y se completa con la programación de citas, hilos de correo electrónico y plantillas de edición de planificación de eventos para propuestas y contratos. Compatible con dispositivos móviles e integrado con Zapier, Planning Pod ofrece compatibilidad con la automatización del flujo de trabajo y el sincronizar con otras herramientas.
Las mejores funciones de Planning Pod
- Gestión de planos de planta, diseños de salas y gráficos de asientos utilizando un diseñador visual de arrastrar y soltar.
- Coordine equipos y proveedores con asignaciones de tareas, calendarios compartidos y herramientas de comunicación.
- Ofrezca portales para clientes para la colaboración, las aprobaciones y el uso compartido de documentos.
Límite de Planning Pod
- La herramienta de planos y diseño de espacios resulta poco intuitiva y complicada en comparación con otras plataformas.
- Aunque se realizan mejoras periódicamente, la plataforma aún necesita actualizaciones para mejorar la facilidad de uso para equipos más grandes.
Precios de Planning Pod
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Planning Pod
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,4/5 (más de 30 opiniones)
¿Qué opinan los usuarios reales sobre Planning Pod?
Aquí tiene una reseña de Capterra:
Me gusta que los propietarios siempre estén tratando de mejorar el software y que parezcan escuchar genuinamente los comentarios de los clientes sobre lo que queremos ver. Tiene un buen precio y es fácil de usar... Las páginas web de bodas disponibles para los clientes no están a la altura de lo que hay en el sector. Lo mismo ocurre con la herramienta de planos. Sería maravilloso tener que usar solo una plataforma, pero al mismo tiempo, el precio es adecuado y las herramientas que se obtienen son buenas y están a la altura de lo que se paga.
Me gusta que los propietarios siempre estén tratando de mejorar el software y que parezcan escuchar genuinamente los comentarios del personalizado sobre lo que queremos ver. Tiene un buen precio y es fácil de usar... Las páginas web de bodas disponibles para los clientes no están a la altura de lo que hay en el sector. Lo mismo ocurre con la herramienta de planos. Sería maravilloso tener que usar solo una plataforma, pero al mismo tiempo, el precio es adecuado y las herramientas que se obtienen son buenas y están a la altura de lo que se paga.
20. Social Tables (ideal para diseñar diagramas de evento y gestionar los planos de distribución de los asientos en los recintos).
Social Tables es un sistema de gestión de eventos que destaca por su plan colaborativa e interactiva, que permite a los organizadores de eventos y a los responsables de los recintos estar en la misma página. Su intuitiva interfaz de arrastrar y soltar le permite crear diagramas en 2D y 3D fotorrealistas utilizando tablas, sillas y otros elementos de diseño, lo que resulta ideal para correlacionar visualmente el flujo de invitados y la configuración de las salas.
Las listas de invitados integradas se enlazan directamente con la asignación de asientos, los datos de los asistentes y sus preferencias alimentarias, mientras que el registro móvil actualiza el estado de los invitados en tiempo real, directamente en el diagrama. Con el almacenamiento en la nube, los documentos importantes, como los contratos y los diseños, permanecen sincronizados en todos los dispositivos.
Las mejores funciones de Social Tables
- Diseñe planes interactivos y diagramas en 3D con herramientas de arrastrar y soltar para recintos, tablas y distribuciones de asientos.
- Colabora en tiempo real con clientes, proveedores y miembros del equipo en diseños y listas de invitados.
- Gestiona las listas de invitados, las confirmaciones de asistencia y la asignación de asientos con herramientas de gestión de listas fáciles de usar.
Límites de Social Tables
- Carece de funciones de análisis avanzadas en comparación con otras herramientas.
Precios de Social Tables
- (versión de) prueba gratuita
- Pro: 199 $ al mes por usuario
- Premium: precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Social Tables
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
Haga que su evento de planificación sea memorable con ClickUp.
Existen numerosas herramientas excelentes que le ayudarán a optimizar la planificación de eventos, ya sea un taller de un día o una conferencia para 5000 personas. Desde planos de planta hasta listas de invitados, pasando por presupuestos y branding, estas 20 soluciones de software para la gestión de eventos le ayudarán a evitar el caos y a centrarse en ofrecer una experiencia memorable.
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