¿Alguna vez has tenido problemas para recabar opiniones, gestionar solicitudes o realizar encuestas? Es difícil recopilar la información adecuada y mantenerla organizada.
Es por eso que los Formularios de Asana son tan útiles. Con esta función, puedes agilizar el proceso de recopilación de información de tu equipo, clientes o posibles clientes. Es una manera sencilla de mantener todos tus comentarios y solicitudes entrantes organizados junto con el resto de los datos de tu proyecto.
Exploremos paso a paso cómo crear un Formulario de Asana.
Cómo crear un formulario en Asana
Los formularios de Asana pueden ayudarte a comenzar a recopilar comentarios/solicitudes de opinión rápidamente. ¿La buena noticia? Puedes crear, editar, configurar y publicar tus formularios de Asana en seis simples pasos.
1. Crea el Formulario
Sigue estos pasos para crear un formulario en Asana:
- Accede a un proyecto en tu cuenta de Asana
- Ve al menú Personalizar
- Navega hasta Agregar y haz clic en Formularios. Personaliza el contenido de tu formulario según tus necesidades
- Pulsa Publicar
Los Formularios son parte de tus proyectos de Asana. Cuando un encuestado completa un formulario y lo envía, el formulario aparece como una nueva tarea dentro del proyecto. Por defecto, el formulario toma el mismo nombre que el proyecto del que forma parte, pero puedes editar el nombre y la descripción.
vía Asana
2. Añadir títulos al formulario
Añada títulos para organizar las preguntas en secciones. Esto facilita la lectura del Formulario y orienta mejor a los encuestados.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Haga clic en la pestaña Contenido del formulario
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Contenido
- Haga clic en Título
- Arrastre y suelte el título en la posición deseada dentro del formulario
Alternativamente, pase el ratón por encima de su formulario y haga clic en + Añadir un título.
vía Asana
3. Acceda a sus formularios
El widget Formularios en tu página de Inicio de Asana te ayuda a acceder a tus formularios recientes y favoritos en un solo lugar.
Puedes crear un nuevo formulario directamente desde el widget haciendo clic en el botón + Agregar nuevo.
Si deseas agregar más widgets a la página Inicio, ve a la esquina superior derecha y haz clic en Personalizar.
a través de Asana
4. Gestionar ajustes de formulario
Desde la pestaña Ajustes (situada junto a la pestaña Contenido del formulario), puede realizar las siguientes acciones:
- Seleccionar un campo para el título de la tarea
- Designar una persona asignada por defecto para cada envío de formulario
- Copiar todas las respuestas a la descripción de la tarea
- Controlar quién puede acceder al formulario
- Añadir un mensaje de confirmación
- Añadir un botón para añadir otro envío
vía Asana
5. Permitir adjuntos al formulario
Algunas preguntas pueden requerir que los encuestados envíen un adjunto, como imágenes, PDF y otros documentos.
Cuando alguien envía un formulario con adjuntos, éstos se enlazan automáticamente a la tarea creada en tu proyecto de Asana.
Para agregar un adjunto a un formulario, haz clic en el ícono Adjunto debajo de tu lista de preguntas.
vía Asana
Después de añadir tu pregunta, tendrás la opción de:
- Cambiar/editar el nombre de la pregunta y agregar una descripción de la pregunta
- Permitir múltiples adjuntos
- Activar o desactivar el campo Obligatorio
vía Asana
6. Vista previa de su Formulario
Mientras construyes tu formulario, puedes previsualizarlo haciendo clic en Ver Formularioy viendo cómo aparece para los encuestados.
vía Asana
7. Comparta su Formulario
Una vez creado su formulario, haga clic en Compartir formulario. Elija los permisos de acceso para el formulario: Cualquiera con el enlace (uso compartido público) o Sólo la organización (uso compartido privado). Haga clic en Terminada.
También puedes incrustar formularios de Asana en sitios web. Pendiente, nuevamente, haz clic en Compartir formulario. Haz clic en Copiar código para copiar el fragmento de código incrustado. Pega el fragmento de código incrustado en el sitio web de destino donde deseas mostrar el formulario.
También puedes simplemente hacer clic en Copiar enlace y pegar el enlace del formulario en un correo electrónico o mensaje de chat para un uso compartido más rápido.
Limitaciones del uso de Asana para crear formularios
Los formularios de Asana ofrecen una manera estructurada de recopilar información de los miembros del equipo o de las partes interesadas, pero tienen algunas desventajas:
- Personalización limitada: La función de formularios de Asana viene con opciones básicas de personalización, como agregar un logotipo de la empresa y cambiar el encabezado. Es bastante restrictivo si necesitas cambiar el color de tu Formulario o agregar múltiples Campos personalizados para adaptarlo a tus necesidades
- No hay creación de tareas basadas en las respuestas del formulario: Cuando se envía un formulario, se crea una nueva tarea para el proyecto en el que se encuentra el formulario. Desafortunadamente, no puede crear tareas directamente basadas en las respuestas del formulario. Por lo tanto, no puede utilizar las respuestas para impulsar la automatización del flujo de trabajo
- Lógica de rama/condicional limitada: Los formularios de Asana ofrecen hasta cinco niveles de ramificación, lo que puede ser restrictivo si necesitas una lógica condicional más compleja. Es difícil manejar escenarios matizados de recolección de datos o interacciones dinámicas de formularios
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Crear Formularios con ClickUp
Cuando la recopilación de datos a través de formularios es una parte fundamental de su flujo de trabajo, necesita una herramienta potente que sea muy adaptable, le ayude a estar más orientado a la acción con las respuestas que captura, le permita crear formularios intuitivos gobernados por la lógica y sea adecuada para todos los sectores. ClickUp es una herramienta que cumple todos los requisitos. Es posible que conozca ClickUp por sus funciones de gestión de tareas y colaboración en equipo, pero también cuenta con un creador de formularios avanzado para eliminar las arrugas del proceso de captura de datos.
Veamos cómo crear y personalizar un formulario en ClickUp.
1. Utilice la vista Formulario de ClickUp para crear y editar formularios
El primer paso es crear un formulario dentro de su entorno de trabajo de ClickUp utilizando Vista Formulario de ClickUp .
A continuación se explica cómo hacerlo:
1. Haga clic en la elipsis ... o en el icono Crear nuevo + situado junto al espacio al que desea añadir la vista Formulario
2. Seleccione Crear nuevo y, a continuación, Formulario
Cree, edite, personalice y comparta formularios fácilmente con la vista Formulario de ClickUp
Ha creado su nuevo Formulario, y puede ubicarlo desde la barra lateral. Añade un nombre y una descripción al formulario para identificarlo fácilmente.
Encontrará los campos de la tarea en el lado izquierdo, incluidos Prioridad, fecha de inicio, fecha de vencimiento, adjunto, estimación de tiempo y persona asignada, por mencionar algunos. Arrastre los campos deseados desde el panel izquierdo y suéltelos en su Formulario.
ClickUp también admite una amplia compatibilidad gracias a los Campos personalizados. Estos le ayudan a adaptar su Formulario para diferentes propósitos. Campos personalizados de ClickUp incluyen Texto, Texto largo, Sitio web, Desplegable, Correo electrónico, Teléfono, Fecha, Casilla de selección, Número, Dinero, y Etiquetas, entre otros.
La personalización no acaba aquí. Vaya al icono de engranaje en la esquina superior derecha para cambiar sus Opciones de Formulario (disponible en el plan Business Plus y superiores). Aquí tienes un vistazo rápido de lo que puedes configurar con las opciones de Formulario:
- Avatar: Elige una imagen que quieras que aparezca en la parte superior de tu Formulario
- Asignada: Elige las personas asignadas por defecto para cada envío de formulario
- Mensaje de respuesta: Crea un mensaje personalizado para los usuarios que completen un formulario
- Colores: Elige el color de los botones de tu formulario
- Marca: Oculte la marca ClickUp de sus formularios
- Enviar otra respuesta: Añada un enlace para enviar otra respuesta en la página de confirmación de envío del Formulario para que los usuarios puedan enviar varias respuestas al mismo Formulario
Lo mejor de la vista Formulario de ClickUp es su flexibilidad. Soporta lógica condicional y actualiza dinámicamente las preguntas en función de las respuestas. Soporte de hasta 25 reglas por campo de decisión, esta función le permite capturar datos más precisos (disponible en los planes Business Plus y Enterprise).
Por ejemplo, puede crear una regla que muestre automáticamente un campo Fecha de vencimiento cuando el encuestado seleccione Urgente como prioridad.
Cree formularios intuitivos utilizando lógica condicional y reglas en la vista Formulario de ClickUp
Otra virtud de esta herramienta es su versatilidad. Ya sea eres un educador que recopila información o gestión de solicitudes de funciones y corrección de errores como parte de un equipo de software puede adaptar la vista del Formulario de ClickUp a su sector.
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2. Cree tareas rastreables a partir de sus formularios
Los formularios de ClickUp agilizan el proceso de admisión de su organización para diversas tareas rutinarias, incluida la recopilación de comentarios sobre los productos, gestión de solicitudes de proyectos y solicitudes creativas, gestión de envíos de TI, enrutamiento de clientes potenciales de ventas y realización de encuestas de satisfacción de los empleados . Pero esto es sólo el principio.
Una vez que capture las respuestas en los campos del formulario, puede convertirlas en rastreables Tareas de ClickUp integradas en su flujo de trabajo y asignar a los miembros del equipo las acciones apropiadas. Por ejemplo, si un comentario sobre un producto informa de un error en el sistema, puede convertir la respuesta en una tarea y asignarla a su equipo de desarrollo.
Convierta las respuestas de sus formularios en tareas rastreables con la vista de Formulario de ClickUp
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3. Utilice plantillas para acelerar la creación de formularios
Aunque ClickUp agiliza la creación y personalización de formularios, a veces puede que le interese buscar formularios prefabricados que pueda empezar a utilizar de inmediato (o después de realizar pequeños cambios).
¿Adivine qué? ClickUp dispone de múltiples plantillas de formularios listos para usar en diferentes casos de uso. Ya sean plantillas de formularios de comentarios o plantillas de formularios de registro generalizadas, hay muchas opciones entre las que elegir. Pendiente de descargar la plantilla, editar los campos y estados para adaptarlos a sus necesidades, ¡y listo!
Echemos un vistazo a algunas plantillas populares de la biblioteca de ClickUp:
La plantilla de formulario de comentarios de ClickUp
Si en su empresa se recogen opiniones de clientes/usuarios y socios de varios departamentos, la plantilla Plantilla de Formulario ClickUp Feedback sería una buena opción.
Recopile opiniones sobre productos y servicios con la plantilla de formulario de ClickUp
Por ejemplo, si la suya es una empresa de SaaS, es posible que desee conocer la opinión de los usuarios sobre la experiencia de incorporación de su producto, la experiencia del usuario y su interacción con el soporte al cliente a través de diferentes formularios. Esta plantilla personalizable le permite crear formularios a medida para cada propósito y centraliza los datos recogidos para facilitar el acceso.
A continuación te explicamos cómo sacar el máximo partido a esta plantilla:
- Crear encuestas que respondan a las necesidades específicas de los clientes
- Obtenga datos significativos que le ayudarán a mejorar sus productos/servicios
- Obtenga una rápida Panorámica decomentarios de los clientes respuestas en todos los departamentos
- Personalice el formulario con campos personalizados como el nivel del cliente, la fecha de compra, la valoración general y el motivo de la puntuación
La plantilla del Formulario ClickUp Plantilla de Formulario de ClickUp es una plantilla de formulario de inscripción generalizada que funciona bien para recopilar información de los asistentes a un evento. Ya se trate de un programa de formación, un seminario, un taller o un curso, puede modificar fácilmente esta plantilla para recopilar el conjunto de datos adecuado.
Crea formularios de inscripción a eventos al instante con la plantilla de formularios de ClickUp
La plantilla le permite:
- Establecer un formato coherente para la recogida de datos
- Gestionar cualquier número de envíos de formularios, grandes o pequeños
- Organizar los envíos para facilitar su revisión
- Añadir cualquier campo personalizado de su elección, como dirección de facturación, cumpleaños, clasificación y número de contacto
- Ahorre tiempo creando rápidamente formularios personalizados
Gracias a las vistas Tablero, Lista, Documento y Formulario integradas, puede revisar los datos recopilados de la forma que desee.
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4. Comparta el formulario con su público
Su formulario se puede compartir públicamente de forma predeterminada/a, por defecto. Para desactivar el uso compartido público y cerrar el formulario, cambie el interruptor Activo situado en la esquina superior derecha.
Activa/desactiva el interruptor para abrir/desactivar el uso compartido público de un formulario en ClickUp
Compartir el formulario es muy sencillo: copie el enlace directo al formulario y comience a compartirlo con sus equipos internos, partes interesadas externas, clientes y mucho más. También puede añadir un formulario HTML a su página de destino a través de la sección Incrustar código.
A los clientes les encanta la función de vista de Formularios de ClickUp por su sencillez y facilidad de uso. Aquí tiene un testimonio:
"La comunicación entre clientes, ejecutivos y gerentes se agiliza mediante formularios y la asignación de tareas y listas. ClickUp es perfecto para trabajar con equipos grandes y gestionarlos a todos con la función Teams." Christian González , Coordinador Administrativo, Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara
Crear Formularios Dinámicos con Extensas Personalizaciones usando ClickUp
Si estás buscando una herramienta sencilla que maneje fácilmente los requerimientos básicos de formularios, Asana es una opción conveniente.
Pero si estás lidiando con flujos de trabajo más complejos y quieres un creador de formularios en línea versátil, tal vez quieras echar un vistazo a Alternativas a Asana incluyendo Formularios de Google y Formularios de ClickUp.
ClickUp surge como una opción viable aquí porque está diseñado para manejar esos detalles intrincados y darte más control sobre cómo funcionan tus formularios. Además, no se limita a recopilar respuestas, sino que te permite hacer un seguimiento de las mismas mediante la creación directa de tareas procesables y el seguimiento de su progreso.
¿Por qué esperar? Empiece a utilizar ClickUp -crea formularios personalizados con funciones avanzadas para capturar y utilizar datos de forma eficaz.