¿Alguna vez te ha costado recopilar opiniones, gestionar solicitudes o realizar encuestas? Es difícil recopilar la información adecuada y mantenerla organizada.
Por eso los formularios de Asana son tan útiles. Con esta función, puedes optimizar el proceso de recopilación de información de tu equipo, clientes o clientes potenciales. Es una forma sencilla de mantener todos tus comentarios y solicitudes entrantes organizados junto con el resto de los datos de tu proyecto.
Veamos paso a paso cómo crear un formulario en Asana.
Cómo crear un formulario en Asana
Los formularios de Asana pueden ayudarte a empezar a recopilar comentarios y solicitudes de admisión rápidamente. ¿La buena noticia? Puedes crear, editar, configurar y publicar tus formularios de Asana en seis sencillos pasos.
1. Crea el formulario
Sigue estos pasos para crear un formulario en Asana:
- Accede a un proyecto en tu cuenta de Asana.
- Ve al menú Personalizado.
- Ve a Añadir y haz clic en Formularios. Personaliza el contenido de tu formulario según tus necesidades.
- Pulsa Publicar.
Los formularios forman parte de tus proyectos de Asana. Cuando un encuestado rellena un formulario y lo envía, el formulario aparece como una nueva tarea dentro del proyecto. De forma predeterminada, el formulario toma el mismo nombre que el proyecto del que forma parte, pero puedes editar el nombre y la descripción.
2. Añade títulos al formulario
Añade títulos para organizar las preguntas en secciones. Esto hace que el formulario sea más fácil de leer y guía mejor a los encuestados.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Haz clic en la pestaña Contenido del formulario.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Contenido.
- Haga clic en el título.
- Arrastra y suelta el título a la posición deseada dentro del formulario.
También puedes pasar el cursor por encima del formulario y hacer clic en + Añadir un título.
3. Accede a tus formularios
El widget Formularios de tu página de Inicio de Asana te ayuda a acceder a tus formularios recientes y favoritos en un solo lugar.
Puedes crear un nuevo formulario directamente desde el widget haciendo clic en el botón + Añadir nuevo.
Si quieres añadir más widgets a la página de Inicio, ve a la esquina superior derecha y haz clic en Personalizar.
4. Gestiona los ajustes de los formularios
Desde la pestaña de ajustes (ubicada junto a la pestaña de contenido del formulario), puedes realizar las siguientes acciones:
- Selecciona un campo para el título de la tarea.
- Designa una persona asignada de forma predeterminada para cada envío de formulario.
- Copia todas las respuestas a la descripción de la tarea.
- Controla quién puede acceder al formulario.
- Añade un mensaje de confirmación.
- Añade un botón para añadir otro envío.
5. Permite adjuntar adjuntos al formulario.
Algunas preguntas pueden requerir que los encuestados envíen un adjunto, como imágenes, archivos PDF y otros documentos.
Cuando alguien envía un formulario con adjuntos, estos se enlazan automáticamente con la tarea creada en tu proyecto de Asana.
Para añadir un adjunto a un formulario, haz clic en el icono Adjuntar debajo de tu lista de preguntas.
Después de añadir tu pregunta, tendrás la opción de:
- Cambia/edita el nombre de la pregunta y añade una descripción de la pregunta.
- Permitir múltiples adjuntos
- Activa o desactiva el campo Obligatorio.
6. Obtenga una vista previa de su formulario.
Mientras creas tu formulario, puedes obtener una vista previa haciendo clic en Ver formulario y ver cómo lo verán los encuestados.
7. Comparte tu formulario
Una vez creado el formulario, haz clic en Compartir formulario. Elige los permisos de acceso para el formulario: Cualquier persona con el enlace (compartir públicamente) o Solo la organización (compartir de forma privada). Haz clic en Terminado.
También puedes incrustar formularios de Asana en sitios web. Para ello, vuelve a hacer clic en Compartir formulario. Haz clic en Copiar código para copiar el fragmento de código de incrustación. Pega el fragmento de código de incrustación en el sitio web de destino donde deseas mostrar el formulario.
También puedes simplemente hacer clic en Copiar enlace y pegar el enlace del formulario en un correo electrónico o mensaje de chat para facilitar el uso compartido.
Limitaciones del uso de Asana para crear formularios
Los formularios de Asana ofrecen una forma estructurada de recopilar información de los miembros del equipo o las partes interesadas, pero tienen algunas desventajas:
- Personalización limitada: la función de formularios de Asana incluye opciones básicas de personalización, como añadir el logotipo de la empresa y cambiar el encabezado. Es bastante restrictiva si necesitas cambiar el color del formulario o añadir varios campos personalizados para adaptarlo a tus necesidades.
- No se crean tareas basadas en las respuestas del formulario: cuando se envía un formulario, se crea una nueva tarea para el proyecto en el que se encuentra el formulario. Lamentablemente, no se pueden crear tareas directamente basadas en las respuestas del formulario. Por lo tanto, no se pueden utilizar las respuestas para impulsar la automatización del flujo de trabajo.
- Lógica condicional/ramificación limitada: los formularios de Asana ofrecen hasta cinco niveles de ramificación, lo que puede resultar restrictivo si necesitas una lógica condicional más compleja. Es difícil gestionar escenarios de recopilación de datos matizados o interacciones dinámicas con formularios.
Crea formularios con ClickUp
Cuando la recopilación de datos a través de formularios es una parte fundamental de tu flujo de trabajo, necesitas una herramienta potente que sea altamente adaptable, te ayude a orientarte más hacia la acción con las respuestas que recopilas, te permita crear formularios intuitivos regidos por la lógica y sea adecuada para todos los sectores.
ClickUp es una de esas herramientas que cumple todos los requisitos. Quizás conozcas ClickUp por sus funciones de gestión de tareas y colaboración en equipo, pero también cuenta con un avanzado creador de formularios para eliminar los problemas en tu proceso de captura de datos.
Veamos cómo puedes crear y personalizar un formulario en ClickUp.
1. Utiliza la vista Formulario de ClickUp para crear y realizar la edición de formularios.
El primer paso es crear un formulario dentro de tu entorno de trabajo de ClickUp utilizando la vista Formulario de ClickUp.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
1. Haz clic en los tres puntos ... o en el icono Crear nuevo + junto al espacio al que deseas añadir la vista Formulario.
2. Seleccione Crear nuevo y, a continuación, Formulario.
Ya ha creado su nuevo formulario y puede ubicarlo en la barra lateral. Añada un nombre y una descripción al formulario para identificarlo fácilmente.
Encontrarás los campos de tareas en el lado izquierdo, entre los que se incluyen Prioridad, Fecha de inicio, Fecha límite, Adjunto, Duración estimada y Persona asignada, por mencionar algunos. Arrastra los campos que desees desde el panel izquierdo y suéltalos en tu formulario.
ClickUp también ofrece compatibilidad con campos personalizados. Estos te ayudan a adaptar tu formulario a diferentes fines. Los campos personalizados de ClickUp incluyen texto, texto largo, sitio web, menú desplegable, correo electrónico, teléfono, fecha, casilla de selección, número, dinero y rótulos, entre otros.
La personalización no termina ahí. Ve al icono de engranaje en la esquina superior derecha para cambiar tus opciones de formulario (disponible en el plan Business Plus y superiores). Aquí tienes un resumen rápido de lo que puedes configurar con las opciones de formulario:
- Avatar: elige una imagen que quieras que aparezca en la parte superior de tu formulario.
- Persona asignada: elige las personas asignadas de forma predeterminada para cada envío de formulario.
- Mensaje de respuesta: crea un mensaje personalizado para los usuarios que completen un formulario.
- Colores: elige el color de los botones de tu formulario.
- Marca: Oculta la marca ClickUp de tus formularios.
- Enviar otra respuesta: Añade un enlace para enviar otra respuesta en la página de confirmación del envío del formulario, de modo que los usuarios puedan enviar varias respuestas al mismo formulario.
Lo mejor de la vista Formulario de ClickUp es su flexibilidad. Admite lógica condicional y actualiza dinámicamente las preguntas en función de las respuestas. Con capacidad para hasta 25 reglas por campo de decisión, esta función te permite capturar datos más precisos (disponible en los planes Business Plus y Enterprise).
Por ejemplo, puedes crear una regla que muestre automáticamente un campo Fecha límite cuando el encuestado seleccione Urgente como prioridad.
Otra ventaja de esta herramienta es su versatilidad. Tanto si eres un educador que recopila información como si gestionas solicitudes de funciones y correcciones de errores como parte de un equipo de software, puedes adaptar la vista de formularios de ClickUp a tu sector.
Lea también: Los 14 mejores programas para crear formularios (funciones, ventajas, desventajas, precios)
2. Crea tareas rastreables a partir de tus formularios.
Los formularios de ClickUp agilizan el proceso de admisión de tu organización para diversas tareas rutinarias, como recopilar comentarios sobre productos, gestionar solicitudes de proyectos y creativas, gestionar envíos de TI, dirigir clientes potenciales del equipo de ventas y realizar encuestas de satisfacción de los empleados. Pero esto es solo el principio.
Una vez que haya recopilado las respuestas en los campos del formulario, puede convertirlas en tareas de ClickUp rastreables integradas en su flujo de trabajo y asignarlas a los miembros del equipo para que tomen las medidas adecuadas. Por ejemplo, si un comentario sobre un producto informa de una incidencia en el sistema, puede convertir la respuesta en una tarea y asignarla a su equipo de desarrollo.
3. Utiliza plantillas para acelerar la creación de formularios.
Aunque ClickUp agiliza la creación y personalización de formularios, a veces es posible que desee buscar formularios prefabricados que pueda empezar a utilizar de inmediato (o después de realizar pequeños cambios).
¿Sabes qué? ClickUp tiene varias plantillas de formularios listas para usar para diferentes casos de uso. Ya sean plantillas de formularios de comentarios o plantillas de formularios de registro generalizados, hay muchas opciones entre las que elegir. Solo tienes que descargar la plantilla, realizar la edición de los campos y los estados para que se adapten a tus necesidades, ¡y ya estás listo para empezar!
Echemos un vistazo a algunas plantillas populares de la biblioteca de ClickUp:
Plantilla de formulario de comentarios de ClickUp
Si su organización recopila comentarios de clientes/usuarios y socios de varios departamentos, la plantilla de formulario de comentarios de ClickUp sería una buena opción.
Por ejemplo, si tu empresa es una empresa SaaS, es posible que te interese saber qué opinan los usuarios sobre la experiencia de incorporación a tu producto, la experiencia de usuario y su interacción con el soporte al cliente a través de diferentes formularios. Esta plantilla personalizable te permite crear formularios a medida para cada propósito y centraliza los datos recopilados para facilitar el acceso.
A continuación te explicamos cómo sacar el máximo partido a esta plantilla:
- Crea encuestas que se adapten a las necesidades personalizadas de los clientes.
- Captura datos significativos que te ayudarán a mejorar tus productos o servicios.
- Obtenga una panorámica rápida de las respuestas a los comentarios de los clientes en todos los departamentos.
- Personaliza el formulario con campos personalizados, como el nivel del cliente, la fecha de compra, la valoración general y el motivo de la puntuación.
La plantilla de formulario de ClickUp
La plantilla de formulario de ClickUp es una plantilla de formulario de registro generalizada que funciona bien para recopilar información de los asistentes a un evento. Ya sea un programa de formación, un seminario, un taller o un curso, puedes modificar fácilmente esta plantilla para recopilar el conjunto de datos adecuado.
La plantilla te permite:
- Establece un formato coherente para la recopilación de datos.
- Gestiona cualquier número de envíos de formularios, grandes o pequeños.
- Organiza los envíos para facilitar su revisión.
- Añade cualquier campo personalizado que desees, como la dirección de facturación, la fecha de nacimiento, la clasificación y el número de contacto.
- Ahorra tiempo creando rápidamente formularios personalizados.
Gracias a las vistas integradas de Tablero, Lista, Documento y Formulario, puedes revisar los datos recopilados de la forma que prefieras.
Lea también: Las 10 mejores plantillas y preguntas gratuitas para entrevistas de salida para equipos de RR. HH.
4. Usa el formulario con tu público.
Tu formulario se puede compartir públicamente de forma predeterminada. Para desactivar el uso compartido público y cerrar el formulario, cambia el interruptor Activo ubicado en la esquina superior derecha.
El uso compartido del formulario es muy sencillo: copia el enlace directo al formulario y empieza a compartirlo con tus equipos internos, partes interesadas externas, clientes y mucho más. También puedes añadir un formulario HTML a tu página de destino a través de la sección Código de inserción.
A los clientes les encanta la función de vista de formularios de ClickUp por su simplicidad y facilidad de uso. Aquí tienes un testimonio:
«La comunicación entre clientes, ejecutivos y gerentes se optimiza mediante formularios y la asignación de tareas y listas. ClickUp es perfecto para trabajar con equipos grandes y gestionarlos a todos con la función de equipos».
«La comunicación entre clientes, ejecutivos y gerentes se optimiza mediante formularios y la asignación de tareas y listas. ClickUp es perfecto para trabajar con equipos grandes y gestionarlos todos con la función de equipos».
Crea formularios dinámicos con amplias opciones de personalización utilizando ClickUp.
Si buscas una herramienta sencilla que gestione fácilmente los requisitos básicos de los formularios, Asana es una opción muy práctica.
Pero si trabajas con flujos de trabajo más complejos y quieres un creador de formularios online versátil, quizá te interese echar un vistazo a las alternativas a Asana, como Google Forms y ClickUp Forms.
ClickUp se perfila como una opción viable en este caso, ya que está diseñado para gestionar esos detalles intrincados y ofrecerte un mayor control sobre el funcionamiento de tus formularios. Además, no se limita a recopilar respuestas, sino que te permite darles seguimiento creando tareas directamente y realizando el seguimiento de su progreso.
¿A qué esperas? Empieza a utilizar ClickUp: crea formularios personalizados con funciones avanzadas para recopilar y utilizar datos de forma eficaz.