El proyecto de su equipo funciona a la perfección en Airtable. Su construcción sin código ha agilizado la forma de gestionar y organizar los datos y automatizado las tareas repetidas.
Pero, ¿qué hacer cuando se necesita mover estos datos a otra plataforma? Por instancia, es posible que desee exportar datos a ClickUp para la gestión de proyectos de principio a fin.
Transferir sus datos cuidadosamente organizados desde Airtable puede parecer arriesgado, pero estamos aquí para ayudarle. Esta guía hará que la exportación de datos Airtable a otras aplicaciones sin problemas y posible en tan sólo unos clics.
Cómo exportar datos de Airtable
Aquí hay algunas maneras que usted puede exportar datos de Airtable. Si no, acceda a estas plantillas de bases de datos para crear una y probar estos métodos. La exportación de datos de Airtable puede ser un proceso sin complicaciones siguiendo estos pasos.
### 1. Cómo exportar datos de Airtable como un archivo CSV
Paso 1
Navegue hasta la barra roja superior para empezar a exportar los datos de Airtable como archivo CSV
Elija el lugar de trabajo desde el que desea exportar los datos de Airtable. Una vez dentro, haga clic en Vista de cuadrícula y desplácese hasta Descargar CSV en el menú desplegable.
Puede encontrar el archivo de exportación CSV en la ubicación de descarga predeterminada/a de su dispositivo.
Paso 2
Este es el aspecto de un archivo de Hojas de cálculo de Google sin errores
Supongamos que desea subir este archivo CSV a Hojas de cálculo de Google.
Abre el archivo descargado y comprueba si muestra algún error. Si no es así, no hay ningún error.
Paso 3
Al hacer clic en importar se abre un cuadro de diálogo para elegir su archivo
Puede abrir la Hojas de cálculo de Google en la que desea esta base de datos. Una vez dentro, haz clic en Archivo seguido de Importar. Ahora puedes elegir el archivo CSV desde su ubicación y subirlo aquí.
Paso 4
Ajuste la ubicación de importación y las secciones de tipo de separador según sea necesario
Una ventana llamada 'Importar archivo' le indicará que elija algunas entradas. Sáltese eso y haga clic en Importar datos directamente.
Paso 5
Sus archivos CSV serán exportados en un formato sin editar como este
Siéntase libre de modificar las celdas de datos exportados. Puede cambiar las fuentes y los colores o utilizar opciones de filtro si desea representar la exportación de datos de forma diferente.
Si tiene una base de datos con varias tablas y vistas preferidas, tendrá que descargar un archivo CSV por separado.
2. Cómo utilizar la Automatización incorporada de Airtable
Airtable le permite crear varias configuraciones de automatización para exportar tablas de datos de forma automática sin ningún tipo de clics manuales o código.
Paso 1
Ver la barra roja superior y haga clic en la segunda opción
Inicie este proceso haciendo clic en Automatizaciones junto al botón Datos de la barra superior.
Paso 2
Una nueva pantalla aparece, pidiéndole que elija un desencadenante. Este desencadenante inicia su proceso de automatización y gestiona la exportación de los datos de Airtable en tiempo real.
Puede elegir entre una gran variedad de desencadenantes e integraciones
Supongamos que desea cargar los datos en Hojas de cálculo de Google de nuevo. Para ello, haga clic en "Añadir un activador" y elija "Cuando se crea un registro" en el menú desplegable.
Esto significa que cada vez que un nuevo punto de datos o registro se añade a su base de datos Airtable, también aparecerá automáticamente en la hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google elegido.
Si usted está buscando una forma más moderna de gestionar su nueva base de datos, es posible que desee hojas de cálculo de Google alternativas .
Paso 3
A continuación, debe configurar el desencadenante para que funcione correctamente. Haga clic en Configuraciones bajo la columna Propiedades a la derecha, luego seleccione la tabla con sus datos. En este caso, es Tareas.
Elija qué hoja de su libro de trabajo desea utilizar con esta automatización basada en la exportación
Ahora, puede hacer clic en 'Añadir lógica o acción avanzada' y elegir 'Google Sheets' de las opciones desplegables.
La acción que deberás seleccionar es "Añadir fila".
Cada nuevo punto de datos añadido se actualizará como una nueva fila en Hojas de cálculo de Google
Este paso asegura que una nueva fila rellena su hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google después de cada nueva adición a su base de datos Airtable.
Paso 4
Una vez más, acceda a la columna Propiedades. Este paso implica enlazar su cuenta de Hojas de cálculo de Google y la selección de la hoja de cálculo a la que desea exportar los datos.
Asegúrate de conectarte a la cuenta de Google que tiene las Hojas de cálculo que necesitas
Elija 'Conectar nueva cuenta de Hojas de cálculo de Google' en el menú desplegable Cuenta de Hojas de cálculo de Google.
Una vez iniciada la sesión, haz clic en Seleccionar de Google Drive bajo la opción Hoja de cálculo
Airtable mostrará una ventana con su Google Drive
Elija la hoja de cálculo a la que desea que los registros exportados y haga clic en Select.
👀Bonus: crear (diagrama de) Gantt dentro de Google Sheets_ y prueba si puedes ver datos específicos dependientes de la fecha en tu base de datos en un formato de cronograma
Paso 5
Por último, es el momento de elegir qué hoja de cálculo desea actualizar, incluyendo las columnas específicas en las que desea exportar los datos de Airtable.
Haga clic en Hoja de cálculo bajo la columna de propiedades y elija la hoja que prefiera
A continuación, haga clic en +Elegir campo bajo Datos de fila y empiece a elegir valores de campo en las columnas.
No olvide elegir el nombre exacto de la columna preferida en el Box situado bajo estas columnas elegidas
Ya está listo Para probar la automatización, haga clic en el botón Probar acción situado debajo del menú desplegable Paso de prueba.
Ahora bien, aunque esto pueda parecer rápido, es posible que le resulte complicado utilizar bases de datos más grandes.
**Seguir tantos pasos y rellenar entradas repetidamente es probable que introduzca errores. Cualquier cambio menor en su Google Hojas de cálculo de Google, Airtable base de datos, o la configuración también puede interrumpir la automatización
💡Pro Tip: Descubre las diferencias entre Hojas de cálculo de Google y Excel para elegir la plataforma de gestión de datos que mejor se adapte a tus necesidades de trabajo.
3. Cómo exportar desde Airtable utilizando aplicaciones de terceros
Exportar datos desde Airtable es posible a través de la generación de un token de acceso personal. Normalmente puede transferir sus datos utilizando APIs simples, ya sea trabajando con herramientas como Zapier y Tableau o ClickUp y Notion.
Sin embargo, como las instrucciones difieren de una herramienta a otra, lo mejor es consultar sus guías personalizadas para esta transición.
Por qué debería exportar datos fuera de Airtable
Mientras Airtable puede convertirse en su hoja de cálculo detallada de gestión de proyectos sus límites pueden meterte en un torbellino de problemas de gestión de datos a largo plazo. Por ejemplo:
Límites de registro estrictos
Airtable, especialmente en sus planes gratuitos y de bajo nivel, impone restricciones estrictas sobre el número de registros que puede almacenar en su base de datos. Por ejemplo, los planes gratuitos/a sólo permiten 1.000 registros por base, mientras que los planes pro permiten hasta 50.000 registros.
Esto se convierte en un problema para los usuarios que gestionan grandes conjuntos de datos. Además, a medida que sus conjuntos de datos crezcan, se verá obligado a exportar a plataformas escalables para mantener la eficiencia y la integridad de los datos.
La indicación "registro excedido" limita el crecimiento de la base de datos para muchos usuarios. La información de los anuncios de su organización, por ejemplo, superará fácilmente los límites de registro de Airtable.
Si usted es buscando alternativas a Airtable considere plataformas que ofrezcan más flexibilidad y escalabilidad.
Automatización compleja
Como ha visto anteriormente, la automatización lleva tiempo de ajuste y tiene margen de error. Además, las facilidades de automatización incorporadas son inadecuadas para manejar flujos de trabajo complejos con múltiples pasos y condiciones.
Por ejemplo, las tareas que requieren funciones de automatización avanzadas, como integraciones sin fisuras con varias apps de terceros o desencadenantes condicionales para múltiples vistas, pueden suponer un reto.
(de) informes avanzados limitados
Las capacidades de (elaboración de) informes y visualización de datos de Airtable son relativamente básicas en comparación con las herramientas de análisis dedicadas. Los gráficos y resúmenes simples son útiles hasta cierto punto. Pero una vez que se cruza ese umbral, la falta de análisis de datos en profundidad y la elaboración de informes puede convertirse en un obstáculo.
Si necesita una elaboración de informes sofisticada, probablemente tendrá que exportar sus datos a plataformas avanzadas de Business Intelligence como ClickUp o Tableau.
Además, Airtable no ofrece procesamiento de datos en tiempo real. Esto significa que cualquier necesidad urgente de elaboración de informes puede sufrir retrasos.
Otro problema es que los informes creados por la interfaz móvil de Airtable no siempre cumplen los requisitos de las inspecciones de campo y la elaboración de informes. Así que generarlos sobre la marcha no suele ser una opción.
Para hacer frente a la limitación anterior, puede que tenga que utilizar herramientas de visualización de datos .
Problemas de escalabilidad
Las operaciones a gran escala no van a adaptarse bien a la escalabilidad de Airtable. Cuanto mayor y más compleja sea su base de datos relacional, más se degrada su rendimiento. Esto hace que sea inadecuado para proyectos con consultas complejas.
Para superar esto, tendrá que pasar a sistemas de gestión de datos más robustos como MySQL o PostgreSQL.
Alternativas a Airtable ClickUp's la singularidad de ClickUp radica en la posibilidad de personalizar cada una de sus funciones, desde la automatización condicional hasta los mapas mentales y las listas de control de tareas. Puede utilizar ClickUp para crear y gestionar hojas de cálculo en una interfaz sencilla de navegar.
Aproveche este software gratuito, gratuito/a de gestión de proyectos para descubrir un nuevo estilo de gestión de sus datos.
Exploremos las funciones clave de ClickUp que le dan ventaja sobre Airtable en la gestión de datos y proyectos.
Vista Tabla
Visualice todos sus datos en un formato totalmente personalizable con la vista Tabla de ClickUp
En ClickUp Vista Tabla puedes crear fácilmente hojas de cálculo de cualquier tamaño, desde las más pequeñas a las más grandes, sin tener que preocuparte por los distintos tipos de datos.
Puede modificar los colores y las columnas y enlazar tareas relacionadas con cada punto de datos, todo lo cual ayuda a distribuir tareas, presupuestos e inventarios de forma que se pueda realizar un seguimiento.
Organice sus datos a la perfección con la vista Tabla:
- Columnas personalizables: Modifique, añada, elimine o reorganice columnas para personalizar la hoja de cálculo según los requisitos exactos de su proyecto
- Campos de datos enriquecidos: Utilice múltiples tipos de datos como números, fechas, texto, etc., para crear hojas de cálculo completas y bien documentadas
- Filtros y ordenación: Pruebe los filtros para ordenar y organizar sus datos, permitiendo una resolución y navegación más rápidas de las consultas de datos
Siéntase libre de enlazar archivos adjuntos a su base de datos o proporcionar valoraciones basadas en estrellas para productos y actuaciones.
Más de 15 tipos de campos de datos le permiten visualizar datos para tareas más pequeñas y proyectos más grandes en la vista Tabla de ClickUp
Un diferenciador notable es la capacidad de ClickUp para crear relaciones entre tareas dependientes y desplegar una base de datos totalmente interconectada entre miembros del equipo, directivos, clientes y otras partes interesadas.
Lea también:_ Gestión de proyectos con hojas de cálculo (plantillas, ventajas, límites)
Automatización
Automatice cómo se ve afectado su flujo de trabajo con cada nueva incorporación de datos mediante la Automatización de ClickUp
Siguiente, Automatización de ClickUp está diseñada para reducir significativamente el esfuerzo manual necesario para gestionar el marketing, la ingeniería y otras tareas relacionadas con los proyectos, tanto pequeños como grandes.
Este constructor de automatización dirigido por IA viene con desencadenantes y acciones de alto nivel para funcionar con más de 100 plantillas. Estas plantillas se encargan de las dependencias de las tareas, los enlaces incrustados en los comentarios, los cambios de estado de las tareas y docenas de tareas rutinarias en el mantenimiento de las bases de datos.
Con ClickUp Automatizaciones, usted puede:
- Acceder a registros de auditoría para realizar un seguimiento y comprender cómo sus automatizaciones están afectando a la productividad del equipo
- Desplegar asistencia de IA para introducir datos relevantes en campos personalizados, como resúmenes de tareas, estados de proyectos y sentimientos de los clientes
- Utilizar webhooks personalizados para mejorar las capacidades de automatización de su base de datos mediante la automatización de tareas en otras apps como GitHub y HubSpot
Incorpore secuencias de automatización de correo electrónico para mejorar sus respuestas a envíos de formularios, cambios de estado de tareas y mucho más con la Automatización de ClickUp
ClickUp facilita la gestión de los proyectos de su equipo mediante la asignación automática de tareas a grupos en lugar de a individuos. De este modo, se acabaron los ajustes manuales cuando los planes del proyecto cambian inesperadamente, y las responsabilidades de su equipo están siempre actualizadas.
IA y documentos Cerebro ClickUp y
Documentos de ClickUp son potentes herramientas para crear y gestionar tablas, lo que convierte a la plataforma en una alternativa preferible a Airtable.
En ClickUp Docs, puede crear fácilmente tablas para organizar su información. Puede hacerlo mediante el comando de barra inclinada, donde al escribir /table en cualquier ubicación compatible se inserta una tabla directamente. También puedes simplemente pegar datos desde archivos Excel o CSV, lo que permite una rápida transferencia y organización de los datos.
Una vez creada la tabla, puede ajustar el tamaño de las columnas, reordenar filas y columnas y utilizar opciones como combinar celdas y cambiar los colores de fondo. También puede aplicar formato de texto enriquecido para mejorar el atractivo visual del contenido de la tabla.
ClickUp Docs le permite dar rienda suelta a su creatividad con numerosas opciones de formato, lo que facilita la organización y el estilo de su contenido tal y como a usted le gusta
ClickUp Brain es una función basada en IA que le ayuda a agilizar la creación de tablas y la organización de datos. Aquí tienes otras ventajas:
- Facilidad de uso: Gracias a sus sencillos comandos y a la ayuda de la IA, es muy fácil de usar, sobre todo si la interfaz de Airtable le resulta complicada
Utilice ClickUp Brain para resumir el contenido de los documentos, facilitando la síntesis de información compleja en resúmenes claros y concisos
- Opciones de personalización: Dé formato fácilmente a las tablas e intégrelas en diversos documentos y tareas, para una mayor flexibilidad
- Colaboración mejorada: Trabaje con su equipo en tiempo real en tablas dentro de Docs sin tener que cambiar entre distintas aplicaciones
- Mayor integración: Integrar tablas dentro de las tareas y documentos para mantener toda la información importante en un solo lugar y aumentar la productividad
- Comentarios: Añade comentarios directamente en las tablas de Docs, permitiendo discusiones y comentarios en tiempo real
Paneles Paneles de ClickUp le ayudan a crear una representación visual de su trabajo. Le ofrecen información sobre el rendimiento del proyecto, la productividad del equipo y el progreso personal.
Los paneles se construyen utilizando tarjetas personalizables, que actúan como componentes principales. En estas tarjetas se pueden mostrar varios tipos de información, como estados de tareas, control de tiempo y progreso del proyecto.
Tanto si parte de cero como si utiliza plantillas prediseñadas, puede adaptar los paneles de ClickUp a sus necesidades específicas, como la gestión de proyectos o el seguimiento de ventas
La vista del Cuadro de mando se integra perfectamente con otros elementos de su espacio de trabajo, lo que facilita a los miembros del equipo el acceso a los datos necesarios y su visualización en el contexto de su trabajo.
Puede alternar entre los modos de edición y vista, lo que le ofrece flexibilidad a la hora de presentar la información e interactuar con ella. Las actualizaciones en tiempo real están a sólo una actualización de distancia, e incluso puede configurar los paneles para que se actualicen automáticamente para el seguimiento continuo de los datos.
Las opciones avanzadas de filtrado le permiten personalizar los datos que aparecen en sus tarjetas en función de criterios específicos, lo que resulta ideal para equipos que se centran en aspectos concretos de sus proyectos. También puede compartir los cuadros de mando públicamente o con determinados miembros del equipo, fomentando la colaboración y la transparencia dentro de su organización.
Para aquellos interesados en el control de tiempo y la elaboración de informes, los Cuadros de Mando de ClickUp ofrecen tarjetas basadas en el tiempo para visualizar los cambios de las tareas a lo largo del tiempo. Esto es especialmente útil para el seguimiento de los cronogramas y plazos de los proyectos
Plantillas de hojas de cálculo
De ClickUp plantillas detalladas de hojas de cálculo acelerar sus procesos de gestión de proyectos y bases de datos.
La plantilla de hoja de cálculo para la gestión de proyectos de ClickUp está diseñada para ayudarle a realizar un seguimiento de todas las tareas que implica un proyecto.
Plantilla de hoja de cálculo para la gestión de proyectos de ClickUp es perfecta para simplificar la gestión de tareas, cronogramas y activos del proyecto. Te ayuda a realizar un seguimiento de la comunicación esencial con las partes interesadas y garantiza que no se pase por alto ningún dato, ya sea simple o complejo.
¿Y lo mejor? Esta plantilla te libera de incorporar cualquier programa de hoja de cálculo en su pila tecnológica de gestión de proyectos.
Plan de Presupuesto Personal es una plantilla de seguimiento financiero que le ayudará a alcanzar fácilmente sus metas financieras a través de su diseño simple y funciones de fácil navegación.
A continuación, Plantilla de plan de presupuesto personal de ClickUp es ideal para ayudarte a alcanzar tus metas financieras, tanto a corto como a largo plazo. Rellenando las secciones de gastos e ingresos, puedes crear y seguir fácilmente resúmenes presupuestarios semanales y mensuales.
Los cálculos automáticos contribuyen a la simplicidad de la plantilla, facilitando el seguimiento de tus gastos.
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El amplio repositorio de funciones ayuda a enlazar todo, desde tareas, adjuntos, hojas de cálculo y flujos de trabajo en una plataforma unificada.
La combinación de ClickUp Docs, la vista Tabla y las plantillas de hojas de cálculo convierten a la plataforma en la alternativa multifuncional perfecta a Airtable.
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