Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los consultores es la incertidumbre de los ingresos.
Pasar constantemente de un cliente a otro, firmar nuevos contratos y adaptarse a las necesidades únicas de cada cliente puede ser estresante e impredecible. Esta incertidumbre a menudo trae consigo el temor a los períodos de inactividad, en los que se pueden perder clientes e ingresos al mismo tiempo.
Un contrato de consultoría disipa esta incertidumbre. Se produce cuando tus clientes creen en la calidad de tu trabajo y te pagan por adelantado (como anticipo) cada mes por tus servicios. El cliente puede contar con tu disponibilidad constante y tú puedes disfrutar de unos ingresos estables a largo plazo.
Es una situación en la que todos ganan, tanto usted como su cliente.
Sin embargo, convencer a los clientes de que te paguen una tarifa de retención puede ser difícil, especialmente si eres un consultor nuevo o no tienes una sólida trayectoria de trabajo con muchos clientes.
En este artículo encontrará todo lo que necesita saber sobre los contratos de consultoría. Descubrirá los diferentes tipos de contratos, cómo elegir el más adecuado para su empresa, cómo implementarlo correctamente y cómo abordar cualquier posible desafío.
Empecemos.
¿Qué es un contrato de consultoría?
Un anticipo por consultoría es una suma fija de dinero o una tarifa por adelantado que el cliente le paga a cambio de su trabajo. Es un modelo de precios que permite a los clientes asegurarse sus servicios durante un periodo predeterminado.
La mayoría de los consultores cobran por hora, por día, por mes o por proyecto por un alcance fijo de trabajo. Sin embargo, estas modalidades de pago no garantizan la estabilidad ni un flujo constante de ingresos.
El modelo de precios de los honorarios fijos de consultoría llena ese vacío. Proporciona una red de seguridad constante al pagarle por adelantado en caso de que alguno de sus proyectos basados en modelos de precios convencionales fracase.
Tipos de contratos de consultoría
Los contratos de retención de consultoría pueden adoptar diversas figuras y tamaños. Veamos algunos de los más comunes:
Pago por trabajo retenido
En este modelo de precios, el cliente te paga una cantidad fija por un alcance del trabajo o proyecto previamente acordado que te comprometes a entregar.
Por ejemplo, puede recibir 500 dólares por renovar un sitio web, y su pago depende del número específico de páginas que renueve en un periodo fijo, por ejemplo, un mes.
Pago por acceso
Este modelo de retención mensual a veces implica pagos por adelantado durante seis meses o un año. En este modelo, los clientes pagan por acceder a tus conocimientos, experiencia y pericia, en lugar de por productos o servicios específicos.
Se utiliza habitualmente cuando la empresa de su cliente necesita compatibilidad continua. Esto incluye la gestión de marketing y campañas, la gestión de relaciones públicas, la gestión de la seguridad de los datos, la gestión de clientes y mucho más.
Es más adecuado para consultores con experiencia y expertos en la materia con una buena reputación.
Retribución basada en el valor
En este modelo de precios, usted y su cliente acuerdan metas específicas y valiosas que alcanzará al final de determinados periodos, en lugar de establecer un límite al tiempo que dedicará al trabajo.
Por ejemplo, su cliente podría fijarse la meta de aumentar la tasa de conversión de una página de registro o la tasa de clics en los anuncios de las redes sociales.
El precio que obtienes depende entonces de lo bien que puedas ayudar a tu cliente a alcanzar estas metas. Un factor crucial a tener en cuenta es establecer expectativas claras sobre lo que puedes hacer, ya que el incumplimiento de las metas puede poner en riesgo tu contrato de retención.
Retribución por hora (o retribución basada en el tiempo)
En este modelo de precios, se factura a los clientes por las horas específicas en las que utilizan los servicios. En este caso, el alcance del proyecto suele ser totalmente abierto.
Los honorarios por hora ofrecen a tus clientes más flexibilidad en cuanto a los proyectos en los que pueden necesitar tu trabajo. Pero recuerda mantener tus tarifas más altas, ya que les estás ofreciendo más versatilidad.
Este modelo de precios es el más adecuado para clientes que necesitan servicios de consultoría para varios proyectos simultáneamente. Por ejemplo, si un cliente va a lanzar un nuevo producto, es posible que necesite asesoramiento sobre el diseño del producto, el diseño del sitio web, las campañas de marketing y mucho más.
Retribución fija
En este modelo de precios, usted ofrece una tarifa fija o «plana» que cubre todos los servicios y costes descritos en su contrato de retención, en lugar de cobrar por horas. Esta tarifa se paga, ya sea parcial o totalmente, al firmar el contrato.
Implementación correcta de los contratos de retención en una consultoría
Si está interesado en implementar un modelo de retención de consultoría, esto es lo que debe hacer:
Paso 1: Elija el modelo adecuado para usted
El primer paso para implementar un modelo de retención es determinar el tipo o tipos que se van a utilizar. Dependiendo de las necesidades de su cliente, puede elegir uno o más modelos.
Recuerde que cada uno tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Por ejemplo, si es un consultor nuevo con poca experiencia, considere la posibilidad de utilizar un modelo de pago por trabajo. La confirmación de un conjunto específico de entregables puede ayudarle a atraer a clientes que quizá no estén familiarizados con su trabajo.
Por otro lado, si eres un profesional de la consultoría con experiencia y una sólida reputación, es posible que te interese utilizar un sistema de pago por acceso. Los clientes potenciales pueden estar dispuestos a pagar por acceder a tus servicios si han visto que has ayudado con éxito a otras empresas de su campo.
Además, ten en cuenta el sector en el que trabajas. Algunos sectores, como el marketing, requieren un soporte constante, mientras que otros, como la implementación de software (CMS o chatbots), pueden requerir un trabajo puntual con un mantenimiento periódico.
Mientras que un sistema de pago por acceso es más adecuado para los primeros, un modelo de retención de pago por trabajo puede ser más apropiado.
Paso 2: Asegura tus credenciales
Evaluar su experiencia es fundamental a la hora de establecer un modelo de contrato de servicios para sus servicios. Le ayuda a decidir cómo comercializar su empresa, qué modelo utilizar y cuánto cobrar.
Empieza por considerar tus años de experiencia y el trabajo que puedes mostrar para demostrar tus habilidades como consultor.
Considere si tiene clientes anteriores que puedan dar fe de sus intentos correctos con un testimonio o recomendaciones como prueba social. Estos pasos le ayudarán a evaluar cómo puede vender sus servicios y establecer su estructura de precios.
Por ejemplo, es posible que tenga que empezar con tarifas más bajas si tiene una amplia experiencia pero una cartera limitada y pocos clientes. Sin embargo, puede justificar el cobro de tarifas más altas con un historial de trabajo sólido y testimonios elogiosos.
Puedes documentar fácilmente todas tus credenciales y almacenarlas en una plataforma segura, de fácil acceso y compartida como ClickUp Docs. Tu equipo también puede dejar comentarios en ella para añadir sugerencias adicionales.
Además, puede compartir fácilmente estos documentos con clientes potenciales con solo pulsar un botón.
También puede utilizar la plantilla prediseñada de ClickUp Consulting Report para generar un informe de consultoría que le ayude.
- Recopile y unifique datos de diversas fuentes
- Visualice la información en un formato fácil de leer
- Presente estadísticas clave a los clientes en un formato visual atractivo
Y no olvides añadir tus certificaciones de consultoría a tu cartera, si las tienes.
Paso 3: Crear un modelo de negocio adecuado
Decida qué servicios va a proporcionar y establezca un calendario para completar el trabajo y recibir el pago. Puede cobrar semanalmente, mensualmente o incluso por periodos más largos.
También debe redactar un contrato de retención de consultor. Este documento muestra sus términos y condiciones y actúa como un contrato entre usted y su cliente. Recuerde añadir los siguientes elementos al contrato:
- Metas del proyecto claramente definidas y acordadas entre usted y su cliente
- Panorámica del puesto
- Una descripción del tipo de acuerdo, ya sea pago por trabajo o pago por acceso
- Una explicación de cómo cumplirá los requisitos del cliente o la descripción del servicio
- Las responsabilidades de cada parte en el acuerdo
- Términos que describen el alcance específico del acuerdo
- La tarifa que el cliente pagará por tus servicios
- Firmas tanto suyas como de su cliente
Optimice todo el proceso con la plantilla de contrato de consultoría de ClickUp. Le ayuda a:
- Cree rápidamente acuerdos claros y completos que le permitan establecer las expectativas con respecto a los servicios prestados
- Esbozar las directrices de pago
- Establecer un contrato legalmente vinculante entre las partes
Paso 4: Calcule sus honorarios de retención
Ahora viene la parte difícil: establecer una tarifa de retención por sus servicios.
A la hora de decidirlo, debes tener en cuenta tu experiencia y reputación. Eso determinará cuánto están dispuestos a pagar tus clientes por adelantado.
Si ya has cobrado una tarifa por hora, puedes utilizarla para fijar tus nuevos precios. Calcula cuántas horas dedicarás al proyecto de un cliente durante la vigencia del contrato y multiplícalas por tu tarifa por hora.
Por ejemplo, si cobras 80 dólares por hora y firmas un contrato mensual de 30 horas semanales, calcularías tus honorarios totales de la siguiente manera:
80 x 30 x 4 = 9600 $
Ese era el método de estimación por horas más completo, pero existen otras formas de determinar los honorarios de retención. Son las siguientes:
- Método medio: Calcula los honorarios fijos basándose en el coste medio de casos similares que haya gestionadoFórmula: Honorarios fijos = (media de horas para casos similares x tarifa por hora)
- Método por pasos: Los honorarios se calculan para cubrir las fases iniciales del proyecto, incluidos los costes de las consultas iniciales, la investigación y otra documentación
Fórmula: Honorarios por retención = Horas estimadas para las fases iniciales x Tarifa por hora
Una vez que haya calculado los honorarios utilizando su método preferido, puede negociar una parte o el importe total como honorarios por anticipado.
Paso 5: Muestra tu cartera
Cuando se utiliza un modelo de retención, debe mostrar a los clientes por qué sus productos o servicios valen la pena.
Como consultoría, la mejor herramienta para ello es un buen portafolio. Puedes hacer una lista de tus clientes anteriores, los proyectos en los que has trabajado, los beneficios, los ingresos, las conversiones y otros resultados positivos que has generado.
Además de una cartera, puedes crear una estrategia de marketing coherente que despierte el interés de las empresas por tus servicios. Si quieres organizar una campaña de marketing de primer nivel, utiliza la plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp para
- Programa, supervisa y gestiona fácilmente todas tus campañas
- Mantén la organización y realiza un seguimiento de las tareas en tiempo real
- Colabora con tu equipo y tus clientes en una plataforma unificada
Utilice ClickUp Brain, nuestra herramienta basada en IA, para automatizar su proceso de contacto por correo electrónico o SMS y otros flujos de trabajo de gestión de proyectos. Por ejemplo, la configuración de activadores dentro de las tareas o estados de ClickUp le permite automatizar el envío de correos electrónicos o mensajes SMS cuando se cumplen determinadas condiciones. También puede utilizar ClickUp Brain para buscar rápidamente actualizaciones del estado de sus tareas
¿Cómo se hace la transición de los clientes actuales a un contrato de retención?
Como consultor, es posible que ya tenga algunos clientes con los que trabaja. Entonces, ¿cómo puede convertir a sus clientes puntuales en un modelo de retención?
Al principio puede parecer intimidante, pero con nuestra ayuda no tiene por qué serlo. Siga estos pasos para pasar a sus clientes actuales a un contrato de retención:
- Comprenda la perspectiva de cada cliente: Evalúe lo que necesita cada cliente y determine cuáles necesitan compatibilidad continua y son más propensos a volver a contratar sus servicios. Además, diríjase a empresas que hayan contratado sus servicios varias veces. No se dirija a todos los clientes existentes con su nuevo modelo de contrato de servicios
- Elija el momento adecuado para presentar el modelo de precios: Si ya tiene una buena relación con un cliente, puede plantearle el nuevo modelo de precios con total tranquilidad. Elija el momento adecuado para ello, como una conversación programada o durante las fases de planificación del presupuesto o la estrategia. No le presente el modelo de retención de repente
- Esté abierto a los comentarios de los clientes: Sea abierto y transparente sobre el cambio y mantenga una mente abierta con respecto a cualquier sugerencia que puedan tener. Es posible que tengan ciertos requisitos específicos o que quieran negociar una tarifa. Aborde sus inquietudes y sea lo más flexible posible sin comprometer sus ingresos
- Explica el proceso de transición en detalle: ¿Cambiará el alcance del trabajo? ¿Recibirá el cliente un crédito a corto plazo? Explica claramente el cronograma y los términos de estos cambios para evitar cualquier confusión sobre la facturación o la preocupación de que no puedan recibir el valor por el que ya han pagado
Tácticas de negociación para nuevos clientes
Si bien es necesario retener y hacer la transición de los clientes antiguos, también debe centrarse en adquirir nuevos clientes que comiencen con usted con un modelo de precios de retención.
A continuación te ofrecemos algunas tácticas que te ayudarán en estas negociaciones:
- Realice llamadas de descubrimiento en profundidad: Antes de proponer una tarifa de retención, realice una llamada de descubrimiento en profundidad para comprender qué necesita su cliente potencial, cuáles son sus metas y el alcance de su trabajo
- Ofrece un periodo de prueba: Para aliviar cualquier incertidumbre sobre la calidad de tu trabajo, ofrece un periodo de prueba. De esta manera, ambas partes pueden salir de la relación antes de tiempo con un riesgo mínimo. Un periodo de prueba permite al cliente evaluar tu trabajo y decidir si vale la pena su inversión
- Céntrate en el valor y los beneficios: Cuando presentes tu modelo de negocio, asegúrate de centrarte en los beneficios que supone trabajar contigo con un contrato de retención. Por ejemplo, si eres una agencia de publicidad online, podrías decir algo como: *«Al contratarme con un contrato de retención, tendrás acceso a mi experiencia siempre que lo necesites. No tendrás que microgestionar tu gasto publicitario, ya que nuestra agencia se encargará de supervisar y ajustar el rendimiento. Además, no tendrá que buscar a alguien nuevo cuando termine esta campaña»
- Sea flexible: Esté preparado para negociar y llegar a un acuerdo. Intente ofrecer una tarifa más baja a cambio de un contrato más largo o proponga un periodo de prueba
- Conoce tu valor: Aunque seas flexible, no dejes que los clientes te pisoteen. Saber cuándo un compromiso es excesivo y aprender a rechazar ofertas que podrían perjudicar tu negocio en general
El arte de vender contratos de consultoría
Los mayores problemas a los que se enfrentan las agencias cuando intentan vender a sus clientes sus modelos de contrato de retención son:
- Baja confianza en sus precios
- Miedo a pedir a los clientes una confirmación a largo plazo y
- No transmitir adecuadamente el valor que aportan al cliente
Puedes superar estos retos con los siguientes consejos:
- Cuantifica tus resultados: ¿Qué resultados tangibles puedes producir con tu trabajo? Con demasiada frecuencia, encontrarás consultoras que dicen: «Ayudamos a nuestros clientes a crecer ayudándoles con su marketing». Sin embargo, nadie va a ampliar su empresa con esa oferta. Tienes que ser más específico y significativo. Por ejemplo, supongamos que mejora el tráfico orgánico en un 200 %. Averigüe cómo ha influido eso en el número de clientes potenciales, cuántos nuevos clientes se han conseguido y cuánto valor produciría si lo hiciera de forma constante durante 2, 3 o 5 años
- Da el primer paso: No intentes vender tu modelo de contrato de retención a un nuevo cliente inmediatamente. Primero, intenta establecer una relación con él. No comprarías ropa en una tienda sin probártela primero, ¿verdad? Entonces, ¿por qué tus clientes iban a comprometerse tanto solo porque tú se lo pides? Ofrecer una versión de prueba gratuita puede ser una forma estupenda de mostrar lo que puedes hacer por tus clientes. También puedes vender llamadas de descubrimiento por adelantado para iniciar transacciones entre tú y tu cliente. Al fin y al cabo, vender un compromiso por adelantado por entre 500 y 3000 dólares es mucho más fácil que vender un proyecto de entre 5000 y 100 000 dólares
- Ofrezca descuentos por anticipos: Muchos clientes se mostrarán escépticos a la hora de pagar por adelantado antes de ver sus servicios. Sus clientes pueden pensar que si pueden pagarle 100 dólares por cada hora que pasa con ellos, ¿por qué deberían pagarle 10 000 dólares por adelantado por 100 horas? Para tranquilizarlos, puede aplicar ciertos descuentos mínimos que oscilen entre el 5 % y el 15 % sobre sus honorarios por anticipos
- Proporcione informes de progreso: Los clientes quieren estar al día de lo que obtienen por su dinero. Por lo tanto, un informe de progreso periódico le ayudará a vender y retener clientes a través de un modelo de retención. El informe muestra exactamente lo que ha hecho y demuestra los beneficios que obtienen de la relación de retención
Las ventajas y los retos de los contratos de consultoría
A continuación, se presentan algunas ventajas y desventajas que le ayudarán a decidir cuándo le conviene más un contrato de retención y cuándo no.
Ventajas
- Ingresos estables: La ventaja más importante de los contratos de consultoría es que proporcionan ingresos constantes, consistentes y garantizados para su agencia. Esto mitiga los riesgos que podría correr por retrasos en los pagos
- Relación a largo plazo: Los contratos de consultoría fomentan las relaciones a largo plazo con los clientes y proporcionan un flujo de caja estable, lo que le ayuda a mantener la estabilidad financiera, cubrir los costes operativos y planificar el crecimiento
- Flexibilidad del alcance del trabajo: Un contrato por tiempo determinado le permite ayudar a sus clientes con diversas tareas dentro de su ámbito de especialización, no solo con proyectos predeterminados. Esto demuestra su versatilidad y le permite crear una cartera diversa
- Accesibilidad: Los clientes quieren tener acceso a un experto bajo demanda. Los acuerdos de retención pueden dar a los clientes acceso prioritario a sus servicios de consultoría, lo que, a su vez, refuerza las relaciones con los clientes y aumenta sus tasas de retención
Cons
- Complacencia: La dependencia excesiva de los contratos de retención a menudo puede llevar a la complacencia y a la falta de innovación. Esto se debe a tener una fuente de ingresos estable durante mucho tiempo sin enfrentarse a la competencia, lo que podría reducir tu tasa de retención. La mejor manera de lidiar con esto es implementar una solución como ClickUp. Con la ayuda de ClickUp Goals, puedes realizar fácilmente un seguimiento de tu progreso, por ejemplo, en el aprendizaje de nuevas habilidades o en la captación de nuevos clientes con un alcance de trabajo más amplio y con metas medibles. Con ClickUp Goals, puedes dividir los objetivos más grandes en tareas más pequeñas y medir el progreso de cada una de tus metas.
- Flexibilidad limitada para los clientes: El modelo de contrato de consultoría puede parecer un poco restrictivo para tus clientes, ya que se verán obligados a trabajar contigo sin tener la oportunidad de buscar otras alternativas. La solución es tener una cartera bien diseñada u ofrecer versiones de prueba gratuitas que ayuden a tranquilizar a tus clientes.
Como habrás notado, no hemos mencionado muchas desventajas. Esto se debe a que el modelo de contrato de consultoría tiene muy pocas desventajas.
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Los contratos de consultoría pueden convertirse en el sustento de su agencia si se utilizan con prudencia. Le ayudan a mantener una fuente de ingresos estable para que no tenga que depender de que se aprueben las facturas para sus pagos mensuales. Esto reduce drásticamente el riesgo de interrupción del flujo de caja debido a retrasos en los pagos.
También tiene otras ventajas, como ayudarte a mantener una relación sana a largo plazo, ampliar el alcance de tu trabajo y mucho más. Sin embargo, retener a los clientes antiguos o conseguir nuevos a través de un contrato de retención no siempre es fácil, y debes prepararte para trabajar duro.
Aquí es donde entra en juego el software de consultoría de ClickUp. Se trata de una solución premium de gestión de proyectos que te ayuda a redactar acuerdos, procesar datos, recopilar información, generar informes, visualizar el crecimiento y mostrar información detallada, lo que te ayuda a prepararte para ganar ese contrato de retención proporcionando los mejores servicios a tu cliente.
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