Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los consultores es la incertidumbre de los ingresos.
Pasar constantemente de un cliente a otro, firmar nuevos contratos y adaptarse a las necesidades únicas de cada cliente puede ser estresante e impredecible. Esta incertidumbre a menudo trae consigo el temor a los períodos de sequía, en los que se pueden perder clientes e ingresos al mismo tiempo.
Un contrato de consultoría disipa esta incertidumbre. Se produce cuando tus clientes confían en la calidad de tu trabajo y te pagan por adelantado los honorarios de consultoría (como anticipo) cada mes por tus servicios. El cliente puede contar con tu disponibilidad constante y tú puedes disfrutar de unos ingresos estables a largo plazo.
Es una situación beneficiosa tanto para usted como para su cliente.
Sin embargo, convencer a los clientes de que paguen una tarifa de retención puede ser difícil, especialmente si eres un consultor nuevo o no tienes una trayectoria sólida de trabajo con muchos clientes.
En este artículo encontrará toda la información que necesita saber sobre los contratos de consultoría. Descubrirá los diferentes tipos de contratos, cómo elegir el más adecuado para su empresa, implementarlo de manera exitosa y abordar cualquier posible desafío.
Empecemos.
¿Qué es un contrato de consultoría?
Un contrato de consultoría es una suma fija de dinero o una tarifa por adelantado que el cliente le paga a cambio de su trabajo. Es un modelo de precios que permite a los clientes asegurarse sus servicios durante un periodo predeterminado.
La mayoría de los consultores cobran por horas, días, meses o proyectos por un volumen de trabajo fijo. Sin embargo, estas formas de pago no garantizan la estabilidad ni un flujo constante de ingresos.
El modelo de precios de los honorarios de consultoría llena ese vacío. Proporciona una red de seguridad constante al pagarle por adelantado en caso de que alguno de sus proyectos basados en modelos de precios convencionales fracase.
Tipos de contratos de consultoría
Los contratos de retención de consultoría pueden tener diversas figuras y tamaños. Veamos algunos de los más comunes:
Pago por trabajo
En este modelo de precios, el cliente le paga una cantidad fija por un alcance de trabajo o proyecto predeterminado que usted se compromete a entregar.
Por ejemplo, puede recibir 500 dólares por renovar un sitio web, y su pago depende del número específico de páginas que renueve en un periodo determinado, por ejemplo, un mes.
Pago por acceso
Este modelo de contrato mensual a veces implica pagos por adelantado durante seis meses o un año. En este modelo, los clientes pagan por acceder a tus conocimientos, experiencia y pericia, en lugar de por resultados o servicios específicos.
Se utiliza habitualmente cuando la empresa de su cliente necesita un apoyo continuo. Esto incluye la gestión de marketing y campañas, la gestión de relaciones públicas, la gestión de la seguridad de los datos, la gestión de clientes y mucho más.
Es más adecuado para consultores experimentados y expertos en la materia con buena reputación.
Contrato de consultoría con precios basados en el valor
En este modelo de precios, usted y su cliente acuerdan metas específicas y valiosas que alcanzará al final de determinados periodos, en lugar de establecer un límite al tiempo que dedica al trabajo.
Por ejemplo, su cliente podría fijarse la meta de aumentar la tasa de conversión de una página de registro o la tasa de clics en los anuncios de las redes sociales.
El precio que obtenga dependerá de lo bien que pueda ayudar a su cliente a alcanzar estas metas. Un factor crucial a tener en cuenta es establecer expectativas claras sobre lo que puede hacer, ya que no cumplir las metas puede poner en riesgo su contrato de retención.
Contrato por tarifa horaria (o contrato basado en el tiempo)
En este modelo de precios, se factura a los clientes por horas específicas de uso de los servicios. En este caso, el alcance del proyecto suele ser totalmente abierto.
Los contratos por tarifa horaria ofrecen a tus clientes más flexibilidad en cuanto a los proyectos en los que pueden necesitar tus servicios. Pero recuerda mantener tus tarifas más altas, ya que les estás ofreciendo más versatilidad.
Este modelo de precios es el más adecuado para los clientes que necesitan servicios de consultoría para varios proyectos al mismo tiempo. Por ejemplo, si un cliente va a lanzar un nuevo producto, es posible que necesite asesoramiento sobre el diseño del producto, el diseño del sitio web, las campañas de marketing y mucho más.
Contrato de retención de tarifa plana
En este modelo de precios, usted ofrece una tarifa fija o «plana» que cubre todos los servicios y costes descritos en su contrato de retención, en lugar de cobrar por horas. Esta tarifa se paga, ya sea parcial o totalmente, cuando se firma el contrato.
Implementación correcta de los contratos de consultoría en una práctica de consultoría
Si está interesado en implementar un modelo de contrato de consultoría, esto es lo que debe hacer:
Paso 1: Elija el modelo adecuado para usted
El primer paso para implementar un modelo de contrato de retención es determinar el tipo o tipos que se van a utilizar. Dependiendo de las necesidades de su cliente, puede elegir uno o varios modelos.
Recuerde que cada uno tiene sus ventajas y sus retos. Por ejemplo, si es un consultor nuevo con poca experiencia, considere la posibilidad de utilizar un modelo de pago por trabajo. Comprometerse con un conjunto específico de resultados puede ayudarle a atraer a clientes que quizá no estén familiarizados con su trabajo.
Por otro lado, si eres un profesional de la consultoría con experiencia y una sólida reputación, es posible que te interese utilizar un sistema de pago por acceso. Los clientes potenciales pueden estar dispuestos a pagar por acceder a tus servicios si han visto que has ayudado con éxito a otras empresas de su campo.
Además, ten en cuenta el sector en el que trabajas. Algunos sectores, como el marketing, requieren un soporte constante, mientras que otros, como la implementación de software (CMS o chatbots), pueden requerir un trabajo puntual con un mantenimiento regular.
Mientras que un sistema de pago por acceso es más adecuado para el primero, un modelo de contrato de retención de pago por trabajo puede ser más apropiado.
Paso 2: Asegura la seguridad de tus credenciales
Evaluar tu experiencia es fundamental a la hora de establecer un modelo de contrato de consultoría para tus servicios. Te ayuda a decidir cómo comercializar tu empresa, qué modelo utilizar y cuánto cobrar.
Empieza por considerar tus años de experiencia y el trabajo que puedes mostrar para demostrar tus habilidades como consultor.
Piensa si tienes clientes anteriores que puedan dar fe de tus éxitos con un testimonio o recomendaciones como prueba social. Estos pasos te ayudarán a evaluar tu capacidad para vender tus servicios y establecer tu estructura de precios.
Por ejemplo, es posible que tengas que empezar con tarifas más bajas si tienes una amplia experiencia, pero una cartera limitada y pocos clientes. Sin embargo, puedes justificar el cobro de tarifas más altas con un historial de trabajo sólido y testimonios elogiosos.
Puedes documentar fácilmente todas tus credenciales y almacenarlas en una plataforma segura, de fácil acceso y de uso compartido, como ClickUp Docs. Tu equipo también puede dejar comentarios en ella para aportar sugerencias adicionales.
Además, puedes compartir fácilmente estos documentos con clientes potenciales con solo pulsar un botón.
También puede utilizar la plantilla prefabricada de ClickUp Consulting Report para generar un informe de consultoría que le resulte útil.
- Recopilar y unificar datos de diversas fuentes de datos
- Visualice la información en un formato fácil de leer.
- Presente las estadísticas clave a los clientes en un formato visual atractivo.
Y no olvides añadir tus certificaciones de consultoría a tu cartera, si las tienes.
Paso 3: Crear un modelo de negocio adecuado para la empresa
Decida qué servicios va a prestar y establezca un plazo para completar el trabajo y recibir el pago. Puede cobrar semanalmente, mensualmente o incluso por periodos más largos.
También debe redactar un contrato de retención de consultoría. Este documento muestra sus términos y condiciones y actúa como un contrato entre usted y su cliente. Recuerde añadir los siguientes elementos al contrato:
- Metas del proyecto claramente definidas y acordadas entre usted y su cliente.
- Panorámica del puesto
- Descripción del tipo de acuerdo, ya sea pago por trabajo o pago por acceso.
- Una explicación de cómo satisfará los requisitos del cliente o la descripción del servicio.
- Las responsabilidades de cada parte en el acuerdo
- Términos que describen el alcance específico del acuerdo
- La tarifa que el cliente pagará por tus servicios
- Firmas tanto suyas como de su cliente
Optimiza todo el proceso con la plantilla de contrato de consultoría de ClickUp. Te ayuda a:
- Cree rápidamente acuerdos claros y completos que le permitan establecer expectativas con respecto a los servicios prestados.
- Resumen de las directrices de pago
- Establecer un contrato legalmente vinculante entre las partes
Paso 4: Calcule sus honorarios de retención
Ahora viene la parte difícil: establecer una tarifa de retención por tus servicios.
A la hora de decidir esto, debes tener en cuenta tu experiencia y reputación. Eso determinará cuánto están dispuestos a pagar tus clientes por adelantado.
Si antes cobrabas una tarifa por hora, puedes utilizarla para fijar tus nuevos precios. Calcula cuántas horas dedicarás al proyecto de un cliente durante la vigencia del contrato y multiplícalas por tu tarifa por hora.
Por ejemplo, si cobras 80 dólares por hora y firmas un contrato de un mes por 30 horas a la semana, calcularías tus honorarios totales de la siguiente manera:
80 x 30 x 4 = 9600 $
Ese era el método de estimación por horas más completo, pero existen otras formas de determinar los honorarios de los contratos de consultoría. Son las siguientes:
- Método promedio: Calcula los honorarios fijos basándose en el coste medio de casos similares que haya gestionadoFórmula: Honorarios fijos = (promedio de horas para casos similares x tarifa por hora)
- Método por pasos: Los honorarios se calculan para cubrir las fases iniciales del proyecto, incluidos los costes de las consultas iniciales, la investigación y otra documentación.
Fórmula: Honorarios por contrato = Horas estimadas para las fases iniciales x Tarifa por hora
Una vez que haya calculado los honorarios utilizando su método preferido, puede negociar una parte o el importe total como honorarios de retención.
Paso 5: Muestra tu cartera
Cuando se utiliza un modelo de contrato de consultoría, hay que demostrar a los clientes por qué sus productos o servicios merecen la pena.
Como consultoría, la mejor herramienta para ello es una cartera sólida. Puedes enumerar tus clientes anteriores, los proyectos en los que has trabajado, los beneficios, los ingresos, las conversiones y otros resultados positivos que has generado.
Además de una cartera, puedes crear una estrategia de marketing coherente que despierte más interés por tus servicios entre las empresas. Si quieres organizar una campaña de marketing de primer nivel, utiliza la plantilla de gestión de campañas de marketing de ClickUp para
- Programa, supervisa y gestiona fácilmente todas tus campañas.
- Mantén el orden y realiza el seguimiento de las tareas en tiempo real.
- Colabora con tu equipo y tus clientes en una plataforma unificada.
Utiliza ClickUp Brain, nuestra herramienta basada en IA, para automatizar tu proceso de comunicación por correo electrónico o SMS y otros flujos de trabajo de gestión de proyectos. Por ejemplo, configurar activadores dentro de las tareas de ClickUp o sus estados te permite automatizar el envío de correos electrónicos o mensajes SMS cuando se cumplen determinadas condiciones. También puedes utilizar ClickUp Brain para buscar rápidamente actualizaciones del estado de tus tareas.
¿Cómo se hace la transición de los clientes actuales a un contrato de retención?
Como consultoría, es posible que ya tengas algunos clientes con los que trabajas. Entonces, ¿cómo puedes pasar de tener clientes puntuales a un modelo de contrato de consultoría?
Al principio puede parecer intimidante, pero con nuestra ayuda no tiene por qué serlo. Siga estos pasos para pasar a sus clientes actuales a un contrato de retención:
- Comprenda la perspectiva de cada cliente: Evalúe lo que necesita cada cliente y determine cuáles necesitan un soporte continuo y son más propensos a volver a contratar sus servicios. Además, diríjase a las empresas que han contratado sus servicios en múltiples ocasiones. No se dirija a todos los clientes existentes con su nuevo modelo de contrato de consultoría.
- Elija el momento adecuado para presentar el modelo de precios: Si ya tiene una buena relación con un cliente, puede plantearle cómodamente el nuevo modelo de precios. Elija el momento adecuado para ello, como una conversación programada regularmente o durante las fases de planificación del presupuesto o la estrategia. No le presente el modelo de contrato de consultoría de forma repentina.
- Esté abierto a los comentarios de los clientes: Sea abierto y transparente sobre el cambio y mantenga una mente abierta con respecto a cualquier sugerencia que puedan tener. Es posible que tengan ciertos requisitos específicos o que quieran negociar una tarifa. Aborde sus inquietudes y sea lo más flexible posible sin comprometer sus ingresos.
- Explique el proceso de transición en detalle: ¿Cambiará el alcance del trabajo? ¿Recibirá el cliente un crédito a corto plazo? Explique claramente el cronograma y las condiciones de estos cambios para evitar cualquier confusión sobre la facturación o la preocupación de que puedan no estar recibiendo el valor por el que ya han pagado.
Tácticas de negociación para nuevos clientes
Si bien es necesario retener y hacer la transición de los clientes antiguos, también debes centrarte en adquirir nuevos clientes que comiencen contigo en un modelo de precios de retención.
A continuación, te ofrecemos algunas tácticas que te ayudarán en estas negociaciones:
- Realice llamadas de descubrimiento en profundidad: antes de proponer una tarifa de retención, realice una llamada de descubrimiento en profundidad para comprender las necesidades de su cliente potencial, sus metas y el alcance de su trabajo.
- Ofrece un periodo de prueba: Para aliviar cualquier incertidumbre sobre la calidad de tu trabajo, ofrece un periodo de prueba. De esta manera, ambas partes pueden poner fin a la relación antes de tiempo con un riesgo mínimo. Un periodo de prueba permite al cliente evaluar tu trabajo y decidir si vale la pena su inversión.
- Céntrate en el valor y los beneficios: Cuando presentes tu modelo de empresa, asegúrate de centrarte en los beneficios que supone trabajar contigo con un contrato de retención. Por ejemplo, si eres una agencia de publicidad online, podrías decir algo como: «Al contratarme con un contrato de retención, tendrás acceso a mi experiencia siempre que lo necesites. No tendrá que microgestionar su gasto publicitario, ya que nuestra agencia se encargará del seguimiento y los ajustes del rendimiento. Además, no tendrá que buscar a alguien nuevo cuando termine esta campaña».
- Sé flexible: Prepárate para negociar y llegar a acuerdos. Intenta ofrecer una tarifa más baja a cambio de un contrato más largo o propone un periodo de prueba.
- Conoce tu valor: Aunque seas flexible, no dejes que los clientes te pisoteen. Aprende a reconocer cuándo un compromiso es excesivo y a rechazar ofertas que puedan perjudicar a tu empresa en general.
El arte de vender contratos de consultoría
Los mayores problemas a los que se enfrentan las agencias cuando intentan vender a los clientes sus modelos de contrato son:
- Poca confianza en sus precios
- Miedo a pedir a los clientes un compromiso a largo plazo y
- No transmitir adecuadamente el valor que aportan al cliente
Puede superar estos retos siguiendo estos consejos:
- Cuantifica tus resultados: ¿Qué resultados tangibles puedes producir con tu trabajo? Con demasiada frecuencia, encontrarás consultoras que dicen: «Ayudamos a nuestros clientes a crecer ayudándoles con su marketing». Sin embargo, nadie ampliará la empresa con esa oferta. Tienes que ser más específico y significativo. Por ejemplo, supongamos que mejoras el tráfico orgánico en un 200 %. Averigua cómo ha afectado eso al número de clientes potenciales, cuántos nuevos clientes se han conseguido y cuánto valor producirías si lo hicieras de forma constante durante 2, 3 o 5 años.
- Da el primer paso: No intentes vender tu modelo de contrato de consultoría a un nuevo cliente de inmediato. Primero, intenta establecer una relación con él. No comprarías ropa en una tienda sin probártela primero, ¿verdad? Entonces, ¿por qué tus clientes iban a comprometerse de tal manera solo porque tú se lo pidas? Ofrecer una prueba gratis puede ser una forma estupenda de mostrar lo que puedes hacer por tus clientes. También puedes vender llamadas de descubrimiento por adelantado para iniciar transacciones entre tú y tu cliente. Al fin y al cabo, vender un compromiso por adelantado por entre 500 y 3000 dólares es mucho más fácil que vender un proyecto de entre 5000 y 100 000 dólares.
- Ofrecer descuentos por anticipado: Muchos clientes se mostrarán escépticos a la hora de pagar por adelantado antes de ver sus servicios. Sus clientes pueden pensar que si pueden pagarle 100 dólares por hora cada vez que pasa una hora con ellos, ¿por qué deberían pagarle 10 000 dólares por adelantado por 100 horas? Para tranquilizarlos, puede aplicar ciertos descuentos mínimos que se encuentran en un intervalo entre el 5 % y el 15 % en sus honorarios por anticipado.
- Proporcionar informes de progreso: los clientes quieren estar al tanto de lo que obtienen por su dinero. Por lo tanto, un informe de progreso periódico le ayudará a vender y retener clientes a través de un modelo de contrato de consultoría. El informe muestra exactamente lo que ha hecho y demuestra los beneficios que obtienen de la relación contractual.
Las ventajas y los retos de los contratos de consultoría
A continuación, se enumeran algunas ventajas e inconvenientes que le ayudarán a decidir cuándo le conviene más un contrato de retención y cuándo no.
Ventajas
- Ingresos estables: La ventaja más importante de los contratos de consultoría es que proporcionan ingresos constantes, consistentes y garantizados para su agencia. Esto mitiga los riesgos que podría correr por los retrasos en los pagos.
- Relación a largo plazo: los contratos de consultoría fomentan las relaciones a largo plazo con los clientes y proporcionan un flujo de caja estable, lo que le ayuda a mantener la estabilidad financiera, cubrir los costes operativos y planear el crecimiento.
- Flexibilidad del alcance del trabajo: Un contrato de consultoría por tiempo determinado le permite ayudar a sus clientes con diversas tareas dentro de su ámbito de especialización, no solo con proyectos predeterminados. Esto demuestra su versatilidad y le permite crear una cartera diversa.
- Accesibilidad: los clientes quieren tener acceso a un experto bajo demanda. Los acuerdos de retención pueden dar a los clientes acceso con prioridad a sus servicios de consultoría, lo que, a su vez, fortalece las relaciones con los clientes y aumenta sus tasas de retención.
Contras
- Complacencia: Depender en exceso de los contratos de consultoría a menudo puede llevar a la complacencia y a la falta de innovación. Esto se debe a tener una fuente de ingresos estable durante mucho tiempo sin enfrentarse a la competencia y podría reducir tu tasa de retención. La mejor manera de lidiar con esto es implementar una solución como ClickUp. Con la ayuda de ClickUp Goals, puedes realizar fácilmente el seguimiento de tu progreso, por ejemplo, en el aprendizaje de nuevas habilidades o en la captación de nuevos clientes con un ámbito de trabajo más amplio y metas medibles. Con ClickUp Goals, puedes dividir los objetivos más grandes en tareas más pequeñas y medir el progreso de cada una de tus metas.
- Flexibilidad limitada para los clientes: El modelo de contrato de consultoría puede parecer un poco restrictivo para tus clientes, ya que se verán obligados a trabajar contigo sin tener la oportunidad de buscar otras alternativas. La solución es tener una cartera bien diseñada u ofrecer pruebas gratuitas que ayuden a tranquilizar a tus clientes.
Como habrás notado, no hemos hecho ninguna mención de desventajas. Eso se debe a que el modelo de contrato de consultoría tiene muy pocas desventajas.
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Los contratos de consultoría pueden convertirse en el sustento de su agencia si se utilizan con prudencia. Le ayudan a mantener una fuente de ingresos estable, de modo que no tenga que depender de la aprobación de las facturas para sus pagos mensuales. Esto reduce drásticamente el riesgo de interrupción del flujo de caja debido a retrasos en los pagos.
También tiene otras ventajas, como ayudarte a mantener una relación saludable a largo plazo, ampliar el alcance de tu trabajo y mucho más. Sin embargo, retener a los antiguos clientes u obtener nuevos a través de un contrato de retención no siempre es fácil, y debes prepararte para trabajar duro.
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