Si hay algo que entusiasma al mundo empresarial en 2024, es el uso de la IA para ser más eficientes, ¡de formas nuevas e inesperadas!
La presencia de la IA se nota en todos los sectores, desde las recomendaciones personalizadas en los servicios de streaming hasta los coches autónomos. Aprende rápido de los humanos y transforma ese conocimiento para cambiar nuestros procesos de trabajo.
El sector de la contabilidad no es una excepción. A medida que los datos impulsan el mundo de las empresas, los formularios contables y los contables buscan cada vez más formas de aprovechar la IA para mejorar la eficiencia y la precisión.
Para comprender cómo se puede utilizar la inteligencia artificial en la contabilidad, exploraremos diversas herramientas de IA que agilizan y precisan los procesos y flujos de trabajo contables.
Comprender la IA en la contabilidad
El sector de la contabilidad está experimentando una importante transformación impulsada por la aplicación estratégica de las tecnologías de IA.
Esta integración aprovecha los algoritmos de aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural para automatizar y mejorar diversas funciones contables.
El impacto de la IA se extiende a diversas tareas, como la elaboración de informes financieros y la gestión de la contabilidad de proyectos. Agiliza las auditorías y garantiza el cumplimiento normativo mediante la detección proactiva de actividades fraudulentas y la realización de análisis de datos en profundidad.
¿Sustituirá la IA a los contables?
Aunque la IA destaca en la automatización de diversas tareas, no puede sustituir por completo a los contables humanos.
Las habilidades humanas fundamentales, como el buen juicio, la comunicación abierta y el pensamiento crítico, siguen siendo esenciales para unas prácticas contables eficaces.
Los contadores públicos certificados (CPA) siguen siendo indispensables para abordar problemas contables complejos y tomar decisiones. Mediante la supervisión y la intervención humanas, garantizan la precisión y la aplicación ética de los principios contables.
La IA en contabilidad tiene varios usos. Este artículo hace una lista de los más destacados.
Cómo utilizar la IA en contabilidad para diferentes casos de uso
El software de contabilidad con IA transforma la forma en que los contables abordan las tareas diarias, desde la introducción de datos hasta la toma de decisiones estratégicas.
Al tiempo que se obtienen resultados más precisos, los profesionales de la contabilidad consiguen hacer más en menos tiempo, centrándose en aquellas tareas que requieren toda su atención.
Profundicemos en cinco casos de uso específicos en los que la IA está revolucionando los procesos contables:
1. Uso del análisis predictivo de datos
La IA puede analizar grandes cantidades de datos financieros, discernir patrones ocultos e identificar riesgos potenciales que los humanos pueden pasar por alto.
El análisis predictivo basado en IA es una tecnología transformadora que afecta a los roles de los contables y los profesionales de las finanzas. Al automatizar la tarea, a menudo tediosa, de la elaboración de informes, los profesionales financieros pueden dedicar su experiencia a una función más estratégica: la evaluación.
Sin embargo, recuerde que los resultados de la IA requieren una atención humana cuidadosa. En última instancia, los contables deben evaluar meticulosamente la precisión y fiabilidad de las predicciones generadas.
Este proceso de evaluación debe incluir la comparación con resultados establecidos, el empleo de técnicas de validación cruzada, la utilización de métricas adecuadas y el análisis crítico de posibles sesgos en los datos o algoritmos.
A través de esta rigurosa evaluación, la experiencia humana garantiza que los conocimientos de la IA se aprovechen de manera eficaz para impulsar la toma de decisiones informadas.
2. Auditorías optimizadas con un mayor cumplimiento normativo
Los procesos de auditoría tradicionales pueden ser largos y requerir muchos recursos. La IA puede agilizar el proceso mediante la automatización de las tareas de extracción de datos, muestra y evaluación de riesgos. Esto permite a los auditores dedicar su experiencia a áreas más complejas, al tiempo que mejora la eficiencia y la eficacia generales de las auditorías.
La IA se puede utilizar para analizar datos históricos de auditoría con el fin de identificar áreas de debilidad recurrentes, lo que permite adoptar un enfoque más proactivo para garantizar el cumplimiento normativo continuo.
3. Detección de fraudes más sencilla
Las actividades fraudulentas pueden suponer una importante amenaza financiera y, a menudo, pasan desapercibidas hasta que se produce un daño significativo. La IA es una herramienta muy eficaz en la lucha contra el fraude.
Los algoritmos avanzados pueden analizar los patrones de gasto e identificar transacciones inusuales o actividades que se desvían de las normas establecidas. Esto permite una detección e investigación proactivas, minimizando las pérdidas financieras.
Caso práctico: Uso de la IA para cerrar cuentas activas de mulas de dinero
Uno de los bancos digitales más grandes de Europa fue el objetivo de una trama de blanqueo de capitales mediante anuncios clasificados falsos en Internet. Su equipo de lucha contra el fraude tuvo dificultades para seguir el ritmo de los delincuentes, que abrían cuentas de mulas de dinero y las vaciaban rápidamente.
Feedzai, una empresa que es un proveedor de soluciones basadas en IA para combatir el fraude y los delitos financieros, utilizó la IA de dos maneras clave para hacer frente a este reto:
- BionicIDs: se utilizó la IA, concretamente el aprendizaje profundo, para crear ID únicos (BionicIDs) para cada usuario bancario. Estos ID analizaban la biometría conductual del usuario (patrones de escritura, movimientos del ratón), el análisis del comportamiento (cómo navega por la banca online), los datos del dispositivo (modelo de teléfono, sistema operativo) y los datos de la red (dirección IP, ubicación). Esta visión global permitió al banco identificar actividades sospechosas incluso si los delincuentes utilizaban nombres falsos o dispositivos diferentes.
- Análisis de redes: La IA analizaba continuamente el contexto dinámico de cada sesión bancaria. Esto incluía factores como los dispositivos utilizados, las conexiones de red y las ubicaciones. Al correlacionar estas relaciones, la IA podía identificar conexiones entre cuentas aparentemente dispares. Por ejemplo, si se accedía a varias cuentas desde el mismo dispositivo o red a pesar de tener nombres diferentes, la IA podía marcarlas como pertenecientes al mismo delincuente.
Esta combinación de técnicas de IA permitió al banco:
- Identifique las cuentas de mulas de dinero mucho más rápido y deténgalas antes de que puedan utilizarse para cometer fraudes.
- Enlaza cuentas aparentemente inconexas con el mismo delincuente basándose en patrones de comportamiento y de red.
- Comprenda los métodos de los delincuentes y prediga futuros ataques.
Gracias al uso de la IA, el banco cerró más de 400 cuentas de mulas de dinero y proporcionó información valiosa a la policía para investigar la red criminal.
4. Contabilidad automatizada
Las tareas repetitivas han limitado históricamente a los profesionales de la contabilidad, consumiendo horas valiosas que podrían dedicarse a análisis estratégicos.
La entrada de datos de facturas y recibos, la conciliación bancaria y el mantenimiento del libro mayor son tareas que ahora están listas para la automatización robótica de procesos.
Los algoritmos de IA, expertos en el reconocimiento de patrones y la extracción de datos, pueden automatizar procesos con una precisión milimétrica. Esto libera a los contables de tareas tediosas, como la manipulación manual de datos, y minimiza significativamente el riesgo inherente de error humano.
Consejo profesional: utilice estas 10 plantillas de contabilidad gratuitas en Excel y ClickUp para acelerar sus procesos y lograr una conciliación precisa en todo momento.
5. Aumente la precisión con el aprendizaje automático
La integridad de los datos financieros es fundamental en la contabilidad. La IA destaca por su capacidad para analizar grandes conjuntos de datos con una precisión milimétrica.
Los algoritmos de aprendizaje automático pueden entrenarse para identificar inconsistencias, valores atípicos y posibles errores en las transacciones financieras. Este enfoque proactivo reduce significativamente la probabilidad de que se produzcan errores, lo que garantiza la integridad de los registros financieros.
Caso práctico: Automatización fiscal de Deloitte mediante IA y aprendizaje automático
Deloitte se asoció con Kortical para utilizar la IA en sus procesos fiscales. El objetivo del proyecto era automatizar tareas y mejorar la eficiencia. Deloitte aportó su experiencia en el sector y los datos, mientras que Kortical ofreció su plataforma de IA y sus capacidades de ciencia de datos. Kortical creó un modelo de aprendizaje automático que podía aplicar automáticamente la legislación fiscal y estructurar los datos de los clientes, reduciendo el tiempo de procesamiento humano de 5 horas a 6 minutos, lo que supone una mejora de 50 veces. Este proyecto duró 6 meses y logró una precisión a nivel humano (superior al 90 %) en los cálculos fiscales.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo la IA está revolucionando la profesión contable. A medida que la tecnología de IA evoluciona, podemos esperar que surjan aplicaciones aún más innovadoras, lo que transformará aún más la forma en que se practica la contabilidad.
Uso de software de IA para contabilidad
¿Existe algún software de gestión de proyectos de contabilidad basado en IA que pueda hacerlo todo?
ClickUp puede aliviar en gran medida, si no por completo, la carga de las tareas repetitivas y los procesos básicos.
Como plataforma de gestión del trabajo y la productividad, se adapta a todos los sectores, grandes o pequeños. Con soluciones especializadas para diferentes departamentos, puede realizar todas las pequeñas tareas, desde la gestión de tareas hasta el control de tiempo, en una única plataforma con ClickUp.
Veamos cómo ClickUp ayuda a los contables y a los profesionales de las finanzas.
1. Deshazte del trabajo contable rutinario
El software de gestión de proyectos contables de ClickUp se puede utilizar de mil maneras cuando se combina con las capacidades de IA de la plataforma.
Realice un seguimiento eficiente de cada movimiento financiero y mantenga un registro de auditoría completo con las herramientas de contabilidad con IA de ClickUp Brain.
El sistema registra todas las actividades financieras y comparte regularmente las actualizaciones clave con las partes interesadas, lo que garantiza un registro completo y preciso para fines de auditoría y cumplimiento normativo.
Desde reducir el trabajo manual con la automatización hasta utilizar las capacidades de procesamiento del lenguaje natural de la IA para resumir, veamos cómo puede aprovechar estas herramientas en cada paso del camino.
Veamos primero cómo ClickUp Brain puede ayudar a mejorar la eficiencia y la precisión de su equipo de contabilidad:
- Recordatorios automáticos: ClickUp Brain le recuerda cuándo hay que pagar las facturas o cuándo vencen los informes. No se le pasará ningún plazo, ya que las herramientas de automatización de IA se encargarán del seguimiento por usted.
- Búsqueda inteligente: si necesita encontrar una factura o un registro financiero específico, ClickUp Brain buscará rápidamente en todos sus archivos y en la base de conocimientos de la empresa y le mostrará el adecuado.
- Análisis de datos: la IA puede examinar sus números y ofrecerle información sobre sus hábitos de gasto. De este modo, podrá realizar un seguimiento, clasificar y organizar los gastos de la empresa sin esfuerzo. Por ejemplo, podría detectar que gasta mucho dinero en un área y sugerirle formas de reducir los costes.
- Resúmenes y actualizaciones de tareas: utilice las capacidades de procesamiento del lenguaje natural de ClickUp Brain para resumir cualquier subtarea, chat o conversación en ClickUp en cuestión de segundos y obtener contexto sobre lo que está sucediendo o lo que se avecina en el ámbito laboral.
- Informes y paneles personalizados: genere informes a partir de los datos recopilados y preséntelos en formatos claros y visualmente atractivos (tablas y gráficos), identifique fácilmente las tendencias y tome decisiones informadas con herramientas de IA para la visualización de datos.
Desde directores financieros de empresas de la lista Fortune 500 y contables públicos autónomos hasta grandes empresas de contabilidad, ¡cualquiera puede utilizar ClickUp Brain con un plan de pago de ClickUp!
2. Gestione equipos contables y clientes en un solo lugar
El software de gestión de proyectos contables de ClickUp cuenta con sólidas funciones que permiten a los equipos contables gestionar eficazmente al personal y los proyectos.
Cree un hub central para toda la comunicación y colaboración de los proyectos. Los profesionales de la contabilidad pueden realizar el uso compartido de documentos, archivos y notas dentro de los proyectos, lo que elimina los silos de información y garantiza que todos estén en sintonía.
Puede asignar tareas en ClickUp a gestores contables específicos con plazos y prioridades claros. Las actualizaciones en tiempo real y el seguimiento del progreso mantienen a todos informados sobre el trabajo en curso, lo que genera responsabilidad y garantiza que los proyectos se mantengan dentro del plazo previsto.
La vista Chat de ClickUp ofrece un práctico sistema de chat en tiempo real que facilita la comunicación entre los miembros del equipo. Las conversaciones se pueden agrupar en hilos dentro de proyectos específicos, lo que permite una comunicación centrada y contextualizada sin saturar las bandejas de entrada del correo electrónico.
También puede realizar el uso compartido de documentos, recibir comentarios instantáneos e insertar vídeos o enlaces a información específica.
Cambie entre más de 15 vistas flexibles para crear flujos de trabajo personalizados, desde gráficos hasta presentaciones en hojas de cálculo. Esto facilita la delegación de tareas y el seguimiento del progreso.
Lo mejor de las capacidades únicas de ClickUp es que puede crear portales seguros para clientes dentro de los proyectos con el fin de gestionar a los socios externos y fidelizarlos a lo largo del tiempo.
Los clientes pueden acceder a documentos, informes y actualizaciones de proyectos relevantes sin necesidad de acceder directamente a su sistema interno. Esto resulta útil para las pequeñas empresas de contabilidad con presupuestos limitados para contratar recursos.
Puede enviar correos electrónicos o recordatorios automáticos a los clientes sobre los próximos plazos o reuniones para garantizar que se mantengan informados y comprometidos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
3. Utilice plantillas prediseñadas para simplificar los procesos contables.
Puede utilizar más de 1000 plantillas ClickUp personalizables y listas para usar para diversas necesidades: contabilidad, diseño creativo, gestión de redes sociales, gestión de agencias, creación de entradas de blog, recursos humanos y contratación.
¡Puede generar plantillas utilizando ClickUp Brain y ClickUp Documentos para cualquier caso de uso que se le ocurra!
Por ejemplo, utilice la plantilla POE de contabilidad de ClickUp para garantizar que sus equipos contables cumplan con los procedimientos operativos estándar de su empresa.
¡Tome el control de los procesos financieros dispersos! Esta plantilla ofrece una solución integral que agiliza la creación de POE, la comunicación y la colaboración, lo que garantiza que su departamento de contabilidad funcione de manera eficiente.
- Cree, actualice y realice el seguimiento de todos sus POE en una ubicación centralizada. No pierda más tiempo en tareas repetitivas o en buscar documentos.
- Comunique los cambios en los POE al instante, asegurándose de que todos los miembros de su equipo estén en sintonía y minimizando el riesgo de errores.
- Obtenga asignaciones de tareas de automatización con notificaciones para mantener a todos informados y responsables, lo que garantiza la colaboración en todo su departamento de contabilidad.
- Mejore la contabilidad de sus proyectos y el seguimiento de los procedimientos operativos POE con funciones avanzadas como reacciones a comentarios, automatización y herramientas basadas en IA.
¡Manejar las finanzas de una empresa puede parecer un juego constante de ponerse al día!
El seguimiento de transacciones, pagos y créditos requiere mucho tiempo. La plantilla de diario contable de ClickUp puede servirle como plantilla de contabilidad digital.
Esta potente plantilla captura todas las transacciones comerciales con una precisión milimétrica. Vaya más allá de las simples entradas, ya que le permite registrar transacciones que afectan a varias cuentas simultáneamente:
- Deshágase del libro de contabilidad manual; registre todas sus transacciones de empresa en un diario digital de forma rápida y precisa.
- Utilice estados personalizados para realizar el seguimiento del progreso de cada transacción, asegurándose de que nada se pierda en el proceso.
- Capture información esencial sobre cada transacción con campos personalizados, como la fecha de la transacción, el tipo de diario, el recibo y el número de entrada.
- Adapte la panorámica de su panorama financiero a sus necesidades con vistas flexibles, desde una guía de introducción hasta secciones de libros y diarios fácilmente accesibles.
- Mejore el seguimiento de las transacciones con funciones avanzadas como el control de tiempo, las etiquetas, las advertencias de dependencia y las sólidas funciones de correo electrónico para garantizar un flujo de trabajo financiero completo.
¿Busca una plantilla todo en uno para simplificar sus procesos financieros? Pruebe la plantilla de contabilidad de ClickUp.
Esta plantilla gestiona todo su proceso, desde el registro de facturas y el seguimiento de los ingresos hasta la predicción de ingresos futuros. Se acabó perseguir los pagos atrasados, ya que podrá controlar fácilmente las cuentas por cobrar y por pagar.
¡Pero aún hay más! Dentro de la misma plataforma, puede reservar reuniones, cambiar fácilmente entre más de 9 vistas personalizables y aprovechar las etiquetas y los estados personalizados. De este modo, puede maximizar su productividad y obtener información en tiempo real sobre su rendimiento de ventas sin salir de ClickUp.
La extraordinaria capacidad de la IA para automatizar tareas repetitivas, combinada con una herramienta versátil como ClickUp, libera a los contables de las tareas rutinarias y les regala un valioso tiempo.
Esta nueva eficiencia les permite centrar su atención en áreas en las que la experiencia humana es fundamental: análisis perspicaces, orientación estratégica y toma de decisiones informadas.
El futuro de la contabilidad con la IA
El panorama está cambiando para los contables. Con la compatibilidad de la IA, la profesión está lista para una evolución.
Aunque las reacciones varían, una cosa es segura: se avecinan cambios significativos. La próxima década será testigo de una transformación en los roles contables, lo que exigirá nuevas habilidades a los profesionales.
Sin embargo, lo mejor es que el procesamiento del lenguaje natural de ClickUp Brain permite a los contables aprovecharlo sin necesidad de aprender técnicas de código. Los trabajos de contabilidad se parecerán a los de los científicos e ingenieros de datos, lo que permitirá obtener profundos conocimientos financieros. La clave para navegar por esta evolución reside en aceptar el cambio.
Adoptar desde el principio herramientas basadas en IA, como ClickUp, le ayudará a mantenerse a la vanguardia. ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp!