La «sensación del viernes» es tan real como la depresión del lunes.
Si alguna vez te has sentido apático al trabajar un viernes por la tarde, no eres el único. Un estudio realizado en 2023 reveló que los empleados tienden a cometer más errores tipográficos y son menos productivos los viernes.
Al fin y al cabo, el viernes es el día de la semana en el que la dopamina que te da navegar por TikTok saca lo mejor de ti. ¿Ese correo electrónico que tenías que escribir? Lo dejaremos para el fin de semana, te dices a ti mismo.
Y así, la lista de tareas pendientes sigue creciendo, obligándote a comprometer tus planes de fin de semana o a hacer que tu lunes por la mañana sea insoportablemente agitado la semana siguiente.
Pero, ¿qué hace que los viernes sean menos productivos y cómo se puede cambiar esta situación?
Sigue leyendo para descubrir algunos consejos probados y comprobados que te ayudarán a que tus viernes sean tan productivos como el resto de la semana.
Comprender la caída de la productividad los viernes
El estrés y la fatiga acumulados a lo largo de la semana son algunas de las posibles razones que explican la caída de la productividad los viernes por la tarde. El efecto psicológico de esperar con ansias el fin de semana puede distraer a los empleados de sus tareas, lo que provoca una disminución de la productividad.
A medida que la semana llega a su fin, la urgencia por completar las tareas puede disminuir, lo que resulta en menos trabajo realizado.
El impacto del teletrabajo en la productividad de los viernes
Según Forbes, el teletrabajo ofrece flexibilidad, pero mantener la productividad es todo un reto. La falta de un horario de oficina estructurado puede provocar una caída de la productividad, especialmente hacia el final de la semana.
Por otro lado, aunque el teletrabajo mejora el equilibrio entre la vida laboral y la personal, puede difuminar los límites entre ambas. Esto puede provocar agotamiento y reducir la productividad al final de la semana laboral.
Semanas laborales más cortas y sus posibles implicaciones para la productividad
Recientemente, España llevó a cabo una prueba para evaluar el impacto de una semana laboral de cuatro días en la productividad y los niveles de estrés de los empleados. Los resultados revelaron que los empleados eran más productivos en el trabajo después de la prueba. Se sentían más sanos, menos estresados, menos cansados y más satisfechos con el contenido de su trabajo.
La ley de Parkinson sugiere que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para completarlo. Las semanas laborales más cortas aumentan la eficiencia, ya que los empleados están motivados para completar las tareas en un plazo limitado. También pueden mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, lo que mejora la salud mental y la satisfacción laboral.
A pesar de sus beneficios, las semanas laborales cortas aún no se han convertido en la norma en todo el mundo. Hasta entonces, hay que gestionar los viernes con inteligencia y encontrar una solución para mantener la productividad sin poner en riesgo el bienestar.
Estrategias para aumentar tu productividad los viernes
Veamos algunas de las mejores estrategias para aumentar la productividad los viernes. ¡Póngalas en práctica y disfrute de un fin de semana sin preocupaciones y de un lunes menos estresante!
1. Empieza el día temprano
Los viernes a menudo pueden parecer una extensión del fin de semana, tentándote a quedarte en la cama una hora más antes de empezar el día. A todos nos encanta dormir un poco más, pero hacerlo un viernes puede no ser lo mejor para tu productividad.
En su lugar, empieza el día temprano, sigue tu rutina matutina y llega a tu escritorio a la hora prevista. Sé constante en cómo empiezas el día y a qué hora, incluso los viernes, para que las siguientes ocho horas sean como cualquier otro día laboral normal.
No te lances a trabajar en tareas difíciles nada más llegar. Dedica la primera hora de la jornada a revisar tu plan de trabajo. Comprueba los progresos que tú y tu equipo habéis realizado durante la semana, analiza si algunas tareas requieren recursos adicionales y ajusta el plan si es necesario.
Si aún no tienes un marco de planificación del trabajo, puedes echar un vistazo a ClickUp, una plataforma de gestión de proyectos y tareas que ofrece diversas plantillas para planificar tareas y cargas de trabajo.
La plantilla de pizarra para planes de trabajo de ClickUp, por ejemplo, te ayuda a definir los objetivos de tu proyecto, medir el progreso, analizar los procesos para identificar áreas problemáticas, mejorar los procesos y el rendimiento, y mantener el control sobre los nuevos procesos. Todo ello te garantizará el mantenimiento de tus niveles de rendimiento y productividad a lo largo de la semana.
Esta plantilla lista para usar y totalmente personalizable te permite:
- Esboza las metas del proyecto
- Obtenga una vista completa de su proyecto con actualizaciones de estado automatizadas
- Organiza las tareas con la función de arrastrar y soltar
- Añadir o eliminar tareas
- Asignar tareas a los miembros del equipo
- Localiza los cuellos de botella y resuélvelos de inmediato para mejorar el rendimiento
Echa la vista atrás y repasa todo lo que has conseguido en una semana o en un mes, ¡y empieza los viernes con una nota positiva y llena de energía!
2. Prioriza las tareas
Los trabajadores productivos se toman su tiempo para analizar qué tareas son las más importantes y las mantienen en la parte superior de su lista de tareas pendientes. Debes añadir esta estrategia a tu plan de productividad para sacar el máximo partido a los viernes.
El proceso consta de dos pasos:
- Divide el trabajo en elementos más pequeños y manejables
- Prioriza los elementos de acción en función de su importancia y urgencia
Diseñadas para simplificar la planificación de proyectos, la organización del flujo de trabajo y la colaboración, las tareas de ClickUp pueden ayudarte con estos pasos.
Puedes utilizar las tareas de ClickUp para:
- Divide los proyectos en pequeñas tareas
- Asignar tareas a uno o varios miembros del equipo
- Comuníquese y comparta recursos con los comentarios de las tareas
- Añade etiquetas personalizadas para recuperarlas rápidamente desde diferentes ubicaciones
- Establece recordatorios para las tareas periódicas
Una vez que tengas tus tareas listas, utiliza las prioridades de tareas de ClickUp para:
- Marca las tareas como urgentes, importantes, normales y poco importantes
- Ordena las tareas por prioridades junto con la duración estimada de cada una
- Crea un plan de acción con prioridades junto a cada tarea
- Utiliza las dependencias en ClickUp para determinar qué tareas están a la espera de que se completen otros elementos de acción
Cuando se gestionan varios proyectos con un montón de tareas y subtareas, es todo un reto clasificarlas y priorizarlas rápidamente. La plantilla de matriz de prioridades de ClickUp ofrece una solución perfecta para este problema, ya que permite visualizar las tareas en función de su importancia y urgencia.
Entendamos cómo funciona la matriz:
- El cuadrante 1 representa tareas de alta urgencia y baja importancia (pendientes)
- El cuadrante 2 representa las tareas de alta urgencia y alta importancia (a hacer primero)
- El cuadrante 3 representa tareas de baja urgencia y baja importancia (pendientes)
- El cuadrante 4 representa tareas de baja urgencia y alta importancia (pendientes para más adelante)
A medida que distribuyes tus tareas en los cuadrantes, puedes comprender cuáles requieren atención inmediata y en cuáles puedes trabajar más tarde. La plantilla mantiene a los equipos multifuncionales en sintonía con respecto al pedido de las tareas. Los miembros del equipo pueden utilizar este marco para realizar un seguimiento del progreso y mantenerse al día con los plazos.
Consejo profesional: Considera la posibilidad de utilizar la matriz de Eisenhower para gestionar mejor tu tiempo y centrar tus esfuerzos en las tareas más importantes.
3. Planifica con antelación
Cuando te sientas atascado con una tarea, no la fuerces. Déjala a un lado por un rato y trabaja en algo que no te resulte agotador, como planificar la semana que viene. Sigue estos pasos y prepárate para una semana productiva:
- Ordena tus prioridades para las tareas de la próxima semana
- Fíjate metas semanales (y también para tu equipo, si eres jefe o gerente)
- Bloquea tiempo para reuniones importantes u otros eventos urgentes
- Planifica las actividades diarias en función de la meta semanal
Si tu trabajo implica gestionar proyectos complejos, múltiples tareas y dependencias, y eventos recurrentes, programarlos manualmente te llevará mucho tiempo. ¡Pero no cuando tienes las plantillas de bloqueo de tiempo de ClickUp a tu lado!
La plantilla de bloqueo de horarios de ClickUp es un marco para realizar un seguimiento de los compromisos pasados, presentes y futuros. Puedes personalizarla para adaptarla tanto a tu planificación personal como a la laboral.
Aquí tienes algunos consejos para utilizar esta plantilla y mantener tu planificación semanal al día:
- Prioriza primero las tareas más importantes
- Comprender las dependencias entre tareas
- Planifica y bloquea horarios de forma intuitiva
- Establece cronogramas para completar las tareas
- Visualiza qué tareas consumen más tiempo
- Incluye tiempo libre en el plan
Al planificar tu semana de esta manera, puedes mantenerte más organizado, eliminar distracciones y gestionar todas tus tareas en una ubicación central. No es necesario revisar correos electrónicos, chats y hojas de cálculo para averiguar tu lista de tareas pendientes semanales.
Consejo rápido para conciliar la vida laboral y personal y mantener la productividad: cuando bloquees tu agenda para diferentes tareas, ¡no olvides reservar algo de tiempo para descansar y recargar pilas!
4. Aprovecha los descansos de forma eficaz
Solo trabajo y nada de diversión es un enemigo de la productividad. Si quieres maximizar la productividad sin comprometer tu bienestar, es necesario hacer descansos frecuentes entre tareas.
Prueba la técnica Pomodoro si aún no lo has hecho: trabaja en una tarea durante 25 minutos, tómate un descanso de 5 minutos y luego pasa a la siguiente tarea. Puedes utilizar la herramienta de control de tiempo de proyectos de ClickUp para registrar el bloque de 25 minutos desde el dispositivo que prefieras.
También tienes la opción de añadir notas a cada bloque de tiempo, para que al final del día puedas revisar en qué has empleado tu tiempo.
Además de estos descansos de 5 minutos, debes programar un tiempo de descanso adecuado para despejar la mente, liberarte del estrés y mantener la concentración, especialmente los viernes. Puede ser un paseo de 15 minutos por el parque o una siesta de 30 minutos por la tarde, lo que mejor te funcione.
La plantilla de bloqueo de tiempo diario de ClickUp también puede ayudarte con esto. Te permite tener un día productivo y optimizar tu equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Diseñada para profesionales que desempeñan muchas funciones y hacen malabarismos con múltiples tareas a lo largo del día, esta plantilla te ayuda a:
- Visualiza las tareas más importantes y prográmalas durante las horas más productivas
- Identifica las tareas en las que debes trabajar en este momento, las que debes programar para más tarde, las que debes delegar o las que debes eliminar
- Establece una duración estimada realista para cada tarea para evitar sobrecargarte de trabajo
- Bloquea el tiempo de inactividad para dedicarlo a tus aficiones, relajarte y reflexionar, y así evitarás el agotamiento
Sigue la plantilla y toma medidas diarias para acercarte poco a poco a tus metas, todo ello sin dejar de dedicar tiempo suficiente a tus intereses fuera del trabajo.
5. Consejos de organización para aumentar la productividad
Organizar tu escritorio, al igual que hacer la cama, a primera hora de la mañana puede parecer trivial, pero es un potente impulsor de la productividad. Ambas tareas te hacen sentir que has logrado algo, una sensación estupenda para empezar el día.
Un entorno de trabajo ordenado (ya sea en casa o en la oficina) mantiene a raya las distracciones. Por ejemplo, si tienes documentos y archivos esparcidos por todo el escritorio, resulta difícil encontrar el adecuado en el momento adecuado y tu atención se desvía de la tarea que estás realizando.
Por otro lado, cuando te tomas unos minutos para organizar tu escritorio, puedes encontrar rápidamente lo que buscas y tener un día productivo sin distracciones. Además, un escritorio limpio resulta más acogedor que uno desordenado.
Esto también es válido para la pantalla de tu ordenador. Una herramienta de gestión de archivos como ClickUp te ayuda a clasificar los documentos, archivos, PDF y otros recursos relacionados con tus proyectos en carpetas separadas con etiquetas, lo que garantiza una rápida recuperación.
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6. Comunicación y reuniones los viernes
Si tienes que asistir a reuniones los viernes, prográmalas por la tarde (o cuando seas menos productivo). Trabajar en tareas intensivas, como desarrollar un estudio de caso o programar código complejo, requiere toda tu atención, por lo que es mejor reservar esas tareas para otro momento.
En cambio, en las reuniones, hablas con los miembros de tu equipo o con los clientes, colaboras en ideas y discutes las novedades de los proyectos, lo que hace que el trabajo parezca menos monótono.
Sin embargo, las reuniones no siempre son productivas. Evita las reuniones innecesarias si puedes y cambia a la comunicación asíncrona siempre que necesites aportaciones o aclaraciones de los miembros del equipo.
Aquí es donde la vista Chat de ClickUp puede ayudar.
- Comuníquese con las partes interesadas internas y externas y asigne elementos de acción con la función [@]mención o comentarios asignados a las tareas
- Comparte enlaces a páginas web, archivos, hojas de cálculo y otros adjuntos
- Da formato a tu mensaje con bloques de código, listas con viñetas y tiras para mantener la claridad
Trabajar de forma asíncrona ahorra tiempo y minimiza la necesidad de cambiar de contexto (es decir, cambiar el foco de una tarea a otra, como asistir a una reunión con el equipo de éxito del cliente y volver a la codificación), lo que te permite realizar más trabajo los viernes.
Cómo lograr una semana laboral productiva y equilibrada con ClickUp
Los empleados no rinden al máximo los viernes. Pero, al mismo tiempo, no puedes permitirte bajar el ritmo en el trabajo: un viernes perezoso suele traducirse en un lunes por la mañana terrible, en el que tienes que recuperar la productividad perdida.
Además de las estrategias mencionadas anteriormente, ClickUp puede ayudarte a superar el último día de trabajo de la semana sin sudar ni una gota. Sus funciones de planificador diario te permiten mantenerte al día con tus tareas, te ayudan a priorizar lo más importante y te mantienen en contacto con los miembros del equipo si te encuentras con algún obstáculo.
Y tú por fin podrás dar la bienvenida a la sensación del viernes y activar el modo fin de semana sin comprometer tu productividad. Adelántate y convierte el viernes en tu día más productivo. ¡Empieza hoy mismo con ClickUp!