Gestionar múltiples tareas y proyectos es todo un reto, al tiempo que se garantiza la gestión de los recursos, la comunicación eficaz con el equipo y el cumplimiento de los plazos.
El uso de hojas de cálculo es menos eficaz que antes. Varias tareas pequeñas pueden convertirse rápidamente en un caos desorganizado. Confiar en los métodos tradicionales de gestión del trabajo te hace sentir abrumado e improductivo.
Además, hay que ser lo bastante flexible para adaptarse a los cambios en el alcance, los requisitos o las limitaciones del proyecto. Pasar por alto un requisito menor o incumplir un plazo puede hacer descarrilar todo el flujo de trabajo.
Ahí es donde entran en juego los organizadores de tareas para desenmarañar el caos. Te ayudan a dividir tu estructura de trabajo en componentes manejables, lo que te permite hacer malabarismos con varios proyectos de forma eficaz.
Los organizadores de tareas actúan como centro de mando, garantizando su productividad y evitando que se le pasen los plazos.
En este post, vamos a cubrir las diferentes funciones que necesita en un organizador de tareas para ayudarle a elegir el más adecuado que se adapte a sus necesidades y le permite completar las tareas de manera eficiente. ✅
Beneficios de utilizar un organizador de tareas
Los gestores de tareas aportan mucho: flujos de trabajo más ágiles, mayor productividad y una sensación de control y logro.
Sin embargo, eso no es todo. Profundicemos en otras ventajas de utilizar un excelente software de gestión de tareas:
1. Mayor visibilidad de las tareas
El software de gestión de tareas ayuda a dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas que puede completar en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Esto facilita la vista de todas las tareas que necesita completar y el seguimiento de cada tarea desde un único panel.
Si, por ejemplo, está lanzando una nueva función de producto que requiere activos de contenido, puede crear paneles de tareas para hacer un seguimiento de las distintas tareas que deben completar los miembros del equipo.
Los paneles de tareas le ofrecen una vista completa de 360 grados de todas las tareas en curso para que sepa lo que está ocurriendo.
Las distintas vistas, como diagramas de) Gantt y gráficos, ofrecen información valiosa sobre la planificación, supervisión y elaboración de informes. Puede personalizar la vista para conocer mejor el progreso de su proyecto.
2. Mejor seguimiento de las tareas
Los organizadores de tareas le permiten realizar un seguimiento de todas las tareas en todas las fases en un solo lugar, un paso por delante del seguimiento con lápiz y papel u hojas de cálculo.
Con potentes funciones de búsqueda, puede ver las tareas y quién está trabajando en ellas en tiempo real.
Por ejemplo, ClickUp le permite crear varias vistas para ayudarle a realizar un seguimiento de cada tarea y conocer su estado:
Utilice la vista de tareas de ClickUp para seguir el progreso de sus tareas y ver cuánto trabajo ha completado
3. Mejora de los procesos de empresa
Los grandes gestores de tareas visualizan los flujos de trabajo y las tareas para simplificar la identificación de problemas y abordarlos antes de que afecten a todo el flujo de trabajo del proyecto.
Sin embargo, es de esperar que se produzcan ineficiencias accidentales debidas a cronogramas poco claros y tareas olvidadas.
Harvard Business Review informa de que uno de cada seis proyectos de TI tiene una rebasamiento del calendario del 70 .
Los organizadores de tareas le permiten centralizar las tareas para adelantarse a los plazos y ahorrar tiempo con funciones mejoradas de gestión del tiempo como el control de tiempo o la automatización de tareas que desencadenan automáticamente determinados eventos una vez que una tarea se marca como completada.
Por ejemplo, puede hacer un seguimiento de las tareas del flujo de trabajo que llevan más tiempo del necesario y optar por automatizar las tareas periódicas.
Si algunas tareas llevan más tiempo porque el producto final requiere más iteraciones antes de su aprobación, puede proporcionar compatibilidad a los miembros de su equipo para ayudarles a trabajar de forma más eficiente.
Funciones clave a tener en cuenta al elegir un organizador de tareas
Es hora de hablar de las funciones clave que hay que buscar en un gestor de tareas. Empecemos.
Característica 1: Capacidad para crear un horario Programación de tareas ayuda a los empleados a visualizar sus metas y a asignar su tiempo y recursos para realizar sus tareas con eficacia.
Un calendario de tareas detalla cuánto tiempo llevará cada tarea y cuándo terminará. Su organizador de tareas debe permitirle crear un calendario que le ayude a usted y a sus empleados a mantener el rumbo. Gestión del tiempo ClickUp le permite programar su tiempo y planificar tareas utilizando el calendario, el (diagrama de) Gantt, las líneas de tiempo y los modos de carga de trabajo. También puede ver aquí el cronograma del proyecto, crear dependencias y reprogramar fechas.
Realice el seguimiento de sus proyectos y tareas en tiempo real con la Gestión del Tiempo de ClickUp
Con una mejor programación de tareas, su equipo completará las tareas a tiempo, habrá una mejor comunicación y, a su vez, mejores resultados del equipo.
Función 2: Múltiples vistas
Múltiples vistas detallando nombres de tareas, plazos, estados y prioridades de todas las tareas de su equipo puede ayudar a presentar una imagen más clara de lo que está sucediendo.
Agrupe, filtre y vea cada tarea de su proyecto con múltiples vistas. Por ejemplo, una vista Equipo te ayuda a ver qué miembros están más agobiados que otros. Una vista de Calendario, por otro lado, agrupa tus tareas según sus fechas límite. Vistas de ClickUp viene con más de 15 vistas totalmente personalizables para dar cabida a casi todas las tareas de su equipo. Puede elegir entre vistas de tareas básicas como lista, tabla y calendario y vistas avanzadas como Gantt, tabla, cronograma, mapa mental, etc.
He aquí una lista de algunas de las diferentes vistas que ofrece ClickUp: 👇
- Vista Lista: simplemente enumera todas sus tareas en una lista ordenada y manejable
- Vista Tablero: le permite configurar potentes tableros de arrastrar y soltar compartimentados por fases o categorías
- Vista Calendario: correlaciona las tareas por fechas
- Vista Gantt-ideal para el seguimiento de las dependencias de las tareas
- Vista Actividad-presenta una vista agregada de las actividades en una ubicación
- Vista de Cronograma-visualiza las tareas de forma lineal
- Vista Carga de trabajo-ayuda a ver la carga de trabajo de cada miembro del equipo en un momento determinado.
- Vista Tabla-cada fila y columna de la misma altura, ideal para ver o importar información en bloque
- Mapas mentales-construye una estructura jerárquica para correlacionar y agrupar tareas en una estructura similar a un árbol
- Vista Mapa: correlacione sus tareas en un mapa.
Con la opción de elegir entre tantas vistas múltiples, puede ver los objetivos y las tareas de forma más exhaustiva y asegurarse de que no se le escapa nada.
Visualice el flujo de trabajo de su equipo mediante las vistas de ClickUp
Función 3: Opciones de personalización
Su organizador de tareas debe permitirle personalizar diferentes elementos de sus tareas para adaptarlos a sus necesidades.
Las funciones de personalización te permiten ajustar la interfaz de usuario a tus preferencias personales. Por ejemplo, puede incluir categorías y rótulos, códigos de color y opciones de notificación personalizables en sus tareas.
También puede crear dependencias de cada tarea para asegurarse de que completa todas las tareas críticas en cada fase de su proyecto.
ClickUp le permite configurar tareas completamente personalizables con tipos de tareas personalizadas para clientes o eventos. Puedes elegir entre múltiples vistas y tener todo lo que hemos comentado anteriormente.
💡 Pro tip: ClickUp ofrece una personalización increíble con ClickApps pequeñas aplicaciones basadas en funciones que puedes activar o desactivar para controlar cosas como la automatización, múltiples personas asignadas, campos personalizados y mucho más.
Función 4: Gestión de archivos
La gestión de archivos te permite tener lo que necesitas sin tener que buscar documentos y archivos en diferentes dispositivos.
Cuando elijas un organizador de tareas, busca uno con sólidas funciones de gestión de archivos que te ayuden a almacenar y recuperar rápidamente los archivos necesarios.
El organizador de tareas también debe ser compatible con múltiples archivos adjuntos y ofrecer opciones de filtrado al asignar tareas. Jerarquía de proyectos de ClickUp le permite crear entornos de trabajo y organizar sus carpetas dentro de cada espacio.
Mantenga los archivos organizados y recupérelos más rápidamente gracias a las funciones de jerarquía de proyectos de ClickUp
Puede adjuntar archivos desde apps de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive, Box y Microsoft OneDrive/SharePoint.
También puede asignar códigos de color a cada carpeta y utilizar Búsqueda ClickUp para encontrar tus archivos almacenados. Su plan gratuito incluye 100 MB de almacenamiento, y todos los planes de pago ofrecen almacenamiento ilimitado.
Función 5: Seguridad
Proteger los datos cruciales de tu empresa en el organizador de tareas es primordial. Comprueba si tu organizador de tareas tiene funciones como protección por contraseña, rótulos para gestionar el acceso y los permisos, roles de usuario y carpetas.
ClickUp opera íntegramente en Amazon Web Services (AWS), con seguridad de primera clase . También ha obtenido la certificación de auditoría de los Principios de Servicios de Confianza de los Controles de las Organizaciones de Servicios (SOC 2).
Función 6: Accesibilidad móvil
Su solución de gestión de tareas no debería funcionar sólo en la pantalla del ordenador.
Busque compatibilidad con iOS y Android, sincronización perfecta entre las versiones móvil y de escritorio y accesibilidad sin conexión en su organizador de tareas.
Función 7: Capacidad de elaboración de informes
Como gestor, no se trata sólo de la asignación de tareas y la creación de flujos de trabajo; también se trata de mantener al equipo en el buen camino y maximizar la productividad. La (elaboración de) informes y los análisis proporcionan información sobre el rendimiento del equipo y el seguimiento del progreso.
Tenga en cuenta las capacidades de gestión de tareas, como las estadísticas de tareas completadas, los datos de control de tiempo y los informes de antigüedad de tareas. Con las funciones de elaboración de informes activadas, su herramienta de gestión de tareas puede enviarle actualizaciones críticas sobre su equipo. Paneles de ClickUp le permite realizar un seguimiento y gestionar el rendimiento con datos, listas, tarjetas y gráficos personalizados. Su panel diario personalizado facilita la visualización de su productividad. También puede evaluar la carga de trabajo de los equipos y los resúmenes de ventas, etc.
Los paneles de ClickUp ofrecen opciones de personalización que le permiten realizar un seguimiento y gestionar el trabajo de su equipo
Función 8: control de tiempo
Otra función esencial es el control de tiempo para ayudarle a asignar tareas, maximizar la utilización del tiempo y crear un cronograma futuro. He aquí por qué el control de tiempo es fundamental:
- El control de tiempo con hojas de horas aumenta la flexibilidad en el trabajo y crea un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal
- Mejora de la gestión de proyectos con una clara distinción de qué tarea llevará cuánto tiempo
- Reducción del tiempo dedicado al trabajo administrativo al eliminar el registro manual del tiempo y la cumplimentación de hojas de cálculo ClickUp Control de tiempo del proyecto esta función te permite ahorrar tiempo y realizar un seguimiento con extensiones de Google e integraciones con aplicaciones como Toggl, Harvest, Time Doctor, Clockify, etc. También proporciona informes de ahorro de tiempo con informes de tiempo individuales y de equipo y hojas de cálculo.
Realice fácilmente el seguimiento del tiempo, ajuste las estimaciones y añada notas a través de ClickUp Project Time Tracking
Característica 9: Interfaz fácil de usar
Su equipo no debería perder tiempo navegando o aprendiendo software complejo. Elija una herramienta de gestión de tareas con una interfaz fácil de usar y una disposición ordenada de las funciones para que pueda trabajar de inmediato.
Además, busque un buen soporte al cliente y recursos de formación. Estas funciones minimizan la curva de aprendizaje y le ayudan a aprender rápidamente a utilizar las funciones avanzadas de su organizador de tareas.
Característica 10: Capacidades de integración
Un buen software de gestión de tareas debe integrarse perfectamente con otras aplicaciones que utilice.
Por ejemplo, las integraciones de correo electrónico ayudan a convertir el correo electrónico en tareas, la integración de calendarios ayuda a gestionar los plazos y la programación, y las apps para tomar notas permiten capturar ideas rápidamente.
Supongamos que una parte interesada envía sus comentarios sobre la campaña de marketing por correo electrónico. En ese caso, los miembros del equipo pueden convertirlo fácilmente en una tarea dentro de la plataforma y asignarla a los miembros del equipo pertinentes.
Con estas integraciones, se elimina continuamente la necesidad de cambiar entre plataformas. Su flujo de trabajo no sólo será más fluido, sino que también podrá ahorrar más tiempo.
Utilizar ClickUp como organizador de tareas
Ya sabe que un software básico de gestión de tareas no es suficiente. ¿Busca una herramienta con todas las funciones que hemos mencionado anteriormente?
Utilice ClickUp, el mejor software de gestión de tareas creado con una aplicación que puede sustituir a todas las demás. ClickUp ha ayudado enormemente a Lids a colaborar en equipo y a estar al día de su trabajo. Ha agilizado los flujos de trabajo, simplificado la administración y mejorado los resultados. La empresa ha ahorrado más de 100 horas a sus equipos gracias a las herramientas de gestión de proyectos de ClickUp. ClickUp también ha ayudado a Cemex a reducir el tiempo de entrega de sus proyectos de horas a segundos y le ha proporcionado una plataforma para colaborar con más de 50 miembros del equipo en un solo lugar. Cemex ofrece mejores flujos de trabajo y entregas de proyectos gracias a la automatización, la mejora de los procesos de admisión, la visibilidad en tiempo real y la agilización de los procesos. Tareas de ClickUp le permite planificar, organizar y colaborar en tareas con personalizaciones adaptables para simplificar la gestión de tareas.
Gestione fácilmente todas las actividades relacionadas con los proyectos en una sola plataforma con ClickUp Tasks
Así es como ClickUp Tasks, un software gratuito de gestión de tareas, resulta beneficioso:
- Colaboración: Acelere el trabajo en equipo con las rápidas funciones de colaboración que permiten múltiples personas asignadas e hilos de comentarios. También puedes añadir comentarios como elementos de acción y compartir grabaciones de pantalla para una mayor claridad
- Flexibilidad: Visualice las tareas en múltiples vistas y navegue por ellas fácilmente. Con subtareas personalizables, obtenga toda la información que necesite en cualquier momento
- Tipos de tarea personalizados: Gestione cualquier tipo de trabajo con los tipos de tarea personalizados de ClickUp utilizando diferentes convenciones de nomenclatura y definiendo los tipos de tarea
- Plantillas personalizadas: Construya flujos de trabajo transparentes y ahorre tiempo con la ayuda de plantillas. También puede crear y reutilizar posteriormente sus plantillas de listas de tareas para ahorrar tiempo.
- Duración estimada: Comprenda a fondo la productividad del equipo con el cronómetro para adelantarse a sus objetivos e identificar las lagunas
- Priorizar: Céntrese en lo que más importa con cinco niveles de prioridad, de baja a urgente. Mantenga informado al equipo sobre las tareas en las que debe trabajar y las que debe retomar más tarde.
- Etiquetas: Añade etiquetas personalizadas para categorizar las tareas de la forma que desees y filtrarlas desde diferentes proyectos y ubicaciones
- Relaciones y dependencias: Añade relaciones para cambiar a tareas relacionadas más rápidamente y añade dependencias para determinar un orden para diferentes operaciones dentro de una tarea
- Grabación en pantalla: Minimiza el tiempo perdido en reuniones y los largos hilos de correo electrónico potenciando la comunicación del equipo con el uso compartido de grabaciones en pantalla
- Integraciones: Conecte con sus herramientas favoritas como Slack, Zoom, Clockify, Timely, GitLab, Dropbox, Zoom, Toggl, Webhooks, etc
Este es un destino único para emplear todas sus habilidades de gestión de tareas . Guarda tus datos importantes, crea hojas de cálculo, utiliza Documentos de Google y elimina la necesidad de utilizar varias apps.
Todos los recursos que necesita para gestionar tareas de forma eficiente están disponibles con este sencillo software de gestión de tareas.
Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp
ClickUp no es sólo un software, sino una amplia herramienta con múltiples recursos, incluidas muchas plantillas, para que puedas ponerte en marcha rápidamente. Plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp proporciona un planificador de rutinas para el seguimiento de sus tareas. Esta plantilla le permite empezar en segundos con tareas personalizables.
La plantilla de lista de tareas diarias de ClickUp está diseñada para ayudarte a mantenerte organizado y motivado.
Cree potentes listas de tareas pendientes con ClickUp. Así es como esta plantilla puede ayudarle:
- Ajustar metas alcanzables para contribuir al intento correcto a largo plazo
- Seguir el progreso del proyecto con precisión y mantener el seguimiento de las tareas en un solo lugar
- Tareas personalizables para mantener a su equipo centrado y por delante de los plazos de entrega
- Seguimiento diario de tareas pendientes con notas y recordatorios automatizados para seguir el progreso
- Divida las tareas en pequeñas listas de tareas pendientes y manténgase motivado mientras realiza las tareas
Gestión Simple de Tareas de ClickUp Plantilla de Gestión de Tareas Simple de ClickUp es otra valiosa plantilla para simplificar las soluciones de gestión de tareas.
La plantilla de gestión de tareas simple de ClickUp está diseñada para ser su sistema de tareas diario personal y sin estrés que funciona como usted trabaja.
Algunas de las principales funciones de esta plantilla incluyen:
- Crear listas de tareas pendientes para el trabajo y dividir los proyectos en tareas más pequeñas y manejables
- Priorizar, visualizar y organizar tareas de forma coherente y oportuna
- Una estructura clara para añadir tareas y rótulos con una fecha límite, prioridad y estado de completada
Elija el mejor software de gestión de tareas para su equipo
El organizador de tareas y el software de gestión de proyectos pueden facilitar la gestión de tareas con la asignación, programación y control de tiempo. Además, con plantillas listas para usar, puede empezar a gestionar tareas inmediatamente. Ahorre tiempo, obtenga una mejor visibilidad y programe tareas para el equipo con vistas flexibles.
Con estas funciones, los organizadores de tareas pueden simplificar su trabajo en gran medida y resultar gratificante para su equipo y la dirección.
Un organizador de tareas como ClickUp puede ayudarle a colaborar, personalizar, control de tiempo, registro de pantalla, poner etiquetas, e integrar con otras herramientas en un solo lugar. Es un software que puede ayudarle a gestionar al instante todos los aspectos de la gestión de tareas. Registrarse en ClickUp hoy mismo para pasar a disponer de herramientas de gestión de tareas eficientes y eficaces.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo se organiza la gestión de tareas?
Organizar la gestión de tareas puede llegar a ser sencillo y eficaz con un organizador de tareas que te permite programar tareas, fijar plazos, colaborar con tu equipo y ahorrar tiempo.
2. ¿Cuál es el trabajo de un gestor de tareas?
El gestor de tareas le ayuda a asignar tareas al equipo, asegurarse de que el equipo se mantiene en el buen camino, ayudar al equipo a cumplir los plazos, y supervisar continuamente el rendimiento del equipo para identificar las brechas de rendimiento.
**3. ¿Cómo se organizan y priorizan las tareas?
Un organizador de tareas puede organizar y asignar tareas en función de la disponibilidad y el ancho de banda de los empleados. También puede ayudar a priorizar las tareas con etiquetas y rótulos para que los empleados sepan en qué deben trabajar primero.