Los 11 mejores programas de gestión de proyectos de marketing para empresas y agencias en 2026

Una campaña de marketing puede parecer que va por buen camino en el panel del proyecto, mientras que el material creativo aún está pendiente de aprobación. Entre el primer briefing y la fecha de lanzamiento, los equipos tienen que gestionar las tareas asignadas, los comentarios, las decisiones presupuestarias y varias rondas de revisión.

En un estudio realizado por XR en agosto de 2026 entre más de 400 profesionales del marketing, el 46 % señaló que la aprobación de los presupuestos era el mayor obstáculo para sus campañas. Otro 38 % afirmó que llegar a un acuerdo sobre los conceptos creativos suponía un gran escollo, mientras que el 30 % señaló que las revisiones legales a menudo retrasaban o paralizaban el trabajo creativo.

El software de gestión de proyectos de marketing ayuda a mantener las conexiones entre todas estas piezas móviles, desde las solicitudes entrantes hasta los recursos aprobados y las fechas de lanzamiento. Pero la herramienta adecuada también debe adaptarse a la forma en que tu equipo revisa el trabajo, gestiona los comentarios y se coordina con las partes interesadas.

En esta guía, compararemos 12 herramientas de gestión de proyectos de marketing, centrándonos en cómo gestionan las solicitudes y las aprobaciones. También analizaremos sus funciones, precios y límites para ayudarte a seleccionar las opciones más adecuadas para tu proceso de gestión de campañas de marketing.

Las mejores herramientas de software de gestión de proyectos de marketing de un vistazo

Qué hay que tener en cuenta al elegir un software de gestión de proyectos de marketing

Antes de elegir una herramienta, piensa en cómo gestiona tu equipo una campaña, desde el briefing inicial hasta la aprobación final. Analiza dónde se pierde información, qué pasos requieren un seguimiento constante y qué tareas siguen requiriendo un esfuerzo manual. A continuación, utiliza estas seis preguntas para encontrar el software que mejor se adapte a tu flujo de trabajo:

¿Por qué se estancan los proyectos de marketing durante la fase de revisión y aprobación?

El material creativo ya está terminado, pero la campaña aún no puede lanzarse. Los departamentos de marca, jurídico y financiero, así como el cliente, quieren revisarlo antes del lanzamiento. Sus comentarios llegan en momentos distintos, y un pequeño ajuste puede hacer que el material tenga que volver a pasar por otra ronda de revisiones.

Esta es una queja habitual. En el informe «State of Marketers 2026» de The Marketing Meetup, el 25 % de los 1.248 profesionales del marketing encuestados afirmó que el proceso de aprobación lleva demasiado tiempo. Los profesionales junior lo percibían así en mayor medida (36 %) que los directores (17 %).

La cosa se complica cuando varias personas aportan comentarios, pero nadie tiene la autoridad clara para aprobar la versión final.

David Mayer, socio principal de Lippincott, comentó:

Un buen marketing debe someterse sin duda a un escrutinio, y las diferentes funciones aportan una valiosa experiencia. Pero hay una clara distinción entre solicitar aportaciones y diluir la responsabilidad.

Tenlo en cuenta a la hora de establecer tu proceso de aprobación. El departamento jurídico puede comprobar los datos, y el de marca puede revisar los mensajes. El equipo sigue necesitando saber quién toma la decisión final y cuándo el trabajo está listo para pasar a la siguiente fase.

Añadir otra herramienta no resolverá por sí sola la falta de claridad en cuanto a la propiedad. Antes de comprar una aplicación independiente para revisiones o un creador de formularios, comprueba qué funciones ofrece ya tu software actual de gestión de recursos de marketing.

Cuando compares plataformas, lleva a cabo una campaña real con cada una de ellas. Envía un briefing con el presupuesto, el plazo y la persona encargada de dar el visto bueno. A continuación, haz que el material pase por el proceso de comentarios, revisión legal y aprobación final. ¿Pueden todos ver la última versión? ¿Saben en qué fase del proceso de aprobación se encuentra?

Si las rondas de revisión siguen ralentizando tu trabajo, nuestra guía para gestionar equipos creativos te muestra cómo organizar los comentarios y las aprobaciones en torno al propio trabajo.

Las 12 mejores herramientas de software para la gestión de proyectos de marketing en 2026

1. Wrike (ideal para equipos creativos de corporaciones que gestionan procesos de aprobación complejos)

Wrike te ayuda a gestionar las solicitudes creativas que llegan de distintos departamentos, marcas o clientes. Sus formularios de solicitud dinámicos adaptan las preguntas en función de lo que se solicita. Una vez que alguien envía un briefing, Wrike puede crear un proyecto a partir de una plantilla guardada, con las tareas y las fases de producción ya definidas.

Imagina que te encargas de las actualizaciones de los envases de varias marcas. Es posible que una solicitud requiera la aprobación de un responsable regional de marketing, mientras que otra deba pasar por el departamento jurídico y por un cliente externo. Wrike te permite configurar diferentes fases de aprobación para cada flujo de trabajo y mantener los comentarios adjuntos al recurso correspondiente.

Los revisores externos también pueden participar en el proceso sin necesidad de disponer de una licencia completa del entorno de trabajo. Pueden dejar comentarios y aprobar archivos a través de un enlace de revisión compartido. Wrike mantiene un registro de esas decisiones, lo que resulta útil cuando necesitas comprobar quién ha dado el visto bueno a un recurso o por qué una revisión sigue pendiente.

Si quieres conocer más a fondo sus amplias funciones de gestión de proyectos, lee nuestra reseña sobre Wrike.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Punto débil: Wrike reserva los formularios de solicitud y los flujos de trabajo de aprobación para los planes Business y superiores. Además, sus procesos de aprobación de archivos excluyen la mayoría de los archivos adjuntos almacenados en la nube. Los equipos que dependan de archivos creativos almacenados externamente deberían comprobar la compatibilidad antes de realizar la confirmación.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Wrike

Una opinión de un usuario dice:

Me encanta utilizar Wrike como herramienta de gestión de proyectos para mi equipo interno de marketing creativo. Me ha sido de gran ayuda para organizar un sinfín de solicitudes en tickets claros con cronogramas, briefings y recursos asignados. También me gusta utilizar la herramienta de aprobación para revisar los recursos. La función de cronograma es mi favorita. Es muy fácil crear cronogramas utilizando predecesores y plantillas de diseño. Me baso en unas cuantas plantillas de diseño que he creado yo mismo, y valoro lo fácil que resulta ajustar cronogramas extensos con la función de predecesores. La herramienta de ancho de banda es otro de mis aspectos favoritos, ya que no solo ayuda a estimar el ancho de banda, sino que también me permite ver en qué está trabajando cada uno en un único espacio conciso.

2. Asana (la mejor opción para la planificación de campañas multifuncionales vinculadas a metas)

Asana reúne el trabajo de las campañas de diferentes departamentos en un proyecto compartido. Los equipos de marketing, producto y ventas pueden seguir el mismo plan de lanzamiento, mientras que los portafolios ofrecen a la dirección una vista más amplia de las campañas en curso. Además, cada proyecto puede vincularse a una meta, lo que ayuda a los equipos a ver cómo su trabajo contribuye a las prioridades trimestrales.

También puedes gestionar los detalles. Una tarea puede aparecer en varios proyectos sin necesidad de crear copias separadas. Esto significa que una actualización de una página de destino puede seguir teniendo visibilidad tanto para el equipo de campaña como para el equipo del sitio web, y los cambios se reflejarán en cada proyecto.

Los formularios de Asana gestionan las solicitudes entrantes, mientras que las tareas de aprobación ofrecen a los revisores una forma clara de aprobar el trabajo o solicitar cambios. Los equipos también pueden guardar las estructuras de las campañas como plantillas, incluyendo las dependencias y los plazos correspondientes. Esto garantiza un proceso coherente para los lanzamientos recurrentes, al tiempo que deja margen para ajustar los entregables individuales.

Si estás configurando flujos de trabajo repetibles para tus campañas, nuestra colección de plantillas de gestión de proyectos de Asana te ofrece algunos puntos de partida.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Limitaciones: La función de revisión de Asana ofrece soporte para imágenes y archivos PDF, pero no ofrece comentarios con marca de tiempo en vídeos. Si estás produciendo anuncios en vídeo, «reels» u otro tipo de contenido en movimiento, necesitarás otra forma de recopilar comentarios específicos para cada fotograma.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Asana

Una opinión de un usuario dice:

Valoro mucho que Asana ofrezca múltiples niveles de opciones para organizar tareas y proyectos. Funciones como las repeticiones / periodicidades, las dependencias y otras herramientas que permiten añadir complejidad a un proyecto más matizado no suelen incluirse en los servicios estándar, y eso es algo que consideré que nuestro equipo realmente necesitaba.

3. ClickUp (ideal para mantener los resúmenes, las tareas y las revisiones en un único entorno de trabajo)

ClickUp guarda los resúmenes de las campañas en Docs junto con las tareas, las solicitudes y las revisiones necesarias para llevar a cabo el trabajo. Cada formulario de ClickUp se convierte en una tarea en la lista que elijas, con la persona asignada, la prioridad y los Campos personalizados rellenados a partir de las respuestas.

Los clientes y otras partes interesadas pueden enviar solicitudes sin necesidad de tener una cuenta de ClickUp, y la lógica condicional muestra a cada solicitante únicamente las preguntas necesarias para su tipo de solicitud. Brain², la IA de trabajo nativa de ClickUp, revisa los envíos en busca de detalles que falten antes de que la tarea se asigne. Mientras tanto, los «Superagentes» de ClickUp, tus compañeros de equipo de IA, pueden clasificar las nuevas respuestas asignándoles una prioridad y derivándolas a un revisor.

A la hora de realizar revisiones, ClickUp Revisión permite a las partes interesadas comentar directamente en imágenes, archivos PDF y vídeos. Los comentarios en vídeo se vinculan a marcas de tiempo específicas, y puedes asignar los comentarios a la persona responsable de realizar los cambios.

Para la planificación de campañas, los diagramas de Gantt de ClickUp muestran cómo se interrelacionan tus entregables. Imagina que tu página de destino tiene que estar lista antes de que se lance la campaña de pago. Enlaza esas tareas, establece un hito de lanzamiento y comprueba cómo un retraso podría afectar al calendario. Activa también la reprogramación automática para ajustar los plazos dependientes cuando cambien los planes.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Puntos débiles: La flexibilidad de ClickUp requiere cierta configuración. Ofrece varias formas de estructurar proyectos, estados y Campos personalizados, lo que puede resultar abrumador. Además, los formularios condicionales requieren un plan de nivel superior.

Lo que opinan los usuarios reales sobre ClickUp

Una opinión de un usuario dice:

Me gusta mucho lo sencillo que resulta organizar nuestras tareas en él, pero también crear calendarios de marketing realmente sólidos que nos permiten pasar por múltiples iteraciones de los primeros borradores. La interfaz es muy intuitiva: cuando me registré por primera vez, me preocupaba no saber si sería capaz de aprender a usarla rápidamente, ya que nunca había utilizado ClickUp antes, pero me resultó muy fácil crear un calendario a la primera sin dar vueltas en círculo. Es especialmente útil que ahora podamos utilizar Brain, ya que tendrá todo el contexto, en lugar de tener que pasar por todo el proceso de incorporación a otras IA y, aun así, no conseguir que los primeros borradores se acerquen al resultado final.

4. monday.com (Ideal para coordinar campañas entre equipos y proyectos)

monday.com conecta las solicitudes de campañas, los calendarios de producción y las cargas de trabajo de los equipos. Las WorkForms convierten los briefings recibidos en tareas que se pueden seguir, mientras que los paneles reúnen el progreso de varios proyectos en un único informe. Para un lanzamiento en el que participan equipos de contenido, diseño y regionales, esto permite que cada equipo gestione sus entregables, mientras que el departamento de marketing supervisa la campaña en su conjunto.

En Enterprise, la solución de cartera reúne los proyectos relacionados en una visión general compartida del progreso, los cronogramas y los riesgos. Resource Planner permite a los responsables asignar personal o reservar roles antes de que comience la producción, y Capacity Manager muestra esos compromisos en todos los proyectos. Esto resulta útil cuando varias campañas necesitan a los mismos diseñadores o redactores durante la misma semana.

Los comentarios creativos permanecen asociados al trabajo. Los revisores pueden añadir anotaciones a imágenes, archivos PDF y vídeos, incluyendo comentarios en momentos concretos del vídeo, y comparar versiones anteriores de los archivos. A continuación, los equipos pueden configurar las fases de revisión y los traspasos mediante automatizaciones o crear procesos de varios pasos y entre equipos en el generador de flujos de trabajo con IA.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Límites: Las conexiones con carteras y la planificación avanzada de recursos requieren la versión Enterprise. Los equipos aún deben configurar sus fases de aprobación y las reglas de flujo de trabajo, y los flujos de trabajo con IA tienen límites basados en el plan y requisitos de crédito. Las anotaciones en archivos y el control de versiones se describen actualmente como funciones de prueba que podrían requerir pago en el futuro.

Lo que opinan los usuarios reales sobre monday.com

Una opinión de un usuario dice:

Yo utilizo monday Work Management para gestionar nuestras campañas de marketing. Ayuda a eliminar las barreras de comunicación y los silos al contextualizar el trabajo procedente de Slack, el correo electrónico y las reuniones, y luego actualizar nuestros proyectos en consecuencia. Me gusta que cuente con muchas herramientas y plantillas que facilitan mucho dar los primeros pasos. La inteligencia artificial ha avanzado mucho durante el último año, y hace que sea muy fácil utilizar el lenguaje natural para crear sistemas, flujos de trabajo y tableros que funcionen y se puedan implementar.

5. Adobe Workfront (ideal para operaciones de marketing de corporación dentro de Adobe)

Adobe Workfront está diseñado para grandes organizaciones de marketing que gestionan campañas en distintos departamentos, unidades de negocio y regiones. Workfront gestiona las solicitudes entrantes a través de colas de solicitudes y utiliza plantillas de proyectos para organizar el trabajo recurrente. Permite planificar tareas, definir dependencias y estimar cuántas horas llevará cada entrega. Su planificador de recursos también permite comparar el trabajo planificado con la capacidad disponible y las asignaciones presupuestarias por proyecto o rol de trabajo.

En el caso de una campaña global, es posible que cuentes con un departamento creativo central que produzca contenidos para varios mercados regionales. Workfront te permite organizar esos proyectos en una cartera compartida y supervisar sus calendarios, necesidades de recursos y costes. La función «Workload Balancer» ofrece a los responsables una visión más detallada de las asignaciones cuando cambian las prioridades.

Las revisiones creativas también tienen conexión con el ecosistema de Adobe. La experiencia unificada de revisión y aprobación de Workfront utiliza el visor Frame.io para comentarios, comparaciones de versiones y comentarios en vídeo. Haz que los recursos pasen por múltiples fases de aprobación y mantén un registro de las decisiones tomadas.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde se queda corto: El nivel de detalle que funciona bien para una organización de marketing global puede resultar excesivo para proyectos más pequeños. Por ejemplo, una organización de marketing de tamaño medio podría considerar que estas funciones personalizadas añaden una complejidad innecesaria.

Qué opinan los usuarios reales sobre Adobe Workfront

Una opinión de un usuario dice:

Me gusta la capacidad de Workfront para optimizar el trabajo y gestionar eficazmente la cola de solicitudes. Las funciones de elaboración de informes y revisión de Workfront también son muy útiles. Es un valioso sistema operativo de registro para el departamento de marketing y ayuda a otras empresas a gestionar las solicitudes y llevar a cabo proyectos.

6. Smartsheet (ideal para la planificación de recursos directamente en hojas de cálculo)

Smartsheet mantiene el diseño habitual de una hoja de cálculo y le añade funciones de gestión de proyectos. Planifica campañas en una cuadrícula, recopila solicitudes a través de formularios y utiliza flujos de trabajo automatizados para gestionar las asignaciones y las aprobaciones. Cada envío de formulario crea una nueva fila, con toda la información necesaria para empezar a trabajar.

Para un departamento de operaciones de marketing que planifica varias campañas a lo largo de un trimestre, esa tabla se convierte en un calendario de producción compartido. Cada fila representa un resultado esperado, con columnas para la campaña, el canal, el propietario, el presupuesto y la fecha límite. Cambia a la vista Gantt para ver cómo se solapan las tareas y qué dependencias podrían afectar a tus fechas de lanzamiento.

Smartsheet también admite solicitudes de aprobación en todos los planes. Un cambio de estado puede notificar al revisor correspondiente y registrar su decisión en la hoja. El plan Business incluye revisión de materiales creativos, vista de cronograma y seguimiento de la carga de trabajo. Ten en cuenta estas funciones adicionales si tus planes de campaña implican revisiones frecuentes y recursos compartidos.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Donde se queda corto: Las configuraciones de gran envergadura con muchas hojas, fórmulas y paneles enlazados pueden resultar difíciles de mantener. Los cambios en una hoja pueden afectar a varias otras, por lo que tendrás que gestionar esas conexiones con cuidado a medida que aumente el volumen de la elaboración de informes.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Smartsheet

Una opinión de un usuario dice:

Cómo combina la familiaridad de una hoja de cálculo con funciones de gestión de proyectos y automatización de flujos de trabajo. Se puede adaptar para el seguimiento de proyectos, campañas de marketing, operaciones, solicitudes de TI, proyectos de construcción y mucho más. Los equipos pueden realizar el uso compartido de hojas de cálculo, recopilar información a través de formularios y realizar el seguimiento del progreso en tiempo real.

7. Teamwork.com (ideal para agencias que facturan honorarios fijos a sus clientes)

Cuando diriges una agencia de marketing, completar el trabajo es solo una parte de la gestión de proyectos. También tienes que realizar el seguimiento de las horas dedicadas a cada cliente, vigilar los presupuestos y saber si el trabajo sigue siendo rentable. Teamwork.com integra esos detalles financieros en la gestión de proyectos.

Empieza con un proyecto de un cliente, divide la campaña en tareas y añade duraciones estimadas para el trabajo que conllevan. A medida que tus redactores, diseñadores y gestores de cuentas registren sus horas, realiza el seguimiento del tiempo facturable junto con el progreso del proyecto. Los planes de nivel superior incluyen presupuestos de tiempo y planificación de la capacidad, además de presupuestos de retención recurrentes que tienen en cuenta los excedentes y déficits entre períodos.

Teamwork.com también gestiona las solicitudes de los clientes y las aprobaciones creativas. Los formularios recogen el trabajo entrante directamente en las listas de tareas del proyecto, y la función «Proofs» permite a los clientes revisar los archivos sin necesidad de tener una cuenta en Teamwork.com. Los clientes pueden dejar comentarios, solicitar revisiones o aprobar la versión final. También podrás ver qué aprobaciones siguen pendientes.

Si quieres tener una visión más amplia del software que se utiliza en las empresas de servicios al cliente, consulta nuestra guía sobre software para agencias de marketing.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Limitaciones: Accelerate ofrece compatibilidad con presupuestos de retención basados en el tiempo, pero los presupuestos financieros y de tarifa fija, la rentabilidad de los proyectos y la planificación de recursos requieren la versión Optimize o superior. Las agencias que necesiten gestionar los márgenes junto con la ejecución de los proyectos necesitarán el nivel superior.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Teamwork.com

Una opinión de un usuario dice:

Gestionamos toda nuestra agencia de marketing digital (más de 25 miembros en el equipo) con Teamwork desde que dejamos de usar Asana hace casi dos años y no nos hemos arrepentido. Los clientes con contrato mensual se registran como proyectos con presupuestos mensuales que están directamente vinculados a la duración estimada de las tareas y al tiempo real registrado y facturable que introduce nuestro equipo. Este tiempo se exporta directamente de Teamwork en cada periodo de pago y se utiliza para procesar las nóminas a través de Quickbooks, Wise y PayPal. Es una plataforma estupenda.

8. Hive (Ideal para equipos internos que incorporan revisiones según sea necesario)

Hive te permite agrupar el trabajo en proyectos, asignar tareas, establecer dependencias y realizar el seguimiento de los plazos desde diferentes vistas. En el plan «Teams», los formularios compartibles permiten que otros departamentos te soliciten trabajo.

Imagina un equipo de marketing que recibe solicitudes creativas de los departamentos de ventas, recursos humanos y producto. Un formulario de registro recoge la meta de la campaña, los recursos necesarios y la fecha límite. Toda esa información se recopila antes de que la solicitud llegue a la fase de producción. Una vez asignado el trabajo, las plantillas de proyecto y las dependencias entre tareas definen cada paso hasta la entrega.

Hive también se encarga de la revisión de los materiales creativos cuando lo necesites. El complemento «Revisión y aprobaciones» ofrece compatibilidad con varias fases de revisión, anotaciones en los archivos y revisores externos. Puedes guardar los procesos de aprobación como plantillas. Esto resulta útil cuando los mismos revisores de marca o del departamento jurídico dan el visto bueno a todas las campañas.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Punto débil: El proceso de elaboración de informes de aprobaciones de Hive solo muestra las rondas de revisión activas en tareas públicas con fechas límite. Las aprobaciones de tareas privadas o solicitudes sin fechas límite no aparecerán en el informe. Esto puede generar lagunas al realizar el seguimiento de las aprobaciones pendientes en varias campañas de marketing.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Hive

Una opinión de un usuario dice:

Nos ofrece una vista detallada del trabajo pendiente, los recursos necesarios y dónde podemos optimizar mejor para sacar el máximo partido al trabajo de la mejor manera posible. Puedo ver en qué puntos se atasca nuestro equipo, en qué momentos puedo intervenir como líder para sacarlo del atolladero y dónde es probable que nos encontremos con obstáculos en el futuro.

9. Airtable (ideal para la gestión de contenidos basada en una base de datos)

Airtable adopta un enfoque basado en bases de datos para la gestión de proyectos de marketing. En lugar de organizar todo en listas de tareas independientes, crea tablas interconectadas para campañas, recursos, canales, mercados y partes interesadas. Cualquier actualización de un registro se refleja automáticamente en los demás registros que hacen referencia a él.

Es ideal para equipos de gestión de contenidos que manejan grandes bibliotecas de recursos o campañas regionales. Imagina que estás preparando varias versiones de una campaña para distintos mercados. Guarda los recursos en una sola tabla, vincúlalos a las fechas de lanzamiento y a los mercados correspondientes, y utiliza las interfaces de Airtable para que cada responsable regional pueda ver el trabajo que se le ha asignado.

Airtable también ofrece compatibilidad con la revisión creativa, además del seguimiento de campañas. Utiliza el diseño de revisión «Record» para organizar una cola de aprobación por revisor y estado. En los planes Business y Enterprise, la función nativa «Revisión» permite a los revisores añadir anotaciones a los archivos, comparar versiones en paralelo y adjuntar comentarios a cada versión. Las partes interesadas externas pueden participar con los permisos de comentarista adecuados, sin tener acceso completo a la base subyacente.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Limitaciones: Airtable Revisión requiere el plan Business o Enterprise Scale y no ofrece compatibilidad con archivos de vídeo ni la revisión desde dispositivos móviles. Tampoco permite revisar adjuntos que se muestran a través de campos de búsqueda. Si los registros de campaña extraen recursos de otra tabla, los revisores deben abrir el campo del adjunto original para añadirles anotaciones.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Airtable

Una opinión de un usuario dice:

Airtable se ha convertido en nuestro nuevo salvador a la hora de gestionar las listas de prioridades de contenido, que son increíblemente complicadas, ya que proporciona a nuestro departamento de marketing una panorámica concisa y bien estructurada de las campañas, el cronograma y la posición de los activos en una única plataforma. La función de registros enlazados ha sido la más útil, ya que nos permite relacionar datos similares en diferentes tablas y evitar así la duplicación que provocaba errores en la elaboración de nuestros informes. También ofrece la capacidad de proporcionar vistas filtradas a las partes interesadas externas sin concederles un acceso completo a la base de datos, lo que ha demostrado ser una función muy útil para colaborar con los clientes en un entorno orientado a ellos.

10. Jira (Ideal para equipos de marketing que tienen un uso compartido del entorno de trabajo con el departamento de ingeniería)

Jira facilita los flujos de trabajo de marketing a través de espacios de negocio, con plantillas para realizar un seguimiento del contenido desde su creación hasta su revisión y aprobación. Los equipos pueden gestionar las tareas de las campañas, adjuntar borradores y establecer plazos para cada entrega. Resulta especialmente útil cuando el departamento de marketing comparte dependencias de lanzamiento con el de ingeniería: permite vincular el trabajo de las campañas a las tareas de desarrollo y mostrar las fechas de lanzamiento del software junto con los plazos de marketing.

Jira también forma parte de la suite más amplia de Atlassian. Guarda los briefings y los textos en Confluence, comparte comentarios a través de Loom y enlaza ambos a las tareas de Jira. La «Teamwork Collection» incluye las tres herramientas, aunque un plan de Jira por sí solo no da acceso de pago a cada una de las aplicaciones.

Para el trabajo diario, Jira ofrece tableros, calendarios, cronogramas y formularios. También puedes añadir pasos de aprobación, como una revisión jurídica antes de que se publique una página de lanzamiento. Las aprobaciones nativas en los espacios de trabajo gestionados por equipos requieren Jira Cloud Premium o Enterprise.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Limitaciones: Los equipos deben adaptar los flujos de trabajo de Jira a su proceso de revisión y mantener un control claro de las versiones de los borradores creativos adjuntos. Las aprobaciones nativas en los espacios de trabajo gestionados por el equipo también requieren la versión Premium o Enterprise. Comprueba estos requisitos antes de elegir Jira para una campaña con varias fases de revisión.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Jira

Una opinión de un usuario dice:

Como coordinadora de marketing digital, Jira se ha convertido en una de las herramientas en las que confío para mantener organizados los proyectos de marketing. Desde la planificación de campañas en redes sociales hasta la coordinación de actualizaciones de la página web y solicitudes creativas, ofrece a nuestro equipo una vista clara de lo que hay que hacer y cuándo. Ha facilitado mucho la colaboración, sobre todo cuando intervienen varios equipos. Mi función favorita son los tableros visuales, que facilitan el seguimiento del progreso de cada tarea de marketing. Puedo ver rápidamente qué está planificado, qué está en curso y qué está listo para su lanzamiento. Los comentarios, las fechas límite y los adjuntos permiten tener todo lo relacionado con un proyecto en un solo lugar.

11. ProofHub (la mejor opción por su tarifa plana con usuarios ilimitados)

ProofHub ofrece un modelo de precios diferente al de la mayoría de las herramientas de esta lista. Se paga una cuota mensual fija por un número ilimitado de usuarios, lo que puede resultar atractivo si tus proyectos de marketing cuentan con la participación de autónomos, agencias colaboradoras o clientes que necesitan acceso ocasional.

La plataforma cubre la gestión diaria de proyectos con listas de tareas, tableros, diagramas de Gantt, calendarios y foros de debate sobre los proyectos. Los formularios recogen nuevas solicitudes de trabajo, y los flujos de trabajo personalizados te permiten organizar los entregables por fase de producción. También dispones de funciones de revisión y aprobación de archivos, además de un historial de versiones para los recursos creativos.

El plan Essential de ProofHub ofrece compatibilidad con hasta 40 proyectos. El plan Ultimate Control elimina ese límite de proyectos y ofrece un mayor control sobre los permisos, la elaboración de informes y la personalización de la marca en el entorno de trabajo. Si primero vas a planificar el proceso de captación, nuestras plantillas de briefs de marketing te ofrecen algunos puntos de partida.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Puntos débiles: ProofHub se centra en la gestión del trabajo de las campañas y la colaboración. Entre sus integraciones figuran servicios de almacenamiento en la nube, pero no cuenta con informes nativos para plataformas publicitarias ni sobre el rendimiento del marketing por correo electrónico. Necesitarás un proceso independiente de elaboración de informes para comparar los resultados de las campañas con la ejecución de los proyectos.

Lo que opinan los usuarios reales sobre ProofHub

Una opinión de un usuario dice:

ProfHub se ha revelado, sin lugar a dudas, como una solución eficaz para estructurar nuestra ejecución diaria de las actividades de marketing. Como vicepresidente de marketing, necesito visibilidad en tiempo real del cronograma de las campañas, el progreso del contenido, las revisiones creativas y las cargas de trabajo del equipo, sin tener que microgestionar ni profundizar demasiado. La función de revisión y comentarios sobre los materiales creativos, en particular, nos ahorra innumerables hilos de correo electrónico y mensajes de Slack sin perder el contexto.

12. Workzone (ideal para departamentos que buscan una incorporación práctica)

Workzone es ideal para los departamentos de marketing y comunicación de instituciones de educación superior, del sector sanitario y otras organizaciones que reciben solicitudes de varios grupos internos.

Ofrece el conjunto habitual de funciones de gestión de proyectos, que incluye tareas, diagramas de Gantt y plantillas de proyectos. El plan «Team» añade formularios de registro, aprobaciones de documentos y planificación de la carga de trabajo.

Workzone también concede gran importancia a la incorporación de los usuarios. Su plan «Team» incluye un Gestor de éxito especializado, formación impartida por personas y asistencia telefónica continua. Esto es importante cuando se trata de que un departamento ya consolidado deje de utilizar hojas de cálculo o solicitudes por correo electrónico y se necesita que el personal de varias funciones adopte el mismo proceso.

El nivel «Enterprise» incluye formularios de solicitud públicos, anotaciones y aprobaciones externas, así como opciones de colaboración más amplias.

Funciones destacadas

Precios

Valoraciones

Limitaciones: Workzone reserva las integraciones para su plan de gama alta. El plan Enterprise incluye integraciones y API, SSO y dependencias entre proyectos. Los planes de pago se facturan anualmente, y los equipos que necesiten integraciones deben optar por el plan Enterprise. Workzone ofrece una versión de prueba gratuita de dos semanas antes de comprometerse.

Lo que opinan los usuarios reales sobre Workzone

Una opinión de un usuario dice:

La lista personalizada de tácticas resultó útil y fácil de configurar. Me gustaron las opciones de aprobación, sencillas de usar y fáciles tanto para quienes envían el trabajo para su aprobación como para quienes lo aprueban. La interfaz de usuario es bastante intuitiva, y es una buena herramienta para documentar archivos de trabajo para consultarlos más adelante.

Más herramientas que vale la pena tener en cuenta

Trello, Basecamp y Notion pueden gestionar proyectos de marketing, pero cuentan con menos opciones integradas para la revisión de materiales creativos y las aprobaciones formales. Considéralas si tus campañas no implican ciclos de revisión complejos.

Trello (gratuito; a partir de 5 $ por usuario al mes, facturación anual) mantiene organizado el trabajo de las campañas en tableros visuales. Puedes importar tareas desde el correo electrónico, Slack y Teams, y luego ir avanzando con ellas a lo largo de las fases de producción. Sin embargo, tendrás que gestionar las aprobaciones creativas mediante comentarios, estados de las tarjetas o Power-Ups. Las vistas de Calendario, Cronograma, Tabla y Panel también requieren un plan superior. Nuestras plantillas de calendario de contenidos te ofrecen un punto de partida para planificar tu flujo de trabajo.

Basecamp (gratis; a partir de 29 $ al mes, facturación mensual) ofrece a cada campaña un espacio compartido para tareas pendientes, archivos, debates y calendarios. Su tarifa plana incluye un número ilimitado de usuarios y proyectos en el plan Pro Unlimited, lo que puede resultar atractivo para agencias que trabajan con varios clientes. Sin embargo, Basecamp no cuenta con formularios específicos para la recepción de solicitudes ni con flujos de trabajo para la aprobación de creatividades, por lo que tendrás que gestionar las solicitudes y las aprobaciones a través de sus herramientas de proyecto existentes.

Notion (gratuito; a partir de 10 $ por miembro al mes, facturación anual) funciona bien cuando necesitas que los resúmenes de tus campañas, el calendario editorial y el seguimiento de recursos estén sincronizados. Sus bases de datos y páginas enlazadas te permiten organizar toda esa información en un solo lugar, y ofrece formularios básicos gratis. También puedes crear pasos de aprobación utilizando botones de la base de datos y automatizaciones, aunque tendrás que configurar ese proceso tú mismo. Todavía no ofrece una revisión creativa específica como las herramientas mencionadas anteriormente.

Cómo elegir el software adecuado para la gestión de proyectos de marketing

Empieza por analizar en qué puntos se atascan tus campañas. Si las solicitudes llegan con datos incompletos, da prioridad a los formularios de registro. Si el trabajo creativo pasa por varias rondas de comentarios, comprueba cómo gestiona la herramienta la revisión y las aprobaciones. Y si tienes que hacer malabarismos constantemente con los plazos y los recursos, busca funciones de planificación de la carga de trabajo, dependencias y un calendario de marketing compartido.

Comprueba qué incluye cada plataforma en el plan que estás barajando. Algunas reservan funciones como aprobaciones avanzadas, planificación de recursos o integraciones para los planes de mayor nivel. Aprovecha estas diferencias en los flujos de trabajo para reducir tu lista de candidatos:

Antes de confirmar tu elección, lleva a cabo una campaña real con tus dos opciones favoritas. Incluye un briefing real, algunos entregables y las personas que suelen revisar tu trabajo. Prueba el plan que pensarías contratar, ya que la versión de prueba puede incluir funciones de un nivel superior.

Haz un seguimiento de dos aspectos: cuánto tiempo se tarda en convertir una solicitud en una tarea asignada y por cuántas rondas de revisión pasa un recurso antes de su aprobación. Comprueba también si los revisores pueden encontrar la última versión y si puedes ver qué está retrasando un lanzamiento sin tener que estar pendiente de las actualizaciones.

Mantén tus campañas de marketing por el buen camino de seguimiento

Tu próxima campaña te dirá si el software te está ayudando. ¿Puede alguien enviar un briefing completo sin necesidad de un correo electrónico de seguimiento? ¿Puede un revisor encontrar el último borrador y dejar sus comentarios en el archivo? ¿Puedes ver quién debe actuar antes de que se retrase el lanzamiento?

Utiliza estas preguntas para evaluar tu lista de finalistas. Una herramienta que gestione los traspasos reales de tu equipo es una mejor opción que otra con funciones que no vas a utilizar.

Con ClickUp, puedes guardar el resumen de la campaña en Docs, recopilar solicitudes a través de Formularios y vincular las tareas de producción con los comentarios creativos y los plazos. Empieza con una campaña, define quién aprueba cada entrega y, una vez que funcione, guarda el flujo de trabajo como plantilla.

Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de proyectos de marketing

¿Puede un software de gestión de proyectos de marketing sustituir a un sistema de gestión de activos digitales?

Para los departamentos de marketing más pequeños, puede bastar con funciones básicas de almacenamiento de archivos, historial de versiones y revisión de contenidos creativos. Sin embargo, un sistema específico de gestión de activos digitales (DAM) ofrece un mayor control sobre los derechos de los activos, los metadatos, la búsqueda y la distribución. Si reutilizas habitualmente activos creativos en diferentes marcas o mercados, comprueba si tu herramienta de gestión de proyectos tiene compatibilidad con esas necesidades.

¿Existe algún software gratuito de gestión de proyectos de marketing?

Sí. Ocho de las herramientas de esta lista ofrecen planes gratuitos, entre ellas Wrike, Asana, ClickUp y monday.com. Sin embargo, la revisión de diseños creativos y las aprobaciones formales suelen requerir un plan de pago. El plan Free Forever de ClickUp incluye 100 usos de revisión, mientras que Hive ofrece la revisión como un complemento de 5 $ al mes por usuario en su plan de pago «Teams».

¿Qué medidas de seguridad debo comprobar antes de contratar a autónomos o agencias?

Busca permisos basados en roles, proyectos privados, acceso para invitados y controles para el uso compartido de archivos externamente. Comprueba si puedes restringir el acceso a los briefings confidenciales de las campañas y retirar los permisos cuando finalice un contrato. Comprueba también qué puede ver realmente un invitado antes de invitar a colaboradores externos.

¿Cómo puedo trasladar una campaña de marketing activa a un nuevo software de gestión de proyectos?

Empieza por el trabajo que aún está en curso. Traslada primero las tareas, los responsables, los plazos, las dependencias y los estados de aprobación actuales. A continuación, vincula los archivos creativos más recientes y pide a las personas implicadas que revisen sus tareas. Mantén accesible el espacio de trabajo anterior hasta que finalice la campaña, para que no se pierdan comentarios o decisiones importantes durante el traslado.

La gestión de proyectos creativos se centra en la creación y revisión de recursos. La gestión de proyectos de marketing también abarca los calendarios de las campañas, las dependencias, los presupuestos y los resultados. Adobe Workfront y ClickUp aparecen en ambas categorías porque los flujos de trabajo se solapan. Elige en función del trabajo que necesites coordinar.