¿Desea obtener más información sobre la gestión de proyectos de correo electrónico?
La gestión de proyectos por correo electrónico ayuda a los jefes de proyecto y a los equipos a trabajar de forma más eficaz permitiéndoles comunicarse y trabajar desde sus bandejas de entrada de correo electrónico.
Sin embargo, ordenar toneladas de correos electrónicos para la gestión de proyectos suena como algo que te haría querer tirarte de los pelos. 🤯
Ojalá existiera una herramienta que te sacara de la miseria..
¿Es un pájaro? ¿Es un avión? No, es una herramienta de gestión de proyectos de correo electrónico **Herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico convierten las bandejas de entrada en espacios de trabajo colaborativos, ahorrando un tiempo valioso y aumentando la eficacia del equipo.
Pero, ¿cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico para usted?
No te preocupes, nos lanzamos en picado para ayudarte. 🦸
En este artículo hablaremos de qué es la gestión de proyectos de correo electrónico la la mejor herramienta para la gestión de proyectos de Gmail y Outlook así como las ventajas de la gestión de proyectos por correo electrónico.
Vamos allá.
¿Qué es la gestión de proyectos por correo electrónico?
La gestión de proyectos por correo electrónico consiste en utilizar la bandeja de entrada del correo electrónico para gestionar proyectos. Esto incluye usarlo para crear y asignar tareas, gestionar plazos y comunicación específica de tareas.
pero clientes de correo electrónico como Gmail y Outlook no están diseñados para la gestión de proyectos, ¿verdad?
No, no lo están. Por eso existen las herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico
Con el correo electrónico software de gestión de proyectos puede realizar un seguimiento de las tareas, comunicarse con los miembros del equipo y partes interesadas externas e incluso añadir listas de tareas pendientes a través de su correo electrónico.
después de todo, ¿hasta dónde puede llegar el correo postal?
Y aunque nuestros buenos amigos Gmail y Outlook no están hechos realmente para la gestión de proyectos, el software de gestión de proyectos por correo electrónico ayuda a salvar esa distancia.
Averigüemos cómo..
A. Gestión de proyectos de Gmail
Gmail puede permitirte convertir correos electrónicos en tareas, pero sólo con la ayuda de una herramienta dedicada herramienta de gestión de proyectos que se integra con Google Apps.
Esto es lo que puedes hacer con Gmail gestión de proyectos :
- Añada miembros del equipo a una Lista de correo electrónico de grupos, de modo que todos los miembros del equipo reciban actualizaciones a través de una dirección de correo electrónico
- Utilicecalendarios compartidos paraactualizaciones de proyectos y calendarios de reuniones* Almacena tus documentos en una unidad compartida segura
- Clasifica automáticamente los correos electrónicos importantes mediante la bandeja de entrada de prioridad de Google
- Utilizar la pantalla compartida integrada de Google Meet
- UtilizaDocumentos de Google &Hojas de cálculo de Google para colaborar en tiempo real y chatear dentro de los archivos
- UtiliceFormularios de Google para crear y compartir encuestas y formularios en línea
- Utiliza el control de versiones para volver a versiones anteriores de documentos sin perder información
- Realiza un seguimiento de las tareas y colabora en ellas utilizando un archivo(diagrama de) Gantt en Hojas de cálculo de Google
- Incluso puedes conectar Alexa &Asistente de Google ¡y hablar tu lista de pendientes!
B. Gestión de proyectos de Outlook
Con las herramientas de gestión de proyectos integradas en Outlook, tu equipo tendrá una mejor visión de sus responsabilidades. Microsoft Outlook le permite crear tareas con recordatorios, fechas límite y listas de tareas pendientes sin software adicional.
Sin embargo, con una herramienta dedicada de gestión de proyectos de Outlook, también podrá_:
- Añadir tareas del proyecto a un calendario compartido para el seguimiento de tareas
- Utilizar la función de consolidación para agrupar correos electrónicos, información de contacto y citas
- Agrupar automáticamente los correos electrónicos según el proyecto al que pertenezcan
- Utilizar el diario para planificar el proyecto
- Asigne tareas a los miembros del equipo del proyecto
- Seguimiento del tiempo total y facturable dedicado a un proyecto
- Exporte datos a distintos formatos de archivo
- Celebrar reuniones de proyecto conMicrosoft Teams En resumen, como herramienta independiente de gestión de proyectos, Outlook apenas pasa el corte.
será como hacer una tarta con una tostadora. Podrías intentarlo, pero no es la mejor manera, ¿verdad?
Es mejor optar por una Herramienta de gestión de proyectos compatible con Outlook que puede ofrecerle muchas más funciones.
Bonus: **Alternativas de correo electrónico !
¿Qué buscar en una herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico?
Hay muchas herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico entre las que elegir, pero para encontrar la mejor para su equipo, tenga en cuenta qué funciones necesita, y las indicadores clave de rendimiento del correo electrónico que desea seguir.
Algunas funciones esenciales de una app de gestión de proyectos de correo electrónico son:
- Integración del correo electrónico2. Planificación y programación3. Colaboración en equipo4. Creación de tareas Comprobemos estas funciones rápidamente:
1. Integración del correo electrónico
No se puede tener una herramienta de gestión de proyectos de correo electrónico sin una integración de correo electrónico, ¿verdad?
La herramienta que elijas debe integrarse con plataformas populares, como Gmail o Outlook.
La integración bidireccional también garantiza que las actualizaciones de tu herramienta de gestión de proyectos aparezcan en tu cuenta de correo electrónico personal.
Ayudará a tu equipo a estar así de NSYNC (sincronizado, ¿lo pillas?)
2. Planificar y programar
La gestión de proyectos por correo electrónico consiste principalmente en planificar los proyectos. Así que no hace falta decir que la herramienta que elija debe tener funciones de planificación y programación.
Debe permitirle asignar tareas a los miembros del equipo, fijar plazos y organizar las tareas del proyecto por correo electrónico.
Échale un vistazo **Herramientas de productividad de correo electrónico !
3. Colaboración en equipo
El software ideal de gestión de proyectos por correo electrónico debería permitirte añadir comentarios por correo electrónico a una tarea. Lo que escribas o adjuntes en el correo electrónico se añade automáticamente como comentario para esa tarea específica.
Además, las salas de chat integradas ofrecen a tu equipo un espacio personalizado para mantener conversaciones sobre tareas específicas. las @menciones también son una función imprescindible en cualquier herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico, ya que te ayudan a notificar rápidamente a miembros concretos del equipo que deben tomar medidas.
No te preocupes, recibirás alertas por correo electrónico de todas estas actualizaciones y muchas más
Para algunos útiles consejos de colaboración en equipo_,_ echa un vistazo a este post¡!
4. Creación de tareas
La app de gestión de proyectos por correo electrónico debe permitirte crear tareas a través de tu correo electrónico. Debes poder añadir adjuntos, fechas límite y descripciones de tareas, todo a la vez.
Sí, así es, despídete de las respuestas "no recibí tu correo electrónico" y "me olvidé de tu correo electrónico"
La mejor herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico: ClickUp
La mayoría de los equipos empiezan y terminan su jornada con correos electrónicos, por lo que no es de extrañar que los gestores de proyectos necesiten una excelente solución de gestión de proyectos basada en el correo electrónico.
Y por eso debería utilizar
el software de gestión de proyectos por correo electrónico perfecto para cualquier equipo.
ClickUp es el dispositivo
herramienta de gestión de proyectos líder en el mundo.
Desde la creación
seguimiento interno o
equipo remoto
productividad, ClickUp proporciona a los equipos todo lo que necesitan para gestionar hasta el proyecto más complejo.
He aquí por qué ClickUp es el mejor software de gestión de proyectos por correo electrónico
Imagine a ClickUp como Robin y a sus correos electrónicos como Batman.
Robin, también conocido como ClickUp, evita que sus correos electrónicos se adentren en el lado oscuro:
(voz de Batman)
el lado de los correos electrónicos perdidos y la confusión del equipo"
Y así es como sucede:
1. Enviar y recibir correos electrónicos directamente desde las tareas
¿Cuánto tiempo ahorrarías si pudieras enviar o responder correos electrónicos instantáneamente junto a tu trabajo, sin tener que cambiar de pestaña?
Con
pendiente, ¡puede hacer exactamente eso!
- Envíe y reciba mensajes de correo electrónico directamente desde las tareas de ClickUp
- Añada archivos adjuntos, Formularios respuestas con plantillas, etc
- Organice sus conversaciones por correo electrónico como Comentarios o Comentarios en hilos
- Ajuste del correo electrónico Automatizaciones para campañas de goteo y boletines basados en eventos dentro de ClickUp
Por ejemplo, puede asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, colaborar en los envíos y las respuestas, y desencadenar automatizaciones basadas en Campos personalizados, eventos de clientes e incluso seguimiento de errores. Las posibilidades son casi ilimitadas
La integración de su correo electrónico con ClickUp le ayuda:
- Ahorrar tiempo (no más pestañas de un lado a otro)
- Mantener las comunicaciones organizadas
- Mantener la visibilidad de las conversaciones por correo electrónico
ClickUp actualmente es compatible con Outlook, IMAP, Office 365 y Gmail. Todos los correos electrónicos que envíes desde ClickUp parecerán enviados directamente desde tu correo electrónico, ¡sin extrañas direcciones de reenvío!
2. Crear tareas a partir del correo electrónico
ClickUp's
funciones de gestión de proyectos por correo electrónico
le permiten
enviando o reenviando correos electrónicos a
en ClickUp.
La tarea se creará con detalles como:
- La tarea nombre se añadirá como asunto de su correo electrónico
- El cuerpo del correo electrónico se añadirá como descripción de la tarea
- Asignar tareas utilizando etiquetas como
, , <etiqueta_nombre> en la línea de asunto. Añade tantas personas asignadas o etiquetas como quieras - Los adjuntos del correo electrónico (incluidas las imágenes) se incluirán automáticamente como adjuntos de la tarea
- Utilice la etiqueta
en la línea de asunto para añadir tarea fecha límite
3. Comentar y adjuntar archivos
¿Desea añadir información adicional o un archivo adjunto a una tarea existente?
Envíe o reenvíe un correo electrónico a esa tarea y a la dirección
aparecerá dentro de la tarea junto con el comentario
.
Si se pregunta por las imágenes y los diseños, ClickUp captura el correo electrónico HTML en su totalidad, por lo que su contenido se verá como nuevo.
no se preocupe, diseñador gráfico, le cubrimos las espaldas
4. Responder a las notificaciones
El software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp le permite responder a
sobre las tareas de ClickUp.
Sólo tiene que responder al correo electrónico de notificación con el ID de correo electrónico asociado a su cuenta de ClickUp y la respuesta se añadirá como comentario junto con cualquier archivo adjunto.
¡Qué práctico!
5. Automatización del reenvío de correo electrónico
Si eres Mr. Popular y recibes toneladas de correos electrónicos, puedes gestionar múltiples proyectos creando un reenvío de correo electrónico
regla.
La función crea automáticamente tareas para usted cuando un nuevo correo electrónico aparece en su bandeja de entrada.
al fin y al cabo, Batman tiene cosas mejores que hacer que ocuparse de innumerables correos electrónicos, ¿no?
6. Integración con Gmail y Outlook
Recuerda, sin integraciones de Gmail y Outlook, una app de gestión de proyectos de correo electrónico es simplemente inútil.
es como si Batman y Robin no pudieran luchar contra los villanos sin sus artilugios (y sus icónicos trajes, por supuesto)
Por eso ClickUp ofrece potentes
y
integraciones, lo que hace que la gestión de proyectos de correo electrónico sea pan comido.
Puede:
- Crear tareas desde la comodidad de tu cuenta de Gmail o Outlook
- Convertir instantáneamente correos electrónicos en tareas
- Adjuntar correos electrónicos a las tareas
- Cargar automáticamente adjuntos de correo electrónico a la tarea
7. Añade tareas sobre la marcha
ClickUp le permite guardar tareas y direcciones de listas en su agenda de contactos con facilidad. De este modo, puede añadir tareas y comentarios de correos electrónicos a su lista de tareas con un solo clic durante la pausa para el café. 🍵
8. Una potente extensión de Chrome
¿Quieres tomar el control de tu bandeja de entrada?
Usa la potente extensión de ClickUp
¡!
En
extensión
le permite crear tareas a partir de correos electrónicos e incluso adjuntar correos enteros a las tareas.
Vea, retroceda o descargue sus correos electrónicos con facilidad
Para gestionar
de manera eficiente, la extensión de Chrome ClickUp también le permite:
- Realizar un seguimiento de la duración de las tareas
- Capturar, editar y adjuntar capturas de pantalla
- Clip sitios web y añadirlos a las tareas de ClickUp o documentos
Pero esto no es todo lo que ClickUp tiene preparado para usted
Además de un
, este software de gestión de proyectos de correo electrónico también ofrece varias otras funciones como:
- 50+ Automatizaciones de tareas automatización de tareas periódicas y agilización del flujo de trabajo
- Panel de control construya el suyo propio panel del proyecto con personalizaciones como Velocidad , Consumo , Quemado y Gráficos de flujo acumulativo y compártelo con todo tu equipo
- Mapas mentales : visualice tareas y planifique proyectos e ideas con facilidad
- Campos personalizados cree un campo personalizado para la creación de contenidos, la contratación, las ventas, etc
- Plantillas utilice una plantilla preparada para avanzar en cualquier proyecto específico
- Múltiples vistas : elija cómo desea ver los proyectos utilizando vistas como Cronograma , Carga de trabajo , Tablero Kanban y más
- Estados de tareas personalizados cree un estado de proyecto según sus necesidades
- Prioridades de tareas crear priorizaciones de tareas basadas en la urgencia
- Dependencias de tareas ayude a su equipo a completar las tareas en el orden correcto
- Derechos de acceso personalizados comparta su entorno de trabajo de ClickUp con otras personas sin comprometer su privacidad
Es como ser un niño en una tienda de caramelos; hay tantos dulces
¡para probar!
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos por correo electrónico?
Aparte de ayudar a los equipos a comunicarse y trabajar en un espacio centralizado, otros beneficios del software de gestión de proyectos por correo electrónico son:
- Hub de información centralizado
- Curva de aprendizaje mínima
- Agiliza la comunicación
- Delegación efectiva de tareas
- Ahorro de tiempo
1. Hub centralizado de información
Las herramientas de gestión de proyectos por correo electrónico proporcionan a los equipos un espacio en el que pueden acceder fácilmente a la información del proyecto y almacenarla. Los miembros del equipo, las tareas del proyecto y el progreso... todo almacenado en un área centralizada.
¿Sabes lo que esto significa?
¡Ya no tienes que cambiar entre un millón de pestañas sólo para encontrar algo que necesitas! 😍
2. Curva de aprendizaje mínima
Las herramientas de gestión de proyectos basadas en el correo electrónico son fáciles de manejar porque básicamente añaden una capa adicional a tu bandeja de entrada original.
Los miembros del equipo pueden adaptarse rápidamente y no tardarán en integrar la herramienta en su flujo de trabajo habitual.
¿Quieres aprender a gestionar mejor los flujos de trabajo?
Lea nuestra guía en profundidad aquí
.
3. Agiliza la comunicación
Con el software de gestión de proyectos por correo electrónico, todos los miembros del equipo y el gestor del proyecto dispondrán de una forma más ágil de comunicarse entre sí.
Además, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos cuentan con salas de chat que ofrecen a los equipos un espacio más personalizado para una comunicación eficaz.
Los miembros del equipo son más propensos a participar y responder en este entorno y ¿quién no ama a los buenos viejos emoticonos para ayudar a conseguir sus puntos a través? 😁
4. Delegación eficaz de tareas
Tú tienes una tarea, tú tienes una tarea, ¡todo el mundo tiene una tarea!
Con la creación y asignación de tareas por correo electrónico, habrá menos confusión en el equipo porque las tareas de cada uno están perfectamente dispuestas para ellos.
No hay necesidad de enviar un correo electrónico a un miembro del equipo y CC mitad de la empresa para las actualizaciones de una tarea.
Basta con abrir la aplicación de gestión de proyectos para ver el progreso del proyecto
5. Ahorra tiempo
Con el software de gestión de proyectos por correo electrónico, ya no tendrás que canalizar al Dr. Maligno que llevas dentro, tratando de encontrar la manera de destruir esa larga cadena de correos electrónicos
¿Cómo?
Las herramientas de gestión de proyectos le ayudan a
eliminando las largas cadenas de correo electrónico, el papeleo y la clasificación de documentos.
Como todos los documentos relacionados con la empresa y el proyecto se almacenan en un solo lugar, su equipo de proyecto ya no tendrá que pasar horas completando tareas administrativas; ¡hurra! 🥳
Conclusión
Aunque siempre puedes utilizar la bandeja de entrada de toda la vida, no te ofrece un hub de datos centralizado ni la posibilidad de hacer un seguimiento de las tareas, el progreso y los plazos.
Sin embargo, con la herramienta adecuada de gestión de proyectos por correo electrónico, podrás hacer eso y mucho más.
Si está buscando la herramienta de gestión de proyectos por correo electrónico definitiva para llevar sus
al siguiente nivel, ClickUp es lo que necesita.
Con funciones que van desde la integración del correo electrónico hasta la creación automatizada de tareas, ClickUp ayuda a los equipos a gestionar con facilidad incluso los proyectos más difíciles.
Consigue ClickUp gratis, gratuito/a
y aproveche el poder de la gestión de proyectos por correo electrónico
