Si le preguntas a un profesional de las compras sobre su trabajo, te ofrecerá una vista de su caótico mundo. Los responsables de compras siempre están equilibrando varias prioridades a la vez.
Por un lado, reciben presión de diversas partes interesadas internas para adquirir materiales y contratar proveedores que garanticen suministros y servicios de calidad en el momento oportuno.
Además, existe la presión añadida de garantizar que todas las adquisiciones se realicen dentro de unos presupuestos estrictos. La función de adquisición también se ve empañada por los retos de la cadena de suministro, entre los que se incluyen la obtención de tarifas razonables, suministros de calidad y pagos puntuales a los proveedores.
¿Por qué se enfrentan los profesionales de las compras a retos? ¿Cuáles son los retos más comunes en materia de compras? ¿Cómo ayudará la tecnología a resolver los retos de las compras?
En esta entrada del blog analizamos estas áreas en detalle, junto con soluciones para optimizar la gestión de la cadena de suministro y el proceso de adquisición.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Los profesionales de las compras se esfuerzan por equilibrar las demandas de las partes interesadas, los presupuestos y los complejos problemas de la cadena de suministro.
- El rol de las compras ha evolucionado y ahora abarca contribuciones estratégicas a la empresa que van más allá de la administración básica.
- Entre los retos clave se encuentran el aumento de la inflación, la escasez de talento, la gestión ineficaz de los contratos y la inexactitud de los datos.
- Una comunicación interna deficiente crea silos, lo que dificulta la alineación estratégica y la eficacia de las operaciones.
- Los equipos de compras deben gestionar diversos riesgos, entre los que se incluyen la inestabilidad de los precios, las interrupciones en la cadena de suministro, el fraude y los problemas con los proveedores.
- La falta de tecnología ralentiza los procesos y aumenta la vulnerabilidad ante los riesgos.
- Las soluciones tecnológicas, como la automatización, los sistemas de compras electrónicas y los análisis avanzados, pueden ayudar a superar estos retos.
- Herramientas como ClickUp se presentan como soluciones eficaces para optimizar los procesos de adquisición y mejorar la colaboración.
Comprender los retos de las compras
Antes de abordar los retos clave a los que se enfrentan los equipos de compras, analicemos por qué la función de compras se enfrenta a retos.
El departamento de compras se consideraba una función administrativa de la empresa, encargada de garantizar la disponibilidad de materiales de calidad en el momento adecuado. Sin embargo, desde la década de 2000, el rol de las compras se ha ampliado aún más, incluyendo las preocupaciones estratégicas de la organización.
Hoy en día, los profesionales de las compras son responsables de desarrollar estrategias que tengan un impacto positivo en los resultados de la empresa. También deben optimizar sus operaciones diarias, como la gestión de pedidos y proveedores y la realización de controles de cumplimiento.
La gestión de proveedores y vendedores, la cadena de suministro, la optimización de costes y la mitigación de riesgos son responsabilidades adicionales del gestor de compras moderno.
Sin embargo, los riesgos del mercado, la escasez crítica de materias primas, los problemas de volatilidad del comercio mundial y la actitud complaciente de los líderes empresariales hacia las nuevas tecnologías están llevando al departamento de compras al borde del colapso.
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8 retos comunes en las compras
La naturaleza expansiva del proceso de adquisición lo expone a diversos riesgos y retos. Los retos más comunes en materia de adquisiciones son:
Aumento de la inflación
El aumento del coste de las materias primas está provocando noches de insomnio a los profesionales de las compras. Factores como las interrupciones en la cadena de suministro, los riesgos de entrega, la escasez de mano de obra y las políticas económicas poco favorables han incrementado los costes.
La COVID-19 y las guerras continuas son los dos principales factores que impulsan el aumento del coste de los materiales. Los confinamientos intermitentes mantuvieron la producción baja, lo que amplió la brecha entre la demanda y la oferta y, en última instancia, provocó un aumento de los precios.
Rusia y Ucrania son exportadores clave de energía, pero debido al conflicto, la producción es baja, lo que ejerce una mayor presión sobre los equipos de compras para que consigan recursos esenciales a un precio elevado. Tras la invasión, los precios de la energía aumentaron un 20 % durante cinco meses.
Los responsables de compras necesitan ayuda para mantener estrategias de compras rentables debido al rápido aumento de los precios. Esto convierte el aumento de la inflación en uno de los principales retos de compras que los líderes empresariales deberán superar en 2024.
Escasez de talento
Un reto importante al que se enfrentan las empresas es la necesidad de contar con profesionales más cualificados en la función de compras y la cadena de suministro. La Gran Renuncia, que afectó principalmente al mercado estadounidense, y los posteriores vientos favorables similares a los de una recesión han provocado un gran revuelo en el mercado laboral.
Las empresas están presionando a los empleados actuales para que hagan más con menos y así llenar el vacío. Por lo tanto, el personal existente está sobrecargado de trabajo y constantemente agotado. La productividad está en su nivel más bajo y el absentismo laboral está aumentando, lo que complica aún más la estrategia de compras.
En 2024, los responsables de compras deberán identificar los procesos ineficientes que consumen el tiempo y la energía de la plantilla y encontrar formas de llevarlos a cabo mediante la automatización.
Gestión de contratos
La gestión de contratos es la base para mantener las relaciones con los proveedores. Si bien el contrato es un documento legal que marca el inicio de una nueva relación con un proveedor, sus objetivos son mucho más amplios.
El objetivo es permitir que la empresa suministre productos a un precio competitivo. El contrato garantiza un suministro estable y de calidad de los materiales, así como la rentabilidad global del acuerdo.
Sin embargo, la mayoría de los equipos de compras no pueden rendir al máximo debido a los largos plazos de entrega, los procesos manuales, los problemas relacionados con los proveedores, la falta de comunicación y coordinación, y la pérdida de contratos.
Esto se traduce en oportunidades perdidas de ahorro de costes, riesgos de incumplimiento normativo, relaciones tensas con los proveedores y toma de decisiones deficiente. Las empresas necesitan un sistema de compras eficiente para realizar la automatización y centralización del proceso de gestión de la cadena de suministro.
Datos inexactos
En la mayoría de las empresas, los equipos de compras gestionan la introducción de datos de forma manual. Introducen los datos en hojas de cálculo y sistemas heredados/a con capacidades analíticas y de automatización limitadas. Al manejarse los datos de forma manual, estos son principalmente inconsistentes y propensos a errores humanos.
Las consecuencias de una base de datos de mala calidad se traducen en una toma de decisiones deficiente y lenta. Las empresas pierden oportunidades cruciales y se exponen a riesgos indeseados, como el pedido de exceso de inventario debido a discrepancias en los datos sobre el nivel de inventario.
Por otro lado, los datos precisos y fiables permiten a los responsables de compras tomar decisiones acertadas y obtener visibilidad de los procesos de adquisición.
Obtienen información en tiempo real y datos precisos sobre los patrones de demanda, los riesgos del mercado, las exigencias de entrega y los indicadores clave de rendimiento específicos de los proveedores, como el Plazo de entrega y el retorno de la inversión.
El departamento de compras de las empresas en rápido crecimiento debería considerar el uso de una solución de datos centralizada para automatizar la recopilación y el análisis de datos, con el fin de facilitar su trabajo y las auditorías financieras.
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Ausencia de comunicación interna
La mala comunicación interna es uno de los retos más alarmantes en materia de compras, ya que contradice abiertamente las expectativas de la alta dirección respecto al equipo de compras, que asume el rol de líderes estratégicos.
El equipo de compras trabaja de forma independiente, por lo que tiene una dependencia principal de los recursos de otros equipos, como la información financiera y la colaboración interfuncional.
Sin embargo, esta información puede llegarles cuando existe una red de comunicación interna sólida.
Uno de los retos críticos a los que se enfrenta el equipo de compras es que trabajan de forma aislada; desconocen la estrategia global de la organización y tienen un conocimiento limitado de las demandas futuras.
La falta de tecnología ralentiza los procesos clave, ya que la entrada de datos es manual y desorganizada. Esto también reduce la capacidad de resolver los puntos débiles actuales y hace que la empresa sea más vulnerable a los riesgos. Es necesario un sistema técnico para que la empresa se adapte a las condiciones cambiantes del negocio y supere los retos de adquisición.
Gestión de riesgos
Los equipos de compras obtienen los mejores resultados cuando existe una base sólida para la gestión de riesgos. La compra es un proceso largo, y hay varios factores internos y externos que influyen en él.
Estos factores también dan lugar a riesgos internos, como el comportamiento de los empleados, y externos, que son más difíciles de controlar, como los eventos mundiales.
Sin embargo, los siguientes riesgos encabezan la lista de riesgos de gestión de la cadena de suministro de los responsables de compras:
Inestabilidad de los precios
Actualmente, el mercado de la cadena de suministro es volátil. Los continuos cambios en los precios aumentan el coste de las compras. Dado que los proveedores exigen más dinero, es esencial contar con un presupuesto flexible para evitar la escasez de existencias.
Interrupción de la cadena de suministro
Las cadenas de suministro pueden verse interrumpidas de forma inesperada por factores como guerras, problemas políticos y desastres naturales. El mayor reto en este caso es conseguir los materiales de otro proveedor en el último momento. La clave aquí es establecer un sistema de respuesta para gestionar estas instancias de forma más eficiente, trabajando con un experto en compras.
Fraude
El proceso de adquisición es propenso al fraude por parte de diversas fuentes: empleados, proveedores o contratistas. El fraude en las facturas suele producirse cuando los proveedores inflan el coste y el equipo de adquisiciones lo aprueba sin verificarlo. La fijación de precios es otro fraude frecuente en el que los contratistas se alían para aumentar el coste o renunciar a los descuentos.
Problemas con los proveedores
Mantener relaciones sólidas y positivas con los proveedores es la base para resolver los retos de adquisición. Muchos de los problemas con los proveedores se deben a factores internos, como especificaciones y requisitos poco claros. Si los proveedores comunican sus expectativas, será más fácil gestionar entregas de alta calidad.
Del mismo modo, no realizar la debida diligencia en la evaluación de los proveedores para comprender sus capacidades y no acordar los KPI son otros factores que aumentan las tensiones en la gestión de las relaciones con los proveedores.
Ausencia de tecnología
La falta de digitalización en los procesos de adquisición es un problema para las empresas con planes sólidos para ampliar sus operaciones de adquisición. A menos que las nuevas tecnologías se conviertan en parte integral de las actividades diarias, nunca se verá todo el potencial de la estrategia de adquisición.
La falta de tecnología ralentiza los procesos clave, ya que la entrada de datos es manual y desorganizada. Esto también reduce la capacidad de resolver los puntos débiles actuales y hace que la empresa sea más vulnerable a los riesgos. Las empresas necesitan un sistema técnico que se adapte a las condiciones cambiantes del negocio.
El rol de la tecnología a la hora de abordar los retos de las compras
La tecnología desempeñará un rol clave a la hora de superar los principales retos de adquisición en las empresas. Estas son algunas de las áreas que experimentarán la mayor transformación debido a la digitalización:
Procesos de automatización
La tecnología aportará el cambio más destacado al automatizar tareas de bajo valor, como las solicitudes de compra, los pedidos de compra y el procesamiento de facturas. Al mismo tiempo, con la automatización, se reducen los errores humanos.
Esto liberará tiempo a los responsables de compras, que podrán centrarse en tareas estratégicas fundamentales, como planificar nuevas iniciativas estratégicas, desarrollar ideas para negociar con los proveedores y gestionar las relaciones con estos.
Establecimiento de un sistema de compras electrónicas
Los sistemas de compras electrónicas son programas de gestión de compras que automatizan todo el proceso de compras, desde la solicitud de presupuesto (RFQ) hasta el pago. También desempeñan un rol importante en la aplicación de políticas y en la mejora de la transparencia. El software centraliza todos los datos y herramientas de compras internas, mostrando claramente dónde es necesario realizar un seguimiento.
Análisis y elaboración de informes avanzados
La transformación digital proporcionará a las empresas el acceso tan necesario a una información más detallada sobre los datos de compras. Gracias a las capacidades analíticas avanzadas, el equipo de compras puede analizar grandes volúmenes de datos para identificar patrones de gasto y oportunidades de ahorro de costes con el fin de evaluar el rendimiento de los proveedores.
Las herramientas de IA lo mejorarán aún más al realizar una previsión de la demanda, identificar las tendencias del mercado y optimizar la estrategia de compras. Esta información preparará a los directivos para ser más resistentes a las interrupciones de la cadena de suministro y adoptar su estrategia de gestión de inventario en consecuencia.
Mejora de la colaboración
La centralización de los datos de diferentes herramientas une a todos los equipos. La colaboración en tiempo real entre varios departamentos ya no es un sueño lejano, ya que los equipos pueden acceder a todo tipo de datos con el software de gestión de compras.
El software permite que todos estén alineados con respecto al progreso y ofrece a las partes interesadas una vista general del proyecto completo.
Esta es una excelente oportunidad para que el departamento de compras mantenga la transparencia con los proveedores centralizando la información de los contratos y evaluando los riesgos mediante un software de gestión de proveedores.
Más innovación
Los responsables de compras finalmente se sentarán a la mesa con las partes interesadas para contribuir a la estrategia de la empresa trabajando en ideas de innovación de productos.
Pueden colaborar con el departamento de I+D para idear planes como hacer que el proceso de adquisición sea más sostenible y hacer hincapié en trabajar con proveedores que ofrezcan materiales ecológicos.
Consejos generales para superar los retos de adquisición con ClickUp
La adquisición es un proceso largo, y la tecnología es la respuesta para resolver los retos más acuciantes. Sin embargo, las empresas deben realizar una selección cuidadosa del software para optimizar las operaciones.
ClickUp es un software de compras avanzado que cubre las carencias mediante la automatización de los procesos de compras. Las funciones de automatización se ajustan perfectamente a los requisitos de los equipos de compras.
Existen flujos de trabajo de automatización de procesos predefinidos que puede seleccionar y personalizar según sus necesidades. Realice el seguimiento de las solicitudes de compras asignadas a los miembros de su equipo y de las actualizaciones de estado.
ClickUp se integra con tus herramientas existentes, como Slack y Hojas de cálculo de Google, lo que te permite colaborar con tu equipo sin tener que cambiar de ventana y acceder a los datos dentro de los chats del equipo. Inicia debates con las partes interesadas internas, obtén aprobaciones y comparte presupuestos en los canales pertinentes.
La plantilla de compras de ClickUp le permite optimizar su proceso de gestión de la cadena de suministro. Realice el seguimiento, gestione y supervise fácilmente todas las actividades, como las solicitudes de admisión de las partes interesadas, acepte las propuestas de precios de los proveedores y manténgase al tanto de las negociaciones de los contratos y los flujos de trabajo de aprobación.
La base de datos sin código le ayuda a visualizar el progreso en un solo lugar. Optimice la comunicación y la colaboración con los proveedores y los miembros del equipo, garantizando la equidad y la transparencia.
Hay dos aspectos fundamentales para una gestión exitosa de la cadena de suministro: crear un plan de acción de compras y una estrategia para la optimización de la cadena de suministro.
El plan de acción garantiza que disponga de todos los suministros y servicios a tiempo y dentro del presupuesto.
Esta estrategia le ayudará a mantenerse organizado, mejorar la comunicación y adelantarse a las negociaciones.
La plantilla del plan de acción de compras de ClickUp le ayuda a hacerlo de la siguiente manera:
- Organizar cada tarea, asignarlas a los miembros del equipo y añadir cronogramas.
- Priorizar las metas para una ejecución eficiente
- Compartir rápidamente y fácilmente el progreso con la alta dirección
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Por último, almacene toda su documentación interna y externa en el entorno de trabajo de ClickUp y utilice ClickUp como única fuente de información veraz para todos sus requisitos de compras.
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