¿Se ha preguntado alguna vez cómo es un día en la vida de un responsable de compras? Es un rol que puede parecer misterioso y confuso si no lo vives en primera persona, pero hoy te contamos cómo es la vida de un responsable de compras y qué implica.
En esta guía en profundidad, trataremos qué es un jefe de aprovisionamiento, en qué consisten sus operaciones diarias, sus habilidades y técnicas, y cómo puedes labrarte una carrera de éxito en el sector del aprovisionamiento. 💼
¿Qué es un gestor de compras?
El rol de un director de compras es supervisar la gestión de la cadena de suministro y la forma en que la empresa compra (o adquiere) materiales, servicios o suministros. Su trabajo consiste en encontrar a los proveedores adecuados, negociar los costes de los contratos o pedidos de compra y obtener el mejor servicio o material al mejor valor.
Aunque en este artículo hablaremos de directores de compras, es posible que también oigas describir este rol como director de compras o especialista en compras. El título concreto dependerá de las políticas de la empresa, pero el rol es el mismo: abastecer eficazmente a la organización.
Día típico de un responsable de compras
Pasemos directamente a lo que hace un responsable de compras en su día a día. Estas tareas se mencionan a menudo en las descripciones de los puestos de trabajo, pero sólo de forma vaga, así que a continuación le ofrecemos un análisis más detallado para que pueda decidir si es el rol adecuado para usted.
Trabajar en acuerdos de compra
Gran parte del rol de un director de compras consiste en conseguir grandes ofertas para la empresa. Esto incluye trabajar en acuerdos de compra, contratos en los que te comprometes a comprar una determinada cantidad de un producto o servicio a cambio de un descuento. 🤝
La gestión de acuerdos de compra y contratos requiere tiempo, lo que significa que muchos directivos dedican parte de su jornada a negociar, revisar contratos y finalizar acuerdos. Sin embargo, estas tareas pueden terminarse semanal o mensualmente.
Una vez acordados, estos tratos garantizan un descuento en los servicios o suministros a lo largo del tiempo, lo que facilita a todos la previsión de costes y el mantenimiento de los presupuestos.
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Garantizar el cumplimiento
Como responsable de compras, debe conocer bien los procesos y procedimientos para asegurarse de que cumple las normas. Parte del rol consiste en crear y respetar políticas y procedimientos de contratación, gestionar riesgos y realizar auditorías para garantizar el cumplimiento. ⚖️
Es esencial ceñirse a sus propias políticas internas de contratación, ya que de lo contrario se expondría a la oposición de posibles proveedores o a acusaciones de favoritismo o soborno. Además de mantener sus propias políticas, debe comprobar que sus proveedores cuentan con políticas adecuadas, especialmente si es beneficiario de alguna subvención o ayuda pública que le obligue a ello.
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Evaluación de proveedores
Antes de firmar un acuerdo de compra con un proveedor, hay que encontrar al adecuado. El rol de un especialista en compras incluye la búsqueda de posibles proveedores, la elaboración de una lista y su evaluación para encontrar al más adecuado.
A menos que se trate de una empresa pequeña, esta tarea implicará a otros miembros del equipo y puede que haya que elevarla al consejo de administración para que tome la decisión final. El equipo de compras colaborará en la búsqueda de proveedores, la comprobación de credenciales, la búsqueda de presupuestos con
plantillas de solicitud de presupuesto
y utilizar un marco o método de evaluación para puntuarlas entre sí o a lo largo de la cadena de suministro.
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Gestión y coordinación del personal
Si usted desempeña el rol de director de compras o aprovisionamiento, a menudo contará con un equipo de aprovisionamiento que puede ayudarle en sus esfuerzos por conseguir la mejor oferta para su organización. El rol de un gestor implica coordinar al personal y capacitarlo para que trabaje lo mejor posible. 🎉
En una organización más grande, puede gestionar un intervalo de roles de compatibilidad de nivel de entrada y responsables de adquisiciones. Dependiendo de la estructura de su equipo, su rol puede consistir en asignar tareas, supervisar la formación, ofrecer dependencia y actuar como líder para guiar a su equipo hacia el intento correcto.
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Mantenimiento de datos actualizados
El mundo de las compras y la contratación implica una gran cantidad de datos. Hay de todo, desde su
a los precios exactos por unidad de cada material o suministro que puedas querer comprar. 📝
Si trabajas solo o en un equipo pequeño, parte de tus actividades diarias consistirán en mantener estos datos y asegurarte de que están actualizados y son exactos. En un equipo más grande, es posible que un responsable de compras o un asistente asuma este rol.
Habilidades clave de un gestor de compras de éxito
Ahora que ya conocemos algunas de las tareas diarias o semanales de un gestor de compras, veamos con más detalle las habilidades y conocimientos que necesita para tener éxito.
Habilidades de negociación
Los mejores profesionales de la contratación son negociadores brillantes. Es una habilidad en la que confiarás repetidamente para conseguir descuentos favorables y llegar a acuerdos de compra con tus proveedores más solicitados.
Si ésta no es actualmente una de sus áreas más fuertes, tome una clase de
o intenta adquirir experiencia laboral en un entorno en el que se utilicen mucho estas aptitudes, como el de las ventas. Para triunfar en el sector de la contratación, tienes que ser capaz de expresar tus puntos de vista, negociar y conseguir un trato mejor que el que puedas encontrar en cualquier otro sitio, por lo que esto debe ser lo primero en tu lista de habilidades. 💡
Capacidad analítica
Los responsables de compras toman muchas decisiones, lo que significa que tienes que saber analizar los datos para tomar la decisión mejor informada que puedas en ese momento.
Los responsables de compras saben interpretar los datos, qué hacer con ellos y cómo utilizarlos para fundamentar sus decisiones. Saben utilizar los datos que tienen, saben dónde pedir información que no tienen y combinan todos sus conocimientos para elegir al proveedor adecuado. ✅
Habilidades de gestión de las relaciones con los proveedores
Puede parecer que el aprovisionamiento gira en torno a datos y suministros, pero en realidad implica muchas habilidades de gestión de relaciones y comunicación. Si no puedes establecer conexiones (a internet) sólidas, es poco probable que forjes asociaciones a largo plazo con otros.
Los aspirantes a gestores de compras deben centrarse en la comunicación, la escucha y el don de gentes si quieren tener éxito en el sector. Hay que saber conocer a la gente, entender sus deseos y necesidades, y ser capaz de comunicarse eficazmente en todos los puntos del proceso de contratación. 💬
Habilidades de control de inventario
No puedes saber qué necesitas para hacer un pedido si no estás seguro de cómo son tus niveles de existencias. Por este motivo, en el sector de las compras es imprescindible contar con sólidos conocimientos de control de inventario.
Un buen gestor de compras sabe en todo momento cómo están sus existencias y su inventario. Piensan con antelación, hacen pedidos con suficiente
plazo de entrega
que pueda mantener el suministro y adaptarse a cualquier cambio en caso de que asuma un nuevo proyecto o contrato. 📋
Conocimientos de ERP
Por suerte, no se espera que sepas de memoria si te estás quedando sin un determinado suministro o necesitas aumentar el suministro en un área específica. Para eso existen herramientas de gestión de la planificación de recursos empresariales (ERP).
Cuántos y qué recursos necesitas gestionar depende de tu rol dentro del equipo de compras. En el nivel básico, debes saber cómo gestionar el inventario y programar la disponibilidad de tu equipo, pero es posible que también debas manejar presupuestos o contratistas. 📊
Comprensión económica
Aunque estés centrado en conseguir las mejores ofertas de suministros y contratos para tu empresa, no puedes ignorar el panorama económico más amplio.
Los responsables de compras deben conocer al dedillo los detalles financieros y los planes de crecimiento de su empresa, pero también ser conscientes de lo que ocurre en el mundo que les rodea. Factores como las recesiones, los problemas políticos y los retos de la cadena de suministro pueden influir en la facilidad y el coste de los suministros, por lo que merece la pena prestar atención al panorama económico general. 🌍
Habilidades de gestión de riesgos
Lo ideal sería que los proveedores satisficieran las necesidades, que los pedidos de los clientes se cumplieran a tiempo y que los proyectos se desarrollaran sin contratiempos. Pero no siempre es así, por lo que los jefes de compras también deben ser expertos en gestión de riesgos e identificar los obstáculos antes de que se conviertan en un problema.
Los mejores gestores de compras saben calcular el riesgo, controlar los cambios y anticiparse a los pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas mayores. La gestión de riesgos es una parte inherente de tu trabajo diario, en lugar de algo que consideras cuando las cosas van mal. ❌
Herramientas y técnicas utilizadas por los responsables de compras
El proceso de contratación es largo y detallado, y gestionar tantas expectativas, presupuestos, plazos y requisitos puede resultar estresante en ocasiones. Pero no es algo en lo que tenga que trabajar solo. Hay muchas herramientas y técnicas de aprovisionamiento que pueden acelerar los procesos, simplificar las tareas y facilitar la gestión del flujo de trabajo de principio a fin.
Éstas son algunas de las más populares
herramientas de software de gestión de adquisiciones
y técnicas que los responsables de compras utilizan para trabajar con mayor eficacia. 🤖
Marcos de gestión de la contratación pública
Llevar a cabo un largo proceso de aprovisionamiento para cada proyecto o necesidad de suministro no es realista y resta tiempo a otras tareas valiosas. Una forma de evitarlo es ajustar o unirse a un marco de gestión de compras ya existente.
Estos marcos actúan como una ruta ya preparada hacia proveedores y servicios de calidad, sin necesidad de llevar a cabo un proceso completo de licitación o contratación. Se necesitan grandes volúmenes de pedidos o cantidades para que estos marcos tengan sentido para todos los implicados, por lo que suelen ser utilizados por grandes organizaciones y organismos públicos.
Herramientas de gestión de proyectos
Aunque los gestores de compras no son responsables directos de la gestión de proyectos, tener sólidos conocimientos de gestión de proyectos y utilizar las herramientas de su equipo puede darles ventaja y facilitar el proceso.
Busque, ajuste u ordene los estados de las tareas en la vista Lista de ClickUp para ver el progreso de todo el trabajo
Herramientas como
agilizar la gestión de proyectos y hacer que todo sea más accesible para toda la organización. Con
Jerarquía de proyectos de ClickUp
con ClickUp, puede ver rápidamente el progreso de un proyecto de un vistazo, identificar los obstáculos, comunicarse con los directores de proyecto sobre sus necesidades de suministro y crear un sistema interno que ayude a todos a estar más organizados en lo que respecta a las adquisiciones.
A diferencia de muchas herramientas genéricas de gestión de proyectos, ClickUp cuenta con funciones específicas que facilitan su adaptación a la gestión de compras. Por ejemplo
Plantilla de adquisiciones de ClickUp
le permite ejecutar todo el proceso de principio a fin, con todos sus proyectos, tareas e información en una sola ubicación.
Herramientas de participación de proveedores
Gran parte de su trabajo diario implica hablar con los proveedores y mantener una buena relación con ellos. El compromiso adecuado y
herramientas de software de gestión de proveedores
pueden marcar una gran diferencia en este sentido, convirtiendo lo que puede ser una tarea que lleve mucho tiempo en algo que forme parte de un proceso mucho más rápido.
Los hilos de comentarios mantienen las conversaciones organizadas dentro de una tarea para que los usuarios no tengan que desplazarse por todos los comentarios
ClickUp simplifica el proceso de participación de los proveedores al mantener todo en un solo lugar. No sólo puede comunicarse con los miembros del equipo a través de tareas, comentarios y edición en tiempo real, sino que también puede gestionar el correo electrónico externo, todo ello sin salir de su plataforma de gestión de proyectos.
Encuentre la información que necesita utilizando uno de los muchos
de una forma más eficaz.
Herramientas de gestión de riesgos
La gestión de riesgos es parte integrante del rol del responsable de compras. Desde asegurarse de que sus proveedores pueden seguir el ritmo de sus
hasta la gestión de presupuestos para poder pagar a tiempo a los proveedores, hay muchas posibilidades de que las cosas salgan mal.
Simplifique todo el proceso utilizando herramientas y funciones para crear su propio sistema de gestión de riesgos. Utilice el
Gestión de riesgos Plantilla de registro de riesgos de ClickUp
para empezar a crear su propia base de datos interna que facilite la identificación, mitigación y reflexión sobre los riesgos, y pruebe una
herramienta de correlacionar procesos
para crear un flujo de trabajo sobre cómo gestionar el riesgo.
Combínelo con ClickUp
y funciones de gestión de proyectos para tener todo tu trabajo diario en un solo lugar.
Herramientas de planificación de recursos empresariales
Es casi imposible gestionar las compras con eficacia si no se sabe qué aspecto tiene el inventario, cómo se comparan las existencias con lo que dice el sistema de punto de venta (TPV), de cuántos miembros del equipo se dispone y con qué limitaciones presupuestarias se trabaja. Por eso la planificación de los recursos de la corporación y
es tan beneficioso.
Los mejores gestores de compras saben cómo
trabajo y cómo utilizarlas en su beneficio. Las herramientas ERP lo cubren todo, desde la programación de los empleados hasta la compra de inventario, y las áreas de las que usted es responsable dependen del tamaño de su organización.
Personalice su flujo de trabajo, vea todos los detalles del proyecto con los miembros del equipo asignados en una sola plataforma y comparta recursos con la gestión de proyectos en ClickUp
Anime a su organización a empezar a utilizar una herramienta como ClickUp para agilizar su
para que pueda supervisar no sólo los materiales y suministros, sino también la disponibilidad de los miembros del equipo.
Con todos sus
planificación y la gestión de recursos en un solo sistema, es más fácil comprobar rápidamente que se dispone de todo lo necesario, o tomar decisiones basadas en lo que se necesitará en el futuro.
Lecciones clave y consejos de profesionales de la contratación con experiencia
Ser un profesional de compras de éxito no consiste sólo en analizar datos y negociar acuerdos con posibles proveedores. Si quiere triunfar en el sector, tenga en cuenta estos consejos de expertos que ya han hecho carrera en este espacio.
Asista a eventos del sector
Dedicarse a conocer su organización por dentro y por fuera merece la pena, pero también es útil dar un paso fuera de la oficina y sumergirse en el sector en general.
Asistir a eventos del sector presenta múltiples ventajas. Tiene la oportunidad de reunirse con otras personas que ocupan su misma posición, o que están más avanzadas en su carrera, y aprender de ellas. Puede reunirse con posibles contactos, proveedores o incluso reclutadores para un rol futuro. Puede asistir a seminarios y talleres para actualizar sus conocimientos o aprender otros nuevos.
Asistir a eventos del sector es imprescindible si quieres hacer algo más que ser bueno en tu trabajo. 💻
Haz crecer tu red de contactos
Una de las habilidades clave que necesitarás como profesional de la contratación es la capacidad de comunicarte bien. Una forma estupenda de ponerlo en práctica es a través de la creación de redes y el crecimiento de tu propia comunidad personal.
Empieza a crearte una presencia en una plataforma como LinkedIn y haz crecer tu lista de seguidores convirtiéndote en un líder de opinión o en un miembro de la comunidad que brinde compatibilidad. Conéctate con posibles proveedores o partes interesadas, ya sea digitalmente o en persona, utilizando reuniones y eventos del sector como puente perfecto para establecer relaciones sólidas y duraderas. 📣
Busca un mentor
Otra forma de beneficiarse de la experiencia y los conocimientos de otros es buscar un mentor. Hay mucha gente que ya se ha labrado un camino en el sector de la contratación pública y está encantada de ayudar a otros a triunfar también.
Pregunte primero en su organización para ver si tienen a alguien en mente, o recurra a su red de contactos. Si no hay nadie dentro de tu red, intenta ampliarla-o ponte en contacto con personas a las que admiras para preguntar si esto es algo que ofrecen. 🏆
Empieza o avanza en tu carrera como Director de Compras
Ser gestor de compras implica habilidad y experiencia, pero también saber cuándo delegar tareas o procesos en herramientas y software. Elegir el software adecuado puede ayudarle a agilizar los flujos de trabajo, automatizar tareas sencillas y obtener una visión más clara para poder tomar decisiones más estratégicas.
Si busca una herramienta que los supere a todos,
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y experimente una forma mejor de gestionar todo lo relacionado con las compras. ✨