Si eres como la mayoría de los gestores de proyectos, estás haciendo malabares con múltiples proyectos a la vez. 🤹
Multiplicados por equipos, clientes y recursos, gestión de proyectos puede convertirse rápidamente en un caos desorganizado sin los sistemas adecuados. Ahí es donde entra en juego una base de datos de gestión de proyectos.
Una base de datos de gestión de proyectos no es sólo un repositorio de toda la información del proyecto. Es una herramienta útil que coordina a los miembros del equipo, agiliza los flujos de trabajo y realiza un seguimiento del progreso del proyecto a alto nivel.
Desde las tareas del proyecto hasta los cronogramas y la gestión de recursos, una base de datos de gestión de proyectos hace que la gestión de proyectos -¿nos atrevemos a decir?- sea divertida. 🎉
Si todavía está haciendo un seguimiento cronogramas del proyecto y dependencias mediante notas adhesivas o hojas de cálculo ha llegado el momento de hacer un cambio que ahorre cordura. Tanto si te dedicas al desarrollo de software como si diriges una pequeña empresa, un sistema centralizado de gestión de proyectos es imprescindible.
En esta guía, le explicaremos cómo funcionan las bases de datos de gestión de proyectos y compartiremos algunos consejos útiles para crear su primera base de datos de gestión de proyectos.
¿Qué es una Gestión de proyectos Base de datos?
En esencia, una base de datos de gestión de proyectos es un marco digital para organizar, almacenar y recuperar todos los datos relacionados con los proyectos en un abrir y cerrar de ojos. 👀
Piense en su base de datos de gestión de proyectos como una base de operaciones para todos sus proyectos. En lugar de buscar frenéticamente archivos importantes en la bandeja de entrada de tu correo electrónico o en los chats de Slack, la base de datos lo almacena todo por ti, simplificando la forma de priorizar proyectos, personas, clientes y mucho más, todo para gestionar proyectos con facilidad.
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Cada base de datos de gestión de proyectos es diferente, pero suelen incluir las siguientes funcionalidades:
- Gestión de tareas: No sólo tiene que hacer un seguimiento de sus tareas pendientes, sino que también está a cargo del seguimiento de las tareas de su equipo. Esto es casi imposible de hacer manualmente, por lo que muchos gestores de proyectos confían en las bases de datos de gestión de proyectos para el seguimiento de tareas, asignaciones de miembros del equipo, plazos y estados. Con la configuración adecuada, podrá gestionar los componentes individuales del proyecto con mayor facilidad
- **Las bases de datos de gestión de proyectos visualizan los plazos y los hitos importantes en el cronograma de un proyecto. Tanto si opta por una vista de (diagrama de) Gantt, una vista de calendario o algo más personalizado, esta función es perfecta para el seguimiento del progreso 📈
- Gestión de recursos: El presupuesto es importante, pero la base de datos de gestión de proyectos adecuada hará un seguimiento de los demás recursos, incluidos materiales, licencias, suscripciones y miembros del equipo. La base de datossoftware de gestión de proyectos le dirá incluso qué miembros del equipo están sobreutilizados o infrautilizados, lo que le ayudará a reequilibrar el trabajo y evitar el agotamiento ⚖️
- Optimización de dependencias y flujos de trabajo: Las bases de datos de gestión de proyectos documentan las dependencias de las tareas paramantener sus flujos de trabajo en movimiento. Esta función es genial para ahorrar tiempo y resolver posibles cuellos de botella
- Notificaciones y actualizaciones: No vuelvas a preocuparte por dejar caer la pelota. Una base de datos de gestión de proyectos envía notificaciones a todos los participantes en el proyecto, informando al equipo de los cambios en el proyecto o de los próximos plazos
Ventajas de crear una base de datos de gestión de proyectos
Gestionar proyectos en una agenda de papel o a través de la bandeja de entrada del correo electrónico es una receta para la pérdida de archivos y la confusión. Cada vez son más los gestores de proyectos que se pasan a las apps de gestión de proyectos digitales por sus numerosas ventajas. 🙌
Mejor organización
Los proyectos complejos requieren planificación y organización. Afortunadamente, una base de datos de gestión de proyectos le ofrece un lugar práctico y completo para almacenar los datos relacionados con sus proyectos, desde listas de tareas hasta cronogramas de proyectos.
No vuelvas a buscar información: todas las tareas del proyecto, archivos y detalles de las partes interesadas están en la base de datos para que puedas recuperarlos fácilmente. Además, la mayoría de las bases de datos de software de gestión de proyectos incluyen un módulo de gestión de proyectos ya preparado estructura de organización de archivos para que no tengas que organizar nada manualmente. 🗂️
Seguimiento simplificado de proyectos
Funciones como los paneles y las vistas de los gráficos de Gantt proporcionan las visualizaciones necesarias de los plazos y el progreso de los proyectos, lo que facilita la planificación y el seguimiento de los mismos.
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Los detalles de los proyectos casi siempre cambian con el tiempo, y una base de datos de gestión de proyectos le permite actualizar esta información en tiempo real, lo que reduce los malentendidos y los retrasos.
Eficiente gestión de recursos
¿Algunos miembros de su equipo están desbordados mientras que otros tienen poco en lo que trabajar? Eso es una utilización de recursos problema, y es malo tanto para la moral como para el presupuesto. 💸
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Con una base de datos de gestión de proyectos, es mucho más fácil hacer un seguimiento y asignar recursos, ya sea mano de obra, tiempo o presupuesto. Las funciones integradas de control de tiempo facilitan el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea o fase del proyecto, manteniendo la productividad de todo el equipo.
Flujo de trabajo Automatización
La gestión de proyectos requiere mucho trabajo. Mucho trabajo. ¿Por qué complicárselo? Optar por una base de datos digital de gestión de proyectos automatiza tareas repetitivas como los traspasos, las actualizaciones de estado o las notificaciones. Además, la mayoría de las bases de datos de gestión de proyectos cuentan con integraciones para herramientas como Microsoft Project jira y Slack, lo que facilita aún más minimizar el esfuerzo manual en todas las plataformas.
Personalización y escalabilidad
La mayoría de las bases de datos de proyectos vienen con una organización o estructura ya hecha, pero también te permiten personalizar la plataforma como mejor te parezca. Por ejemplo, las bases de datos con plantillas permiten crear campos personalizados y adaptar la configuración de la base de datos a un proyecto concreto. Las bases de datos de proyectos también son fácilmente escalables, lo que le permite dar cabida a más datos, usuarios o funciones sin necesidad de cambiar de plataforma.
Tipos de Gestión de proyectos Bases de datos
Las bases de datos de gestión de proyectos tienen todo tipo de formas y sabores. La opción correcta depende de las necesidades de su proyecto y de su estructura organizativa. He aquí algunos tipos de bases de datos de gestión de proyectos que puede considerar.
Tradicional gestión de proyectos bases de datos
Se trata de una base de datos de gestión de proyectos que incluye herramientas de planificación, seguimiento y gestión de proyectos. Opciones como Microsoft Project son un gran ejemplo de una base de datos tradicional de gestión de proyectos.
Ágil gestión de proyectos bases de datos
¿Trabaja en desarrollo de software? Si es así, probablemente utilice algún formulario de metodología Agile para ocuparse de la empresa. Herramientas de gestión de proyectos como Jira y ClickUp son ideales para la gestión de proyectos Agile, que requiere funciones para la gestión de resortes, backlogs e historias de usuario.
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Si no forma parte de un equipo técnico pero le gustan las ideas que subyacen a las metodologías ágiles o en cascada, los tableros Kanban también son una gran opción. Estas herramientas visualizan gestión de tareas con Tableros y tarjetas, ayudando a su equipo a mantenerse al tanto de las tareas continuas e iterativas. 👩🏽💻
Sistemas de Enterprise
No lo recomendamos, pero las pequeñas empresas a veces pueden salirse con la suya utilizando hojas de cálculo Excel para la gestión de proyectos. Sin embargo, es imposible que una corporación se salga con la suya. Por eso, las bases de datos de planificación de recursos empresariales (ERP) suelen ser la mejor opción.
Estos completos sistemas integran la gestión de proyectos con otras funciones de la empresa, como facturación, recursos humanos y un CRM de ventas. Son ideales para gestionar y asignar talento, equipos y materiales para proyectos a gran escala. 🏗️
No es raro que las corporaciones creen sus propias bases de datos personalizadas porque tienen requisitos más específicos, pero muchas utilizan soluciones de terceros.
basadas en la nube gestión de proyectos soluciones
La mayoría de las bases de datos modernas de gestión de proyectos funcionan en la nube, lo que significa que no hay que alojarlas localmente. Esto da a su equipo el poder de acceder a los detalles del proyecto desde casi cualquier lugar, siempre y cuando tengan una conexión (a internet). 💻
Si gestionas un equipo global o remoto, un base de datos de proyectos en la nube es el camino a seguir. Dado que trabajan en la nube, las bases de datos basadas en la nube son las más adecuadas Herramientas PM pueden ampliarse y reducirse fácilmente en función del tamaño y la complejidad del proyecto, lo que las convierte en una opción asequible para empresas de todos los tamaños.
¿Por qué es importante mantener una base de datos de gestión de proyectos?
Verá beneficios inmediatos en cuanto ponga en marcha su primera base de datos de gestión de proyectos. Pero no basta con crear la base de datos, hay que mantenerla a lo largo del tiempo. ⚒️
Sin revisiones, actualizaciones y pequeños ajustes, corre el riesgo de utilizar una herramienta que no se adapte a su forma de hacer negocios. Es una receta para el trabajo manual, las malas comunicaciones y los errores costosos.
El mantenimiento periódico de las bases de datos es fundamental por muchas razones.
Colaboración más sencilla
Tanto si sus automatizaciones simplemente no funcionan como si su equipo está abrumado por las notificaciones de la base de datos, la calidad de su base de datos tendrá un gran impacto en la colaboración del equipo.
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El mantenimiento periódico de su base de datos proporciona a su equipo una plataforma que admite flujos de trabajo y colaboración sólidos. Esto puede significar ajustar la configuración de las notificaciones, las vistas de los proyectos o las automatizaciones, pero todo está al servicio de un trabajo mejor. 🤝
Mejora de la gestión de riesgos
"Riesgo" no se refiere sólo a multas legales o reglamentarias. Desde la pérdida de archivos hasta la posible pérdida de datos, existen innumerables riesgos que podrían perjudicar a su organización, sus proyectos y sus clientes. El mantenimiento de datos exhaustivos sobre los proyectos le permite identificar los posibles riesgos en una fase temprana del proceso y mitigar los problemas antes de que se produzcan.
Mejor retorno de la inversión
Ha invertido tiempo y dinero en el ajuste de su base de datos de gestión de proyectos. ¿No debería exprimir todo el valor que pueda de esta herramienta? Haga un mantenimiento regular de su base de datos para garantizar un rendimiento tangible de su inversión.
Te garantizamos que tu jefe o la gente de contabilidad medirán esto, así que optimizar tu base de datos para obtener más ganancias es siempre, bueno, una victoria. 🏆
Qué incluir en una Gestión de proyectos Base de datos
Si usted nunca ha construido una base de datos de gestión de proyectos antes, usted se estará preguntando lo que debe ir en esta base de datos. Aquí está la respuesta fácil: ¡lo que quieras! 🤩
En última instancia, esta base de datos debe servir a tus necesidades y ajustarse a cómo te gusta trabajar. Si no estás seguro de por dónde empezar, asegúrate de que tu base de datos de gestión de proyectos incluye estos elementos esenciales.
1. Detalles del proyecto
Como mínimo, la base de datos de proyectos debe proporcionar información básica sobre un proyecto, incluyendo:
- Nombre del proyecto
- Descripción
- Objetivos y resultados previstos
También debería darte la opción de adjuntar documentos como planes de proyecto, contratos y comunicaciones con las partes interesadas. Cuanto más fácil te resulte acceder a esta información, mejor te irá cuando estés inmerso en la ejecución de un proyecto.
2. Gestión de tareas
Las bases de datos de gestión de proyectos deben proporcionar listas de tareas detalladas con descripciones, personas asignadas y fechas límite para todas las tareas.
Cree metas, asigne objetivos y compártalos con su equipo para que todos estén alineados
Dado que dependerá de esta base de datos para saber en qué punto se encuentra cada uno, asegúrese de que la plataforma incluya actualizaciones de estado. La mayoría de las bases de datos también permiten personalizar los estados de las tareas.
3. Cronograma gestión
Los gráficos de Gantt y los tableros Kanban son útiles representaciones visuales de los hitos, cronogramas y tareas de un proyecto.
Visualice el progreso de sus tareas con tableros Kanban
Cambie entre las vistas de cronograma, proyecto o tarea para comprender rápidamente cómo se relacionan las tareas entre sí y si alcanzará las metas de su proyecto. 🎯
4. Stakeholder seguimiento
Si gestionas varios proyectos con diferentes equipos, es fácil mezclar a las personas. Las bases de datos de gestión de proyectos deben registrar detalles importantes sobre todas las partes interesadas del proyecto, incluidos los miembros del equipo, los roles del proyecto y la información de contacto de todos.
Mejor aún, opta por software de base de datos que registra todas las comunicaciones, notas de reuniones y chats de las partes interesadas.
5. Seguimiento del rendimiento
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) varían según el proyecto, pero son un criterio importante para evaluar el intento correcto. Opte por un sistema personalizable de base de datos de gestión de proyectos que permite generar paneles personalizables y en tiempo real sobre el rendimiento de los proyectos.
Desglose metas, tareas, puntos ágiles y estados de proyectos en el panel altamente personalizable de ClickUp 3.0
Las métricas adecuadas le advertirán con antelación si está experimentando retrasos o problemas de calidad, dándole tiempo suficiente para corregir el rumbo. 🚢
Cómo crear una base de datos de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos pondrán a su equipo en el camino hacia el intento correcto. Pero incluso entonces, es crucial elegir la solución de base de datos adecuada y configurarla correctamente.
Aquí tiene donde elegir, pero le recomendamos que opte por una solución de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp. Todo es 100% personalizable, pero con una barrera de entrada mucho menor que alternativas como, por ejemplo, Jira. Siga estos pasos para construir su primera base de datos PM en ClickUp. ✨
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Eres gratuito/a para crear tu propia base de datos desde cero, pero sabemos que estás ocupado/a. Utiliza la Plantilla del panel de gestión de proyectos de ClickUp para empezar a trabajar rápidamente.
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Viene con todo lo que necesita para gestionar un proyecto desde el primer momento, incluida la gestión de presupuestos, el equilibrio de la carga de trabajo y los estados de las tareas. Todo lo que necesitas para empezar, pero la plantilla es 100% personalizable, por lo que puedes adaptarla a tus necesidades. 💃
Si esta plantilla no es lo tuyo, no te preocupes. ClickUp tiene miles de plantillas para la gestión de proyectos ágiles, en cascada y cualquier otra metodología de gestión de proyectos.
Conecte sus datos
Aquí es donde comienza la diversión. O bien introduzca sus propias metas, objetivos, tareas y personas asignadas o importar estos datos a ClickUp desde otra solución . Si su plantilla no se ajusta del todo a sus datos, modifique la configuración como desee. Añada o elimine columnas, oculte determinadas etiquetas de datos o personalice los estados de las tareas.
Personalice su vista Tabla
No es una base de datos sin una vista Tabla, ¿verdad? Con ClickUp Vista Tabla , todos los campos son columnas y cada fila tiene la misma altura, lo que le ofrece una vista condensada de todas las tareas, estados y personas asignadas en una sola vista. 📊
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Para convertir un proyecto a la vista Tabla, visite su proyecto y vaya a Añadir vista > Tabla. Puede hacer clic en "Fijar vista" si desea que los datos se muestren siempre en vista Tabla.
Monitorizar a lo largo del tiempo
Usted es libre de supervisar los proyectos en vista Tabla, pero su mejor opción es visitar su personalizado Paneles de ClickUp .
Elija entre más de 15 vistas de panel en ClickUp
Los paneles reúnen los datos más importantes en una sola vista y le dan una idea rápida del estado general del proyecto. Desglose el rendimiento por miembro del equipo, tipo de tarea, proyecto, etc.
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Como gestor de proyectos, no eres ajeno a las exigencias de la programación de proyectos, la asignación de recursos y las largas listas de tareas pendientes. 📝
Una base de datos de gestión de proyectos no resolverá todos sus retos de gestión de proyectos, pero es una herramienta esencial para tener en su esquina para el seguimiento de los progresos, la construcción de hojas de ruta, y facilitar el trabajo en equipo.
Pero no basta con cualquier base de datos de gestión de proyectos. Cuando la calidad del trabajo es importante, opte por ClickUp: nuestra solución todo en uno elimina la necesidad de cambiar de una solución a otra, ya que reúne sus comunicaciones, métricas, plantillas, bases de datos y mucho más bajo un mismo techo.
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