Dar la bienvenida a nuevos clientes es un aspecto importante de su empresa.
Una buena proceso de incorporación sienta las bases para establecer conexiones sólidas e intentos correctos de colaboración. Pero a veces nos olvidamos del paso igualmente importante de despedirnos adecuadamente de nuestros clientes actuales. Es tan importante despedirse bien como empezar con buen pie.
Incluso después de que un cliente deje de trabajar con nosotros, es importante mantener una buena relación con él. Los clientes satisfechos pueden recomendarte a otros y abrirte las puertas a futuros negocios. No es infrecuente que las empresas recuperen a clientes que ya no les interesan.
Por lo tanto, vamos a explorar la otra cara de la moneda de la acogida de nuevos clientes -la salida de clientes- y cómo puede ayudarle a construir relaciones de trabajo más sólidas y allanar el camino para futuras colaboraciones.
¿Qué es la captación de clientes?
La desvinculación de un cliente consiste en poner fin a una relación o a los servicios prestados a un cliente de forma estructurada y respetuosa con el fin de organizar el proceso de salida del cliente.
Incluye la finalización de tareas pendientes, el cambio de responsabilidades, el uso compartido de documentos o detalles clave, la recopilación de comentarios, la muestra de agradecimiento y la garantía de que la relación de trabajo con la empresa finaliza sin problemas.
El proceso de desvinculación del cliente consiste en cerrar bien la relación cliente-proveedor, con el objetivo de causar un impacto positivo durante la salida del cliente y, posiblemente, sentar las bases para futuras colaboraciones o remisiones.
Ventajas de un proceso eficaz de desvinculación del cliente
Hacer todo lo posible por sus clientes, incluso después de finalizar todas las actividades de la empresa, deja una impresión duradera. También aporta ventajas añadidas:
- Defina su punto final: Una comunicación clara es fundamental en los negocios, y definir dónde y cuándo va a poner fin a las transacciones es necesario para mantener unos registros organizados
- Resuma sus logros: Utilice el proceso de incorporación para recordar a sus clientes las metas iniciales que tenía y lo que ha logrado. Es una gran oportunidad para mostrar su valor
- Cree una oportunidad para reiniciar el negocio: Asegúrese de que sus últimas interacciones con el cliente sean sobresalientes. Vaya más allá durante las entrevistas de salida del cliente asegurándose repetidamente de que su cliente está satisfecho. Háblele con atención, exprese su gratitud y destaque cómo tuvo la oportunidad de aprender de él. Esto también puede aumentar la fidelidad del cliente, ya que abre posibilidades paramayor colaboración con ellos
- Comercializa tus servicios adicionales: Conservar a los clientes actuales siempre es más barato que buscar otros nuevos. Cuando propones nuevas formas de trabajar juntos, aumentan las probabilidades de que vuelvan, quizá en otra capacidad. Además, habrás obtenido información valiosa para crear paquetes personalizados que se adapten perfectamente a su empresa
- Recoge opiniones y testimonios: Pide opiniones constructivas para mejorar tus servicios. Los testimonios de los clientes son fundamentales para su marketing y pueden dar compatibilidad a su equipo de ventas
- **Las referencias son clave para captar nuevos clientes. Cuando los clientes te recomiendan activamente, sobre todo durante la fase de incorporación, el marketing resulta más sencillo. Un cliente satisfecho que recomienda sus servicios es un poderoso aval
Errores comunes en el proceso de incorporación de clientes y cómo evitarlos
Los clientes deben sentirse apreciados por su contribución y saber que sus puntos de vista importan. Estos son algunos de los errores más comunes que hay que evitar al dar de baja a un cliente:
1. No realizar una entrevista de salida minuciosa y detallada y no recopilar opiniones
Al realizar una entrevista de salida, obtenga información detallada sobre los motivos de la marcha del cliente. Pregunte sobre aspectos concretos de su experiencia, como:
- lo que más les gustó de sus servicios o productos
- su opinión sobre su compatibilidad y capacidad de respuesta
- si se sintió valorado como cliente
Para recabar opiniones, envíe un correo electrónico al cliente una vez terminado el proyecto. Hágalo en privado y pregúnteles qué opinan y si tienen alguna recomendación para su empresa. También puedes preparar un cuestionario con preguntas concretas sobre el procedimiento, el estilo de comunicación y cualquier otro aspecto sobre el que te gustaría conocer su opinión. La clave está en facilitarles el uso compartido de sus opiniones
Pide consejos constructivos en lugar de comentarios en una entrevista de salida. Este consejo le ayudará a crear su hoja de ruta para el crecimiento organizativo. Proporciona un punto de vista interno que de otro modo no encontrarías.
2. Falta de comunicación clara sobre el fin de los servicios
Las impresiones positivas persisten mucho después de que un cliente se vaya cuando escuchas atentamente sus preocupaciones, compartes abiertamente la información esencial y te despides respetuosamente. Independientemente de los motivos de la marcha del cliente, su estrategia de salida requiere planificación y profesionalidad.
Para evitar la falta de comunicación, escuche todo lo que el cliente tenga que decir y comuníquele sus experiencias. Preste atención a cualquier incoherencia en los pagos y presente los recibos correspondientes a cada transacción realizada. Y, sobre todo, manténgase en contacto con su cliente durante todo el proceso de desvinculación.
3. No atar los cabos sueltos y no facilitar la documentación necesaria
Asegúrese de que el proceso de rescisión de la relación laboral incluye funciones y obligaciones bien definidas y ata todos los cabos sueltos. Esto incluye la devolución de bienes de la empresa, la obtención de firmas en la documentación necesaria, la garantía de que se cumplen todas las normativas aplicables, el cierre de cuentas o el borrado de datos confidenciales.
El papeleo pendiente y las aprobaciones a menudo se convierten en un punto delicado en la salida de clientes. Una gestión rápida y eficaz de la documentación contribuye en gran medida a ofrecer al cliente una experiencia de primera durante toda su relación con su empresa.
Una vez resuelta la parte administrativa del proceso de incorporación, pase a la parte técnica. Desde el punto de vista de la empresa y del consumidor, simplifique la cancelación proporcionando un acceso rápido a los activos, la documentación y los datos de su cliente.
Cuanto más complejo sea este proceso y más esfuerzo les suponga ponerse en contacto con usted para solucionar problemas básicos, más probable será que dejen comentarios desfavorables para otros posibles clientes.
4. No expresar gratitud ni mantener una relación positiva tras el servicio
Un error típico que las empresas suelen cometer al dar de baja a un cliente es hacer que el proceso sea demasiado robótico y rígido. Sea cual sea el motivo para rescindir el contrato de un cliente, hay que tratar a los clientes con respeto.
Concluya el proceso de desvinculación de su cliente con una nota de agradecimiento o incluso con un pequeño regalo. Una vez finalizado el proceso, manténgase en contacto con ellos durante un mes para asegurarse de que todo ha ido según lo previsto y de que pueden acceder a todos los recursos necesarios.
Esto también le da un motivo para seguir con sus antiguos clientes y mantener el contacto con ellos. El cliente recordará estas acciones si decide volver.
5. No dar de baja a clientes temporales o con contrato
Evite cometer el error de pensar que no es necesario dar de baja a los clientes contractuales. Los clientes temporales son una oportunidad fantástica para obtener información objetiva. Como no tienen un fuerte adjunto emocional con su empresa y no tienen nada que perder, suelen ser más comunicativos y sinceros.
La lista de control definitiva para el éxito de la desvinculación de clientes
Una lista de control de incorporación de clientes bien elaborada distingue a su marca al mejorar la relación con sus clientes
. Estos pasos pueden ayudarle a crear una experiencia de incorporación positiva:
1. Haga un seguimiento de su cliente
Una vez que haya completado un proyecto para su cliente, haga un seguimiento con él para determinar si se cumplen sus requisitos y si necesita ayuda adicional. El seguimiento te ayuda a identificar las lagunas que hay que cubrir antes de seguir adelante.
Cuando trabajes con un contrato, especifica qué debe completarse antes de separaros.
Los datos de los clientes son accesibles y visibles con la vista Lista de ClickUp
ofrece funciones centralizadas de gestión de clientes que resultan muy útiles para el seguimiento de sus clientes y sus proyectos.
ClickUp hace que sea fácil de:
- Crear y enviar encuestas, formularios o correos electrónicos a su base de clientes, tanto actuales como anteriores, facilitando el seguimiento
- Realizar un seguimiento y analizar las respuestas de seguimiento de los clientes para identificar fácilmente patrones y recibir notificaciones sobre posibles problemas
- Ajuste recordatorios automáticos de seguimiento para cada paso y cada cliente
2. Escriba un mensaje personalizado para su cliente
Termine con una nota de gratitud: escriba una carta sincera agradeciendo la oportunidad de colaborar.
Agradézcale al cliente su confianza en sus capacidades y comparta con él algunos de los mejores momentos de su colaboración, preferiblemente personales. La redacción de una nota de agradecimiento es un aspecto importante del proceso de incorporación y debe incluirse en el paquete de incorporación del cliente para causar una impresión positiva en él.
Envíe y reciba correos electrónicos desde una tarea o contacto en ClickUp para ahorrar tiempo
Las numerosas funciones de ClickUp gestión del correo electrónico le ayuda a compilar una lista de clientes y enviar mensajes personalizados sin esfuerzo.
Sincroniza tu cuenta de Gmail o Outlook con ClickUp para gestionar tu correo electrónico sin esfuerzo
ayuda a redactar notas de agradecimiento personalizadas y convincentes. Además, puede
- Mejorar los textos escritos y hacerlos más claros, concisos y atractivos
- Crear elementos de acción y subtareas en tareas y documentos utilizando la inteligencia contextual
- Idear encuestas a medida para cualquier tipo de escenario, incluida la incorporación
Utilice ClickUp AI para escribir más rápido y pulir sus textos, respuestas de correo electrónico y mucho más
3. Lista breve de tus logros y resultados del proyecto
El siguiente paso es resumir los
. Lo mejor es señalar los resultados clave que demuestran el valor que has aportado a la empresa de tu cliente.
No te olvides de las facturas pendientes. Cuando hayas reunido todos los entregables del trabajo, envía la factura final a tu cliente.
La función Tareas de ClickUp es muy útil para gestionar las bases de datos de clientes.
le ayuda a:
- Organizar los detalles del proyecto con etiquetas, lo que facilita la búsqueda de logros específicos del cliente sin esfuerzo
- Crear una base de datos de tareas con tareas periódicas, lo que facilita la gestión de los procesos de incorporación de clientes
- Establecer dependencias de tareas para fijar un orden claro de las operaciones entre las tareas
4. Transferencia de conocimientos y cierre de cuentas
Esta acción de su lista de tareas es un trabajo administrativo menor pero necesario. Los procedimientos de cierre de cuentas y contratos de clientes deben incluir:
- Dar instrucciones sobre la transferencia de credenciales y cuentas
- Informarles de qué cuentas se cerrarán y cuáles seguirán siendo accesibles
Además, prepare a su cliente para la siguiente fase. Esto puede implicar hacer una lista del equipo y los materiales necesarios para llevar a cabo su trabajo de forma independiente.
A
gestiona todos los datos y cuentas de los proyectos de los clientes para facilitar la gestión durante la incorporación. Este sistema estandariza el proceso de incorporación:
- Puesta en marcha del procedimiento de offboarding
- Finalización de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Realización de entrevistas de salida
- Envío de cuestionarios
- Creación de listas a través de la automatización cuando las tareas se mueven a los estados
- Aprovechar la IA para crear procesos bien redactados
- Documentar el proceso mediante documentos
- Uso de plantillas integradas (como la plantilla de ClickUp para el intento correcto del cliente) para hacer /href/ más fácil
- Planificar seguimientos regulares
5. Guardar toda la documentación relacionada con el cliente
Pruebe Docs en ClickUp para crear documentos relacionados con los proyectos y agilizar el cumplimiento de las normativas
Mantener un archivo exhaustivo de todos los documentos, informes y correspondencia relacionados con el proyecto es otro paso fundamental para el éxito de la incorporación del cliente. Aumenta la satisfacción del cliente y te prepara para cualquier pregunta o aclaración de seguimiento que pueda tener tu cliente.
Se trata de un paso sencillo para las empresas que utilizan las modernas tecnologías de la información y la comunicación
sistemas con
. Con ClickUp, utilice uno de los muchos
exclusivamente para gestionar la información relacionada con los clientes.
Como complemento,
puede más:
- Configurar un uso compartido de documentos personalizado con clientes, usuarios y miembros del equipo
- Crear revisiones programadas de clientes y mantener un registro
- Conectar documentos a flujos de trabajo de clientes para facilitar la asignación de tareas, comprobar el estado de los proyectos, etc
6. Pida referencias o recomendaciones a sus clientes
No dude en pedir a su cliente una recomendación si ha tenido una buena experiencia con su organización. Hágales saber que apreciaría las sugerencias e invíteles a unirse a su programa de recomendación. Esto suele ofrecer nuevas oportunidades más adelante.
Pero prepárese para recibir críticas útiles y positivas. Obtenga críticas constructivas de su clientela; le ayudarán a mejorar sus productos y servicios a largo plazo.
Personalice sus automatizaciones de tareas y recopile referencias de clientes con ClickUp
En este sentido, el ajuste de Automatizaciones en ClickUp hace que la recopilación de referencias de clientes sea fácil y sencilla. Aquí tiene más información sobre cómo ClickUp le ayuda a conseguir referencias:
- Utilice correos electrónicos, SMS o incluso notificaciones push para agradecer a los clientes su participación
- Diríjase a clientes potencialmente activos y anímeles a repetir su experiencia o a compartirla con otras personas
7. Sea flexible para futuras colaboraciones
Por último -pero igual de importante- termine el paquete de despedida del cliente con una palabra amable: "Nos encantaría volver a trabajar con usted"
Lo mejor es transmitir tu interés por su éxito más allá del compromiso actual manteniendo la puerta abierta a futuros proyectos o colaboraciones.
Después de la incorporación, utiliza tu software de CRM para segmentar a los clientes anteriores en función del tipo de proyecto y otras métricas, como el comportamiento del cliente. Puedes ponerte en contacto con la base de clientes segmentada mediante mensajes y boletines personalizados.
A continuación te explicamos cómo
mejora el alcance de la colaboración futura:
- Envíe notas de agradecimiento, regalos u ofertas personalizadas
- Comparta contenidos y recursos relevantes, o incluso consejos, que ayuden a sus clientes en sus futuras empresas y oportunidades
La versatilidad de ClickUp plantillas de gestión de clientes facilitan todo el proceso de baja de clientes integrando todos los pasos y tareas que conlleva la baja de clientes. Las integraciones de ClickUp, como el correo electrónico o los chatbots basados en IA, facilitan el proceso
y garantizar que no se pierda nada.
La solución de ClickUp
merece una mención especial por la incorporación de clientes. Esta plantilla repleta de funciones facilita el mantenimiento de cuentas de clientes repetitivas.
- Supervisa /href/
- Ayuda a crear procesos eficaces para evitar la pérdida de clientes
- Organiza el proceso con la ayuda de listas de control, automatización e integraciones
Convierta el Offboarding en una oportunidad con ClickUp
La baja de un cliente no es el final de una relación. Por el contrario, es un nuevo comienzo si sabe cómo utilizarlo. ClickUp le ayuda a llevar su proceso de offboarding al siguiente nivel con su excelente
herramientas que ayudan a las empresas basadas en servicios, como la suya, en cada paso del proceso de incorporación.
Defina su mensaje a través de múltiples canales, organice todos los datos con la ayuda de una potente IA generativa, mantenga un registro bien definido de todos sus clientes -pasados, presentes y futuros- con ClickUp Docs, y mucho más.
No confíe en nuestras palabras; confíe en el proceso.
hoy mismo y descubra el potencial sin explotar de un sistema de captación de clientes perfectamente ejecutado.
FAQs
¿Puede un proceso de desvinculación de clientes afectar a las futuras relaciones con los mismos?
Sí, un proceso de incorporación de clientes bien ejecutado puede influir significativamente en las futuras relaciones con los clientes.
Una experiencia de incorporación positiva puede dejar una impresión duradera en el cliente, mostrando profesionalidad, gratitud y atención incluso al final de la relación comercial. Puede animar al cliente a considerar futuras colaboraciones, a recomendar sus servicios a otras personas o incluso a volver como cliente.
Aproveche el proceso de desvinculación para transformar a sus clientes actuales en embajadores de su empresa y mejorar la retención de clientes. Motive a sus clientes para que aprovechen nuevas oportunidades en la organización, amplíen sus contratos y promocionen su empresa ofreciéndoles una experiencia de offboarding de primera clase.
¿Por qué es importante un proceso exhaustivo de incorporación de clientes?
Un proceso exhaustivo de desvinculación de clientes es importante por varias razones.
En primer lugar, sirve como punto de contacto final en la relación cliente-proveedor, dejando una impresión duradera en el cliente. Demuestra profesionalidad y mejora la percepción general de su marca.
En segundo lugar, sienta las bases para posibles colaboraciones u oportunidades futuras. Un proceso de integración eficaz puede allanar el camino para la comunicación futura, ya que
afirma haber vuelto a un proveedor de servicios anterior.
Además, el proceso de incorporación es una oportunidad de aprendizaje inestimable. Recoger opiniones durante el proceso le permitirá conocer sus puntos fuertes y sus áreas de mejora para perfeccionar sus servicios a futuros clientes.
¿Cómo puedo hacer más eficaz el proceso de incorporación de clientes?
Para mejorar la eficacia del proceso de incorporación de clientes:
- Empiece por establecer un procedimiento bien definido y transparente que se comunique claramente a los clientes
- Desarrolle plantillas estandarizadas para correos electrónicos, encuestas o documentación para garantizar la coherencia y ahorrar tiempo
- Utilice herramientas de automatización para automatizar tareas repetitivas y recordatorios, reduciendo el esfuerzo manual
- Implantar un sistema estructurado de recogida de opiniones para obtener información que permita mejorar el proceso
- Centralizar la información de los clientes mediante plataformas de colaboración para facilitar el acceso de todos los miembros del equipo implicados
- Delegue responsabilidades específicas en su equipo para garantizar la rendición de cuentas y una ejecución más fluida
- Revisar y perfeccionar continuamente el proceso basándose en los comentarios e identificar áreas de mejora
Adoptar un enfoque personalizado para las necesidades individuales de los clientes, garantizando una experiencia positiva y eficiente en el proceso de incorporación.