Imagine su rutina diaria en el trabajo. ¿Qué es lo primero que haces al empezar tu jornada laboral? Lo más probable es que empiece revisando el correo electrónico. De hecho, puede que sea una función recurrente, dado que los profesionales consultan sus correos electrónicos alrededor de las 15 veces al día ¡!
¿Te saltan las notificaciones del correo electrónico y tienes tantos correos en la bandeja de entrada que no sabes por dónde empezar? Estás en el lugar adecuado para obtener consejos sobre la gestión del correo electrónico.
La situación puede empeorar tanto que incluso puede sufrir ansiedad por el correo electrónico (no, no nos lo hemos inventado). Se trata de una condición legítima marcada por la sensación de miedo abrumador y ansiedad que afecta a la productividad y deja mella en tu salud mental.
Por suerte, tenemos las 10 mejores estrategias de gestión del correo electrónico para evitar que entres en una espiral de ansiedad.
¿Qué causa una Bandeja de entrada de correo electrónico desordenada?
El problema es evidente: su bandeja de entrada está repleta de correos electrónicos. Antes de sugerir una solución, debemos analizar el problema subyacente. Estas son algunas de las razones que explican el desorden de la bandeja de entrada del correo electrónico:
- Elevado volumen de correos electrónicos: En 2022, alrededor de 333 mil millones de correos electrónicos se enviaban o recibían diariamente. Esta cifra aumentará hasta 392.500 millones en 2026 Estas estadísticas ponen de manifiesto el enorme volumen de correos electrónicos enviados y recibidos a diario, que no hace más que aumentar y está destinado a ocupar rápidamente espacio en la bandeja de entrada de cualquiera
- Procrastinación: De media, tu bandeja de entrada es un cementerio de 200 correos electrónicos-con 121 nuevos correos electrónicos diarios. Sin embargo, sólo una parte de ellos recibe respuesta, lo que desencadena un efecto acumulativo. La pila de correos electrónicos resultante es suficiente para provocar una parálisis en la toma de decisiones, lo que conduce de forma inminente a la procrastinación. Además, encontrar el lenguaje y el tono correctos al redactar las comunicaciones escritas es otro obstáculo que se interpone en el camino de los correos electrónicos
- Falta de organización: La organización manual del correo electrónico engulle hasta 14 minutos al día de media. Aunque no parezca mucho, su ausencia agrava aún más el desorden de la bandeja de entrada. El amontonamiento generalizado de correos electrónicos dificulta la priorización y la respuesta a los correos críticos. Al mismo tiempo, es necesario conocer la ubicación de los correos electrónicos para revisarlos más tarde y saber cuáles no requieren ninguna acción
- Suscripciones a boletines: Una estrategia de marketing por correo electrónico acertada convertirá a los lectores en suscriptores. Sin embargo, llega un momento en que estos correos electrónicos pierden su valor. O, incluso si contienen algo de interés, quedarán enterrados en el desorden y pasarán a formar parte de las ruinas y escombros de su bandeja de entrada. Si no se da de baja de este tipo de boletines, su bandeja de entrada será difícil de gestionar
- Gestión de tareas a través del correo electrónico: Muchos de nosotros somos culpables de utilizar nuestras bandejas de entrada como gestores de tareas. Los no leídos pertenecen a la lista de pendientes, mientras que los leídos son de los que ya te has ocupado. Este sistema de gestión de tareas por correo electrónico puede servir temporalmente y a corto plazo. Sin embargo, si se sigue utilizando, el número de mensajes sin leer en la bandeja de entrada será abrumador, dependiendo de la duración o la complejidad de las tareas asociadas
10 estrategias de gestión del correo electrónico para organizar tu bandeja de entrada
Manejar el correo electrónico será más fácil con la correcta herramientas de productividad del correo electrónico y estrategias complementarias de gestión del correo electrónico. Aquí tienes 10 formas de sacarles el máximo partido:
1. Utilice una herramienta de gestión del correo electrónico
Gestione sus correos electrónicos y su trabajo en un solo lugar: envíe y reciba correos electrónicos en cualquier lugar de ClickUp y cree tareas a partir de correos electrónicos, configure automatizaciones, adjunte correos electrónicos a cualquier tarea y mucho más
Bandejas de entrada llenas de residuos 27 minutos al día, e incluso eso es una estimación ambiciosa. Hay que revisar manualmente los correos electrónicos (o al menos sus asuntos), decidir si son útiles y organizarlos por prioridad, remitente, etc.
Tendrás que estar muy concentrado (y ser sobrehumano) para terminar todo esto en los 27 minutos mencionados
Por otro lado, un software de gestión del correo electrónico soluciones como la que ofrece ClickUp, harán todo esto por usted. Las herramientas de gestión del correo electrónico revolucionan la organización de la bandeja de entrada. Utilícelas para clasificar los correos electrónicos por prioridad, posponer notificaciones y categorizarlos de forma inteligente para gestionar el flujo de entrada de forma experta.
Además, al utilizar ClickUp para la gestión del correo electrónico, no tendrá que cambiar a una interfaz desconocida. Obtendrá la misma facilidad y comodidad que con el diseño estándar que ofrecen los proveedores de servicios de correo electrónico establecidos.
Así pues, aproveche esta automatización del correo electrónico para centrarse en las cosas que realmente merecen su atención.
2. Establezca una rutina de correo electrónico
Por término medio, las personas consultan su correo electrónico cada 37 minutos o 15 veces al día . Pendiente de hacerlo interrumpe la productividad y desperdicia aproximadamente un 21 minutos al día que lo que habrían invertido en comprobaciones horarias del correo electrónico.
Incluso las comprobaciones cada hora merman un poco la productividad, ya que estarías ocupándote de la tarea A mientras te preocupas por la tarea B, ¡que acabas de recibir! Los expertos recomiendan revisar el correo electrónico como máximo tres veces al día.
Primero, al empezar el día por la mañana. En segundo lugar, por la tarde, después de la pausa para comer, aborda cualquier asunto urgente y haz un seguimiento. Por último, antes de terminar la jornada laboral, responde a las comunicaciones del día y crea una agenda para el día siguiente.
Seguir esta rutina elimina distracciones, mantiene la productividad y ofrece tranquilidad.
3. Organízate con rótulos, carpetas y categorías
La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico ofrecen pestañas estándar para ayudar a los usuarios a organizar sus bandejas de entrada. Por ejemplo, los correos electrónicos típicos acaban por defecto en la bandeja de entrada principal, mientras que los correos de marketing se cuelan en la pestaña de promociones y la pestaña social contiene notificaciones de las redes sociales en Gmail. El resto va a la carpeta de spam.
Además, los usuarios reciben herramientas de organización como rótulos, carpetas y categorías para racionalizarlo aún más. Sigue un enfoque funcional o basado en roles a la hora de crear carpetas para clasificar tu correo electrónico y navegar por él fácilmente. Por ejemplo, digamos que eres un gestor de proyectos que construye un sitio web.
Para la bandeja de entrada de correo electrónico gestión de proyectos -crea carpetas separadas dedicadas a desarrolladores, equipos de diseño, pruebas e implantación y clientes. A continuación, en función de la prioridad del proyecto y fase de desarrollo, compruebe primero la carpeta que corresponda.
4. Categorizar correos electrónicos mediante filtros basados en reglas
Ya que estamos con la organización y categorización del correo electrónico, hablemos de los filtros basados en reglas.
Los filtros basados en reglas son un rápido truco de automatización del correo electrónico para clasificar mensajes. Evalúan los correos electrónicos entrantes basándose en criterios predefinidos como la dirección de correo electrónico del remitente, las líneas de asunto y palabras clave específicas.
A continuación, basándose en estas condiciones, desencadenan acciones automáticas, como aplicar rótulos, mover a carpetas, resaltar texto e incluso eliminar correos electrónicos.
Por ejemplo, se ajusta un filtro basado en reglas para los nombres de los clientes críticos. Los correos electrónicos relacionados con este tema, tanto internos como externos, se etiquetarán eficazmente y se moverán a una carpeta designada para facilitar el acceso.
Por otro lado, puedes volcar los correos electrónicos promocionales en otra carpeta utilizando otro filtro basado en reglas. De este modo, reducirá el desorden visual en la bandeja de entrada principal al tiempo que obtendrá una visibilidad total de los correos electrónicos que importan.
Además, como los profesionales pierden unos 11 minutos diarios en clasificar manualmente los correos electrónicos, usted también ahorrará tiempo y esfuerzo.
5. Atrévase a eliminar (y darse de baja)
Eliminar correos electrónicos innecesarios es una estrategia proactiva de gestión del correo electrónico para conseguir una bandeja de entrada despejada, racionalizada y organizada.
Eliminar todos los mensajes no deseados, irrelevantes y obsoletos no sólo evita el acaparamiento, sino que también es muy catártico. Te da el control sobre la afluencia de correos electrónicos y te ayuda a sentirte menos abrumado.
La claridad visual también te ahorra la carga cognitiva y la frustración de rebuscar entre correos electrónicos sin importancia y permite buscar mensajes.
La misma filosofía se aplica a la cancelación de la suscripción a boletines y campañas de correo electrónico. Utilice el enlace para darse de baja si un correo electrónico promocional o un boletín de noticias permanece sin leer en su bandeja de entrada durante más de dos semanas.
¿No sabes si un correo electrónico merece ser conservado o eliminado? Siga el modelo OHIO (Only Hande It Once) para decidir. Esta prueba de fuego de un solo toque se basa en las primeras impresiones para tomar decisiones intuitivas sobre si el correo electrónico ofrece algún valor. De este modo, te ahorras la agonía de deliberar constantemente si un correo electrónico "merece la pena"
Además, el correo electrónico puede permanecer 30 días en la papelera como red de seguridad. Puedes recuperarlo si lo necesitas, y si se autoelimina, ¡nunca lo habrás necesitado! También puedes utilizar la carpeta de archivo para guardar todos los correos electrónicos que ya has leído.
6. Enviar pocos, recibir pocos
A medida que los correos electrónicos se hacen más omnipresentes, resulta mucho más fácil mantener correspondencia a través de ellos. Sin embargo, si eres propenso a enviar demasiados correos electrónicos, sobre todo para cosas sin importancia, prepárate para recibir el mismo trato. El correo electrónico también da lugar a largos y enrevesados hilos de intercambios escritos, que se escapan fácilmente de las manos.
Por el contrario, reducir el volumen de correos electrónicos salientes minimiza el flujo de respuestas y réplicas entrantes. Estarás haciendo un favor a tu bandeja de entrada y contribuyendo a un espacio de trabajo digital más centrado y organizado que gira en torno a la carga frontal de valor.
Cambiar a alternativas de correo electrónico como la mensajería instantánea, las herramientas de gestión de proyectos o incluso las llamadas telefónicas darán prioridad a una comunicación concisa y clara. Ya no te verás obligado a redactar largos correos electrónicos con saludos y discursos para ir directamente al meollo de la actualización y la discusión.
Con una cultura de comunicación tan positiva, intencionada y significativa, ahorrará tiempo y esfuerzo y conseguirá hacer más en menos tiempo.
7. Ajuste de respuestas enlatadas
opciones de plantilla de correo electrónico dentro de ClickUp_
¿Suele escribir y enviar repetidamente los mismos correos electrónicos (o similares)? Si es así, ha llegado el momento de cambiar a plantillas de correo electrónico y respuestas enlatadas.
No hace falta ser un maestro de la palabra para redactar respuestas enlatadas a mensajes y consultas habituales. Al fin y al cabo, no tienes que escribir correos electrónicos desde cero Basta con seleccionar una herramienta de redacción de correos electrónicos y aliméntalo con las indicaciones adecuadas, ¡y obtendrás varias opciones de respuestas enlatadas en cuestión de segundos!
Utilice ClickUp AI para escribir más rápido y pulir sus textos, respuestas de correo electrónico y mucho más
Además de facilitar esta tarea y reducir su duración, estas herramientas garantizan la coherencia de la marca y la reducción de errores, al tiempo que mantienen altos índices de respuesta.
Herramientas como ClickUp AI presta una escalabilidad casi infinita a las empresas, ya que puede generar de forma inteligente respuestas personalizadas a grandes volúmenes de mensajes y consultas similares.
ClickUp AI ofrece flexibilidad en la elaboración de correos electrónicos para casos de uso y aplicaciones específicas, marketing de contenidos, planificación de eventos, redacción de encuestas y mucho más. Utilícelo para redactar correos electrónicos más claros, concisos y con un formato adecuado.
8. Sigue la regla de los dos minutos
Las estrategias de gestión del correo electrónico y la gestión eficaz del tiempo van de la mano. Ya hemos explicado cómo una mala gestión de la bandeja de entrada consume tiempo y recursos. Por el contrario, disponer de muy poco tiempo dificulta la gestión eficaz del correo electrónico.
La regla de los dos minutos equilibra a la perfección tiempo y organización para mitigar la procrastinación. Según este principio, si necesitas menos de dos minutos para completar una tarea, responde inmediatamente en lugar de posponerla.
En el caso de la gestión del correo electrónico, la regla de los dos minutos ayuda a mantener una bandeja de entrada organizada y libre de desorden sin dejar de responder.
Utiliza la regla de los dos minutos para responder, delegar, eliminar o actuar sobre un correo electrónico. Digamos que, si el correo electrónico requiere un acuse de recibo rápido o una respuesta breve, o está vinculado a una tarea sencilla que puedes completar inmediatamente, atenderlos al instante evitará que se acumulen los correos atrasados.
Pendiente de la regla de los dos minutos truco de productividad que debe aplicarse con criterio caso por caso. Sólo se pueden evaluar algunos correos electrónicos con los mismos parámetros, ya que algunos pueden implicar un enfoque matizado.
Por lo tanto, utilice la solución rápida para los correos electrónicos más pequeños mientras categoriza y programa actividades para los más complejos.
9. Colaborar con bandejas de entrada compartidas
Las bandejas de entrada compartidas son herramientas de gestión de bandejas de entrada para centralizar los correos electrónicos y los datos asociados. Es un repositorio de todos los correos electrónicos entrantes y salientes que combina múltiples bandejas de entrada para que colaboren equipos y departamentos.
Esta plataforma unificada con un control de acceso adecuado agiliza el uso compartido de datos y conocimientos sin necesidad explícita de intercambiar correos electrónicos.
Si alguna vez te han hecho CC en cadenas de correo electrónico para mantenerte informado, entenderás la molestia que suponen las notificaciones constantes (a veces no deseadas)
Las bandejas de entrada compartidas son una gran ayuda para las operaciones de cara al cliente, como marketing, ventas y soporte, ya que los gestores pueden asignar de forma rápida y eficaz correos electrónicos a los miembros del equipo.
Todo ello garantiza que todo funcione a la perfección y que su empresa pueda responder a las consultas con la máxima pericia y el mínimo tiempo.
Plataformas como ClickUp llevan las bandejas de entrada compartidas a un nivel superior con herramientas como Documentos de ClickUp . Se trata de un espacio de trabajo común en el que los miembros de un equipo crean, comparten y colaboran en documentos enriquecidos, wikis y bases de conocimiento.
Además, puede conectarlos a flujos de trabajo para su automatización, editar documentos en tiempo real, dejar comentarios, asignar tareas y ¡hacer mucho más que estar atascado redactando correos electrónicos!
10. Integra todo
La integración y consolidación de sistemas es la última de nuestras estrategias de gestión del correo electrónico. Ayudan a establecer un campo de juego nivelado mediante el ajuste de toda la pila tecnológica de la empresa.
La unión de sistemas y plataformas dispares facilita el flujo de datos e información a la vez que subsana cualquier laguna, elimina cuellos de botella y proporciona un entorno digital uniforme. También evita la formación de silos de datos y tiene un efecto complementario en diversas actividades de la empresa.
Envíe y reciba correos electrónicos dentro de ClickUp para agilizar la gestión del correo electrónico
Por ejemplo, la integración del correo electrónico con aplicaciones de calendario y videoconferencia le permite ajustar alertas para invitaciones a reuniones y únase a ellas inmediatamente.
Del mismo modo, la integración del correo electrónico con las plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) permite acceder a información relevante sobre los clientes para ofrecer una personalización sin cambiar de plataforma.
Afortunadamente, Integraciones de ClickUp abarcan más de 1000 herramientas para funcionar de forma nativa con diversas plataformas de CRM, opciones de almacenamiento en la nube, aplicaciones de calendario, herramientas de productividad y mucho más.
En resumen, la integración de su bandeja de entrada de Gmail y Outlook con ClickUp es realmente una combinación perfecta.
Deja que tu bandeja de entrada respire con estrategias eficaces de gestión del correo electrónico
Hasta aquí nuestras 10 mejores estrategias para la gestión del correo electrónico.
Aunque los consejos anteriores pueden ayudarle, dominar el arte de la gestión eficaz del correo electrónico no es una habilidad estática.
Implica un enfoque transformador en el que debes innovar y mejorar constantemente para tener un control más preciso de tu bandeja de entrada.
Además, en lugar de centrarte en domar tu bandeja de entrada, aspira a desarrollar un sistema de comunicación que priorice la eficacia, la organización y los intercambios sin fricciones. Este marco impulsará el correo electrónico (o cualquier otro formulario de comunicación) como catalizador y facilitador de la productividad y el trabajo significativo.