Redactar y gestionar una solicitud de propuesta (RFP) puede ser todo un reto. Implica numerosos procesos empresariales, tanto si desea trabajar con un nuevo proveedor y necesita asegurarse de encontrar la oferta competitiva adecuada, como si es un posible licitador que desea convertir su propuesta ganadora en un contrato que beneficie a su empresa.
Afortunadamente, el proceso no tiene por qué ser manual. De hecho, el software de RFP adecuado puede marcar una gran diferencia.
Por supuesto, primero hay que encontrar el software adecuado. Existen numerosas opciones que prometen ayudarle a optimizar sus flujos de trabajo de propuestas. Sin embargo, no todas las herramientas de automatización son iguales, y eso es especialmente cierto en el caso del software de automatización de propuestas. Por eso, en esta guía nos centraremos en las mejores opciones de software de gestión de RFP para las necesidades de su empresa.
¿Qué es el software de solicitud de propuestas?
El software RFP describe cualquier herramienta que le ayude a desarrollar, categorizar y enviar propuestas a clientes potenciales, al tiempo que le ayuda en el proceso de evaluación, presentación y respuesta de esos documentos por parte del proveedor.
En otras palabras, el software RFP le ayuda a usted y a sus equipos de propuestas a solicitar y gestionar las respuestas a sus RFP.
Los detalles más allá de estos aspectos básicos pueden variar en función de la plataforma en cuestión. Es posible que encuentre una herramienta todo en uno que ayude a los equipos de compras en todas las fases de la respuesta a la solicitud de propuestas. También puede encontrar una solución de gestión cuyo objetivo principal sea crear y personalizar plantillas de propuestas.
Por supuesto, entre sus opciones también se incluye el software de análisis de documentos, cuyo objetivo es, más concretamente, analizar y realizar el seguimiento de las propuestas para facilitar la elección del proveedor.
Por lo tanto, la solución ideal dependerá de sus necesidades actuales y futuras para optimizar y automatizar el proceso. Independientemente de esos matices, el software de RFP puede convertirse en una parte crucial de la gestión de recursos para cualquier organización.
¿Qué debe buscar en un software de RFP?
El software de RFP adecuado puede ayudarle a solicitar, recopilar y actuar sobre propuestas fiables, pulidas y conformes. Para lograrlo, las mejores herramientas suelen tener un uso compartido de algunas características comunes:
- Facilidad de uso: El proceso de RFP es complejo, y cualquier software debería ayudar a simplificarlo y agilizarlo para poder entregar rápidamente propuestas pulidas.
- Biblioteca de plantillas: cuanto más pueda confiar en las plantillas de RFP existentes, mejor. Lo mismo se aplica a las fases anteriores del proceso de ventas, como el uso de plantillas de solicitud de información (RFI) y de propuestas de proyectos.
- Capacidades de automatización: Su software de propuestas es también un software de automatización de documentos, una potente solución de automatización que puede ahorrarle horas de trabajo en el proceso.
- Acceso multiusuario: La gestión de respuestas a RFP no se realiza mediante automatización. El acceso multiusuario permite a los equipos de licitación más grandes colaborar sin esfuerzo para cerrar más y mejores acuerdos.
- Conexión con procesos más amplios: El proceso de RFP afecta a todas las partes de una empresa. En el mejor de los casos, su software también lo hará, conectando las licitaciones, las propuestas de proyectos y el proceso de revisión de contratos.
- Funciones avanzadas: los cuestionarios de diligencia debida integrados o la IA pueden mejorar el proceso, como las herramientas de redacción con IA que ayudan a los equipos de ventas y marketing a elaborar mejores ofertas y mejorar la calidad de las respuestas.
Las 10 mejores herramientas RFP para usar
Vamos a verlas. Estas son nuestras mejores opciones de software para propuestas, cuyo objetivo es ayudar a cualquier persona, incluidas las pequeñas empresas, los contratistas gubernamentales y las organizaciones con múltiples filiales, a mejorar la eficiencia y obtener mejores propuestas para sus proyectos.
1. ClickUp
Para los equipos de marketing y ventas, no hay mejor plataforma que ClickUp para realizar el seguimiento del progreso de sus propuestas e integrarlas en su herramienta de gestión de proyectos más amplia. Con ClickUp, puede obtener todo lo que necesita para la documentación y optimización integral de sus proyectos.
Comience con una amplia biblioteca de plantillas, incluida la plantilla de proceso de RFP de ClickUp. Le ayuda a realizar el seguimiento de cada parte del proceso, incluida la redacción de la solicitud de oferta original y la gestión de cada respuesta a la RFP y el proceso de revisión del contrato. A lo largo del proceso, sus equipos de ventas y propuestas estarán siempre al tanto de las tareas, los plazos y otra información importante.
Y eso es solo el principio. ClickUp Docs no es solo una potente solución de gestión de documentos, sino que también alberga numerosas plantillas de RFP y solicitud de presupuesto (RFQ), por lo que nunca tendrás que empezar desde cero con tu contenido aprobado. Podrás seguir solicitando propuestas personalizadas, pero con un nivel de coherencia que simplemente no podrías alcanzar sin las plantillas.
Las mejores funciones de ClickUp
- Amplia lista de plantillas para facilitar la creación de propuestas y la gestión de todo el proceso.
- Integración de la gestión de proyectos para garantizar que no solo se almacenen los documentos de ventas, sino que también se asignen tareas y se creen flujos de trabajo para realizar la selección de la mejor propuesta en cada ocasión.
- ClickUp AI, un conjunto de funciones avanzadas que convierten la plataforma en una herramienta de redacción automatizada, un software de análisis de documentos y mucho más.
- Integración avanzada con Microsoft Word para transferir rápidamente documentos de MS Word a ClickUp.
Limitaciones de ClickUp
- No todas las vistas están disponibles en la aplicación móvil.
- ClickUp no es un software dedicado a la gestión de propuestas, lo que puede suponer una curva de aprendizaje pronunciada para los usuarios que solo necesitan esas funciones específicas.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 10 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4000 opiniones)
📮 ClickUp Insight: Los cambios de contexto están mermando silenciosamente la productividad de su equipo. Nuestra investigación muestra que el 42 % de las interrupciones en el trabajo provienen de tener que cambiar de plataforma, gestionar correos electrónicos y saltar de una reunión a otra. ¿Y si pudiera eliminar estas costosas interrupciones? ClickUp une sus flujos de trabajo (y el chat) en una única plataforma optimizada. Inicie y gestione sus tareas desde el chat, los documentos, las pizarras y mucho más, mientras que las funciones basadas en IA mantienen el contexto conectado, buscable y gestionable.
2. Loopio
Específicamente para los equipos de ventas que envían propuestas con regularidad, Loopio utiliza una biblioteca de contenidos centralizada. Para cada propuesta, la herramienta extrae contenido de esa biblioteca para crear propuestas personalizadas y relevantes de RFQ, RFP y RFI que tienen como objetivo llamar la atención de socios potenciales.
Las mejores funciones de Loopio
- Sistema centralizado que simplifica el envío de propuestas individuales.
- Asociar bloques de contenido con un experto en la materia que se encargue de actualizarlos y personalizarlos en documentos individuales.
- Integraciones avanzadas con herramientas como Salesforce, Slack y MS Word para permitir un diseño rápido de documentos y una mayor eficiencia.
- Interfaz de usuario sencilla que facilita considerablemente el proceso de presentación de propuestas.
Limitaciones de Loopio
- Esta herramienta de gestión de usuarios relativamente sencilla puede no ser ideal para equipos más complejos.
- Algunos usuarios informan de errores recurrentes en el software, como la imposibilidad de guardar los cambios realizados en los bloques de contenido.
Precios de Loopio
- Elementos esenciales: póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
- Además: póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
- Avanzado: póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
- Corporación: póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Loopio
- G2: 4,7/5 (más de 490 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 70 opiniones)
3. Responsivo
Anteriormente conocido como RFPIO, Responsive es líder en software de gestión de respuestas, gracias a un proceso impulsado por IA que tiene como objetivo automatizar sus propuestas. El mismo software crea no solo RFP, sino también respuestas a RFI, cuestionarios de seguridad y cualquier otro documento que ayude al desarrollo de su empresa.
Las mejores funciones responsivas
- Función LookUp intuitiva y de automatización para encontrar contenido anterior y convertir su software de propuestas en una base de datos de contenido completa.
- Motor de recomendaciones basado en IA que sugiere el contenido de su base de datos que mejor se adapta a la RFP que desea enviar.
- Permisos de usuario avanzados para garantizar que sus equipos tengan el acceso adecuado a los proyectos y contenidos correctos, sin posibles problemas de seguridad o privacidad.
- Opciones de importación y exportación para transferir sus propuestas desde y hacia su sistema de gestión de relaciones con los clientes, Microsoft Word y otras herramientas que ya utiliza.
Límites de la capacidad de respuesta
- La navegación entre proyectos no siempre es intuitiva, especialmente cuando también se accede a la biblioteca central para consultar contenidos de uso frecuente.
- Las limitaciones en el número de proyectos activos pueden suponer un problema para las organizaciones más grandes o con múltiples filiales.
Precios adaptables
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas receptivas
- G2: 4,6/5 (más de 600 reseñas)
- Capterra: 4,7/5 (más de 70 opiniones)
4. Qvidian
Qvidian destaca por sus plantillas fácilmente personalizables y sus flujos de trabajo automatizados. Pero este software de RFP basado en la nube también puede hacer mucho más, con sus funciones de colaboración virtual diseñadas específicamente para ayudar a los equipos de licitaciones y propuestas distribuidos a colaborar para crear la mejor propuesta posible en cada ocasión.
Las mejores funciones de Qvidian
- Creador de plantillas de marca para garantizar que cada propuesta represente positivamente a su empresa.
- Análisis avanzados para analizar el tiempo que dedicas a cada propuesta, las tasas de éxito y otras métricas relevantes.
- Herramientas de colaboración integradas, como la mensajería directa, para que los equipos optimicen la gestión de sus respuestas.
- Personal de servicio de renombre que ofrece soporte completo y gratuito a todos los clientes.
Limitaciones de Qvidian
- No hay opción de búsqueda avanzada, por lo que es necesario introducir palabras clave directamente para encontrar contenido relevante.
- Solo se puede realizar la edición de un registro a la vez, lo que ralentiza el trabajo cuando se trabaja en varias propuestas.
Precios de Qvidian
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Qvidian
- G2: 4,3/5 (más de 60 reseñas)
- Capterra: 4,5/5 (más de 40 reseñas)
5. RFP360
En muchos sentidos, RFP360 es el equivalente directo de Responsive, y es de la misma empresa. Se trata de un software de gestión de respuestas que permite a su equipo gestionar cualquier cosa, incluida la gestión de solicitudes y la negociación y revisión de contratos.
Las mejores funciones de RFP360
- Paneles dinámicos que le permiten tener una panorámica continua de los procesos individuales de RFP.
- Herramientas de mensajería centralizada y colaboración en tiempo real para mejorar su proceso de evaluación de RFP.
- Gestión de respuestas con IA que redacta indicaciones rápidas a las preguntas de los proveedores basándose en su base de conocimientos existente.
- Una amplia gama de extensiones integradas, que incluyen la posibilidad de utilizar su base de conocimientos de RFP en MS Word o recopilar firmas digitales para sus contratos sin salir de la plataforma.
Limitaciones de RFP360
- La incorporación puede resultar frustrante para los equipos que no están familiarizados con el software de RFP.
- No es posible descargar preguntas desde la plataforma basada en la nube y gestionar las respuestas sin conexión.
Precios de RFP360
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de RFP360
- G2: 4,4/5 (más de 280 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 270 opiniones)
6. QorusDocs
QorusDocs se enorgullece de ayudar a los usuarios a crear mejores propuestas más rápidamente, ya que es un software de gestión de propuestas basado en la nube con optimización de la eficiencia. Su interfaz y flujo de trabajo optimizados le permiten crear presentaciones personalizadas en cuestión de minutos, lo que le permite acelerar la velocidad de los acuerdos y reducir el trabajo repetitivo.
Las mejores funciones de QorusDocs
- Enfoque de personalización masiva, con un amplio hub de plantillas, que se puede adaptar rápidamente a su empresa y a cada proyecto.
- Opción de redacción de propuestas con IA para crear borradores preliminares perfeccionables basados en la RFP.
- Funciones completas de desarrollo empresarial, incluidas plantillas para presentaciones y declaraciones de trabajo que siguen la RFP.
- Función de búsqueda avanzada, muy apreciada por los usuarios, ya que permite explorar el contenido existente en la biblioteca y las propuestas anteriores.
Limitaciones de QorusDocs
- No es posible ordenar las campañas y los documentos debido a la clasificación automática por fecha de creación.
- Algunos usuarios han informado de retrasos al cargar propuestas y bloques de contenido.
Precios de QorusDocs
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de QorusDocs
- G2: 4,4/5 (más de 140 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 80 opiniones)
7. PandaDoc
Más que un simple software de RFP, PandaDoc promete ayudar a las empresas con las propuestas, los presupuestos y la gestión de contratos, lo que significa que atraer nuevos negocios mediante la creación de propuestas es un proceso fácil y optimizado, al igual que crear y firmar el contrato final para cerrar ese nuevo negocio.
Las mejores funciones de PandaDoc
- Creador de documentos de arrastrar y soltar, que le permite utilizar plantillas o empezar desde cero para crear documentos optimizados y listos para firmar.
- Colaboración en tiempo real, comentarios y proceso de aprobación para involucrar a todos los miembros del equipo.
- Integraciones CRM nativas para optimizar su proceso de contratación electrónica para nuevas empresas.
- Herramienta integrada para firmas digitales, que facilita la firma electrónica de documentos y los hace legalmente vinculantes.
Limitaciones de PandaDoc
- Estructura de documentos contraintuitiva dentro del sistema de archivo basado en la nube.
- Capacidades de edición de imágenes limitadas o inexistentes dentro de los documentos.
Precios de PandaDoc
- Essentials: 19 $ al mes por usuario.
- Empresa: 49 $ al mes por usuario.
- Corporación: póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de PandaDoc
- G2: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1000 opiniones)
8. Proposable
Con Proposable, empresas de todos los tamaños pueden crear, realizar el seguimiento y firmar sus documentos de ventas de forma optimizada y automatizada. La herramienta tiene como objetivo automatizar todo el proceso de propuesta, dejando pocas tareas manuales o repetitivas que puedan ralentizar la preparación y el cierre de acuerdos.
Las mejores funciones de Proposable
- Notificaciones por correo electrónico y SMS a su equipo cada vez que un cliente potencial ve una propuesta.
- Análisis avanzados para incluir sus documentos de ventas en un embudo más amplio y obtener información sobre su canal de ventas.
- Plantillas de documentos avanzadas para casi cualquier sector y caso de uso.
- Editor de arrastrar y soltar que también permite la edición directa mediante HTML y hojas de estilo en cascada para diseños y estilos avanzados.
Limitaciones de Proposable
- Ver documentos fuera del software puede resultar problemático debido a la falta de integración con MS Word y a problemas de formato en la herramienta de exportación a PDF.
- Muchas de las funciones avanzadas que convierten a Proposable en una de las mejores opciones de software para RFP solo están disponibles en el nivel de precios más alto.
Precios de Proposable
- Solo: 19 $ al mes por usuario
- Equipo: 39 $ al mes por usuario.
- Corporación: 500 $+/mes
Valoraciones y reseñas de Proposable
- G2: 4,3/5 (más de 70 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 100 opiniones)
9. Proposify
Proposify está pensado específicamente para empresas creativas, y cualquier diseñador se familiarizará de inmediato con su interfaz similar a la de Adobe InDesign. Otros apreciarán sus análisis mejorados, que incluyen datos sobre qué secciones de sus documentos recibieron más vistas e interacción.
Las mejores funciones de Proposify
- Gestión mejorada del contenido y la marca que garantiza que todos sus documentos se ajusten inmediatamente al mensaje y las imágenes que desea transmitir.
- Opciones de seguridad de datos que ofrecen funciones de privacidad mejoradas y permisos de usuario.
- Análisis que se incluyen en secciones individuales de las propuestas y realizan un seguimiento del rendimiento de las mismas a lo largo del tiempo para obtener información sobre las nuevas tendencias y previsiones empresariales.
- Funciones de edición por parte del cliente que agilizan el proceso de ventas y aumentan el tiempo disponible para cerrar propuestas ganadoras.
Limitaciones de Proposify
- Algunos usuarios han informado de un rendimiento irregular, con varias instancias de interrupción del servicio del software en un mes determinado.
- Es posible que las pequeñas empresas no generen suficiente volumen de negocio como para justificar el coste o aprovechar sus funciones más útiles.
Precios de Proposify
- Plan para equipos: 49 $ al mes por usuario.
- Plan Business: póngase en contacto con el equipo de ventas para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Proposify
- G2: 4,7/5 (más de 2000 reseñas)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
10. Better Proposals
La propuesta de valor fundamental se encuentra en el nombre de la empresa. El software busca facilitar la creación de propuestas, incluso para las pequeñas empresas. Una vez que se familiariza con su interfaz, puede crear documentos atractivos en cuestión de minutos para enviarlos a clientes potenciales, sin mencionar el cierre de un acuerdo con la gestión de contratos.
Las mejores funciones de Better Proposals
- Mercado creativo que ofrece una biblioteca aparentemente ilimitada de imágenes, elementos visuales y plantillas.
- Editor intuitivo que facilita la creación de documentos de ventas, incluso para los nuevos usuarios.
- Funciones integradas de firma y pago que optimizan sus procesos de contratación electrónica.
- Amplias integraciones con herramientas de CRM y atención al cliente, plataformas de gestión de tareas y mucho más.
Limitaciones de Better Proposals
- El proceso de configuración e incorporación puede resultar confuso en ocasiones.
- No hay opciones de automatización de guardado o recuperación mientras se realiza la edición de documentos en línea.
Precios de Better Proposals
- Starter: 19 $ al mes por usuario.
- Premium: 29 $ al mes por usuario.
- Corporación: 49 $ al mes por usuario.
Valoraciones y reseñas de Better Proposals
- G2: 4,4/5 (más de 40 reseñas)
- Capterra: 4,8/5 (más de 140 opiniones)
Mejora tu proceso de adquisición con el software de gestión de propuestas adecuado.
¿Cómo puede encontrar la herramienta que optimice el trabajo y la eficiencia de sus equipos de propuestas?
Entra en ClickUp. Es mucho más que una simple herramienta de gestión de propuestas; es una herramienta basada en la nube que puede ayudarte en todo el proceso de desarrollo de tu empresa. Esto incluye proporcionar plantillas de RFP y RFI para que tus equipos de ventas y propuestas puedan crear rápidamente un formulario estandarizado, pero también va mucho más allá.
A través del proceso integrado de gestión de contenidos de ClickUp, sus equipos de contratos de propuestas pueden colaborar a la perfección en la categorización de las respuestas y pasar a la siguiente fase importante, que consiste en convertir el contenido aprobado en un contrato. Mientras tanto, las funciones clave avanzadas, como la IA, facilitan la creación de solicitudes de propuestas sin errores que serán más fáciles de evaluar.
Lo mejor de todo es que puedes probar ClickUp a través del plan Free Forever, sin ningún compromiso. Los directores financieros y los equipos de contratos de las pequeñas empresas, por ejemplo, pueden probar todo lo que ofrece esta solución de gestión antes de comprometerse por completo con un gasto mensual.
¿A qué esperas? Crea hoy mismo tu cuenta gratuita en ClickUp y empieza a optimizar la gestión de tus propuestas en todos los ámbitos.