Redactar y gestionar una solicitud de propuesta (RFP) puede ser todo un reto. Se trata de procesos empresariales muy complejos, tanto si quiere trabajar con un nuevo proveedor y necesita asegurarse de encontrar la oferta competitiva adecuada, como si es un licitador potencial que quiere convertir su propuesta ganadora en un contrato que beneficie a su empresa.
Afortunadamente, el proceso no tiene por qué ser manual. De hecho, el software de RFP adecuado puede marcar la diferencia.
Por supuesto, primero hay que encontrar el software adecuado. Existen muchas opciones que prometen ayudarle a optimizar los flujos de trabajo de sus propuestas. Sin embargo, no todas las herramientas de automatización son iguales, como ocurre con el software de automatización de propuestas. Por eso, en esta guía nos centraremos en las mejores opciones de software de gestión de RFP para las necesidades de su empresa.
¿Qué es el software de solicitud de propuestas?
El software de RFP describe cualquier herramienta que le ayude a desarrollar, categorizar y enviar propuestas a clientes potenciales, a la vez que ayuda en el proceso de evaluación, presentación y respuesta de esos documentos por parte del proveedor.
En otras palabras, el software de RFP le ayuda a usted y a sus equipos de propuestas a solicitar y gestionar sus respuestas a RFP.
Los detalles más allá de estos aspectos básicos pueden variar en función de la plataforma de que se trate. Puede encontrar una herramienta "todo en uno" que ayude a los equipos de compras con cada parte de la respuesta a la RFP. También puede encontrar una solución de gestión cuyo objetivo principal sea crear y personalizar plantillas de propuestas.
Por supuesto, entre sus opciones también se incluye el software de análisis de documentos, cuyo propósito es, más concretamente, analizar y hacer un seguimiento de las propuestas para facilitar su elección de proveedor.
Como resultado, su solución ideal dependerá de sus necesidades actuales y futuras para agilizar y automatizar el proceso. Independientemente de estos matices, el software de RFP puede convertirse en una parte crucial de gestión de recursos para cualquier organización.
¿Qué debe buscar en un software de RFP?
El software de RFP adecuado puede ayudarle a solicitar, recopilar y actuar sobre propuestas pulidas y conformes de forma fiable. Para lograrlo, las mejores herramientas suelen compartir algunas características comunes:
- Facilidad de uso: El proceso de solicitud de propuestas es complejo, y cualquier software debe ayudar a simplificarlo y agilizarlo con el fin de entregar rápidamente propuestas pulidas
- Biblioteca de plantillas: Cuanto más se pueda confiar en las plantillas existentesPlantillas de RFPmejor. Lo mismo se aplica a las fases anteriores del proceso de ventas, como utilizarSolicitud de información (RFI) ypropuesta de proyecto plantillas
- Capacidades de automatización: Su software de propuestas es tambiénsoftware de automatización de documentosuna potente solución de automatización que puede ahorrarle horas de trabajo en el proceso
- Acceso multiusuario: No hay gestión de respuestas de RFP en la automatización. El acceso multiusuario permite a los equipos de licitación más grandes colaborar sin esfuerzo en el cierre de ofertas mejores y más numerosas
- Conexión con procesos más amplios: El proceso de RFP llega a todas las partes de una empresa. En el mejor de los casos, también lo hará su software, conectando las ofertas,propuestas de proyectosy el proceso de revisión de contratos
- Funciones avanzadas: Los cuestionarios integrados de diligencia debida o la inteligencia artificial (IA) pueden mejorar el proceso, como por ejemploHerramientas de redacción de IA que ayudan a los equipos de ventas y marketing a crear mejores ofertas y mejorar la calidad de las respuestas
Las 10 mejores herramientas de RFP para 2024
Entremos en materia. Estas son nuestras principales opciones de software de propuestas para 2024, cuyo objetivo es ayudar a cualquiera, incluidas pequeñas empresas, contratistas gubernamentales y organizaciones con múltiples filiales, a mejorar la eficiencia y obtener mejores propuestas para sus proyectos.
1. ClickUp 
Vea las más de 15 vistas de ClickUp para personalizar su flujo de trabajo según sus necesidades
Para marketing y equipos de ventas no hay mejor plataforma que ClickUp para seguir el progreso de sus propuestas e integrarlas en su herramienta de gestión del trabajo más amplia. Con ClickUp, puede obtener todo lo que necesita para una completa documentación del proyecto y optimización.
Comience con una amplia biblioteca de plantillas, incluida la plantilla Plantilla ClickUp para el proceso de RFP . Le ayuda a realizar un seguimiento de cada parte del proceso, incluida la redacción de la solicitud de oferta original y la gestión de cada respuesta a la RFP y del proceso de revisión del contrato. A lo largo del proceso, sus equipos de ventas y de propuestas estarán siempre al tanto de las tareas, plazos y demás información crítica.
Y eso es sólo el principio. Documentos de ClickUp no sólo es una potente solución de gestión de documentos, sino que también incluye numerosas plantillas de RFP y RFQ, por lo que nunca tendrá que empezar desde cero con el contenido aprobado. Podrá seguir solicitando ofertas personalizadas, pero con un nivel de coherencia que no podría alcanzar sin las plantillas.
Las mejores funciones de ClickUp
- Amplia Lista de plantillas para facilitar la creación de propuestas y la gestión de todo el proceso
- Integración de la gestión de proyectos para garantizar que no sólo almacena documentos de ventas, sino que también asigna tareas y crea flujos de trabajo para seleccionar la mejor propuesta en cada momento
- ClickUp AI un conjunto de funciones avanzadas para convertir la plataforma en una herramienta de redacción automatizada, un software de análisis de documentos y mucho más
- Integración avanzada con Microsoft Word para trasladar rápidamente documentos de MS Word a ClickUp
Límites de ClickUp
- No todas las vistas están disponibles en la app, aplicación móvil
- ClickUp no es un software dedicado a la gestión de propuestas, lo que puede suponer una curva de aprendizaje pronunciada para los usuarios que sólo necesiten esas funciones específicas
Precios de ClickUp
- Free Forever (gratuito/a)
- Ilimitado: 7 $/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
- ClickUp AI está disponible para su compra en todos los planes de pago al precio de 5 $ por miembro del entorno de trabajo e invitado interno al mes
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 8.900 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 3.800 opiniones)
2. Loopio
A través de Loopio Específicamente para equipos de ventas que presentan propuestas con regularidad, Loopio utiliza una biblioteca de contenidos centralizada. Para cada propuesta, la herramienta extrae contenido de esa biblioteca para crear propuestas de RFQ, RFP y RFI personalizadas y relevantes que pretenden llamar la atención de los socios potenciales.
Las mejores funciones de Loopio
- Sistema centralizado que facilita la presentación de propuestas individuales
- Asociar bloques de contenido con un experto en la materia que se encarga de actualizarlo y personalizarlo en documentos individuales
- Integraciones avanzadas con herramientas como Salesforce, Slack y MS Word para permitir un diseño rápido de los documentos y una mayor eficiencia
- Interfaz de usuario sencilla que facilita considerablemente el proceso de presentación de propuestas
Limitaciones de Loopio
- Esta herramienta de gestión de usuarios relativamente sencilla puede no ser ideal para equipos más complejos
- Algunos usuarios informan de incidencias recurrentes en el software, como la imposibilidad de guardar los cambios en los bloques de contenido
Precios de Loopio
- Esencial: Contactar con el equipo de ventas para consultar precios
- Plus: Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
- Avanzado: Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
- Enterprise: Contactar con el equipo de ventas para precios
Valoraciones y reseñas de Loopio
- G2: 4.7/5 (490+ opiniones)
- Capterra: 4.6/5 (70+ opiniones)
3. Respuesta
A través de Respuesta Anteriormente conocido como RFPIO, Responsive es líder en software de gestión de respuestas, gracias a un proceso impulsado por IA que pretende automatizar sus propuestas. El mismo software crea no sólo RFP, sino también respuestas a RFI, cuestionarios de seguridad y cualquier otro documento que ayude al desarrollo de su empresa.
Responsive mejores funciones
- Función LookUp intuitiva y automatizada para encontrar contenidos anteriores y convertir su software de propuestas en una completa base de datos de contenidos
- Motor de recomendaciones basado en IA para sugerir el contenido de su base de datos que mejor se adapte a la solicitud de propuesta que desea presentar
- Permisos de usuario avanzados para garantizar que sus equipos tengan acceso a los proyectos y contenidos adecuados, sin posibles problemas de seguridad o privacidad
- Opciones de importación y exportación para trasladar sus propuestas desde y hacia su sistema de gestión de relaciones con los clientes, Microsoft Word y otras herramientas que ya utilice
Límites de respuesta
- La navegación entre proyectos no siempre es intuitiva, especialmente cuando también se accede a la biblioteca central de contenidos de uso frecuente
- Los límites al número de proyectos activos pueden resultar difíciles para organizaciones grandes o con varias filiales
Precios ajustados
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
Valoraciones y reseñas de Responsive
- G2: 4,6/5 (más de 600 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 70 opiniones)
4. Qvidian
A través de Qvidian Qvidian destaca por sus plantillas fácilmente personalizables y sus flujos de trabajo automatizados. Pero este software de RFP basado en la nube también puede hacer más, con sus funciones de colaboración virtual destinadas específicamente a ayudar a los equipos de ofertas y propuestas distribuidos a colaborar para crear siempre la mejor propuesta posible.
Las mejores funciones de Qvidian
- Creador de plantillas de marca para garantizar que cada propuesta represente positivamente a su empresa
- Analítica avanzada para analizar el tiempo que dedicas a cada propuesta, las tasas de éxito y otras métricas relevantes
- Herramientas de colaboración integradas, como la mensajería directa, para que los equipos optimicen la gestión de sus respuestas
- Personal de servicio de renombre que ofrece una compatibilidad amplia y gratuita a todos los clientes
Límites de Qvidian
- No hay opción de búsqueda avanzada, por lo que tendrás que buscar directamente palabras clave para encontrar contenido relevante
- Sólo se puede editar un registro a la vez, lo que ralentiza el trabajo cuando se trabaja con varias propuestas
Precios de Qvidian
- Contacte con el equipo de ventas para consultar precios
Valoraciones y reseñas de Qvidian
- G2: 4,3/5 (más de 60 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 40 opiniones)
5. RFP360
A través de RFP360 En muchos sentidos, RFP360 es la contrapartida directa de Responsive, y es de la misma empresa. Es un software de gestión de respuestas que permite a su equipo gestionar cualquier cosa, incluida la gestión de solicitudes y la negociación y revisión de contratos.
RFP360 mejores funciones
- Paneles dinámicos que le permiten tener una visión continua de los procesos individuales de RFP
- Mensajería centralizada ycolaboración en tiempo real herramientas para mejorar su proceso de evaluación de RFP
- Gestión de respuestas basada en IA, que redacta indicaciones rápidas a las preguntas de los proveedores a partir de su base de conocimientos
- Un amplio intervalo de extensiones integradas, incluida la posibilidad de utilizar su RFPbase de conocimientos en MS Word o recoger firmas digitales para sus contratos sin salir de la plataforma
RFP360 límites
- La incorporación puede ser frustrante para los equipos que no están familiarizados con el software de RFP
- No es posible descargar preguntas de la plataforma basada en la nube y gestionar las respuestas sin conexión
Precios de RFP360
- Póngase en contacto con el equipo de ventas para consultar precios
Valoraciones y reseñas de RFP360
- G2: 4,4/5 (más de 280 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 270 opiniones)
6. QorusDocs
A través de QorusDocs QorusDocs se enorgullece de ayudar a los usuarios a crear mejores propuestas más rápido como una nube basada en software de gestión de propuestas con optimización de la eficiencia. Su interfaz y flujo de trabajo optimizados le permiten crear propuestas personalizadas en cuestión de minutos, lo que le permite acelerar la velocidad de los acuerdos y reducir el trabajo repetitivo.
Las mejores funciones de QorusDocs
- Enfoque de personalización masiva, con un amplio hub de plantillas que puede adaptar rápidamente a su empresa y a cada proyecto
- Opción de redacción de propuestas IA para crear borradores tempranos y refinables basados en la RFP
- Funciones completas de desarrollo de negocios, incluidas plantillas para presentaciones y declaraciones de trabajo que siguen la solicitud de propuestas
- Función de búsqueda avanzada, que encanta a los usuarios, ya que pueden examinar el contenido existente de la biblioteca y las propuestas anteriores
Límites de QorusDocs
- No es posible clasificar campañas y documentos debido a la clasificación automática por fecha de creación
- Algunos usuarios han informado de retrasos en la (elaboración de) informes y bloques de contenido
Precios de QorusDocs
- Contacte con el equipo de ventas para precios
Valoraciones y reseñas de QorusDocs
- G2: 4,4/5 (más de 140 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 80 opiniones)
7. PandaDoc
A través de PandaDoc Más que un software de RFP, PandaDoc promete ayudar a las empresas con la gestión de propuestas, presupuestos y contratos, lo que significa que atraer nuevos negocios mediante la creación de propuestas es un proceso fácil y ágil, como lo es la creación y firma del contrato final para traer ese nuevo negocio a casa.
Las mejores funciones de PandaDoc
- Creador de documentos de arrastrar y soltar, que permite utilizar plantillas o empezar desde cero para crear documentos ágiles y firmables
- Proceso de colaboración, comentarios y aprobación en tiempo real para involucrar a todos los miembros del equipo
- Integración nativa con CRM para agilizar el proceso de contratación electrónica de nuevas empresas
- Herramienta integrada para firmas digitales, que facilita la firma electrónica de documentos y los hace legalmente vinculantes
Límites de PandaDoc
- Estructura de documentos contraintuitiva dentro del sistema de archivo basado en la nube
- Capacidades de edición de imágenes en los documentos limitadas o inexistentes
Precios de PandaDoc
- Essentials: 19 $/mes por usuario
- Business: 49 $/mes por usuario
- Enterprise: Contactar con el equipo de ventas para consultar precios
Valoraciones y reseñas de PandaDoc
- G2: 4,7/5 (más de 2.000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1.000 opiniones)
8. Proponible
A través de Proponible Con Proposable, empresas de todos los tamaños pueden crear, seguir y firmar sus documentos de ventas de forma ágil y automatizada. El objetivo de la herramienta es automatizar todo el proceso de propuesta, dejando pocas tareas manuales o repetitivas que puedan ralentizar la preparación y el cierre de las operaciones.
Proposable mejores funciones
- Notificaciones por correo electrónico y SMS a tu equipo cada vez que un cliente potencial vea una propuesta
- Análisis avanzados para situar los documentos de ventas en el embudo más amplio y obtener información sobre el proceso de ventas
- Plantillas de documentos avanzadas para casi cualquier sector y caso de uso
- Editor de arrastrar y soltar que también le permite editar directamente a través de HTML y hojas de estilo en cascada para diseños y estilos avanzados
Límites proponibles
- La vista de documentos fuera del programa puede resultar problemática debido a la falta de integración con MS Word y a problemas de formato en la herramienta de exportación a PDF
- Muchas de las funciones avanzadas que hacen de Proposable una de las mejores opciones de software de RFP sólo están disponibles en el nivel de precios más alto
Precios de Proposable
- Solo: $19/mes por usuario
- Team: $39/mes por usuario
- Enterprise: más de 500 $/mes
Valoraciones y reseñas de Proposable
- G2: 4,3/5 (más de 70 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 100 opiniones)
9. Proponga
A través de Proponga Proposify está pensado específicamente para empresas creativas, y cualquier diseñador se familiarizará de inmediato con su interfaz similar a la de Adobe InDesign. Otros apreciarán sus análisis mejorados, que incluyen datos sobre las secciones de tus documentos que han recibido más vistas e interacciones.
Mejores funciones de Proposify
- Gestión mejorada del contenido y de la marca que garantiza que todos sus documentos coincidan inmediatamente con el mensaje y los elementos visuales deseados
- Opciones de seguridad de datos que ofrecen funciones de privacidad y permisos de usuario mejorados
- Análisis de las secciones individuales de las propuestas y seguimiento de su rendimiento a lo largo del tiempo para conocer las nuevas tendencias y previsiones de la empresa
- Funciones de edición de clientes que agilizan las idas y venidas del proceso de ventas y aumentan el tiempo necesario para cerrar las propuestas ganadoras
Límites de Proposify
- Algunos usuarios han informado de un rendimiento irregular, con varias instancias de inactividad del software en un mes determinado
- Es posible que las pequeñas empresas no hagan suficiente negocio para justificar el coste o aprovechar sus funciones más útiles
Precios de Proposify
- Plan de equipo: 49 $/mes por usuario
- Plan Business: Contactar con el equipo de ventas para precios
Valoraciones y reseñas de Proposify
- G2: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
10. Mejores propuestas
A través de Mejores propuestas La propuesta de valor principal está en el nombre de la empresa. El objetivo de este programa es facilitar la creación de propuestas, incluso para las pequeñas empresas. Una vez que le haya cogido el truco a su interfaz, podrá crear bonitos documentos en cuestión de minutos para enviarlos a posibles clientes, por no hablar de cerrar un trato con la gestión de contratos.
Mejores propuestas mejores funciones
- Mercado creativo que ofrece una biblioteca aparentemente ilimitada de imágenes, efectos visuales y plantillas
- Editor intuitivo que facilita la creación de documentos de ventas, incluso para los nuevos usuarios
- Funciones integradas de firma y pago que optimizan sus procesos de contratación electrónica
- Amplias integraciones con CRM y herramientas de atención al cliente,gestión de tareas y mucho más
Mejores propuestas limitaciones
- La configuración y el proceso de incorporación pueden resultar confusos en ocasiones
- No hay opciones automatizadas de guardado o recuperación durante la edición de documentos en línea
Precios de Better Proposals
- Starter: $19/mes por usuario
- Premium: 29 $/mes por usuario
- Enterprise: 49 $/mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Better Proposals
- G2: 4.4/5 (40+ opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (140+ opiniones)
Mejore su proceso de compras con el software de gestión de propuestas adecuado
¿Cómo puede encontrar la herramienta que optimice el trabajo y la eficacia de sus equipos de propuestas?
ClickUp no sólo sirve para gestionar propuestas, sino que es una herramienta basada en la nube que puede ayudarle en todo el proceso de desarrollo de su empresa. Esto incluye el suministro de plantillas de RFP y RFI para que sus equipos de ventas y propuestas puedan reunir rápidamente un formulario estandarizado, pero también va mucho más allá.
A través del proceso integrado de gestión de contenidos de ClickUp, sus equipos de contratación de propuestas pueden colaborar sin problemas en la categorización de las respuestas y pasar a la siguiente fase importante de convertir el contenido aprobado en un contrato. Mientras tanto, las funciones clave avanzadas, como la IA, facilitan la creación de solicitudes de propuestas sin errores que serán más fáciles de evaluar.
Lo mejor de todo es que puede probar ClickUp a través del plan Free Forever, sin ningún compromiso. Los directores financieros y los equipos de contratación de pequeñas empresas, por ejemplo, pueden probar todo lo que ofrece esta solución de gestión antes de comprometerse por completo a un gasto mensual.
¿A qué espera? Crea tu cuenta ClickUp gratis/a hoy mismo y empiece a optimizar la gestión de sus propuestas en todos los ámbitos.