Die 9 besten Dropbox-Dash-Alternativen für die KI-basierte Suche im Enterprise-Bereich im Jahr 2026

Laut einer Umfrage unter mehr als 5.000 Fachkräften geben 83 % der Wissensarbeiter an, dass wichtige Informationen in verstreuten E-Mails und Chats verloren gehen. Dropbox Dash ist eine Lösung für dieses Problem: eine universelle Suchleiste und ein KI-Chat für alle verbundenen Apps sowie „Stacks“ zum Organisieren der gefundenen Ergebnisse.

Teams suchen in der Regel aus einem dieser vier Gründe nach Alternativen zu Dropbox Dash. „Dash for Teams“ kostet bei monatlicher Abrechnung 19 US-Dollar pro Benutzer und Monat und ist auf 100 Benutzer begrenzt. „Dash for Business“ kostet 35 US-Dollar pro Benutzer und Monat und wird ausschließlich jährlich abgerechnet. Der Anbieter behält sich zudem das Recht vor, künftig ein Limit für die Anzahl der Elemente festzulegen, die jedes Mitglied mit Dash nutzen darf. Und wenn eine Testversion abläuft, entfernt Dropbox die verbundenen Apps und löscht 30 Tage später den Such- und Chat-Verlauf.

Eine bessere Suchleiste allein löst dieses Problem selten. Die wichtigere Entscheidung ist, welches tool am nächsten an dem Ort liegt, an dem sich Ihre Dateien bereits befinden. Deshalb haben wir neun Alternativen zusammengestellt, geordnet danach, wie gut jede einzelne die Kernfunktion von Dash ersetzt, mit live-verifizierten Preisen und den spezifischen Limiten, die Sie dazu veranlassen sollten, die jeweilige Alternative zu meiden.

Die 9 besten Dropbox-Dash-Alternativen auf einen Blick

Worauf sollten Sie bei einer Dropbox-Dash-Alternative achten?

Eine Dropbox-Dash-Alternative sollte Ihre verbundenen Drittanbieter-Apps durchsuchen, Ergebnisse mit Links zur Quelle liefern und die von den einzelnen Apps bereits festgelegten Berechtigungen berücksichtigen. Jedes Tool in dieser Liste erfüllt diese Anforderungen. Nutzen Sie die folgenden Fragen, um die Tools voneinander abzugrenzen:

Wo befinden sich Ihre Inhalte bereits? Der Content-Gravity-Test

Die richtige Dash-Alternative ist in der Regel die Suchfunktion, die an den Ort angebunden ist, an dem sich der Großteil Ihrer Inhalte bereits befindet. Wir nennen dies den „Content-Gravity-Test“, und er entscheidet bereits vor der ersten Demo über die meisten Vorauswahlen.

Jedes KI-Suchtool funktioniert im Grunde genommen auf die gleiche Weise. Es liest Daten aus den Quellanwendungen aus, prüft Berechtigungen und liefert Antworten auf der Grundlage der verfügbaren Informationen. Je näher die Suchschicht an der Quelle liegt, desto weniger Konnektoren müssen Sie konfigurieren und desto weniger Berechtigungsmodelle müssen Sie abgleichen. Ein Team, dessen Dateien zu 80 % in SharePoint gespeichert sind, zahlt bereits für eine Suchschicht, die SharePoint nativ ausliest. Durch das Hinzufügen eines eigenständigen Tools entsteht ein zweiter Index derselben Dateien sowie ein zweiter Dokumentenmanagement-Workflow, der gepflegt werden muss.

Eigenständige Suchtools wie Glean und Dash verdienen einen Platz in einer bestimmten Situation: wenn Inhalte gleichmäßig auf viele Anbieter verteilt sind und keinen zentralen Speicherort haben. Das ist in großen Unternehmen nach jahrelanger, teamweiser Tool-Auswahl häufig der Fall, und genau dieses Muster veranschaulichen diese Beispiele für Wissensmanagementsysteme. In kleineren Teams ist dies weitaus seltener der Fall – und genau für diese sind die „Teams“-Pläne von Dash für 100 Benutzer konzipiert.

Der Test hat jedoch einen Vorbehalt: Wenn Mitarbeiter den ganzen Tag lang suchen müssen, weil ihre Arbeit auf verschiedene tools verteilt ist, behandelt eine bessere Suchleiste lediglich das Symptom. Die kostengünstigere Lösung besteht oft darin, die Anzahl der zu durchsuchenden Orte zu reduzieren – genau das ist das Problem, das hinter den Kosten des Kontextwechsels steckt.

Die 9 besten Dropbox-Dash-Alternativen

1. Glean (Am besten geeignet für die unternehmensweite Suche in einem umfangreichen App-Stack)

Glean indexiert die Apps Ihres Unternehmens in einer einzigen Suchleiste und bietet einen Assistenten, der mit Quellenangaben antwortet. Dabei werden die Berechtigungen der einzelnen Quellsysteme durchgesetzt, sodass Nutzer nur das sehen, was sie ohnehin öffnen dürfen. Das „Enterprise Flex“-Modell ist für den Einsatz bei allen Mitarbeitern konzipiert, und die Plattform vereint Indexierungs-, Verbundsuch- und Live-Abfrage-Konnektoren unter einer einzigen Konsole für Administratoren.

Wenn ein Support-Mitarbeiter die aktuellen Rückerstattungsrichtlinien benötigt, kann er über die in Slack, Zoom oder Microsoft Teams eingebetteten Apps von Glean direkt in diesen Anwendungen eine Anfrage an Glean stellen. Die Antwort verweist auf die Confluence-Seite und das Google Drive-Dokument, aus denen die Informationen stammen, sodass Ihr Team keine separate Such-Registerkarte öffnen muss.

Mit dem Glean Assistant können Sie festlegen, wie tiefgehend er eine Frage bearbeiten soll. Der „Fast Mode“ eignet sich für schnelle Abfragen, wie zum Beispiel das Auffinden einer Richtlinie oder eines Dokumenten-Eigentümers. Der „Thinking Mode“ führt bei komplexeren Fragen, wie dem Vergleich zweier Lieferantenverträge, mehrere Schritte durch. Administratoren können auswählen, welche KI-Modelle der Assistent verwenden darf. Glean speichert zudem den Kontext in Form von „gespeicherten Erinnerungen“, die Sie selbst hinzufügen, und „gelernten Erinnerungen“, die das System anhand Ihrer Arbeit aufbaut. Mit der Zeit werden die Antworten immer besser auf Ihre Rolle und Ihre Projekte abgestimmt.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Kosten für Glean sind nicht auf den Preis pro Nutzer festgelegt. Antworten im „Fast Mode“ sind unbegrenzt, aber die intensivere Nutzung des „Thinking Mode“, Premium-Modelle, Agentenläufe und gelernte Erinnerungen werden alle aus einem gemeinsamen Guthabenpool bezogen. Preisinformationen sind nur über den Vertrieb erhältlich, sodass ein kleines Team vor einer Entscheidung nicht testen kann, wie schnell dieser Pool aufgebraucht ist.

Was echte Benutzer über Glean sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Die Kontextwahrnehmung von Glean hebt es von den anderen KI-Tools für Unternehmen ab, die wir intern nutzen. Es ist zudem die token-effizienteste Option, die wir haben, um unseren internen Kunden bei der Erledigung ihrer Arbeit zu helfen. Darüber hinaus schätze ich es sehr, dass wir neue Features selbst und direkt implementieren können, ohne auf professionelle Dienstleistungen zurückgreifen zu müssen.

2. Microsoft 365 Copilot (Am besten geeignet für Teams, deren Dateien bereits in Microsoft 365 gespeichert sind)

Microsoft 365 Copilot funktioniert direkt in den Apps, die Ihr Team ohnehin bereits geöffnet hat: Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Seine Antworten basieren auf Work IQ, wodurch der KI-Chat auf Ihren Microsoft 365-Inhalten aufbaut. Copilot-Konnektoren beziehen auch Daten aus externen Tools ein. Wenn sich die meisten Ihrer Dateien in SharePoint und OneDrive befinden, sucht Copilot dort, wo sie bereits gespeichert sind – unter Einhaltung der von Microsoft bereits festgelegten Berechtigungen.

Führen Sie am Freitag ein Kundengespräch durch. Copilot in Teams fasst das Gespräch zusammen, in dem sich der Umfang geändert hat, und Copilot in Outlook fasst den aktuellen Status-Thread zusammen. Ein Projektmanager kann dann Copilot Chat bitten, diese Zusammenfassungen und die aktuelle SharePoint-Präsentation in einem Vorbereitungsbriefing zusammenzufassen. Bei einer tiefergehenden Frage, beispielsweise wie sich die Ausgaben dieses Clients im Vergleich zum letzten Quartal darstellen, übernimmt der vorgefertigte Researcher-Agent. Teams, die hauptsächlich mit Dokumenten arbeiten, können sich in Microsoft Copilot in Word ansehen, wie das aussieht.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Achten Sie darauf, welche Copilot-Stufe Sie erwerben. Copilot Chat ist bei berechtigten Microsoft 365-Plänen ohne zusätzliche Kosten enthalten, externe Konnektoren werden jedoch nach Verbrauch abgerechnet, und es gibt dort ein Limit für die Suchfunktionen. Die kostenpflichtige Lizenz umfasst Konnektoren. Beide kostenpflichtigen Stufen erfordern einen berechtigten Microsoft 365-Plan, und Microsoft bietet keine Testversion für die Enterprise-Stufe an.

Was echte Benutzer über Microsoft 365 Copilot sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Es eignet sich gut für die Suche in Outlook-E-Mails, da wir Outlook nutzen und die beiden Systeme miteinander verknüpft sind. Ich nutze es auch gerne, um meine Texte zu bearbeiten und meine Texte zu verfeinern. Manchmal gebe ich ihm Dateien und bitte es, meine Fragen auf der Grundlage dieser Dokumente zu beantworten, und das macht es sehr gut. Es erleichtert mir die Arbeit, und ich nutze es jeden Tag. Ich bin froh, es zu haben.

3. ClickUp Brain (Am besten geeignet für Teams, die Suchergebnisse direkt neben ihren Aufgaben und Dokumenten sehen möchten)

ClickUp Brain beantwortet Suchanfragen direkt im ClickUp-Workspace, in dem Ihr Team bereits seine Arbeit plant und nachverfolgt. Über die Enterprise-Suche stellt es eine Verbindung zu 12 Apps her, darunter Google Drive, Slack, SharePoint, Jira, Salesforce, Microsoft Teams und Dropbox, und berücksichtigt dabei die jeweiligen Berechtigungen der einzelnen Apps. Für ein Team, das Dash verlässt, können Dateien in Dropbox verbleiben und werden dennoch in den Antworten angezeigt. Die ClickUp-Dropbox-Integration übernimmt die Verbindung.

Brain arbeitet mit mehr als einem KI-Modell. Max ist das Standardmodell, und Sie können zu Beginn eines Chats oder auch währenddessen zu den Modellen ChatGPT, Claude oder Gemini wechseln. Ihr Workspace-Kontext wird bei jedem Modell übernommen. Ein Projektleiter kann Max bitten, relevante Aufgaben, frühere Entscheidungen und die Spezifikationen aus Google Drive abzurufen, und dann zu Claude wechseln, um den Plan zu strukturieren, ohne etwas erneut erklären zu müssen. Die fertige Antwort kann direkt aus derselben Antwort heraus in eine ClickUp-Aufgabe oder ein ClickUp-Dokument umgewandelt werden.

ClickUp Super Agents bewältigen mehrstufige Workflows. Jeder Agent verfügt über eigene Anweisungen, Fähigkeiten, Kenntnisse, Tools und ein eigenes Modell. Er wird ausgeführt, wenn jemand ihn mit @erwähnt, ihm eine Aufgabe zuweist oder ihm eine Direktnachricht sendet; außerdem kann er nach einem Zeitplan oder über eine Automatisierung ausgeführt werden. Verbinden Sie einen externen MCP-Server wie GitHub, Atlassian oder Ihr CRM, und sowohl Brain als auch Super Agents können die tools dieser App nutzen, beispielsweise um aus einer Chat-Anfrage einen CRM-Eintrag zu erstellen. ClickUp betreibt zudem einen eigenen MCP-Server, sodass ChatGPT, Claude und Cursor Ihre ClickUp-Arbeit durchsuchen und aktualisieren können.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Brain liefert Antworten aus einer festen Liste von 12 verknüpften Apps. Notion-Seiten erscheinen zwar in den Ergebnissen der Unternehmenssuche, aber Brain und Super Agents können sie nicht auswerten, um Fragen zu beantworten. Ein Team, dessen Hauptwissensdatenbank in Notion liegt, erhält Links zurück, aber keine Antworten.

Was echte Benutzer über ClickUp sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Was mir an ClickUp am besten gefällt, ist, dass es sich eher wie ein kompletter Arbeitsbereich anfühlt als wie ein Tool, das auf eine einzige Funktion ausgerichtet ist. Wir können es als zentrale Plattform für Projektmanagement, Nachverfolgung von Aufgaben, Dokumentation, Kommunikation und die Organisation unseres täglichen Workflows nutzen, ohne für jeden Teil des Prozesses auf eine separate App angewiesen zu sein. Die Flexibilität des Workspaces ist besonders nützlich für ein kleines Studio wie das unsere. Features wie anpassbare Listen, Boards, Dokumente, Aufgabenbeziehungen, Status, benutzerdefinierte Felder und Dashboards ermöglichen es uns, verschiedene Projekte und Workflows so zu strukturieren, wie es unseren Bedürfnissen entspricht, anstatt alles in ein starres System zwängen zu müssen. Da unsere Projektinformationen und unsere Dokumentation mit der eigentlichen Arbeit verbunden sind, ist es zudem einfacher, den Kontext an einem Ort zu bündeln. Die Integrationen sind ein weiterer Vorteil, da ClickUp sich mit einigen der anderen Tools verbinden lässt, die wir bereits nutzen, anstatt dass wir unseren bestehenden Workflow komplett umstellen müssen. Die KI-Funktionen sind zudem nützlich für kleinere Aufgaben wie das Zusammenfassen von Informationen, das Organisieren oder Verfeinern von Inhalten sowie das Reduzieren einiger sich wiederholender Arbeiten, die mit dem Projektmanagement und der Dokumentation verbunden sind.

4. Gemini Enterprise (Am besten geeignet für Google Workspace-Teams, die auch mit Microsoft 365 arbeiten)

Teams, die Google Workspace nutzen, speichern nicht alles in Drive. Ihre Verträge befinden sich möglicherweise in OneDrive, während Meeting-Notizen in Notion gespeichert sind. Gemini Enterprise lässt sich mit Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot, Notion, Slack, Jira, GitHub und weiteren Diensten verbinden. Das Tool stützt seine Antworten und die von ihm generierten Inhalte auf diese Unternehmensdaten, was Teams hilft, die über OneDrive und Google Drive verteilt sind.

Derselbe Chat erledigt ganz unterschiedliche Aufgaben. Ein Betriebsleiter kann Bestandsdaten aus OneDrive, Google Drive und Box abrufen, eine Liste der fünf Bestseller dieser Woche erstellen und alles markieren, was unter 500 Einheiten liegt. Ein Vertriebsmitarbeiter kann anhand von Kontextinformationen aus Confluence, Notion und Slack Entwürfe für Kundenansprachen erstellen. Für Kampagnen generiert Nano Banana Bilder auf der Grundlage Ihrer Produktfotos und Markenrichtlinien.

Gemini Enterprise führt zudem mehrstufige Workflows aus, die sich über mehrere Apps erstrecken. Google verwendet Ihre Eingaben, Ausgaben oder Unternehmensdaten nicht zum Trainieren seiner Modelle. „Model Armor“, die integrierte Schutzebene, blockiert schädliche Inhalte und schützt vor Datenlecks.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Business-Edition bietet grundlegende Verwaltungsfunktionen. Administratoren können Mitglieder hinzufügen oder entfernen, festlegen, welche Verbindungen das Team nutzen darf, und die Chat-Freigabe aktivieren oder deaktivieren. Mitarbeiter können ihre eigenen Daten nicht mit Diensten verknüpfen, die nicht vom Administrator genehmigt wurden. Für Compliance auf Enterprise-Niveau ist die Standard- oder Plus-Edition erforderlich, die Sie über das Vertriebsteam von Google erwerben können.

Was echte Benutzer über Gemini Enterprise sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Die übersichtliche Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung fügen sich nahtlos in unseren täglichen Workflow ein. Dank der umfassenden Integration mit Google Workspace und externen Datenbanken erfolgt der Datenabruf reibungslos, während die Gesamtleistung schnell und reaktionsschnell ist. Wir profitieren bereits von einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis und einem guten ROI durch die Zeitersparnis bei Routineaufgaben, und dank der hervorragenden Support- und Onboarding-Ressourcen war es ein Leichtes, unser gesamtes Team schnell einzuarbeiten.

5. Guru (Am besten geeignet für Teams, die Antworten benötigen, die von einer Person überprüft wurden)

Guru betrachtet Unternehmenswissen als etwas, das von Menschen gepflegt wird, und baut darauf eine Suchfunktion auf. Es lässt sich mit mehr als 100 Tools verbinden, darunter Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Zendesk, Confluence und SharePoint, und organisiert die gefundenen Informationen in einer einheitlichen, kontrollierten Wissensebene. Jede Antwort wird mit Quellenangaben und Herkunftsangaben versehen. Berechtigungen werden aus Ihren bestehenden Systemen übernommen und in Echtzeit durchgesetzt.

Wenn sich die Rückgabebedingungen eines Support-Teams ändern, korrigiert der Eigentümer diese einmalig in Guru, und die Änderung wird auf jedes Tool übertragen, das Daten aus Guru bezieht. Dazu gehören auch andere KI-Assistenten und -Agenten, die über MCP auf dieselbe Wissensschicht zugreifen, ohne dass die Berechtigungen für jedes Tool neu eingerichtet werden müssen.

Darüber hinaus ist Guru für Teams konzipiert, in denen eine falsche Antwort Konsequenzen hat, wie beispielsweise im Support, im Personalwesen und im Compliance-Bereich. Die Eigentümer der Inhalte legen Überprüfungsintervalle fest, sodass eine Richtliniendatei ein Ablaufdatum hat und zur Überprüfung vorgelegt wird, bevor sie veraltet ist. Im Bereich Governance ist Guru nach SOC 2 Typ II geprüft und unterstützt HIPAA- sowie GxP-Anforderungen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Guru ist darauf angewiesen, dass die Nutzer es auf dem neuesten Stand halten. Das Setup erfolgt im Rahmen eines Telefonats, bei dem die Lösungsingenieure von Guru Ihre Wissensarchitektur entwerfen. Nach der Einführung muss jemand aus Ihrem Team die markierten Seiten überprüfen und dafür sorgen, dass die Antworten korrekt bleiben. Ein Team ohne einen klaren Eigentümer für das gemeinsame Wissen hat am Ende mehr Aufwand, als nötig wäre. Dies ist die Aufgabe, die normalerweise ein Wissensdatenbank-Manager übernimmt.

Was echte Benutzer über Guru sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Das Beste an Guru ist, wie nahtlos es sich in meinen täglichen Workflow einfügt. Der sofortige Zugriff auf verifizierte, aktuelle Standardarbeitsanweisungen und Anleitungen zur Fehlerbehebung – ohne dass ich meine aktuelle Registerkarte verlassen oder alte Dokumente durchforsten muss – spart mir enorm viel Zeit und ermöglicht es mir, Kundenanfragen viel schneller zu lösen.

6. Slack (Am besten geeignet für Unternehmen, in denen Slack bereits das zentrale Kommunikationsportal für die Arbeit ist)

Für Teams, die ohnehin schon den ganzen Tag über Fragen in Slack stellen, liefert die Unternehmenssuche die Antwort direkt an derselben Stelle. Eine Suche ruft Ergebnisse aus verbundenen Apps wie Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint und Salesforce ab. Die Antworten der Slack-KI erscheinen ganz oben auf der Seite mit den Ergebnissen. Sie können eine einfache Frage stellen, wie zum Beispiel „Wie ist der Status von Projekt Acme?“, anstatt nach Stichwörtern zu raten.

Die Ergebnisse sind für jeden Nutzer individuell. Jedes Mitglied verbindet sein eigenes Konto mit den jeweiligen Datenquellen, sodass die Suche und der Slackbot nur Inhalte anzeigen, auf die diese Person bereits Zugriff hat. Auch Gäste können die Unternehmenssuche nutzen. Wenn Ihre Organisation bereits die Google Drive-, OneDrive- und SharePoint-Apps in Slack nutzt, werden Mitglieder möglicherweise automatisch mit diesen Quellen verbunden. Die Nutzer können ohne weiteres Setup mit der Suche beginnen.

Wenn ein Entwickler nach einer Release-Entscheidung sucht, können die Ergebnisse den GitHub-Pull Request und die Google-Drive-Spezifikation neben dem Thread anzeigen, in dem sich das Team auf die Änderung geeinigt hat. Slack erweitert die Suche zudem um Agent-Features, die wir im Artikel „Slack-KI-Agenten“ behandeln.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Suche in anderen Apps ist dem obersten Tarif von Slack vorbehalten. Pro- und Business+-Teams erhalten die KI-Suche nur für Slack-Nachrichten und -Dateien. Um Slack zu einem echten Dash-Ersatz zu machen, benötigen Sie Enterprise+ oder Enterprise Grid mit dem Legacy-Slack-KI-Add-On.

Was echte Benutzer über Slack sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Ich finde es ziemlich einfach, die Kommunikation auf Slack aufrechtzuerhalten, da alles übersichtlich organisiert ist. Durch die Nutzung von Kanälen lassen sich verschiedene Diskussionen je nach Thema voneinander trennen, während Direktnachrichten praktischer sind, wenn sofortige Kommunikation erforderlich ist. Es ist außerdem praktisch, weil man problemlos Dateien versenden und in früheren Diskussionen suchen kann.

7. Notion KI (Am besten geeignet für Teams, die ihr Wiki bereits in Notion betreiben)

Ein neuer Mitarbeiter fragt Notion KI, wie Releases veröffentlicht werden. Notion verweist ihn auf die Seite „How we ship“, die der Onboarding-Verantwortliche letzten Monat überprüft hat – und nicht auf den Entwurf aus dem letzten Jahr. Verifizierte Seiten sind in Suchergebnissen und KI-Zitaten mit einem Abzeichen gekennzeichnet, sodass Nutzer eine überprüfte Antwort von einer veralteten unterscheiden können. Für Teams, die ihr Wiki bereits in Notion betreiben, ist dies der wichtigste Grund, die Suche dort beizubehalten.

Die Unternehmenssuche, die ab dem Business-Plan verfügbar ist, erweitert diese Antworten über Notion hinaus. Sie durchsucht Ihren Workspace sowie verbundene Tools wie Slack, Microsoft Teams und GitHub. Notion Agent kann die Antwort dann weiter ausbauen und nutzt dabei den Kontext aus Notion, verbundenen Apps und dem Internet, um mehrstufige Aufgaben abzuschließen.

Die KI deckt auch Arbeiten ab, die außerhalb des Wikis stattfinden. „AI Meeting Notes“ transkribiert und fasst Telefonate zusammen, ohne dass ein Bot daran teilnimmt. „Benutzerdefinierte Agenten“ erledigen repetitive Aufgaben selbstständig, wie beispielsweise die Triage von Anfragen oder die Aktualisierung einer Datenbank. Ihre Ergebnisse landen auf denselben Seiten, auf denen Ihr Team bereits sucht.

Besondere Features

Preise

Hinweis: Die Tarife „Free“ und „Plus“ beinhalten eine Testversion von Notion KI. Die Enterprise-Suche ist ab dem „Business“-Tarif verfügbar.

Bewertungen

Wo es hakt: Die Enterprise Search befindet sich noch in der Beta-Phase. Notion beschreibt sie auf seiner eigenen Seite mit Preisen als „Beta“, ebenso wie mehrere seiner Konnektoren. Ein Team, das Antworten hauptsächlich aus Tools außerhalb von Notion benötigt, ist für die Kernaufgabe eines Dash-Ersatzes auf Beta-Features angewiesen.

Was echte Benutzer über Notion sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Die Benutzeroberfläche (UI) und das Benutzererlebnis (UX) sind ziemlich umfangreich. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Notion haben, würde ich sagen, dass die Verwendung der Vorlagen ein guter Ausgangspunkt ist. Es gibt so viele Möglichkeiten, dass es leicht unübersichtlich werden kann. Die Claude-MCP-Integration hat mir sehr dabei geholfen, Datenbanken und nutzbare Workspaces für unser Team aufzubauen. Die KI-Funktionen von Notion sind ebenfalls ziemlich umfangreich und können als Unterstützung oder Anleitung genutzt werden, um das Beste aus dem Tool herauszuholen. Was den Support angeht, musste ich diesen noch nie wirklich in Anspruch nehmen, da es im Internet zahlreiche Info-Ressourcen gibt und es nichts gibt, bei dem mir der MCP nicht weiterhelfen kann. Was die Preise und den ROI betrifft: Da wir Notion unternehmensweit nutzen, würde ich sagen, dass wir diesen ROI durchaus erzielen. Was die Leistung angeht, habe ich die Funktionen für die Berichterstellung noch nicht ausreichend erkundet, um dazu eine fundierte Ansicht zu haben.

8. Dust (Am besten geeignet für Teams, die auf Basis von Unternehmensdaten benutzerdefinierte Agenten entwickeln)

Ein Sales-Ops-Leiter möchte eine wöchentliche Zusammenfassung neuer Notizen zu Wettbewerbern, ohne diese manuell erstellen zu müssen. In Dust wird dafür einmalig ein „Agent“ eingerichtet. Dieser liest die Notion- und Google-Drive-Inhalte des Teams aus, wird nach einem Zeitplan ausgeführt und veröffentlicht die Zusammenfassung dort, wo das Team sie wiederverwenden kann. Dust basiert auf Agenten wie diesem. Die Suche ist ein Schritt innerhalb des Workflows – ein ähnlicher Wandel zeigt sich auch bei KI-Agenten für Meetings.

Jeder Agent verfügt über eigene Fähigkeiten, Kenntnisse und Tools. Teams können aus mehr als 20 Modellen von OpenAI, Anthropic, Google, Mistral und DeepSeek auswählen und für jeden Agenten das passende Modell bestimmen. Dust lässt sich mit Slack, Notion, GitHub, Drive und weiteren Diensten sowie über MCP mit jedem anderen Tool verbinden. Agenten können zudem Daten in diesen Quellen suchen, abfragen und extrahieren, anstatt lediglich eine Liste mit Links zurückzugeben.

Dust bietet Teams gemeinsame Workspaces für die Zusammenarbeit mit Agenten. „Pods“ sind kollaborative Workspaces mit gemeinsamem Kontext, sodass ein Projektteam auf derselben Grundlage arbeitet, anstatt diese in jedem Chat erneut erklären zu müssen. Die Ergebnisse der Agenten können als „Frame“, ein interaktives Dashboard oder eine kleine App gespeichert werden, die das Team öffnen und wiederverwenden kann. Die Daten verbleiben in den USA oder der EU, je nachdem, welchen Speicherort Sie wählen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Der Self-Service-Business-Plan lässt sich mit bis zu drei Datenquellen des Unternehmens verbinden. Der Ersatz von Dash bedeutet in der Regel, dass mehr Apps abgedeckt werden müssen, was die meisten Teams dazu veranlasst, den vertriebsorientierten Enterprise-Plan zu wählen.

Was echte Benutzer über Dust sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Dust vereint die gesamte Leistungsfähigkeit der KI in einem einzigen tool. Ich muss mich nicht mehr fragen, für welches LLM ich mich entscheiden oder bezahlen soll – Dust bietet mir Zugriff auf alle und passt sie je nach den Anforderungen meiner KI-Agenten an. Durch die Integration all meiner verschiedenen Wissensquellen und tools ist es sehr personalisiert und liefert unseren KI-Agenten den nötigen Kontext. Der Support unterstützt mich schnell und das Onboarding ist sehr effizient. Ein großes Lob an Gaëlle aus dem Pariser Team – sie hat uns unglaublich gut beim Einstieg unterstützt und dafür gesorgt, dass wir das tool optimal nutzen können.

9. Onyx (Am besten geeignet für Teams, die eine selbst gehostete Open-Source-Suchlösung benötigen)

Für Teams, die Unternehmensdaten nicht in die Cloud eines Drittanbieters übertragen dürfen, bietet Onyx eine Suche für Unternehmen und einen KI-Chat innerhalb der eigenen Umgebung. Die Lösung lässt sich auf AWS, GCP, Azure, Ihrem eigenen Kubernetes oder auf Bare-Metal-Servern bereitstellen und kann vollständig isoliert betrieben werden. Der Index, die Embeddings und der Modellverkehr verbleiben innerhalb der Grenzen, die Ihr Team für Sicherheit bereits kontrolliert.

Da der Code Open Source ist, kann das Team ihn durchgängig prüfen. Das macht Onyx zu einer beliebten Wahl für Teams, die ihre IT-Wissensmanagement-Richtlinien rund um die Datenverwahrung ausarbeiten.

Onyx durchsucht alle verbundenen Quellen gleichzeitig, anstatt jeweils nur eine App nach der anderen. Ein Beispiel von Onyx lautet: „Warum ist unsere AWS-Rechnung diesen Monat um 40.000 Dollar gestiegen?“ Onyx überprüft GitHub, Drive, Slack und Confluence parallel und führt den Anstieg auf einen Testcluster zurück, der nie heruntergefahren wurde. Die Antwort verweist auf den Slack-Kanal, den Pull Request und den Kostenexport, aus dem er stammt. Mehr als 50 Konnektoren bleiben in der Synchronisierung, und die Berechtigungen jeder Quelle werden zum Zeitpunkt der Abfrage durchgesetzt.

Teams sind nicht an einen einzigen KI-Anbieter gebunden. Administratoren können Modelle austauschen, jedes Team einem anderen Modell zuweisen oder Open-Weight-Modelle auf ihren eigenen GPUs ausführen. Über die Suche hinaus können Teams Agenten mit benutzerdefinierten Anweisungen, Wissen und Aktionen erstellen, die Arbeitsabläufe in verbundenen Apps automatisieren. Die Codeausführung im Chat übernimmt Berechnungen und Datenanalysen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Beim Selbsthosting liegt die Arbeit an der Infrastruktur bei Ihrem Team. Upgrades, Skalierung und Verfügbarkeit liegen nun in Ihrer Hand und nicht mehr in der des Anbieters. Ein Team, in dem niemand für den Betrieb dieser Infrastruktur zuständig ist, ist mit Onyx Cloud oder einem vollständig verwalteten Tool besser bedient.

Was echte Benutzer über Onyx sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Ich habe ein wenig mit Onyx herumexperimentiert und finde es definitiv beeindruckend, nutze aber auch Context Link, um meine Dokumente und andere Quellen mit meinen KI-Chats zu verbinden. Was mir an Context Link gefällt, ist, dass es die RAG-Aufgaben für mich übernimmt, sodass ich meine KI einfach bitten kann, „Kontext zu {Thema} zu holen“, und sie dann die relevantesten Infos einbezieht. Es könnte sich lohnen, einen Blick darauf zu werfen, wenn Sie nach einem optimierten Workflow suchen.

3 weitere Dropbox-Dash-Alternativen, die man im Auge behalten sollte

Atlassian Rovo (Im Lieferumfang der kostenpflichtigen Atlassian-Cloud-Pläne enthalten). Rovo erweitert die Standard-, Premium- und Enterprise-Cloud-Pläne von Jira, Confluence und Jira Service Management um Such-, Chat- und Agentenfunktionen, ohne dass ein separater Kauf erforderlich ist. Der Haken dabei ist, dass es speziell für Atlassian-Umgebungen entwickelt wurde und KI-Aktionen ein monatliches Guthaben pro Benutzer verbrauchen.

Moveworks (benutzerdefinierte Preisgestaltung). Moveworks kombiniert die Suche für Unternehmen mit einem KI-Assistenten für IT- und HR-Anfragen, sodass Mitarbeiter Antworten finden und häufige Supportanfragen an einem Ort lösen können. Der Haken: Die Einführung erfolgt verkaufsorientiert und hat eine Größe für große Unternehmen.

BA Insight (benutzerdefinierte Preisgestaltung). BA Insight verbindet die Unternehmenssuche mit SharePoint und anderen Systemen für Organisationen, die eine Suchfunktion in ihre eigenen Portale integrieren möchten. Der Haken dabei ist, dass es sich um eine Infrastruktur handelt, die Sie selbst konfigurieren müssen – und nicht um eine App, die ein Team an einem Nachmittag einfach aktivieren kann.

Wie sollten Sie eine Dropbox-Dash-Alternative testen, bevor Sie wechseln?

Testen Sie zwei Finalisten anhand derselben realen Fragen, die Ihr Team stellt, wobei Dash als Vergleichsgrundlage dient, und bewerten Sie jede Antwort auf die gleiche Weise. Der oben beschriebene „Content-Gravity“-Test liefert Ihnen Ihre beiden Finalisten. Dieser vierstufige Pilotversuch hilft Ihnen bei der Entscheidung zwischen den beiden.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Testsatz mit 20 Fragen

Rufen Sie Fragen ab, die im letzten Monat in Slack-Threads, Support-Tickets und Onboarding-Dokumenten gestellt wurden. Nutzen Sie eine Kombination aus vier Arten:

Notieren Sie sich die richtige Antwort und deren Quelle, bevor der Pilotversuch beginnt. Auf diese Weise erfolgt die Bewertung anhand einer bekannten Antwort und nicht nach subjektivem Ermessen.

Schritt 2: Richten Sie einen fairen Test ein

Verbinden Sie bei beiden Finalisten dieselben 3 bis 5 Quellen. Wählen Sie eine Pilotgruppe von 5 bis 10 Personen aus mindestens zwei Teams aus. Beziehen Sie eine Person mit eingeschränktem Zugriff mit ein, beispielsweise einen Auftragnehmer oder einen neuen Mitarbeiter. Lassen Sie Dash weiterhin dieselben Fragen bearbeiten, damit Sie eine Ausgangsbasis haben. Falls ein tool keine selbstständige Testversion bietet, bitten Sie den Anbieter um einen Proof of Concept anhand Ihrer eigenen Daten.

Schritt 3: Bewerten Sie jede Antwort

Schritt 4: Entscheiden Sie anhand der Bewertungen

Schon ein einziger Fehler bei den Berechtigungen schließt ein tool aus, egal wie gut es in anderen Bereichen abschneidet. Wenn beide tools die Berechtigungsprüfung bestehen, vergleichen Sie die Antworten aus zuverlässigen Quellen zu den Fragen zur Entscheidungsfindung und zu veralteten Informationen und gewichten Sie diese stärker als Suchanfragen. Überprüfen Sie anschließend den Nutzungszähler: Skalieren Sie den Verbrauch der Pilotgruppe auf Ihre gesamte Mitarbeiterzahl hoch, um zu sehen, welchen Plan Sie tatsächlich benötigen.

Welche Dropbox-Dash-Alternative sollten Sie wählen?

Die beste Dropbox-Dash-Alternative ist diejenige, die die tatsächlichen Fragen Ihres Teams aus der richtigen Quelle beantwortet. Jedes Tool auf dieser Liste durchsucht verbundene Apps und gibt seine Quellen an.

Die Unterschiede zeigen sich bei Ihren eigenen Inhalten: ob Antworten aus dem aktuellen Dokument stammen, ob Berechtigungen gelten und ob Nutzer auf die gefundenen Ergebnisse reagieren können. Führen Sie einen Pilotversuch mit Ihren beiden Finalisten durch und wählen Sie die Lösung aus, die am besten abschneidet.

Wenn Ihr Pilotprojekt zeigt, dass Nutzer die Antwort finden und anschließend zu einem anderen Tool wechseln, um entsprechend zu handeln, übernimmt ClickUp beide Schritte. ClickUp Brain liefert Antworten aus Ihrem Workspace und verbundenen Apps, einschließlich Dropbox. Anschließend kann es diese Antwort direkt an derselben Stelle in eine Aufgabe oder ein Dokument umwandeln.

Häufig gestellte Fragen zu Dropbox Dash-Alternativen

Wie viel kostet Dropbox Dash?

Dropbox Dash for Teams kostet 19 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung oder 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, für bis zu 100 Benutzer. Dash for Business kostet 35 US-Dollar pro Benutzer und Monat, ausschließlich bei jährlicher Abrechnung, für Teams mit mehr als 100 Benutzern. Dropbox bietet Kunden 50 % Rabatt auf die Tarife „Standard“, „Advanced“, „Business“ und „Business Plus“.

Ist Dropbox Dash kostenlos?

Nein. Dropbox Dash bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion, aber keinen Free-Plan. 30 Tage nach Ablauf der Testversion entfernt Dropbox die verbundenen Apps und löscht den Such- und Chat-Verlauf. Exportieren Sie daher alles, was Sie benötigen, bevor die Testversion geschlossen wird.

Ist Glean besser als Dropbox Dash?

Glean eignet sich besser für große Unternehmen, die eine suchübergreifende Suche über viele Apps hinweg und eine unternehmensweite Einführung benötigen, während Dash mit seinen Self-Service-Tarifen eher für kleinere Teams geeignet ist. Glean wird über den Vertrieb im Rahmen eines „Enterprise Flex“-Modells verkauft, das auf jeden einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten ist. Dash veröffentlicht seine Preise und begrenzt seinen „Teams“-Plan auf 100 Benutzer.

Was ist eine Software für die Suche im Unternehmen?

Mit Unternehmenssuchsoftware können Mitarbeiter über eine einzige Suchoberfläche Informationen in den Apps, Dateien und Unterhaltungen eines Unternehmens finden, wobei die Berechtigungen der jeweiligen Quellen berücksichtigt werden. Die KI-gestützte Unternehmenssuche fügt den Ergebnissen zusätzlich generierte Antworten mit Quellenangaben hinzu. Beispiele hierfür sind Glean, Microsoft 365 Copilot, Gemini Enterprise und ClickUp Brain. Weitere Informationen finden Sie in diesen Tipps zur Suche in der Wissensdatenbank.

Was ist die beste Suchsoftware für Unternehmen?

Die beste Suchsoftware für Unternehmen ist die, die dort integriert ist, wo sich der Großteil Ihrer Inhalte befindet. Microsoft 365 Copilot ist die erste Wahl für Microsoft-orientierte Teams, Gemini Enterprise für Google Workspace-Teams. Glean eignet sich für Unternehmen mit einem großen, gemischten Anwendungsportfolio, und Onyx ist die richtige Wahl für Teams, die eine Eigenhosting-Lösung benötigen.

Gibt es eine kostenlose Version von Glean?

Nein. Glean bietet weder einen kostenlosen Plan noch öffentlich zugängliche Preise an. Lizenzen werden im Rahmen des „Enterprise Flex“-Modells pro Benutzer vergeben und von der Vertriebsabteilung angeboten. Onyx und Dust sind die Optionen, die mit kostenlosen Einstiegsmöglichkeiten am ehesten vergleichbar sind: Onyx bietet eine kostenlose Testversion und einen Open-Source-Kern an, während Dust einen kostenlosen Lizenztyp bereitstellt.

Was sind die Vorteile der Suche im Unternehmen?

Die Unternehmenssuche reduziert den Zeitaufwand, den Mitarbeiter damit verbringen, nach Dateien zu suchen und Kollegen zu fragen, wo sich bestimmte Dinge befinden. Die ClickUp-Umfrage „State of Workplace Communication 2025“ unter mehr als 5.000 Fachkräften ergab, dass 83 % der Wissensarbeiter wichtige Informationen in verstreuten E-Mails und Chats verlieren.