Sie arbeiten an einem wichtigen Projekt und müssen das genaue Verfahren für die Einreichung einer Ausschreibung herausfinden.
Im letzten Moment durchsuchen Sie Ihren gesamten Workspace, und es scheint fast unmöglich, das Gesuchte zu finden. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese Situationen kommen viel zu oft vor. Die meisten organisatorischen Informationen sind in Silo-Systemen wie Ordnern und unterschiedlichen Anwendungen gespeichert, so dass es schwierig ist, die benötigten Informationen zu finden.
Aber was wäre, wenn Sie einen digitalen Organizer für das kollektive Gehirn Ihres Teams hätten, wie eine gut organisierte Bibliothek, in der Sie schnell nach wichtigen Informationen suchen und darauf zugreifen können?
Genau hier kommen Wissensmanagementsysteme ins Spiel.
In diesem Blog gehen wir auf Wissensmanagementsysteme und ihre Bedeutung ein. Außerdem listen wir Beispiele für gängige Wissensmanagementsysteme auf, damit Sie sich ein besseres Bild von den verfügbaren Lösungen machen können und erfahren, wie sie die organisatorische Effizienz verbessern.
Wissensmanagement-System verstehen
Ein Wissensmanagementsystem hilft einer Organisation, explizites Wissen (Dokumente, Berichte oder Handbücher) und implizites Wissen (persönliche Erfahrungen oder Erkenntnisse) zu erfassen, zu speichern und freizugeben.
Das KMS macht das kollektive Wissen der Organisation nutzbar, um Innovationen voranzutreiben, die Effizienz zu steigern und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Sehen wir uns an, warum Sie ein Wissensmanagementsystem brauchen und welche Vorteile die Integration eines solchen Systems in Ihre Geschäftsabläufe mit sich bringt.
Rolle eines Wissensmanagementsystems in verschiedenen Szenarien
Das Wissensmanagementsystem dient in den folgenden Fällen:
- Zentralisierung von Informationen: Ein robustes Wissensmanagementsystem fungiert als zentrale Plattform zur Speicherung und Organisation verschiedener Arten von Unternehmensinformationen und wertvollem Wissen
- Wissen freigeben: Diese Systeme verfügen in der Regel über Features wie Diskussionsforen oder Wikis, die genutzt werden können, um organisatorisches Wissen über verschiedene Teams hinweg verfügbar zu machen
- Schulung und Onboarding: Neue Mitarbeiter können auf Anleitungsartikel, Content-Management-Systeme, zentralisierte Repositorys usw. zugreifen, um detailliertes Schulungsmaterial zu erhalten. Eine gut durchdachte Wissensmanagement-Strategie beschleunigt die Time-to-Value für die Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, sich schnell in die Materie einzuarbeiten
- Selbstbedienung: Ihre Kunden können auf die Wissensmanagement-Plattform zugreifen, um selbständig Lösungen für Abfragen zu finden
Vorteile eines Wissensmanagementsystems
- Einfacher Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen, um schneller fundierte Entscheidungen treffen zu können
- Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und erledigen Sie mehr Arbeit
- Erfassen und Speichern wichtiger Erkenntnisse und Strategien, um die Kontinuität der Abläufe zu gewährleisten
- Aufbauen auf vorhandenen Informationen, um aktuelle Prozesse zu verbessern, kontinuierliches Lernen zu unterstützen und neue Lösungen zu entwickeln
Merkmale eines guten Wissensmanagementsystems
Hier sind einige Features, die Sie bei der Auswahl eines effektiven Wissensmanagementsystems berücksichtigen sollten.
- Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine Wissensmanagement-Software, die intuitiv und einfach zu bedienen ist. Komplizierte Systeme erhöhen die kognitive Belastung der Benutzer, was dazu führt, dass sie aufgeben
- Zusammenarbeit: Das richtige Wissensmanagementsystem bietet Features für die Zusammenarbeit wie Diskussionsforen, In-App-Chats und Wikis, um das nahtlose Freigeben von Wissen zu fördern
- Analytik: Integrierte Berichterstellung und Analysetools geben Einblicke in die Systemnutzung, das Engagement der Benutzer, die Kundenzufriedenheit und die Effektivität Ihrer Wissensmanagement-Aufwendungen
- Inhaltsverwaltung: Das System sollte den Benutzern die Möglichkeit bieten, mehrere Formate für Inhalte zu verwenden und Bilder, Videos, Audiodateien und Präsentationen hochzuladen. Achten Sie außerdem auf Features, die es Ihnen ermöglichen, verschiedene Arten von Inhalten zu kategorisieren
- Suchen und Abrufen: Eine leistungsstarke Suchfunktion mit Filtern ermöglicht es den Benutzern, Informationen in Ihrem Wissenssystem einfach zu suchen und abzurufen
- KI-gestützt: Die besten Tools für das Wissensmanagement verfügen heute über KI- und ML-Funktionen
💡Pro-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie eine effektive wissensmanagement-Strategie die eine Qualitätskontrolle und eine sorgfältige Verwaltung der Inhalte umfasst, um die Informationen der Organisation nutzbringend einzusetzen.
Die Bedeutung von KI und maschinellem Lernen in modernen Wissensmanagementsystemen
KI und maschinelles Lernen spielen eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung der Fähigkeit von Wissensmanagementsystemen, Informationen zu erfassen und zu organisieren.
Eine KI-gestützte Suchmaschine kann die Abfragen der Benutzer besser verstehen und die Relevanz der den Benutzern angezeigten Ergebnisse verbessern. Sie interpretiert die Absicht des Benutzers anhand der Abfrage, indem sie bestimmte Schlüsselwörter analysiert und sie mit den im System verfügbaren Informationen abgleicht. Inhalte, die den Schlüsselwörtern entsprechen, werden dem Benutzer dann angezeigt.
ML-Algorithmen können auch die verfügbaren Daten analysieren und sie mit häufig verwendeten Schlüsselwörtern oder häufigen Abfragen vergleichen, um Lücken im Inhalt der Wissensdatenbank zu ermitteln. So können Sie proaktiv neue Daten erstellen und sicherstellen, dass jeder auf die neuesten Informationen zugreifen kann.
💡Pro-Tipp: KI Schreib-Tools können so konfiguriert werden, dass sie die Erstellung von Inhalten automatisieren und sicherstellen, dass Ihre Unternehmensinformationen schnell und präzise dokumentiert werden.
10 Beispiele für Wissensmanagement-Systeme
Hier finden Sie die besten Optionen, wenn Sie ein Tool für das Wissensmanagement suchen, mit dem Sie organisatorische Abläufe wie Schulungen und Onboarding rationalisieren, Informationen für den einfachen Zugriff zentralisieren und die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern Ihres Teams verbessern können.
1. ClickUp
Vereinfachen Sie Ihre Arbeit mit ClickUp's Projektmanagement ClickUp ist ein leistungsfähiges All-in-One-Tool für das Projektmanagement, das dank seiner robusten Features auch als Wissensmanagementsystem eingesetzt werden kann. Es bietet verschiedene Möglichkeiten, Informationen zu erfassen, zu organisieren und freizugeben.
Seine vielseitigen Features, wie ClickUp Dokumente und ClickUp Aufgaben ermöglichen die Erstellung von Wikis, Repositorys und die Verwaltung von wissensbezogenen Aufgaben. Sie können Wissen in verschiedenen ClickUp Spaces , Ordner und Listen, die das Auffinden und den Zugriff auf relevante Informationen erleichtern.
Darüber hinaus bieten die ClickUp Tools für die Zusammenarbeit, wie ClickUp Chat und Zugewiesene Kommentare ermöglicht es Teams, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Erkenntnisse freizugeben und sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind.
Durch die Bereitstellung eines zentralen Hubs für das Freigeben von Wissen und die Zusammenarbeit kann ClickUp Prozesse rationalisieren, die Effizienz verbessern und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens in Ihrem Unternehmen fördern.
2. SharePoint
über Microsoft SharePoint von Microsoft ist ein umfassendes Paket von Tools für die Verwaltung von Inhalten und Wissen in Unternehmen, mit dem Unternehmen Informationen in Teams freigeben und verwalten können. Features wie die Dokumentenbibliothek, das Intranet und die Suchfilter machen es den Benutzern leicht, relevante Informationen zu finden.
3. IBM Watson
über IBM IBM Watson umfasst eine Reihe von KI-gestützten Tools und Anwendungen, die den Prozess der Wissensentdeckung rationalisieren. Die Suchfunktion der Plattform -Watson Discovery - nutzt die Verarbeitung natürlicher Sprache, um tief in Geschäftsdokumenten verborgene Erkenntnisse zu gewinnen.
IBM Watson analysiert große Mengen von Daten und Inhalten, um automatisch nützliche Erkenntnisse und Muster zu extrahieren.
4. Notion
über Notion Notion ist ein All-in-One Workspace für die Erstellung von Notizen und das Wissensmanagement. Die Plattform dient dem Aufbau von anpassbaren Wissensdatenbanken mit Kategorien, Tags und Links
Features wie ein gemeinsamer Workspace, Kommentare und Erwähnungen ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit und machen es zu einem guten Wissensmanagementsystem. Außerdem können Sie Dokumente, Seiten und Datenbanken miteinander verknüpfen, so dass Informationen kontextbezogen und leicht zugänglich sind.
5. Confluence von Atlassian
über Atlassian Entwicklerteams verwenden häufig Confluence von Atlassian, um interne Wissensdatenbanken aufzubauen und kritische Geschäftsprozesse zu dokumentieren.
Features wie gleichzeitige Bearbeitung, Inline-Kommentare, Erwähnungen und Benachrichtigungen ermöglichen Teams die Zusammenarbeit in Echtzeit innerhalb der wissensmanagement-System zusammenzuarbeiten und Zeit zu sparen bei der Suche nach verstreuten Informationen.
Die Funktion der Suchmaschine indexiert die verfügbaren Informationen, so dass Benutzer die Informationen anhand verschiedener Attribute wie Titel, Inhalt oder Tags finden können.
6. Guru
über Guru Guru ist ein wissensmanagement-Software die Dokumente, Anwendungen und Chats zu einer einzigen Quelle der Wahrheit verbindet. Das bedeutet, dass Ihre Teams das kollektive Wissen Ihres Unternehmens von einem zentralen Hub aus durchsuchen können, ohne sich durch verstreute Informationen zu wühlen.
Mithilfe des NLP-Features können Abfragen von Benutzern analysiert und die relevantesten Informationen auf der Grundlage von Merkmalen wie Rolle, Speicherort und früheren Aktivitäten angezeigt werden.
7. Helpjuice
über Helpjuice Wenn Sie auf der Suche nach einer Wissensdatenbank-Lösung sind, um neue Kunden an Bord zu holen, Selbstbedienung zu ermöglichen und Mitarbeiter zu schulen, ist Helpjuice eine gute Option. Die benutzerfreundliche Oberfläche ist leicht anpassbar und kann an die ästhetischen Vorlieben Ihrer Marke angepasst werden.
Helpjuice kann für Kundensupport und zum Freigeben von Informationen für interne Teams verwendet werden
8. Dokument360
über Dokument360 Document360 ist eines der beliebtesten Dokumentenmanagementsysteme und bietet fortschrittliche Features für die Bearbeitung und das Freigeben von Dokumenten. Mit seinem Drag-and-Drop-Builder können Sie benutzerdefinierte Repositorys erstellen, die der Identität Ihrer Marke entsprechen. Es verfügt über bis zu sechs Ebenen von Kategorien und Unterkategorien, um unübersichtliche Informationen zu organisieren und verwandte Artikel zu verknüpfen.
9. Bloomfire
über Bloomfire Das Knowledge Engagement System von Bloomfire rationalisiert die Implementierung und Übernahme von Business tools und Prozessen. Anstatt Informationen in komplizierten Dateistrukturen zu organisieren, können Sie die Dokumentenmanagement-Features von Bloomfire nutzen, um Inhalte zu kategorisieren, zu taggen und zu suchen.
Die Auto-Synchronisierung synchronisiert automatisch Informationen aus verschiedenen Quellen, um sicherzustellen, dass die Benutzer über die neuesten Informationen verfügen, und um manuelle Aktualisierungen zu reduzieren.
10. HubSpot
Über HubSpot HubSpot Service Hub hilft Geschäften bei der Verbesserung des Kundendienstes, indem es eine Wissensdatenbank-Funktion zur Erstellung von Self-Service-Ressourcen bereitstellt. Sie können ein strukturiertes Repository erstellen, das FAQs, Hilfeartikel und Anleitungen enthält, um Antworten auf sich wiederholende Kundenabfragen zu geben.
Das analytische Feature bietet Einblicke in wichtige Metriken, wie z. B. die Einbindung von Benutzern, die Weiterleitung von Tickets, die Leistung von Artikeln und Suchtrends - und hilft so, die Effektivität Ihrer Wissensdatenbank zu messen.
Arten von Wissensmanagementsystemen
Es gibt verschiedene Arten von Wissensmanagementsystemen, die jeweils unterschiedliche Funktionen haben. Sobald Sie genau wissen, welche Art von Organisationswissen Sie freigeben möchten und mit wem, können Sie aus den folgenden Beispielen das richtige System auswählen.
1. Interne Wissensdatenbank
Eine interne Wissensdatenbank ist ein System, das für die Freigabe von Informationen für die Mitarbeiter eines Unternehmens konzipiert ist. Ziel ist es, alle wichtigen Unternehmensinformationen an einem einzigen Speicherort zu organisieren und zu verwalten, damit Teams bei Bedarf darauf zugreifen können.
Der größte Vorteil einer internen Wissensdatenbank besteht darin, dass die Mitglieder eines Teams im gesamten Unternehmen dieselben, aktuellen Ressourcen nutzen können.
Eine umfassende interne Wissensdatenbank fungiert auch als Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter, so dass Teams nicht mehr mit der Personalabteilung, der IT-Abteilung oder anderen Abteilungen in Verbindung treten müssen, um sich wiederholende Abfragen zu klären.
💡Pro-Tipp: Verwendung The ClickUp Employee Handbooks, Policies & Procedures Template um eine umfassende interne Wissensressource für die Erstellung und Verwaltung von mitarbeiterbezogener Dokumentation zu schaffen. Sie bietet einen strukturierten Rahmen, der wesentliche Themen wie Unternehmensinformationen, Mitarbeiterrechte und -pflichten, Vergütung und Sozialleistungen, Leistungsmanagement und mehr abdeckt.
ClickUp's Vorlage für Mitarbeiterhandbücher, -richtlinien und -prozeduren
2. Externe Wissensdatenbank
Verwenden Sie eine externe Wissensdatenbank, **um Informationen für Interessengruppen außerhalb Ihres Unternehmens freizugeben, z. B. für Partner, Lieferanten oder Kunden
Sie fungiert als Hub, über den jeder außerhalb Ihres Unternehmens auf wichtige Ressourcen zugreifen kann, ohne sich an das Support-Team Ihres Unternehmens zu wenden. Eine externe Wissensdatenbank kann Produktdokumentation, FAQs, Anleitungen zur Fehlerbehebung, Produktaktualisierungen und sogar API-Dokumentation enthalten.
Externe Wissensdatenbanken sind rund um die Uhr zugänglich und erleichtern es den Benutzern, selbständig Antworten auf Abfragen zu finden. Dies verbessert das Benutzererlebnis und reduziert den Workload Ihres Support-Teams
💡Pro-Tipp: Sie können externe Dokumente mit ClickUp Docs über einen öffentlich zugänglichen Link erstellen und veröffentlichen.
Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen externer Unternehmensrichtlinien mit ClickUp Docs
3. Lernmanagement-Systeme
Mit einem Lernmanagementsystem können Sie Bildungsinhalte erstellen, verwalten und an die gewünschte Zielgruppe weitergeben. Die meisten Unternehmen verwenden ein LMS, um die betriebliche Aus- und Weiterbildung zu erleichtern. Sie unterteilen komplexe Kurse in kleinere Module, um sie leichter verdaulich zu machen.
Die Ausbilder können Schulungsmaterialien in verschiedenen Formaten erstellen, z. B. Videos, Quiz, Präsentationen und Aufgaben. Die Lernenden können auf Inhalte in Formaten zugreifen, die ihrem Lernstil am besten entsprechen.
Die meisten Lernmanagementsysteme verfügen über integrierte Analysefunktionen, mit denen die Ausbilder die Effektivität der Kursinhalte nachverfolgen können. Die Analyse von Metriken wie Abschlussquoten, Zeit bis zum ersten Wert und Engagement der Benutzer kann Ihnen Aufschluss darüber geben, welche Art von Schulungsinhalten am besten funktioniert und was verbessert werden muss.
ClickUp Docs kann auch zur Erstellung strukturierter und logisch formatierter Dokumente für die Schulung und das Onboarding von Mitarbeitern verwendet werden. Sie können Einzelziele festlegen mit ClickUp Ziele zur Nachverfolgung des Lernfortschritts und zur Überwachung ihrer Fertigstellung.
4. Systeme zur Verwaltung von Dokumenten
Angenommen, in Ihrem Geschäft fallen große Mengen an Dokumenten an, z. B. Verträge, Vereinbarungen, Formulare oder Notizen. Da die Nummer solcher Dokumente wächst, benötigen Sie ein zentrales System, um diese Dateien zu organisieren, zu bearbeiten und zu verwalten. In diesem Fall ist eine Dokumentenmanagementlösung nützlich.
Ein DMS oder eine Dokumentenverwaltungslösung ist ein System zum Hochladen, Speichern und Kategorisieren elektronischer Dokumente. Diese Systeme bieten in der Regel leistungsstarke Such- und Abruffunktionen, Zugangskontrollen und Verschlüsselungsprotokolle zum Schutz sensibler Daten. Robuste Features für die Zusammenarbeit ermöglichen Teams das Freigeben von Dokumenten, das Hinzufügen von Kommentaren und das Hinterlassen von Feedback, um eine reibungslosere Teamarbeit an gemeinsamen Dateien zu gewährleisten.
Einige Dokumentenmanagement-Lösungen bieten auch Features zur Automatisierung von Workflows, um Routineaufgaben wie die Genehmigung von Dokumenten, Benachrichtigungen und die Zuweisung von Aufgaben zu automatisieren.
5. Intranet
Große Konzerne, Unternehmen des Gesundheitswesens oder Firmen mit mehreren Speicherorten und dezentralen Teams nutzen häufig ein Intranet, um Informationen freizugeben, die Kommunikation zu zentralisieren und die Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Ein Intranet ist dem Internet sehr ähnlich, aber es handelt sich eher um ein privates Netzwerk, das auf die Mitarbeiter einer Organisation beschränkt ist. Es bietet Features wie Nachrichten-Feeds und Ankündigungen, in denen Sie unternehmensweite Aktualisierungen veröffentlichen können, damit alle auf dem Laufenden bleiben
Die Mitarbeiter können das Intranet nutzen, um auf interne Ressourcen (Verzeichnisse, Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterhandbücher, IT- und HR-Portale) zuzugreifen und mithilfe von Funktionen für die Zusammenarbeit wie Diskussionsforen und Chats an Projekten mitzuarbeiten.
6. Plattformen für die Zusammenarbeit
Collaboration tools helfen Teams in einem Unternehmen bei der Zusammenarbeit und beim Freigeben wichtiger Informationen und Aktualisierungen. Teams können Sofort Wissen über direkte Nachrichten, Gruppen oder Kanäle zur Problemlösung in Echtzeit freigeben
Die meisten dieser Tools bieten auch Funktionen für Audioanrufe und Videokonferenzen, was sehr nützlich ist, um Abteilungssilos aufzubrechen und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
7. Systeme zur Verwaltung von Inhalten
Ein Content-Management-System kann zur Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung digitaler Inhalte auf Websites verwendet werden. Der Vorteil von Content-Management-Systemen besteht darin, dass auch nicht-technische Benutzer (die mit Code oder Programmierung nicht vertraut sind) die integrierten Editoren problemlos zur Erstellung und Formatierung von Inhalten verwenden können.
Sie können Inhalte schnell aktualisieren, Multimediadateien hochladen, um Kontext hinzuzufügen, und die Plattform nutzen, um Wissen für die Allgemeinheit freizugeben.
8. Online-Gemeinschaftsforen
Ein Community-Forum ist eine Plattform, auf der Benutzer und Organisationen ihre Erfahrungen, Einsichten und Erkenntnisse zu einem bestimmten Thema austauschen können. Benutzer können sich mit anderen Mitgliedern der Gemeinschaft austauschen und das kollektive Wissen des Forums nutzen, um Lösungen für gemeinsame Probleme zu finden. Im Laufe der Zeit können diese Diskussionen archiviert werden, um eine durchsuchbare Wissensdatenbank zu erstellen, die allgemeine Fragen beantwortet.
Reddit, Quora und Discord sind die bekanntesten Beispiele für solche Community-Foren.
9. Entscheidungsmanagement-Systeme
Entscheidungsmanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen, alle ihre vorhandenen Daten aus verschiedenen Quellen auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen. Diese Erkenntnisse können in Kombination mit Business-Analysen genutzt werden, um den Entscheidungsprozess eines Unternehmens zu optimieren.
Entscheidungsmanagementsysteme können große Datenmengen mühelos analysieren und sich wiederholende Muster und deren Auswirkungen auf das Wachstum des Geschäfts erkennen.
Ein Entscheidungsmanagementsystem besteht in der Regel aus einer Business-Rule-Engine, die Ihnen sagt, wie bestimmte betriebliche Prozesse ablaufen sollten. Sie verfügen häufig über Features für prädiktive Analysen, die zukünftige Ereignisse auf der Grundlage bestehender Muster vorhersagen können.
Hinzu kommen Features für die Berichterstellung in Echtzeit und Tools für Tests und Simulationen, mit denen Sie die Auswirkungen verschiedener Entscheidungen und Regeln untersuchen können, bevor Sie sie in realen Szenarien anwenden.
10. Expertensysteme
Ein Expertensystem ist eine KI-gestützte Lösung, die die Leistungsfähigkeit einer Wissensbasis mit einer so genannten "Inferenzmaschine" kombiniert Die Komponente der Wissensbasis enthält sehr spezifische Informationen, die auf dem Fachwissen menschlicher Spezialisten beruhen
Die Inferenzmaschine verarbeitet Informationen aus der Wissensdatenbank, um Ihnen Antworten auf komplexe Probleme zu geben. Businesses können Expertensysteme nutzen, um Empfehlungen und Best Practices in Feldern wie Medizin, Technik oder Finanzen zu erhalten.
So können Expertensysteme beispielsweise bei der Diagnose medizinischer Bedingungen, der Bewertung von Kreditrisiken, der Analyse rechtlicher Dokumente und der Behebung technischer Probleme hilfreich sein.
Weiter lesen: 10 beste KI Wissensmanagement-Tools
Implementierung eines Wissensmanagementsystems mit ClickUp ClickUp's Wissensmanagement-Plattform bietet robuste Features, die die Flexibilität bieten, mehrere Aspekte des Wissensmanagements zu verwalten, wie interne Dokumentation, Zusammenarbeit, Erstellung von Inhalten und mehr.
Erstellen Sie ein leistungsfähiges zentrales Repository mit dem Knowledge Management Hub von ClickUp
Als Wissensdatenbank-Plattform für Unternehmen ist ClickUp ein zentraler hub, um verschiedene Arten von Informationen zu organisieren, auf die jeder zugreifen kann, von Ihren internen Teammitgliedern bis zu Ihren Clients.
Hier erfahren Sie, wie Sie ClickUp nutzen können, um Dokumentenmanagement-Systeme in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
1. Erstellung von Wissen
Sie können ClickUp Dokumente um detaillierte Dokumente über Unternehmensrichtlinien, Best Practices und Projekt-Workflows zu erstellen.
Features wie verschachtelte Seiten und vorgefertigte Styling-Optionen ermöglichen es Ihnen, komplexe Informationen in überschaubare Teile zu zerlegen und logisch zu formatieren. Die Benutzer können problemlos in die gewünschten Abschnitte eintauchen, ohne von zu vielen Informationen auf einmal überwältigt zu werden.
Mit ClickUp Docs können Sie Organisationsinformationen für den internen und externen Gebrauch erstellen und verwalten
Laden Sie Teammitglieder ein, in Echtzeit an Dokumenten mitzuarbeiten, Kommentare zu hinterlassen und ihre Erkenntnisse hinzuzufügen. Sie können sogar @mentions verwenden, um bestimmte Mitglieder des Teams zu erwähnen und ihnen direkt aus dem Dokument heraus Elemente zuzuweisen.
Für Ihre Wissensdatenbanken zum Kundensupport können Sie beispielsweise mehrere Dokumente zu verschiedenen Themen erstellen und sie im Docs Hub so organisieren, dass sie leicht zu finden sind.
Profi-Tipp:💡 Erstellen Sie ein Unternehmens-Wiki um unternehmensinterne Informationen zusammenzutragen, Teams die Möglichkeit zu geben, ihr kollektives Fachwissen einzubringen und Informationssilos zu durchbrechen.
2. Innovative Suche
Ermöglichen Sie Ihren Teams, Informationen aus ClickUp, einer verbundenen App oder Ihrem lokalen Laufwerk heraus zu finden, indem Sie die ClickUp Universal Search . Es bietet eine schnelle Möglichkeit, fast alle arbeitsbezogenen Informationen zu finden, unabhängig davon, wo sie in Ihrem System gespeichert sind.
Einfache Suche nach Informationen, die über mehrere Systeme verstreut sind, mit ClickUp Universal Search
Das Beste daran ist, dass Sie einen benutzerdefinierten Befehl erstellen können, der Ihnen hilft, bestimmte Informationen zu finden. Erstellen Sie zum Beispiel Verknüpfungen für häufig geöffnete Links oder speichern Sie bestimmte Texte (Notizen, Ideen oder andere Informationsschnipsel) und rufen Sie sie später wieder auf.
Der größte Vorteil der universellen Suche besteht darin, dass sie Informationen, die in getrennten Systemen gespeichert sind, zusammenführt und für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens sofort zugänglich macht.
3. Zusammenarbeit
Optimieren Sie die Echtzeit-Kommunikation von Teams mit der ClickUp Chat . Das Chat-Fenster öffnet sich direkt neben Ihrem Workspace, so dass Sie nicht zwischen den Anwendungen wechseln müssen, um Unterhaltungen mit Mitgliedern Ihres Teams zu beginnen.
Verwenden Sie einfach @Mentions, um ein Teammitglied zum Chatten einzuladen, Updates freizugeben oder Elemente direkt in der Unterhaltung zuzuweisen.
Mit ClickUp Chat mit Mitgliedern des Teams in Echtzeit zusammenarbeiten
Wenn Sie eine digitale Leinwand für das Brainstorming von Ideen mit Ihrem Team benötigen, ClickUp Whiteboards kommen zu Ihrer Rettung.
Ihre Teams können Ideen freigeben und Konzepte visuell erläutern. Fügen Sie Notizen hinzu, laden Sie Bilder hoch, und betten Sie Links ein, um Ihren Ideen so viel Kontext wie möglich hinzuzufügen. Verwenden Sie Konnektoren, um Ideen miteinander zu verknüpfen und zu zeigen, wie verschiedene Themen miteinander verbunden sind.
Sobald Ihre Ideen fertiggestellt sind, verwandeln Sie sie in verfolgbare Aufgaben auf dem Whiteboard, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen werden.
Brainstorming mit Ihren Teammitgliedern auf einer digitalen Leinwand mit ClickUp Whiteboards
4. Sofortige Antworten
Wenn Sie einen einfacheren Weg suchen, um eine Information zu finden, ClickUp Gehirn ist Ihre Antwort. Es fungiert als KI-Wissensmanager und liefert Erkenntnisse aus allen Aufgaben, Dokumenten oder Projekten, die mit ClickUp verbunden sind, sobald Sie eine arbeitsbezogene Frage stellen.
ClickUp Brain unterstützt Sie bei der Erstellung von Projektinformationen, der Zusammenfassung von Meeting-Notizen und vielem mehr
ClickUp Brain automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie das Senden von Projekt-Updates an Team-Mitglieder, das Ändern des Status von Aufgaben und das Zusammenfassen von Meeting-Berichten und Notizen. Auf diese Weise können sich Ihre Teams auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren und den Zeitaufwand für überflüssige Aufgaben minimieren.
💡Pro-Tipp: Verwenden Sie vorlagen für Mitarbeiterhandbücher um umfassende, gut formulierte und rechtskonforme Personalrichtlinien zu erstellen, die leicht verständlich sind.
5. Vorgefertigte Vorlagen
ClickUp bietet eine umfangreiche Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle. Das bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen müssen, wenn Sie ein neues Dokument, einen neuen Prozess oder einen neuen Plan für ein Projekt erstellen möchten.
So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für Konsistenz bei allen Aufgaben.
Zum Beispiel kann die ClickUp Wissensbasis Vorlage ist ein anpassbarer Rahmen für die Erstellung und Organisation wichtiger Informationen. Es enthält vordefinierte Abschnitte für FAQs, Produktleitfäden, Richtlinien und mehr.
ClickUp's Vorlage für die Wissensdatenbank
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Informationen erstellen und freigeben, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens zugeschnitten sind
- Informationen in verschiedenen Kategorien und Ordnern so organisieren, dass sie leicht zu finden sind
- Den Status von Dokumentaktualisierungen nachverfolgen
- Kontrollieren, wer Ihre Wissensdatenbank einsehen und bearbeiten kann
Verwenden Sie in ähnlicher Weise die ClickUp Unternehmens-Wiki-Vorlage um Unternehmensinformationen zu organisieren, wie z. B. die Kernmission und die Werte des Unternehmens, Mitarbeiterhandbücher, Ressourcen für die Karriereentwicklung und Ausgabenrichtlinien. Es ist die perfekte Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen mit wichtigen Prozessen und Verfahren vertraut ist.
ClickUp Unternehmens-Wiki-Vorlage
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Vereinfachen Sie das Onboarding undwissensmanagement für neue Mitarbeiter zu vereinfachen und sie schnell auf den neuesten Stand zu bringen
- Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um sicherzustellen, dass die Informationen aufschlussreich und korrekt sind
- Organisieren Sie das Wissen nach Kategorien wie Personalrichtlinien, Abteilungsinformationen, Einarbeitungsleitfäden und mehr
- Fügen Sie Bilder, Videos und Links ein, um den Kontext des Dokuments für die Mitglieder des Teams zu verbessern
Darüber hinaus können Sie Schnellstartanleitungen erstellen und jedem Mitglied Ihres Teams eine solide Grundlage für die Erstellung einer Wissensdatenbank bieten, indem Sie die ClickUp Wiki-Vorlage . Es handelt sich um eine flexible Vorlage, die an das Design Ihrer Marke angepasst werden kann und dafür sorgt, dass Ihre Teams über wichtige Themen informiert bleiben.
Weiterlesen: Kostenlose Vorlagen für Wissensdatenbanken in Word & ClickUp
6. Datenbanken
Darüber hinaus können Sie in ClickUp mit Hilfe von Listen und Ordnern Datenbanken erstellen. So können Sie verschiedene Arten von Informationen speichern und benutzerdefinierte Felder verwenden, um Attribute wie Kontaktinformationen, Daten, Budgets, Bewertungen, Links und mehr zu erfassen.
So können Ihre Teammitglieder schnell und einfach relevante Informationen aus der Datenbank abrufen
7. Versionskontrolle
Einer der wichtigsten Aspekte des Wissensmanagements ist das Verständnis dafür, wie sich die Inhalte in diesen Systemen entwickelt haben.
ClickUp bietet eine Versionskontrolle, die die Nachverfolgung von Änderungen und die Überprüfung historischer Versionen eines Dokuments ermöglicht. Sie unterhält einen Prüfpfad, der es Ihnen ermöglicht, zu sehen, wer wann Änderungen vorgenommen hat, um die Genauigkeit und Transparenz von Informationen zu erhalten.
Rationalisierung des Wissensmanagements mit ClickUp
Wissensmanagement ist ein umfassender Prozess, der die Effizienz Ihres Unternehmens und Ihrer Geschäftsabläufe im Allgemeinen sicherstellt.
Sie müssen ein Wissensmanagementsystem wählen, das den spezifischen Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens entspricht.
ClickUp ist eine hervorragende Lösung für das Wissensmanagement, weil es sowohl als interne als auch als externe Wissensdatenbank dienen kann.
Features wie der integrierte KI-Assistent, die kollaborative Dokumentation, das Aufgabenmanagement, die Versionskontrolle und die universelle Suche sorgen dafür, dass Ihren Mitarbeitern wertvolle Informationen stets zur Verfügung stehen, wenn sie sie brauchen. Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an um ein intuitives Wissensmanagementsystem für Ihr Unternehmen aufzubauen.