Mit mehr als acht Milliarden monatlichen Zugriffen und 300.000 registrierten Mitwirkenden ist Wikipedia eine der weltweit am häufigsten besuchten Websites.
Wiki-Seiten sind ein einfach zu erstellendes Repository von Informationen über eine Website oder eine Online-Ressource, die das Freigeben von Wissen innerhalb der Organisation unterstützt.
Die Einrichtung eines Wikis ist ein strategischer Schritt zum Aufbau einer besseren Zukunft für Ihr Unternehmen. Sie legen damit den Grundstein für die Zentralisierung von Unternehmensinformationen und den Aufbau eines kollaborativen Spaces, der mit der Zeit wachsen wird.
Diese Zusammenarbeit steigert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, da sie einen besseren Zugang zu Informationen und eine angemessene Anleitung für die Navigation durch die internen Prozesse erhalten. Die Erstellung Ihres eigenen Wikis erfordert jedoch Zeit und einen gut etablierten Prozess.
In diesem Blog erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Wiki mit einer der besten Wiki-Software erstellen. Bevor wir dazu kommen, haben wir die Definition eines Wikis, seine Arten und die Gründe für die Erstellung eines Wikis erörtert.
Was ist eine Wiki Seite?
Eine Wiki-Seite ist ein Online-Community-Hub, in dem Einzelpersonen ihr Fachwissen, ihre Erkenntnisse und Informationen einbringen. Während einige Wiki-Plattformen, wie z. B. Wikipedia, öffentlich zugänglich sind, nutzen Unternehmen andere, um interne Informationen zu sammeln und zu verwalten, so dass Teams ihr Wissen freigeben und effizienter zusammenarbeiten können.
In der Einstellung eines Unternehmens ist eine Wiki-Seite ein kollektives Gehirn, das die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und das Lernen unter Gleichgesinnten fördert und das gesamte Wissen innerhalb des Unternehmens zentralisiert.
Betrachten Sie es als ein Tool für das Arbeitsmanagement, das Informationssilos aufbricht und jedem Mitarbeiter Zugang zu den wichtigsten Informationen verschafft, die er für die Ausführung seiner Arbeit benötigt. Durch die Beseitigung des Hin- und Her-Chaos kann sich Ihr Team besser auf das Wesentliche innerhalb der vorgegebenen Zeitleiste konzentrieren.
Arten von Wikis
Es gibt zwei Arten von Wikis - interne und externe Wikis. Schauen wir uns den Unterschied zwischen den beiden an, da beide eine unterschiedliche Rolle in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit spielen.
Wählen Sie je nach Ziel den richtigen Typ für Ihr Unternehmen.
Internes Wiki
Ein internes Wiki, auch privates Wiki genannt, ist eine geschlossene Site für Ihre Mitarbeiter, die in Echtzeit zusammenarbeiten, um die internen Informationen des Unternehmens zu pflegen und zu aktualisieren. Ihr Unternehmens-Wiki wird zu einer zentralen Quelle für Ihre Mitarbeiter, wenn sie sich über die Vorschriften informieren wollen, nach Referenzen suchen, wenn sie nicht weiterkommen, und Wissen von Experten erhalten.
Das interne Wiki ermöglicht es jedem, Notizen und Vorschläge freizugeben und Ressourcen beizusteuern, insbesondere in einem virtuellen Team.
Organisationen speichern geschützte Daten und sensible Informationen über das Unternehmen auf internen Wiki-Seiten. Hosten Sie das Team-Wiki auf Ihrem eigenen Server oder bei einem Wiki-Hosting-Service, um die Daten und persönlichen Seiten abzuschließen.
Wenn Sie auf erweiterte Sicherheit zum Schutz Ihrer Daten Wert legen, müssen Sie das interne Wiki auf Ihrem Server hosten. Sie brauchen ein IT-Team, das die regelmäßigen Aktualisierungen und den Speicherplatz auf der Wiki-Syntax überwacht.
Externes Wiki
Externe Wikis werden auch als öffentliche Wikis bezeichnet, auf die jeder über eine Internetverbindung zugreifen kann. Die Wikipedia-Seite ist das beste Beispiel für ein externes Wiki, das Beiträge von Millionen von Benutzern auf der ganzen Welt zu seinen öffentlichen Seiten annimmt.
Ein Fandom-Wiki ist ein weiteres Beispiel für ein externes Wiki; es handelt sich dabei um eine Gemeinschaft von Menschen, die dieselben Zinsen teilen und gerne online darüber schreiben.
Externe Wikis fungieren als Selbstbedienungs-Websites, um Abfragen von Kunden zu reduzieren und die Wartezeit für die Beantwortung ihrer Anliegen zu verkürzen.
Die Idee ist, ein Wiki zu erstellen, das die häufigsten Probleme der Kunden enthält, und es öffentlich zugänglich zu machen.
Wenn ein Kunde nicht weiterkommt, kann er auf das Wiki zugreifen und versuchen, das Problem selbst zu lösen. Davon profitieren sowohl die Kunden, da ihre Probleme schnell gelöst werden, als auch Ihr Unternehmen, da sich Ihr Support-Team auf die Lösung komplexerer Probleme konzentrieren kann.
Interne und externe Wikis helfen, Ihr Produkt- und Organisationswissen zu zentralisieren.
Gründe für die Erstellung einer Wiki-Seite
Obwohl das Konzept eines Wikis fast so alt ist wie das Internet, ist die Nutzung von Wiki-Seiten für die Produktivität relativ neu. Hier sind die Vorteile der Einrichtung eines Wikis in Ihrem Unternehmen.
Im Großen und Ganzen werden Unternehmens-Wikis für zwei Hauptzwecke verwendet:
- Um Informationen zu finden und etwas zu lernen
- Um Wissen beizutragen und etwas zu lehren
Lassen Sie uns diesen Zusammenhang näher beleuchten.
Zeit sparen
Wiki bedeutet "schnell" auf Hawaiianisch. So kam Wikipedia zu seinem Namen - ein Speicherort für den schnellen Zugriff auf Informationen.
Eine Wiki-Seite bringt Ihr Team auf den neuesten Stand, indem sie zu einer umfassenden Wissensquelle wird, die ihnen hilft, ihre Arbeit schneller zu erledigen. Von erfahrenen Mitarbeitern bis hin zu Neueinsteigern braucht jeder schnell Informationen, um seine Arbeit zu erledigen. Mit einem Team-Wiki wissen sie, wo die Daten zu finden sind, ohne von anderen Teams, z. B. der IT-Abteilung, abhängig zu sein.
Sie müssen jedoch ein Wiki einrichten, um zu verhindern, dass die Mitarbeiter auf eine unproduktive Reise in das Labyrinth der Informationen geschickt werden, die sie einen beträchtlichen Teil ihrer produktiven Arbeitszeit kostet. Das Ergebnis ist eine geringe Produktivität und ein Burnout der Mitarbeiter.
Lassen Sie uns anhand eines Beispiels verstehen, wie ein Wiki beim Onboarding von Mitarbeitern hilft.
Jenna ist seit kurzem in Ihrem Design Team. Anstatt sich auf die Suche nach Markenrichtlinien, Tonalität und Designstandards zu machen, geht sie zum Abschnitt "Style Guide" in Ihrem Wiki. Jenna erhält sofortigen Zugriff auf die Richtlinien und Standards. Das Gleiche gilt, wenn sie mehr über die Unternehmensrichtlinien und den Code of Conduct am Arbeitsplatz erfahren möchte.
Ermutigung zur Zusammenarbeit
Wiki-Websites sind großartige Plattformen, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Teams zu fördern. Unternehmen erstellen Wikis als Wissenssysteme, die auf Teamarbeit, Inputs und Beiträge verschiedener Benutzer angewiesen sind.
Betrachten Sie Wiki-Artikel als eine Plattform, auf der Mitarbeiter ihre Ideen und Gedanken freigeben, Seiten und Inhalte hinzufügen, sich auf die Gemeinschaftsrichtlinien beziehen und das Material ständig aktualisieren können, damit es zeitgemäß ist.
Dies ist besonders für Teams von Vorteil, die in einer Remote-Arbeit oder in einer hybriden Einstellung arbeiten. Unterschiedliche Zeitzonen behindern den Informationsfluss zwischen Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Ein Wiki löst dieses Problem, indem es zu einer gemeinsamen Quelle wird, um alle aktuellen Informationen über das Projekt zu erhalten und Verzögerungen zu vermeiden, egal wo sich die Teams befinden.
Wenn Ihre Mitarbeiter die Vorteile von Wiki-Sites erkennen, tragen sie ganz natürlich dazu bei, sie zu einer solideren Quelle für institutionelles Wissen zu machen.
Das Beste daran ist, dass dies nicht nur Ihren erfahrenen Mitarbeitern vorbehalten ist; auch neue Mitglieder Ihres Teams erhalten von Anfang an ein Podium, um Wissen freizugeben und zu erwerben.
Inhalte organisieren
Wikis erinnern Sie vielleicht an bekannte tools wie Tabellenkalkulationen. Schließlich sind Tabellenkalkulationen dafür bekannt, große Datenmengen zu verarbeiten.
Es gibt jedoch zwei Bereiche, in denen Tabellenkalkulationen im Vergleich zu Wiki-Sites weit zurückliegen: Zusammenarbeit und Organisation. Ersteres haben wir bereits erläutert; konzentrieren wir uns nun auf die Organisation.
Wiki ermöglicht es Benutzern, dem Inhalt Tags hinzuzufügen und Kategorien mit einem strukturierten Layout zu erstellen. Tags sind Wiki-Tools, die es Benutzern ermöglichen, Informationen schneller abzurufen. Teammitglieder markieren sich gegenseitig, um sie auf die Quelle hinzuweisen und Verwechslungen zu vermeiden.
Diese Art der Organisation von Inhalten ist auch beim Onboarding neuer Interessengruppen (Lieferanten, Anbieter, Agenturen usw.) von Vorteil.
In der Regel ist das Onboarding mit einer Flut von E-Mails und verstreuten Dokumenten verbunden. Die externe Wiki-Website ermöglicht Ihren neuen Stakeholdern den einfachen Zugriff auf Compliance-Richtlinien, Protokolle zur Zusammenarbeit und zeitleisten für Projekte unter verschiedenen Kategorien innerhalb einer einzigen Quelle.
Verknüpft Informationen
Ein weiteres bemerkenswertes Merkmal der Wiki-Seiten ist ihre Fähigkeit, Links zu setzen. Ein Link mit CSS Code ist ein Hyperlink zu anderen verwandten Seiten oder externen Webseiten.
Dieses interne Linking Feature macht das Wiki noch leistungsfähiger, da es dem Benutzer ermöglicht, in die Details eines Projekts oder einer Information einzudringen, ohne die Wiki-Site zu verlassen.
Der ununterbrochene Flow von Informationen macht es auch zu einer einfachen Lernquelle für Ihre neuen Mitarbeiter. Erlauben Sie ihnen, das gesamte Wiki in ihrem eigenen Tempo zu erkunden, und sie müssen nicht stundenlang auf anderen Seiten und Artikeln nach relevantem Wissen suchen.
Außerdem ist ein Wiki ein Open-Source-Inhaltsverwaltungssystem mit kollaborativen Features und ermöglicht Ihnen individuelle Benutzerkonten mit rollenbasiertem Zugriff.
Überarbeitung von Inhalten
Ihr Wiki ist eine große Errungenschaft, aber es ist nur die Spitze des Eisbergs. Die wichtigsten Mitwirkenden bearbeiten den Inhalt des Team-Wikis ständig, um mit den sich ändernden Anforderungen des Geschäfts Schritt zu halten.
Sie müssen jedoch eine der beliebtesten Wiki-Plattformen verwenden und sich auf word processing tools zur Online-Nachverfolgung von Überarbeitungen. Die Rückkehr zum ursprünglichen Inhalt des Wikis ist nur möglich, wenn jemand während der Bearbeitung die Schaltfläche für den Änderungsverlauf eingeschaltet gelassen hat.
Eine Wiki-Software oder -Plattform speichert jede überarbeitete Version der Änderungen, und die Administratoren haben das letzte Wort, um zu überwachen, was in das Wiki aufgenommen wird und was nicht. Der eingebaute Mechanismus macht es einfach, Änderungen nachzuverfolgen und festzustellen, wann andere Benutzer sie vorgenommen haben.
Wie erstellt man eine Wiki Seite?
Konzentrieren wir uns auf die Erstellung von Wiki-Seiten mit einer der besten Wiki-Software -ClickUp.
ClickUp hilft Ihnen bei der Erstellung von Wikis und verbindet diese mit anderen Aufgaben in Ihrem Projekt. Verfolgen Sie Ihre Aktivitäten und versorgen Sie Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen, um ihre Aufgaben aus einer Hand zu erledigen.
Hier sind die drei Features, die Ihnen beim Erstellen, Schreiben und Gestalten Ihrer Wiki-Farm und -Seiten helfen, ohne dass es sich wie eine Tortur anfühlt.
ClickUp Docs
Nutzen Sie ClickUp's Docs, um schöne Wikis, Dokumente und mehr zu erstellen und zu verbinden, um Ideen nahtlos mit Ihrem Team umzusetzen ClickUp Dokumente ist der Ort, an dem Sie mit der Erstellung von Wikis beginnen. Es ist das Rückgrat Ihres neuen Wikis und erlaubt Ihnen, Inhalte zu erstellen und hinzuzufügen und dokumente bearbeiten von Grund auf neu. Um Ihre Informationen angemessen zu strukturieren, nutzen Sie die vielen Gestaltungsmöglichkeiten in Dokumenten, wie Lesezeichen, Tabellen und Aufzählungspunkte.
ClickUp ist eine Wikisoftware, mit der Sie in Echtzeit mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können. Die Website Sofortige und Live-Zusammenarbeit feature ermöglicht es Ihnen, die Änderungen des Redakteurs zu überwachen, während er sie vornimmt, und Ihre Kommentare hinzuzufügen, um Ihre Gedanken sofort freizugeben. So kann der Editor die Bearbeitungen überprüfen und überarbeiten, bevor er sie veröffentlicht. Wenn die Überarbeitungen interne Diskussionen erfordern, können Sie Mitglieder des Teams taggen und ihnen Aufgaben aus dem Wiki zuweisen, um die Arbeit schnell voranzutreiben.
Es steht Ihnen frei, Rich-Media-Dateien wie Anleitungen oder Videos in die Dokumente einzufügen. Fügen Sie Flussdiagramme, Diagramme und andere interaktive Elemente hinzu, um Ihr Wiki visuell ansprechend und leicht verständlich zu gestalten.
Außerdem können Sie mit ClickUp Wiki-Seiten mit Ihren bestehenden Workflows verbinden. Verknüpfen Sie bestehende Dokumente, fügen Sie Widgets in Dokumente ein, um Aufgaben zuzuweisen, und aktualisieren Sie den Status des Projekts, um alle über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise werden die Informationen und umsetzbaren Elemente an einem Ort zusammengeführt.
ClickUp AI
Verwenden Sie die KI schreibassistent in ClickUp zum Erstellen von Blogbeiträgen, Brainstorming von Ideen, Verfassen von E-Mails und mehr
Neue Seiten in einem Wiki von Grund auf zu erstellen, kann selbst für die erfahrensten Autoren viel Arbeit bedeuten. ClickUp's vorlagen zum Schreiben von Inhalten sind für die mitwirkenden Schlüssel nützlich, um eine Struktur für ihren Inhalt zu schaffen. Der beste Weg, dies zu ergänzen, ist die Verwendung der ClickUp AI schreibassistent.
ClickUp AI ist einer der besten KI Schreib-Tools zum Schreiben, Bearbeiten und Formatieren von Inhalten für Ihre Wiki-Farmen und -Seiten. Wenn Ihnen die Ideen ausgehen, können Sie eine Eingabeaufforderung ausführen und in Sekundenschnelle einen ersten Entwurf erstellen. Der interne Editor hilft Ihnen, den Inhalt zu schärfen und ansprechender zu gestalten.
Brauchen Sie einen kreativen Schub? ClickUp AI ist Ihr Brainstorming-Partner, der Ihre kreativen Säfte zum Fließen bringt, damit Ihre Inhalte Spaß machen und auf den Punkt kommen.
Verwenden Sie vorstrukturierte Kopfzeilen, um Ihre Inhalte zu formatieren und Zeit zu sparen. Fassen Sie Ihre meeting-Notizen und Aktualisierungen von Aufgaben, und fügen Sie diese in Ihr Wiki ein, um sicherzustellen, dass keine kritischen Diskussionen in Ihrem Wiki übersprungen werden wissensmanagement-Software .
ClickUp Vorlagen
Plug-and-Play für Ihre organisatorischen Details in vorgefertigten Wiki-Vorlagen ClickUp Wiki-Vorlage erleichtert Ihnen die Arbeit bei der Organisation und dem Freigeben von Wissen für Ihre Teams erheblich.
Die Vorlagen für die Wissensdatenbank enthalten vorgefertigte Designs für die Erstellung des Repositorys. Dieses responsive Design sieht auf allen Geräten sauber aus, und die Vorlagen sind in verschiedenen Anwendungen zugänglich.
Die Vorlage ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden und mühelos zu den gewünschten Informationen zu navigieren.
Mit der Vorlage können Sie benutzerdefinierte Ansichten wie Liste, Gantt, Kalender und mehr erstellen. Verwenden Sie benutzerdefinierte Status, um Aufgaben zu erstellen und den Fortschritt der Wiki-Seite zu verfolgen. Fügen Sie außerdem Attribute hinzu, um Ihre Wiki-Plattform und Seiten zu verwalten und genauere Informationen zu erhalten.
Mühelos Wikis erstellen mit ClickUp
Die Erstellung eines Wikis ist anspruchsvoll und zeitaufwändig; mit der richtigen Wiki-Software wie ClickUp ist die Erstellung Ihrer Unternehmens- und Wiki-Seiten jedoch ein Kinderspiel.
ClickUp ist praktisch, besonders wenn Ihre Arbeitsabläufe und Projekte dokumentenintensiv sind; ClickUp's vorgefertigte wiki-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, detaillierte Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Richtlinien und Anweisungen für Ihr Team zu erstellen. Passen Sie die Vorlagen an die Bedürfnisse Ihres Geschäfts und Ihre Informationsanforderungen an.
Nutzen Sie die ClickUp Vorlage für den Kommunikationsplan, um eine Prozess-Roadmap für eine nahtlose Kommunikation im Team zu erstellen
Haben Sie zum Beispiel einen vorlage für einen Kommunikationsplan innerhalb Ihrer Wiki-Seiten für die interne und externe Kommunikation innerhalb der Organisation. Geben Sie das Einzelziel, die Art der Kommunikation, die Häufigkeit der Kommunikation und die Nachrichtenstruktur der Vorlage an.
Erstellen Sie außerdem whiteboards und Dokumente in ClickUp, verbinden Sie sie mit Aufgaben im Projekt, organisieren Sie unternehmensweite Organisationselemente und ermöglichen Sie allen die Zusammenarbeit. Von Meeting-Notizen über Anforderungsspezifikationen bis hin zu SOPs - in der kostenlosen Version wird alles in ClickUp Docs erstellt.
Für den Flow von Informationen in Echtzeit lässt sich ClickUp mit anderen Tools für das Arbeitsmanagement integrieren und steigert so die Produktivität und Datengenauigkeit Ihres Teams.
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