So nutzen Sie Google Docs für das Projektmanagement

Die meisten Google Docs-Projekte scheitern nicht gleich zu Beginn. Sie scheitern etwa in der dritten Woche. Das Briefing ist noch vorhanden, und die Meeting-Notizen sind alle da, aber der Status-Bericht auf Seite 12 wurde seit zehn Tagen nicht mehr aktualisiert, und die Antwort auf die Frage „Hat die Designprüfung stattgefunden?“ lautet: „Ich schaue mal im Chat nach.“

Das Dokument ist nicht das Problem. Jemand hat den Status der Aufgabe in einen Satz eingegeben, und Sätze aktualisieren sich nicht von selbst.

Die Regel, die ein dokumentbasiertes Projekt am Leben hält: In Google Docs wird festgehalten, was das Team beschließt; in einem Tracker wird festgehalten, was das Team tut. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Grenze innerhalb von Google Docs selbst ziehen können – und an welcher Stelle sie nicht mehr gilt.

Eignet sich ein gemeinsam genutztes Google Doc für das Projektmanagement?

Ein freigegebenes Google Doc eignet sich gut für die Teile eines Projekts, die man einmal schreibt und oft wiederliest. Dazu können das Briefing, der Umfang, das Entscheidungsprotokoll und Besprechungsnotizen gehören. Für alles, was sich täglich ändert, ist es jedoch ungeeignet. Status der Aufgaben, Eigentümer und Fälligkeitsdaten müssen gefiltert, sortiert und zusammengefasst werden – und ein Absatz kann nichts davon leisten.

Der Versuch, beides zu vermischen, führt zu Enttäuschungen. Selbst Google vermeidet diese Falle in seinem eigenen Tutorial zur Durchführung eines Projekts in Workspace. Das Team kommuniziert in „Groups“ und „Chat“, Dateien werden in „Drive“ gespeichert und der Plan wird in einer Tabelle mit Spalten für Aufgaben, Eigentümer, Fälligkeitsdaten und Status festgehalten. „Docs“ wird dabei kaum erwähnt.

Dokumente eignen sich jedoch gut, um die Hintergründe festzuhalten. Nach sechs Wochen erinnert sich niemand mehr daran, warum der Starttermin verschoben wurde oder warum der zweite Anbieter fallen gelassen wurde, und ein Taskboard bietet dafür kein Feld. Amazon führt seine Meetings ebenfalls so durch, dass Prosa gegenüber Folien den Vorzug erhält. In seinem Brief an die Aktionäre aus dem Jahr 2017 schrieb Jeff Bezos:

Bei Amazon verwenden wir keine PowerPoint-Präsentationen (oder andere folienbasierte Präsentationen). Stattdessen verfassen wir narrativ strukturierte, sechsseitige Memos. Zu Beginn jedes Meetings lesen wir still eines davon in einer Art „Lernraum“.

Bezos hat argumentiert, dass das Schreiben in vollständigen Sätzen zu klarerem Denken zwingt als Folien. Ein Projekt-Dokument erzielt denselben Effekt und bietet zudem einen Vorteil, den er nicht erwähnt: Die Argumentation steht weiterhin zur Verfügung, falls jemand die Entscheidung hinterfragt.

Damit haben Sie einen Test für jede Information in einem dokumentbasierten Projekt. Wenn sich eine Information ändert, sobald jemand eine Aufgabe erledigt hat, gehört sie in einen Tracker. Wenn sie sich nur ändert, wenn das Team seine Meinung ändert, gehört sie in das Dokument. Dieser Test gilt unabhängig davon, ob Ihr Tracker eine Tabellenkalkulation, Google Tasks oder ein spezielles System für die Nachverfolgung von Projekten ist.

So nutzen Sie Google Docs in 6 Schritten für das Projektmanagement

Die Durchführung eines Projekts in Google Docs umfasst sechs Schritte: Erstellen Sie ein Dokument und unterteilen Sie es in Registerkarten, verfassen Sie eine Kurzanleitung, in der Sie festhalten, was nicht zum Projektumfang gehört, tragen Sie den Status in Felder statt in Sätze ein, führen Sie ein Entscheidungsprotokoll, erstellen Sie Notizen zu Meetings aus dem Kalender und entfernen Sie Termine vollständig aus dem Dokument.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Projekt-Dokument und unterteilen Sie es in Registerkarten

Beginnen Sie mit einem einzigen Dokument. Öffnen Sie ein neues Dokument und klicken Sie dann oben links auf „Registerkarten und Gliederungen anzeigen“, um den linken Bereich zu öffnen. Klicken Sie für jeden benötigten Abschnitt auf „Registerkarte hinzufügen“.

Um eine Registerkarte unter einer anderen zu verschachteln, ziehen Sie sie auf die übergeordnete Registerkarte oder öffnen Sie die Registerkartenoptionen der übergeordneten Registerkarte und wählen Sie Unterregisterkarte hinzufügen. Registerkarten können bis zu drei Ebenen tief sein, und ein Dokument kann bis zu 100 davon enthalten.

Ein Layout, das für die meisten Projekte geeignet ist:

Benennen Sie jede Registerkarte über Registerkartenoptionen > Umbenennen um. Fügen Sie über Registerkartenoptionen > Emoji auswählen ein Emoji hinzu, wenn Sie möchten, dass der Bereich auf einen Blick übersichtlich ist.

Jeder Registerkarte ist ein eigener Link zugeordnet. Klicken Sie auf Registerkartenoptionen > Link kopieren und leiten Sie einen Beteiligten direkt zur Registerkarte „Entscheidungen“ weiter.

Schritt 2: Verfassen Sie das Briefing so, dass der Umfang auch im Kontakt mit der Realität Bestand hat

Wie bereits erwähnt, umfasst die Registerkarte „Brief“ vier Elemente: Ziele, Einschränkungen, zu erbringende Leistungen und Nicht-Ziele. Wenn Sie lieber mit einer Struktur beginnen möchten, die diese Abschnitte bereits enthält, können Ihnen für Google Docs erstellte Vorlagen für den Arbeitsumfang helfen.

Fügen Sie jeden Eigentümer als Personen-Chip ein. Geben Sie @ gefolgt vom Namen eines Kollegen ein und wählen Sie ihn aus der Liste aus, oder geben Sie @me für sich selbst ein. Der Chip enthält die E-Mail-Adresse und die Profilkarte der Person, sodass Leser mit der Maus darüberfahren können, um zu sehen, an wen sie sich wenden sollen. Ein Haken: Wenn Sie jemanden in einem Chip erwähnen, erhält dieser dadurch noch keinen Zugriff auf das Dokument. Sie müssen es weiterhin freigeben.

Für Felder, die später von jemand anderem ausgefüllt werden müssen, geben Sie @ ein und wählen Sie Platzhalter-Karte. Wählen Sie anschließend die Art der Information aus, die Sie erwarten. Der Platzhalter erscheint im Dokument als leere Karte, bis die zuständige Person ihn fertigstellt – das ist besser sichtbar als ein „TBD“, das in einem Satz versteckt ist.

Schritt 3: Status in Felder eintragen

Alles, was sich im Laufe der Arbeit ändert, gehört in eine Spalte der Tabelle, niemals in einen Absatz. Google Docs bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, dies zu erledigen, und welche davon Ihnen zur Verfügung steht, hängt von Ihrem Konto ab.

In Google Workspace oder Workspace Individual: der Block „Aufgaben-Tracker“. Gehen Sie zu Einfügen > Blöcke und wählen Sie Aufgaben-Tracker aus, oder geben Sie @ ein und suchen Sie danach. Docs fügt eine Tabelle mit den Spalten „Titel“, „Mitarbeiter“, „Fälligkeitsdatum“ und „Status“ ein.

Jede Spalte erzwingt ihren Datentyp. Eine Datumsspalte warnt Sie, wenn jemand „TBD“ eingibt. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile, um diese Aufgabe an Google Tasks zu übertragen, oder führen Sie eine Synchronisierung der gesamten Tabelle auf einmal durch. Jeder Mitarbeiter sieht seine Aufgaben in Tasks und, sofern sie mit einem Datum versehen sind, in seinem Google Kalender.

Zwei Dinge, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie sich auf die Synchronisierung verlassen:

Auf jedem Konto, einschließlich des kostenlosen Gmail-Kontos: Dropdown-Felder. Fügen Sie über Einfügen > Tabelle eine einfache Tabelle mit Spalten für Aufgabe, Eigentümer, Fälligkeitsdatum und Status ein. Geben Sie in die Status-Spalten @dropdown ein oder wählen Sie Einfügen > Dropdown.

Docs bietet zwei voreingestellte Vorlagen: Projekt-Status (Nicht begonnen, Blockiert, In Bearbeitung, Fertiggestellt) und Prüf-Status (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Wird geprüft, Genehmigt). Klicken Sie auf das ausklappbare Menü „Neu“, um eigene Vorlagen mit benutzerdefinierten Optionen und Farben zu erstellen.

Füllen Sie die Spalte „Eigentümer“ mit Personen-Chips und die Spalte „Fälligkeitsdatum“ mit Datums-Chips (geben Sie @today, @tomorrow oder @ und ein Datum ein). Sie verlieren zwar die Synchronisierung mit Google Tasks, erhalten dafür aber den Status als echtes Feld, in dem sich keine Tippfehler einschleichen können.

Um die Optionen in einem bereits eingefügten Dropdown-Menü zu ändern, klicken Sie auf das Feld und wählen Sie Optionen hinzufügen/bearbeiten. Das Dokument fragt, ob die Änderung nur auf diese Zelle oder auf alle Felder angewendet werden soll, die aus demselben Dropdown-Menü erstellt wurden. Wählen Sie Auf alle anwenden, um die Spalten einheitlich zu halten.

Schritt 4: Führen Sie ein Entscheidungsprotokoll, damit die Begründungen nicht in Vergessenheit geraten

Richten Sie für Entscheidungen eine eigene Registerkarte mit vier Spalten ein: offene Fragen, Besprechungen, Eigentümer und Termine. Beginnen Sie mit Einfügen > Blöcke > Entscheidungsprotokoll und passen Sie die Spalten anschließend entsprechend an. Fügen Sie für den Eigentümer ein Personen-Symbol und für den Termin ein Datums-Symbol ein. So lassen sich beide Spalten später filtern.

Diese Registerkarte existiert aufgrund einer Eigenart bei der Verarbeitung von Kommentaren in Docs. Die meisten Projektentscheidungen werden in Kommentarthreads diskutiert, und sobald jemand auf „Lösen“ klickt, verschwindet dieser Thread aus dem Dokumenttext. Die Entscheidung bleibt zwar im Kommentarverlauf erhalten, aber niemand, der das Dokument einen Monat später liest, wird sie finden.

Die Version weist das gleiche Problem in umgekehrter Richtung auf: Sie zeigt zwar genau, was sich geändert hat, sagt aber nichts darüber aus, warum. Das Entscheidungsprotokoll wird manuell aktualisiert und ist der einzige Ort, an dem Sie den Kontext finden.

Halten Sie eine Entscheidung sofort nach ihrer Fassung fest, nicht erst am Ende der Woche. Schreiben Sie sie in einer Zeile auf:

Klicken Sie bei einem Workspace- oder Google AI-Plan oben rechts auf „Ask Gemini“ und geben Sie Ihre Frage ein. Das Seitenpanel liest das gesamte Dokument, einschließlich aller Registerkarten, und liefert innerhalb von Sekunden eine Antwort aus der Registerkarte „Entscheidungen“. Beim Öffnen des Panels wird außerdem eine Zusammenfassung des Dokuments angezeigt. Sie können sogar einen beliebigen Abschnitt markieren und eine Zusammenfassung nur dieses Teils anfordern.

In Drive erscheint neben Dokumenten, an denen seit Ihrem letzten Besuch neue Bearbeitungen oder Kommentare vorgenommen wurden, ein „Catch me up“-Abzeichen; wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Zusammenfassung der Änderungen. Gemini in Docs ist bei kostenlosen Privatkonten nicht verfügbar, daher ist in Gmail weiterhin das Protokoll die Lösung; es ist lediglich ein Protokoll, das Sie selbst durchsuchen müssen.

Schritt 5: Erstellen Sie Notizen zum Meeting aus dem Kalenderereignis

Beginnen Sie Ihre Meeting-Notizen nicht auf einer leeren Seite. Geben Sie auf der Registerkarte „Meeting-Notizen“ @meeting ein oder gehen Sie zu Einfügen > Bausteine > Meeting-Notizen und wählen Sie dann das Ereignis aus. Geben Sie next ein, um den nächsten Termin in Ihrem Kalender zu übernehmen, oder suchen Sie nach dem Namen des Ereignisses.

Docs fügt das Datum, den Titel des Ereignisses, jeden Teilnehmer als Personen-Symbol und alle Anhänge an die Einladung ein. Darunter finden Sie einen Abschnitt für Notizen und eine Checkliste mit zu erledigenden Aufgaben.

Wenn Sie der Organisator des Meetings sind, erscheint die Option Teilen & anhängen, mit der das Dokument für die Teilnehmer freigegeben und im Kalender-Ereignis verknüpft wird. Sind Sie nicht der Organisator, steht Ihnen nur die Option Teilen zur Verfügung; das Dokument wird dann nicht als Anhang an das Ereignis angehängt.

Weisen Sie Aufgaben innerhalb der Checkliste zu – geben Sie @ und den Namen der Person ein, um sie zu taggen. Bei einem Arbeits- oder Schulkonto bewegen Sie den Mauszeiger links neben ein Checklistenelement und klicken Sie auf Zu Aufgaben hinzufügen, um einen Mitarbeiter und ein Datum festzulegen. Das Element landet in den Google Aufgaben des Mitarbeiters und, falls ein Datum angegeben ist, in dessen Kalender. Bei einem kostenlosen Konto ist der Tag ein Symbol ohne Benachrichtigung; sagen Sie die Zuweisung daher laut an, bevor das Meeting endet.

Schritt 6: Verschieben Sie den Zeitplan an einen Ort, an dem Docs ihn nicht speichern kann

Google Docs verfügt über kein Zeitplan-Objekt. Es gibt kein Datumsfeld, nach dem eine Ansicht sortiert werden kann, und keine Abhängigkeiten zwischen zwei Zeilen. Wenn sich eine Aufgabe verzögert, sagt das nichts über die drei nachfolgenden Aufgaben aus. Termine brauchen einen Ort, an dem sie verstanden werden, und das Dokument wird zu dem Ort, an dem man sie einsehen kann.

Drei Dinge gehören nicht in das Dokument:

Die Zeitleiste wird weiterhin auf der Registerkarte „Plan“ angezeigt. Erstellen Sie das Gantt-Diagramm in Tabellen und gehen Sie dann im Dokument auf Einfügen > Diagramm > Aus Tabellen. Wählen Sie die Tabelle aus, wählen Sie das Diagramm aus und lassen Sie das Kontrollkästchen Mit Tabelle verknüpfen aktiviert, bevor Sie auf Importieren klicken.

Das Diagramm erscheint im Dokument als Objekt mit Live-Verlinkung. Wenn sich die Daten in der Tabelle ändern, klicken Sie oben rechts im Diagramm auf Aktualisieren. Oder gehen Sie zu Extras > Verknüpfte Objekte > Alle aktualisieren, um alle verknüpften Diagramme und Tabellen auf einmal zu aktualisieren.

Das Gleiche gilt für eine verknüpfte Aufgabenlistentabelle, mit einem Limit: Tabellen mit mehr als 400 Zellen werden unverknüpft eingefügt. Beschränken Sie die eingebettete Ansicht auf die aktuelle Phase. Wenn Sie lieber eine handgezeichnete Zeitleiste im Dokument behalten möchten, behandeln wir die Erstellung einer Zeitleiste in Google Docs separat, einschließlich der damit verbundenen Vor- und Nachteile.

Verfügt Google über ein Tool für Projektmanagement?

Nein, Google verkauft kein Produkt, das speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde, und als es das einzige Mal versucht hat, wurde das Ergebnis wieder eingestellt. „Tables“, ein Experiment von Area 120, das Aufgaben in Zeilen mithilfe von Automatisierungen und Formularen zur Nachverfolgung der Arbeit verwendete, wurde 2020 eingeführt und fünf Jahre später eingestellt.

Seine Features leben in AppSheet weiter, Googles No-Code-App-Builder; dem, was Workspace derzeit einer Datenbank für Aufgaben am nächsten kommt. AppSheet Core ist in vielen Workspace-Editionen enthalten, aber es handelt sich dabei um eine Plattform zum Erstellen von Apps.

Workspace umfasst zwar Google Tasks, eine persönliche To-do-Liste, die sich mit Kalender und Gmail synchronisiert und Aufgaben aus dem Aufgaben-Tracker-Block in Docs erhält. Tasks enthält den Eigentümer und das Datum, Tabellen den Plan, Docs die Begründung, und Google vermeidet es, diese Elemente miteinander zu verknüpfen.

Die Verwirrung rührt meist vom Google-Zertifikat für Projektmanagement her. Es handelt sich um ein Programm auf Coursera mit einem Umfang von etwa 240 Stunden. Die Absolventen wissen nach Abschluss des Kurses, wie man ein Projektleitbild verfasst und eine Retrospektive durchführt. Sie erhalten jedoch keine Google-App, mit der sie dies zu erledigen haben.

Für mehr Struktur, ohne das Ökosystem zu verlassen, listet der Google Workspace Marketplace Add-Ons auf, die Boards, Gantt-Diagramme und die Nachverfolgung von Abhängigkeiten über Dateien in Drive ermöglichen. Die meisten etablierten Projektmanagement-Tools lassen sich zudem direkt mit Workspace verbinden: Melden Sie sich mit Google an, fügen Sie Drive-Dateien hinzu und führen Sie eine Synchronisierung von Terminen mit Google Kalender durch.

Google Docs vs. Google Tabellen vs. ein spezielles tool

Google Docs deckt alle Aspekte eines Projekts ab, mit Ausnahme des Status der Aufgaben. „Tabellen“ knüpft dort an, wo „Google Docs“ aufhört, da man in den Zellen nach Eigentümern und Terminen filtern und Summen bilden kann. Ein spezielles Tool wird erst dann notwendig, wenn jemand eine Frage stellt, die mehr als ein Projekt betrifft.

Eine Ebene höher zu wechseln bedeutet nicht, von vorne anzufangen. Das Dokument bleibt, wo es ist, denn Briefings und Entscheidungsprotokolle werden nicht besser, wenn man sie verschiebt. Was migriert wird, ist die Tracking-Tabelle. Wählen Sie in Docs die Tabelle für Aufgaben aus, fügen Sie sie in ein neues Sheet ein und fügen Sie das Dropdown-Menü in der Spalte für den Status erneut hinzu. Personen- und Datumsangaben werden als Nur-Text eingefügt, daher müssen Sie diese beiden Spalten voraussichtlich manuell neu erstellen.

Exportieren Sie die Tabelle aus Sheets als CSV-Datei und importieren Sie sie in ein spezielles Tool. Die meisten Tools ordnen die Spalten „Aufgabe“, „Verantwortlicher“, „Fälligkeitsdatum“ und „Status“ automatisch zu, während die übrigen Spalten als benutzerdefinierte Felder übernommen werden. Verknüpfen Sie den neuen Tracker über die Registerkarte „Plan“, damit das Dokument weiterhin als Einstiegspunkt dient, und benennen Sie eine Version im Dokument. Auf diese Weise weiß jeder, der eine alte Statustabelle liest, dass diese nicht mehr aktuell ist.

Wo bei Google Docs-Projekten Probleme auftreten

Bei Google Docs-Projekten gibt es zwei Schwachstellen. Die erste betrifft die Arbeitsgewohnheiten: Einstellungen zum Freigeben, doppelte Dateien, Kommentarthreads und Eigentümerschaft – all das lässt sich innerhalb des Dokuments beheben. Die zweite betrifft das Format selbst, das keine Lösung für eine Frage bietet, die sich über zwei Projekte erstreckt, oder für einen Tracker, der von fünf Personen bearbeitet wird. Beheben Sie die erste Art von Problemen. Betrachten Sie die zweite als Signal, den Tracker zu verlagern.

Was Sie beheben können

Jeder erhält Editor-Rechte. Die Projektbeschreibung lautet anders als noch beim Projektstart, und niemand kann sich daran erinnern, sie geändert zu haben. Ein Beteiligter hat einen Satz überarbeitet, und die Projektbeschreibung hat sich durch eine harmlose Änderung nach der anderen verschoben. Die Standard-Vorgehensweise ist, den Ordner für das gesamte Team mit Editor-Rechten freizugeben, und genau das macht dies möglich.

Die Lösung: Gewähren Sie dem Maintainer und den Personen, die den Tracker aktualisieren, den Status „Editor“. Alle anderen erhalten den Status „Kommentator“. Sie können weiterhin Fragen stellen und Änderungen vorschlagen, aber nicht versehentlich den Umfang des Projekts umschreiben. Deaktivieren Sie in den Einstellungen zum Freigeben die Option „Editoren können Berechtigungen ändern und Inhalte freigeben“, damit die von Ihnen festgelegten Zugriffsrechte erhalten bleiben. In Business Standard und höheren Versionen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Textabschnitt und wählen Sie „Editoren anzeigen“, um zu sehen, wer ihn verfasst hat.

Kopien statt einer einzigen Quelle. Zwei Dokumente namens „Projektplan“ und „Projektplan v2 Final“, die beide in diesem Monat bearbeitet wurden. Jemand hat das Dokument dupliziert, um die ursprüngliche Version zu erhalten, oder das Dokument statt des Ordners freigegeben, sodass ein später hinzukommender Teilnehmer eine per E-Mail gesendete Kopie statt eines Links erhalten hat. Nun sind zwei Versionen im Umlauf, und jeder Leser glaubt, es handele sich um die aktuelle Version.

Die Lösung: Verwenden Sie benannte Versionen statt Kopien. Öffnen Sie Datei > Versionsverlauf > Aktuelle Version benennen und nennen Sie sie „Kickoff, genehmigt“. Ein Dokument kann bis zu 40 benannte Versionen enthalten, und mit dem Schalter Nur benannte Versionen anzeigen werden alle anderen ausgeblendet. Der Verlauf liest sich wie ein Änderungsprotokoll. Verschieben Sie alles, was überholt ist, in einen Unterordner „Archiv“ und verhindern Sie, dass es in der Suche erscheint.

Zugewiesene Kommentare dienen als Liste der Aufgaben. Der Manager scrollt durch das Kommentarfeld, um herauszufinden, was noch offen ist. Durch das Zuweisen eines Kommentars wird eine E-Mail an die betreffende Person gesendet, was sich wie die Übergabe einer Aufgabe anfühlt. Das Dokument füllt sich mit Dutzenden solcher Kommentare. Dann wird die Arbeit erledigt, der Thread abgeschlossen – und die Aufzeichnung verschwindet mit ihm. Löscht man den Satz, an den ein Kommentar angeheftet war, verschwindet der Kommentar mit – egal, ob er fertiggestellt wurde oder nicht. Im zweiten Monat kann niemand mehr sagen, welche Elemente abgeschlossen wurden und welche einfach verschwunden sind.

Die Lösung: Aufgaben kommen in die Tracker-Tabelle, wo eine Zeile auch nach Erledigung sichtbar bleibt und der Status als Feld hinterlegt ist. Geben Sie in einem Arbeits- oder Schulkonto @task ein, um eine Aufgabe zu erstellen, die mit Google Tasks synchronisiert wird und auch dann erhalten bleibt, wenn sich der umgebende Text ändert. Wenn Sie ein Dokument mit zahlreichen zugewiesenen Kommentaren übernehmen, listet der Nachverfolgungszähler oben rechts die noch offenen Kommentare auf. Sie können diese migrieren, bevor sie als erledigt markiert werden.

Niemand ist für das Dokument verantwortlich. Der Plan war drei Wochen lang aktuell, dann blieb der Stempel „Letzte Bearbeitung“ stehen. Alle gingen davon aus, dass jemand anderes ihn aktualisierte, sodass er zu einer Aufzeichnung dessen wurde, was das Team zum Projektstart glaubte. Die Leser öffnen ihn trotzdem immer wieder und treffen Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Informationen.

Die Lösung: Benennen Sie auf der Registerkarte „Brief“ einen Maintainer als „Personen-Chip“. Weisen Sie dieser Person einen wiederkehrenden 20-minütigen Kalendertermin zu, um den Tracker zu aktualisieren, die Entscheidungen der Woche zu protokollieren und alles zu archivieren, was nicht mehr aktuell ist. Bewegen Sie den Mauszeiger vor jedem Meeting, in dem auf das Dokument Bezug genommen wird, über „Letzte Bearbeitung“; wenn diese älter ist als der Überprüfungsrhythmus, ist das Dokument nicht aktuell und sollte auch nicht als solches behandelt werden. Wenn das eigentliche Problem darin besteht, dass die Beteiligten einen wöchentlichen Überblick wünschen, ist ein separater Statusbericht für das Projekt ein besseres Hilfsmittel als ein längeres Dokument.

Was Sie nicht beheben können

Alles oben Genannte ist eine Gewohnheit. Was nun folgt, ist das Format.

Für ein einzelnes Projekt eignet sich Google Docs gut. Die Grenzen werden jedoch deutlich, sobald man ein zweites Projekt hinzufügt. Zwei Projektdokumente lassen sich nicht in einer Ansicht zusammenführen; ein Dokument weiß nicht, dass das andere existiert. Wenn also jemand fragt, ob jemand nächste Woche Zeit für die Launch-Aufgaben hat, findet sich die Antwort in zwei voneinander getrennten Tabellen für Aufgaben, und die einzige Möglichkeit, sie zu erhalten, besteht darin, beide zu öffnen und zu überprüfen. Abhängigkeiten haben es gar nicht erst in das Dokument geschafft. In Schritt 6 wurden sie an „Tabellen“ weitergeleitet, und die obige Vergleichstabelle zeigt, was dort geschieht.

Die andere Grenze sind die Menschen. Niemandem geht der Speicher aus: Ein Google Doc fasst bis zu 1,02 Millionen Zeichen, und eine Tabelle in Google Tabellen fasst 10 Millionen Zellen. Was jedoch zu kurz kommt, ist die Koordination. Sobald fünf oder mehr Personen den Tracker zwischen den Überprüfungen ändern, werden Zeilen überschrieben, Status-Chips werden von jemandem, der sich auf eine ältere Vorstellung stützt, zurückgesetzt, und die Tabelle entspricht nicht mehr der Realität, bis jemand sie zurücksetzt.

Die meisten Teams hinken bereits hinterher. Der aktuelle „State of Projectmanagement Report“ von Wellingtone ergab, dass nur 36 % der Unternehmen Projekte immer oder meistens termingerecht abschließen. Ein „Ein-Dokument-pro-Projekt“-Setup ist zwar nicht die Ursache dafür, sorgt aber dafür, dass man es als Letzter mitbekommt.

Das ist der entscheidende Punkt. Wenn man die Arbeitsweise anpasst, eignet sich ein Google Doc gut für die Verwaltung eines Projekts. Wenn man jedoch an das Format stößt, braucht man einen Ort, an dem der Projektbrief und der Projektverlauf miteinander kompatibel sind.

Wie wir dokumentengesteuerte Projekte in ClickUp handhaben

ClickUp ist eine Plattform für Projektmanagement, bei der das Dokument und die Liste der Aufgaben im selben System verwaltet werden, sodass das Projektbriefing und der Status nicht in separate Dateien abdriften können.

Was speziell bei dokumentenbasierten Projekten gut funktioniert:

Für welches Setup sollten Sie sich entscheiden?

Google Docs eignet sich gut für die Durchführung eines Projekts mit einem kleinen Team, bei dem die Abstimmung wichtiger ist als die Abfolge der Schritte. Nutzen Sie Registerkarten und den Aufgaben-Tracker-Block, führen Sie ein Entscheidungsprotokoll und tragen Sie die Termine in den Kalender ein. Eine Vorlage für eine Projektcharta deckt den einleitenden Abschnitt ab.

Wenn Sie sich jede Woche Gedanken über Workload und Termine machen, ist das Dokument bereits zu klein geworden. Eine Tabellenkalkulation oder ein spezielles tool ist dann besser geeignet. Ein Entscheidungshilfe: Schauen Sie, ob das, was Sie am häufigsten überprüfen, ein Absatz oder ein Feld ist.

Wenn Sie sehen möchten, wie sich Dokumente, Aufgaben und Zeitleisten verhalten, wenn sie an einem Ort zusammengefasst sind, probieren Sie ClickUp kostenlos aus.

Häufig gestellte Fragen zu Google Docs für das Projektmanagement (FAQs)

Reicht Google Workspace für ein wachsendes Team aus?

Google Workspace deckt Dokumente, Speicher, Kalender und Chat gut ab, und viele Teams führen damit seit Jahren Projekte durch. Es wird jedoch schwierig, wenn Sie eine Sichtbarkeit über mehrere Projekte gleichzeitig benötigen, Zeitpläne, die Abhängigkeiten berücksichtigen, oder eine Ansicht darüber, wer überlastet ist. An diesem Punkt behalten die meisten Teams Workspace für Inhalte und ergänzen es durch ein Projektmanagement-Tool. Bereits in Googles eigenem Projekt-Tutorial wird die Arbeit auf diese Weise aufgeteilt: Docs für Dokumente, Sheets für den Plan, Kalender für Termine.

Ein kostenloses persönliches Google-Konto umfasst Docs, Sheets, Kalender, Aufgaben und Chat, was eine grundlegende, dokumentenbasierte Einrichtung abdeckt. „Business Starter“ kostet im Jahresabo 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat (8,40 US-Dollar bei flexibler Abrechnung) und bietet zusätzlich gemeinsame Laufwerke sowie Funktionen für Administratoren. Für den Baustein „Aufgaben-Tracker“ ist ein beliebiger Workspace-Tarif erforderlich; die Funktionen „Genehmigungen mit Dateisperre“ und „Editoren anzeigen“ erfordern den Tarif „Business Standard“ für 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Nicht von sich aus. Ein Datumsfeld in einem Google Doc dient nur zur Anzeige; es wird nichts ausgelöst, wenn das Datum verstreicht. Erinnerungen erfolgen nur, wenn eine Aufgabe das Dokument verlässt: Der Aufgaben-Tracker-Block oder ein zugewiesenes Checklistenelement wird mit Google Tasks synchronisiert, wodurch das Datum im Google Kalender und in der Tasks-App angezeigt wird. Für beides ist ein Google Workspace-Konto erforderlich. Bei der kostenlosen Gmail-Version ist das Datum im Dokument der einzige Eintrag.

Kann man Google Docs als Kanban-Board verwenden?

Nur als Ersatzlösung. Eine dreispaltige Tabelle mit den Beschreibungen „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sowie einem Dropdown-Menü pro Zeile bietet zwar das gewünschte Layout, aber Karten lassen sich nicht zwischen den Spalten verschieben, und es wird nicht erfasst, was sich in den einzelnen Spalten befindet. Google Tabellen kommt dem Ganzen mit Filtern und bedingter Formatierung näher. Für ein Board, auf dem man Karten tatsächlich verschieben kann, ist ein spezielles Tool wie ClickUp oder Trello besser geeignet.

Nein. Das „Google Project Management Professional Certificate“ wird über Coursera im Rahmen eines Abonnements für etwa 49 US-Dollar pro Monat angeboten, wobei finanzielle Unterstützung und eine 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar sind. Es handelt sich um einen Ausbildungsnachweis, nicht um die vom Project Management Institute (PMI) ausgestellte PMP®-Zertifizierung, und Google vertreibt kein Projektmanagement-Produkt in Verbindung damit.

Wie viele Personen können ein Google Doc gleichzeitig bearbeiten?

Bis zu 100 Personen können gleichzeitig an einem Google Doc arbeiten. Darüber hinaus behalten nur der Eigentümer und einige wenige Editors den Zugriff auf die Bearbeitung. Die praktische Obergrenze für einen Projekt-Tracker liegt deutlich niedriger. Sobald fünf oder mehr Personen zwischen den Überprüfungen dieselbe Tabelle ändern, werden Zeilen überschrieben, Status-Chips zurückgesetzt und jemand muss die Tabelle manuell zurücksetzen.

Notion ist die bessere Wahl, wenn Sie neben Ihren Notizen auch Datenbanken und Boards nutzen möchten. Docs ist die bessere Wahl, wenn Ihr Team bereits in Workspace arbeitet und die Hauptaufgabe darin besteht, gemeinsam in Echtzeit zu schreiben. Da Docs über keine native Datenbank oder Abhängigkeiten verfügt, eignet sich Notion besser für die strukturierte Nachverfolgung, während Docs für reibungsloses gemeinsames Schreiben innerhalb des Google-Ökosystems ideal ist.