Irren ist menschlich. Jeder macht Fehler bei der Arbeit.
Fast jedes Unternehmen hat schon einmal die Auswirkungen davon zu spüren bekommen; nur 1,3 % der Teams geben an, noch nie Probleme aufgrund menschlicher Fehler gehabt zu haben.
Der Unterschied liegt also nicht darin, wer einen Fehler macht und wer nicht. Er liegt darin, was danach passiert.
Ein Fehler ist ein Ereignis, aber Ihre Reaktion darauf ist eine Entscheidung. Die Eigentümerschaft, die Sie übernehmen, die Klarheit, mit der Sie kommunizieren, und die Lösung, die Sie vorschlagen, sind weitaus wichtiger als der Fehltritt selbst.
Wie trifft man also die richtige Entscheidung, wenn ein Fehler passiert?
Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie man mit Fehlern am Arbeitsplatz umgeht und Wiederholungsfehler reduziert, ohne dabei das Vertrauen oder die Zuversicht zu beeinträchtigen.
Häufige Arten von Fehlern bei der Arbeit
Manche Fehler sind sofort offensichtlich. Andere treten erst später zutage, wenn etwas kaputt geht oder eine Unterhaltung schief läuft. Aber sie lassen sich in vier vorhersehbare Muster einteilen:
1. Kommunikationsfehler
Kommunikationsprobleme treten auf, wenn etwas, das Sie sagen wollten, nicht so ankommt, wie Sie es erwartet haben, oder gar nicht gesagt wird.
📌 Beispiele:
- Vergessen, jemanden einzubeziehen, der eine Aktualisierung benötigte
- Anweisungen geben, die Ihnen klar erschienen, aber andere verwirrt haben
- Versenden einer E-Mail oder Nachricht, in der wichtige Informationen fehlen
2. Fehler bei Aufgaben und deren Ausführung
Fehler bei der Ausführung der Aufgaben treten auf, wenn die Arbeit nicht den Erwartungen entspricht, führen jedoch selten zur Kündigung.
📌 Beispiele:
- Vergessen, einen Schritt in einer mehrstufigen Aufgabe abzuschließen
- Eine Frist verpassen, weil Sie den Zeitaufwand für die Aufgabe unterschätzt haben
- Einreichen einer falschen Version eines Dokuments oder einer Datei
3. Prozess- und Dokumentationsfehler
Prozess- und Dokumentationsfehler treten auf, wenn Systeme sich zu sehr auf das Gedächtnis statt auf Strukturen verlassen. Sie sind in dem Moment selten dramatisch, summieren sich aber mit der Zeit und können zu massiver Verwirrung führen.
📌 Beispiele:
- Falsche Daten in ein System eingeben und nicht frühzeitig erkennen
- Überspringen eines Schritts in einem mehrstufigen Workflow
- Aktualisieren der Arbeit ohne Aktualisierung der zugehörigen Dokumentation
4. Zwischenmenschliche Fehler
Im Gegensatz zu Aufgaben- oder Prozessfehlern sind zwischenmenschliche Fehler nicht immer sichtbar. Die Arbeit wird erledigt, aber in der Beziehung stimmt etwas nicht.
📌 Beispiele:
- Vermeiden Sie schwierige Unterhaltungen, bis sie eskalieren
- Verwenden Sie in einer Nachricht oder einem Meeting einen Tonfall, der als schroff, abweisend oder schärfer als beabsichtigt empfunden werden könnte.
- Annahmen über Eigentümerschaft oder Verantwortlichkeiten ohne Klärung treffen
👀 Wussten Sie schon? Studien zeigen, dass extremes Streben nach Perfektion schlecht für die Gesundheit ist. Menschen, die ständig versuchen, Fehler zu vermeiden oder unmöglich hohe Standards zu erfüllen, sind am Ende weniger zufrieden mit ihrer Arbeit. Sie sind anfälliger für Burnout als ihre Kollegen.
Wie man mit Fehlern bei der Arbeit umgeht
Sie haben einen Fehler gemacht. Was nun? Wie Sie in den folgenden Augenblicken reagieren, ist weitaus wichtiger als der Fehler selbst. Hier sind sechs praktische Tipps:
Schritt 1: Bleiben Sie ruhig und bewerten Sie den Schaden
Bevor Sie etwas unternehmen, müssen Sie aus Ihrer Panik herauskommen. Es ist völlig normal, dass Sie Frustration, Angst oder negative Gefühle verspüren. Aber diese Emotionen können Ihr Urteilsvermögen trüben und Ihre psychische Gesundheit beeinträchtigen.
Hier sind die Schritte, die Sie zu erledigen haben:
- Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit für sich selbst
- Nehmen Sie einen Schritt von Ihrem Schreibtisch, atmen Sie tief durch oder holen Sie sich ein Glas Wasser.
- Fragen Sie sich: Was genau ist passiert? Was sind die unmittelbaren Auswirkungen? Wer ist davon betroffen? Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Situation.
📮 ClickUp Insight: Mehr als die Hälfte der Befragten tippt täglich in drei oder mehr tools und kämpft dabei mit „ App-Wildwuchs ” und verstreuten Workflows.
Auch wenn es sich produktiv und geschäftig anfühlt, geht Ihr Kontext einfach zwischen den Apps verloren, ganz zu schweigen von der Energie, die Sie beim Tippen verbrauchen. BrainGPT bringt alles zusammen: Sprechen Sie einmal, und Ihre Aktualisierungen, Aufgaben und Notizen landen genau dort, wo sie in ClickUp hingehören. Kein Umschalten mehr, kein Chaos mehr – nur nahtlose, zentralisierte Produktivität.
Schritt 2: Übernehmen Sie schnell Verantwortung
Ihr erster Impuls ist vielleicht, zu erklären, warum der Fehler passiert ist. Aber wenn Sie mit dem Kontext beginnen, kann das wie eine Ausrede klingen, auch wenn es wahr ist. Das Beste, was Sie zu erledigen haben, ist also, den Fehler als Ihren Fehler anzuerkennen und ihn zu beheben.
Halten Sie also inne und sagen Sie sich: „Ich habe diesen Fehler gemacht. Es liegt in meiner Verantwortung, ihn zu beheben. “ Wenn Sie sich zu dem Fehler bekennen, gewinnen Sie die Kontrolle über die nächsten Schritte.
👀 Wussten Sie schon? Unser Gehirn sträubt sich dagegen, Fehler einzugestehen, da dies als Bedrohung für das Selbstbild und den Status empfunden werden kann, was dazu führt, dass Menschen eher noch mehr Gas geben, anstatt ihren Kurs anzupassen.
Dieser Widerstand führt zu kognitiver Dissonanz, einem mentalen Konflikt, den viele Menschen vermeiden, indem sie an falschen Überzeugungen festhalten oder Fehler leugnen. Psychologen argumentieren, dass das Lernen, Fehler anzuerkennen, für persönliches Wachstum, gesündere Beziehungen und bessere Entscheidungsfindung bei der Arbeit unerlässlich ist.
Schritt 3: Kommunizieren Sie klar und deutlich mit Ihrem Vorgesetzten
Jetzt, da Sie die Kontrolle über die Darstellung haben, möchten Sie diese formen. Hier erfahren Sie, was Sie zu erledigen haben:
- Wählen Sie den richtigen Kanal: Ein kurzer Anruf oder das Chatten zu einem vereinbarten Zeitpunkt sind oft besser als eine panische Slack-Nachricht.
- Halten Sie sich an die Fakten. Was ist passiert, welche Auswirkungen hat es derzeit und was erledigen Sie gerade, um mehr darüber zu erfahren?
Dadurch erledigen Sie drei Dinge: Sie schildern, was passiert ist, zeigen, dass Ihnen Kommunikation wichtig ist, und versprechen eine lösungsorientierte Nachverfolgung. So bauen Sie Vertrauen auf, gerade in dem Moment, in dem es zerbrechen könnte.
📚 Weiterlesen: Wie man ein positives Arbeitsumfeld schafft
Schritt 4: Schlagen Sie mindestens eine Lösung vor
Jeder kann ein Problem zur Sprache bringen. Was Ihr Team jetzt braucht, ist jemand, der ihm den Weg nach vorne aufzeigt.
Es muss nicht perfekt sein, es muss nur zeigen, dass Sie über den nächsten Schritt nachgedacht haben.
Hier sind die Schritte, die Sie zu erledigen haben:
- Überlegen Sie sich vor der Unterhaltung: Welche Maßnahme könnte zur Lösung des Problems beitragen? Das könnte das Rückgängigmachen einer Änderung sein, das Versenden einer Korrektur-E-Mail oder die Neugewichtung Ihrer Aufgaben, um Zeit für die Korrektur zu schaffen.
- Präsentieren Sie Ihre Lösung als Ausgangspunkt, z. B. „Eine Möglichkeit, die zu erledigen wäre, ist meiner Meinung nach [die Lösung]. Was halten Sie davon?“
Schritt 5: Beheben Sie das Problem umgehend
Haben Sie sich für eine Lösung entschieden? Sehr gut.
Wie geht es weiter?
Beheben Sie das Problem schnell, auch wenn dies zunächst einige Überstunden bedeutet. Sie möchten den potenziellen Schaden begrenzen und Ihr Engagement unter Beweis stellen. Wenn Sie Hilfe benötigen, bitten Sie darum.
Denken Sie auch darüber nach, warum der Fehler passiert ist. War der Lernprozess unklar? Gab es Kommunikationsprobleme? Wurden Ratschläge ignoriert? Notieren Sie sich, was Ihnen aufgefallen ist.
Sie könnten sich ein einfaches Protokoll führen, zum Beispiel:
- Fehler: Falscher Bericht versendet
- Ursache: Verwendung eines veralteten Dateilinks, da das freigegebene Laufwerk nicht für die Synchronisierung bereitgestellt wurde.
- Sofortige Abhilfe: Senden Sie den korrekten Bericht erneut.
- Mögliche Prävention: Eine Prüfung der Version in unserem Prozess
- Notiz: Überprüfen Sie vor dem Senden immer das Datum der letzten Änderung.
Schritt 6: Nachbereitung nach der Korrektur
Ihre Verantwortung endet nicht mit der Behebung des Fehlers.
Durch Nachverfolgung wird sichergestellt, dass das Problem wirklich gelöst ist, und gezeigt, dass es sich nicht nur um einen einmaligen Ausrutscher handelte.
Sobald sich die Wogen geglättet haben, senden Sie allen Betroffenen eine kurze Nachverfolgung.
Etwa so: „Hallo zusammen, ich melde mich noch einmal, um zu bestätigen, dass [Korrekturmaßnahme] fertiggestellt wurde. Vielen Dank für Ihre Geduld. Ich habe außerdem [den Prozess/das Dokument aktualisiert], um dies in Zukunft zu vermeiden. “
Diese Botschaft schlägt eine neue Seite auf, verbessert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass der Fehler ein positives Legacy hinterlässt.
🤯 Wie sich Arbeitsplatzunsicherheit auf Fehler bei der Arbeit auswirkt: Wenn Sie sich in Ihrem Job unsicher fühlen, machen Sie eher Fehler. Untersuchungen zeigen, dass die Fähigkeit von Mitarbeitern, Fehler zu erkennen und zu vermeiden, abnimmt, wenn sie ihren Job als unsicher oder instabil empfinden. Dieser Effekt hängt mit Burnout zusammen.
Beispiele für professionelles Entschuldigen am Arbeitsplatz
So entschuldigen Sie sich professionell für einen Fehler 👇
1. Nichteinhaltung von Fristen
Wenn eine Frist bereits abgelaufen ist, gehen Sie wie folgt vor, um über den Fehler zu sprechen:
„Hallo Jane, es tut mir sehr leid, dass ich die Frist für das Projekt verpasst habe. Ich übernehme die volle Verantwortung dafür. Um das Problem zu beheben, werde ich diese Aufgabe heute vorrangig behandeln. Sie werden das fertiggestellte Ergebnis spätestens morgen erhalten.“
2. Versenden falscher Informationen
Sobald Sie einen Fehler in den Informationen entdecken, die Sie gerade freigegeben haben, sollten Sie diesen schnell korrigieren. Jede Minute, in der die falschen Daten im Umlauf sind, verursacht mehr Arbeit und Verwirrung für andere.
So strukturieren Sie Ihre Entschuldigung:
„Hallo zusammen, ich muss eine Korrektur zu meiner früheren Nachricht zum Thema [Projekt] senden. Die von mir angegebenen [Zahlen] waren falsch. Die richtigen Zahlen lauten [richtige Zahlen]. Ich habe außerdem [das Quelldokument korrigiert/das gemeinsame Dashboard aktualisiert]. Ich entschuldige mich für die Verwirrung und die zusätzliche Arbeit, die dieser Fehler verursacht hat.“
3. Aufgaben übersehen
Jemand hat sich auf Sie verlassen, und Sie haben es vergessen. In Ihrer Entschuldigung möchten Sie zeigen, dass die Priorität des anderen nun auch Ihre Priorität ist und dass Sie einen konkreten Plan haben, um sicherzustellen, dass dies Ihr letzter Fehler war. Hier ist, was Sie sagen sollten:
„Hallo Sarah, ich habe gerade festgestellt, dass ich die [Aufgabe], um die du mich [am Tag/in unserem Meeting] gebeten hast, völlig vergessen habe. Es tut mir leid für die Verzögerung und die damit verbundenen Unannehmlichkeiten.
Das hat für mich jetzt Priorität. Ich habe [Zeit] in meinem Kalender reserviert, um mich ausschließlich darauf zu konzentrieren. Sie erhalten [das Ergebnis/mein Update] bis [bestimmter Zeitpunkt]. Vielen Dank für Ihre Geduld, während ich das Problem behebe. ”
4. Missverständnisse mit einem Client
Wenn Sie sich mit einem Client missverstanden haben oder einen Client schlecht bedient haben, muss Ihre Entschuldigung die Situation korrigieren und Ihre gemeinsamen Ziele bekräftigen. Ihre Antwort könnte lauten:
„Hallo David, vielen Dank für Ihr Feedback zu [konkreter Punkt, der Unklarheiten hervorgerufen hat]. Ich habe unsere Notizen durchgesehen und stelle fest, dass es unsererseits eine klare Diskrepanz in Bezug auf [den konkreten Punkt] gibt. Ich entschuldige mich für diese Unklarheit unsererseits.
Künftig werde ich nach jedem Gespräch eine kurze schriftliche Zusammenfassung freigeben, um die zu ergreifenden Maßnahmen und getroffenen Entscheidungen zu bestätigen. Ist das für Sie in Ordnung?
5. Fehler, die sich auf den Umsatz ausgewirkt haben
Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, der sich auf den Umsatz Ihres Unternehmens auswirkt, müssen Sie sich entschuldigen und einen Plan für Korrekturmaßnahmen vorlegen, in dem genau erwähnt wird, wie Sie das Problem lösen werden. Orientieren Sie sich dabei an folgendem Skript:
„Hallo Jake, ich muss einen Fehler korrigieren, den ich gemacht habe. Ich habe [die Handlung beschreiben]. Dies hat zu einer Unterberechnung von [Betrag] geführt. Ich habe bereits [die Lösung beschreiben] und den Client benachrichtigt und mich für den Fehler entschuldigt.
Um dies zu verhindern, füge ich meinem Prozess einen Schritt hinzu, bei dem ich die Preislisten vor der Fertigstellung von Rechnungen noch einmal mit den Client-Vereinbarungen abgleiche. Ich werde sicherstellen, dass dies ein Einzelfall bleibt und nicht wieder vorkommt. ”
Wie man nach einem Fehler weitermacht
Die Korrektur ist fertiggestellt. Ihre Entschuldigung wurde verschickt. Jetzt kommt der schwierige Teil: weitermachen.
Dies wird letztendlich Einfluss darauf haben, wie sich Ihr Fehler auf Ihre Karriere auswirkt und welche Folgen er nach sich zieht.
So können Sie sich nach einem Fehler wieder aufrichten:
1. Vertrauen wiederherstellen
Nach einem Fehler spielt Ihr Gehirn diesen möglicherweise immer wieder ab, was Schuldgefühle verstärken, Sie beunruhigen und Ihr Selbstvertrauen erschüttern kann. Eine große Sorge ist an dieser Stelle, dass der Fehler Sie definieren wird, aber das wird nicht der Fall sein.
Sie möchten diesen Kreislauf durchbrechen, um den Fehler als einmaliges Ereignis zu betrachten und nicht als Definition Ihrer Fähigkeiten. Hier erfahren Sie, was Sie zu erledigen haben:
- Erkennen Sie das Gefühl an und benennen Sie es. Indem Sie Fehler umdeuten und die Emotion benennen, distanzieren Sie sich von dem Gefühl und verringern dessen Macht. Diese Rückkopplungsschleife mit sich selbst verwandelt einen Moment des Stresses in eine Lernmöglichkeit.
- Suchen Sie sich eine kleine, bevorstehende Aufgabe und schließen Sie diese ab, um Ihrem Nervensystem zu beweisen, dass Sie immer noch kompetent sind. Diese gesteigerte Fähigkeit, mit Druck umzugehen, kann Ihre Karriere voranbringen.
Wenn Sie befürchten, dass ein einziger Fehler Ihre gesamte Arbeit überschatten könnte, könnte Ihnen die Sichtweise dieses Reddit-Benutzers helfen:
Meiner Erfahrung nach erinnern sich die Menschen viel mehr an all die guten Dinge, die man tut, als an die Fehler. Sie erwarten, dass jeder gelegentlich Fehler macht. Als ich anfing zu arbeiten, ging ich ziemlich mutig und aggressiv vor und brachte mich oft in schwierige Situationen. Das bedeutete, dass ich oft positiv auffiel, aber auch oft Fehler machte. Im Allgemeinen äußern sich die Menschen nur positiv über meine Arbeit, niemand erinnert sich an die Dutzenden von Fehlern, die ich gemacht habe.
Meiner Erfahrung nach erinnern sich die Menschen viel mehr an all die guten Dinge, die man tut, als an die Fehler. Sie erwarten, dass jeder gelegentlich Fehler macht. Als ich anfing zu arbeiten, ging ich ziemlich mutig und aggressiv vor und brachte mich oft in schwierige Situationen. Das bedeutete, dass ich oft positiv auffiel, aber auch oft Fehler machte. Im Allgemeinen äußern sich die Menschen nur positiv über meine Arbeit, niemand erinnert sich an die Dutzenden von Fehlern, die ich gemacht habe.
2. Bauen Sie das Vertrauen Ihres Teams wieder auf
Ein Fehler kann zu einem unsichtbaren Riss im Vertrauen Ihres Teams führen. Die Frage, die sich Ihre Mitarbeiter unbewusst stellen, lautet: „Wird das wieder passieren?“ Beantworten Sie diese Frage mit einer Reihe von konsequenten, vorhersehbaren Maßnahmen, die diesen Riss endgültig schließen. Das ist zu erledigen:
- Versprechen Sie weniger und liefern Sie mehr. Setzen Sie sich in den Wochen nach einem Fehler bewusst etwas leichter zu erreichende Fristen und übertreffen Sie diese dann. So können Sie beweisen, dass Sie eine sichere Wahl sind.
- Seien Sie in Ihrer Kommunikation besonders transparent. Wenn eine bestimmte Aufgabe mit Risiken verbunden ist, sprechen Sie diese offen an. Zögern Sie nicht, um Hilfe zu bitten. Teilen Sie Ihre Sichtweise mit. Damit zeigen Sie, dass Sie Ihre Lektion in Sachen Kommunikation am Arbeitsplatz gelernt haben.
3. Verwandeln Sie Fehler in Lernmöglichkeiten
Wissen Sie, was das sicherste Zeichen dafür ist, dass Sie aus Ihren Fehlern bei der Arbeit gelernt haben?
Kurskorrektur. Das kann eine Checkliste, eine Änderung der Prozesse oder eine Automatisierung sein, die Sie und Ihr Team in Zukunft schützt.
Sie sollten die Lösung im Meeting oder im Team-Kanal freigeben. Sprechen Sie über das Problem, auf das Sie gestoßen sind, und wie Sie es gelöst haben. Damit zeigen Sie, dass Sie ein Problemlöser sind.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp BrainGPT, um die Kommunikation nach einem Fehler neu zu formulieren.
Wenn Sie bei der Arbeit einen Fehler gemacht haben, sollten Sie weder zu viel noch zu wenig erklären.
BrainGPT, Ihr KI-Schreibassistent, hilft Ihnen dabei, den Ton anzupassen, bevor die Nachricht versendet wird.
Verwenden Sie BrainGPT, um:
- Formulieren Sie sensible Nachrichten um, damit sie ruhig, verantwortungsbewusst und zukunftsorientiert klingen.
- Vermeiden Sie defensive oder emotionale Formulierungen, die unter Stress leicht vorkommen können.
- Fassen Sie zusammen, was schiefgelaufen ist und was sich geändert hat, ohne sich übermäßig zu entschuldigen.
- Entwerfen Sie klare Follow-up-Updates, die sich auf Maßnahmen konzentrieren, nicht auf Ausreden.
So verhindern Sie zukünftige Fehler bei der Arbeit
Fehler sind unvermeidlich, aber mit den richtigen Systemen lassen sie sich deutlich reduzieren. Die heutige Arbeit ist dysfunktional. Aufgaben, Dokumente und Kommunikation sind auf verschiedene tools verteilt, wodurch Fehler leicht übersehen werden können.
ClickUp, der weltweit erste konvergierte KI-Workspace, vereint alle Ihre digitalen Tools und Workflows.
Es hilft Ihnen, die Arbeitslast zu reduzieren, indem es alles, was Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit benötigen, an einem Ort zusammenführt.
Wenn alles an einem Ort gespeichert ist, müssen sich Teams nicht mehr auf ihr Gedächtnis, ihre Posteingänge und mentale Checklisten verlassen. Der Kontext geht nicht zwischen verschiedenen Tools verloren. Abhängigkeiten sind sichtbar. Die Eigentümerschaft ist klar.
Und Fehler werden früher entdeckt, weil die Nachverfolgung, Überprüfung und Überarbeitung der Arbeit leichter sind.
Sehen wir uns an, wie das geht:
1. Verwenden Sie Checklisten und SOPs
Die meisten Wiederholungsfehler passieren, weil wichtige Schritte nur im Kopf einer Person gespeichert sind. Wenn Ihnen eine Aufgabe vertraut erscheint, ist es an der Zeit, sie aus Ihrem Kopf in ein System zu übertragen.
ClickUp macht dies einfach, da SOPs, Dokumente und Checklisten direkt in der Arbeit enthalten sind.
Verwenden Sie die SOP-Vorlage von ClickUp, um den Zweck, die Schritte und die Übergaben einmalig festzuhalten, und wenden Sie diesen Prozess dann auf alle relevanten Aufgaben oder Projekte an.
Mit dieser Vorlage:
- Erstellen Sie Aufgaben mit verschiedenen benutzerdefinierten Status, um den Fortschritt jeder SOP zu verfolgen.
- Kategorisieren Sie Ihre SOPs und fügen Sie Attribute hinzu, um sie mit Benutzerdefinierten Feldern zu verwalten.
- Fügen Sie FAQs hinzu, verknüpfen Sie mit relevanten Ressourcen und weisen Sie Eigentümer zu, um die Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.
Verwandeln Sie die SOP anschließend in eine umsetzbare Checkliste oder eine Reihe von Unteraufgaben innerhalb der Aufgabe selbst. Auf diese Weise wird der Prozess genau dann angezeigt, wenn die Arbeit anfällt. Sie können die Aufgabe nicht abschließen, ohne alle Schritte durchlaufen zu haben, wodurch übersprungene Aktionen verhindert werden.
⭐ Bonus: Entwerfen oder verfeinern Sie SOPs in ClickUp Docs. Verwenden Sie dann ClickUp BrainGPT, um Schritte zusammenzufassen, unklare Anweisungen umzuschreiben oder aus langen Prozessdokumenten schnelle Checklisten zu erstellen.
Docs + BrainGPT hilft Ihnen dabei, Ihre Dokumente klar, aktuell und leicht verständlich zu halten. Es reduziert Fehler, die durch veraltete oder unklare Prozesse verursacht werden.
2. Verbesserung der Priorisierung von Aufgaben
Wenn Prioritäten nicht klar definiert sind, passiert Folgendes: Teams orientieren sich standardmäßig an Dringlichkeit, Sichtbarkeit oder Vermutungen. Abhängige Aufgaben werden zu früh oder zu spät begonnen.
Als Ergebnis verzögern sich wichtige Arbeiten.
Und wenn Sie mit Priorisierungsparalyse zu kämpfen haben, haben wir dieses Video erstellt, um Ihnen zu helfen. Es gibt Ihnen umsetzbare Tipps und Strategien, um Aufgaben bei der Arbeit zu priorisieren 👇
Mit ClickUp Aufgaben können Sie Ihre Arbeit in überschaubare Unteraufgaben unterteilen.
Sie können jeder Aufgabe Prioritäten, Fälligkeitsdaten und Eigentümer zuweisen, damit die Erwartungen klar sind.
Aufgabenabhängigkeiten bieten einen zusätzlichen Schutz. Wenn eine Aufgabe erst begonnen werden kann, nachdem eine andere abgeschlossen ist, verhindern Abhängigkeiten, dass die Arbeit vorzeitig vorangetrieben wird. So vermeiden Sie Nacharbeiten aufgrund fehlender Eingaben.
Insbesondere bei wiederkehrenden Workflows sorgt dieses Feature dafür, dass der Fortschritt in der richtigen Reihenfolge erfolgt.
🧠 Interessante Tatsache: Im Jahr 2025 haben die Benutzer von ClickUp über 3,6 Milliarden Aufgaben erstellt! 🤯
⭐ Bonus: Kombinieren Sie die Priorisierung von Aufgaben mit KI-Unterstützung. Verwenden Sie ClickUp Brain, um Liste von Aufgaben schnell zusammenzufassen, überfällige oder blockierte Arbeiten zu identifizieren oder die nächsten Schritte zu klären, wenn sich Prioritäten ändern.
3. Implementieren Sie Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit
Sie bitten einen Kollegen in Slack um ein Update zu einer Aufgabe.
Sie antworten später per E-Mail, fügen einen Anhang bei, lassen jedoch den Kontext zu Zeitleisten oder Abhängigkeiten außer Acht.
Das Ergebnis? Die Arbeit schreitet auf der Grundlage von Annahmen voran. Eine kleine Lücke im Kontext führt zu Nacharbeiten, Verzögerungen oder unnötigem Hin und Her.
So entstehen in der Regel kommunikationsbedingte Fehler. Weil Unterhaltungen und Arbeit auf zu viele tools verteilt sind.
ClickUp Chat löst dieses Problem. Es bringt Team-Unterhaltungen direkt in den Workspace, in dem Ihre Aufgaben liegen. So müssen Sie nicht mehr zwischen E-Mails, Messaging-Apps und Kommentaren hin- und herwechseln, um den Kontext oder sogar die Arbeit zu finden.
Sie können sofort in einem zentralen, durchsuchbaren Space zusammenarbeiten, der mit Ihrer Arbeit verknüpft ist.
Die wichtigsten Highlights von ClickUp Chat sind 👇
- Die Verbindung bleibt erhalten: Der Chat wird zusammen mit den relevanten Aufgaben und Dokumenten angezeigt, sodass Fragen und Antworten nicht in einer separaten App verloren gehen.
- Schnellere Abstimmung: Koordinieren Sie Prioritäten, Abhängigkeiten und Änderungen in Echtzeit, ohne auf Antworten warten zu müssen.
- Gemeinsame Sichtbarkeit: Unterhaltungen sind für alle sichtbar, die sie benötigen, wodurch Vermutungen und Spekulationen reduziert werden.
💡 Profi-Tipp: Anstatt lange Erklärungen zu tippen oder dieselben Schritte beim Chatten erneut zu erklären, nehmen Sie mit Clips eine kurze Bildschirmführung auf. Ein kurzes Video, das zeigt, wie etwas zu tun ist, beseitigt oft mehr Unklarheiten als lange Textabschnitte.
Verwenden Sie Clips, um:
- Gehen Sie die Prozessschritte visuell durch
- Erklären Sie Zusammenhänge, die schriftlich schwer zu vermitteln sind.
- Klären Sie nach einem Fehler die Korrekturmaßnahmen, damit dieser nicht erneut auftritt.
- Freigeben Sie einheitliche Anweisungen an mehrere Teammitglieder
Speichern Sie diese Videos nach der Aufzeichnung im Clips Hub, damit sie leicht zu finden und wiederzuverwenden sind. Mit der Zeit entsteht so eine übersichtliche Video-Wissensdatenbank, die wiederholte Fragen, inkonsistente Ausführung und kommunikationsbedingte Fehler reduziert.
4. Stellen Sie klärende Fragen
Bevor Sie andere um Klärung bitten, können Sie das Risiko am schnellsten verringern, indem Sie überprüfen, ob die Antwort bereits vorliegt.
Wenn diese jedoch über verschiedene Apps, Dateien und Unterhaltungen verstreut sind, kann man leicht den Überblick über wichtige Arbeiten verlieren.
ClickUp BrainGPT Enterprise Search löst dieses Problem, indem es tiefgreifende Kontextinformationen aus all Ihren verbundenen Tools und Drittanbieter-Apps abruft. Es liefert aussagekräftige, maßgeschneiderte Antworten, die Ihre tatsächliche Arbeitsweise widerspiegeln.
Enterprise Search ist über eine Browser-Erweiterung oder eine Desktop-Anwendung verfügbar und bietet Ihnen eine einheitliche Suche und Aktion in Ihrem Workspace und im Internet.
Sie haben Zugriff auf externe KI-Modelle wie ChatGPT, Claude und Gemini sowie auf Funktionen der Automatisierung. Sie können sowohl den Kontext verstehen als auch darauf reagieren, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.
💡 Profi-Tipp: Super Agents können die Arbeit im Hintergrund überwachen und eingreifen, wenn etwas nicht stimmt.
Nutzen Sie Super Agents, um:
- Markieren Sie Aufgaben, bei denen erforderliche Felder, Eigentümer oder Fälligkeitsdaten fehlen.
- Erkennen, wenn die Arbeit blockiert ist oder auf Input wartet
- Sofortige Nachverfolgung, wenn Abhängigkeiten nicht geklärt sind
- Risiken frühzeitig anhand von Mustern über Aufgaben und Projekte hinweg erkennen
Da Agenten den Kontext Ihres gesamten Workspaces verstehen, passen sie sich an die Arbeitsweise Ihrer Teams an. Das macht sie besonders nützlich, um stillschweigende, auf Annahmen beruhende Fehler zu vermeiden, die bei manuellen Kontrollen übersehen werden.
Klingt zu schön, um wahr zu sein? Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Super-Agenten einrichten können 🤯
5. Richten Sie Automatisierungen ein, um wiederholte Fehler zu vermeiden
Wiederholte Handlungen bergen die Gefahr von Ermüdungserscheinungen und können zu Unterbrechungen des Workflows führen. Sie können diese Aufgaben durch Automatisierung erledigen, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu vermeiden.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie Routineaufgaben mithilfe einfacher Regeln ohne Code-Aufwand automatisieren.
Einige Aufgaben, die Sie durch Automatisierung erledigen können, sind:
- Status- und Fortschrittsaktualisierungen: Automatisieren Sie Statusänderungen, wenn die Arbeit voranschreitet, damit nichts stecken bleibt oder irreführend ist. Wenn eine Aufgabe als „In Überprüfung” markiert ist, benachrichtigen Sie den Prüfer. Wenn die Genehmigung abgeschlossen ist, verschieben Sie die Aufgabe in den Status „Versandbereit”.
- Wenn eine Aufgabe mit „In Überprüfung“ gekennzeichnet ist, benachrichtigen Sie den Prüfer.
- Wenn die Genehmigung fertiggestellt ist, verschieben Sie die Aufgabe nach „Versandbereit“.
- Verantwortung und Übergaben: Beseitigen Sie Unklarheiten, indem Sie Aufgaben in wichtigen Phasen automatisch zuweisen. Weisen Sie Aufgaben nach Erledigung der Entwicklung der Qualitätssicherung zu. Weisen Sie Aufgaben neu zu, wenn sich die Eigentümerschaft ändert oder jemand nicht verfügbar ist.
- Weisen Sie Aufgaben nach Erledigung der Entwicklung der Qualitätssicherung zu.
- Weisen Sie Aufgaben neu zu, wenn sich die Eigentümerschaft ändert oder jemand nicht verfügbar ist.
- Erinnerungen an Fristen und Nachfassaktionen: Verhindern Sie versäumte Fristen, ohne manuell nachzufassen. Versenden Sie Erinnerungen, wenn Fälligkeitsdaten näher rücken. Markieren Sie Aufgaben, die seit einer bestimmten Zeit nicht aktualisiert wurden.
- Erinnerungen versenden, wenn Fälligkeitsdaten näher rücken
- Markieren Sie Aufgaben, die innerhalb einer bestimmten Zeit nicht aktualisiert wurden
- Umgang mit Abhängigkeiten und Hindernissen: Stellen Sie sicher, dass die Arbeit nicht vorzeitig voranschreitet. Setzen Sie Auslöser für Warnmeldungen ein, wenn abhängige Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind. Aktualisieren Sie den Status automatisch, wenn Hindernisse beseitigt sind.
- Auslöser für Warnmeldungen auslösen, wenn Abhängigkeiten von Aufgaben unvollständig sind
- Status automatisch aktualisieren, wenn Hindernisse beseitigt sind
- Durchsetzung wiederkehrender Prozesse: Schützen Sie wichtige Workflows davor, übersprungen zu werden. Legen Sie fest, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen, bevor eine Aufgabe fortgesetzt werden kann. Fügen Sie automatisch Checklistenelemente oder Unteraufgaben für wiederkehrende Arbeiten hinzu.
- Verlangen Sie, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen, bevor eine Aufgabe weiterbearbeitet werden kann.
- Checklistenelemente oder Unteraufgaben für wiederkehrende Arbeiten automatisch hinzufügen
- Wenn eine Aufgabe mit „In Überprüfung“ gekennzeichnet ist, benachrichtigen Sie den Prüfer.
- Wenn die Genehmigung abgeschlossen ist, verschieben Sie die Aufgabe nach „Versandbereit“.
- Weisen Sie Aufgaben nach Erledigung der Entwicklung der Qualitätssicherung zu.
- Weisen Sie Aufgaben neu zu, wenn sich die Eigentümerschaft ändert oder jemand nicht verfügbar ist.
- Erinnerungen versenden, wenn Fälligkeitsdaten näher rücken
- Markieren Sie Aufgaben, die innerhalb einer bestimmten Zeit nicht aktualisiert wurden
- Auslöser für Warnmeldungen auslösen, wenn Abhängigkeiten von Aufgaben unvollständig sind
- Status automatisch aktualisieren, wenn Hindernisse beseitigt sind
- Verlangen Sie, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden müssen, bevor eine Aufgabe weiterbearbeitet werden kann.
- Checklistenelemente oder Unteraufgaben für wiederkehrende Arbeiten automatisch hinzufügen
Wenn ein Fehler eskaliert werden muss
Manche Fehler überschreiten eine Grenze, an der der potenzielle Schaden zu groß ist, um ihn alleine zu bewältigen. Hier sind drei Anzeichen, an denen Sie erkennen können, wann Sie den Fehler eskalieren sollten:
1. Die Auswirkungen liegen außerhalb Ihrer Kontrolle
Wenn ein Fehler andere Teams, gemeinsame Systeme, Compliance-Anforderungen oder wichtige Kundenbeziehungen betrifft, erfordert dies wahrscheinlich Entscheidungen, zu denen Sie nicht befugt sind. Selbst wenn Sie das Problem verstehen, verfügen Sie möglicherweise nicht über die nötige Sichtbarkeit oder Befugnis, um die Folgen zweiter Ordnung zu beurteilen.
Eine frühzeitige Eskalation stellt sicher, dass die richtigen Stakeholder einbezogen werden, bevor das Problem größer wird. Außerdem wird so verhindert, dass gut gemeinte Korrekturen an anderer Stelle neue Risiken schaffen.
Eskalieren Sie, wenn:
- Mehrere Abteilungen sind betroffen
- Das Vertrauen der Clients oder vertragliche Verpflichtungen sind gefährdet
- Es kann rechtliche, Aspekte der Sicherheit oder Compliance-Auswirkungen geben.
2. Die Lösung erfordert Ressourcen, über die Sie nicht verfügen
Manche Probleme lassen sich nicht allein durch Aufwand lösen. Sie erfordern Budgetgenehmigungen, Fachwissen, Systemzugriff oder teamübergreifende Koordination, die außerhalb Ihrer Rolle liegt.
Der Versuch, ohne die richtigen Ressourcen weiterzumachen, verzögert oft die Lösung und vergrößert den Schaden. Durch Eskalation können Führungskräfte Hindernisse beseitigen, anstatt Sie damit allein zu lassen.
Eskalieren Sie, wenn:
- Die Behebung erfordert finanzielle Mittel, Tools oder Support des Anbieters.
- Spezielle Fähigkeiten oder Genehmigungen durch Vorgesetzte sind erforderlich
- Sie werden trotz angemessener Versuche, das Problem zu lösen, mit einem Block konfrontiert.
3. Es gibt ein Muster oder ein systemisches Risiko
Ein einzelner Fehler kann menschliches Versagen sein. Wiederholte Fehler deuten in der Regel auf einen fehlerhaften Prozess, unklare Eigentümerschaften oder strukturelle Lücken hin. Wenn das gleiche Problem trotz individueller Korrekturen immer wieder auftritt, ist das Risiko nicht mehr isoliert.
Eine Eskalation in dieser Phase bedeutet, systemische Probleme frühzeitig aufzudecken. Diese sollten an der Wurzel angegangen werden.
Eskalieren Sie, wenn:
- Ähnliche Fehler sind schon mehrfach aufgetreten.
- Vorübergehende Lösungen haben nicht gehalten
- Das Problem offenbart einen umfassenderen Mangel im Workflow oder Prozess.
Entfernen Sie Fehler aus Ihrer Arbeit mit ClickUp
Fehler bei der Arbeit sind keine Frage des Ob, sondern des Wann. Aber sie müssen nicht zweimal passieren. Fehler am Arbeitsplatz entstehen oft durch unklare Prozesse, übersprungene Schritte und Kommunikationslücken zwischen verstreuten tools.
Die kontextbezogene KI von ClickUp bietet Ihnen die Struktur, um solche Fehler zu vermeiden. Es handelt sich um eine All-in-One-Plattform, mit der Sie Checklisten und SOPs erstellen können, um Prozesse festzulegen, Aufgabenabhängigkeiten zu nutzen, um übersprungene Schritte zu vermeiden, und Automatisierungen einzurichten, um wiederkehrende Übergaben zu bewältigen.
Mit ClickUp können Sie eine einzige Informationsquelle für Ihr Team schaffen und Fehler aus Ihrer Arbeit herausnehmen.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um Aufgaben gleich beim ersten Versuch richtig zu erledigen ✅
Häufig gestellte Fragen
Nicht unbedingt jeden kleinen Tippfehler, aber Sie müssen jeden Fehler melden, der dem Unternehmen Schaden zufügen könnte. Wenden Sie diese einfache Regel an: Wenn der Fehler die Arbeit eines anderen, einen Client, eine Frist, das Budget oder die Qualität einer Lieferung beeinträchtigt, müssen Sie Ihren Vorgesetzten informieren.
Übermäßiges Nachdenken bedeutet, dass Ihr Gehirn in einer Schleife der Vergangenheit feststeckt. Sie müssen es gewaltsam in die Zukunft lenken. Hier ist, was Sie zu erledigen haben: Geben Sie sich einen begrenzten „Zeitraum für Sorgen”, beispielsweise zehn Minuten, um die Frustration oder Angst zu spüren. Verlagern Sie Ihren Fokus, indem Sie sich fragen: „Was ist eine kleine, konstruktive Maßnahme, die ich jetzt ergreifen kann?” Dazu könnte gehören, eine gewonnene Erkenntnis zu dokumentieren oder eine Checkliste zur Vorbeugung zu erstellen.
Beginnen Sie damit, Verantwortung zu übernehmen. Lassen Sie sich von Ihrem Fehler nicht aus der Bahn werfen und haben Sie keine Angst vor den Folgen. Sagen Sie einfach aufrichtig „Ich habe einen Fehler gemacht” und erklären Sie, welche Auswirkungen Ihr Fehler auf Ihr Team hatte. Konzentrieren Sie sich dann darauf, was Sie zu erledigen haben, um die Verantwortlichkeit Ihres Teams zu verbessern. Werden Sie in Zukunft zur berechenbarsten und transparentesten Person im Projekt. Liefern Sie frühzeitig, kommunizieren Sie bei Bedarf und helfen Sie Ihren Teamkollegen, wo immer Sie können. So zeigen Sie, dass Sie die Lektion verinnerlicht haben, und bauen langsam das verlorene Vertrauen des Teams wieder auf.
Ja, aber entschuldigen Sie sich für Ihren Teil, nicht für das gesamte Ereignis. Sie könnten beispielsweise sagen: „Es tut mir leid, dass ich das Meeting verpasst habe. Ich hätte früher um Klarstellung bitten sollen. Konzentrieren wir uns darauf, wie wir das gemeinsam beheben können.“ Damit zeigen Sie, dass Sie Ihre Rolle in der Situation verstehen und sich darauf konzentrieren möchten, alles wieder in einen funktionsfähigen Zustand zu versetzen, anstatt die Schuld auf andere abzuwälzen.
Sie müssen ein System einrichten, das Ihnen hilft, den Fehler beim nächsten Mal zu vermeiden. Fragen Sie sich also gleich nach der Korrektur des Fehlers: „Welche eine Änderung könnte eine Wiederholung unmöglich machen?“ Dann bauen Sie diese Änderung ein. Sie können eine ClickUp-Checkliste, eine Automatisierung für Doppelkontrollen oder einen obligatorischen Überprüfungsschritt in Ihre SOP aufnehmen. Wenn dies Teil Ihres Workflows ist, machen Sie die richtige Maßnahme zur automatischen Maßnahme.