Wussten Sie, dass nur 8 % aller Kaltakquise-E-Mails zu aussagekräftigen Antworten führen?
Da Ihre E-Mails von einer KI geschrieben werden, stellt sich die wichtige Frage: Wie stellen Sie sicher, dass sie sich nicht wie die anderen 121 E-Mails im Posteingang des Empfängers anhören?
Wenn Sie es richtig machen, können Sie Ihre Reichweite vergrößern und gleichzeitig jedem potenziellen Kunden das Gefühl geben, dass die E-Mail nur für ihn geschrieben wurde.
Wie implementieren Sie also die Automatisierung für Kaltakquise-E-Mails mit ChatGPT und behalten dabei dennoch die menschliche Note bei?
Hier finden Sie ein wiederholbares Framework, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihre Kaltakquise-E-Mails nicht ignoriert werden oder im Spam-Ordner landen.
⭐ Empfohlene Vorlage
Sind Sie es leid, den Überblick über Ihre Kaltakquise-E-Mail-Kampagnen zu verlieren? Verwenden Sie die E-Mail-Kampagnen-Vorlage von ClickUp, um Ihre gesamten Outreach-Aktivitäten an einem Ort zu zentralisieren. Diese Vorlage bietet einen vorgefertigten Kampagnen-Hub mit integrierter Nachverfolgung und automatisierten Erinnerungen für die Nachverfolgung. Legen Sie sofort los, ohne Systeme von Grund auf neu einrichten zu müssen.
Warum die Automatisierung von Kaltakquise-E-Mails im Jahr 2025 wichtig ist
Kaltakquise-E-Mails gibt es schon seit Jahrzehnten.
In den Anfängen waren sie eine Neuheit – eine direkte Verbindung zum Posteingang einer Person, als die meisten Menschen noch nicht mit digitalem Rauschen überlastet waren.
Im Jahr 2025 wacht jeder Entscheidungsträger mit einem Posteingang voller generischer E-Mails auf.
Die KI-gestützte E-Mail-Automatisierung verschafft Ihnen einen Vorteil. Damit können Sie in großem Umfang recherchieren, personalisieren und nachfassen.
Zu den Vorteilen der Automatisierung von Kaltakquise-E-Mails gehören:
- Personalisierung in großem Maßstab: Mit KI ist es möglich, personalisierte E-Mails zu skalieren, ohne stundenlang jeden potenziellen Kunden einzeln recherchieren zu müssen.
- Konsistente Follow-up-Sequenzen: Automatisierte Tools können benutzerdefinierte E-Mail-Sequenzen erstellen, die sich an die Antworten der potenziellen Kunden anpassen, d. h. interessierte Leads erhalten pflegende Inhalte, während nicht reagierende Kontakte mit Versuchen zur erneuten Kontaktaufnahme angesprochen werden.
- Optimierung der Versandzeit: Maximiert die Wirkung Ihrer Kampagne, indem E-Mails zu dem Zeitpunkt versendet werden, zu dem potenzielle Kunden sie am ehesten öffnen und beantworten.
- Compliance-Management: Automatisierte Systeme können den Ruf Ihrer Domain schützen, indem sie Bounce-Raten und Spam-Beschwerden überwachen.
- Skalierbare Reichweite: Teams haben eine monatliche Kapazität von Tausenden von potenziellen Kunden, ohne den manuellen Aufwand proportional zu erhöhen oder zusätzliches Personal einzustellen.
- Nachverfolgung und Optimierung der Leistung: Automatisierungsplattformen bieten detaillierte Analysen zu Öffnungsraten, Klickraten und Antwortmustern, mit denen Sie Ihren Ansatz kontinuierlich verbessern können, ohne Daten manuell erfassen zu müssen.
👀 Wussten Sie schon? Über 78 % der Vertriebsmitarbeiter geben an, dass KI ihnen hilft, ihre Rolle effizienter zu erfüllen.
Denken Sie an die Kundenakquise. Sie möchten einen potenziellen Kunden erreichen, der noch nie mit Ihnen gesprochen hat. Öffentliche Daten liefern Ihnen bereits den Titel, aktuelle LinkedIn-Beiträge, Unternehmensnachrichten und möglicherweise sogar einen Podcast-Auftritt.
Geben Sie diese Informationen in ein LLM ein, und Sie können sofort eine E-Mail generieren, die auf etwas für den Empfänger Relevantes Bezug nimmt, Ihren Wert in seinem Kontext hervorhebt und mit einem Call-to-Action endet.
So verwenden Sie ChatGPT zur Automatisierung der Kaltakquise-E-Mails
Sie können ein LLM nicht einfach mit „Schreib mir eine Kaltakquise-E-Mail” beauftragen und dann eine Antwort erwarten, die Ihnen einen ersten Kontakt mit Ihrem potenziellen Kunden verschafft. Sie müssen verstehen, wie ChatGPT funktioniert, und es so trainieren, dass es so arbeitet, wie Sie es möchten.
So erstellen Sie mit ChatGPT eine Kaltakquise-E-Mail, die nicht im Spam-Ordner landet oder nach dem Öffnen ignoriert wird.
1. Definieren Sie das 4W-Framework
Betrachten Sie dies als einen grundlegenden Schritt. Hier versorgen Sie ChatGPT mit Informationen, die ihm helfen, wertvolle und relevante E-Mails zu generieren.
Nennen wir es das 4W-Framework. Es umfasst:
Wer sind Sie?
Definieren Sie Ihre berufliche Rolle, denn diese Identität gibt der Botschaft Ihrer Kaltakquise-E-Mail-Kampagne Form.
📍 Nehmen wir an, ein Start-up-Gründer, der sich an Unternehmen wendet, benötigt andere Botschaften als ein Berater, der um Beiträge für Gastbeiträge bittet.
Was möchten Sie erreichen?
Möchten Sie mit dieser E-Mail Produktdemos buchen oder qualifizierte Leads generieren? Ein klares Ziel hilft ChatGPT dabei, zielgerichtete Nachrichten zu erstellen.
📍 Beispielsweise wird eine Kaltakquise-E-Mail, die sich auf die Buchung von Demos konzentriert, andere Pain Points und Social Proofs hervorheben als eine E-Mail, die darauf abzielt, Markenkooperationen zu sichern.
📖 Weiterlesen: Wie man KI in E-Mails einsetzt (Anwendungsfälle und Tools)
Welche Rolle sollte ChatGPT spielen?
Legen Sie genau fest, welche Rolle ChatGPT übernehmen soll.
📍 Dies könnte lauten: „Sie sind ein erfahrener B2B-Vertriebsberater, der Softwareunternehmen dabei unterstützt, ihre Reichweite zu vergrößern. “ Die Definition der Rolle beeinflusst den Ansatz der Nachrichtenübermittlung. Außerdem hilft sie ChatGPT dabei, den Kontext und die Absicht widerzuspiegeln.
Indem Sie die Rolle im Voraus festlegen, reduzieren Sie vage, standardisierte Ergebnisse und stellen sicher, dass die E-Mails mit Ihrem Markenton und den Erwartungen der potenziellen Kunden übereinstimmen.
Wer ist Ihre Zielgruppe?
Definieren Sie klar Ihre ideale Kundenpersönlichkeit (ICP) und beschreiben Sie deren Probleme, Interessen, Entscheidungsprozesse und Kommunikationspräferenzen. Diese Informationen helfen ChatGPT dabei, die Nachrichten so anzupassen, dass sie nicht wie aus einer Vorlage stammen.
📍 Als Beispiel: Wenn Ihre Zielgruppe beispielsweise Personalmanager in mittelständischen Unternehmen sind, kann ChatGPT Kosteneinsparungen, Mitarbeiterengagement und Compliance hervorheben. Wenn Ihre Zielgruppe jedoch aus CTOs von SaaS-Startups besteht, kann dasselbe tool den Pitch auf Skalierbarkeit, Integrationen und technische Zuverlässigkeit ausrichten.
Hier ist ein Beispiel für eine Eingabeaufforderung unter Verwendung des 4Ws-Frameworks:
„Sie sind ein erfahrener B2B-Vertriebsberater, der Softwareunternehmen dabei hilft, ihre Reichweite zu vergrößern. Unterstützen Sie mich als mein Assistent beim Verfassen von Kaltakquise-E-Mails. Ich bin Gründer eines Start-ups und möchte mittelständischen SaaS-Unternehmen ein KI-gestütztes Tool für das Projektmanagement vorstellen. Mein Ziel ist es, Produktdemos mit Entscheidungsträgern zu vereinbaren. Die Zielgruppe sind CTOs und Leiter der Technikabteilung, die mit fragmentierten Workflows, Tool-Müdigkeit und ineffizienter Zusammenarbeit zu kämpfen haben. Ihnen sind technische Skalierbarkeit, Integrationen und Kosteneinsparungen wichtig. Schreiben Sie mir eine Kaltakquise-E-Mail, die persönlich wirkt, nicht nach Vorlage klingt und eine klare Handlungsaufforderung enthält, um eine 20-minütige Demo zu vereinbaren. “
2. Definieren Sie das Framework für E-Mails
Jetzt erklären Sie ChatGPT genau, welche Art von Ausgabe Sie generieren möchten. Dazu gehört die Festlegung der Struktur, des Tons, des Formats und der Sprache, die Sie in Ihren E-Mails wünschen.
E-Mail-Frameworks
Es gibt verschiedene E-Mail-Frameworks, die Sie ChatGPT zur Verwendung vorschlagen können. Jedes Framework dient unterschiedlichen Zwecken und Zielgruppen:
| Framework | Am besten geeignet für | Beispiel |
| PAS (Problem-Agitate-Solution) | Auf Probleme fokussierte Kontaktaufnahme | Verwenden Sie dies, wenn der potenzielle Kunde das Problem bereits spürt, z. B. lange Einstellungszyklen oder hohe Fluktuation, und Sie zeigen möchten, wie Ihr Produkt dieses Problem behebt. |
| AIDA (Aufmerksamkeit – Interesse – Wunsch – Handlung) | Produktdemos und Testversionen | Verwenden Sie dies, wenn Sie neue Leads ansprechen, die Sie noch nicht kennen, und Sie sie erst für sich gewinnen müssen, bevor Sie sie um eine Demo bitten. |
| Vorher-Nachher-Brücke | Transformationsorientierte Nachrichtenübermittlung | Verwenden Sie dies, wenn Sie zeigen möchten, wie das Leben vor Ihrem Produkt und nach Ihrem Produkt aussieht, und dann erklären möchten, wie Sie diese Veränderung bewirken. |
Formatierungsrichtlinien
Legen Sie Formatierungsrichtlinien fest, wie z. B.:
- Betreffzeile: Generieren Sie drei Varianten für die Betreffzeile, die die spezifischen Probleme des potenziellen Kunden hervorheben.
- Aufhänger: Beginnen Sie die E-Mail mit konkreten Hinweisen, die zeigen, dass Sie sich über den Empfänger und sein Unternehmen informiert haben.
- CTA: Fügen Sie einen sanften Call-to-Action hinzu, der den Empfänger zu einer Aktion anregt.
- Wertversprechen: Heben Sie Ihren wichtigsten Vorteil im ersten Absatz hervor.
- Wortanzahl: Halten Sie die Gesamtlänge der E-Mail innerhalb von 120 Wörtern.
- Optimierung für Mobilgeräte: Verwenden Sie kurze Absätze (1–2 Sätze) und vermeiden Sie übermäßige Aufzählungszeichen.
- Platzhalter: Setzen Sie bestimmte Variablen wie [Firmenname], [jüngste Erfolge] und [Herausforderungen der Branche] in Klammern, um sie benutzerdefiniert anzupassen.
Sprache und Tonfall
Definieren Sie Ihren Kommunikationsstil mit konkreten Beispielen, denen ChatGPT folgen kann:
- Legen Sie Ihre Begrüßungspräferenzen fest, z. B. „Hey” für informelle Branchen und „Hallo” für formelle Bereiche.
- Geben Sie an, ob bestimmte Sprachen oder Fachbegriffe vermieden werden sollen, z. B. Synergie, Circle Back, Leverage.
- Legen Sie den gewünschten Ton fest, z. B. für Unterhaltung, professionell, locker.
Wenn es eine lange Liste von Richtlinien gibt, erstellen Sie ein Dokument und laden Sie es direkt in ChatGPT hoch.
Hier ist eine Eingabeaufforderung (zusammen mit der Antwort von ChatGPT), mit der Sie die Struktur der E-Mail festlegen können:
Erstellen Sie mir eine Kaltakquise-E-Mail mit weniger als 120 Wörtern unter Verwendung des AIDA-Frameworks. Fügen Sie drei Varianten der Betreffzeile hinzu, die die Probleme des potenziellen Kunden hervorheben, und schließen Sie mit einem sanften CTA. Verwenden Sie Zeilenumbrüche, um die Lesbarkeit auf Mobilgeräten zu verbessern.
3. Personalisieren Sie den Inhalt der E-Mail
Dies ist der Teil, bei dem Sie sich nicht (vollständig) auf ChatGPT verlassen können, um für Sie zu recherchieren. Es halluziniert und füllt Informationen ein, die sehr real erscheinen mögen, es aber nicht sind.
Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails keine erfundenen Details enthalten, geben Sie spezifische Informationen oder Details über den Empfänger ein.
Hier sind beispielsweise verschiedene Arten von Informationen, die Sie in Ihre Forschungsnotizen aufnehmen können:
- LinkedIn-Profil: Der aktuelle Titel des Empfängers und wie lange er diese Rolle bereits innehat, sowie alle aktuellen Beiträge, in denen er über Herausforderungen in der Branche diskutiert oder berufliche Neuigkeiten freigegeben hat.
- Unternehmensnachrichten: Aktuelle Entwicklungen, wie Finanzierungsankündigungen oder neue Produkteinführungen, die Ihre Lösung ergänzen kann.
- Branchenkontext: Markttrends, die sich auf ihre spezifische Branche auswirken, und saisonale Geschäftszyklen, die ihre Zeitleiste für Entscheidungen beeinflussen.
- Persönliche Angaben: Vorträge auf Konferenzen oder veröffentlichte Artikel, die ihre Fachgebiete und beruflichen Interessen widerspiegeln
- Website: Geben Sie die URL der Website ein und lassen Sie die Seiten analysieren, um die Positionierung und die Botschaften des Unternehmens zu verstehen.
Um die Personalisierung zu skalieren, erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten wie „Berufsbezeichnung“, „Unternehmensnachrichten“, „LinkedIn-Beitrag“, „Branchentrend“ und „Website“. Füllen Sie mindestens ein oder zwei Felder pro potenziellen Kunden aus. Fügen Sie dann eine Zeile in ChatGPT ein und weisen Sie das Tool an, anhand dieser Angaben eine personalisierte Kaltakquise-E-Mail zu verfassen.
Hier ist eine Eingabeaufforderung, mit der Sie Forschungsnotizen einzeln hinzufügen können:
Hier sind meine Notizen zu [Name des potenziellen Kunden] bei [Name des Unternehmens]: [Fügen Sie Ihre Ergebnisse ein – aktuelle Unternehmensnachrichten, LinkedIn-Aktivitäten, Herausforderungen der Branche oder persönliche Erfolge]. Schreiben Sie die Kaltakquise-E-Mail unter Verwendung unserer Vorlage um, um ein oder zwei dieser wichtigen Punkte auf natürliche Weise einzubauen, ohne dass offensichtlich wird, dass ich eine Vorlage verwende.
👀 Wussten Sie schon? Laut dem Sales Trend Report von HubSpot rangiert E-Mail an zweiter Stelle der Kanäle mit der höchsten Antwortrate bei Kaltakquise. An erster Stelle steht die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden über soziale Medien.
📚 Lesen Sie auch: Die besten E-Mail-Outreach-Tools, mit denen Sie starke Verbindungen zu Ihren Zielgruppen aufbauen können
4. Erstellen Sie Follow-up-Sequenzen
Die meisten potenziellen Kunden benötigen 3 bis 5 Kontaktpunkte, bevor sie auf Ihre Demo-Anfragen oder Terminvorschläge reagieren. Wenn Sie die Nachfassaktionen auslassen, verzichten Sie im Grunde genommen auf potenzielle Einnahmen.
Zum besseren Verständnis sehen Sie hier, wie eine ausgewogene und unaufdringliche Follow-up-Strategie aussieht:
| Weiterverfolgen | Wann und was sollten Sie zu erledigen haben? | Beispiel |
| 1. Nachfassaktion | Fügen Sie soziale Beweise oder Fallstudien hinzu (3–5 Tage später). | Hallo [Name], ich beziehe mich auf meine vorherige E-Mail. Ich habe gerade [ähnliches Unternehmen] dabei geholfen, [gleiche Herausforderung] zu lösen. Sie haben innerhalb von 30 Tagen [konkretes Ergebnis] erzielt. Hier ist die Fallstudie: [Link] |
| 2. Follow-up | Freigeben Sie wertvolle Ressourcen oder Erkenntnisse (1 Woche später) | Hallo [Name], ich bin auf diesen [Branchenbericht/dieses tool] zum Thema [relevanter Trend] gestoßen. Ich dachte, der Abschnitt zu [spezifisches Thema] könnte für Sie angesichts des [Unternehmenskontexts] interessant sein. |
| 3. Nachfassaktion | Letzter Versuch mit Knappheit oder Dringlichkeit (10–14 Tage später) | Hallo [Name], ich habe noch keine Antwort von Ihnen erhalten, daher werde ich mich ein letztes Mal melden. Wenn der Zeitpunkt ungünstig ist, machen Sie sich keine Sorgen. Wenn Sie jemals Hilfe bei [Problem] benötigen, wissen Sie, wie Sie mich erreichen können. |
Beachten Sie, dass diese Zeitleisten je nach potenziellem Kunden und Dringlichkeit des Problems, das Sie lösen möchten, benutzerdefiniert sein sollten.
Wenn Sie beispielsweise während der Weihnachtszeit einen Einzelhandelskunden kontaktieren, ist dieser wahrscheinlich zu beschäftigt, um zu antworten, sodass es sinnvoll ist, Ihre Follow-up-Intervalle zu verlängern.
Hier ist ein Beispiel für eine Eingabeaufforderung, mit der Sie Follow-up-Sequenzen in ChatGPT erstellen können:
Erstellen Sie auf der Grundlage meiner Recherchen über [Name des potenziellen Kunden] drei Folge-E-Mails zu unserem Gespräch über [ursprüngliches Thema]. Jede E-Mail sollte einen anderen Ansatz verfolgen: (1) soziale Beweise unter Verwendung von [ähnliches Unternehmen], (2) Freigabe einer nützlichen Ressource zu [Branchentrend] und (3) eine höfliche letzte Erinnerung. Behalten Sie den gleichen Ton der Unterhaltung bei und beziehen Sie sich auf natürliche Weise auf spezifische Details aus meinen Recherchen.
5. Integrieren Sie ChatGPT in ein E-Mail-Tool
ChatGPT kann personalisierte Kaltakquise-E-Mails für Sie verfassen, aber Sie können diese nicht direkt über die Plattform versenden. Sie müssen den generierten Inhalt kopieren und in Ihre E-Mail-Tools einfügen oder ihn in Tabellenkalkulationen hochladen, um ihn in großen Mengen zu versenden.
Sie können ChatGPT mit Ihren bestehenden Outreach-Plattformen oder Ihrem CRM mithilfe von Tools wie Zapier oder direkten API-Verbindungen integrieren. Auf diese Weise können Sie von den Funktionen zur Erstellung von E-Mails von ChatGPT profitieren, ohne ständig zwischen Plattformen wechseln oder Inhalte manuell kopieren zu müssen.
⭐ Bonus: E-Mail-Spamfilter achten nicht nur auf das Volumen, sondern suchen auch nach Mustern. Betreffzeilen mit Wörtern wie kostenlos, zeitlich begrenzt, jetzt handeln oder garantiert können Ihre Kaltakquise-E-Mails markieren, bevor sie überhaupt gelesen wird. Die beste E-Mail-Etikette ist es, in einem natürlichen, dialogorientierten Ton zu schreiben, der authentisch wirkt und nicht werblich ist.
6. Testen und optimieren Sie automatisierte E-Mails
Überwachen Sie Ihre Kaltakquise-E-Mails und analysieren Sie, was funktioniert und was nicht.
Sie sollten die Nachverfolgung der folgenden Kennzahlen durchführen: E-Mail-Öffnungsraten, Abmelderaten, Antwortraten und andere relevante Metriken, um den Erfolg Ihrer Kaltakquise-E-Mails zu bestimmen.
Um zu sehen, welche Version besser funktioniert, testen Sie die folgenden Aspekte und verfeinern Sie Ihre Eingabeaufforderungen auf der Grundlage der Ergebnisse:
- Betreffzeilen: Neugierde vs. direkter Nutzen, fragbasierte vs. aussagenbasierte vs. nutzungsorientierte Betreffzeilen
- Einstiegshaken: Persönliche Referenzen (LinkedIn-Beitrag, aktuelle Finanzierung) vs. Aussagen zu Schwachstellen
- Wertversprechen: Betonung von ROI vs. Produktivität vs. Risikominderung
- E-Mail-Länge: Kurz und prägnant (50–70 Wörter) vs. etwas länger und erzählerisch (120–150 Wörter)
- CTAs: „Einen kurzen Anruf vereinbaren” vs. „Möchten Sie weitere Info erhalten?”
Was wäre, wenn ein KI-Agent diesen Workflow von Anfang bis Ende übernehmen könnte? ClickUp AI-Agenten können mit Anweisungen benutzerdefiniert angepasst werden, um perfekte erste Entwürfe zu erstellen! Sehen Sie selbst, wie das funktioniert.
Bewährte ChatGPT-Prompts für Kaltakquise
Hier finden Sie bewährte ChatGPT-Prompts, die Sie verwenden können, um eine hohe Rücklaufquote zu erzielen.
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Prompt unter Verwendung des AIDA-Frameworks
Verwenden Sie diese Eingabeaufforderung, wenn Sie aufmerksamkeitsstarke E-Mails erstellen möchten, die potenzielle Kunden ansprechen, bevor Sie sie um Demos oder Meetings bitten. Die AIDA-Struktur eignet sich besonders gut, um Ihre Lösung neuen Leads vorzustellen, die Ihr Unternehmen noch nicht kennen.
Hier sind die Eingabeaufforderung und die Antwort von ChatGPT:
Agieren Sie wie ein erfahrener B2B-Texter. Ich bin [Ihre Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] und wende mich an [Berufsbezeichnung des potenziellen Kunden] bei [Zielfirmentyp].
- Verfassen Sie eine Kaltakquise-E-Mail unter Verwendung des AIDA-Modells, die:
- Beginnt mit einem spannenden Aufhänger zum Thema [spezifische Herausforderung der Branche].
- Erwähne, wie [ähnliches Unternehmen] vor derselben Herausforderung stand.
- Zeigt die erzielte Transformation: [Spezifisches Ergebnis/Metrik]
- Beenden Sie mit einem unverbindlichen CTA für [spezifischen nächsten Schritt].
Zusätzliche Anforderungen:
- Verweisen Sie auf diese aktuelle Entwicklung: [Unternehmensnachrichten/Erfolge]
- Verwenden Sie einen natürlichen, dialogorientierten Tonfall während der Unterhaltung.
- Bleiben Sie unter 130 Wörtern.
- Generieren Sie drei Varianten für die Betreffzeile, die sich auf die Probleme des potenziellen Kunden konzentrieren.
- Fügen Sie Platzhalter für [Firmenname] und [Name des potenziellen Kunden] ein.
- Schwierigkeiten der Zielgruppe: [2–3 konkrete Herausforderungen auf einer Liste auflisten]
Antwort
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Aufforderung zur Reaktivierung inaktiver Leads
Diese Aufforderung hilft Vertriebsmitarbeitern dabei, potenzielle Kunden wieder anzusprechen, die nach anfänglichem Interesse nicht mehr reagiert haben. Sie eignet sich für Leads, die Interesse gezeigt haben, aber nicht mehr auf Follow-ups reagieren.
Hier ist eine Eingabeaufforderung und die Antwort von ChatGPT:
Sie sind ein Spezialist für die Wiederbelebung von Verkäufen und helfen mir dabei, kalte Interessenten, die zuvor Interesse gezeigt haben, wieder anzusprechen.
Schreiben Sie eine Kaltakquise-E-Mail zur Wiedergewinnung von Kunden, die:
- Nehmen Sie die Stille zur Kenntnis, ohne aufdringlich zu sein: „Ich weiß, dass der Zeitpunkt nicht günstig war ...“
- Erwähnt eine neue Entwicklung: [Aktuelles Produkt-Update/Branchenänderung]
- Teilt neue soziale Beweise: [Erfolgsgeschichte/Fallstudie eines neuen Clients]
- Bietet etwas Wertvolles: [Ressource/Tool/Einblick]
- Verwendet den „Last Attempt“-Ansatz mit echter Hilfsbereitschaft.
- Enthält einen einfachen Ausweg: „Wenn sich die Prioritäten verschoben haben, keine Sorge.“
- Bleibt unter 110 Wörtern
Kontext zum Lead:
- Letzte Interaktion: [Kurze Beschreibung der vorherigen Unterhaltung]
- Ihre größte Herausforderung: [Spezifischer Schwachpunkt, den sie erwähnt haben]
- Zeit seit dem letzten Kontakt: [Dauer]
- Branche: [Ihr Sektor]
Antwort
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Aufforderung für die Nachverfolgung von Produktdemos
Verwenden Sie diese Funktion, wenn potenzielle Kunden Ihre Demo besucht haben, aber noch keinen nächsten Schritt unternommen haben. Die Eingabeaufforderung erstellt Follow-up-E-Mails, die häufige Bedenken nach der Demo ausräumen und gleichzeitig die Dynamik aufrechterhalten.
Hier ist eine ChatGPT-Eingabeaufforderung und die entsprechende Antwort:
Agieren Sie als beratender Vertriebsprofi. Ich habe gerade eine Produktdemo mit [Name des potenziellen Kunden] von [Name des Unternehmens] fertiggestellt und muss nun effektiv nachfassen.
Schreiben Sie eine Demo-Follow-up-E-Mail, die:
- Danken Sie ihnen für ihre Zeit während der Diskussion zum Thema [Demo-Thema].
- Beantwortet die spezifische Frage, die sie aufgeworfen haben: [Spezifischer Einwand/Frage]
- Bietet zusätzlichen Wert: [Relevante Ressource/Fallstudie]
- Schlägt einen klaren nächsten Schritt vor: [Implementierungszeitleiste/Pilotprogramm]
- Schafft eine sanfte Dringlichkeit in Bezug auf [saisonale Faktoren/Geschäftsanforderungen]
- Behalten Sie einen beratenden Ton bei, keine aufdringliche Verkaufssprache.
- Bleibt unter 120 Wörtern
Demo-Kontext:
- Die wichtigsten Features, für die sie sich am meisten interessiert haben: [Spezifische Features]
- Ihre Zeitleiste für die Umsetzung: [die von ihnen erwähnte Zeitleiste]
- Entscheidungsprozess: [Wer ist noch beteiligt?]
- Hauptkonkurrent, den sie in Betracht ziehen: [falls erwähnt]
Antwort
Hier sind einige kürzere Beispiele für Eingabeaufforderungen, denen Sie folgen können, wenn Sie nicht über umfangreiche Details oder Zeit zum Aufbau eines Kontexts verfügen:
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Prompt für die Lead-Generierung
Schreiben Sie eine Kaltakquise-E-Mail zur Lead-Generierung, die sich an [ideale Kundenpersönlichkeit] bei [Unternehmenstyp] richtet. Gehen Sie auf deren größte Herausforderung mit [spezifischer Schwachstelle] ein, erwähne [jüngste Unternehmenserfolge] und bitten Sie um ein kurzes Informationsgespräch. Halten Sie sich an maximal 120 Wörter mit einer sanften Handlungsaufforderung.
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Aufforderung für Produktdemo
Entwerfen Sie eine E-Mail mit der Bitte um eine Produktdemo an [Berufsbezeichnung des potenziellen Kunden] und heben Sie dabei hervor, wie [Produktname] [spezifisches Geschäftsproblem] löst. Fügen Sie ein relevantes Fallstudienergebnis hinzu und schließen Sie mit der Vereinbarung eines 15-minütigen Demo-Termins. Verwenden Sie einen konversationellen Ton und beschränken Sie sich auf weniger als 100 Wörter.
ChatGPT-Cold-E-Mail-Aufforderung für kostenlose Testversion
Erstellen Sie eine E-Mail mit einer Einladung zu einer kostenlosen Testversion für [Zielgruppe], in der Sie die wichtigsten Vorteile von [Hauptfeature/Lösung] hervorheben. Gehen Sie auf die Probleme Ihrer Zielgruppe in Bezug auf [spezifische Herausforderung] ein und fügen Sie einen klaren Link zur Anmeldung für die Testversion hinzu. Beschränken Sie sich auf 90 Wörter und betonen Sie die Dringlichkeit.
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Aufforderung für Gastbeitragsanfragen
Schreiben Sie eine E-Mail zur Kontaktaufnahme für einen Gastbeitrag an [Name der Website] und beziehen Sie sich dabei auf deren aktuellen Artikel zu [Thema]. Schlagen Sie drei konkrete Ideen für Überschriften vor, die sich auf [Ihr Fachgebiet] beziehen, und erwähne [Ihre Qualifikationen/Erfolge]. Professioneller Ton, weniger als 130 Wörter.
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Vorlage zur Vorstellung eines Produkts
Erstellen Sie eine E-Mail zur Produktvorstellung für [neues Produkt/neue Dienstleistung] mit dem Zielpublikum [bestimmte Branche]. Konzentrieren Sie sich auf den Hauptvorteil von [wichtigstes Wertversprechen], nutzen Sie soziale Beweise von [ähnlicher Kunde] und fügen Sie einen sanften CTA hinzu. Behalten Sie einen dialogorientierten Ansatz bei.
ChatGPT-Kaltakquise-E-Mail-Vorlage für Affiliate-Partnerschaftsangebote
Entwerfen Sie eine E-Mail mit einem Vorschlag für eine Affiliate-Partnerschaft für [Firmenname], in der Sie erklären, wie die Aktion für [Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung] zu deren Zielgruppe [Zielgruppe] passt. Fügen Sie die Provisionsstruktur und die gegenseitigen Vorteile hinzu. Verwenden Sie einen kooperativen Ton und beschränken Sie sich auf weniger als 110 Wörter.
📚 Weiterlesen: Wir haben die besten ChatGPT-Alternativen und -Konkurrenten (kostenlos und kostenpflichtig) getestet.
Einschränkungen bei der Verwendung von ChatGPT für Kaltakquise-E-Mails
Bei korrekter Eingabe funktioniert ChatGPT für die Erstellung von Inhalten einwandfrei. Wenn Sie jedoch die Kaltakquise von Anfang bis Ende automatisieren möchten, stößt es an seine Grenzen.
Hier sind die Limite von ChatGPT für die Automatisierung von Kaltakquise-E-Mails, die Sie beachten sollten:
Fehlende Echtzeitdaten
ChatGPT hat keinen Live-Zugriff auf Daten potenzieller Kunden, es sei denn, Sie integrieren es in Ihr CRM- oder Anreicherungstool. Es kann die neuesten LinkedIn-Aktivitäten, die aktuelle Unternehmensfinanzierung oder einen Jobwechsel eines potenziellen Kunden nicht abrufen, ohne dass zusätzliche Systeme ihm den Kontext liefern.
Uneinheitliche Ausgabequalität
Bei der Verwendung von ChatGPT arbeiten die Mitglieder des Teams isoliert voneinander. Jeder experimentiert mit seinen eigenen Eingabeaufforderungen, und es gibt keine einheitliche Methode, um festzustellen, was funktioniert hat und was nicht. Dies hindert das Unternehmen daran, eine Datenbank mit bewährten Vorlagen für E-Mails zum Vertrieb aufzubauen, die zuverlässig Antworten generieren können.
Außerdem erzeugt ChatGPT selbst bei identischen Eingaben E-Mails unterschiedlicher Qualität und mit unterschiedlichem Tonfall. Ohne integrierte Feedbackschleifen oder Leistungsdaten wird es schwierig, Ihre Vorlagen systematisch zu verbessern.
Copy-Paste-Workflow
ChatGPT generiert E-Mails einzeln, sodass Sie jede E-Mail in Ihre E-Mail-Tools oder Ihr CRM kopieren müssen. Das wird sehr schnell mühsam, wenn Sie Hunderte von personalisierten Kaltakquise-E-Mails versenden müssen. Das ständige Wechseln zwischen den Plattformen führt zu Fehlern und Inkonsistenzen in Ihren Kampagnen. Mit anderen Worten: Jeder Workspace hat mit Arbeitsüberlastung zu kämpfen.
❗ Achtung: Ihr Team könnte in einer App-Wechsel-Hölle stecken. Der Wechsel zwischen verschiedenen tools alle 47 Sekunden beeinträchtigt die Konzentration, führt zu versteckter geistiger Erschöpfung und lässt produktive Stunden am Ende des Tages verpuffen.
Keine Funktionen zur Nachverfolgung von Kampagnen
Die Plattform kann weder das Öffnen von E-Mails noch die Antwortraten nachverfolgen oder die Wirksamkeit von Kampagnen messen. Sie verlieren die Sichtbarkeit darüber, welche Aufforderungen bessere Antworten generieren oder welche Betreffzeilen am besten funktionieren. Dies macht es schwierig, Ihre Strategie für Kaltakquise-E-Mails zu optimieren oder den ROI gegenüber den Stakeholdern nachzuweisen.
Fehlende integrierte Terminplanung
ChatGPT kann Ihre Kaltakquise-E-Mails verfassen, aber nicht automatisch versenden. Sie müssen jede E-Mail manuell planen oder Sequenzen in separaten tools einrichten. Das bedeutet, dass es keine automatisierten Follow-up-Erinnerungen basierend auf dem Verhalten der potenziellen Kunden gibt. Ihr Nurturing-Prozess wird fragmentiert und potenzielle Leads rutschen durch die Maschen.
📮 ClickUp Insight: Die Ergebnisse unserer Umfrage zur Effektivität von Meetings zeigen, dass Wissensarbeiter in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern fast 308 Stunden pro Woche in Meetings verbringen könnten!
Aber was wäre, wenn Sie diese Meeting-Zeit verkürzen könnten? Der einheitliche ClickUp-Workspace und der vernetzte Chat reduzieren unnötige Meetings drastisch!
💫 Echte Ergebnisse: Clienten wie Trinetix konnten durch die Zentralisierung der Projektdokumentation, die Automatisierung von Workflows und die Verbesserung der teamübergreifenden Sichtbarkeit mithilfe unserer Alles-App für die Arbeit eine Reduzierung der Meetings um 50 % erzielen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten jede Woche Hunderte von produktiven Stunden zurückgewinnen!
So verwenden Sie ClickUp zur Automatisierung von Kaltakquise-E-Mails
ChatGPT ist zwar ein hilfreiches tool zum Verfassen von E-Mails, aber in puncto Funktionalität lässt es zu wünschen übrig. Da es keine integrierten Funktionen zum Versenden, zur Nachverfolgung von Antworten oder zur Automatisierung von Follow-ups bietet, müssen Sie mehrere Tools kombinieren, um Ihre E-Mail-Kampagnen durchzuführen.
ClickUp ist hier das Tool Ihrer Wahl. Als weltweit erster konvergierter KI-Arbeitsbereich übernimmt es die Automatisierung des gesamten Prozesses über das Schreiben hinaus.
Mit ChatGPT können Sie E-Mails direkt in Ihrem Workspace verfassen und gleichzeitig alle Ihre Kenntnisse, Apps, Chats und Dokumente an einem Ort integrieren, was ein vereinfachtes Kampagnenmanagement ermöglicht.
So können Sie ClickUp zur Automatisierung von Kaltakquise-E-Mails nutzen:
Erstellen Sie den Kampagnen-Workspace mit einer Vorlage für E-Mail-Kampagnen.
Die E-Mail-Kampagnen-Vorlage von ClickUp bietet Ihnen einen strukturierten Rahmen, um Ihre gesamten Kaltakquise-Aktivitäten zu organisieren. Betrachten Sie sie als Ihr Command-Center, in dem jeder potenzielle Kunde, jede E-Mail, jede Nachverfolgung und jede Metrik ihren Platz hat.
Mit dieser Vorlage erhalten Sie einen vorgefertigten Kampagnen-Hub. Das bedeutet, dass Sie keine Systeme für die Nachverfolgung von Grund auf neu aufbauen müssen und sich nicht fragen müssen, wo Sie bei jedem potenziellen Kunden aufgehört haben.
So hilft Ihnen diese Vorlage:
- Speziell entwickelte Nachverfolgung: Mit dieser Vorlage können Sie E-Mail-Kampagnen mit verschiedenen Benutzerdefinierten Feldern wie E-Mail-Kopierlink, Abschlussrate, E-Mail-Typ, Thema und E-Mail-Design-Link nachverfolgen und verwalten.
- Klare Nachverfolgung des Fortschritts: Mit dem benutzerdefinierten Status von ClickUp können Sie den Fortschritt jedes potenziellen Kunden verfolgen, indem Sie eine klare Sichtbarkeit darüber erhalten, wo sie in Ihrer Sequenz stehen.
- Mehrere Ansichtsoptionen: Visualisieren Sie Ihre E-Mail-Kampagnen und wechseln Sie mühelos zwischen verschiedenen ClickUp-Ansichten, z. B. der Board-Ansicht, um Kontakte nach Sequenzschritten anzuzeigen, der Listenansicht, um potenzielle Kundendaten in übersichtlichen Zeilen anzuzeigen, oder der Kalenderansicht, um Ihre geplanten Versandtermine und Follow-up-Zeitleisten zu visualisieren.
- Aufgabenzuweisung und Zeitplanung: Weisen Sie Mitgliedern des Teams bestimmte potenzielle Kunden oder Kampagnenaufgaben mit klaren Fristen zu.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Richten Sie Benachrichtigungen ein, um Teammitglieder zu informieren, wenn potenzielle Kunden zwischen Phasen wechseln oder eine Frist näher rückt.
Verwalten Sie E-Mails mit Projektmanagement
Mit ClickUp müssen Sie nicht ständig zwischen Ihrem E-Mail- und Projektmanagement-Tool hin- und herwechseln, um die Nachverfolgung von Antworten durchzuführen.
Das E-Mail-Projektmanagement von ClickUp verbindet Ihr Gmail-, Outlook-, Office 365- oder IMAP-Konto direkt mit Ihrem Workspace. Senden und empfangen Sie E-Mails direkt in ClickUp.
Hier finden Sie alles, was Sie mit der E-Mail-Integration in Ihrem ClickUp-Workspace zu erledigen haben:
- Antworten in Aufgaben umwandeln: Leiten Sie E-Mails von potenziellen Kunden an die eindeutige Adresse Ihrer Kampagne weiter und wandeln Sie Ihre E-Mails direkt aus Ihrem Posteingang in detaillierte Aufgaben um.
- Zentralisieren Sie Unterhaltungen mit potenziellen Kunden: Importieren Sie ganze E-Mail-Threads in bestimmte Kampagnenaufgaben, damit Ihr Team den gesamten Verlauf der Unterhaltungen überprüfen kann, bevor es Antworten verfasst oder Produktvorführungen plant.
- Folgeaufgaben planen: Erstellen Sie Aufgaben mit Startdatum und Fälligkeitsdatum und weisen Sie diese direkt aus Ihrem Posteingang heraus den entsprechenden Team-Mitgliedern zu.
- E-Mails aus dem ClickUp-Workspace versenden: Verfassen und versenden Sie ausgehende E-Mails direkt aus ClickUp Aufgaben.
Entwerfen und personalisieren Sie E-Mails mit KI
ClickUp bietet ClickUp Brain, eine native KI, die sich in Ihre gesamte ClickUp-Umgebung integrieren lässt. Diese KI verfügt über ein kontextuelles Verständnis Ihrer potenziellen Kunden und Kampagnen.
Wenn Sie ClickUp Brain bitten, eine E-Mail für einen potenziellen Kunden zu schreiben, kann es relevante Informationen aus dessen Aufgabenkarte, Notizen zu Meetings und gespeicherten Recherchen abrufen, um aussagekräftige Kaltakquise-E-Mails zu verfassen.
Das kontextbezogene Verständnis von Brain hilft Ihnen dabei:
- Forschungsautomatisierung: Das Tool kann Unternehmensdaten und Schwachstellen aus Verbindungen zu CRM-Integrationen und Interessentendatenbanken abrufen, ohne dass manuelle Nachforschungen erforderlich sind.
- Leistungsoptimierung: Es kann Variationen der Betreffzeile generieren, basierend auf Ihren Kampagnen-Metriken und Öffnungsraten, die in ClickUp gespeichert sind.
- Sequenzaufbau: Brain kann Follow-up-E-Mails erstellen, indem es automatisch auf frühere Unterhaltungen und E-Mail-Threads Bezug nimmt.
- Intelligente Vorlagen: Brain lernt aus Ihren erfolgreichsten E-Mails und schlägt Verbesserungen für neue Kampagnen vor.
Mit Talk-to-Text von ClickUp Brain MAX können Sie die Erstellung von Kaltakquise-E-Mails weiter beschleunigen. Diktieren Sie Ihre Erkenntnisse über potenzielle Kunden und Ihre E-Mail-Ideen und lassen Sie Ihre gesprochenen Notizen anhand Ihres Workspace-Kontexts in strukturierte, personalisierte Kaltakquise-E-Mails umwandeln.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Docs, um eine zentrale Bibliothek Ihrer leistungsstärksten E-Mail-Vorlagen und -Templates aufzubauen. Dokumentieren Sie, welche Vorlagen die besten Antwortraten für verschiedene Branchen oder Interessententypen erzielen, und geben Sie diese Wissensdatenbank dann Ihrem gesamten Vertriebsteam frei, um konsistente Ergebnisse zu erzielen.
Richten Sie Automatisierungen ein, um Sequenzen im Autopilot-Modus auszuführen.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie automatisierte E-Mail-Sequenzen erstellen, die basierend auf den Aktionen potenzieller Kunden als Auslöser dienen.
ClickUp bietet einen Drag-and-Drop-Builder für Automatisierungen, mit dem Sie komplexe Abläufe ohne Programmierkenntnisse erstellen können. Erklären Sie die Schritte der Automatisierung in einfacher Sprache, und voilà – schon haben Sie es verstanden.
In der folgenden Tabelle erfahren Sie, was Sie in Ihren Kaltakquise-E-Mail-Sequenzen für Automatisierungen durchführen sollten:
| Automatisierungstyp | Was es zu erledigen hat |
| Statusbasierte Auslöser | Versenden Sie unterschiedliche E-Mails, wenn potenzielle Kunden zwischen den Pipeline-Phasen wechseln. |
| Zeitverzögerte Nachfassaktionen | Versenden Sie automatisch Follow-up-E-Mails nach bestimmten Intervallen, ohne diese manuell planen zu müssen. |
| Engagement-Antworten | Als Auslöser verwenden Sie verschiedene Aktionen basierend auf E-Mail-Öffnungen, Klicks oder Antworten von potenziellen Kunden. |
| Aufgabenzuweisungen | Weisen Sie potenzielle Kunden automatisch Mitgliedern des Teams zu, wenn sie Kaufsignale zeigen oder Demos anfordern. |
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die benutzerdefinierten Autopilot-Agenten von ClickUp, um bestimmte Follow-up-Aufgaben für Kaltakquise-E-Mails zu automatisieren, z. B. die automatische Aktualisierung des Status von potenziellen Kunden, wenn die E-Mail-Interaktion unter einen Schwellenwert fällt, oder das Auslösen personalisierter Re-Engagement-Sequenzen basierend auf Änderungen in Benutzerdefinierten Feldern.
Bonus: Tipps zur Verbesserung der Leistung von Kaltakquise-E-Mails mit KI
ChatGPT hilft Ihnen zwar dabei, bessere Kaltakquise-E-Mails zu schreiben, aber Ihre Gesamtleistung hängt davon ab, wie strategisch Sie KI in Ihrem gesamten Outreach-Prozess einsetzen.
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre allgemeine E-Mail-Akquise-Performance mit KI verbessern können:
- Erstellen Sie Prompt-Bibliotheken nach Kampagnentyp: Erstellen Sie eine Sammlung bewährter Prompts für verschiedene Szenarien, z. B. Produktdemos, Partnerschaften, Reaktivierungs-E-Mails, und verwenden Sie diese konsistent.
- Nutzen Sie KI für die Zusammenfassung von potenziellen Kundenrecherchen: Geben Sie ChatGPT mehrere Datenpunkte zu Ihrem potenziellen Kunden ein (LinkedIn-Beiträge, Unternehmensnachrichten, aktuelle Erfolge) und bitten Sie es, den relevantesten Personalisierungsansatz zu identifizieren.
- Fügen Sie den KI-Ergebnissen eine menschliche Überprüfung hinzu: Richten Sie einen schnellen Überprüfungsprozess ein, bei dem Mitglieder des Teams die von der KI generierten E-Mails scannen, um erfundene Details und Unstimmigkeiten in der Markenstimme zu erkennen.
- Reverse-Engineering erfolgreicher E-Mails von Mitbewerbern: Geben Sie leistungsstarke Kaltakquise-E-Mails aus Ihrer Branche in ChatGPT ein und lassen Sie die Struktur, den Ton und die Überzeugungstechniken analysieren.
- Richten Sie die triggerbasierte E-Mail-Generierung ein: Erstellen Sie automatisierte Workflows für E-Mails, die neue Kaltakquise-E-Mails basierend auf bestimmten Aktionen potenzieller Kunden oder Datenänderungen in Ihrem CRM generieren.
- Implementieren Sie eine KI-gestützte Optimierung der Versandzeiten: Verwenden Sie tools, die das Engagement-Verhalten potenzieller Kunden analysieren und Ihre Kaltakquise-E-Mails automatisch für den Zeitpunkt planen, zu dem die Empfänger sie am ehesten öffnen und beantworten.
- Automatisierte Kategorisierung und Weiterleitung von Antworten einrichten: Verwenden Sie KI, um Antworten von potenziellen Kunden automatisch nach Interesse oder Art der Einwände zu analysieren und zu kategorisieren und sie mit Vorschlägen für die nächsten Schritte an die entsprechenden Mitglieder des Teams weiterzuleiten.
So können Sie ClickUp zur Automatisierung Ihrer Workflows nutzen.
💡 Profi-Tipp: Laut Siege Media ist die beste Tageszeit für den Versand von Kaltakquise-E-Mails zwischen 9 und 12 Uhr EST. Manchmal ist der einfachste Weg, damit Ihre E-Mails geöffnet werden, sie zur richtigen Zeit zu versenden.
Automatisieren Sie Ihre Kaltakquise-E-Mail-Kampagnen mit ClickUp
ChatGPT generiert effektive Kaltakquise-E-Mails, wenn es mit relevanten Kontextinformationen und Eingabeaufforderungen versorgt wird. Warum sollten Sie es jedoch als eigenständiges Tool verwenden, wenn ClickUp Ihnen direkt in seinem Workspace Zugriff auf das neueste ChatGPT-Modell bietet?
Mit ClickUp können Sie Ihre gesamte Kaltakquise-E-Mail-Sequenz verwalten, ohne zwischen verschiedenen tools wechseln zu müssen. Dieser konvergente KI-Arbeitsbereich kann: E-Mails schreiben, ohne dass Sie potenzielle Kundendaten manuell eingeben müssen, Folgeaktionen planen und Kampagnenergebnisse verfolgen – alles in einem Workspace.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und implementieren Sie die Automatisierung Ihrer Kaltakquise-E-Mail-Kampagnen.