Zu Beginn dieses Jahrzehnts stellte das US Bureau of Labor Statistics fest, dass der kumulierte Produktionsverlust im nichtlandwirtschaftlichen Geschäftssektor der USA aufgrund des Rückgangs der Produktivität satte 10,9 Millionen Dollar betrug. McKinsey bezeichnete dieses Produktivitätswachstum als „bestenfalls anämisch”.
Jahre später hat sich die Situation geändert. Zum ersten Mal seit Jahrzehnten erleben wir einen Anstieg der Produktivität, da Unternehmen herausfinden, wie sie moderne Tools in den Bereichen Remote-Arbeit, Zusammenarbeit, künstliche Intelligenz und Projektmanagement nutzen können, um ihre Anforderungen zu erfüllen.
Um dieses aktuelle Phänomen aufrechtzuerhalten und weiter auszubauen, ist ein strategischer Ansatz für das Arbeitsmanagement erforderlich. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie bewährte Strategien des Projektmanagements und modernste digitale Tools einsetzen können, um Ihre Ergebnisse im Geschäft zu verbessern.
Was sind Strategien des Projektmanagements?
Projektmanagement-Strategien sind eine Sammlung von Zielen, Ansätzen, Prozessen, Best Practices und Tools, die zur Umsetzung von Geschäftsprojekten eingesetzt werden. Eine gute Projektmanagement-Strategie zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
- Ganzheitliches Denken: Es skizziert das Gesamtbild, die Ziele und die Vision.
- Langfristige Ansicht: Betrachtet Projekte über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren.
- Anwendbarkeit im gesamten Unternehmen: In der Regel werden Strategien des Projektmanagements auf Unternehmens- oder Abteilungsebene festgelegt, um die Effizienz zu steigern.
- Ausrichtung: Es ist auf die Ziele und Prozesse der Organisation abgestimmt.
- Konsistenz: Als Grundlage werden sich diese Strategien kurzfristig wahrscheinlich nicht ändern.
Projektstrategie vs. Projektmanagement-Strategie
Zur Verdeutlichung: Eine Projektstrategie beschreibt, wie das Projektteam seine Arbeit ausführt. Sie beschränkt sich auf die Projektebene und umreißt, was, warum und wie etwas getan werden soll. Der Projektmanager/Projektleiter entscheidet darüber und legt sie fest, wobei er Input und Feedback von den Sponsoren einholt.
Eine Projektstrategie könnte beispielsweise festlegen, wie viel Pufferzeit für jede Projektphase eingeplant werden soll oder wie im Laufe des Projekts auf Scope Creep reagiert werden soll.
Die Projektmanagement-Strategie ist die Art und Weise, wie das gesamte Unternehmen seine Projekte verwaltet. Diese wird häufig auf Unternehmensebene angewendet, von der Geschäftsleitung entwickelt und erfordert erhebliche Investitionen in Projektmanagement-Prozesse und -Tools.
Bei einer Projektmanagementstrategie drehen sich die Entscheidungen darum, ob Sie sich für eine kostenlose Projektmanagement-Software entscheiden, wie Sie Überwachungssysteme einrichten, Überprüfungsverfahren festlegen usw.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines oder ein riesiges Projekt leiten – effektive Strategien des Projektmanagements können einen großen Unterschied machen. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.
Die Bedeutung eines effektiven Projektmanagements
Die agile Softwareentwicklung betont die Notwendigkeit von „selbstverwalteten Teams”.
Sie fragen sich vielleicht: „Wenn ich qualifizierte Mitglieder des Teams eingestellt und ihnen Entscheidungsbefugnisse übertragen habe, wozu brauche ich dann noch Projektmanagement?“
So unterstützt ein effektives Projektmanagement die Grundlage jedes Geschäfts.
Change Management
Unternehmen brauchen Veränderungen. Märkte entwickeln sich weiter. Kunden verlangen neue Produkte und Dienstleistungen. Die Methode des Projektmanagements, für die Sie sich zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit entschieden haben, ist möglicherweise nicht mehr relevant. Sie könnte Sie sogar behindern.
Effektive Tools für das Projektmanagement helfen bei der Nachverfolgung der Vergangenheit und der Prognose der Zukunft.
Aufgabenmanagement
Ein Projekt kann mehrere Dutzend bis viele Tausend Aufgaben umfassen, die abgeschlossen werden müssen. Noch wichtiger ist, dass diese Aufgaben miteinander verbunden sind, wobei die Erledigung einer Aufgabe Auswirkungen auf die nächste hat und sich auf die darauffolgende auswirkt.
Das richtige Projektmanagement verhindert, dass kleine Details übersehen werden.
Personalmanagement
Mitarbeiter, Auftragnehmer, gemeinsam genutzte Ressourcen, Führungskräfte der oberen, unteren und mittleren Ebene, Berater, Sponsoren, Wirtschaftsprüfer, Kunden – an jedem Projekt sind viele verschiedene Personen beteiligt.
Effektives Projektmanagement stellt sicher, dass jeder seine Rolle erfüllt, ohne dass es zu Konflikten kommt.
Wenn Sie noch nicht überzeugt sind, finden Sie hier die alltäglichen Vorteile eines strategischen Projektmanagements.
Die wichtigsten Schlüsseln des strategischen Projektmanagements
Ausrichtung: Gutes Projektmanagement gibt jedem im Team eine Richtung vor. Es bringt alle Mitglieder des Teams auf den richtigen Weg, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Kontrolle: Ein effektiv verwaltetes Projekt wird mit größerer Wahrscheinlichkeit termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen. Projektmanagement eliminiert Verschwendung und verbessert die Ressourcennutzung.
Agilität: Wenn der Projektmanager eine Sichtbarkeit auf alle Aspekte des Projekts hat, kann er Risiken besser vorhersehen und darauf reagieren. Dadurch kann sich das Team besser an veränderte Situationen anpassen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Effektives Projektmanagement sorgt für Klarheit in den Teams. Die Mitarbeiter kennen ihre Arbeit und wissen, wie diese zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Dies vermeidet Verwirrung und verbessert die Mitarbeitererfahrung.
Zufriedenheit der Stakeholder: Wenn ein Projekt gut durch das Projektmanagement gemanagt wird, ist es vorhersehbar. Projektmanager können selbstbewusst mit den Stakeholdern kommunizieren.
Um all dies und noch mehr zu erreichen, benötigen Sie robuste Strategien für das Projektmanagement. Hier sind sie.
Wesentliche Strategien des Projektmanagements
Jedes Unternehmen ist einzigartig. Betrachten Sie die unten aufgeführte Strategie als allgemeine Richtlinie und passen Sie sie benutzerdefiniert an Ihre Bedürfnisse an. Um noch mehr Erfolg zu haben und bessere Ergebnisse zu erzielen, nutzen Sie ClickUp für Teams des Projektmanagements, um diese Strategien umzusetzen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie das geht.
1. Klare Ziele und Umfang des Projekts definieren
„Könnten Sie mir bitte sagen, welchen Weg ich von hier aus nehmen soll?“, fragte Alice die Grinsekatze. „Das hängt sehr davon ab, wohin du gehen möchtest“, antwortete die Katze.
„Könnten Sie mir bitte sagen, welchen Weg ich von hier aus nehmen soll?“, fragte Alice die Grinsekatze. „Das hängt sehr davon ab, wo du hinwillst“, antwortete die Katze.
Die grundlegendste und zugleich wichtigste Strategie des Projektmanagements ist die Definition der Projektziele. Konzentrieren Sie sich dabei darauf, was Projekterfolg für Sie bedeutet, und definieren Sie dies als Ergebnis.
Ihre Ziele könnten lauten: „Entwicklung einer mobilen App für die Terminbuchung” oder „Entwurf einer Marketingkampagne für Thanksgiving”.
Um spätere Herausforderungen beim Projektmanagement zu vermeiden, legen Sie Ihre Ziele fest:
- Ausgewogenheit: Seien Sie nicht zu vage, wie beispielsweise mit „das Leben einfacher machen“, was zu einer Analyseparalyse führen kann. Seien Sie auch nicht zu spezifisch, sodass dem Team kein Raum für Kreativität bleibt.
- Begrenzt: Skizzieren Sie den Umfang der Arbeiten, die zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich sind. Setzen Sie klare Grenzen für die Einbeziehung und den Ausschluss bestimmter Elemente.
- SMART: Setzen Sie sich spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele.
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt und den Projektumfang definiert haben, machen Sie diese für alle Beteiligten sichtbar. ClickUp Goals ist eine einfache und visuelle Möglichkeit, dies zu tun. Erstellen Sie große Ziele, legen Sie Einzelziele fest, organisieren Sie diese in Ordnern, weisen Sie sie Personen zu, verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit und passen Sie Projekte während der Arbeit an – alles an einem Ort!
Wenn Sie sich hinsichtlich der von Ihnen gesetzten Ziele unsicher sind, sehen Sie sich einige Beispiele für Projektmanagement an. Sehen Sie sich an, wie erfolgreiche Unternehmen Ziele setzen, und lassen Sie sich davon inspirieren.
2. Entwicklung eines umfassenden Plans für das Projekt
Jetzt, da Sie wissen, wohin die Reise gehen soll, ist es an der Zeit, Ihre Reisepläne zu schmieden ✈️. Für jeden Projektmanager ist dies einer der zeitaufwändigsten Aspekte der Arbeit. Dabei müssen mehrere Aspekte des Projekts unter einen Hut gebracht und für eine kohärente Umsetzung zusammengeführt werden.
Keine Sorge, wir helfen Ihnen dabei.
Beginnen Sie mit einem Brain Dump
Bevor Sie sich tatsächlich an den Plan machen, sollten Sie alle Aspekte des Projekts an einem Ort zusammenfassen. Notieren Sie sich die Ziele, Anforderungen, Ressourcen, Budgets, Erfolgskriterien und alles andere, was Sie für relevant halten, an einem zentralen Ort. Eine gute Stakeholder-Analyse ist hier ebenfalls hilfreich.
Versuchen Sie noch nicht, alles zu verstehen. Sammeln Sie zunächst einfach alle Informationen. Wenn Sie Formate mögen, eignet sich ClickUp Docs hervorragend, um diese zu dokumentieren. Wenn Sie eher visuell orientiert sind, bietet ClickUp Mindmaps eine großartige Arbeitsfläche, auf der Sie Ihre Ideen festhalten können.
Organisieren Sie Ihre Ideen
Die Brain-Dump-Übung sollte Ihnen ein klareres Bild von allem vermitteln, was Sie für die Planung Ihres Projekts benötigen. Nun geht es daran, das Projekt zu organisieren. Die Organisation Ihres Projekts hilft Ihnen dabei, Entscheidungen darüber zu treffen, wer an welchen Aufgaben arbeitet, wie lange etwas dauern wird usw.
Richten Sie die Arbeit in Ihrer Software für das Projektmanagement ein. In ClickUp können Sie Aufgaben direkt aus Dokumenten und Mindmaps erstellen, wodurch der Übergang von der Idee zur Umsetzung reibungsloser verläuft. Wenn Sie lieber bei Null anfangen möchten, ist das auch kein Problem. Erstellen Sie Ihre Projekte und fügen Sie Aufgaben hinzu, sobald sie Ihnen einfallen.
Geben Sie die Details ein
Fügen Sie für jede Aufgabe alle erforderlichen Informationen hinzu, wie zum Beispiel:
- Alle Teilaufgaben, die im Laufe dieser Aufgabe abgeschlossen werden müssen
- Frist, bis zu der es abgeschlossen sein muss
- Abhängigkeiten, sowohl vor- als auch nachgelagert
- Benutzer, die für die Aufgabe verantwortlich sind
- Checklisten für Akzeptanzkriterien
Nutzen Sie eine der zahlreichen ClickUp-Automatisierungen, um diese Aufgabe zu vereinfachen. Sie können beispielsweise für alle neuen Aufgaben an einem bestimmten Speicherort, z. B. in einem Ordner oder in einer ClickUp-Workspace, Mitarbeiter festlegen.
Kristallisieren Sie den Plan für das Projekt
Sobald Sie alle Details eingegeben haben, ist es an der Zeit zu prüfen, ob Ihr Plan wirklich praktikabel ist. Projektmanager, die ClickUp verwenden, bevorzugen hierfür die Kalender-Ansicht.
Die ClickUp-Kalender-Ansicht bietet eine übersichtliche und visuelle Übersicht darüber, was wann passiert. Wenn es Überschneidungen, Abhängigkeiten, Feiertage usw. gibt, können Sie diese hier alle sehen. Und was noch? Sie können Aufgaben einfach per Drag & Drop verschieben oder verlängern, um Ihre Fristen direkt von hier aus anzupassen.
Optimieren Sie dabei auch Ihre Ressourcenzuweisung. Verwenden Sie die ClickUp-Workload-Ansichten, um sicherzustellen, dass das Team, das Sie für dieses Projekt zusammenstellen, verfügbar ist.
Wenn Ihnen das alles wie eine Herde wildgewordener Katzen vorkommt, können wir das gut nachvollziehen. Hier finden Sie einige der effektivsten Strategien, zusammengefasst in einer umfassenden ClickUp-Projektmanagement-Vorlage.
Diese Vorlage für Fortgeschrittene ermöglicht es Projektmanagern, komplexe Projekte mit funktionsübergreifenden Teams effizient zu planen. Mit mehreren Ansichten, benutzerdefinierten Status und benutzerdefinierten Feldern bildet diese Vorlage die Grundlage für ein leistungsstarkes System für Projektmanagement.
Wenn Ihnen das zu komplex ist, probieren Sie eine dieser anderen Vorlagen für das Projektmanagement oder Projektplan-Vorlagen aus.
3. Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen
Jedes Projekt besteht aus vielen beweglichen Teilen. Damit alles wie am Schnürchen läuft, sollten Sie Kommunikationslücken am Arbeitsplatz unbedingt vermeiden. Investieren Sie beim Aufbau Ihrer Projektmanagement-Strategie in die Förderung einer positiven Kommunikation und Zusammenarbeit.
Prozesse: Legen Sie klare Kommunikationsprotokolle fest und richten Sie die richtigen tools für die Zusammenarbeit im Projektmanagement ein.
Wenn Ihre Teams beispielsweise Dinge im Zusammenhang mit einer bestimmten Aufgabe besprechen müssen, ermutigen Sie sie, den Kommentarbereich unter ClickUp Aufgaben zu nutzen. Dies schafft Kontext und hilft beim Wissenstransfer.
Um nicht jede einzelne Aufgabe einzeln aufrufen zu müssen, um zu überprüfen, ob ein Kommentar vorliegt, verwenden Sie ClickUp Chat. Hier finden Sie alle Nachrichten an einem Ort, sodass Ihre Teams sofort Maßnahmen ergreifen können.
Ressourcen: Stellen Sie alle Ressourcen des Projekts dem gesamten Team zur Verfügung. Dazu gehören Anforderungsdokumente, Pläne, Zeitpläne oder Erkenntnisse aus früheren Projekten. Konsolidieren Sie alle Ressourcen in ClickUp Docs, um den Zugriff zu vereinfachen.
Das bedeutet nicht, dass Sie alle Ihre Daten in ClickUp übertragen müssen. Im Gegenteil, Sie können einfach Ihre bestehenden tools integrieren und ClickUp Connected Search aktivieren!
Einstellung: Dies ist ein wichtiger Aspekt, um eine effektive Zusammenarbeit zu fördern. Ihre introvertierten oder schüchternen Mitglieder des Teams bitten möglicherweise nicht aktiv um Hilfe. Sie sprechen möglicherweise gar nicht, bis sie angesprochen werden. Achten Sie darauf, sich bei ihnen zu erkundigen. Bitten Sie sie, ihre Meinung in einem Format zu äußern, das ihnen angenehm ist, und zeigen Sie ihnen, dass Sie diesen Wert darin sehen.
4. Risikomanagement und Risikominderung praktizieren
Heutzutage birgt jedes Projekt das Risiko von Budgetüberschreitungen, Verzögerungen, technologischen Störungen, Personalengpässen, Marktunsicherheiten usw. Beugen Sie diesen Risiken vor, indem Sie Schritte zur Risikominderung ergreifen oder Ihre Reaktionen vorbereiten.
Bewerten
Führen Sie gründliche Risikobewertungen durch. Berücksichtigen Sie dabei finanzielle, betriebliche, organisatorische, regulatorische und externe Risikofaktoren. Wenn Sie Risiken identifizieren, quantifizieren Sie auch die potenziellen Auswirkungen.
Risiken mindern
Richten Sie Systeme ein, um diese Risiken von vornherein zu vermeiden. Beziehen Sie die Einhaltung von Vorschriften in Ihr Projekt mit ein. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihnen mitten im Projekt die Mittel ausgehen, bemühen Sie sich um Vorauszahlungen, eine Zahlung oder zusätzliche Investitionen.
Erstellen Sie eine Checkliste für das Projektmanagement, um Risiken konsequent zu identifizieren und zu mindern.
Planen
Einige Risiken lassen sich nur schwer mindern, selbst wenn Sie wissen, dass sie eintreten könnten. Ein häufiges Risiko ist beispielsweise, dass ein wichtiges Mitglied des Teams aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen ausfällt. Die Einstellung von Backup-Kräften kann jedoch zu teuer werden.
Für solche Situationen sollten Sie einen Plan haben. Sie könnten eine Liste mit Auftragnehmern erstellen, auf die Sie zurückgreifen können, oder die Arbeit unter den bestehenden Team-Mitgliedern neu verteilen. Überlegen Sie sich, was Sie tun werden.
5. Überwachung und Steuerung des Fortschritts des Projekts
Eine gute Strategie für das Projektmanagement deckt den gesamten Lebenszyklus des Projekts ab – Planung, Durchführung und Bewertung. Richten Sie als Teil Ihrer Strategie Maßnahmen zur Überwachung und Steuerung des Fortschritts ein.
Legen Sie KPIs fest: Legen Sie im Rahmen der Projektziele für jede einzelne Person Leistungskennzahlen (KPIs) fest.
Ergebnisse überwachen: Verwenden Sie ein System für die Berichterstellung wie ClickUp Dashboards, um die Leistung des Projekts anhand von KPIs in Echtzeit zu überwachen.
Führen Sie Überprüfungen durch: Führen Sie regelmäßig Unterhaltungen mit dem Team über den Fortschritt des Projekts durch. Dies können Rückblicke, Sprint-Überprüfungen oder Einzelgespräche sein. Nutzen Sie diese, um Probleme zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.
6. Bewertung und Lernen nach Abschluss des Projekts
Das Projekt endet nicht mit der Lieferung. Ein Projekt ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie etwas Sinnvolles gelernt haben, das Sie in Zukunft anwenden können. Machen Sie den Prozess der Bewertung und des Lernens – auch bekannt als kontinuierliche Verbesserung – zu einem Teil Ihrer Strategie für das Projektmanagement.
Sehen Sie sich die Zahlen an: Führen Sie nach Abschluss des Projekts eine quantitative Bewertung durch. Stellen Sie die folgenden Fragen und machen Sie Notizen zu den Zahlen.
- Haben Sie Ihre Ziele erreicht?
- Haben Sie pünktlich geliefert?
- Haben Sie das Budget eingehalten?
- Haben Sie einen Teil Ihres Budgets aufgrund ungemilderter Risiken verloren?
Finden Sie die Bedeutung: Suchen Sie darüber hinaus auch nach qualitativen Inputs. Verwenden Sie die folgenden Fragen als Leitfaden für diese Unterhaltung.
- Sind die Sponsoren des Projekts mit dem Ergebnis zufrieden?
- Sind Ihre Team-Mitglieder ausgebrannt?
- Wenn sie die Möglichkeit hätten, was würden sie gerne anders erledigen?
- Was haben sie aus diesem Projekt gelernt, das sie in Zukunft nutzen können?
Dokumentieren Sie diese sorgfältig, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Probieren Sie ClickUp Brain aus, um die Vorteile von Projektmanagement und KI zu kombinieren. Nutzen Sie es, um Informationen abzurufen, die Automatisierung des Ausfüllens von Daten durchzuführen, beim Schreiben zu helfen, Rechtschreibprüfungen durchzuführen, Transkriptionen zu erstellen und vieles mehr.
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Produktivität in der Wissensarbeit ist eine seltsame Angelegenheit. Erfolgreiche Manager im Projektmanagement erkennen, dass Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Wissensarbeit sind, da sie dazu beitragen, Ideen zu entwickeln und diese dann für praktische Anwendungen zu verfeinern.
Faktencheck: Seit Beginn der Pandemie haben Meetings, E-Mails und zusätzliche Kooperationsaktivitäten im Zusammenhang mit der Remote-Arbeit das Ergebnis gehabt, dass Teams täglich 48 Minuten länger arbeiten. Dennoch betrachten die meisten Menschen Meetings als Killer der Produktivität.
In einer HBR-Umfrage gaben 71 % der Befragten an, dass sie Meetings als „unproduktiv und ineffizient” empfinden. 64 % sagten, dass sie dadurch Zeit verlieren, die sie besser für tiefgründige Überlegungen nutzen könnten.
Ein Schlüssel zur Lösung des Problems ist das Fehlen einer einfachen Möglichkeit, den Kontext zu nutzen. Das Problem verschärft sich bei der Verwaltung mehrerer Projekte.
Beispielsweise wird die Übergabe von der Designentwicklung an die Remote-Arbeitsplätze unendlich viel zeitaufwändiger, wenn die Dokumentation unklar ist. Die Qualitätsanalysten könnten später Schwierigkeiten haben, wenn sie keinen Zugriff auf den gesamten Projektkontext haben.
ClickUp macht genau das möglich. Als virtueller Workspace und All-in-One-Projektmanagement-Tool konsolidiert ClickUp Ihr gesamtes organisatorisches Wissen an einem Ort, auf den jedes Teammitglied mit einer Schaltfläche zugreifen kann. Es bietet ein einzigartiges Tool für Projektmanagement, Personalmanagement, Wissensmanagement und vieles mehr.
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