Zu Beginn dieses Jahrzehnts hat die US Bureau of Labor Statistics festgestellt dass der kumulierte Produktionsverlust im US Business außerhalb der Landwirtschaft aufgrund des Rückgangs der Arbeitsproduktivität satte 10,9 Millionen Dollar betrug. McKinsey nannte dieses Produktivitätswachstum als "bestenfalls blutarm"
Jahre später hat sich das Szenario geändert. Zum ersten Mal seit Jahrzehnten, erleben wir einen Anstieg der Produktivität da Unternehmen herausfinden, wie sie moderne Tools für Remote-Arbeit, Zusammenarbeit, künstliche Intelligenz und Projektmanagement nutzen können, um ihre Anforderungen zu erfüllen.
Um dieses neue Phänomen aufrechtzuerhalten und auszubauen, ist ein strategischer Ansatz für das Arbeitsmanagement erforderlich. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie bewährte Projektmanagement-Strategien und modernste digitale Tools nutzen können, um Ihre Geschäftsergebnisse zu verbessern.
Was sind Projektmanagement-Strategien?
Projektmanagement-Strategien sind eine Sammlung von Zielen, Ansätzen, Prozessen, Best Practices und Tools, die für die Durchführung von Projekten im Geschäft verwendet werden. Eine gute Projektmanagement-Strategie ist gekennzeichnet durch:
- Ganzheitliches Denken: Sie umreißt das Gesamtbild, die Ziele und die Vision
- Langfristige Ansicht: Sie betrachtet die Projekte über einen Zeitraum von 3-5 Jahren
- Unternehmensweite Anwendbarkeit: In der Regel werden Projektmanagement-Strategien auf Organisations- oder Abteilungsebene eingestellt, um die Effizienz zu steigern
- Ausrichtung: Es ist auf die Ziele und Prozesse der Organisation abgestimmt
- Konsistenz: Als Grundlage ist es unwahrscheinlich, dass sich diese Strategien kurzfristig ändern
Projektstrategie vs. Projektmanagement-Strategie
Um es klar zu sagen: Eine Projektstrategie beschreibt, wie das Projektteam seine Arbeit ausführt. Sie ist auf die Projektebene limitiert und umreißt, was, warum und wie etwas erledigt werden soll. Der Projektleiter entscheidet über die Strategie und legt sie fest, wobei er von den Sponsoren Input und Feedback erhält.
In einer Projektstrategie kann beispielsweise festgelegt werden, wie viel Pufferzeit für die einzelnen Projektphasen eingeplant werden soll oder wie auf eine Ausweitung des Projektumfangs während des Projektverlaufs reagiert werden soll.
Die Projektmanagement-Strategie ist die Art und Weise, wie die gesamte Organisation ihre Projekte verwaltet. Sie wird häufig auf organisatorischer Ebene von der Führungsebene festgelegt, wobei erhebliche Investitionen in Projektmanagement-Prozesse und -Tools getätigt werden.
Bei einer Projektmanagement-Strategie geht es darum, ob Sie sich für ein kostenlose Projektmanagement-Software wie Sie Überwachungssysteme einrichten, Überprüfungsverfahren festlegen usw.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines oder ein riesiges Projekt leiten, wirksame Strategien für das Projektmanagement können einen großen Unterschied machen. Lassen Sie uns sehen, wie.
Die Bedeutung eines effektiven Projektmanagements
Bei der agilen Softwareentwicklung wird die Notwendigkeit von "selbstverwalteten Teams" betont
Sie werden sich vielleicht fragen: 'Wenn ich fähige Teammitglieder eingestellt habe und sie befähigt habe, Entscheidungen zu erledigen, wozu brauche ich dann Projektmanagement?'
Hier erfahren Sie, wie effektives Projektmanagement die Grundlage eines jeden Geschäfts unterstützt.
Veränderungsmanagement
Business braucht Veränderung. Märkte entwickeln sich weiter. Die Kunden verlangen neue Produkte und Dienstleistungen. Die Projektmanagement-Methodik, die Sie bei der Gründung Ihres Geschäfts gewählt haben, ist vielleicht nicht mehr aktuell. Möglicherweise bremst sie Sie sogar aus.
Effektive Tools für das Projektmanagement helfen bei der Nachverfolgung der Vergangenheit und der Prognose für die Zukunft.
Aufgabenmanagement
Ein Projekt kann ein paar Dutzend bis viele Tausend Aufgaben umfassen, die abgeschlossen werden müssen. Noch wichtiger ist, dass diese Aufgaben miteinander verknüpft sind, wobei sich der Abschluss einer Aufgabe auf die nächste auswirkt und die nächste noch verstärkt.
Die richtige Strategie für das Projektmanagement verhindert, dass die kleinen Details in Vergessenheit geraten.
Personalmanagement
Mitarbeiter, Auftragnehmer, freigegebene Ressourcen, leitende, einsteigende und mittlere Führungskräfte, Berater, Sponsoren, Prüfer, Kunden - an jedem Projekt sind viele verschiedene Personen beteiligt.
Ein effektives Projektmanagement sorgt dafür, dass jeder seinen Teil zu seiner Rolle beiträgt, ohne dass es zu Konflikten kommt.
Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, finden Sie hier die alltäglichen Vorteile des strategischen Projektmanagements.
Die wichtigsten Vorteile des strategischen Projektmanagements
Richtung: Ein gutes Projektmanagement gibt jedem im Team die Richtung vor. Es bringt jedes Mitglied des Teams auf dem richtigen Weg zu gemeinsamen Zielen zusammen.
Kontrolle: Ein Projekt, das effektiv gemanagt wird, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen. Projektmanagement vermeidet Verschwendung und verbessert ressourcenauslastung .
Flexibilität: Wenn der Projektleiter Sichtbarkeit für jeden Aspekt des Projekts hat, kann er Risiken vorhersehen und besser auf sie reagieren. Das Team kann sich so an sich verändernde Situationen anpassen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Ein effektives Projektmanagement verschafft den Teams Klarheit. Sie kennen ihre Arbeit und wissen, welchen Beitrag sie für das Unternehmen leistet. Dies vermeidet Verwirrung und verbessert die Erfahrung der Mitarbeiter.
Zufriedenheit der Interessengruppen: Wenn ein Projekt gut gemanagt wird, ist es berechenbar. Die Projektmanager können vertrauensvoll mit den Beteiligten kommunizieren.
Um all dies und mehr zu erreichen, brauchen Sie solide Strategien für das Projektmanagement. Hier kommen sie.
Wesentliche Strategien für das Projektmanagement
Jede Organisation ist einzigartig. Nehmen Sie die folgende Strategie als grobe Richtlinie und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. Für mehr Erfolg und bessere Ergebnisse sollten Sie ClickUp für Projektmanagement Teams um diese Strategien umzusetzen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie.
1. Klare Ziele und Umfang des Projekts festlegen
"Würdest du mir bitte sagen, welchen Weg ich von hier aus einschlagen soll?" Fragte Alice die Grinsekatze. "Das hängt sehr davon ab, wo du hin willst", sagte die Katze.
Lewis Caroll, Alice im Wunderland
Die grundlegendste und zugleich wichtigste Strategie des Projektmanagements ist die Definition der Projektziele. Konzentrieren Sie sich zu erledigen auf das, was der Erfolg des Projekts für Sie bedeutet, und definieren Sie dies als Ergebnis.
Ihre Ziele könnten lauten: "Entwicklung einer mobilen App für Terminbuchungen" oder "Entwurf einer Marketingkampagne für Thanksgiving"
An herausforderungen des Projektmanagements vermeiden legen Sie später Ihre Ziele fest:
- Balanciert: Seien Sie nicht zu vage, wie z. B. "das Leben einfacher machen", was zu einer Lähmung der Analyse führen kann. Oder seien Sie zu spezifisch, damit das Projekt Team keinen Spielraum für Kreativität hat
- Limitiert: Umreißen Sie dieumfang der Arbeit der zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich ist. Ziehen Sie klare Grenzen um die Einschlüsse und Ausschlüsse
- SMART: Setzen Sie sich spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele.
verwalten von Projektzielen mit ClickUp_
Sobald Sie Ihre Ziele eingestellt und den Umfang des Projekts definiert haben, machen Sie diese für alle Beteiligten sichtbar. ClickUp-Ziele ist ein einfacher und visueller Weg, dies zu erledigen. Erstellen Sie große Ziele, legen Sie Einzelziele fest, organisieren Sie sie in Ordnern, weisen Sie sie Personen zu, verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit und passen Sie Projekte im Laufe der Zeit an - alles an einem Ort!
Wenn Sie sich bei der Einstellung Ihrer Ziele unsicher sind, erkunden Sie einige beispiele für das Projektmanagement . Sehen Sie, wie erfolgreiche Organisationen ihre Ziele einstellen und lassen Sie sich von ihnen inspirieren.
2. Entwicklung eines umfassenden Plans für das Projekt
Jetzt, da Sie wissen, wohin Sie reisen wollen, ist es an der Zeit, Ihre Reisepläne zu erstellen ✈️. Für jeden Projektleiter ist dies einer der zeitaufwändigsten Teile der Arbeit. Es geht darum, mehrere Aspekte des Projekts unter einen Hut zu bringen und sie für eine kohärente Ausführung zusammenzuführen.
Machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben Hilfe.
Starten Sie mit einem Brain Dump
Bevor Sie sich an die eigentliche Planung machen, sollten Sie alle Aspekte des Projekts an einem Ort zusammenfassen. Notieren Sie die Ziele, Anforderungen, Ressourcen, Budgets, Erfolgskriterien und alles andere, was Sie für wichtig halten, an einem zentralen Speicherort. Eine gute stakeholder-Analyse ist auch hier hilfreich.
Versuchen Sie jetzt noch nicht, das Ganze zu verstehen. Fassen Sie erst einmal alles zusammen. Wenn Sie ein Format mit einer Liste bevorzugen, ClickUp Dokumente ist eine gute Möglichkeit, dies zu dokumentieren. Wenn Sie ein visueller Mensch sind, ClickUp Mindmaps hat eine großartige Leinwand, auf die Sie Dinge werfen können.
Gemeinsam brainstormen und klar dokumentieren mit ClickUp Docs
Organisieren Sie Ihre Ideen
Die Brain-Dump-Übung muss Ihnen ein klareres Bild von allem geben, was Sie für den Plan Ihres Projekts benötigen. Nun müssen Sie sich daran machen, es zu organisieren. Die Organisation Ihres Projekts hilft Ihnen dabei, Entscheidungen darüber zu treffen, wer woran arbeiten wird, wie lange etwas dauern wird, usw.
Richten Sie die Arbeit in Ihrem software zur Verwaltung von Aufgaben . Mit ClickUp können Sie Aufgaben direkt aus Dokumenten und Mindmaps heraus erstellen, was den Übergang von der Idee zur Aktion vereinfacht. Wenn Sie einen Neuanfang bevorzugen, kein Problem. Erstellen Sie Ihre Projekte und fügen Sie Aufgaben hinzu, wenn sie Ihnen einfallen.
von der Idee zum Handeln mit ClickUp Mind Maps
Eingabe der Details
Geben Sie für jede Aufgabe alle notwendigen Informationen an, wie z.B.:
- Alle Unteraufgaben, die im Verlauf dieser Aufgabe fertiggestellt werden müssen
- Frist, bis zu der die Aufgabe abgeschlossen sein muss
- Abhängigkeiten, sowohl vor- als auch nachgelagerte
- Benutzer, die für die Aufgabe verantwortlich sind
- Checklisten der Abnahmekriterien
Automatisierungen auf Space-Ebene mit ClickUp
Verwenden Sie eines der Dutzenden von ClickUp Automatisierungen um diese Arbeit zu erleichtern. Zum Beispiel können Sie für alle neuen Aufgaben an einem Speicherort, wie einem Ordner oder Workspace, Mitarbeiter einstellen.
Kristallisieren des Plans für das Projekt
Wenn Sie die Details ausgefüllt haben, ist es an der Zeit zu prüfen, ob Ihr Plan wirklich praktikabel ist. Projektmanager, die ClickUp verwenden, erledigen dies am liebsten in der Kalender-Ansicht.
visuelle Terminverwaltung mit ClickUp
Die ClickUp Kalender Ansicht bietet eine saubere und visuelle Übersicht darüber, was wann passiert. Wenn es Überschneidungen, Abhängigkeiten, Feiertage usw. gibt, können Sie sie alle hier sehen. Und das Beste daran? Sie können Aufgaben einfach per Drag & Drop verschieben oder erweitern, um Ihre Fristen von hier aus anzupassen.
Und wenn Sie schon mal dabei sind, können Sie auch gleich Ihre Ressourcenzuweisung optimieren. Verwenden Sie ClickUp Workload-Ansichten um sicherzustellen, dass das Team, das Sie für dieses Projekt zusammenstellen wollen, verfügbar ist.
Wenn sich das alles anfühlt, als würden Sie Katzen hüten, verstehen wir das. Hier sind einige der effektivsten Strategien in einer umfassenden Übersicht zusammengefasst ClickUp Vorlage für das Projektmanagement .
Diese Vorlage für Fortgeschrittene ermöglicht es Projektmanagern, komplexe Projekte mit funktionsübergreifenden Teams effizient zu planen. Mit mehreren Ansichten, benutzerdefinierten Status und benutzerdefinierten Feldern ist diese Vorlage die Grundlage für ein leistungsstarkes Projektmanagement-System.
Wenn Ihnen das zu komplex ist, versuchen Sie es mit einer der folgenden Vorlagen vorlagen für das Projektmanagement oder vorlagen für Projektpläne .
3. Ermöglichung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit
Jedes Projekt ist eine Ansammlung von beweglichen Teilen. Um wie eine gut geölte Maschine zu arbeiten, sollte man Folgendes unbedingt vermeiden kommunikationslücken am Arbeitsplatz . Investieren Sie beim Aufbau Ihrer Projektmanagement-Strategie in die Förderung einer positiven Kommunikation und Zusammenarbeit.
Prozesse: Legen Sie klare Kommunikationsprotokolle fest und sorgen Sie für die richtige Einstellung tools für die Zusammenarbeit im Projektmanagement .
Wenn Ihre Teams beispielsweise Dinge im Zusammenhang mit einer bestimmten Aufgabe besprechen müssen, sollten Sie sie auffordern, den Kommentarbereich unter ClickUp Aufgaben zu nutzen. Das schafft Kontext und hilft beim Wissenstransfer.
Um zu vermeiden, dass Sie zu jeder Aufgabe gehen müssen, um zu prüfen, ob es einen Kommentar gibt, verwenden Sie ClickUp Chatten . Stellen Sie alle Nachrichten an einem Ort zusammen, so dass Ihre Teams darauf reagieren können.
Der ganz neue ClickUp Chat
Ressourcen: Machen Sie alle Projektressourcen für das gesamte Team verfügbar. Sei es das Anforderungsdokument, der Plan, der Zeitplan oder das Wissen aus vergangenen Projekten. Konsolidieren Sie alle Ressourcen auf ClickUp Docs für einen einfachen Zugriff.
Das bedeutet nicht, dass Sie alle Ihre Daten in ClickUp einbringen müssen, im Gegenteil: Sie können einfach Ihre bestehenden Tools integrieren und so ClickUp Connected Search !
verbundene Suche über Dutzende von Apps innerhalb von ClickUp
Mindset: Dies ist ein Schlüsselaspekt für die Förderung einer effektiven Zusammenarbeit. Introvertierte oder schüchterne Mitglieder Ihres Teams bitten vielleicht nicht aktiv um Hilfe. Sie sprechen vielleicht erst, wenn sie angesprochen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie sie kontrollieren. Fordern Sie sie auf, ihre Meinung in einem Format mitzuteilen, mit dem sie sich wohlfühlen, und zeigen Sie ihnen, dass Sie sie freigeben.
4. Risikomanagement und Risikominderung praktizieren
Jedes Projekt birgt heute das Risiko von Budgetüberschreitungen, Verzögerungen, technologischen Störungen, Nichtverfügbarkeit von Arbeitskräften, Marktunsicherheit usw. Seien Sie ihnen einen Schritt voraus, indem Sie Schritte zur Risikominderung unternehmen oder Ihre Antworten vorbereiten.
Bewerten
Führen Sie gründliche Risikobewertungen durch. Berücksichtigen Sie dabei finanzielle, betriebliche, organisatorische, gesetzliche und externe Risikofaktoren. Wenn Sie Risiken identifizieren, quantifizieren Sie auch die möglichen Auswirkungen.
Mitigation
Richten Sie Systeme ein, um diese Risiken zu vermeiden. Beziehen Sie die Einhaltung der Vorschriften in Ihr Projekt mit ein. Wenn Sie damit rechnen, dass Ihnen in der Mitte des Projekts die Mittel ausgehen, sollten Sie sich um eine Vorauszahlung, ein Darlehen oder zusätzliche Investitionen bemühen.
Erstellen Sie eine checkliste für das Projektmanagement um Risiken konsequent zu erkennen und abzumildern.
Plan
Einige Risiken lassen sich nur schwer eindämmen, selbst wenn Sie wissen, dass sie eintreten könnten. Die Instanz, in der ein wichtiges Mitglied des Teams aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen ausfällt, ist ein häufiges Risiko. Die Einstellung von Backup-Ressourcen könnte jedoch zu teuer werden.
Für solche Situationen sollten Sie einen Plan haben. Vielleicht möchten Sie eine Liste von Auftragnehmern erstellen, auf die Sie zurückgreifen können, oder die Arbeit auf bestehende Mitglieder des Teams umverteilen. Überlegen Sie, was Sie zu erledigen haben.
5. Überwachung und Kontrolle des Fortschritts des Projekts
Eine gute Projektmanagement-Strategie umfasst den gesamten Lebenszyklus des Projekts - Planung, Durchführung und Bewertung. Legen Sie im Rahmen Ihrer Strategie Maßnahmen zur Überwachung und Steuerung des Fortschritts fest.
Setzen Sie KPIs: Legen Sie im Rahmen der Projektziele für jeden einzelnen Schlüssel Leistungsindikatoren (KPIs) fest.
Überwachen Sie die Ergebnisse: Verwenden Sie ein System zur Berichterstellung wie ClickUp Dashboards zur Überwachung der Projektleistung anhand von KPIs in Echtzeit.
überwachung des Projektmanagements mit ClickUp Dashboards
Durchführen von Überprüfungen: Führen Sie regelmäßige Unterhaltungen mit dem Team über den Fortschritt des Projekts. Dabei kann es sich um Retrospektiven, Sprint-Reviews oder Einzelgespräche handeln. Nutzen Sie dies, um Probleme zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
6. Bewertung und Lernen nach dem Projekt
Das Projekt ist mit der Übergabe nicht zu Ende. Ein Projekt ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie etwas Sinnvolles lernen, das Sie in der Zukunft nutzen können. Machen Sie den Prozess der Bewertung und des Lernens - also der kontinuierlichen Verbesserung - zu einem Teil Ihrer Projektmanagement-Strategie.
Sehen Sie sich die Zahlen an: Führen Sie nach Beendigung des Projekts eine quantitative Bewertung durch. Stellen Sie die folgenden Fragen und notieren Sie die Zahlen.
- Haben Sie Ihre Ziele erreicht?
- Haben Sie das Projekt pünktlich abgeschlossen?
- Wurde das Budget eingehalten?
- Haben Sie einen Teil des Budgets durch unvorhergesehene Risiken verloren?
Finden Sie die Bedeutung: Holen Sie zusätzlich auch qualitativen Input ein. Nutzen Sie die folgenden Fragen als Leitfaden für diese Unterhaltung.
- Sind die Projektsponsoren mit der Umsetzung zufrieden?
- Sind die Mitglieder des Teams ausgebrannt?
- Wenn sie die Möglichkeit hätten, was würden sie gerne anders erledigen?
- Was haben sie aus diesem Projekt gelernt, das sie in Zukunft nutzen können?
Dokumentieren Sie diese Punkte sorgfältig, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Versuchen Sie ClickUp Gehirn um die Fähigkeiten von projektmanagement und KI . Nutzen Sie es, um Informationen zu erhalten, das Ausfüllen von Daten zu automatisieren, beim Schreiben zu helfen, die Rechtschreibung zu prüfen, zu transkribieren und vieles mehr.
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Zeit sparen und produktiver sein mit ClickUp
Produktivität in der Wissensarbeit ist eine seltsame Angelegenheit. Erfolgreiche Projektmanager wissen, dass Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Wissensarbeit sind, weil sie dazu beitragen, Ideen zu entwickeln und diese dann für die praktische Anwendung zu verfeinern.
Faktencheck: Seit der Pandemie haben Meetings, E-Mails und weitere Aktivitäten der Zusammenarbeit im Zusammenhang mit Remote-Arbeit zu Teams geführt 48 Minuten pro Tag mehr arbeiten . Dennoch sehen die meisten Menschen Meetings als Produktivitätsbremse an.
In einer HBR-Umfrage gaben 71 % der Befragten an, dass sie Meetings "unproduktiv und ineffizient" finden 64 % gaben an, dass sie dadurch Zeit verlieren, die sie besser für tiefgreifende Überlegungen nutzen könnten.
Ein Schlüssel dafür ist das Fehlen einer einfachen Möglichkeit, den Kontext zu erschließen. Das Problem wird noch verschärft, wenn mehrere Projekte verwalten .
Instanz wird eine Übergabe von Design und Entwicklung an entfernten Arbeitsplätzen unendlich viel zeitaufwändiger, wenn die Dokumentation unklar ist. Die Qualitätsanalytiker könnten später Schwierigkeiten haben, wenn sie keinen Zugang zum gesamten Projektkontext haben.
ClickUp ermöglicht genau das. Als virtueller Workspace und All-in-One-Tool für das Projektmanagement bündelt ClickUp das gesamte Organisationswissen an einem Ort, auf den jedes Mitglied des Teams mit einem Klick auf eine Schaltfläche zugreifen kann. Es bietet ein einzigartiges Tool für Projektmanagement, Personalmanagement, Wissensmanagement und vieles mehr.
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