Sie kennen das sicher: Eine Person meldet sich am Morgen einer vollgepackten Schicht „krank“, eine andere kommt wieder einmal 30 Minuten zu spät, und jetzt müssen Sie sich um eine Vertretung kümmern.
Ohne klare Richtlinien zur Anwesenheit von Mitarbeitern herrscht Chaos. Uneinheitliche Anwesenheit kann zur Routine werden, und bevor Sie sich versehen, beeinträchtigen Fehlzeiten die Moral und Produktivität Ihres Teams.
Wenn Sie das Problem lösen möchten, ohne jede Zeiterfassung im Detail zu kontrollieren, kann Ihnen eine strukturierte Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinien Ihrer Mitarbeiter viel Kopfzerbrechen ersparen.
Dieser Blog bietet genau das: eine gebrauchsfertige, rechtskonforme und praktische Vorlage für Unternehmen jeder Größe. Lassen Sie uns gleich loslegen.
Was sind Vorlagen für Richtlinien zur Anwesenheit von Mitarbeitern?
Eine Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter ist ein vorformatiertes Dokument, das Ihnen bei folgenden Aufgaben hilft:
- Beschreibt die Regeln und Erwartungen eines Unternehmens in Bezug auf die Anwesenheit und Pünktlichkeit der Mitarbeiter.
- Enthält klare Richtlinien zu geplanten Schichten, der Berichterstellung für Abwesenheiten und Urlaubsanträgen.
- Erläutert den Umgang mit unentschuldigten Fehlzeiten, übermäßiger Fehlzeitenquote und Verstößen gegen die Anwesenheitspflicht.
- Definieren Sie Begriffe wie entschuldigte Abwesenheiten, Arbeitsverweigerung, vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes und aufeinanderfolgende Abwesenheitstage.
- Beziehen Sie sich auf die Einhaltung von Bundesgesetzen wie dem Family and Medical Leave Act (FMLA) und dem Americans with Disabilities Act (ADA), um HR-Teams dabei zu unterstützen, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Vorlagen werden häufig verwendet, um einheitliche Dokumentationen in Mitarbeiterhandbüchern, HR-Handbüchern und internen Richtlinien zu erstellen. Sie unterstützen auch den progressiven Disziplinarprozess, einschließlich mündlicher Verwarnungen, schriftlicher Verwarnungen und abschließender schriftlicher Verwarnungen.
🔍 Wussten Sie schon? Das Bureau of Labor Statistics gab die nationale Abwesenheitsquote für 2024 mit 3,2 % an , was einen Anstieg gegenüber der Abwesenheitsquote von 3,1 % im Jahr 2023 darstellt. Die Hauptursachen für Abwesenheiten sind Verletzungen und Krankheiten.
Was macht eine gute Vorlage für eine Richtlinie zur Anwesenheit von Mitarbeitern aus?
Eine effektive Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter ist klar, konkret und entspricht den gesetzlichen Anforderungen. Sie definiert die Erwartungen an die regelmäßige Anwesenheit, beschreibt die Verfahren zur Berichterstellung bei unerwarteten Abwesenheiten, und legt Regeln für die Einhaltung der geplanten Schichten fest.
Zu den wichtigsten Schlüsseln einer guten Vorlage für eine Richtlinie zur Anwesenheit von Mitarbeitern gehören:
- Definitionen von entschuldigten und unentschuldigten Abwesenheiten
- Regeln zu geplanten Schichtzeiten und Arbeitszeiten
- Berichterstellung für Abwesenheiten und Anforderungen an die Vorankündigung
- Richtlinien für Urlaubsanträge, Geschworenendienst und religiöse Feiertage
- Verfahren für den Umgang mit übermäßigen Krankmeldungen, vorzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes und unerwarteten Abwesenheiten
- Nachverfolgung von Regeln über Apps zum Ein- und Ausstempeln oder Anwesenheitserfassungssysteme
- Schritte einer progressiven Disziplinarpolitik (z. B. mündliche Verwarnung, schriftliche Verwarnung, letzte schriftliche Verwarnung)
- Richtlinien für steuerbefreite und nicht steuerbefreite Mitarbeiter
- Verweise auf Bundesgesetze, einschließlich FMLA und ADA
- Hinweise zu den Anforderungen für ärztliche Notizen und angemessene Vorkehrungen
- Flexibilität für alternative Arbeitsmodelle und Remote-Anwesenheitssysteme
- Klare Verfahren zur Behandlung von Anwesenheitsproblemen auf Einzelfallbasis
Optionen für Vorlagen zur Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter, die es wert sind, gespeichert zu werden
Wenn Sie sich den Kampf mit leeren Seiten sparen und direkt mit der Umsetzung beginnen möchten, sind diese vorgefertigten Vorlagen für Anwesenheitsrichtlinien für Mitarbeiter ein guter Ausgangspunkt. Schauen wir uns das genauer an:
1. ClickUp-Vorlage für Unternehmensrichtlinien
Die Vorlage für Unternehmensrichtlinien von ClickUp bietet einen zentralen Ort zum Verfassen, Bearbeiten und Verwalten von Richtlinien. Sie können verwandte Ressourcen verknüpfen, Mitglieder des Teams markieren und Ihre Anwesenheitsrichtlinien, Regeln für bezahlte Arbeitszeit und Notizen zur Einhaltung der FMLA-Vorschriften an einem Ort zusammenfassen.
Wenn Sie nach einer noch stärker integrierten Lösung suchen, ist ClickUp genau das Richtige für Sie!
Für Teams, die die Anwesenheit ohne umständliche Tabellenkalkulationen verfolgen möchten, ist ClickUp Timesheets ein großartiges Feature. Es bietet eine integrierte Möglichkeit, Verstöße gegen die Anwesenheitspflicht, Protokollierte Zeit, Genehmigungen und Berichterstellung direkt über die Plattform zu verwalten, die Sie bereits für Projekte verwenden.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Entwerfen und speichern Sie Richtliniendokumente in einem gemeinsamen Dokument.
- Tag HR-Verantwortliche für schnelle und effektive Überprüfungen und Aktualisierungen.
- Erhalten Sie vollständige Versionen für transparente Richtlinienänderungen.
🔑 Ideal für: Teams, die einen übersichtlichen Workspace für Richtlinien, Aufgaben und Aktualisierungen wünschen.
📑 Fallstudie: RevPartners hat die Lieferzeiten für Dienstleistungen mithilfe der vorlagenbasierten Client-Lieferungs-Playbooks von ClickUp um 64 % reduziert. Durch die Umwandlung komplexer, wiederholbarer Workflows in strukturierte Vorlagen konnten sie das Chaos manueller Übergaben und verstreuter Kommunikation beseitigen.
Aufgaben werden nun automatisch zugewiesen, die richtigen Personen werden zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt und der Fortschritt kann in Echtzeit verfolgt werden. Durch diese Umstellung wurde der Zeitaufwand für die Organisation der Arbeit reduziert und sichergestellt, dass nichts übersehen wurde.
2. ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien und Verfahren
Die Vorlage „Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien und Verfahren” ist ein umfassendes Workflow-Tool zur Organisation und Verwaltung detaillierter Mitarbeiterrichtlinien.
Wenn Ihr gemeinsamer Kalender die Arbeitszeiten nachverfolgt, legt diese Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch die damit verbundenen Erwartungen fest. Sie hilft Ihnen dabei, zu klären, wie Schichten definiert werden, wie Verspätungen behandelt werden und was als entschuldigte Abwesenheit gilt.
Nutzen Sie diese Vorlagen, um Anwesenheitsrichtlinien zu einem Teil eines umfassenderen, durchsetzbaren Rahmens zu machen, der klar, zugänglich und anpassungsfähig ist.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Weisen Sie Mitgliedern des Teams Aufgaben zum Verfassen oder Überprüfen von Inhalten zu.
- Schaffen Sie eine sichere Arbeitsumgebung, indem Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter alle Richtlinien kennen.
- Verwalten Sie Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien und verschiedene Verfahren.
- Verwenden Sie Status-Tags für die Nachverfolgung von Änderungen der Zeit- und Anwesenheitsregeln.
🔑 Ideal für: HR-Teams, die umfassende Mitarbeiterhandbücher erstellen, die über die Anwesenheit hinausgehen und Richtlinien zu Urlaub, Gehaltsabrechnung und Verfahren enthalten.
🔍 Wussten Sie schon? Fast die Hälfte ( 47 % ) aller Überstunden wird dazu verwendet, die Abwesenheiten von Mitarbeitern auszugleichen. Das treibt nicht nur die Arbeitskosten in die Höhe, sondern führt auch zu einer Überlastung der übrigen Teammitglieder.
3. ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterhandbücher
Die Vorlage für das Mitarbeiterhandbuch von ClickUp wurde für eine schnelle Einarbeitung und reibungslose interne Kommunikation entwickelt. HR-Teams können ihre Richtlinien einfügen, Abschnitte in Echtzeit bearbeiten und schnell Aktualisierungen vornehmen.
Die Vorlage enthält vorgefertigte Abschnitte wie „Arbeitszeiten” und „Kommunikationsrichtlinien”, in denen Erwartungen hinsichtlich Pünktlichkeit, Remote-Arbeit und Urlaub detailliert beschrieben werden.
Dank integriertem Inhaltsverzeichnis und Tools für die Zusammenarbeit im Team ist alles übersichtlich und leicht zugänglich. Für Unternehmen, die Wert auf Konsistenz und Schnelligkeit legen, ist dieses Dokument die ideale Lösung.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Rufen Sie die Anwesenheitsregeln unter „Arbeitszeiten” auf und führen Sie die Bearbeitung durch.
- Nutzen Sie Echtzeit-Kommentare, um Fragen zur Anwesenheit schnell zu klären.
- Fügen Sie verschachtelte Seiten für Urlaub, Verspätungen und Details zur Arbeitszeitplanung hinzu.
🔑 Ideal für: Personalmanager, die trockene Handbuchinhalte in ein interaktives Dokument verwandeln möchten, das einfach zu pflegen und zu freigeben ist.
Über die Funktionen von ClickUp sagt ein Benutzer:
Wir verwenden ClickUp im Grunde genommen als eine Art ausgefallene To-do-Liste. Das ist besonders hilfreich für mehrstufige Prozesse, die wir wiederholt durchführen und an denen mehrere verschiedene Personen beteiligt sind. Wir erstellen eine Vorlage für diesen Prozess, damit wir nichts übersehen, und die Kommunikation zwischen den Personen, die ihre Aufgaben erledigen können, erfolgt (automatisch) ganz einfach.
Wir verwenden ClickUp im Grunde genommen als eine Art ausgefallene To-do-Liste. Das ist besonders hilfreich für mehrstufige Prozesse, die wir wiederholt durchführen und an denen mehrere verschiedene Personen beteiligt sind. Wir erstellen eine Vorlage für diesen Prozess, damit wir nichts übersehen, und die Kommunikation zwischen den Personen, die ihre Aufgaben erledigen können, erfolgt (automatisch) ganz einfach.
4. ClickUp-Mitarbeiterhandbuch – Erweiterte Vorlage
Die Vorlage „Mitarbeiterhandbuch (erweitert)“ von ClickUp geht weit über die Dokumentation grundlegender Richtlinien hinaus. Sie wurde für HR-Teams entwickelt, die Struktur und Skalierbarkeit benötigen.
Sie können Aufgaben zuweisen, Fristen verfolgen und den gesamten Prozess der Handbucherstellung wie ein Projekt verwalten, mit anpassbaren Ansichten wie Liste, Kalender und Gantt. Es unterstützt auch die Zusammenarbeit in Echtzeit und automatisierte Workflows, was weniger Mikromanagement und schnellere Rollouts bedeutet.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Docs Dokumente erstellen, gemeinsam bearbeiten und direkt mit Ihren Workflows verknüpfen. Von der Ausarbeitung von Richtlinien über die Live-Bearbeitung bis hin zu Echtzeit-Feedback können Sie statische Dokumente in umsetzbare Pläne verwandeln. Weisen Sie Aufgaben zu, fügen Sie benutzerdefinierte Widgets hinzu, betten Sie Medien ein und bewahren Sie alles an einem zentralen Ort auf.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Markieren Sie Abschnitte und taggen Sie neue Mitarbeiter in Fragen, um Zweifel schnell auszuräumen.
- Richten Sie eine Kalender- oder Gantt-Ansicht ein, um die Zeitleisten für die Einführung von Aktualisierungen der Anwesenheitsrichtlinien und damit verbundenen Schulungen visuell zu verwalten.
- Gestalten Sie das Handbuch mit GIFs, Diagrammen und anderen visuellen Elementen ansprechend.
🔑 Ideal für: Wachsende Teams oder Organisationen mit mehreren Abteilungen, die ein ansprechendes und gut verwaltetes Mitarbeiterhandbuch benötigen, das mit ihnen mitwächst.
📚 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Unternehmensrichtlinien und -verfahren in Word und ClickUp
5. ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterhandbuch
Die Vorlage für Mitarbeiterhandbücher von ClickUp wurde für Unternehmen entwickelt, die ein ansprechendes Dokument wünschen und keine statische PDF-Datei, die nur Staub ansammelt. Mit dieser Vorlage können Sie ein Handbuch erstellen, das sich mit Ihrem Team weiterentwickelt. Es kombiniert umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten, Nachverfolgung von Aufgaben und Automatisierung, sodass Richtlinien immer auf dem neuesten Stand sind und jeder jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version hat.
Um diese Flexibilität zu unterstützen, integriert ClickUp leistungsstarke Features, die Ihr Handbuch in eine dynamische Ressource verwandeln.
Das KI-Wissensmanagement von ClickUp verwandelt Ihren gesamten Workspace in ein durchsuchbares Gehirn. Von Richtlinien bis hin zu Wikis – mithilfe von KI liefert es sofortige Antworten zu allen Dokumenten, Aufgaben und Kommentaren, ohne dass Sie lange suchen müssen. Sie können alte Dateien importieren, den Versionsverlauf verwalten und Berechtigungen sperren, wodurch Ihre interne Wissensdatenbank intelligenter und einfacher zu verwalten ist.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Legen Sie Erwartungen mit übersichtlichen Abschnitten und Meilensteinen fest.
- Verfolgen Sie Aktualisierungen mit benutzerdefinierten Statusmeldungen, um Änderungen der Anwesenheitsrichtlinien übersichtlich und mit ausreichender Sichtbarkeit zu halten.
- Stellen Sie sicher, dass die Anwesenheitsrichtlinien den gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensstandards entsprechen, und aktualisieren Sie sie bei Gesetzesänderungen.
🔑 Ideal für: Personal- und Betriebsteams, die ein leicht zu bearbeitendes, im Workflow integriertes Handbuch wünschen, das die aktuellen Prozesse widerspiegelt und sich an organisatorische Veränderungen anpassen lässt.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie automatisierte Timesheets mit Genehmigungs-Workflows, um Arbeitszeiten sofort zu sperren und Fehler bei der Gehaltsabrechnung in letzter Minute zu vermeiden. So müssen Sie nicht mehr verpasste Stempelungen nachverfolgen oder sich mit unübersichtlichen Tabellenkalkulationen herumschlagen.
6. ClickUp-Vorlage für Personalhandbuch
Die HR-Handbuchvorlage von ClickUp wurde für Teams entwickelt, die einen zentralisierten, jederzeit zugänglichen Leitfaden benötigen, der Alles von Urlaubsansprüchen bis hin zum Verhalten der Mitarbeiter abdeckt.
Dies ist besonders nützlich für Personalabteilungen, die ein schnelles Wachstum oder mehrere Standorte verwalten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Handbüchern, die statisch sind und in Vergessenheit geraten, ist diese Vorlage für Personalrichtlinien in Ihrem Workflow integriert.
Sie können Inhalte mit Tabellen organisieren, die Nachverfolgung der Bearbeitungen durchführen und Aktualisierungen sofort mit den Mitarbeitern freigeben.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Legen Sie Richtlinien mit vorstrukturierten Abschnitten und Dokument-Formaten fest.
- Kategorisieren Sie Inhalte mit benutzerdefinierten Feldern für eine schnelle Navigation.
- Weisen Sie Eigentümer für bestimmte Abschnitte des Handbuchs zu.
- Arbeiten Sie mit Teamleitern zusammen, indem Sie gemeinsame Kommentare und Aufgaben nutzen.
🔑 Ideal für: HR-Teams, die Handbücher erstellen oder aktualisieren, um die Transparenz im gesamten Unternehmen zu verbessern, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und alle Mitarbeiter über die aktuellen Richtlinien auf dem Laufenden zu halten.
📮 ClickUp Insight: 12 % der Arbeitnehmer geben an, dass vollständige Remote-Arbeit ideal ist, während 48 % hybride Setups bevorzugen. Damit die Zusammenarbeit in Remote- oder Hybrid-Umgebungen jedoch erfolgreich sein kann, benötigen Sie die richtigen Tools. Als Allround-App für die Arbeit beseitigt ClickUp Silos. Zentralisieren Sie Ihre Aufgaben, Dokumente, Chats und Projekte und machen Sie sie in einem einzigen Workspace durchsuchbar, damit Ihre Teams immer auf dem gleichen Stand sind – egal, wo sie arbeiten!
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security verzeichnete dank der nahtlosen Collaboration-Tools von ClickUp einen Anstieg der Zufriedenheit mit der Teamarbeit um 80 %.
7. ClickUp-Vorlage für Richtlinienmemos
Die Vorlage für Richtlinienmemos von ClickUp wurde für Manager entwickelt, die interne Richtlinienänderungen schnell und klar umsetzen müssen.
Wenn sich die Anwesenheitsrichtlinien Ihres Unternehmens häufig ändern, bietet diese Vorlage ein zuverlässiges Format, um neue Regeln klar und schnell zu kommunizieren. Sie ist auf Klarheit und Struktur ausgelegt und fasst Schichtrichtlinien, Urlaubsregeln und Anwesenheitserwartungen an einem Ort zusammen.
Sie können Personen taggen, Fristen festlegen und die Nachverfolgung von Bestätigungen direkt in der Notiz durchführen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Tools für gemeinsame Kalender eignet sich dieses Format gut für die Dokumentation und Durchsetzung von Richtlinienentscheidungen.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Erstellen Sie einheitliche Memos mit anpassbaren Abschnitten.
- Tag Stakeholder direkt in Richtlinienentwürfen zur Überprüfung.
- Fügen Sie Schichtpläne oder Urlaubsanträge direkt als Anhang in die Notiz ein.
- Verwenden Sie Erinnerungen, um die Bestätigung von Richtlinien nachzuverfolgen.
🔑 Ideal für: Teamleiter und Personalmanager, die ihren Mitarbeitern Änderungen der Richtlinien oder neue Erwartungen ohne Verwirrung oder verstreute Unterlagen mitteilen müssen.
🔍 Wussten Sie schon? US-Geschäftsbetriebe verlieren jährlich 225,8 Milliarden Dollar durch Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter. Das sind 1.685 Dollar pro Mitarbeiter, hauptsächlich aufgrund von ungeplanten Abwesenheiten, Schichtwechseln und Verlusten an Produktivität.
8. ClickUp-Vorlage für die Unternehmenskultur
Die Vorlage „Unternehmenskultur” von ClickUp ist ideal für Teams, die sich nicht nur auf Termine abstimmen möchten. Diese Vorlage ist ein strukturierter, editierbarer Bereich, in dem Sie die Grundwerte, Ziele und Erwartungen Ihres Teams dokumentieren können.
Die Vorlage bietet Ihnen projektähnliche Kontrolle über Initiativen zum Aufbau einer Unternehmenskultur und umfasst benutzerdefinierte Felder, gemeinsam genutzte Dokumente, Whiteboards und Echtzeit-Bearbeitung. Ganz gleich, ob Sie schnell skalieren oder interne Normen überarbeiten möchten – diese Vorlage verleiht Ihrer Kulturstrategie eine konkrete Struktur.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Dokumentieren Sie die Werte, die Mission und die Erwartungen Ihres Unternehmens.
- Weisen Sie Teamnormen wie Pünktlichkeit oder Schichtabdeckung als Aufgaben zu.
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für die Nachverfolgung der Umsetzung von Maßnahmen zur Anwesenheit.
- Richten Sie Überprüfungserinnerungen ein, um Richtlinien auf der Grundlage von Feedback oder Leistung zu aktualisieren.
🔑 Ideal für: Wachsende Teams, die die Unternehmensidentität in praktischer Hinsicht definieren und alle Mitarbeiter, von der Personalabteilung bis zur Führungsetage, auf gemeinsame Werte und Erwartungen ausrichten möchten.
9. ClickUp-Vorlage für Urlaubsanträge
Die Vorlage für Urlaubsanträge von ClickUp wurde entwickelt, um Reibungsverluste beim Urlaubsmanagement zu vermeiden. Keine verstreuten E-Mails, versäumten Genehmigungen oder Überraschungen in letzter Minute mehr. Es handelt sich um ein vollständig interaktives System, mit dem Mitarbeiter bezahlten Urlaub beantragen, den Status verfolgen und Benachrichtigungen erhalten können.
Die Vorlage für Urlaubsanträge umfasst benutzerdefinierte Status wie „Genehmigt“, „In Bearbeitung“ und „Abgelehnt“. Sie enthält Felder zur Erfassung von Startdatum und Enddatum, Antragstyp und sogar digitale Signaturen.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Reichen Sie Urlaubsanträge in einem strukturierten Formular ein und genehmigen Sie sie.
- Benachrichtigen Sie Teamleiter automatisch, wenn eine Anfrage eingereicht wird.
- Zeigen Sie alle ausstehenden, genehmigten und abgelehnten Anträge in übersichtlichen Dashboards an.
- Führen Sie ein durchsuchbares Protokoll der Urlaubsgeschichte Ihrer Mitarbeiter.
🔑 Ideal für: Teams, die ein klares, automatisiertes System zur Verwaltung von Abwesenheiten von Mitarbeitern benötigen, um eine einheitliche Genehmigungspraxis zu gewährleisten und Terminkonflikte zu vermeiden.
📚 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Timesheets in Excel, Word und ClickUp
10. ClickUp-Vorlage für Entschuldigungsschreiben bei Abwesenheit
Die Entschuldigungsschreiben-Vorlage von ClickUp bietet Mitarbeitern und Führungskräften ein professionelles, gebrauchsfertiges Format für die formelle Mitteilung von Abwesenheiten. Ob krankheitsbedingte Fehlzeiten, persönliche Notfälle oder Geschworenendienst – dieses Dokument sorgt für Klarheit und Konformität.
Die Vorlage hilft bei der Berichterstellung für Abwesenheiten. Dies erleichtert es der Personalabteilung, die Dokumentation in der Akte des Mitarbeiters zu verfolgen und zu speichern, wodurch die Übereinstimmung mit der Anwesenheitsrichtlinie sichergestellt wird.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Füllen Sie Abwesenheitsdaten schnell mit einem geführten Format aus.
- Geben Sie den Grund, das Datum und alle erforderlichen Belege an.
- Benutzerdefinierte Briefe für Schule, Arbeit oder den privaten Gebrauch.
- Speichern Sie eingereichte Schreiben in einem gemeinsamen ClickUp-Ordner.
🔑 Ideal für: Personalabteilungen oder Teamleiter, die den Prozess des Abwesenheitsmanagements formalisieren und vage oder inkonsistente Dokumentationen bei unentschuldigten Abwesenheiten vermeiden möchten.
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Schnellreferenz-Checkliste für Manager, die mit Anwesenheitsproblemen zu tun haben. Richtlinien sind großartig, aber niemand möchte mitten in der Schicht 12 Seiten durchblättern. Erstellen Sie eine komprimierte Checkliste mit wichtigen Maßnahmen, die Teamleiter bei Anwesenheitsproblemen anwenden können.
11. ClickUp-Vorlage für einen Plan zur Abwesenheitsvertretung
Die Vorlage „Out of Office Coverage Plan” von ClickUp ist Ihr Sicherheitsnetz für den Fall, dass Mitglieder des Teams abwesend sind. Sie hilft Ihnen dabei, die Aufgabenverteilung, Zeitleisten und Verantwortlichkeiten zu skizzieren, ohne an Schwung zu verlieren.
Dank spezieller Ansichten wie dem Kalender für Abwesenheiten und dem Vorabgenehmigungsprozess weiß jeder, wer wann welche Aufgaben übernimmt. Es gibt eine Nachverfolgung der Anfragedetails wie Urlaubsart, Urlaubstage und ausstehende Aufgaben, die delegiert werden müssen. Alle Informationen werden in einem einzigen optimierten System angezeigt.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Weisen Sie Mitgliedern des Backup-Teams Verantwortlichkeiten zu.
- Verwenden Sie einen gemeinsamen Kalender, um Zeitleisten für die Abdeckung zu erstellen.
- Richten Sie Erinnerungen und Nachfassaktionen für wichtige Termine ein.
🔑 Ideal für: Manager und Teamleiter, die einen reibungslosen Ablauf bei geplanten Abwesenheiten ohne die üblichen Last-Minute-Hektik oder ausgelassene Aufgaben wünschen.
12. ClickUp-Vorlage für Aufgaben im Rahmen des Abwesenheitsplans
Die Aufgabe „Out of Office Coverage Plan” von ClickUp eignet sich perfekt für die tägliche Schichtplanung und sorgt dafür, dass die Arbeit an einem Projekt auch dann ohne Unterbrechungen weiterläuft, wenn Mitglieder des Teams abwesend sind.
Diese aufgabenbezogene Version ist detaillierter, sodass Sie Verantwortlichkeiten nach bestimmten Ergebnissen aufschlüsseln, Backups zuweisen und den Fortschritt anhand von Abhängigkeiten und Prioritäts-Tags verfolgen können.
Die Arbeit funktioniert gut bei kurzen Abwesenheiten, unerwarteten Freistellungen oder wechselnden Schichten, bei denen die Besetzung häufig geändert werden muss.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Weisen Sie wichtigen Aufgaben im Zusammenhang mit der Anwesenheit Ersatz-Eigentümer zu.
- Verwenden Sie die Kalender-Ansicht, um Check-ins und Fristen zu planen.
- Automatisieren Sie Erinnerungen für bevorstehende Abwesenheitstermine.
🔍 Wussten Sie schon? Der durchschnittliche Verlust an Produktivität aufgrund einer ungeplanten Abwesenheit ist mit 36,6 % am höchsten, während der durchschnittliche Verlust an Produktivität aufgrund einer geplanten Abwesenheit bei 22,6 % liegt.
13. ClickUp-Vorlage für den Urlaubskalender
Die PTO-Kalendervorlage von ClickUp vereinfacht die Nachverfolgung, wer wann anwesend ist und wer abwesend ist. Diese Vorlage wurde für HR-Teams und Manager entwickelt und bietet mehrere Ansichten, darunter eine PTO-Datenbank, ein Antragsformular und einen Kalender, in dem bevorstehende Abwesenheiten auf einen Blick angezeigt werden.
Mit benutzerdefinierten Feldern für Urlaubsgründe, Genehmiger und Urlaubstage erhalten Sie vollständige Sichtbarkeit über die Verfügbarkeit Ihres Teams und Urlaubsanträge, ohne manuell nachfassen zu müssen.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Genehmigen, lehnen oder überprüfen Sie Anfragen mit Statusaktualisierungen.
- Zeigen Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter in einem einzigen gemeinsamen Kalender an.
- Sammeln Sie Angaben zu Urlaubstagen über ein Formular.
- Zentralisieren und verwalten Sie Urlaubsaufzeichnungen für Audits und Planungen.
🔑 Ideal für: HR-Teams, die hybride oder verteilte Belegschaften verwalten und eine übersichtliche, nachverfolgbare und gemeinsam nutzbare Lösung für die Verwaltung von bezahlten Urlaubstagen und unerwarteten Abwesenheiten benötigen.
📚 Lesen Sie auch: So erstellen Sie eine PTO-Richtlinie (mit Beispielen)
14. ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterpläne
Die Mitarbeiterplanvorlage von ClickUp wurde für Teams entwickelt, die Schichtabdeckung, Verfügbarkeit und Workload unter einen Hut bringen müssen – ganz ohne das Chaos von Tabellenkalkulationen. Ganz gleich, ob Sie Stundenkräfte oder funktionsübergreifende Teams verwalten, diese Vorlage hilft Ihnen dabei, smarter zu planen.
Es umfasst spezielle Ansichten wie Wochenplan, Mitarbeiterkapazität und Statusboard sowie Felder für die Nachverfolgung von Arbeitskosten, Stundensätzen und Schichtleitern.
Außerdem erhalten Sie integrierte Features für die Zeiterfassung und die Automatisierung, um Überbuchungen zu vermeiden und die Verwaltung geplanter Schichten zu vereinfachen.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Planen Sie Schichten basierend auf der Verfügbarkeit und Kapazität Ihrer Mitarbeiter.
- Weisen Sie Aufgaben zu, die an bestimmte Zeitblöcke oder wöchentliche Ziele gebunden sind.
- Verfolgen Sie Arbeitskosten und markieren Sie Probleme bei der Planung.
- Verwenden Sie visuelle Boards, um Zeitpläne auf einen Blick zu überprüfen und anzupassen.
🔑 Ideal für: Teamleiter und Personalmanager, die Schichtplanung, Urlaubstage und die Abdeckung der täglichen Aufgaben unter Kontrolle halten müssen, insbesondere wenn sie mehrere Abteilungen oder wechselnde Arbeitspläne koordinieren müssen.
🎐 Bonus-Tipp: Erstellen Sie verknüpfte SOPs für Sonderfälle. Anstatt jedes „Was wäre wenn“ in das Hauptdokument zu packen, verlinken Sie komplexe Fälle wie längere krankheitsbedingte Abwesenheiten, Sonderregelungen oder FMLA-Anträge mit kurzen SOPs. So bleibt das Hauptdokument übersichtlich und dennoch vollständig.
15. ClickUp-Vorlage für Mutterschaftsurlaub
Die Vorlage für Mutterschaftsurlaub von ClickUp macht Schluss mit Spekulationen bei der Vorbereitung auf längere Abwesenheiten vom Arbeitsplatz. Sie hilft werdenden Teammitgliedern dabei, wichtige Termine zu organisieren, Aufgaben zu delegieren und Details zum Urlaub mit minimalem Stress zu kommunizieren. So können Sie die Zeit mit dem neuen Familienmitglied genießen, ohne sich um berufliche Unwägbarkeiten sorgen zu müssen!
Die Vorlage basiert auf einem Whiteboard- und Workload-System und unterstützt die Nachverfolgung von Meilensteinen, Arbeitslastübergänge und die Planung der Rückkehr an den Arbeitsplatz.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Planen Sie wichtige Urlaubstermine und Rückkehrpläne.
- Organisieren Sie Checklisten für die Planung vor und nach dem Urlaub.
- Halten Sie alle Beteiligten mit Echtzeit-Updates auf dem Laufenden.
🔑 Ideal für: Personalabteilungen und werdende Mütter, die eine strukturierte, unkomplizierte Möglichkeit suchen, den Mutterschaftsurlaub zu verwalten, ohne den Teamablauf zu stören.
16. ClickUp-Vorlage für Anwesenheitslisten
Die Anwesenheitsvorlage von ClickUp ist ein einfaches, aber leistungsstarkes tool zur Erfassung der Anwesenheit von Mitarbeitern. Obwohl sie für die Erfassung der Anwesenheit in Schulen entwickelt wurde, lässt sie sich leicht benutzerdefiniert anpassen, um unentschuldigte Abwesenheiten zu kennzeichnen und Trends im Zeitverlauf zu überprüfen.
Es enthält Benutzerdefinierte Felder wie „Lektion des Tages“, „Klassenname“ und „E-Mail“, die Sie in „Abteilungsname“, „Team“ usw. umbenennen können. Damit eignet es sich ebenso gut für Schulungsprogramme wie für die tägliche Anwesenheitskontrolle der Mitarbeiter.
Ganz gleich, ob Sie die Teilnahme an geplanten Schichten oder Verspätungen überwachen – diese Vorlage für Anwesenheitslisten bietet Ihnen eine klare, durchsuchbare Sichtbarkeit der Vorgänge vor Ort.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Erfassen Sie die Anwesenheit mit Statusaktualisierungen per Mausklick (anwesend, abwesend, verspätet, geplant).
- Sammeln Sie Kontaktdaten und Notizen zu den Aufgaben für jede einzelne Person.
- Visualisieren Sie Anwesenheitsprotokolle über Kalender- oder Listenansichten.
- Erkennen Sie Anwesenheitsmuster und leiten Sie bei Bedarf Auslöser für Folgemaßnahmen ein.
🔑 Ideal für: HR-Teams, Ausbilder oder Teamleiter, die eine schnelle und organisierte Möglichkeit suchen, die Anwesenheit zu verfolgen, Anwesenheitsprobleme zu kennzeichnen und saubere Aufzeichnungen zu führen, ohne zwischen verschiedenen tools wechseln zu müssen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Dienstplanungssoftware mit Echtzeit-Verfügbarkeitsaktualisierungen und Konfliktwarnungen, um Schichten schneller zu besetzen und Überschneidungen bei der Planung zu vermeiden, insbesondere in Spitzenzeiten oder bei Personalmangel.
17. greytHR-Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien
Die Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien von greytHR ist ein formelles, HR-konformes Dokument. Sie eignet sich perfekt für Unternehmen, die Klarheit über Abwesenheiten von Mitarbeitern, geplante Schichten, Lohnausfälle (LOP) und Disziplinarverfahren benötigen.
Die Vorlage wird als Word-Dokument zum Herunterladen angeboten und enthält Regeln zur Nachverfolgung der Anwesenheit, Konsequenzen bei Verspätungen und genehmigte entschuldigte Abwesenheiten im Rahmen eines progressiven Strafsystems. Die Richtlinie enthält auch Einzelheiten zu Arbeitsverweigerung, Einhaltung der Stempelzeiten und was als unentschuldigte Abwesenheit gilt.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Kommunizieren Sie Anwesenheitsregeln und LOP-Bedingungen.
- Legen Sie Schwellenwerte für verspätetes Erscheinen und vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes fest.
- Wenden Sie ein progressives Disziplinarverfahren an, das an Verstöße geknüpft ist.
- Legen Sie fest, wie mit FMLA, ungeplanten Abwesenheiten und krankheitsbedingtem Arbeitsausfall umgegangen werden soll.
🔑 Ideal für: Personalverantwortliche oder Betriebsleiter, die eine sofort einsetzbare Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien benötigen, die mit den lokalen Gesetzen und internen Verfahren übereinstimmt.
✨ Bonus-Tipp: Fügen Sie Ihren Richtlinien-Dokumenten Beispiele aus der Praxis hinzu. Abstrakte Regeln bleiben nicht hängen. Fügen Sie Beispiele wie „Was gilt als entschuldigte Abwesenheit?“ oder „Was passiert, wenn jemand zwei Schichten hintereinander ohne Vorankündigung fehlt?“ hinzu, um die Erwartungen klarer zu formulieren und leichter durchzusetzen.
18. Vorlage für eine praktikable Richtlinie zur Anwesenheit von Mitarbeitern
Die Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter von Workable ist ein umfassendes Dokument, das für den Umgang mit Verspätungen, Fehlzeiten, Arbeitsverweigerung und progressiven Disziplinarmaßnahmen entwickelt wurde.
Während gemeinsame Kalender zwar zeigen, wer wann arbeitet, erklärt diese Vorlage auch warum und wie, z. B. wie die Berichterstellung für Abwesenheiten durchgeführt wird, was als Verspätung gilt und wann Fehlzeiten zu einem Problem werden.
Wenn Ihr Unternehmen auf Planungstools setzt, sorgt diese Richtlinie für mehr Struktur hinter den Kulissen und ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Anwesenheit.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Definieren Sie Begriffe wie Fehlzeiten, Verspätungen und Präsentismus klar und eindeutig.
- Richten Sie Protokolle für die Berichterstellung zu Abwesenheiten und die Beantragung von bezahltem Urlaub ein.
- Legen Sie Konsequenzen für chronische Fehlzeiten oder unentschuldigtes Fernbleiben fest.
- Statten Sie Manager mit Tools aus, um Anwesenheitsprobleme konstruktiv zu lösen.
🔑 Ideal für: Personalabteilungen oder Eigentümer, die eine umfassende, mitarbeiterorientierte Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien suchen, die Verantwortlichkeiten klar definiert.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie versionskontrollierte Vorlagen mit Genehmigungshistorie. Richtlinienänderungen sind an der Tagesordnung – verfolgen Sie, wer was wann geändert hat. Verwenden Sie ClickUp Docs für die Versionshistorie und Zugriffskontrollen, damit die Personalabteilung immer mit der neuesten Version arbeitet.
19. Beispiel für eine Vorlage für eine Richtlinie zur Anwesenheit von Mitarbeitern von Forbes.com
Diese Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien von Forbes wurde für HR-Teams entwickelt, die einen ausfüllbaren Rahmen mit klaren Regeln zu Abwesenheiten, Verspätungen und Disziplinarmaßnahmen benötigen. Sie umreißt grundlegende Erwartungen, von Arbeitszeiten und Zeiträumen bis hin zu Auslösern für die Aufgabe des Arbeitsplatzes und Anforderungen für ärztliche Atteste.
Die Struktur ist Plug-and-Play-fähig und eignet sich daher ideal für die benutzerdefinierte Anpassung durch Eingabe von Werten für Nachsichtminuten, Fristen für Benachrichtigungen und Disziplinarmaßnahmen. Außerdem enthält sie ein integriertes Formular zur Bestätigung durch den Mitarbeiter, um die Einhaltung der Vorschriften formell zu dokumentieren.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Definieren Sie klare Regeln für entschuldigte und unentschuldigte Abwesenheiten.
- Passen Sie benutzerdefinierte Schwellenwerte für Kündigungen, Achtungen und Disziplinar-Meetings an.
- Legen Sie strukturierte Urlaubsregelungen für Krankheitstage, Urlaub und vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes fest.
- Fügen Sie eine unterschriebene Bestätigung hinzu, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu den Anwesenheitsbedingungen sicherzustellen.
🔑 Ideal für: Kleine bis mittelständische Unternehmen mit unterschiedlichen Größen, die ein unkompliziertes Anwesenheitssystem suchen, das Raum für eigene Anpassungen bietet und sofort teamübergreifend eingeführt werden kann.
📚 Lesen Sie auch: Was ist ein 9/80-Arbeitszeitmodell und wie funktioniert es?
20. AIHR-Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien
Die Vorlage für Anwesenheitsrichtlinien von AIHR sorgt für Klarheit, Verantwortlichkeit und eine rechtlich fundierte Grundlage für das Anwesenheitsmanagement Ihres Unternehmens. Sie wurde für Personalabteilungen entwickelt, die vage Regeln hinter sich lassen und eine skalierbare, durchsetzbare Richtlinie erstellen möchten.
Die Vorlage enthält rechtliche Überlegungen, Methoden zur Zeiterfassung, Disziplinarmaßnahmen und sogar prädiktive Personalanalysen, um Trends bei Fehlzeiten zu erkennen. Sie unterstützt auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem sie Zugang zu Beratungsangeboten und flexible Reaktionsrahmen integriert.
⭐ Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Verfolgen Sie die Anwesenheit über elektronische Systeme, Zeiterfassungsgeräte oder mobile Apps.
- Führen Sie abgestufte Disziplinar-Schritte ein, darunter PIPs und Auslöser für Kündigungen.
- Verwalten Sie vertrauliche Unterlagen, die von der Personalabteilung verwaltet werden, mit Zugriff auf Vorgesetztenebene.
- Integrieren Sie die Einhaltung der FMLA- und ADA-Vorschriften mit dokumentierten Support-Pfaden.
🔑 Ideal für: Personalverantwortliche, die ein formalisiertes, konformes Anwesenheitsrahmenwerk mit integrierter Flexibilität benötigen.
Erstellen, verfolgen und setzen Sie Ihre Anwesenheitsrichtlinien mit ClickUp durch
Die Erstellung einer soliden Richtlinie zur Anwesenheit von Mitarbeitern bewahrt Sie nicht nur vor Nichterscheinen, sondern setzt auch klare Maßstäbe für Verantwortlichkeit, Konsistenz und Teamzusammenarbeit.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team leiten oder abteilungsübergreifend arbeiten – mit der richtigen Vorlage können Sie Ihre Richtlinien schnell und stressfrei einführen.
Mit diesen 20 vorgefertigten Vorlagen für Anwesenheitsrichtlinien können Sie Erwartungen definieren, Genehmigungen optimieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an, um auf Vorlagen zuzugreifen, die die Anwesenheitsnachverfolgung automatisieren und Ihre Richtlinien in echte, nachverfolgbare Workflows umzuwandeln.