Das Ignorieren von Leistungsproblemen bei Mitarbeitern kann die Produktivität, die Arbeitsmoral im Team und den Erfolg im Geschäft beeinträchtigen.
Eine versäumte Frist hier, ein unmotivierter Mitarbeiter dort – all das summiert sich und kann zu einer höheren Fluktuation, Umsatzverlusten und Wachstumsstillstand führen.
Es ist besser, strukturierte Leistungsverbesserungspläne (PIPs) zu verwenden, um Probleme frühzeitig anzugehen, klare Erwartungen zu formulieren und Mitarbeitern eine faire Chance zur Verbesserung zu geben.
Wir haben eine Liste mit 10 praktischen PIP-Beispielen aufgelistet, die Ihnen helfen, Probleme mit schlechter Leistung anzugehen, messbare Ziele zu setzen und sinnvolle Verbesserungen voranzutreiben.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein strukturierter Plan, der Mitarbeitern hilft, sich in Schlüsselbereichen zu verbessern, bevor formelle Maßnahmen ergriffen werden.
- Wir haben 10 Beispiele aus der Praxis zusammengestellt, die Probleme wie Terminüberschreitungen, geringe Produktivität, mangelhafte Zusammenarbeit und Verstöße gegen Richtlinien behandeln.
- Ein erfolgreicher PIP sollte die Ursache identifizieren, klare, messbare Ziele festlegen und kontinuierlichen Support und Verantwortlichkeit bieten.
- Mit proaktivem Management, klaren Erwartungen und konstruktivem Feedback lassen sich Leistungsverbesserungspläne ganz vermeiden.
- ClickUp hilft dabei, die Nachverfolgung der Leistung, Zielsetzung und Teamverantwortung zu optimieren und sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf Kurs bleiben, bevor Leistungsprobleme eskalieren.
Was ist ein Leistungsverbesserungs-Plan?
Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein strukturiertes Rahmenwerk, das von Führungskräften und Personalverantwortlichen erstellt wird, um Mitarbeitern bei der Bewältigung von Leistungsproblemen zu helfen. Er umfasst umsetzbare Schritte zur Verbesserung der Leistungsstandards, eine Zeitleiste für den Fortschritt, Meilensteine für die Verbesserung und regelmäßige Check-ins mit klaren, messbaren Zielen.
Entgegen einiger falscher Annahmen ist ein PIP kein tool, um Mitarbeiter aus dem Unternehmen zu drängen, sondern eine Ressource, um sie bei ihrer Verbesserung zu unterstützen.
Hier ist ein Beispiel für einen Leistungsverbesserungs-Plan:
Warum sollten Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung erstellen?
Wenn Leistungsprobleme zu lange ungelöst bleiben, können sie Teams stören und die Produktivität beeinträchtigen. Anstatt zu warten, bis sich Probleme verschärfen, bietet ein Leistungsverbesserungsplan einen strukturierten, proaktiven Ansatz. Er ermöglicht es Führungskräften, klare Verbesserungswege festzulegen und gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
Ein PIP hilft:
- 🔍 Identifizieren Sie die Ursachen: Ermitteln Sie die Ursachen für Leistungsprobleme, anstatt nur die Symptome zu bekämpfen.
- ✅ Verantwortlichkeit schaffen: Definieren Sie konkrete Schritte, damit Mitarbeiter Verantwortung für ihre eigene Entwicklung übernehmen.
- 📊 Verringern Sie Voreingenommenheit bei Entscheidungen: Liefern Sie dokumentierten Fortschritt, anstatt sich auf subjektive Meinungen zu verlassen.
- 😊 Verbessern Sie die Moral der Teams: Helfen Sie Mitarbeitern, die Schwierigkeiten haben, erfolgreich zu sein, und verhindern Sie Ressentiments seitens leistungsstarker Mitarbeiter.
- 🎯 Coaching stärken: Ermutigt Führungskräfte, Mitarbeiter anzuleiten, anstatt nur Ergebnisse zu überprüfen.
🧠 Wussten Sie schon? Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter mit besseren Fähigkeiten und mehr Erfahrung dazu beitragen , den Umsatz des Geschäfts um erstaunliche 50 % zu steigern.
10 Beispiele für Leistungsverbesserungspläne, um Mitarbeiter mit Schwierigkeiten wieder auf Kurs zu bringen
Einige Leistungsprobleme erfordern Coaching, während andere strukturierte Pläne zur Verbesserung erfordern. Im Folgenden finden Sie 10 Beispiele für Leistungsmanagement-Frameworks aus der Praxis, die Ihnen helfen, häufige Herausforderungen von Mitarbeitern mit klaren Schritten und messbaren Zielen anzugehen.
Jedes Beispiel enthält:
- Szenario/Kontext: Was ist das Leistungsproblem?
- Mögliche Ursachen: Warum tritt dieses Problem auf?
- Maßnahmen und Zeitleiste: Wie das Problem behoben werden kann, bis wann und wie die Nachverfolgung des Fortschritts durchgeführt wird.
Beispiel Nr. 1: Ständig versäumte Fristen
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter reicht seine Arbeit wiederholt zu spät ein, was zu Verzögerungen führt und die Produktivität des Teams beeinträchtigt. Das Problem besteht seit drei Monaten, und über 60 % der zugewiesenen Dateneingabeaufgaben und anderen Aktionspunkte sind seit mehr als einem Monat in Bearbeitung. Dies hat zu Projektverzögerungen, schlechter Qualität und zusätzlicher Arbeitsbelastung für andere Teammitglieder geführt.
😦 Mögliche Ursachen
- Unklare Priorisierung: Der Mitarbeiter kann nicht erkennen, welche Aufgaben am dringendsten sind, was zu Verzögerungen bei wichtigen Terminen führt.
- Unterschätzung der Dauer der Aufgabe: Sie gehen davon aus, dass sie mehr Zeit haben, als ihnen tatsächlich zur Verfügung steht.
- Fehlende strukturierte Nachverfolgung des Fortschritts: Aufgaben stapeln sich ohne regelmäßige Überprüfung.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Setzen Sie klare Prioritäten und Fristen für Aufgaben (Tage 1–3)
- Lösung: Führen Sie ein Einzel-Meeting durch, um alle anstehenden und bevorstehenden Termine zu besprechen. Weisen Sie jeder Aufgabe mithilfe der Eisenhower-Matrix eine Priorität zu, um zu klären, was zuerst erledigt werden muss.
- Erwartung: Der Mitarbeiter wird mindestens 80 % der Aufgaben mit hoher Priorität innerhalb der ersten 30 Tage termingerecht abschließen.
2. Verfolgen Sie die geschätzte gegenüber der tatsächlichen Zeit, die für die Abschließung der Aufgaben benötigt wird (Woche 1–2)
- Lösung: Verlangen Sie von den Mitarbeitern, dass sie zwei Wochen lang ihre geschätzte und tatsächlich für Aufgaben aufgewendete Zeit protokollieren. Identifizieren Sie Muster, bei denen sie den Zeitaufwand unterschätzen, und passen Sie die Pläne entsprechend an.
- Erwartung: Bis zum Ende der zweiten Woche sollte der Mitarbeiter Aufgaben innerhalb von 10 % der geschätzten Zeit abschließen, um die Genauigkeit zu verbessern.
3. Führen Sie wöchentliche Check-ins und Vorabtermine ein (Woche 2–4)
- Lösung: Führen Sie rollierende interne Fristen ein – für jede wichtige Frist gibt es eine interne Überprüfung 48 Stunden vor der Übermittlung.
- Erwartung: Die Zahl der versäumten Termine sollte innerhalb des ersten Monats um mindestens 50 % sinken.
Beispiel Nr. 2: Anhaltende Qualitätsprobleme
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter liefert regelmäßig Arbeiten mit Fehlern, Unstimmigkeiten oder fehlenden Details ab, was zu Nacharbeiten und Projektverzögerungen führt. In den letzten drei Monaten lag die Fehlerquote bei über 30 %, sodass häufige Korrekturen durch Vorgesetzte und Mitglieder des Teams erforderlich waren.
😦 Mögliche Ursachen
- Mangelnde Detailgenauigkeit: Der Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben hastig, ohne seine Arbeit zu überprüfen.
- Unklare Qualitätsstandards: Die Erwartungen hinsichtlich Genauigkeit und Konsistenz sind nicht klar definiert.
- Ineffektiver Überprüfungsprozess: Es gibt keine strukturierte Methode, um Fehler vor der Übermittlung zu erkennen und zu korrigieren.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Erstellen Sie QualitätsChecklisten (Tage 1–5)
- Lösung: Definieren Sie unverhandelbare Qualitätsstandards und erstellen Sie eine aufgabenbezogene Checkliste, die der Mitarbeiter vor der Einreichung seiner Arbeit befolgen muss.
- Erwartung: Die Fehlerquote sollte innerhalb der ersten 30 Tage um 20 % sinken, da die Mitarbeiter sich die Selbstüberprüfung zur Gewohnheit machen.
2. Führen Sie Peer-Review-Sitzungen durch (Woche 1–4)
- Lösung: Beauftragen Sie einen Kollegen als Mentor oder Qualitätsprüfer, der die Arbeit des Mitarbeiters vor der endgültigen Übermittlung überprüft. Wechseln Sie die Prüfer, um unterschiedliche Perspektiven zu gewährleisten.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte der Mitarbeiter mindestens 70 % der Fehler korrigieren, bevor die Arbeit die Vorgesetzten erreicht.
3. Verfolgen und reduzieren Sie Fehler über einen Zeitraum von 60 Tagen
- Lösung: Richten Sie einen strukturierten Feedback-Kreislauf mit zweiwöchentlichen Check-ins ein, um Fortschritte zu besprechen, wiederkehrende Probleme zu identifizieren und Techniken zur Steigerung der Genauigkeit zu festigen.
- Erwartung: Die Fehlerquote des Mitarbeiters sollte innerhalb von 60 Tagen um 50 % sinken. Wenn die Fehler weiterhin bestehen, sollten Sie die Schulung oder die Eignung für die Rolle neu bewerten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Qualitätskontroll-Checklisten, um Qualitätskontroll-Schritte zu skizzieren und klare Überprüfungs-Checkpoints zu definieren. Dadurch werden Qualitätskontrollen standardisiert, Verantwortlichkeiten für die Fehlerbehebung zugewiesen und sichergestellt, dass alle Ergebnisse vor der Übermittlung den Erwartungen entsprechen.
Beispiel Nr. 3: Mangelnde Zusammenarbeit bei Team-Projekten
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter hat Schwierigkeiten, effektiv im Team zu arbeiten, was zu versäumten Übergaben, Missverständnissen und wachsenden Spannungen unter den Kollegen führt. Aufgaben, die funktionsübergreifende Beiträge erfordern, verzögern sich häufig, und die Teamkollegen sind frustriert, weil sie die mangelnde Koordination ausgleichen müssen.
😦 Mögliche Ursachen
- Mangelnde Kommunikationsfähigkeiten: Der Mitarbeiter gibt Aktualisierungen oder Bedenken nicht effektiv frei.
- Widerwillen, Verantwortung zu teilen: Sie arbeiten lieber alleine oder zögern, Aufgaben zu delegieren.
- Unklare Rollen und Erwartungen: Sie verstehen nicht vollständig, was für reibungslose Übergaben erforderlich ist.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Erstellen Sie QualitätsChecklisten (Tage 1–5)
- Lösung: Definieren Sie unverhandelbare Qualitätsstandards und erstellen Sie eine aufgabenbezogene Checkliste, die der Mitarbeiter vor der Einreichung seiner Arbeit befolgen muss.
- Erwartung: Die Fehlerquote sollte innerhalb der ersten 30 Tage um 20 % sinken, da die Mitarbeiter sich die Selbstüberprüfung zur Gewohnheit machen.
2. Führen Sie Peer-Review-Sitzungen durch (Woche 1–4)
- Lösung: Beauftragen Sie einen Kollegen als Mentor oder Qualitätsprüfer, der die Arbeit des Mitarbeiters vor der endgültigen Übermittlung überprüft. Wechseln Sie die Prüfer, um unterschiedliche Perspektiven zu gewährleisten.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte der Mitarbeiter mindestens 70 % der Fehler korrigieren, bevor die Arbeit die Vorgesetzten erreicht.
3. Verfolgen und reduzieren Sie Fehler über einen Zeitraum von 60 Tagen
- Lösung: Richten Sie einen strukturierten Feedback-Kreislauf mit zweiwöchentlichen Check-ins ein, um Fortschritte zu besprechen, wiederkehrende Probleme zu identifizieren und Techniken zur Steigerung der Genauigkeit zu festigen.
- Erwartung: Die Fehlerquote des Mitarbeiters sollte innerhalb von 60 Tagen um 50 % sinken. Wenn die Fehler weiterhin bestehen, sollten Sie die Schulung oder die Eignung für die Rolle neu bewerten.
Beispiel Nr. 4: Anhaltende Probleme mit der Anwesenheit oder Pünktlichkeit
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter kommt häufig zu spät oder fehlt ohne vorherige Ankündigung, was den Zeitplan des Teams durcheinanderbringt und Aufgaben verzögert. Im letzten Monat zeigte seine Anwesenheitsliste unregelmäßige Arbeitszeiten, was zu Bedenken hinsichtlich seiner Zuverlässigkeit und der Verteilung des Workloads führte.
😦 Mögliche Ursachen
- Persönliche Probleme: Herausforderungen außerhalb der Arbeit beeinträchtigen ihre Verfügbarkeit.
- Mangelnde Motivation: Sie erkennen nicht, welchen Einfluss Pünktlichkeit auf das Team hat.
- Schlechte Zeitplanung: Ineffizientes Zeitmanagement führt zu Verzögerungen beim Start des Arbeitstages.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Führen Sie ein Meeting (Woche 1)
- Lösung: Setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter zusammen, um sein Anwesenheitsverhalten zu besprechen und persönliche oder berufliche Hindernisse aufzudecken. Nutzen Sie dieses Meeting, um klare Erwartungen zu formulieren und einen strukturierten Verbesserungsplan zu vereinbaren.
- Erwartung: Bis zum Ende der ersten Woche sollte der Mitarbeiter ein klares Verständnis der Anwesenheitsanforderungen und Korrekturmaßnahmen haben.
2. Verlangen Sie tägliche Zeiterfassungen (Woche 2–4)
- Lösung: Bitten Sie den Mitarbeiter, vier Wochen lang täglich seine Ankunfts- und Pausenzeiten zu protokollieren. Die Förderung einer strukturierten Nachverfolgung und Überprüfung des Fortschritts mithilfe von Vorlagen zur Prozessverbesserung kann eine systematischere Methode zur Überwachung von Anpassungen und zur Sicherstellung dauerhafter Verbesserungen darstellen.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte sich eine Verringerung der Verspätungen um mindestens 50 % abzeichnen.
3. Verwenden Sie Terminerinnerungen und Team-Verantwortlichkeitschecks (fortlaufend)
- Lösung: Richten Sie automatische Erinnerungen vor Arbeitsbeginn des Mitarbeiters ein und führen Sie teamorientierte Check-ins ein, um die Verantwortlichkeit zu stärken. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, proaktiv zu kommunizieren, wenn sie Verzögerungen erwarten.
- Erwartung: Der Mitarbeiter sollte innerhalb von 30 Tagen eine konsequente Verbesserung seiner Anwesenheit zeigen und unvermeidbare Abwesenheiten im Voraus mitteilen.
📖 Weiterlesen: Vorlagen für Leistungsverbesserungspläne (PIP)
Beispiel Nr. 5: Schlechte Kommunikation mit Clients
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter hat Schwierigkeiten im Umgang mit Clients, was zu Missverständnissen, falsch ausgerichteten Erwartungen und potenziellen Konflikten führt. In den letzten zwei Monaten haben Kundenfeedbacks unklare Erklärungen, langsame Reaktionszeiten und Schwierigkeiten bei der effizienten Lösung von Problemen aufgezeigt.
😦 Mögliche Ursachen
- Mangelnde Soft-Skills-Schulung: Der Mitarbeiter weiß möglicherweise nicht, wie er professionelle Unterhaltungen effektiv führen kann.
- Unklare Kommunikationsrichtlinien: Möglicherweise verfolgen sie keinen strukturierten Ansatz für die Interaktion mit Clients.
- Kulturelle Barrieren: Unterschiede in den Kommunikationsstilen können die Verständlichkeit beeinträchtigen.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Melden Sie sich für Workshops zur Verbesserung der Kommunikation an (Woche 1–2)
- Lösung: Bieten Sie strukturierte Soft-Skills-Schulungen an, die sich auf aktives Zuhören, einen professionellen Umgangston und den Umgang mit schwierigen Unterhaltungen konzentrieren. Regelmäßige Feedback-Sitzungen und kontinuierliche Leistungsmanagementpraktiken können dazu beitragen, diese Fähigkeiten im Laufe der Zeit zu festigen und eine stetige Verbesserung der Interaktionen mit Clients sicherzustellen.
- Erwartung: Bis Woche 2 sollte der Mitarbeiter im Gespräch mit Clients ein selbstbewussteres und strukturierteres Auftreten zeigen.
2. Üben Sie Testanrufe und Präsentationen (Woche 2–4)
- Lösung: Führen Sie wöchentliche Rollenspiele durch, in denen der Mitarbeiter simulierte Client-Szenarien bewältigt. Weisen Sie ihm einen Mentor zu, der ihn bei echten Kundeninteraktionen beobachtet und ihm Feedback gibt.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte der Mitarbeiter deutliche Verbesserungen in Bezug auf Klarheit, Selbstvertrauen und Reaktionsfähigkeit zeigen.
3. Bewerten Sie Verbesserungen anhand von Feedback der Clients (Tag 30 und danach)
- Lösung: Sammeln Sie Umfragen zur Zufriedenheit der Clients oder Feedback-Formulare zur Nachverfolgung von Veränderungen in der Kommunikationswirksamkeit. Wenn wiederkehrende Probleme bestehen bleiben, überprüfen Sie Ihre Schulungsstrategien.
- Erwartung: Bis zum 30. Tag sollten die Feedbacks der Clients eine Verbesserung der Zufriedenheitswerte in Bezug auf die Klarheit der Kommunikation um mindestens 20 % zeigen.
Beispiel Nr. 6: Überschreitung der Befugnisse oder Mikromanagement
⛳ Szenario
Ein Manager der mittleren Führungsebene mischt sich häufig in die Arbeit seines Teams ein, überprüft kleinste Details, wiederholt Aufgaben oder verlangt ständige Updates, was den Fortschritt verlangsamt und die Mitarbeiter frustriert. Anstatt sein Team zu stärken, schafft er Engpässe und Abhängigkeiten, was zu einer schlechteren Arbeitsmoral, schlechtem Zeitmanagement und geringerer Produktivität führt.
😦 Mögliche Ursachen
- Mangelndes Vertrauen: Der Manager glaubt, dass Mitarbeiter ohne ständige Überwachung keine qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.
- Missverständnis der Rolle des Führers: Sie glauben, „Führen” bedeute, jedes Detail zu kontrollieren, anstatt das Team anzuleiten.
- Angst vor dem Scheitern: Sie fühlen sich persönlich für jedes Ergebnis verantwortlich und kompensieren dies durch übermäßiges Engagement.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Definieren Sie Grenzen der Rollen und Autonomiestufen (Woche 1–2)
- Lösung: Legen Sie für jedes Team-Mitglied klare Autonomiestufen fest und legen Sie fest, welche Aufgaben der Genehmigung durch die Geschäftsleitung bedürfen und welche nicht. Fördern Sie Eigenverantwortung und Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Teams, um Vertrauen aufzubauen.
- Erwartung: Bis Woche 2 sollte der Manager mindestens 30 % mehr Aufgaben ohne direkte Intervention delegieren.
2. Begrenzen Sie die Check-in-Meetings auf einmal pro Woche (Woche 2–4)
- Lösung: Wechseln Sie von täglichen Check-ins zu strukturierten wöchentlichen Besprechungen über den Fortschritt, damit die Mitarbeiter selbstständig arbeiten können und die Führungskräfte dennoch auf dem Laufenden bleiben. Ermutigen Sie Manager, sich auf Ergebnisse statt auf Kleinigkeiten zu konzentrieren.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte das Team weniger Störungen melden und eine verbesserte Eigentümerschaft bei den Aufgaben aufweisen.
3. Sammeln Sie anonymes Feedback vom Team (Woche 6)
- Lösung: Führen Sie eine vertrauliche Umfrage zum Team-Feedback durch, um zu beurteilen, ob sich das Engagement des Managers verbessert hat. Verwenden Sie strukturierte Vorlagen, wie z. B. die Vorlagen für Leistungsbeurteilungen, um sinnvolle Diskussionen zu führen.
- Erwartung: Bis Woche 6 sollten die Mitarbeiter eine Verbesserung ihrer Entscheidungsautonomie um mindestens 40 % verzeichnen.
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Beispiel Nr. 7: Geringe Umsatz- oder Geschäftsentwicklungsleistung
⛳ Szenario
Ein Vertriebsmitarbeiter verfehlt regelmäßig seine Verkaufsziele, hat Schwierigkeiten, Geschäfte abzuschließen, oder versäumt es, potenzielle Kunden weiter zu betreuen, was zu entgangenen Umsatzchancen führt. Im letzten Quartal ist seine Abschlussquote unter 30 % gefallen und liegt damit deutlich unter dem Teamdurchschnitt, was auf die Notwendigkeit einer strukturierten Intervention hindeutet.
😦 Mögliche Ursachen
- Unzureichende Produktkenntnisse: Sie können Kundenanliegen nicht souverän beantworten.
- Schwache Verhandlungsfähigkeiten: Sie haben Schwierigkeiten, Einwände zu behandeln und Geschäfte effektiv abzuschließen.
- Fehlende Nachverfolgungsroutinen: Leads werden nicht richtig gepflegt, was zu verpassten Chancen führt.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Bieten Sie gezielte Coaching-Sitzungen an (Woche 1–2)
- Lösung: Weisen Sie dem Mitarbeiter einen erfahrenen Vertriebsmentor zu, der ihm praktische Tipps für den Umgang mit Kunden gibt. Konzentrieren Sie sich dabei auf den Umgang mit Einwänden, die Produktpositionierung und beratende Verkaufstechniken.
- Erwartung: Bis Woche 2 sollten sie fundiertere Produktkenntnisse und mehr Selbstvertrauen bei Verkaufsgesprächen zeigen.
2. Legen Sie tägliche Outreach-Einzelziele fest (Woche 2–4)
- Lösung: Setzen Sie konkrete Kontaktziele, z. B. 10 Anrufe und 15 Folge-E-Mails pro Tag, um eine konstante Pipeline aufrechtzuerhalten. Verknüpfen Sie diese Einzelziele mit messbaren Leistungsergebnissen und verstärken Sie so die strukturierte Zielsetzung für die Leistungsbeurteilung, um den Fortschritt zu verfolgen.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte sich die Konsistenz der Kundenansprache verbessern und die Antwortrate um mindestens 20 % steigen.
3. Leistungsbewertung mit Pipeline-Berichten (Tag 30 und danach)
- Lösung: Überprüfen Sie Konversionsraten, Geschäftsfortschritte und verlorene Chancen anhand detaillierter Berichte zur Vertriebspipeline. Wenn sich die Leistung nicht verbessert hat, verfeinern Sie die Coaching-Strategien oder passen Sie die Erwartungen an die Rollen an.
- Erwartung: Bis zum 30. Tag sollte der Vertriebsmitarbeiter eine messbare Steigerung der geschlossenen Geschäfte und eine stärkere Pipeline qualifizierter Leads vorweisen können.
Beispiel Nr. 8: Wiederholte Verstöße gegen Richtlinien oder unprofessionelles Verhalten
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter ignoriert wiederholt den Verhaltenskodex für Mitarbeiter (z. B. übermäßige private Internetnutzung, unangemessene Kleidung am Arbeitsplatz) oder respektiert Kollegen nicht, wodurch ein negatives Arbeitsumfeld entsteht. Trotz mündlicher Erinnerungen und weiterer Disziplinarmaßnahmen hält das Verhalten an und beeinträchtigt die Moral und Professionalität des Teams.
😦 Mögliche Ursachen
- Desinteresse: Sie fühlen sich von der Unternehmenskultur und den Erwartungen am Arbeitsplatz abgekoppelt.
- Missverständnisse hinsichtlich der Standards am Arbeitsplatz: Möglicherweise sind ihnen bestimmte Richtlinien nicht bekannt oder sie interpretieren diese falsch.
- Persönliche Konflikte: Spannungen mit Kollegen oder persönliche Probleme können das Verhalten beeinflussen.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Dokumentieren Sie konkrete Verstöße und besprechen Sie diese im Privatbereich (Woche 1)
- Lösung: Halten Sie klare, faktenbasierte Beispiele für Verstöße gegen Richtlinien fest und besprechen Sie die Bedenken in einem persönlichen Meeting mit dem Mitarbeiter. Erläutern Sie, wie sich sein Verhalten auf das Team und das Arbeitsumfeld auswirkt.
- Erwartung: Bis Woche 1 sollte der Mitarbeiter das Problem anerkennen und sich zu Korrekturmaßnahmen committen.
2. Schaffen Sie Klarheit über die Erwartungen an die Richtlinien (Woche 2–4)
- Lösung: Freigeben Sie eine schriftliche Zusammenfassung der Arbeitsplatzrichtlinien und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die Erwartungen vollständig versteht. Bieten Sie bei Bedarf Schulungen zu professionellem Verhalten und Arbeitsethik an.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte ein spürbarer Aufwand unternommen worden sein, um das Verhalten an die Unternehmensstandards anzupassen.
3. Überwachen Sie das Verhalten und bewerten Sie den Fortschritt über einen Zeitraum von 60 Tagen.
- Lösung: Führen Sie die Nachverfolgung aktueller Verhaltensmuster durch und sammeln Sie Feedback von Team-Mitgliedern, um Verbesserungen zu bewerten. Wenn Verstöße weiterhin auftreten, sollten Sie zusätzliche Maßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen in Betracht ziehen.
- Erwartung: Bis zum 60. Tag sollte der Mitarbeiter die konsequente Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und des professionellen Verhaltens demonstrieren.
Beispiel Nr. 9: Schwierigkeiten bei der Anpassung an neue Technologien oder Software
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter hat jedes Mal Schwierigkeiten, wenn das Unternehmen neue Software oder tools einführt, was zu verpassten Terminen für Projekte, Verzögerungen im Workflow und Frustration bei den Teamkollegen führt, die dies kompensieren müssen. Oft zögern sie, neue Plattformen zu nutzen, was die vollständige Implementierung im gesamten Team verzögert.
😦 Mögliche Ursachen
- Technikangst: Angst, Fehler zu machen oder das System nicht zu verstehen
- Unzureichende Schulung: Mangel an praktischer Anleitung oder klarer Dokumentation
- Widerstand gegen Veränderungen: Bevorzugung alter Methoden, auch wenn diese weniger effizient sind
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Bieten Sie Sitzungen und Videos an (Woche 1–2)
- Lösung: Bieten Sie interaktive Sitzungen, Video-Tutorials oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen an, damit die Mitarbeiter das neue System in ihrem eigenen Tempo erlernen können. Stellen Sie sicher, dass sie Zugang zu Selbstbedienungsressourcen als Referenz haben.
- Erwartung: Bis Woche 2 sollten sie in der Lage sein, grundlegende Funktionen sicher zu bedienen.
2. Weisen Sie einen technischen Mentor, der die Mitarbeiter täglich unterstützt, zu (Woche 2–4)
- Lösung: Weisen Sie dem Mitarbeiter einen technisch versierten Mentor zu, der ihm praktische Hilfe leisten, Probleme beheben und Best Practices vermitteln kann. Ermutigen Sie zu täglichen Check-ins, um schnell Klarheit zu schaffen.
- Erwartung: Bis Woche 4 sollte der Mitarbeiter eine verbesserte Vertrautheit und Effizienz bei der Verwendung der Software zeigen.
3. Bewerten Sie die Kompetenz anhand der Quoten für das Abschließen von Aufgaben (Tag 45 und danach)
- Lösung: Bewerten Sie, wie effizient der Mitarbeiter im Vergleich zu früher softwarebezogene Aufgaben abschließt. Wenn der Fortschritt langsam ist, bieten Sie zusätzliche Schulungen an oder passen Sie die Erwartungen an.
- Erwartung: Bis zum 45. Tag sollte sich die Rate, mit der Aufgaben abgeschlossen werden, um mindestens 30 % verbessern, was auf eine gesteigerte Leistungsfähigkeit hindeutet.
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Beispiel Nr. 10: Stockende berufliche Entwicklung oder Stillstand in der Rolle
⛳ Szenario
Ein Mitarbeiter hat aufgehört, im Bereich seiner Rolle Fortschritte zu erzielen, und zeigt wenig Begeisterung für neue Herausforderungen oder Möglichkeiten zur Weiterentwicklung seiner Fähigkeiten. Er erfüllt seine Aufgaben zwar angemessen, aber es mangelt ihm an Engagement, Initiative, Führungsqualitäten oder Motivation, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.
😦 Mögliche Ursachen
- Unklare Karriereperspektiven: Sie sehen keine Zukunft innerhalb des Unternehmens.
- Burnout: Sie fühlen sich geistig erschöpft, was zu einem Rückgang des Engagements führt.
- Unzureichende Anerkennung: Ihr Aufwand bleibt unbemerkt, sodass Wachstum als nicht lohnenswert empfunden wird.
🏁 Aktionsschritte und Zeitleiste
1. Erstellen Sie einen persönlichen Entwicklungsplan mit SMART-Zielen (Woche 1–2)
- Lösung: Erstellen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen persönlichen Entwicklungsplan, der SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden) enthält, die mit seiner Rolle verbunden sind. Konzentrieren Sie sich auf den Aufbau von Fähigkeiten, Führungsmöglichkeiten oder die Beteiligung an neuen Projekten.
- Erwartung: Bis Woche 2 sollten sie einen strukturierten Wachstumsplan mit klaren Handlungsschritten haben.
2. Bieten Sie Job-Shadowing- oder Cross-Training-Möglichkeiten an (Woche 2–6)
- Lösung: Führen Sie Job-Shadowing, Mentoring oder Cross-Training in verschiedenen Abteilungen ein, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu erweitern und ihr Engagement neu zu wecken. Zeigen Sie ihnen mögliche Karrierewege innerhalb des Unternehmens auf.
- Erwartung: Bis Woche 6 sollte der Mitarbeiter ein gesteigertes Interesse an seiner beruflichen Weiterentwicklung und dem Ausbau seiner Fähigkeiten zeigen.
3. Überprüfen Sie den Fortschritt und passen Sie den Plan an (Monat 3)
- Lösung: Führen Sie nach drei Monaten ein persönliches Karrieregespräch, um den Fortschritt zu überprüfen, Hindernisse anzusprechen und die Entwicklungsziele auf der Grundlage der Interessen und Leistungen der Mitarbeiter zu verfeinern.
- Erwartung: Bis zum dritten Monat sollten sie sich aktiv an Initiativen zum Kompetenzaufbau beteiligen und sich wieder verstärkt für ihre Rolle engagieren.
So erstellen Sie einen Leistungsverbesserungsplan in 3 einfachen Schritten
Ein PIP sollte einen klaren Weg in die Zukunft aufzeigen und darlegen, wo ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, wie Erfolg aussieht und wie er dorthin gelangen kann. Befolgen Sie diese drei strukturierten Schritte, um einen effektiven Plan zu erstellen.
1. Definieren Sie das Leistungsproblem anhand konkreter Beispiele.
Ein vager oder allgemeiner PIP sorgt bei Mitarbeitern für Verwirrung. Dokumentieren Sie stattdessen klare, faktenbasierte Beispiele für Leistungsdefizite.
So ist es zu erledigen:
- Verwenden Sie quantifizierbare Daten: Anstatt „Verpasst häufig Termine“ zu sagen, sagen Sie „Hat im ersten Quartal 5 von 8 Terminen verpasst“.
- Beziehen Sie sich auf konkrete Instanzen: Was ist passiert, wann und wie hat sich dies auf das Team ausgewirkt?
- Passen Sie ihn an die Erwartungen des Unternehmens an: Verknüpfen Sie das Problem mit den Aufgabenbereichen oder Metriken.
So wird sichergestellt, dass keine Unklarheiten darüber bestehen, warum der PIP erstellt wird. Um dies effizient zu erledigen, können Sie ein Team-Management-System verwenden, mit dem Sie die erledigten Aufgaben verfolgen können. Hier können Sie mehrere ClickUp-Features gleichzeitig nutzen. Die erste davon ist ClickUp Aufgabe.
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Mit ClickUp Aufgaben können Sie:
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- Verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben, um die Leistung Ihres Teams zu verstehen.
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- Kategorisieren Sie Aufgaben nach Priorität und Zuweisung.
- Verknüpfte Aufgaben und Nachverfolgung des Fortschritts mit benutzerdefinierten Status.
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2. Setzen Sie realistische und messbare Ziele für Verbesserungen
Ohne klare Metriken zum Erfolg wissen weder der Mitarbeiter noch der Vorgesetzte, wann Fortschritt erzielt wird. Ziele sollten erreichbar, zeitgebunden und messbar sein.
So ist es zu erledigen:
- Richten Sie die Erwartungen mit Mentoring, Schulungen oder Anpassungen des Workflows aus, um Hindernisse zu beseitigen.
- Teilen Sie Ziele in 30-, 60- oder 90-Tage-Meilensteine auf, um die Nachverfolgung des schrittweisen Fortschritts zu gewährleisten.
- Verwenden Sie SMART-Kriterien – Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.
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Mit ClickUp Goals können Sie Leistungsbenchmarks festlegen, den Fortschritt anhand messbarer Ziele verfolgen und Sichtbarkeit für laufende Verbesserungen bieten.
Es hilft Ihnen dabei, konkrete Ziele zuzuweisen, Fristen festzulegen und Aufgaben direkt mit den Leistungszielen der Mitarbeiter zu verknüpfen, wodurch die Verantwortlichkeit in jeder Phase sichergestellt wird.
📌 Beispiel: Wenn das Problem in nicht eingehaltenen Fristen besteht, könnte ein klares Ziel lauten: Steigern Sie die Abschlussrate der Aufgaben innerhalb von 60 Tagen von 60 % auf 90 %, mit wöchentlicher Nachverfolgung des Fortschritts über ClickUp Goals.
3. Definieren Sie Unterstützungssysteme und Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht
Ein PIP sollte nicht als Strafe empfunden werden – es ist ein gemeinsamer Aufwand. Legen Sie fest, wer für die Nachverfolgung des Fortschritts verantwortlich ist und welche Ressourcen zur Unterstützung zur Verfügung stehen.
So geht's:
- Dokumentieren Sie den Fortschritt an einem zentralen Ort zur Nachverfolgung von Verbesserungen im Laufe der Zeit.
- Planen Sie regelmäßige Check-ins (wöchentlich oder zweiwöchentlich) für Coaching und Feedback ein.
- Weisen Sie einen Mentor oder Manager zu, der Anleitung gibt und Kurskorrekturen vornimmt.
So wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter nicht allein gelassen wird, sondern über ein strukturiertes System für angemessene Schulungen und Weiterbildungen verfügt.
4. Überprüfen Sie die Leistung regelmäßig anhand datengestützter Erkenntnisse.
Die kontinuierliche Nachverfolgung der Leistung ist entscheidend, um festzustellen, ob der PIP wirksam ist. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, Ziele anzupassen, zusätzliche Unterstützung zu leisten oder Fortschritte anzuerkennen.
So geht's:
- Passen Sie die Ziele bei Bedarf auf der Grundlage der Echtzeit-Nachverfolgung des Fortschritts an.
- Bewerten Sie den Fortschritt an jedem Meilenstein (30, 60, 90 Tage), um sicherzustellen, dass die Verbesserungen den Erwartungen entsprechen.
- Sammeln Sie Feedback von Kollegen, Mentoren und Vorgesetzten, um Verhaltens- und leistungsbezogene Veränderungen zu bewerten.
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Bonus: Verwenden Sie eine PIP-Vorlage.
Ein Leistungsverbesserungsplan ist nur dann wirksam, wenn er strukturiert, nachvollziehbar und auf Ziele ausgerichtet ist.
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Leistungsverbesserungspläne , um wichtige Leistungsprobleme zu dokumentieren, messbare Verbesserungsziele zu skizzieren und den Fortschritt des Teams in Echtzeit zu messen – alles in einem zentralen Arbeitsbereich.
Best Practices zur Aufrechterhaltung der Motivation während eines Leistungsverbesserungsplans
Ein Leistungsmanagement-Plan kann entweder ein motivierendes Tool zur Weiterentwicklung oder ein demotivierendes Ultimatum sein – alles hängt davon ab, wie er strukturiert ist und kommuniziert wird.
Mitarbeiter bleiben engagiert, wenn sie sich unterstützt fühlen. Der Schlüssel liegt darin, Verantwortlichkeit und Ermutigung in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass der PIP zu Verbesserungen führt, ohne unnötigen Stress zu verursachen.
Hier sind einige Tipps, was Sie tun können, um Ihre Mitarbeiter während des gesamten Prozesses zu motivieren:
| ✅ Was Sie zu erledigen haben | ❌ Was Sie nicht tun sollten |
| Passen Sie den PIP an die Stärken an. Richten Sie die Verbesserungsbereiche auf die Fähigkeiten und den Karriereweg des Mitarbeiters aus. | Vermeiden Sie einen einheitlichen Ansatz. Generische Leistungsverbesserungspläne wirken unpersönlich und ineffektiv. |
| Integrieren Sie den Aufbau von Fähigkeiten im Bewertungszeitraum. Bieten Sie Tools, Kurse oder Mentoring an, damit sich Verbesserungen lohnenswert anfühlen. | Konzentrieren Sie sich nicht nur darauf, Schwächen zu beheben. Wachstum sollte als Chance und nicht als Konsequenz empfunden werden. |
| Formulieren Sie Feedback so, dass es sich auf Fortschritte bezieht. Sagen Sie: „Wir helfen Ihnen dabei, sich zu verbessern“, anstatt „Das haben Sie falsch gemacht“. | Vermeiden Sie es, vergangene Misserfolge wieder aufzuwärmen. Halten Sie die Diskussionen zukunftsorientiert und lösungsorientiert. |
| Nutzen Sie Diagramme, Meilensteine oder gegenseitige Rechenschaftspflicht für die Datenverarbeitung und um das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. | Verlassen Sie sich nicht nur auf Check-ins. Auch die Mitarbeiter sollten die Nachverfolgung ihrer eigenen Entwicklung durchführen. |
| Verbinden Sie den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter mit sinnvollen Belohnungen. Neue Projekte, Rollen in der Führung oder Anerkennung steigern das Engagement. | Gehen Sie nicht davon aus, dass Motivation automatisch entsteht. Mitarbeiter brauchen Anreize, um engagiert zu bleiben. |
🧠 Wussten Sie schon? Eine Umfrage von Gartner zeigt, dass 84 % der Marketingfachleute unter einer hohen „Kollaborationsbelastung” durch funktionsübergreifende Arbeit leiden, was die Produktivität verlangsamt und die Reibung zwischen den Teams erhöht.
So kann ClickUp Ihnen bei der Umsetzung der Best Practices helfen:
- Kommunizieren Sie effektiv: Chatten Sie proaktiv mit Ihren Mitarbeitern, um Probleme zu klären, die sie behindern. Nutzen Sie ClickUp Chat , um sie in einem persönlichen Gespräch zu ermutigen.
- Verbessern Sie das Projektmanagement: Verwenden Sie verschiedene ClickUp-Ansichten, wie z. B. ein Gantt-Diagramm, um den Fortschritt Ihrer Mitarbeiterverbesserungsprojekte zu visualisieren.
- Verbessern Sie das Zeitmanagement: Mit den Features zur Zeiterfassung von ClickUp Project können Sie die Trends der Produktivität Ihrer Mitarbeiter identifizieren. Verwenden Sie integrierte Timer, um die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu messen, und nutzen Sie automatisch generierte Berichte, um die Zeitverteilung auf verschiedene Aufgaben zu analysieren.
- Bewerten Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter: Verwenden Sie ClickUp Brain, um detaillierte Berichte über die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Präsentieren Sie diese Berichte dann mit ClickUp Docs und geben Sie sie Ihren Mitarbeitern und deren Mentoren frei.
Beugen Sie Leistungsproblemen vor, bevor sie auftreten – mit ClickUp.
Ein Leistungsverbesserungsplan sollte nicht der erste Schritt zur Mitarbeiterförderung sein. Er sollte erst dann zum Einsatz kommen, wenn fortlaufender Support und Beratung die Leistungsprobleme nicht vollständig gelöst haben. Vermeiden Sie es, diese Phase zu erreichen, indem Sie Ihren Mitarbeitern vom ersten Tag an klare Erwartungen, strukturierte Workflows und kontinuierliches Feedback bieten.
Mit ClickUp können Manager das Aufgabenmanagement optimieren, klare Prioritäten setzen und die Workloads verfolgen, um sicherzustellen, dass bestimmte Probleme frühzeitig angegangen werden.
✅ Aufgabenmanagement: Legen Sie klare Fristen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten fest.
✅ Nachverfolgung der Ziele: Setzen Sie messbare Ziele, um die Mitarbeiter auf Kurs zu halten.
✅ Echtzeit-Zusammenarbeit: Verwenden Sie Whiteboards und Dokumente, um Klarheit zu gewährleisten.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und bauen Sie ein proaktives, leistungsstarkes Team auf!