Wir alle haben schon einmal Meetings erlebt, die aus heiterem Himmel auftauchen, unseren Tag durcheinanderbringen und alle Beteiligten ratlos zurücklassen.
Laut dem jährlichen Bericht „Work Trend Index 2022“ von Microsoft hat sich die wöchentliche Besprechungszeit eines durchschnittlichen Teams-Benutzers seit 2020 um erstaunliche 252 % erhöht, und auch die Anzahl der wöchentlichen Meetings ist um 153 % gestiegen.
Auch wenn die zunehmende Häufigkeit von Meetings manchmal überwältigend wirken kann, sind regelmäßige Check-ins wichtig, um eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten und Teams aufeinander abzustimmen.
Wiederkehrende Meetings sind ein effektives Mittel, um dies zu erreichen. Sehen wir uns die Best Practices für die Planung und Terminierung wiederkehrender Meetings an, um ihre Wirkung zu maximieren.
Was sind wiederkehrende Meetings?
Wiederkehrende Meetings sind im Voraus geplante und sich wiederholende Meetings, die wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich stattfinden. Diese regelmäßigen Intervalle gewährleisten eine kontinuierliche Kommunikation und helfen Ihren Team-Mitgliedern, ihre Ideen, Fortschritte und Probleme zum richtigen Zeitpunkt effektiv zu kommunizieren.
Ein Beispiel für wiederkehrende Besprechungen sind Stand-up-Meetings, bei denen jeder Teilnehmer kurz über den aktuellen Stand seiner Arbeit berichtet. Ein erfolgreiches Stand-up-Meeting liefert dem Teamleiter wichtige Erkenntnisse und legt klare Zeitleisten für den Abschluss des Projekts fest.
🧠 Wissenswertes: Ein Stand-up-Meeting dauert im Durchschnitt etwa 15 Minuten – kurz genug, um alle Teilnehmer bei der Sache zu halten, aber lang genug, um das Team aufeinander abzustimmen. Eine weitere Verkürzung der Stand-ups kann jedoch das Engagement der Teams steigern, da sie zu prägnanten Updates und weniger Abschweifungen anregt.
Die Bedeutung wiederkehrender Meetings
Bei effektiver Verwaltung können wiederkehrende Meetings die Produktivität steigern und die Entscheidungsfindung verbessern. Unternehmen können von regelmäßigen Check-ins profitieren, die dabei helfen, Ziele zu klären und aktuelle Herausforderungen anzugehen.
So geht's:
Konsistenz und Verantwortlichkeit
Wiederkehrende Meetings sorgen für eine konsistente Kommunikation und Verantwortlichkeit, unabhängig davon, ob Ihr Team im Büro oder remote arbeitet. Aufgrund ihrer Natur erfordern diese Meetings, dass die Teilnehmer gut vorbereitet sind, aktuelle Informationen austauschen und sich aktiv an den Diskussionen beteiligen.
Fortschrittsüberwachung
Teammitglieder können langfristige Projekte und Zeitleisten einfach nachverfolgen, um laufende Arbeiten zu überprüfen, den Projektfortschritt zu besprechen und etwaige Probleme anzugehen. Die Struktur wiederkehrender Meetings schafft einen Rhythmus und sorgt dafür, dass alle Teilnehmer wissen, wann und wo sie sich treffen. Dies ist besonders vorteilhaft bei der Leitung großer Teams oder komplexer Projekte.
Teambildung
Wiederkehrende Meetings tragen dazu bei, ein Gefühl der Kameradschaft und des gegenseitigen Verständnisses zu entwickeln, was für die Schaffung einer produktiven und kooperativen Umgebung unerlässlich ist. Sie ermöglichen es den Team-Mitgliedern, Herausforderungen gemeinsam zu lösen, Hilfe zu suchen und Meilensteine zu feiern.
Best Practices für produktive wiederkehrende Meetings
Wiederkehrende Meetings sind zwar vorteilhaft, können aber auch zu Problemen führen, wenn sie nicht richtig organisiert sind.
Als Beispiel kann man angeben, dass man ein wiederkehrendes Meeting ohne vorherige Ankündigung absagt, und die Teilnehmer möglicherweise ihre Zeit mit dem Warten auf das Meeting verschwenden.
Um solche Szenarien zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, diese Best Practices für produktive Meetings anzuwenden:
Setzen Sie klare Ziele
Alle wiederkehrenden Meetings, die Sie planen, sollten klare Ziele haben. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten. Wenn keine klaren Ziele für das Meeting festgelegt werden, kann dies unproduktiv sein und Zeit verschwenden, die besser für umsetzbare Aufgaben genutzt werden könnte.
Dies trägt auch dazu bei, die Diskussionen fokussiert zu halten und sicherzustellen, dass die Teilnehmer die gewünschten Ergebnisse verstehen und darauf hinarbeiten. Wenn alle Ideen auf dem Tisch liegen, können Sie einen Kurs festlegen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Wählen Sie die richtige Häufigkeit und Dauer
👀 Wussten Sie schon? Laut dem Jahresbericht „Work Trend Index 2023“ von Microsoft sind ineffiziente Meetings der größte Killer der Produktivität, während zu viele Meetings an dritter Stelle stehen.
Dies unterstreicht, warum es wichtig ist, die richtige Häufigkeit und Dauer für Meetings zu wählen – die richtige Balance kann dazu beitragen, unnötige Unterbrechungen zu vermeiden und die Produktivität auf Kurs zu halten.
Möchten Sie mehr als zweimal pro Woche an einem wiederkehrenden Meeting teilnehmen? Abgesehen von Ausnahmefällen, was würden Sie täglich besprechen, ohne dass dabei echte Fortschritte erzielt werden?
Zu lange Meetings führen dazu, dass die Teilnehmer das Interesse verlieren, vom eigentlichen Thema abgelenkt werden und Zeit verschwendet wird. Wenn Sie also ein- oder zweimal pro Woche ein wiederkehrendes Meeting durchführen, beträgt die ideale Dauer 30 bis 60 Minuten.
💡Profi-Tipp: Passen Sie die Häufigkeit der Meetings an die Bedürfnisse Ihres Teams an – zu häufige Meetings können zu Burnout führen, zu seltene Meetings hingegen zu Orientierungslosigkeit.
Erstellen und freigeben Sie Tagesordnungen
Eine Tagesordnung enthält wichtige Informationen zum Meeting und hilft den Teilnehmern, sich auf den Inhalt einzustellen. Wenn Sie wissen, was in einem Meeting besprochen wird, sparen Sie Zeit und können direkt in die Diskussion einsteigen.
Bevor Sie sich mit Fragen darüber überfordern, welche Informationen Sie in die Tagesordnungen Ihrer zukünftigen Meetings aufnehmen und wo Sie diese freigeben sollen, haben wir hier die Antworten für Sie!
Eine ideale Agenda für ein Meeting enthält Informationen wie Uhrzeit, Ort und Diskussionsthema des Meetings. Um diese Informationen zu organisieren und zu strukturieren, können Sie die Agenda-Vorlage von ClickUp verwenden, mit der Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort freigeben können.
Zu den Meeting-Details können Art, Umfang, Datum, Uhrzeit und Ort (persönlicher Meeting-Raum oder Link für Remote-Meetings ) gehören. Mit dieser Vorlage können Sie:
- Weisen Sie den Teilnehmern bestimmte Rollen zu, z. B. Moderator, Protokollführer und Teilnehmer, um klare Verantwortlichkeiten zu gewährleisten.
- Erstellen Sie eine Tabelle, in der die Tagesordnung, die entsprechenden Aktionspunkte und die für jede Aufgabe verantwortliche Person aufgeführt sind.
- Verfolgen Sie den Fortschritt jedes Teilnehmers, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele rechtzeitig erreichen und gegenüber der Gruppe rechenschaftspflichtig bleiben.
- Fügen Sie Ihrer Agenda Details nach dem Meeting hinzu, wie z. B. eine Zusammenfassung des Meetings (oder einen Link zur Aufzeichnung des Meetings) und Informationen zum nächsten Meeting.
Um diese Agenda freizugeben, können Sie entweder einen öffentlichen oder einen eingeschränkten Link verwenden, sie im PDF-, HTML- oder Markdown-Format herunterladen und per E-Mail versenden. Sie können die Datei auch auf Google Drive hochladen und den Link zur Datei als Anhang an die Einladung zum geplanten Meeting im Kalender aller Beteiligten anhängen.
Das Freigeben dieser Agenda an interne Teammitglieder erfolgt mit ClickUp – der Allround-App für die Arbeit, die Projekt-, Dokumenten- und Wissensmanagement zentralisiert – noch einfacher. Sie können die gewünschten Teammitglieder direkt zum Dokument einladen oder es innerhalb eines Workspaces oder Team-Spaces auf ClickUp freigeben.
Fördern Sie die Teilnahme
Es macht keinen Sinn, ein Meeting zu veranstalten, wenn niemand erscheint, oder? Ihre Rolle endet nicht mit der Planung und Terminierung von Meetings. Sie müssen dafür sorgen, dass diese Teambesprechungen Spaß machen, mit hoher Produktivität und ansprechend sind, um während des Meetings unterschiedliche Perspektiven zu fördern.
Nachdem Sie ein Meeting geplant haben, legen Sie die Folgemaßnahmen klar fest und stimmen Sie diese ab, um die Diskussionen aus dem Meeting in konkrete Ergebnisse umzusetzen. Wenn Sie jedoch (wie wir alle!) keine Notizen machen möchten, können Sie die Vorlage für Meeting-Protokolle von ClickUp verwenden, um strukturierte Meeting-Notizen zu erstellen.
💡Profi-Tipp: Erstellen Sie Tagesordnungen anhand von Metriken, Zeitleisten für Projekte oder KPIs, um sicherzustellen, dass Meetings ergebnisorientiert sind und nicht nur eine Aneinanderreihung von Status-Updates darstellen.
Das benutzerfreundliche Format der Vorlage mit vorgefertigten Seiten für Zusammenfassungen von Meetings stellt sicher, dass Sie wichtige Ergebnisse und Erkenntnisse festhalten können. Es handelt sich um ein kollaboratives Tool, das sich sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Benutzer eignet und vollständig anpassbar ist.
Und noch mehr: Mit ClickUp Brain können Sie Meetings automatisch zusammenfassen und in umsetzbare Aufgaben umwandeln. Diese Aufgaben können Sie dann Ihren Teammitgliedern in ClickUp zuweisen und automatische Erinnerungen versenden, um über den Fortschritt auf dem Laufenden zu bleiben.
Auf diese Weise können sich die Teilnehmer des Meetings sofort auf ihre Aktionselemente konzentrieren und sich zu Fristen verpflichten. Außerdem kann sich Ihr Team auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren, anstatt sich in Verwaltungsarbeit zu verlieren.
Mit ClickUp Brain können Sie ganz einfach Tagesordnungen für Meetings erstellen, indem Sie wichtige Details wie Ziele, Teilnehmer und Themen eingeben. Dies rationalisiert den Planungsprozess und stellt sicher, dass alle vor Beginn des Meetings auf dem gleichen Stand sind.
Um all dies zu verwirklichen, benötigen Sie jedoch die richtigen Tools. Tools wie ClickUp, Google Kalender, Zoom und KI-gestützte Assistenten helfen Ihnen bei der Verwaltung, Dokumentation und Nachverfolgung wiederkehrender Meetings. Im nächsten Abschnitt werden wir näher darauf eingehen!
Mit den umfassenden Features zur Aufgabenverwaltungs- und Projektmanagement-Funktionalität von ClickUp, wie z. B. automatischen Aufgabenaktualisierungen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams bei wichtigen Projekten mit wiederkehrenden Mustern auf Kurs bleiben, und so für eine konsistente Kommunikation und Nachverfolgung des Fortschritts sorgen.
🧠Interessante Tatsache: Laut McKinsey erzielen Vorreiter bei der Einführung von KI eine durchschnittliche Kostensenkung von 5 bis 10 %. Gleichzeitig verlagern sie den Fokus ihrer Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben und fördern Innovationen. Dies kann zu schnelleren Zyklen bei F&E-Tests oder der Code-Entwicklung führen oder einfach die Kreativität ihrer Teams fördern.
Lesen Sie auch: So führen Sie ein Nachbesprechung-Meeting durch
So planen Sie ein wiederkehrendes Meeting
Durch das Festlegen klarer Ziele, die Auswahl der richtigen Besprechungshäufigkeit und die Nutzung von Tools wie ClickUp Meetings, Google Kalender und Zoom können Sie produktive, ansprechende Meetings durchführen, die den Projektfortschritt vorantreiben und die Verantwortlichkeit sicherstellen.
Planung wiederkehrender Meetings in verschiedenen Meeting-Tools
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Kalender zu zentralisieren und alle Meetings und Aufgaben im Blick zu behalten, ist ClickUp das richtige tool für Sie. Es lässt sich in Ihre vorhandenen Kalender-Apps integrieren und führt in Echtzeit Synchronisierungen mit diesen durch.
Wenn Sie ein Meeting in Ihrem Google Kalender, Zoom oder Apple Kalender geplant haben, können Sie alle diese Ereignisse in der ClickUp-Kalenderansicht anzeigen. Sie können auch kleine Aufgaben vor und nach dem Meeting erstellen und Erinnerungen für deren Abschließen einrichten, um eine hohe Produktivität des Meetings sicherzustellen.
Wenn mehrere Aufgaben und Meetings für denselben Tag geplant sind, können Sie diese per Drag & Drop an die richtigen Stellen verschieben und ihre Priorität anpassen, um wichtige Aufgaben und Meetings hervorzuheben. Darüber hinaus können Sie mit den Tages-, Wochen- und Monatsansichten Ihre Arbeit visualisieren und den Fortschritt für den jeweiligen Zeitraum verfolgen.
Führen Sie die Synchronisierung von ClickUp mit Kalender-Apps durch
Hier sind die Schritte für die Synchronisierung von ClickUp mit anderen Kalender-Apps:
- Öffnen Sie ClickUp. Rufen Sie das Schnellaktionsmenü auf, indem Sie auf das Symbol neben Ihrem Profil-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken.
- Zum App-Center navigieren
- Wählen Sie alle Apps aus, die Sie mit ClickUp integrieren möchten.
- Klicken Sie im neuen Fenster auf „Verbindung“ und Sie werden zur Anmeldeseite Ihres Google-Kontos weitergeleitet, das mit Google Kalender verknüpft ist.
- Stimmen Sie den erforderlichen Bedingungen zu und legen Sie Berechtigungen fest. Wenn alles erledigt ist, klicken Sie auf „Zulassen“ und schon sind Sie fertig.
In ClickUp werden alle Ereignisse als ClickUp-Aufgaben gekennzeichnet. Sobald Sie Ihren Kalender integriert haben, können Sie die Meeting-Vorlage von ClickUp verwenden, um Ihre Meetings (Aufgaben) zu organisieren.
Diese Vorlage zeigt alle geplanten Aufgaben und deren Details, einschließlich Thema, Zeitschätzung, Fälligkeitsdatum und Priorität.
Erstellen einer wiederholenden Aufgabe (Meeting) in ClickUp
Nachdem Sie ClickUp nun mit Ihren anderen Kalendern integriert haben, sehen wir uns an, wie Sie ein Meeting in ClickUp planen können:
- Öffnen Sie ClickUp und navigieren Sie zur Kalender-Ansicht oder verwenden Sie die Ansicht für Aufgaben, um ein neues Ereignis zu erstellen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen” in der oberen rechten Ecke, um mit der Planung des Meetings zu beginnen.
- Fügen Sie einen Titel für das Meeting, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und weitere Details hinzu.
- Um die Aufgabe wiederkehrend zu machen, gehen Sie im linken Bereich zu „Meetings“ und navigieren Sie zu dem Meeting, das Sie als wiederkehrend festlegen möchten. Klicken Sie unter der Spalte „Fälligkeitsdatum“ auf das Symbol des Kalenders und dann unten links auf „Wiederkehrend festlegen“.
- Weisen Sie diese Aufgabe den entsprechenden Teammitgliedern zu. Um Erinnerungen festzulegen, navigieren Sie zur Aufgabe im Kalender, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und klicken Sie auf „Erinnere mich“.
- Speichern und zeigen Sie das Meeting zusammen mit Aufgaben, Projekten und Terminen in Ihrem zentralen Kalender an.
Wenn alles an einem Ort gespeichert ist, wird die Verwaltung eines großen Teams erheblich vereinfacht. Wenn eine Aufgabe nur langsam vorankommt, können Sie die Priorität bearbeiten oder Erinnerungen für eine schnelle Erledigung festlegen. Sie können auch eine Zeiterfassung zu jeder Aufgabe (Meeting) hinzufügen und die für jedes Meeting aufgewendete Zeit verfolgen.
Wiederkehrende Meetings in Google Kalender planen
Wer kennt Google Kalender nicht? Er ist kostenlos und einfach zu bedienen.
Sehen wir uns an, wie Sie ein wiederkehrendes Meeting in Google Kalender planen können:
- Öffnen Sie Google Kalender, klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Auswahl „Ereignis“ aus.
- Geben Sie die Details des Meetings ein, z. B. den Titel, das Datum und die Uhrzeit des Meetings.
- Wählen Sie unter dem ausklappbaren Menü „Wird nicht wiederholt“ das Muster der Wiederholung aus – dies kann täglich, wöchentlich oder monatlich sein oder Sie können es benutzerdefiniert an Ihre bevorzugte Häufigkeit anpassen.
- Senden Sie eine Anfrage für ein Meeting an die Teilnehmer des Meetings, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben.
- Legen Sie alle erforderlichen Erinnerungen oder Benachrichtigungen fest und klicken Sie auf „Speichern“.
- Ihr Kalenderereignis wird erstellt und zum Google Kalender aller eingeladenen Teilnehmer hinzugefügt.
Planung wiederkehrender Team-Meetings in Zoom
Befolgen Sie diese Schritte, um ein wiederkehrendes Meeting in Zoom zu planen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Zoom-Konto an.
- Klicken Sie im Dashboard auf die Option „Meeting planen“.
- Geben Sie den Titel, die Beschreibung und die Uhrzeit des Meetings ein.
- Aktivieren Sie die Box „Wiederkehrende Meetings“.
- Wählen Sie die Einstellungen für die Wiederholung aus, darunter die Häufigkeit, das Enddatum und wie oft sich das Meeting wiederholen soll (täglich, wöchentlich usw.). Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
- Kopieren Sie den generierten Link zum Meeting oder senden Sie eine Einladung zum Meeting direkt an Ihre Teilnehmer.
Dank der Integration von ClickUp mit Google Kalender und Zoom können Sie Meetings planen und verwalten und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Details an einem Ort gespeichert werden. Sie können auch Erinnerungen einrichten, um die Teilnehmer vor dem Meeting zu benachrichtigen und so zu einer höheren Beteiligung anzuregen.
Die ClickUp-Zoom-Integration ist eine fantastische Möglichkeit, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie Aufgabenmanagement mit Videokonferenzen verbinden.
Das können Sie damit erledigen:
- Meetings einfach planen: Sie können ein wiederkehrendes Zoom-Meeting direkt aus Ihren ClickUp-Aufgaben heraus planen, was schnell und unkompliziert ist.
- Bleiben Sie auf dem Laufenden: Erhalten Sie Benachrichtigungen über neue Zoom-Meetings, die mit Ihren Aufgaben in Zusammenhang stehen, damit Ihr Team immer auf dem neuesten Stand ist.
- Sofortige Meetings starten: Starten Sie Zoom-Meetings direkt aus ClickUp Aufgaben oder Chatten mit einfachen Befehlen.
- Aufzeichnungen abrufen: Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen, kann ClickUp Links zu den Aufzeichnungen und Transkripten verknüpfen, sodass wichtige Info leicht zu finden ist.
Diese Integration hilft Ihnen, Ihre Workflows zu optimieren, indem sie Projektmanagement mit Kommunikationstools kombiniert und so alles effizienter macht!
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Bleiben Sie mit ClickUp organisiert und auf dem Laufenden
Niemand kann behaupten, dass er sich an jedes Element seiner wöchentlichen To-do-Liste erinnert (und wenn doch, dann lügt er!). Wiederkehrende Besprechungen helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und Dinge im Auge zu behalten, indem sie eine konsistente Kommunikation aufrechterhalten, den Fortschritt des Projekts verfolgen und die Zusammenarbeit innerhalb von Teams fördern. Produktive Besprechungen sind ein leistungsstarkes Tool, um Teams miteinander in Verbindung zu halten, insbesondere in den heutigen hybriden und Remote-Arbeit-Umgebungen.
ClickUp erleichtert die Planung wiederkehrender Meetings, speichert alle Meeting-Details an einem Ort und ermöglicht die einfache Nachverfolgung von Aktionselementen und Fortschritten. Dank der leistungsstarken Integration mit den von Ihnen täglich verwendeten Meeting-Tools ist ClickUp die perfekte Wahl, um Ihre Aufgaben und Unterhaltungen auf einer Plattform zusammenzuführen.