Wir alle haben schon an Meetings teilgenommen, die aus heiterem Himmel auftauchten, uns den Tag vermasseln ließen und jeden mit der Frage zurückließen, was gerade passiert ist.
Laut Microsofts 2022 Work Trend Index Annual Report, hat der durchschnittliche Benutzer von Teams die Erfahrung gemacht, dass eine 252% Anstieg der wöchentlichen Meeting-Zeit ab 2020, und auch die Zahl der wöchentlichen Meetings hat sich um 153 % erhöht.
Auch wenn die Zunahme der Meeting-Häufigkeit manchmal überwältigend erscheinen mag, sind regelmäßige Check-Ins wichtig, um eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten und die Teams aufeinander abzustimmen.
Wiederkehrende Meetings sind ein wirksames Mittel, um dies zu erreichen. Lassen Sie uns die Best Practices für die Planung und Terminierung wiederkehrender Meetings erkunden, um deren Wirkung zu maximieren.
Was sind wiederkehrende Meetings?
Wiederkehrende Meetings sind im Voraus geplante und sich wiederholende Meetings, die wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich stattfinden. Diese regelmäßigen Intervalle gewährleisten eine kontinuierliche Kommunikation und helfen Ihren Mitgliedern, ihre Ideen, Fortschritte und Probleme zum richtigen Zeitpunkt effektiv mitzuteilen.
Ein Beispiel für wiederkehrende Meetings sind Stand-up-Meetings, in denen jeder Teilnehmer kurz über seine aktuelle Arbeit berichtet. A erfolgreiches Stand-up Meeting liefert dem Teamleiter wichtige Erkenntnisse und legt klare Zeitleisten für den Abschluss des Projekts fest.
🧠 Fun Fact: Ein durchschnittliches Stand-up-Meeting dauert etwa 15 Minuten - kurz genug, um die Konzentration aller Beteiligten aufrechtzuerhalten, aber lang genug, um das Team aufeinander abzustimmen. Eine weitere Verkürzung der Stand-up-Sitzungen kann jedoch das Engagement des Teams erhöhen, da dies zu kurzen Aktualisierungen und weniger Tangenten führt.
Bedeutung wiederkehrender Meetings
Wenn sie effektiv verwaltet werden, können wiederkehrende Meetings die Produktivität steigern und die Entscheidungsfindung verbessern. Unternehmen können von regelmäßigen Besprechungen profitieren, die dazu beitragen, Ziele zu klären und aktuelle Herausforderungen anzugehen.
Und so geht's:
Konsistenz und Verantwortlichkeit
Wiederkehrende Meetings sorgen für konsistente Kommunikation und Verantwortlichkeit, unabhängig davon, ob Ihr Team im Büro oder per Fernzugriff arbeitet. Es liegt in der Natur der Sache, dass diese Meetings von den Teilnehmern verlangen, dass sie sich vorbereiten, Aktualisierungen freigeben und aktiv an den Diskussionen teilnehmen.
Überwachung des Fortschritts
Teammitglieder können langfristige Projekte und Zeitleisten einfach nachverfolgen, um laufende Arbeiten zu überprüfen, den Fortschritt des Projekts zu besprechen und Probleme zu lösen. Durch die Strukturierung der wiederkehrenden Meetings wird ein Rhythmus geschaffen, der sicherstellt, dass alle Teilnehmer wissen, wann und wo sie sich treffen müssen. Dies ist besonders vorteilhaft bei der Leitung großer Teams oder komplexer Projekte.
Teambildung
Wiederkehrende Meetings tragen dazu bei, ein Gefühl der Kameradschaft und des gegenseitigen Verständnisses zu entwickeln, was für die Schaffung eines produktiven und kooperativen Umfelds unerlässlich ist. Sie ermöglichen es den Mitgliedern des Teams, Herausforderungen gemeinsam zu lösen, Hilfe zu suchen und Meilensteine zu feiern. die 10 besten Online Meeting Tools für Teams (kostenlos & kostenpflichtig)## Best Practices für produktive wiederkehrende Meetings
Wiederkehrende Meetings sind zwar vorteilhaft, können aber bei unsachgemäßer Organisation auch zu Problemen führen
Wenn Sie beispielsweise ein wiederkehrendes Meeting ohne vorherige Information absagen, kann es sein, dass die Teilnehmer ihre Zeit mit dem Warten auf das Meeting verschwenden
Um solche Szenarien zu vermeiden, empfehlen wir folgende Maßnahmen best Practices für produktive Meetings :
Klare Ziele setzen
Alle wiederkehrenden Meetings, die Sie ansetzen, sollten klare Ziele haben. Auf diese Weise können die Teilnehmer herausfinden wie sie sich auf das Meeting vorbereiten können . Wenn man keine klaren Ziele für ein Meeting einstellt, kann das unproduktiv sein und Zeit verschwenden, die man besser für umsetzbare Aufgaben verwenden sollte.
Dies trägt auch dazu bei, dass die Diskussionen zielgerichtet geführt werden und die Teilnehmer die gewünschten Ergebnisse verstehen und darauf hinarbeiten. Wenn die Ideen aller Teilnehmer auf dem Tisch liegen, können Sie sich auf einen Kurs zur Erreichung Ihrer Ziele einigen.
Wählen Sie die richtige Häufigkeit und Dauer
👀 Wussten Sie schon? Laut Microsoft's 2023 Work Trend Index Annual Report, werden ineffiziente Meetings als der größte Produktivitätskiller genannt und an dritter Stelle stehen zu viele Meetings.
Dies verdeutlicht, warum es wichtig ist, die richtige Häufigkeit und Dauer von Meetings zu wählen - ein ausgewogenes Verhältnis kann helfen, unnötige Unterbrechungen zu vermeiden und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Würden Sie gerne mehr als zweimal pro Woche an einem Meeting teilnehmen? Abgesehen von den Ausnahmefällen, was würden Sie täglich besprechen, ohne dass ein wirklicher Fortschritt erzielt wird?
Meetings, die zu lange dauern, verlieren das Engagement der Teilnehmer, lenken sie vom eigentlichen Zweck ab und verschwenden Zeit. Wenn Sie also ein- oder zweimal pro Woche ein Meeting abhalten, ist eine Dauer von 30-60 Minuten ideal.
Profi-Tipp: Passen Sie die Häufigkeit der Meetings an die Bedürfnisse des Teams an - bei zu häufigen Meetings besteht die Gefahr eines Burnouts, bei zu seltenen Meetings verlieren Sie die Orientierung.
Tagesordnungen erstellen und freigeben
Eine Agenda enthält wichtige Schlüsselinformationen für ein Meeting, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Wenn Sie wissen, was in einem Meeting besprochen wird, sparen Sie Zeit und können direkt mit der Diskussion beginnen.
Bevor Sie mit der Frage überfordert sind, welche Informationen Sie in die Tagesordnungen Ihrer künftigen Meetings aufnehmen und wo Sie sie freigeben sollten, haben wir hier die Antworten!
Eine ideale Meeting-Agenda enthält Informationen wie die Uhrzeit, den Ort und das Thema des Meetings. Um diese Informationen zu organisieren und zu strukturieren, können Sie Folgendes verwenden ClickUp's Vorlage für die Tagesordnung , mit der Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort freigeben können.
ClickUp's Vorlage für die Tagesordnung
Die Details des Meetings können die Art, den Umfang, das Datum, die Uhrzeit und den Speicherort umfassen (persönlicher Meetingraum oder ein Link für remote Meetings ). Mit dieser Vorlage können Sie:
- Den Teilnehmern bestimmte Rollen zuweisen, z. B. Moderator, Protokollführer und Teilnehmer, um die Zuständigkeiten eindeutig festzulegen
- Eine Tabelle erstellen, in der die Tagesordnung, die entsprechenden Elemente und die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben aufgeführt sind
- Verfolgen Sie den Fortschritt jedes Teilnehmers, um sicherzustellen, dass er seine Ziele rechtzeitig erreicht und gegenüber der Gruppe rechenschaftspflichtig ist
- Ergänzen Sie Ihre Agenda um Details nach dem Meeting, wie z. B. diemeeting-Zusammenfassung (oder einen Link zum aufgezeichneten Meeting) und Informationen über das nächste Meeting.
Um diese Agenda freizugeben, können Sie entweder einen öffentlichen oder eingeschränkten Link verwenden, sie im PDF-, HTML- oder Markdown-Format herunterladen und per E-Mail versenden. Sie können die Datei auch auf Google Drive hochladen und den Link der Datei mit der Einladung zum geplanten Meeting an den Kalender aller Teilnehmer verknüpfen.
Das Freigeben dieser Agenda für interne Mitglieder des Teams ist noch einfacher mit ClickUp - die Alles-App für die Arbeit -, die Projekt-, Dokumenten- und Wissensmanagement zentralisiert. Sie können die gewünschten Teammitglieder direkt zu dem Dokument einladen oder es in einem Workspace oder Team Space auf ClickUp freigeben.
Stellen Sie sicher, dass kein Mitglied Ihres Teams die Notizen zu einem Meeting verpasst, indem Sie die verschiedenen Freigabeoptionen von ClickUp nutzen
Ermutigen Sie zur Teilnahme
Es macht keinen Sinn, ein Meeting zu veranstalten, wenn niemand erscheint, richtig? Ihre Rolle endet nicht mit dem Planen und Ansetzen von Meetings. Sie müssen sicherstellen, dass diese Team Meetings Spaß machen, produktiv sind und zum Mitmachen anregen um verschiedene Perspektiven während eines Meetings zu fördern.
Nachdem Sie ein Meeting anberaumt haben, sollten Sie die Folgemaßnahmen klar umreißen und aufeinander abstimmen, um die Diskussionen im Meeting in greifbare Ergebnisse umzusetzen. Wenn Sie es jedoch hassen, sich Notizen zu machen (wie wir alle!), können Sie Folgendes verwenden ClickUp's Vorlage für Meeting-Protokolle zu strukturierte Notizen zu Meetings erstellen .
💡Pro-Tipp: Erstellen Sie Tagesordnungen mit Metriken, Zeitleisten für Projekte oder KPIs, um sicherzustellen, dass Meetings ergebnisorientiert sind und nicht nur eine Litanei von Status-Updates.
/cta https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-340.png ClickUp's Vorlage für Meeting-Protokolle https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-5982548&department=pmo Diese Vorlage herunterladen /%cta
Das benutzerfreundliche Format der Vorlage mit vorgefertigten Seiten für Meeting-Zusammenfassungen stellt sicher, dass Sie die wichtigsten Ergebnisse und Erkenntnisse festhalten. Es handelt sich um ein Tool für die Zusammenarbeit, das sich sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Benutzer eignet und vollständig anpassbar ist.
Und was noch? Mit ClickUp Gehirn können Sie diskussionen in Meetings automatisch zusammenfassen und verwandeln sie in umsetzbare Aufgaben. Sie können diese Aufgaben dann Ihren Teammitgliedern in ClickUp zuweisen und automatische Erinnerungen zur Nachverfolgung senden, um über deren Fortschritte informiert zu werden.
Fassen Sie Notizen zu Meetings sofort mit ClickUp Brain zusammen
Auf diese Weise können sich die Teilnehmer eines Meetings sofort auf ihre Elemente konzentrieren und sich an Fristen halten. Außerdem kann sich Ihr Team auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren, anstatt sich in administrativen Arbeiten zu verzetteln.
Erstellen Sie detaillierte Meeting-Agenden mit ClickUp Brain
Mit ClickUp Brain können Sie problemlos Meeting-Agenden erstellen, indem Sie Schlüssel-Details wie Ziele, Teilnehmer und Themen eingeben. Dadurch wird der Planungsprozess gestrafft und sichergestellt, dass alle Teilnehmer vor Beginn des Meetings auf derselben Seite stehen.
Aber um all diese Dinge in die Tat umzusetzen, brauchen Sie die richtigen tools. Tools wie ClickUp, Google Kalender, Zoom und KI-gestützte Assistenten helfen bei der Planung, Dokumentation und Nachverfolgung wiederkehrender Meetings. Im nächsten Abschnitt gehen wir näher auf diese Tools ein!
ClickUp Brain generiert eine Meeting-Agenda auf der Grundlage von Informationen aus Ihrem Workspace und geplanten Meetings
Mit den umfassenden Features von ClickUp zur Aufgabenverwaltung, wie z. B. der automatischen Aufgabenaktualisierung, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams mit Wiederholungsmustern für wichtige Projekte auf dem richtigen Weg sind und eine konsistente Kommunikation und Nachverfolgung des Fortschritts gewährleisten.
🧠Fun Fact: McKinsey stellt fest, dass die Vorreiter bei der Einführung von KI eine durchschnittliche Kostenreduzierung von 5-10% . Gleichzeitig verlagern sie den Schwerpunkt ihrer Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben und fördern die Innovation. Das kann schnellere Zyklen bei F&E-Tests oder der Code-Entwicklung bedeuten oder einfach eine größere Kreativität in den Teams fördern.
Lesen Sie auch: Wie man ein Postmortem Meeting durchführt
Wie man ein wiederkehrendes Meeting anberaumt
Einstellung klarer Ziele, Auswahl der richtigen Meeting-Häufigkeit und Einsatz von Tools wie ClickUp Meetings , Google Kalender und Zoom können zu produktiven, ansprechenden Meetings führen, die den Fortschritt des Projekts vorantreiben und die Verantwortlichkeit sicherstellen.
Auch lesen: die 10 besten Apps zur Terminplanung für Eigentümer von kleinen Geschäften im Jahr 2024### Planung von wiederkehrenden Meetings in verschiedenen Meeting tools
Wenn Sie auf der Suche nach einem Ort sind, an dem Sie Ihre Kalender zentralisieren und die Nachverfolgung aller Meetings und Aufgaben dann ist ClickUp das richtige tool für Sie. Es lässt sich in Ihre bestehenden Kalender Apps integrieren und synchronisiert sich mit ihnen in Echtzeit.
Wenn Sie ein Meeting in Ihrem Google Kalender Ereignisse, Zoom oder Apple Kalender geplant haben, können Sie alle diese in der ClickUp Kalender Ansicht . Sie können auch kleine Aufgaben vor und nach einem Meeting erstellen und einstellungen für Erinnerungen vornehmen für deren Fertigstellung ein, um eine hohe Produktivität des Meetings zu gewährleisten.
Nachverfolgung und Verwaltung aller Meetings an einem Ort mit ClickUp's zentraler Ansicht des Kalenders
Wenn mehrere Aufgaben und Meetings für denselben Tag geplant sind, können Sie sie per Drag-and-Drop in die richtigen Felder ziehen und ihre Priorität anpassen, um wichtige Aufgaben und Meetings zuerst zu markieren. Die täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ansichten ermöglichen es Ihnen außerdem, Ihre Arbeit zu visualisieren und den Fortschritt im jeweiligen Zeitraum nachzuverfolgen.
Synchronisierung von ClickUp mit Kalender-Apps
Hier sind die Schritte zur Synchronisierung von ClickUp mit anderen Kalender-Apps:
- Öffnen Sie ClickUp. Gehen Sie zum Schnellaktionsmenü, indem Sie auf das Symbol neben Ihrem Profilsymbol in der oberen rechten Ecke klicken
Verfolgen Sie alle Meetings, Aufgaben und Verpflichtungen an einem einzigen Ort mit ClickUp's Kalender-Ansicht
- Navigieren Sie zum App-Center
- Wählen Sie alle Apps aus, die Sie mit ClickUp integrieren möchten
Integrieren Sie Ihre bevorzugten tools in ClickUp, um Ihre wichtigsten Arbeiten an einem Ort zu speichern
- Klicken Sie im neuen Fenster auf "Verbinden". Sie werden dann auf die Anmeldeseite für Ihr mit dem Google Kalender verknüpftes Google Konto weitergeleitet
- Stimmen Sie den erforderlichen Bedingungen zu und legen Sie die Berechtigungen fest. Erledigt, klicken Sie auf Zulassen, und Sie sind bereit
In ClickUp sind alle Ereignisse gekennzeichnet als ClickUp Aufgaben . Sobald Sie Ihren Kalender integriert haben, können Sie mit ClickUp's Meeting Vorlage um Ihre Meetings (Aufgaben) zu organisieren.
ClickUp Meetings Vorlage
Diese Vorlage zeigt alle geplanten Aufgaben und ihre Details, einschließlich des Themas, der Zeitschätzung, des Fälligkeitsdatums und der Priorität.
Erstellen einer wiederholenden Aufgabe (Meeting) in ClickUp
Nachdem Sie ClickUp nun mit Ihren anderen Kalendern integriert haben, sehen wir uns an, wie Sie ein Meeting in ClickUp planen können:
- Öffnen Sie ClickUp und navigieren Sie zur Ansicht des Kalenders, oder verwenden Sie die Ansicht der Aufgabe, um ein neues Ereignis zu erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen in der oberen rechten Ecke, um das Meeting zu planen
- Fügen Sie einen Titel für das Meeting, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität und andere Details hinzu
- Um die Aufgabe als wiederholend einzustellen, gehen Sie im linken Bereich zu Meetings und navigieren Sie zu dem Meeting, das Sie als wiederholend einstellen möchten. Klicken Sie unter der Spalte mit dem Fälligkeitsdatum auf das Kalendersymbol und klicken Sie unten links auf Wiederholung festlegen
Wiederholende Aufgaben in der Ansicht des ClickUp Kalenders einstellen
- Weisen Sie diese Aufgabe den entsprechenden Mitgliedern des Teams zu. Um Erinnerungen einzustellen, navigieren Sie zu der Aufgabe im Kalender, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und klicken Sie auf Erinnere mich
Legen Sie Erinnerungen für wichtige Aufgaben in ClickUp fest und stellen Sie sicher, dass Sie nie einen Termin verpassen
- Speichern und sehen Sie das Meeting zusammen mit Aufgaben, Projekten und Terminen in Ihrem zentralen Kalender
Alles an einem Ort zu haben, macht die Verwaltung eines großen Teams viel einfacher. Wenn eine Aufgabe nur langsam vorankommt, können Sie die Priorität bearbeiten oder Erinnerungen für einen schnellen Abschluss einstellen. Sie können auch eine Zeiterfassung zu jeder Aufgabe (Meeting) hinzufügen und die in jedem Meeting verbrachte Zeit nachverfolgen.
Behalten Sie die Dauer Ihrer Meetings im Auge mit ClickUp's Feature zur Zeiterfassung
Planung von wiederkehrenden Meetings in Google Kalender
Wer hat noch nicht von Google Kalender gehört? Er ist kostenlos und einfach zu benutzen.
über robinpowered.com Sehen wir uns an, wie Sie ein wiederkehrendes Meeting in Google Kalender planen können:
- Öffnen Sie den Google Kalender, klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen" in der oberen linken Ecke und wählen Sie "Ereignis" aus dem Dropdown-Menü
- Geben Sie die Details des Meetings ein, z. B. den Titel, das Datum und die Uhrzeit des Meetings
- Wählen Sie unter dem Dropdown-Menü "Nicht wiederholen" das Muster für die Wiederholung aus, z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich, oder benutzerdefinieren Sie die Häufigkeit nach Ihren Wünschen
- Senden Sie eine Meeting-Anfrage an die Meeting-Teilnehmer, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben
- Legen Sie alle erforderlichen Erinnerungen oder Benachrichtigungen fest, und klicken Sie auf "Speichern"
- Ihr Ereignis wird erstellt und dem Google Kalender aller eingeladenen Teilnehmer hinzugefügt
Planen von wiederkehrenden Team Meetings in Zoom
Folgen Sie diesen Schritten, um ein wiederkehrendes Meeting in Zoom zu planen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Zoom Konto an
- Klicken Sie auf dem Dashboard auf die Option "Meeting planen"
- Geben Sie den Titel, die Beschreibung und die Zeit des Meetings ein
- Aktivieren Sie die Box Wiederkehrendes Meeting
- Wählen Sie die Einstellungen für die Wiederholung aus, einschließlich der Häufigkeit, des Enddatums und der Häufigkeit der Wiederholung des Meetings (täglich, wöchentlich, usw.). Klicken Sie abschließend auf Speichern
- Kopieren Sie den erzeugten Meeting-Link oder senden Sie eine Meeting-Einladung direkt an Ihre Teilnehmer
über Zoom GemeinschaftClickUp's Integration mit Google Kalender und Zoom ermöglicht es Ihnen, Diskussionen zu planen und zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Details Ihrer Meetings an einem Ort gespeichert werden. Sie können auch Erinnerungen einstellen, um die Teilnehmer vor dem Meeting zu benachrichtigen und so die Teilnahme zu fördern.
Ansicht und Verwaltung Ihres Google Kalenders in der ClickUp Kalender-Ansicht mit einer Synchronisierung zwischen den beiden Apps
Die ClickUp Zoom Integration ist eine fantastische Möglichkeit zur Steigerung Ihrer Produktivität durch die Verbindung von Aufgabenmanagement mit Videokonferenzen.
Starten Sie ein Zoom Meeting direkt aus Ihrem ClickUp-Workspace mit nur wenigen Klicks
Zu erledigen gibt es Folgendes:
- Einfache Planung von Meetings: Sie können ein wiederholtes Zoom Meeting direkt von Ihren ClickUp Aufgaben aus planen, was schnell und unkompliziert ist
- Bleiben Sie auf dem Laufenden: Erhalten Sie Benachrichtigungen über neue Zoom Meetings im Zusammenhang mit Ihren Aufgaben und halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden
- Sofortige Meetings starten: Starten Sie Zoom Meetings direkt aus ClickUp Aufgaben oder Chat mit einfachen Befehlen
- Zugriff auf Aufzeichnungen: Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen, kann ClickUp mit den Aufzeichnungen und Abschriften verknüpft werden, so dass wichtige Infos leicht zu finden sind
Diese Integration hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, indem sie Projektmanagement mit Kommunikationstools kombiniert und alles effizienter macht!
Auch lesen: Die 25 besten Meeting Management & Agenda Software Lösungen im Jahr 2024## Organisiert und aktuell bleiben mit ClickUp
Man kann nicht behaupten, dass man sich an jedes Element auf seiner wöchentlichen Liste zu erledigen erinnert (und wenn doch, dann lügt man!)
Wiederkehrende Meetings helfen Ihnen dabei, sich zu erinnern und die Registerkarten im Blick zu behalten, indem sie eine konsistente Kommunikation aufrechterhalten, den Fortschritt des Projekts nachverfolgen und die Zusammenarbeit im Team fördern. Produktive Meetings sind ein leistungsfähiges Tool, um die Verbindung zwischen Teams aufrechtzuerhalten, insbesondere in den heutigen Hybrid- und Remote-Arbeitsumgebungen.
ClickUp vereinfacht die Planung von wiederkehrenden Meetings, speichert alle Meeting-Details an einem Ort und ermöglicht eine einfache Nachverfolgung von Elementen und Fortschritten. Die leistungsstarken Integrationen mit den von Ihnen täglich genutzten Meeting-Tools machen ClickUp zur perfekten Wahl, um Ihre Aufgaben und Unterhaltungen auf einer Plattform zusammenzuführen. Starten Sie noch heute mit ClickUp!